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MANUAL DO USURIO

ACESSO AO SISTEMA
O manual do usurio foi criado especialmente para detalhar as funes e caractersticas do
SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS SGD a fim de orientar os usurios na sua utilizao.

Saiba sobre os cones utilizados neste manual.

Especificaes de regras Observaes Novidades Saiba mais

Este documento foi elaborado pela empresa IKHON TECNOLOGIA e revisado por membros da
equipe do Projeto De Implantao E Adoo Do Processo Administrativo Eletrnico - PAE no
Estado do Tocantins.

Fevereiro/2017 | Verso 2.0


SUMRIO

APRESENTAO
Acesso ao sistema ....................................................................................................................................... 5

Login de acesso ........................................................................................................................................... 6

Layout do sistema ....................................................................................................................................... 7


Veja tambm
Follow-up MDULO GERNCIA
MDULO PROCESSO Guias Alterar senha
Alterar Incluir Configurao pessoal
Anexar Listagem
Apensar Modelos e minutas
Arquivar Palavra-chave
Cancelar expedio Pesquisa avanada
Cancelar tramitao Pesquisa simples
Comentar Pr-protocolo
Distribuir Receber distribuio
Emprestar Receber expedio
Expedir Receber externo
Follow-up Receber tramitao
Guias Relatrios
Incluir externo Sobrestar
Incluir passivo Tramitar
Listagem
Palavra-chave MDULO ARQUIVO
Pesquisa avanada Alterar
Pesquisa simples Arquivo central
Receber distribuio Arquivo digital
Receber expedio Arquivo setorial
Receber tramitao Cancelar transferncia
Relatrios Comentar
Sobrestar Criar caixa
Tramitar Emprestar
Etiquetas
MDULO DOCUMENTO Guia de transferncia
Alterar Lista de transferncia
Anexar Pesquisa avanada
Arquivar Pesquisa simples
Arquivo digital Receber
Autuar processo Relatrios
Assinar Transferir
Cancelar expedio
Cancelar tramitao MDULO MALA DIRETA
Comentar Incluir grupo
Copiar dados Incluir pessoa
Definir Assinatura Grupos
Distribuir Pessoas
Emprestar Pesquisa avanada
Expedio por lote Relatrios
Expedir
Gerar cpia
Acesso ao sistema

ACESSO AO SISTEMA

O Sistema de Gesto de Documentos SGD foi adquirido da Empresa IKHON


TECNOLOGIA, sendo seu nome original PRTON e foi customizado para atender as
necessidades do Governo do Estado do Tocantins. disponvel na internet sendo
possvel seu acesso de qualquer lugar. Para acess-lo necessrio que os usurios,
previamente credenciados, executem os procedimentos apresentados a seguir.

O sistema somente permitir o acesso por usurios devidamente credenciados. O


acesso aos mdulos e funcionalidades do sistema ser disponibilizado conforme o
perfil do usurio. Cada usurio deve estar associado a um perfil de acesso especfico,
que ir determinar quais funes do sistema poder operacionalizar. O controle de
perfil permitir instituio aplicar de forma assertiva a segurana e integridade aos
dados no que diz respeito a visualizar, incluir, alterar, excluir, receber e movimentar os
processos e documentos, respeitando desta forma, as premissas da segurana da
informao, tais como confidencialidade, integridade e disponibilidade. Os diferentes
perfis devem estar previamente definidos no sistema.

Para o credenciamento do usurio necessrio que o RH de seu rgo de


lotao envie uma solicitao de cadastro para o administrador local do SGD,
conforme decreto 5.490.

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Acesso ao sistema

LOGIN DE ACESSO

Ao acessar https://sgd.to.gov.br necessrio o preenchimento dos campos


obrigatrios identificao e senha, credenciais de acesso ao sistema SGD. Aps o
preenchimento desses campos, acione o boto entrar para efetivar o login no sistema.

Caso algum dos parmetros esteja incorreto, o sistema ir exibir mensagens de


alerta.

O campo identificao cadastrado com o CPF do usurio, apenas nmeros e caso


algum dgito seja informado incorretamente o sistema ir apresentar a seguinte
mensagem: USURIO NO ENCONTRADO.
Caso o campo senha seja informado incorretamente o sistema ir apresentar a
seguinte mensagem: SENHA INCORRETA.

No caso de senha incorreta, uma nova senha poder ser enviada para o e-mail
do usurio caso seja solicitado. Certifique se de que seu e-mail seja informado
corretamente em seu cadastro de usurio no SGD.

O usurio ter at 5 (cinco) tentativas de acesso, antes que o sistema bloqueie


o seu acesso. Quando bloqueado, o administrador do sistema do rgo de lotao,
dever ser contatado para efetuar o desbloqueio.

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Acesso ao sistema

disponibilizado um ambiente de treinamento para que os usurios pratiquem


as funcionalidades do SGD utilizando um banco de dados de teste no endereo:
http://sgd-treina.to.gov.br.

LAYOUT DO SISTEMA

Na pgina inicial o sistema apresenta suas funcionalidades divididas em mdulos e


dispostos em forma de menus (1) que porventura disponibilizam as aes de acordo
com o perfil do usurio. O sistema disponibiliza tambm informaes de processos,
documentos e acompanhamentos na tela de incio, respectivamente (2), (3) e (4),
que so conhecidas como combos, que tem como finalidade de apresentar a
quantidade de registros.

As informaes, em formato de listagens que so disponibilizadas nos combos


variam de acordo com a unidade em que o usurio est lotado e seu perfil.
importante lembrar que o contedo dos combos o mesmo para todos os usurios
que se encontram lotados no respectivo departamento, exceto o combo
acompanhamento (4) que uma listagem de registros pessoal definida por cada
usurio, e indica processos e documentos que o usurio est acompanhando.

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Acesso ao sistema

LEGENDA DO LAYOUT

Mdulos do Sistema
Para o acesso aos mdulos, s suas funes e s listagens dos documentos e
1 processos, necessrio que o cursor fique posicionado sobre o mdulo ou na
funcionalidade de interesse para ento acionar o boto esquerdo do mouse.

Combo de Processos
Correntes: Disponibiliza todos os processos que foram cadastrados,
recebidos e/ou pendentes de recebimento na unidade.
Para recebimento: Disponibiliza processos tramitados unidade, porm
com pendncia de recebimento.
Tramitados e no recebidos: Disponibiliza processos tramitados pelos
usurios da unidade e ainda no recebidos pela unidade de destino.
Expedies para recebimento: Disponibiliza processos expedidos ao
2 rgo, porm com pendncia de recebimento.
Distribuies para recebimento: Disponibiliza processos pendentes de
recebimento que se encontram na carga do usurio.
Distribuies: Disponibiliza somente os processos que se encontram em
sua carga.
Com prazo de resposta esgotado: Disponibiliza processos tramitados
para outra unidade com prazos de atendimento esgotados e no
respondidos.

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Acesso ao sistema

Combo de Documentos
Correntes: Disponibiliza todos os documentos que foram cadastrados,
recebidos e/ou esto pendentes de recebimento na unidade.
Para recebimento: Disponibiliza documentos tramitados unidade,
porm pendente de recebimento.
Tramitados e no recebidos: Disponibiliza documentos tramitados pelos
usurios da unidade e ainda no recebidos pela unidade de destino.
Expedies para recebimento: Disponibiliza documentos expedidos ao
rgo, porm com pendncia de recebimento. Disponvel para perfil
protocolo.
Com prazo de atendimento esgotado: Disponibiliza documentos
tramitados para outra unidade com prazos de atendimento esgotados e
no respondidos.
3 Com prazo de sobrestamento esgotado: Disponibiliza documentos com
prazos de guarda esgotados, documento sobrestado o documento que
foi paralisado ou suspenso at nova determinao.
Distribuies para recebimento: Disponibiliza documentos pendentes
de recebimento que se encontram na carga do usurio.
Distribuies: Disponibiliza somente os documentos que se encontram
na carga do usurio.
Minutas: Disponibiliza minutas, que foram cadastradas, recebidas e/ou
possuem pendncias de recebimento.
Documentos para assinatura: Disponibiliza documentos que
necessitam de assinatura digital, por meio de login e senha ou certificado
digital. Esses documentos tiveram a assinatura definida para o usurio.

Acompanhamentos
Disponibiliza processos/documentos que o usurio tem interesse em
4 acompanhar todo o seu trmite, sendo que o sistema notifica o usurio no e-
mail cadastrado quando as movimentaes (distribuio, expedio e
tramitao) forem realizadas. Para acessar o registro, basta clicar sobre o link.

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Acesso ao sistema

5 CONES DO SISTEMA
Pgina Inicial
Retorna para a tela de incio do sistema, independentemente da pgina onde
o usurio se encontra.

Lista Telefnica
Disponibiliza o contato de todos os usurios cadastrado no sistema.
Informando nome, unidade, telefone e e-mail.

Ajuda
Fornece informaes bsicas do sistema.

Logoff
Encerra todas as atividades do sistema e retorna para a tela de login.

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Prton

Algumas informaes contidas nas imagens de tela do sistema neste


manual podem variar de acordo com o S.O e/ou navegador utilizado.
O contedo deste documento est sujeito a alteraes sem aviso
prvio.

IKHON TECNOLOGIA
www.ikhon.com.br