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GESTEIRA, Jorge José Dos Santos - Noções Básicas de Arquivologia PDF
GESTEIRA, Jorge José Dos Santos - Noções Básicas de Arquivologia PDF
Resumo de Arquivologia
Assunto:
NOES BSICAS DE
ARQUIVOLOGIA
Autor:
AV. TREZE DE MAIO, 23 / 4 ANDAR, SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
WWW.CONCURSOSVIAVIDEO.COM.BR
FONTE: WWW.RESUMOSCONCURSOS.HPG.COM.BR
O FUTURO EM PREPARAO. AULAS EM VDEO E OFICINAS PARA CONCURSOS.
NOES BSICAS DE ARQUIVOLOGIA
1. INTRODUO
1.1.CONCEITO E PRTICA DE GESTO DE DOCUMENTOS
1.2.A INFORMAO ARQUIVSTICA
5. CONCLUSO
6. APNDICES
AV. TREZE DE MAIO, 23 / 4 ANDAR, SALA 413 CENTRO RIO DE JANEIRO. TEL.: (0XX21) 2524-6102 - CNPJ 03.759.850/0001-66
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O FUTURO EM PREPARAO. AULAS EM VDEO E OFICINAS PARA CONCURSOS.
6.1. DISSEMINAO SELETIVA DA INFORMAO
6.1.2. Noes Iniciais
6.1.3. O Sistema de SDI Americano
6.2. ARQUIVOS E REGISTROS ELETRNICOS
6.2.1. Bomba de Tempo
6.2.2 Revista Veja errou sobre durabilidade das mdias
6.2.3. O futuro da documentao digital em debate
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O FUTURO EM PREPARAO. AULAS EM VDEO E OFICINAS PARA CONCURSOS.
1. INTRODUO
2.1. ORIGENS
O sistema de arquivamento em uso no perodo colonial americano era o sistema de registro. Foi
adotado, tambm, nas reparties pblicas aps a instaurao do Governo Federal. Foi utilizado
at que a Comisso Taft sobre Economia e Eficincia fez suas recomendaes em 1912.
2.1.1.1. Caractersticas
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segundo o sistema, conservavam-se duas sries principais de documentos: uma srie com
os documentos originais recebidos e outra com todas as cpias dos documentos
expedidos;
usavam-se registradores para as sries recebidas e expedidas freqentemente;
fazia-se, tambm, o uso de livros-ndices.
A multiplicao dos documentos pblicos foi o fator bsico para o desenvolvimento de novos
sistemas de arquivamento.
Os arquivos Woodruff foram inventados em 1868 com o fim servirem contagem de pacotes de
documentos dobrados.
A. Histrico
O sistema Ainsworth de "fichas-ndices de registro" foi projetado para facilitar a consulta aos
documentos dos pensionistas da Guerra Civil.
Foi introduzido por Fred C. Ainsworth na Diviso de Penses e Registros do Surgeon General's
Office, em dezembro de 1886, contribuindo para a melhoria da eficincia no andamento dos
pedidos de reviso de penses, tendo sido recomendado pelo Comit sobre Mtodos
Administrativos no Departamento Executivo e instalado no Adjudant General's Office em 1889.
B. Caractersticas
O sistema implicava o registro em fichas das informaes sobre o servio militar de cada soldado,
conforme os documentos militares e mdicos de natureza vria. As fichas de cada soldado eram
colocadas em invlucros de papel, dispostos alfabeticamente pelos sobrenomes dos soldados
dentro das unidades do exrcito, e as unidades dentro dos Estados. Utilizavam arquivos Woodruff
para facilitar o manuseio e a localizao dos invlucros.
O sistema dividia a documentao em unidades organizadas de arquivamento. Os arquivos
Woodruff davam o aspecto ordenado ao arranjo.
A. Histrico
B. Caractersticas
A. Histrico
08.05.1873: Como estudante "jnior" do Amherst College, apresentou uma memria ao Library
Commitee, propondo um sistema decimal de classificao para o material de biblioteca.
1876: Dewey publica o seu Decimal Classification and Relative Index, que se tornou amplamente
conhecido atravs do Library Bureau, organizado por ele neste mesmo ano.
1898: O sistema foi aplicado pela primeira vez aos documentos - Baltimore and Ohio Railroad.
1902: Railroad Correspondence - publicado por W. H. Williams, quando funcionrio da estrada de
ferro Delaware and Hudson.
20.08.1907: Bureau of Indian Affairs - representa o primeiro rgo do Governo Federal a implantar
o sitema de Dewey.
1909: Adoo do sistema pela New England and Telegraph Company.
1910: Departamento de Estado - segundo rgo do Governo Federal a implantar o sistema.
1911: Bureau of Mines - terceiro rgo federal a adotar a classificao de Dewey.
1912: Com a Taft Comission on Economy and Efficiency, o sistema passou a ser adotado pela
grande maioria dos rgos do governo, passando a ser de uso francamente geral.
B. Caractersticas:
Dewey props a classificao de todo o conhecimento humano em dez classes principais, cada
uma com dez subclasses, subdivididas em mais dez divises cada. Desta forma, o conhecimento
ficou assim classificado:
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400 MINERAO
410 ENGENHARIA DE MINAS
411 Trabalho das minas
411.1 minas de metal
411.11 minas de ouro
411.111 lavagem dos minrios
411.111.1 fossos e canais
A. Arquivos de correspondncia:
B. Arquivos de casos:
Pastas numeradas contendo ndices por nome, assunto ou atos legais reguladores e de
investigao.
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C. Arquivos de assuntos:
Exemplo:
1. Educao
2. Comunicaes
3. Contas
4. Pessoal
5. Material
6. Organizao, etc.
A. Histrico
B. Caractersticas:
Exemplo: Comunicaes
2 - 2 Correio
2 - 1 - 1 Franquia
Foi o primeiro sistema alfabtico usado em larga escala. Nele, as fichas eram ordenadas em
ordem alfabtica pelos sobrenomes dos soldados.
B. Arquivos de assuntos:
Comunicaes
Comunicaes - Correio
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Comunicaes - Correio - Franquia
A. Histrico:
Com a Primeira Guerra Mundial, vrios assuntos ganharam um nmero maior de divises e
subdivises, o que gerou uma necessidade de se melhorar a forma de recuperao da
informao, gerando um sistema alfabtico com divises e subdivises numricas.
B. Caractersticas:
Associaes
Autorizaes
Comisses
Comunicaes
Contabilidade
Empenhos
Reclamaes
A. Sistema Alfanumrico:
Usam-se letras do alfabeto para designar os cabealhos principais e a letra correspondente a este
cabealho combinada com a numerao do sistema numrico duplx para as subdivises.
Exemplo;
A ADMINISTRAO
A1 COMUNICAES
A1-1 Telgrafo - Taxas Telegrficas - Preos
A1-2 Correio
B. Sistema Mnemnico:
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Utiliza uma combinao de letras que remete memria do assunto, conforme o exemplo abaixo:
A ADMINISTRAO
Ae Administrao de edifcios e terrenos
Ag Administrao geral
Agl Administrao geral, legislativa
Ap Administrao do pessoal
C. Sistema Orgnico:
Exemplo:
5. CONCLUSO
APNDICES
Isto faz que a SDI dependa da eficincia: de quem produz a informao, dos pesquisadores, dos
responsveis pela classificao, da central de servios de documentao, e dos usurios.
Aspectos do servio de SDI: bases de dados, centros de servios, programas de busca, meios de
comunicao, custos, intermedirios, e perfis dos usurios.
"O objetivo principal dos servios de SDI reunir a literatura mundial corrente e anunci-la
seletivamente para uma grande comunidade de usurios."*
*(Conforme HOUSMAN, 1973 - citado por LONGO, Rose Mary Juliano, em: Sistemas de
Recuperao de Informao: disseminao seletiva da informao e bases de dados. Braslia:
Thesaurus, 1979. p. 83).
As vantagens da SDI so: reduo do tempo de exame e seleo da literatura corrente; expanso
da abrangncia, incluindo as publicaes "marginais" no disponveis aos usurios; maior uso da
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coleo pelos usurios, incentivando uma ao mais ativa do bibliotecrio; a reduo da
duplicidade de experimentos e de projetos de pesquisa, devido a um maior conhecimento dos
usurios sobre as novidades de suas reas; ajuda na seleo e aquisio de material bibliogrfico
em larga escala; etc.
Os tpicos mais importantes, que devem ser considerados em SDI, so: construo de perfil,
material de apoio, interao dos usurios, o intermedirio e a avaliao.
O perfil do usurio pode ser melhor construdo, atravs de uma narrao escrita pelo mesmo,
sobre seu trabalho, durante uma entrevista pessoal. Mas, quando isto no possvel, podem ser
usados outros recursos, tais como: treinamento de editores de busca por seminrios, visando
explicar os sistemas e as peculiaridades das bases de dados; publicao de manuais de
orientao; confirmao, com os usurios, de que seus objetos de pesquisa foram precisados nos
perfis traados; avaliao dos resultados dos perfis, mantendo a possibilidade de modificaes,
acrscimos e/ou anulaes pelos usurios.
Perfis lgicos provm do software para uma possvel recuperao da informao.
A Lgica Booleana consiste de operaes algbricas utilizando E, OU e NO. Os operadores (E,
OU e NO) podem ligar palavras-chaves conforme as necessidades.
A truncagem objetiva a recuperao de termos atravs da entrada de uma palavra-chave
truncada, funcionalizando a recuperao de termos de mesmo radical, alm de muitos afixos
procurados. A truncagem representada pelo asterisco (*).
ARS/CALS: ARS (Agricultural Research Service) ligado ao USDA (United States Department of
Agriculture), utilizando as seguintes bases de dados: CT (Chemical titles), CACON (par e mpar),
BIOSIS Breviews, COMPENDEX (Computerized Engineering Index), CAIN (AGRICOLA), GRA
(Government Reports Announcements), WTA (World Textile Abstracts) e FSTA (Food Science
and Technology Abstracts). Seu software oferece: Lgica Booleana, Truncagem, Peso e
Elementos de Busca.
O ARS/CALS (CALS = Current Awareness Literature Search - ligado DSAD = Data Systems
Aplication Division) completamente dependente do usurio, que desenvolve e modifica seu
prprio perfil.
Vantagens:
menores custos do sistema;
melhor relacionamento entre o usurio e o sistema;
maior educao do usurio;
no h custos a relatar.
Programa de SDI.
Bases de dados: AGRICOLA, BIOSIS, CACON, COMPENDEX, ERDA (Energy Information Data
Base), ERIC, GRA, Sociological Abstracts, NSA (Nuclear Science Abstracts), PA (Psychological
Abstracts), INSPEC (Information Service in Physics, Eletrotechnology and Control), etc.
Caractersticas: Lgica Booleana, Truncagem, Peso e Elementos de Busca.
Perfis: construdos por especialistas ou administradores de bases de dados da Universidade da
Georgia, com entrada de dados em terminais de CRT (Cathode Ray Tube). O mximo de termos
por perfil 240. O nmero mximo de referncias output 10% de cada fita magntica e a
listagem possui mais de 500 referncias.
Custos: gratuito para todos da universidade: US$ 5.00 para usurios externos.
IITRI/CSC: IITRI - Illinois Institute of Technology Research Institute
CSC - Computer Search Center
O CSC faz parte da seo de Cincias da Informao (IS - Information Science) do IITRI.
O servio de SDI do IITRI oferecido on-line e em "batch mode".
Software: PRILIB (Private Libraries).
Sua caracterstica mais importante sua flexibilidade, permitindo expanso sem reprogramao
extensiva.
Caractersticas do software e das lgicas envolvidas: agregao dos termos de busca; lgica
Booleana; truncagem; opes de sada das listagens; autor ou peso; opes de formato das
listagens; opes de suporte de sada; sada reformatada; facilidade de biblioteca particular.
Elementos de busca: palavras no ttulo, palavras-chaves, descritores, autores, nmeros de
registro, frmulas moleculares, CODEN.
Permite que cada usurio tenha 10 perfis com um mximo de 100 termos no total, feitos pelo
prprio assinante, podendo serem modificados quantas vezes os usurios quiserem.
O custo variado, ficando a escolha a cargo do usurio, conforme suas necessidades.
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Pesquisa revela que dados em CD-ROM se perdem mais rpido do que se imaginava
Bomba-relgio - To espantosa quanto a fragilidade da mdia digital a rapidez com que essa
tecnologia se torna obsoleta. Um dos alertas da pesquisa americana justamente para a
quantidade de informaes que foram guardadas em disco e que hoje no podem mais ser lidas
porque so incompatveis com os softwares atuais. A universidade americana Yale perdeu tempo
e dinheiro transferindo 2000 livros de microfilmes para discos pticos. No meio do projeto,
descobriu-se que a tecnologia que estava sendo usada tinha ficado obsoleta e o trabalho foi
interrompido. " como uma bomba do tempo", diz Donald Waters, da federao das bibliotecas
digitais americanas. "As pessoas s percebem que no podem mais acessar a informao
quando o equipamento antigo j foi para a lata de lixo."
para evitar que esse tipo de sobressalto que grandes bibliotecas devem fazer constantes
atualizaes de seus arquivos e ainda copi-los em servidores da internet. Ironicamente, alguns
projetos no setor de informtica parecem uma volta ao passado. A empresa de software
Coblestone criou um sistema chamado paperdisk que usa papel para imprimir cdigos de
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arquivos. O produto, anuncia a empresa, tem vida til de 100 anos e condies de resistir a calor,
frio e choques magnticos. Exatamente como o velho papel.
Memria frgil - Veja em quanto tempo comeam a se perder informaes guardadas em cada
tipo de arquivo, segundo pesquisa do National Media Lab dos Estados Unidos:
MICROFILMES 10 ANOS
CD-ROM 5 ANOS
FITAS VHS 2 ANOS
Atencioso, o Dr. VanBogart enviou para o escritrio do CENADEM nos EUA cpia da carta que
enviou para a revista U.S. N&WR, no dia 19 de fevereiro de 1998, ou seja, trs dias aps a data
de capa da mencionada publicao. Ele enviou cpias da sua carta para vrias outras pessoas,
inclusive algumas mencionadas na reportagem da U. S. N&WR e tambm mencionadas por Veja.
Transcrevo a seguir, e na ntegra, a carta que o Dr. VanBogart enviou para a mencionada revista,
com a devida autorizao do autor:
"Senhoras e Senhores:
Fiquei extremamente perturbado quando li, no exemplar de 16 de fevereiro de 1998 da U. S.
News e World Report, o artigo entitulado "Opa, l se vai outro CD-ROM". Nele, so feitas
declaraes totalmente incorretas, atribudas ao "National Media Laboratory". apresentado,
tambm, um grfico seriamente distorcido das descobertas da pesquisa do NML. Esse artigo
afeta negativamente a credibilidade do National Media Laboratory (NML), do Council on Library
and Information Resources (CLIR) e da U. S. News and World Report (U.S.N&WR).
O artigo declara que 'testes feitos pelo National Media Laboratory mostram que as fitas VHS de
primeira linha, armazenadas em temperatura ambiente, mantm fielmente os dados por somente
uma dcada'. uma declarao completamente falsa. Dizer que os 'CD-ROM de mdia qualidade
se tornam falveis ... de cinco anos' um absurdo. As publicaes do NML confirmam valores
bem mais altos para a expectativa de vida de fitas magnticas e CD-ROM do que os defendidos
pelo artigo da USN&WR.
O grfico da U. S. News and World Report, uma interpretao daquele feito pelo NML, est errado
e enganoso, especificamente por que:
O grfico original do NML, parte de uma srie de grficos, foi projetado para o uso conjunto
com programas de reteno de dados do governo - julgam-se os meios de armazenamento
de informaes por sua capacidade de guard-las por perodos distintos. O grfico da U. S.
N&WR apresenta a vida til das mdias dentro de uma srie contnua. O do NML mostra
que a mdia CD-ROM de primeira qualidade seria apropriada para guardar informaes por
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50 anos, mas no cem anos. Lido corretamente, indica que a expectativa de vida desse
veculo se encontra entre 50 e 100 anos. O grfico da U.S.N&WR distorce a informao e
apresenta, para o CD-ROM, UMA EXPECTATIVA DE VIDA DE 50 ANOS.
Julgar se uma classe de mdias para armazenamento de dados apropriada para um
programa especfico de reteno de dados diferente de determinar um valor para a
expectativa de vida da mesma classe de produtos. No grfico do NML, para determinados
perodos de armazenamento, consideram-se aceitveis todos os principais fornecedores,
para guardar confiavelmente as informaes, usando-se a expectativa de vida da mdia de
mais baixa qualidade como padro do grupo. Para perodos de armazenamento mais
longos, consideram-se aceitveis somente as mdias acima da mdia, usando-se a
expectativa de vida mdia como padro do grupo. O grfico da U.S.N&WR distorce sem
motivo as informaes relacionadas aos veculos de baixssima qualidade, atribuindo-as a
'todas as principais marcas'.
O grfico da U.S.N&WR, segundo sua legenda, informa sobre 'a expectativa de vida de
alguns veculos usados para armazenar documentos governamentais e outras
informaes...' Os nmeros ridiculamente baixos do grfico, somados a essa declarao,
deixam no leitor a impresso de que os documentos do governo norte-americano no esto
sendo guardados corretamente e que as informaes importantes esto sujeitas a serem
perdidas. E d-se como fonte dessa informao o National Media Laboratory. O grfico do
NML discute a longevidade de vrios tipos de mdias sem referncia especfica a nenhum
rgo governamental, empresa ou profisso.
O grfico da U.S.N&WR mostra tipos de veculos, como o 'rolo de fita magntica de meia
polegada', que fazem parte do grfico do NML.
A informao distorcida por esse artigo foi obtida da pgina do NML na Internet (Erro! Indicador
no definido.). O NML incumbe-se principalmente de fornecer ao governo dos Estados Unidos as
melhores solues comerciais disponveis para a coleta, utilizao, disseminao e o
arquivamento de dados.
Entretanto, a informao que beneficia o governo pode tambm ajudar a indstria e as instituies
educacionais. Por esse motivo, as publicaes e outras pesquisas do NML so distribudas
gratuitamente pela Internet.
Os direitos de uso da pgina do NML na Rede determinam que, quando usadas suas pesquisas:
- O NML deve ser informado de cada passo;
- No devero ser mudados o contedo ou a apresentao do arquivo original.
Uma semana antes da publicao, quando informado de que a U.S.N&WR publicaria um artigo
usando suas fontes, o NML fez alguns pedidos simples:
- Que o grfico de expectativa de vida fosse usado na totalidade, sem alteraes;
- Se fossem feitas modificaes, o NML no poderia ser citado como fonte da informao. O NML
pressups ser fcil para um leigo distorcer as informaes sobre expectativa de vida.
Os pedidos acima no foram atendidos e a U.S.N&WR foi publicada com um grfico de
expectativa de vida representando uma distoro flagrante do original do NML. A U.S.N&WR
responsvel pela difuso de informaes falsas referentes longevidade do armazenamento de
informao nos meios de comunicao.
A informao publicada na U.S.N&WR no se originou do National Media Laboratory e estamos
revoltados por nos apontarem como fonte. O NML foi colocado em uma situao constrangedora
e perdeu credibilidade. A U. S. News and World Report deve aos leitores e ao National Media
Laboratory um pedido sincero de desculpas".
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Nem o texto do artigo da U.S.N&WR e tampouco o da Veja menciona o microfilme. Este s
aparece na ilustrao da Veja e no grfico publicado pela revista americana.
Um dos grficos do NML mostra que o microfilme de qualidade arquivstica (sais de prata),
armazenado a 20 C e umidade relativa de 40%, pode durar 200 anos. Armazenado a 10 C e
25% de U.R. pode chegar a 500 anos. Em ambos os casos, se for dos principais fornecedores.
Todos os grficos aqui mencionados foram desenvolvidos no NML pelo Dr. VanBogart em 1995 e
atualizados pela ltima vez em janeiro de 1996.
Sobre o assunto, ele escreveu para o escritrio do CENADEM nos EUA no dia 20 de fevereiro:
"ns consideramos que esses grficos esto desatualizados e esto em um processo de
atualizao".
Segundo um relatrio da OSTA - Optical Storage Technology Association, EUA, de acordo com as
condies de armazenamento, O CD-R, por exemplo, pode durar mais de 200 anos. (APAS)
Encontro em Nova York mostra que gerenciamento de arquivos eletrnicos essencial para a
nova economia
Aconteceu este ms, em Nova York, a AIIM 2000 , o maior encontro mundial sobre gerenciamento
da imagem, que rene anualmente, nos Estados Unidos, as principais empresas que atuam neste
segmento. O setor de imaging - como chamado pelos ntimos - movimentou, em 1999, US$ 17,5
bilhes, segundo dados da AIIM International (Association for Information and Image
Management). No Brasil, estima-se que os negcios j estejam ultrapassando a casa do bilho de
dlares: o Cenadem (Centro Nacional para o Desenvolvimento do Gerenciamento da Informao )
prev que, ao longo do prximo ano, ele crescer quase 100% no pas.
A AIIM 2000 foi, certamente, uma das mais inovadoras dos ltimos anos, refletindo as mudanas
que vm ocorrendo no mercado - um dos mais dinmicos da nova economia. O desenvolvimento
da indstria da imagem vem sendo acelerado pelas tecnologias de Gerenciamento Eletrnico de
Documentos, ou GED. Para que vocs tenham uma idia da importncia da coisa, o GED
consiste na converso de documentos em formato fsico para o meio digital, ou seja: a
substituio daquelas pastas abarrotadas de papel, suspensas dentro daqueles famosos e
pesados arquivos de ao, por uns poucos CDs.
Gostou? Ainda tem mais. Quantas pessoas conseguem fazer, ao mesmo tempo, pesquisas ou
levantamentos de dados utilizando os arquivos em pastas suspensas? Pois : apenas uma.
Portanto, aguarde a sua vez - e tora para que os outros devolvam os documentos intactos, na
ordem original e no local correto...
E se voc j estivesse no mundo digital? Ah, nesse caso, os documentos poderiam estar na sua
rede local, poderiam ser consultados por quem quer que estivesse precisando consult-los e,
claro, nunca sairiam da ordem. O resto voc imagina...
A Internet, como aconteceu em outras feiras recentes, foi a estrela das novas tendncias do setor
de imaging mostradas na AIIM 2000. O evento mostrou que a integrao das tecnologias
irreversvel, mesmo porque o GED tem papel de crescente importncia na nova economia.
Tornou-se tambm uma realidade a absoro da tecnologias de gerenciamento da imagem por
produtos de empresas de outros setores, como as de softwares de ERP (Enterprise Resource
Planning, ou planejamento de recursos empresariais). Segundo os especialistas, a
implementao de projetos envolvendo tecnologias de documentao tem migrado de uma
motivao no plano ttico (economia de custos, eficincia) para o plano estratgico (aumento do
valor, e satisfao do cliente).
Nesta perspectiva, a AIIM 2000 consolidou a conceituao do Gerenciamento de Conhecimento
(Knowledge Management - KM). Boa parte das palestras foi dedicada ao tema, que tem na
estrutura de Internet/Intranet/Extranet os mecanismos para o alcance de seus objetivos, pois
permite aos diversos pblicos o acesso, o compartilhamento e a gerao de informaes.
Como afirmou James Watson, presidente da Doculabs, grande empresa de consultoria da rea, o
importante ao discutir a tecnologia no perder o foco no problema do negcio.
BIBLIOGRAFIA GERAL
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