Gesto de documentos: conjunto de procedimentos e operaes tcnicas

referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em

fase corrente e intermediaria, visando sua eliminao ou recolhimento
para guarda permanente.
A implementao do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo (SIGA)
garante a economia de recursos, evitando-se gastos desnecessrios,
permitindo maior agilidade na recuperao e no acesso informao
pblica, com reduo de custos de produo e armazenagem de
documentos.
A gesto de documentos o caminho para que rgos e entidades tenham
as suas demandas internas e externas atendidas, alm de possibilitar ao
cidado o acesso s informaes do seu interesse.
Gerir documentos significa no s racionalizar e controlar a produo
documental e garantir o uso e a destinao adequada, mas, principalmente,
assegurar ao governo e ao cidado acesso pleno s informaes contidas
nos documentos, tarefa, por excelncia, dos arquivos.
A Lei de Arquivos (8.159) considera a gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento de documentos nas fases corrente e
intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
Todos possuem o direito de receber dos rgos pblicos informaes
contidas em documentos de arquivo, de seu interesse particular ou de
interesse coletivo ou geral. O acesso deve ser franqueado pela
administrao pblica, no prazo da lei, ressalvadas as informaes cujo
sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, assim
como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas.
Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos quando se
dispensa a ateno aos documentos desde sua produo at o momento em
que so recolhidos no arquivo permanente ou eliminados.
A eficcia de um programa de gesto de documentos depende da adoo
de mtodos de classificao e avaliao, com aplicao de cdigos de
classificao e de tabelas de temporalidade e destinao de documentos de
arquivo, alm da implantao de sistemas de arquivos.
Formato digital: facilita a criao, processamento, transmisso e
armazenamento dos documentos, trazendo vantagens como ampliao da
produtividade, otimizao do fluxo de trabalho, facilidade de gerenciamento
e rapidez na recuperao dos documentos de arquivo.
Problemas inerentes ao formato digital: o computador precisa estar
equipado com um software capaz de ler a trilha de bits contidas numa fita
ou disco / a facilidade de reproduo e a proliferao de cpias dificultam a
identificao de uma verso completa ou final de um documento de arquivo
digital / a distribuio fcil pelas redes compromete os direitos autorais /
vulnerveis a vrus, falhas, acesso e alteraes no autorizadas e
obsolescncia tecnolgica
Conceituao e Caracterizao dos Documentos de Arquivo
Documento toda unidade de registro de informaes, qualquer que seja o
suporte ou formato, suscetvel a ser utilizada para consulta, estudo, prova e
pesquisa, por comprovar fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos
do homem numa determinada poca ou lugar. Todo documento fonte de
informao. Inclui livros, revistas, jornais, manuscritos, fotografias, selos,
medalhas, fitas magnticas.
SUPORTE: material no qual so registradas as informaes (papel, CD)
FORMATO: conjunto de caractersticas fsicas da apresentao, das tcnicas
de registro e da estrutura da informao e contedo de um documento
A produo de documentos responde necessidade de informaes que
permitam ao homem agir, decidir, provar, atestar, manter ou estabelecer
direitos, analisar, retrospectivamente, os fatos, as aes e os objetos.
Documentos de Arquivo ou Documentos Arquivsticos (ATENO, H UMA
DIFERENCIAO DO CONCEITO DE DOCUMENTO): so todos aqueles que,
produzidos e/ou recebidos por pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada,
no exerccio das suas atividades, constituem elementos de prova ou de
informao. Formam um conjunto orgnico, refletindo as aes a que esto
vinculados, expressando os atos dos seus produtores no exerccio das suas
funes. A razo da sua origem ou a funo para qual so
produzidos que determina sua condio de documento de arquivo e no
a natureza do suporte ou formato.
Caractersticas que diferenciam os documentos de arquivo: organicidade,
unicidade, confiabilidade e autenticidade.
Organicidade: so produzidos e acumulados em razo das atividades
desenvolvidas pelo rgo ou entidade. Possuem relaes orgnicas entre si.
Unicidade: cada documento de arquivo nico. Podem existir cpias em um
ou mais grupos de documentos, mas cada cpia nica em seu lugar.
Confiabilidade: confivel quando tem a capacidade de sustentar os fatos
que atesta. Precisa ser dotado de completeza (presena de todos os
elementos intrnsecos e extrnsecos exigidos pela organizao produtora e
pelo sistema jurdico-administrativo ao qual pertence, de maneira que esse
mesmo documento seja capaz de gerar consequncias) ter seus
procedimentos de criao bem controlados. A veracidade de um documento
inferida a partir da completeza e dos procedimentos de criao. J a
confiabilidade uma questo de grau, um documento pode ser mais ou
menos confivel.
Autenticidade: doc autntico quando que diz ser, independente de se
tratar de minuta, original ou cpia, sendo livre de adulteraes ou qualquer
outro tipo de corrupo. Um documento autntico aquele que se mantm
da forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de
confiabilidade que tinha no momento da sua produo. Um documento pode
no ser completamente confivel e ainda assim ser autntico.
GNERO: se assemelha por seus caracteres essenciais, particularmente
suporte e formato, e exigem processamento tcnico especfico e, algumas
vezes, medio tcnica para acesso. Gneros mais comuns: textual,
cartogrfico, audiovisual (iconogrfico, filmogrfico e sonoro), microgrfico,
digital e eletrnico.
ESPCIE: diviso de gnero que rene tipos de documentos por seu formato.
Pode ser definida tanto em razo da natureza dos atos que lhes deram
origem, quanto pela forma de registro dos fatos. So exemplos os atos
administrativos mais comuns no governo: atos normativos (Medida
provisria, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria),
atos enunciativos (parecer, relatrio, voto), atos de assentamento (apostila,
ata, termo, auto de infrao), atos comprobatrios (translado, certido,
atestado, cpia autentica ou idntica), atos de ajuste (tratado, convnio,
contratos), atos de correspondncia (aviso, ofcio, carta, memorando,
mensagem, edital, intimao, exposio de motivos, notificao,
telegrama).
Tipo: tipo documental a diviso da espcie que rene documentos por
suas caractersticas comuns no que diz respeito frmula diplomtica,
natureza de contedo ou tcnica de registro. Ex: na espcie documental
carta, temos os tipos cartas patentes, cartas rgias, cartas precatrias, etc.
Na espcie documental decreto, temos decreto-lei, decreto sem nmero e
decretos legislativos.
Natureza do assunto: documento ostensivo (sem restrio de acesso,
podendo ser de domnio pblico) ou documento sigiloso (pela natureza do
contedo, sofre restrio de acesso e deve ser de conhecimento limitado,
necessitando de medidas especiais de salvaguarda para custdia e
divulgao. So atribudos diferentes graus de sigilo. Tambm chamado
classificao de segurana).
rgos e entidades so considerados entidades coletivas grupos de
pessoas que age de maneira organizada, identificada por um nome
especifico, com diferentes formas de organizao.
De acordo com a entidade produtora, os arquivos se caracterizam como
pblicos e privados
Arquivo pblico o conjunto de documentos de uma entidade coletiva
pblica, independente do seu mbito de ao e sistema de governo do pas.
So considerados arquivos pblicos: conjunto de documentos produzidos e
acumulados por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito
Federal e municipais em decorrncia das suas funes administrativas,
legislativas e judicirias; conjunto de documentos produzidos e acumulados
por agentes do poder pblico no exerccio do seu cargo ou funo ou dele
decorrentes; documentos produzidos e recebidos por empresas pblicas,
sociedades de economia mista, organizaes sociais, Servio Social
Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, conforme legislao vigente.
Arquivo privado: documentos de uma entidade coletiva de direito privado,
famlia ou pessoa. Tambm chamado de arquivo particular. Os que forem
relevantes para a histria, cultura, e desenvolvimento cientfico nacional
podem ser declarados de interesse pblico social. Nesse caso, no podero
ser alienados com disperso ou perda da unidade documental e nem
transferidos para o exterior.
Arquivos Pblicos tambm podem ser as instituies arquivsticas
governamentais incubidas da gesto, recolhimento, guarda permanente e
acesso aos documentos produzidos pelo poder pblico.
Princpios Arquivsticos
Princpio da Provenincia (ou Respeito aos Fundos): arquivo produzido por
um rgo ou entidade, pessoa ou famlia, no deve ser misturado ao de
outras entidades produtoras.
Respeito Ordem Original: o arquivo deve se conservar a organizao dada
pela entidade produtora (produo e acumulao orgnica)

Teoria das Trs Idades: a que define os arquivos como correntes,

intermedirios ou permanentes de acordo com a frequncia de uso pelos
rgos ou entidades produtoras, e a identificao dos valores primrio ou
secundrio.
Arquivo Corrente: arquivos em tramitao ou no, valor primrio, objeto de
consulta frequente
Arquivo Intermedirio: arquivos originrios de arquivos correntes, com
pouco uso frequente pelo rgo ou entidade e aguarda destinao final.
Arquivo Permanente: so os arquivos preservados em carter definitivo
devido ao seu valor secundrio. So inalienveis e imprescritveis.
Valor primrio: atribudo ao documento em funo do interesse do rgo ou
entidade que o produziu, considerando seus usos administrativos, fiscais e
legais. Refere-se utilidade do documento, razo primeira da sua criao.

Valor administrativo: testemunham a poltica e os procedimentos

adotados no desempenho das suas funes. Informa, fundamenta ou
prova atos da atividade administrativa do rgo
Valor legal: envolvem comprovao de fatos e proteo de direitos
perante a lei a curto ou longo prazo, tanto do governo quanto de
terceiros
Valor fiscal: relativos s operaes financeiras e comprovao de
despesas, registram o controle oramentrio, tributrio e contbil

Valor secundrio: atribudo a um documento em razo do interesse que

possa ter com utilidade para objetivos diferentes do qual ele foi produzido.
Fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a prpria
administrao, para fins de estudo.

GESTO DE DOCUMENTOS
Conceito: conjunto de operaes e tcnicas referentes a: produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos nas fases
corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente. NO ENVOLVE A FASE PERMANENTE!
Objetivos: assegurar de maneira eficiente a produo, utilizao e
destinao final dos documentos; garantir que a informao esteja
disponvel sempre que necessria; contribuir para o acesso e conservao
dos documentos de guarda permanente, por seu valor probatrio, cientfico
e histrico; assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor
administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa; permitir o aproveitamento
racional dos recursos humanos, materiais e financeiros;
Os documentos so administrados com eficincia e eficcia quando: uma
vez necessrios, podem ser localizados com rapidez e sem transtorno; so
conservados a um custo mnimo de espao e manuteno e enquanto sejam
indispensveis s atividades correntes; nenhum documento preservado
por tempo maior que o necessrio ao cumprimento de sua finalidade, a
menos que tenha valor para pesquisa e outros fins.
FASES DA GESTO DE DOCUMENTOS: envolvem todo o ciclo vital do
documento (desde a produo at a guarda permanente ou eliminao)
As fases so: produo, utilizao e destinao final
PRODUO

Produo dos documentos em razo da execuo das atividades de

um rgo ou entidade. Compreende os seguintes elementos:
elaborao e gesto de fichas, formulrios e correspondncia;
controle da produo e da difuso dos documentos de carter
normativo; utilizao de processadores de texto e computadores;

UTILIZAO

Diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o

cumprimento de sua funo administrativa, assim como de sua
guarda, aps cessar o trmite. Compreende: mtodos de controle
relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas de classificao,
organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da
informao; a gesto de arquivos correntes e intermedirios;
implantao dos sistemas de arquivo;

DESTINAO
Quando se decide quais documentos devem ser conservados, quais
devem ser eliminados e por quanto tempo devem ser mantidos por
razes administrativas, legais ou fiscais. Envolve as atividades de
anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos.
Participam dessa fase administradores e arquivistas.
Para ser realizada de forma eficiente, deve-se: cumprir o estabelecido
na primeira e na segunda fase da gesto de documentos; manter
processos contnuos de avaliao, com aplicao dos prazos de
 guarda e destinao final dos documentos; promover a eliminao
peridica dos documentos que j tenham cumprido os prazos de
guarda e no possuam valor secundrio.

NVEIS DE APLICAO
Segunda a Unesco, podem se dar em 4 nveis:
Nvel mnimo rgos devem contar ao menos com programas de
reteno e eliminao de documentos e definir procedimentos para
recolher guarda permanente
Nvel mnimo ampliado complementa o primeiro, com a existncia
de um ou mais centros de arquivamento intermedirio
Nvel intermedirio os dois primeiros com a adoo de programas
bsicos para a elaborao e gesto de fichas, formulrios e
correspondncia, e a implantao de sistemas de arquivos.
Nvel mximo inclui todos os anteriores, mais gesto de diretrizes
administrativas, de telecomunicaes e pelo uso de recursos de
automao.

Procedimentos de gesto dos documentos correntes: Produo,

Classificao, Registro, Autuao, controle de Tramitao e Arquivamento
objetivo de facilitar o acesso s informaes. (mnemnico - PCRATA)
Protocolo responsvel por recebimento, classificao, registro, distribuio,
controle da tramitao e expedio dos documentos.
Quando o protocolo tambm responsvel pela autuao de documentos
na adm publica federal, constitui uma unidade protocolizadora
Atividades de protocolo: conjunto de operaes que visam o controle dos
documentos produzidos, dos que esto em tramitao e dos recebidos pelo
rgo ou entidade, de modo a assegurar sua imediata distribuio,
localizao, expedio e recuperao, garantindo o acesso s informaes.
A partir das normativas especficas de protocolo estabelecidas em lei, cada
rgo ou entidade dever elaborar o seu manual das rotinas a serem
implementadas pelos servios de protocolo.
CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Classificao a organizao dos documentos de um arquivo, de acordo
com um plano ou cdigo de classificao. Se realiza pela anlise e
identificao dos documentos, com a seleo da categoria de assuntos sob
o qual sero classificados, arquivados e acessados.
Atribuio de smbolos para identificar os itens documentais e mostrar a
relao orgnica entre eles. Se exige o conhecimento das necessidades de
uso dos documentos a serem classificados.
Objetivo de reunir os documentos que tratam de um mesmo assunto como
forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas
relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia,
recolhimento e acesso a esses documentos. a etapa mais importante do
processo de gesto de documentos de arquivo. Deve ser realizada
preferencialmente na realizao das atividades de recebimento e registro.
Cdigo de classificao de documentos de arquivo:
Insero dos documentos em classes. Se constri um plano atribuindo
cdigos numricos s classes, subclasses, grupos e subgrupos.
Cdigo de classificao: estruturao de um esquema que retrata
funes e atividades, de forma hierrquica, que facilitado pela utilizao
de nmeros para designar classes e suas subdivises. um instrumento de
trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer
documento produzido e recebido por um rgo ou entidade no exerccio de
suas funes e atividades.
NO CONFUNDIR COM TABELA DE TEMPORALIDADE!!!! TABELA DE
TEMPORALIDADE USADA NA ETAPA DE AVALIAO. CDIGO DE
CLASSIFICAO USADO NA CLASSIFICAO.

AVALIAO, TEMPORALIDADE E DESTINAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Avaliao o processo de anlise de documentos de arquivo que estabelece
os prazos de guarda e destinao final, de acordo com os valores que lhes
so atribudos. Essencial para a racionalizao do ciclo de vida dos
documentos. quando ser definido o momento em que os documentos
podero ser eliminados ou destinados ao arquivo permanente.
A racionalizao do ciclo vital dos documentos foi alcanada quando os
seguintes objetivos foram atingidos: controle do processo de produo
documental, orientando o emprego de suportes adequados ao registro da
informao; aumento dos ndices de recuperao da informao; garantia
das condies de conservao dos documentos de valor permanente e da
constituio de um patrimnio arquivstico institucional com o melhor
aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros; reduo ao
essencial da massa documental dos arquivos e consequente ampliao do
espao fsico para arquivamento.

Comisso Permanente de Avaliao

Para a tarefa do processo de avaliao de documentos de arquivo, deve-se
constituir uma comisso multidisciplinar encarregada da anlise, avaliao e
seleo dos documentos produzidos e acumulados nos rgos e entidades e
responsvel pela elaborao da tabela de temporalidade e destinao de
documentos relativos s atividades-fim (as atividades-meio j esto
previamente estabelecidas) instrumento tcnico cuja construo deve ser
precedida da elaborao e aprovao de um cdigo de classificao de
documentos de arquivo. Cada rgo ou entidade da ADM federal ter uma
comisso permanente de avaliao de documentos, com a responsabilidade
de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da
documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em
vista a identificao dos documentos para guarda permanente e eliminao
dos destitudos de valor. Os documentos relativos s atividades-meio sero
analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes..
obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e
destinao expedida pelo Conarq. Os documentos que no constarem na
tabela do Conarq sero avaliados e selecionados pelos rgos geradores dos
arquivos em conformidade com a tabela de temporalidade e destinao,
elaboradas pelas Comisses e aprovadas pelo Arquivo Nacional, assim como
os documentos relativos s atividades-fim.
Compete aos rgos setoriais do Sistema de Gesto de Documentos de
Arquivos (SIGA), da adm ferderal, por intermdio da Comisso Permanente
de Avaliao de Documentos, elaborar, aplicar e aplicar, aps aprovao do
Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinao de documentos
de arquivo relativos s atividades-fim.
Recomenda-se que integrem as comisses permanentes: arquivista ou
responsvel pela gesto de documentos do rgo; servidores das unidades
administrativas s quais se referem os documentos que possuam
conhecimento das atividades desempenhadas e da utilidade e frequncia do
uso dos docs; profissional da rea jurdica para anlise do valor legal dos
documentos; outros que possam contribuir com as atividades, como
historiador ou pesquisador.
A comisso dever designar grupo de trabalho responsvel pela execuo
dos procedimentos metodolgicos relativos aos instrumentos tcnicos de
gesto de documentos, solicitando a orientao tcnica do Arquivo
Nacional. Cabe ao grupo realizar as seguintes tarefas: levantamento de
dados relativos s funes e atividades desenvolvidas na rea de
administrao geral, visando a subsidiar o Arquivo Nacional na
complementao dos descritores das subclasses grupos e subgrupos, bem
como das notas explicativas, da tabela bsica de temporalidade, e
destinao de documentos de arquivo para a administrao pblica:
atividades-meio; levantamento dos dados relativos s funes e atividades
especficas do rgo ou entidade, visando subsidiar a elaborao da tabela
de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s
atividades-fim; definio dos conjuntos documentais, tanto os relativos s
atividades-meio como os de atividades-fim; entrevistas com servidores
responsveis pelo planejamento e execuo das atividades s quais se
referem os conjuntos documentais; levantamento de informaes sobre
linhas de pesquisa; processamento das informaes; elaborao da
proposta de tabela de temporalidade e destinao de documentos de
arquivo relativos s atividades-fim com a indicao dos prazos de guarda e
destinao final para apreciao pela comisso permanente de avaliao
de documentos
Concludos os trabalhos, a comisso deve: analisar a proposta, fazendo
alteraes ou aprovando na ntegra; encaminhar a proposta de tabela de
temporalidade para aprovao pelo Arquivo Nacional; tornar pblica a
provao pelo Arquivo Nacional por meio de ato legal a ser publicado em
peridicos oficiais e stios institucionais; promover a divulgao da tabela de
temporalidade e destinao de documentos de arquivo dentro do rgo,
determinando sua utilizao
A comisso permanente de avaliao de documentos deve orientar sua
aplicao, dirimir possveis dvidas, orientar o processo de seleo e
avaliao dos documentos e proceder sua reviso peridica;
necessrio promover o treinamento dos responsveis pela execuo das
atividades de gesto de documentos. Alm da aplicao da tabela, eles so
encarregados de analisar e propor as atualizaes necessrias ao
aprimoramento das atividades de avaliao.
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAO
um instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que
determina prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia,
recolhimento ou eliminao de arquivos.
Transferncia a passagem de documentos do arquivo corrente para o
arquivo intermedirio. Recolhimento a operao pela qual os documentos
seguem do arquivo intermedirio para o permanente. Alguns arquivos vo
direto do arquivo corrente para o permanente, no precisam passar pelo
intermedirio. Deve contemplar as atividades-meio e as atividades-fim.
Prazo de vigncia do documento: inicia-se na produo do documento e
termina quando sua informao cumpriu o objetivo que originou o registro
documental. Alguns prazos de vigncia j esto determinados e dependem
de certas caractersticas da informao, como o caso de contratos e
certides, entre outros. H tambm os prazos previstos em instrumentos
legais, chamados prazos de prescrio. Existem documentos cujo contedo
no permite uma percepo clara da vigncia ou da prescrio, o que
sugere o estabelecimento de prazos de precauo, que justificam-se pela
necessidade de responder a possveis reclamaes administrativas, legais
ou fiscais.
Caractersticas dos documentos de acordo com o prazo de guarda: olhar nos
grifos, pgina 32, 33
Eliminao
Destruio de documentos considerados sem valor permanente. Antes disso
feita a seleo para separar os documentos a serem eliminados daqueles
que sero recolhidos para a guarda permanente, conforme tabela de
temporalidade. A prpria tabela assinala a seleo, quando sero guardados
apenas um nico exemplar de documentos repetitivos ou quando destina
conjuntos documentais eliminao. Tambm pode ser adotada a seleo
por amostragem, permitindo a preservao de uma parcela dos documentos
com o objetivo de resgatar procedimentos administrativos vigentes em
determinada poca ou lugar. Os procedimentos para eliminao esto
estabelecidos em resoluo aprovada pelo Conarq.
Os documentos a serem eliminados devero ser registrados em listagem de
eliminao de documentos, cuja eliminao foi autorizada por autoridade
competente e aprovada pelo Arquivo Nacional. O rgo deve publicar no
Dirio Oficial da Unio o edital de cincia de eliminao de documentos.
Normalmente o prazo para efetivao da eliminao de 30 a 45 dias, a
partir da publicao do edital. Termo de eliminao de documentos o
nome do instrumento que contm o registro de informaes sobre o
momento da eliminao dos documentos, registrando as informaes
relativas ao ato. A eliminao deve ser efetivada com superviso de um
servidor do rgo, devidamente autorizado.
Formas de eliminao autorizadas: fragmentao manual ou mecnica,
pulverizao, triturao, derretimento, desmagnetizao ou reformatao,
mediante garantia de que o processo no poder ser revertido.
Cdigo de Classificao e tabela bsica de temporalidade:
Os assuntos recebem cdigos numricos que refletem a hierarquia funcional
do rgo ou entidade, definida por meio de classes, subclasses, grupos e
subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular. Segue o modelo
de cdigo de classificao decimal, que consiste num cdigo numrico
dividido em 10 classes, essas por sua vez em 10 subclasses e assim por
diante.
Duas classes so comuns a todos os rgos ou entidades: 000, que se refere
aos assuntos da Administrao Geral e a classe 900 assuntos diversos. As
demais 100 a 800 destinam-se s atividades-fim do rgo ou entidade.
No so sempre as mesmas.
A aplicao da tabela bsica de temporalidade e destinao dos
documentos de arquivo refere-se aos procedimentos adotados para seleo
e destinao dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda
estabelecidos. Para isso, faz-se necessrio que os documentos tenham sido
identificados e classificados de acordo com o cdigo de classificao de
documentos de arquivo, institudo por resoluo do Conarq.
Metodologia para a elaborao de cdigo de classificao e tabela de
temporalidade
O primeiro passo o levantamento da produo documental. Nele so
reunidas as informaes bsicas, como as funes e atividades
desenvolvidas pela unidade administrativa e os documentos produzidos
para a realizao delas. Tambm informaes a respeito dos documentos
produzidos: trmite, organizao, nmero de vias e cpias emitidas,
frequncia de uso, prazo de guarda e destinao final. Informao
subsidiam a criao dos instrumentos e contribuem para racionalizar a
produo e o trmite dos documentos. Possibilitam estruturar um esquema
que contemple todos os documentos produzidos durante o desenvolvimento
de diversas atividades, em razo das competncias atribudas ao rgo ou
entidade.
Etapas a serem cumpridas na metodologia de levantamento: pesquisa na
legislao em vigor (associao dos documentos produzidos com as
funes e atividades que os geram no mbito do rgo ou entidade, sejam
essas atividades legalmente constitudas ou apenas desempenhadas na
prtica e com a gerao de documentos, devendo ser tambm registradas
para futura padronizao dos atos); Entrevistas e aplicao de
formulrios (obter informaes sobre funcionamento e da estrutura e
documentos produzidos, o motivo de sua produo, caminho percorrido,
etc); Processamento e anlise dos dados (resultado final do
levantamento, com elaborao de relatrios que permitem visualizar o
funcionamento de cada unidade administrativa no que diz respeito a trmite
e acumulao dos documentos, subsidiado a elaborao dos instrumentos
de classificao e avaliao).
A metodologia a mesma para a elaborao das tabelas de temporalidade
de atividades-meio e atividades-fim. A elaborao do cdigo de classificao
deve sempre preceder a concepo da tabela de temporalidade.
A configurao da tabela deve conter as seguintes informaes: cdigo
numrico, descritor do assunto, prazos de guarda (nas fases corrente e
intermediria), destinao final e observaes/justificativas.
MUDANA NO SUPORTE DA INFORMAO
preciso ateno para que a adoo de recursos tecnolgicos resulte em
reais vantagens para o rgo ou entidade.
Vantagens na mudana de suporte: Agilizar a recuperao e intercmbio
das informaes/ garantir a preservao dos documentos e segurana do
acervo contra furtos, inundaes e incndios / preencher lacunas nos
acervos arquivisticos / substituir, em situaes especficas, grandes
volumes de documentos destinados eliminao, mas com prazos
de guarda muito extensos, proporcionando melhor aproveitamento do
espao, reduzindo o custo de manuteno, concentrando as informaes e
facilitando o manuseio.
Critrios a serem seguidos: avaliar questes legais/ requisitos tcnicos para
garantir autenticidade, integridade e validade jurdica dos documentos/
devem estar organizados e classificados, possibilitando a recuperao das
informaes antes e depois de ser processada a mudana / docs devem ser
previamente avaliados para que se justifique o custo da operao/ docs
devem ter caractersticas fsicas que prestem ao uso do recurso dando-se
preferncia aos conjuntos documentais e no a peas isoladas, observando
o estado de conservao para que a reproduo ocorra dentro dos
parmetros tcnicos adequados / recurso deve ser adotado de acordo com a
melhor tcnica de forma assegurar a qualidade da reproduo, a
durabilidade do novo suporte e ao acesso informao / rgo deve possuir
depsitos e equipamentos de segurana capazes de garantir a preservao
do novo suporte.

Modulo III Documentos Arquivisticos Digitais p. 43

Vantagens: facilita a criao, processamento, transmisso e

armazenamento de documentos, trazendo inmeras vantagens como
ampliao da produtividade, otimizao do fluxo de trabalho, facilidade de
gerenciamento e rapidez na recuperao dos documentos de arquivo. Os
documentos podem ser transmitidos globalmente de maneira gil para
diferentes propsitos.
Documentos passaram a ser produzidos e armazenados em suportes ticos
e/ou magnticos.
Problemas inerentes ao formato digital: informao digital pode
facilmente ser acessada por computador, mas precisa estar equipado com
software capaz de ler a trilha de bits / facilidade de reproduo e
proliferao de cpias dificultam a identificao de uma verso completa e
original ou final do doc digital / distribuio fcil compromete direitos
autorais / material vulnervel a virus, falhas e obsolescncia tecnolgica
Docs digitais devem ser tratados conforme os procedimentos e normas da
gesto de documentos.
CONCEITOS
Documento de arquivo: produzido e/ou recebido por pessoa fsica ou jurdica
no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, dotado de
organicidade.
Documento eletrnico: unidade de registro de informaes codificada de
forma analgica ou em dgitos binrios, acessvel por meio de equipamento
eletrnico. Existem documentos eletrnicos analgicos, como fitas
videomagnticas em VHS e documentos digitais, como pginas da WEB
Documento digital: acessvel e interpretvel por meio de recursos
computacionais.
Documento arquivstico digital: documento digital reconhecido e tratado
como documento de arquivo.
Como identificar documentos arquivsticos digitais: apresentar contexto
identificvel (jurdico-administrativo, de procedimentos, de provenincia,
documental e tecnolgico); possuir forma documental fixa (permanecer
completo e inalterado); contedo estvel (informaes imutveis e
eventuais mudanas s por meio de acrscimo de atualizaes ou da
produo de uma nova verso); possuir vnculo com outros documentos
produzidos e acumulados pelo rgo dentro ou fora do sistema
informatizado; participar ou apoiar uma ao; ter autor, redator e
destinatrio, no mnimo trs pessoas implicadas na sua criao
O documento pode ser formado por um nico componente digital como uma
planilha ou por mais de um, como um correio eletrnico e seus anexos
(esses formados por mais de um componente so os documentos
complexos).
Constituio do documento digital: objeto conceitual, objeto lgico e objeto
fsico.
Principais diferenas entre documentos em suporte convencional e
documento digital:
Papel: estabilidade no suporte, na forma e no contedo / contedo e forma
esto ligados ao suporte e so inseparveis / contedo diretamente
acessvel compreenso humana / preservao depende, principalmente,
das condies de armazenamento / converso para outro suporte no
apresenta grandes riscos de perda da integridade do documento
Digital: contedo e suporte so identidades separadas, contedo no
se define pela mdia de armazenamento / instabilidade pela fragilidade
intrnseca ao suporte obsolescncia tecnolgica e facilidade de
interveno humana / a linguagem binria no diretamente acessvel ao
homem havendo necessidade de equipamento para codificar e torn-la
acessvel / preservao no s armazenamento, precisa transferncia
peridica a outros suportes a fim de garantir o sucesso contnuo /
necessidade de procedimentos rigorosos na transferncia de suporte para
evitar perda da integridade do contedo e dificuldades de acesso.
Ameaas que as especificidades do documento digital representa:
manuteno da autenticidade, manuteno do acesso, preservao digital,

Documento acessvel aquele que pode ser localizado, recuperado,

apresentado e interpretado.
Principal desafio dos documentos arquivsticos digitais: produzir, manter e
preservar documentos confiveis, autnticos e acessveis.
O programa de gesto de documentos nico: serve para documentos no
formato digital e no digital. As atividades e procedimentos de gesto de
documentos digitais no diferem, essencialmente, dos realizados com os
documentos em papel. No entanto, os documentos digitais so mais
dependentes de um sistema de gesto de documentos, devido as suas
especificidades.
Sistema de Gesto de Arquivos Digitais (SIGAD): Para que seja considerada
documento arquivstico, a informao deve ser salva com forma fixa e
contedo estvel. Como o formato digital facilita a edio, reviso ou
atualizao, necessrio que os documentos arquivsticos se mantenham
inalterados e no possam ser modificados ou apagados sem autorizao.

Aspectos a serem considerados nas fases da gesto de documentos

arquivsticos digitais
Produo: envolve a definio de aspectos de tecnologia, captura dos
documentos ao SIGAD
importante que os responsveis pela produo selecionem hardware,
sofware e formatos de arquivo que garantem a acessibilidade ao longo do
tempo, j que atualmente o ciclo de vida dessa tecnologia estimada em
cinco anos.
Devem ser selecionados preferencialmente formatos amplamente utilizados,
no proprietrios, independentes de plataforma tecnolgica e com
especificaes disponibilizadas livremente. Os dispositivos e tcnicas de
armazenamento precisam garantir a integridade dos documentos,
considerando durabilidade e capacidade, e adoo de dispositivos e padres
de armazenamento maduros, estveis no mercado e amplamente
disponveis.
No ambiente eletrnico, deve-se prever trs espaos: espao individual
(domnio de cada funcionrio)/espao de grupo (dominio designado a cada
grupo de trabalho, equipe, comit)/espao geral (domnio atribudo ao
servio de protocolo e arquivos do rgo ou entidade).
Para os documentos digitais no h necessariamente agrupamento fsico e
eles so reunidos em unidades lgicas de arquivamento por meio de
metadados, como nmero identificador, cdigo de classificao e ttulo.
Captura: declarar um documento como sendo um documento arquivstico
por meio de sua incorporao a um SIGAD. Tem por objetivo identificar o
documento arquivstico e demonstrar que suas caractersticas essenciais,
como organicidade, unicidade, confiabilidade e autenticidade, so
mantidas. Tem como pr-requisito a definio de quais documentos
produzidos e recebidos sero capturados pelo SIGAD, quem deve ter acesso
e em que nveis e por quanto tempo sero mantidos.
Captura de documentos em papel feita, tradicionalmente, no momento em
que so registrados e classificados.
O SIGAD tem que ser capaz de capturar o contedo, forma e contexto dos
documentos, independentemente de formato, da composio e do canal de
comunicao (que pode ser correio eletrnico, internet, workflow, etc)
Documentos, dossis ou processos podem ser parte convencional e parte
digital. Nesses casos, o SIGAD deve gerenciar as duas e associar um
mesmo: nmero identificador, cdigo, registro de sua situao como
documento hbrido; de forma a permitir controle do ciclo de vida como um
todo.
A captura inclui a introduo de metadados de identidade, como datas,
nomes, autor, redator destinatrio e existncia de anexos. Os documentos e
seus metadados, aps capturados, devem ser mantidos em verso
definitiva e protegidos contra alteraes indevidas.

Registro: formalizao da captura do documento arquivstico no sistema

informatizado por meio da atribuio de um nmero de identificao e de
uma descrio informativa. Alm do nmero atribudo pelo sistema, um
documento pode receber tambm um nmero nico do dossi ou processo a
que pertence.
Classificao: fundamental para indicar e manter a relao orgnica de um
documento com os demais e, dessa forma, poder gerenciar o ciclo de vida
do documento. Em bases de dados complexas, se o sistema no aplicar a
classificao, pode ser muito difcil recuperar todos os componentes que
formam o documento arquivstico. a chave para o gerenciamento dos
documentos arquivsticos num SIGAD.
Manuteno e uso: docs digitais capturados pelo SIGAD devem ser
ativamente mantidos a fim de garantir suas caractersticas de organicidade,
confiabilidade, autenticidade e acessibilidade. Necessrio estabelecer
controles de segurana, definir o fluxo, as opes de arquivamento e prever
mecanismos que assegurem pesquisa, localizao e apresentao dos docs
para facilitar utilizao.
Controles de acesso: docs devem estar protegidos contra qualquer ao de
alterao, ocultao, acrscimo e supresso que possa ameaar sua
autenticidade.
Segurana: cpias de segurana, backups, trilha de auditoria, assinaturas
digitais, criptografia e marcas dgua digitais. sistmica e abrange
tecnologia, pessoas, processos e legislao.
Arquivamento: a operao nesse caso significa armazenar os componentes
digitais, mantendo sua identificao nica.
Pesquisa, localizao e apresentao: processo de identificao de
documentos arquivsticos por meio de parmetros definidos pelo usurio
com o objetivo de confirmar, localizar e recuperar esses documentos e
metadados.
Destinao: um SIGAD identifica a temporalidade e a destinao prevista
para o documento no momento da captura e do registro, de acordo com os
prazos e aes mencionados na tabela de temporalidade e destinao.
Informao deve ser registrada num metadado associado ao documento.
Eliminao: no pode ser feita automaticamente pelo sistema. Deve ser
autorizada por profissional competente, cumprindo os procedimentos
necessrios. Deve ser feito de forma controlada e registrado nos metadados
especficos e na trilha de auditoria. A eliminao de um documento no
pode prejudicar sua manuteno em outro dossi at que todas as
referncias a ele tenham atingido o prazo de guarda previsto.
Guarda Permanente: Para realizar a transposio dos documentos preciso:
verificar a compatibilidade de suporte e formato; verificar a existncia de
documentao tcnica necessria para interpretar e compreender o
documento digital; registrar as informaes sobre migraes realizadas no
rgo ou entidade produtora; reproduzir um instrumento descritivo que
contenha os metadados atribudos aos documentos e informaes que
permitam verificar a autenticidade dos documentos transferidos ou
recolhidos.
Autenticao: meio de provar que o documento o que se prope a ser
naquela ocasio. Deve ser feita em primeiro lugar por meio de tcnicas
independentes de tecnologia, apoiada por polticas e procedimentos
administrativos, capazes de assegurar que o documento no foi alterado em
seus aspectos essenciais. O produtor pode demonstrar que os documentos
digitais so autnticos por meio da presuno de autenticidade. Verificada a
partir do registro dos metadados dos documentos referentes identidade e
integridade do documento. Deve-se examinar tambm se a forma
documental est de acordo com as normas e regras e se foram cumpridos
os procedimentos para prevenir e corrigir a perda por obsolescncia
tecnolgica. Tambm h tcnicas de autenticao dependentes da
tecnologia, como certificao digital assinatura digital definida como
sequncia de bits que usa algoritmos especficos, chaves criptogrficas e
certificados digitais para autenticar a identidade do assinante e certificar a
integridade de um documento. Assinaturas digitais tambm esto sujeitas a
obsolescncia tecnolgica e no podem ser migradas, de acordo com a
tecnologia atual.

PRESERVAO DE DOCUMENTOS DIGITAIS