Manual

Planejamento e Organizao
de Eventos da UFG

CERIMNIA DE POSSE

Seguem abaixo as principais providncias relacionadas ao planejamento e organizao de

cerimnias de posse na UFG.

PR-EVENTO:

verificar com o diretor do rgo ou unidade acadmica a data, o horrio e o local do

evento. Ter cautela para que o evento no fique prximo a outros eventos importantes da
UFG;
elaborar a programao do evento: se haver composio de mesa, pronunciamentos,
apresentao cultural, homenagens, servio de alimentao (caf, almoo, coquetel ou
jantar);
assegurar-se da disponibilidade do local do evento para a data escolhida e verificar de
perto as caractersticas do espao (se o local aberto, de boa acessibilidade, com
estacionamento, se h espao para o servio de alimentao, quantidade suficiente de
cadeiras para convidados, dentre outros aspectos conforme a programao do evento).
Consultar Anlise do local do evento.
agendar evento junto ao Gabinete da UFG;
elaborar a arte do convite. Consulte Convite para eventos.
preparar banco de dados completo dos convidados - formato planilha - contendo o nome,
cargo e endereo. Esse banco de dados ser importante para eventos futuros;
tendo a lista e o quantitativo geral de convidados, solicitar a confeco dos convites de
modo a evitar excesso ou carncia de material;
detalhar servios necessrios ao evento (cerimonial, decorao, alimentao, segurana,
recepo, sonorizao, projeo, dentre outros) e solicitar oramentos para contratao.
Consulte check-list.
caso o evento conte com apresentao cultural, entrar em contato com o artista/grupo e
verificar rider tcnico (lista de equipamentos para a apresentao) assegurando-se que o
local e o momento escolhido so adequados. Consulte detalhes em
Apresentao cultural.
 imprimir etiquetas para os convites;
repassar os detalhes do evento com a nova diretoria e comisso gestora a ser empossada,
verificando se h alteraes e sugestes;
providenciar a divulgao do evento junto ASCOM da UFG com, no mnimo 10 dias de
antecedncia;
providenciar a elaborao de slides que contenham nome completo da nova diretoria e
cargos. Essa nova ordem administrativa poder ser apresentada ao pblico durante o
pronunciamento do novo diretor ;
entrar em contato com fornecedores escolhidos para o evento e repassar detalhes de
chegada/montagem, bem como sada/desmontagem;
visitar novamente o local do evento e conferir a estrutura disponvel;
confirmar com a equipe responsvel pelo cerimonial a estrutura necessria para o servio
(plpito, microfones, mesa diretiva, dentre outros).
encaminhar convites do evento, respeitando os prazos necessrios;
confirmar presena das autoridades convidadas;
definir, junto equipe de sonorizao, msica ambiente para o evento, bem como msicas
de impacto para momentos importantes da cerimnia como: assinatura do termo de posse,
pronunciamentos ou homenagens;

NO DIA DO EVENTO:
ir ao local do evento para acompanhar a chegada e a montagem dos servios contratados;
repassar detalhes do cerimonial com a equipe responsvel informando, com antecedncia,
as ltimas alteraes na programao;

PS-EVENTO:
Compreende a elaborao de Relatrio Final que poder servir como parmetro para eventos
semelhantes e para registro histrico das realizaes da unidade acadmica.
No relatrio constam: a anlise da participao do pblico; resultados de despesas e receitas;
resultados obtidos com a divulgao (anexar matrias divulgadas sobre o evento); pontos positivos
e negativos e as fotos.
Essa etapa abrange ainda:
pagamento de fornecedores;
devoluo de materiais emprestados;
envio de agradecimentos a convidados e autoridades.