Projetos, Sub-projetos, Programas e Portflios

Projetos, Sub-projetos, Programas e Portflios como diferencia-los e entend-los.

Nessa semana escolhi um tema que nem sempre bem compreendido pelas pessoas envolvidas no
gerenciamento de projetos, principalmente pelos que esto comeando nessa rea: os conceitos e diferenas
entre Projetos, Sub-projetos, Programas e Portflios de projetos.

Vamos comear com o conceito mais fcil: Portflio de Projetos. Segundo o PMI, um portflio um conjunto
de projetos, programas, sub-portflios e operaes, gerenciados como um grupo para atender objetivos
estratgicos da organizao. Os componentes de um portflio podem, ou no, ter relao entre si, e so
definidos visando a realizao das estratgias da organizao naquele perodo. O gerenciamento de portflio
visa garantir que os projetos e programas que o compem sejam realizados dentro de uma prioridade definida
pelos objetivos estratgicos, e que os principais recursos necessrios para a sua realizao estejam disponveis
quando necessrios.

Da mesma forma o conceito de projeto bem conhecido por todos ns. Segundo o PMI, projeto um
empreendimento temporrio (cujo incio e termino so definidos e conhecidos) com o objetivo de gerar um
produto, servio ou resultado nico. Quando um projeto muito grande e/ou complexo, ele pode ser dividido
em sub-projetos, de forma a facilitar o seu gerenciamento.

Outras instituies voltadas ou gerenciamento de projetos tem definies similares, com pequenas variaes
que no impactos no conceito propriamente dito. Por exemplo, para a Axelos Global Best Practice, uma nova
joint venture, criada pelo Gabinete do Governo, em nome do Governo de Sua Majestade (HMG), no Reino
Unido e a Capita plc para desenvolver e difundir um portfolio das Melhores Prtica de Gesto, incluindo
padres profissionais como o ITIL e PRINCE2 e MSP (para detalhes ver http://www.axelos.com), projeto
uma organizao temporria, com uma durao definida, que gera entregas (produtos, servios ou resultados)
de acordo com um Business Case (resumidamente, um documento que define os requisitos e especificaes
de um projetos e suas entregas).

A definio de Programa para o PMI um grupo de projetos, subprogramas e atividades relacionados e

gerenciados de forma coordenada, com o objetivo de atingir benefcios que no sero atingidos se eles fossem
gerenciados separadamente.

Por sua vez, a definio de Programa da Axelos, no seu padro MSP (Managing Successful Programmes),
mais completa e clara. No MSP, um Programa definido como uma estrutura flexvel e temporria, criada
para coordenar, dirigir e orientar a implementao de um grupo de projetos e atividades relacionados, com o
objetivo de gerar resultados e benefcios alinhados com os objetivos estratgicos da organizao.

A princpio essas definies parecem fceis e claras. Porm, uma pergunta que frequentemente feita, quando
estamos vendo esses conceitos : qual a diferena entre um Projeto dividido em sub-projetos e um Programa?
Os dois no so um conjunto de projetos sendo realizado com um objetivo em comum?

De uma primeira vista, realmente no parece ter muita diferena entre dividir um projetos em sub-projetos ou
agrupar projetos em um programa. Mas h muita diferena em seus objetivos, que comeam a ficar claras,
quando ns aprofundamos nos seus conceitos.

Um Projeto dividido em sub-projetos, continua sendo um projeto. Isto , tem como foco principal um objetivo
e escopo bem definidos gerar um produto, servio ou resultado nico, que atenda s especificaes e
requisitos de qualidade, custo, escopo e prazo e temporrio, tendo uma data determinada e conhecida para
seu incio e trmino. Um projeto geralmente gera uma capacidade nova para a organizao, que no existia
antes de sua execuo. O seu gerenciamento se preocupa com os requisitos de qualidade e escopo do produto
que ser gerado e entregue.
Por outro lado, Um Programa, constitudo por vrios Projetos e atividades necessrias para sua execuo, tem
seu foco nos resultados e na realizao dos benefcios alinhados com a estratgia da organizao. Por sua
natureza o Programa tem um ciclo de vida muito mais amplo, de vrios anos, e est constantemente sendo
revisado e avaliado, para ser realinhado s mudanas das estratgias da organizao.

Por exemplo, o objetivo estratgico de uma organizao produtora de bens de consumo pode ser o de aumentar
sua participao no mercado em X porcento num perodo determinado. Para isso ela cria um Programa para
lanamento de uma nova linha de produtos, que possuem projetos nas reas de desenvolvimento, engenharia,
produo, marketing, logstica, etc. No decorrer da execuo do Programa, um concorrente lana um produto
similar, ou com algumas caractersticas melhores. Nesse momento, os objetivos estratgicos precisam ser
revistos e, consequentemente, o Programa precisa ser realinhado. Pode ser necessrio o desenvolvimento de
uma nova tecnologia, ou de um novo processo produtivo, ou ainda de uma nova forma de distribuio. De
qualquer forma, os objetivos de prazo, escopo, qualidade etc do Programa deve ser alterados para atender ao
radialinhamento da estratgia da organizao.

Fica claro que um Programa tem menos definies e mais flexvel que um projeto, no que se refere a prazos
e escopo, dependendo das presses internas e externas que afetam as estratgia da organizao.

Enquanto os Projetos entregam novas capacidades e se preocupam com a qualidade do atendimento aos
requisitos do produto gerado, estando mais ligado operao, os Programas entregam resultados e realizam
os benefcios ligados estratgia. Diferente dos Projetos, nos Programas, a gesto da qualidade se foca nos
processos de gesto, os prazos e escopo so mais flexveis e os nveis de incerteza so maiores.

http://pmkb.com.br/artigo/projetos-sub-projetos-programas-e-portfolios/

Postado em 31/03/2014 por Midias

Acessado em 04/04/2017