I - CADASTRAMENTO DE

PROCESSOS E DOCUMENTOS
1.1 AUTUAO DE PROCESSOS

Para atuar processo necessrio

O que preciso para
que o documento seja original ou cpia,
autuar um processo?
desde que autenticada e requerida
pela autoridade competente.

Lembre-se:
S se forma processo quando o assunto refere-se a
ao jurdica, contbil-financeira ou de pessoal.

1
 Encape o documento com capa para processo
E como Autuar? na cor branca, numerando as folhas em ordem
crescente, a partir da primeira, utilizando
carimbo que dever ser aposto no canto superior
direito da folha registrando no sistema.
Quando o erro ocorrer nas folhas
dos processos oriundos de outras
Instituies, voc deve certificar a
ocorrncia e corrigir a numerao.
Veja o exemplo:

Qual a quantidade Os autos no devero exceder a 200 folhas

de folhas que deve ter em cada volume. Sendo que os grampos de
Voc deve inutilizar a folha anterior, um processo? fixao observaro a distncia, na margem
E se ocorrer erro renumerando as folhas seguintes, certificando esquerda, de cerca de 2cm.
na numerao? a ocorrncia. Veja o exemplo:

2 3
 O que fazer se um documento
tiver mais de 200 folhas?
Como fazer o encerramento
e a abertura de volumes?
Na ltima folha do volume
anterior voc deve incluir o
Termo de Encerramento
devidamente numerado.

Veja os exemplos para Veja o exemplo:

compreender a maneira
correta de agir.

Por exemplo, o processo tem 180 folhas

e voc recebeu um documento com
50 folhas para inserir neste processo,
ento faa assim:
180
Encerre o volume com 180 folhas e
abra o novo volume com o documento
50
de 50 folhas.

Outro exemplo, um processo tem

200 folhas e voc recebeu um documento
com 2 folhas para inserir neste processo,
ento faa assim: 200
Encerre o volume com 200 folhas e
abra o novo volume com o documento 20
de 20 folhas.

Lembre-se: Lembre-se:
O encerramento e a abertura de novos volumes
sero efetuados mediante a lavratura das
No permitido desmembrar documentos. respectivas certides, disponveis no sistema, em
folhas suplementares, prosseguindo a numerao.
4 5
 No novo volume, voc deve incluir o a unio de um processo a
O que juntada?
Termo de Abertura de volume, logo outro, com o qual se tenha
aps a capa, devidamente numerado. relao ou dependncia, pode
Veja o exemplo: ser por Anexao ou Apensao.

A abertura de novo volume ser executada diretamente pelas Qual a diferena entre Juntada por Anexao a juntada
unidades setoriais, que devero providenciar o preenchimento da juntada por Anexao e juntada definitiva de um processo a outro,
nova capa, certificando a sua abertura e atualizando o sistema. por Apensao? passando ambos a constiturem um s
documento, devendo ser executada
Os volumes devero ser numerados na mediante despacho do dirigente.
capa do processo, com a seguinte
numerao: 1 volume, 2 volume, etc.

Documento encadernando ou em brochura,

bem como os de grande volume, sero
apensados ao processo com a colocao
da etiqueta contendo o nmero do
processo e a palavra Anexo.

Lembre-se:
Ateno: O processo uma unidade orgnica, No retire a capa do
constitudo por um ou mais volumes, devendo processo que est sendo
portanto tramitar juntos. anexado ao mais antigo.
6 7
 Aps esse procedimento, renumere as
folhas do processo juntado, dando seqncia
a numerao do mais antigo.
Voc deve incluir, aps a ltima folha
do processo, a Certido de Juntada por
Anexao e registrar no sistema.
Veja o exemplo de certido:
8 9
E a juntada A Juntada por Apensao
por Apensao? a juntada de um processo a outro, com
a finalidade de propiciar estudos, opinies,
informaes e decises.
Cada processo, no entanto, permanece
com o seu nmero, devendo ser executada
mediante despacho do dirigente.
Voc deve incluir aps a ltima folha
do processo principal, a Certido de Juntada
por Apensao, no renumerando as folhas, Veja o exemplo:
registrando no sistema.
 possvel separar ou Sim, e estes procedimentos a retirada de folhas do
so denominados desapensao O que desentranhamento
retirar folhas do processo? e como proceder? processo, devendo ser executada
e desentranhamento. mediante despacho do dirigente.

Voc no deve numerar novamente as folhas, mas deve certificar em

O que a separao dos processos, que foram apensados, folha de despacho os desentranhamentos que foram autorizados
desapensao? quando sua finalidade for atingida, devendo ser incluindo a certido de desentranhamento e acrescentando uma
executada mediante despacho do dirigente. cpia do documento original, com carimbo de Confere com o
Original, no lugar da folha retirada.
E como
proceder?
Voc deve incluir aps a ltima
folha do processo principal
Como proceder Voc deve encaminhar o processo ou documento
a certido de desapensao e
a tramitao? unidade desejada, atualizando no sistema e emitindo
logo aps registrar no sistema.
se necessrio, o relatrio de tramitado entregue.
Veja o exemplo de certido:

10 11
 Quando um processo ou documento Por deferimento,
indeferimento do pleito e por
1.2 CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS
pode ser concludo?
expressa desistncia
do interessado.
Como fazer a A classificao consiste em distribuir
classificao dos documentos em codificaes estabelecidas
documentos? em plano previamente estruturado e que reflete
as funes e atividades da Instituio.

Para classificar um
documento indispensvel
conhecer o funcionamento e
as atividades desenvolvida

Lembre-se: pela Instituio, sendo o

primeiro passo identificar se
o documento diz respeito
rea fim ou meio.
A tramitao do processo ou documento dever ser
objeto de rigoroso controle por parte das Unidades
Protocolizadoras, que devero manter o Sistema de
Controle de Processos e Documentos - CPROD Atividade Fim atividades e atribuies especficas
devidamente atualizado, responsabilizando-se pelo
eventual extravio do documento.
Exemplo:
- Planejamento para Administrao Pblica Federal
- Pagamento de Pessoal para Administrao Pblica Federal

Atividade Meio atividades que auxiliam e viabilizam a

execuo da atividade fim
Exemplo:
- Compra de material de consumo especfica para o
Ministrio
- Pagamento de Pessoal especfico para o Ministrio
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 Toda documentao produzida ou Podemos notar que a codificao um
recebida pelo MP dever ser classificada encadeamento lgico que subordinado a
no CPROD no ato de seu cadastramento cada classe. O cdigo 022.221 s tem Veja como
ou arquivamento na unidade significado quando percebemos que cada poderamos
administrativa setorial. nmero tem sua importncia. dizer que:

Lembre-se:
O objetivo da classificao agrupar os documentos
sob um mesmo TEMA, como forma de agilizar sua
recuperao e facilitar os procedimentos arquivsticos
relacionados a avaliao, eliminao, transferncia,
recolhimento e acesso a esses documentos.

Conhea a estrutura do Plano de Classificao do MP

rea Meio
000 Administrao Geral
010 Organizao e funcionamento
020 Pessoal
Lembre-se:
030 Material
040 Patrimnio O prazo fixado passa a correr no momento em que o
050 Oramento e finanas processo ou documento for concludo e arquivado
060 Documentao e informao primeiramente na unidade setorial (corrente).
070 Comunicaes
080 Vaga O prazo no corre pela data de cadastro do
090 Outros assuntos referentes administrao geral
documento e sim aps sua concluso.
rea Fim
100 Planejamento e investimentos estratgicos
200 Administrao de Recursos Humanos
300 Oramento Federal, Finanas Pblicas Gesto Fiscal Por exemplo:
400 Administrao do Patrimnio da Unio Processo 1258/80
500 Logstica e Tecnologia da Informao Assunto: penalidades disciplinares
600 Administrao das Empresas Estatais Cdigo 025.12
700 Extino e liquidao de entidades da Administrao Pblica Federal Concluso do processo: 04/10/2001
Direta, Autrquica e Fundacional, Empresa Pblica e Sociedades de Arquivamento na unidade: 05/10/2001
Economia Mista Prazo de guarda 05 anos corrente: 05/10/2006
800 Gesto, Reforma e Modernizao do Estado Aps concluso do prazo, transferir para o Arquivo Central (CODIN).
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 Avaliao, consiste na definio de prazos
II REGRAS GERAIS PARA ENTRADA
O que
avaliao de de guarda e estabelecimento da destinao final DE DADOS NO CPROD
documentos? dos documentos: eliminao ou transferncia ao
Arquivo Central, com base na Tabela
de Temporalidade dos Documentos.

Qual o procedimento para

cadastrar um documento
no sistema?

Entre no CPROD pela

Intranet, coloque seu login e
senha, e clique OK. Entre no
menu esquerda da tela
principal, e selecione o item
Registro e Trmite, opo
cadastro, indicando se
Aps a Classificao o CPROD efetua a avaliao automaticamente, processo ou documento que
devendo ser emitidos os relatrios de transferncia e eliminao de receber um nmero
documentos, e encaminhados ao Arquivo Central para anlise e de protocolo.
aprovao da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos do
MP.

Lembre-se: Lembre-se:
ELIMINAO Todo documento produzido ou recebido deve
o descarte de documentos que j tiveram os ser registrado no CPROD e receber um nmero
seus prazos de guarda expirados. de protocolo.
16 17
 E se o documento
j tiver um nmero
Voc deve transcrever
o nmero j existente no
Lembre-se:
de protocolo? documento.
Quando o documento ou processo for classificado
no sistema, este informar a sua temporalidade,
fixando seu tempo de arquivamento ou vida na unidade
Corrente ou Central (Arquivo Central/CODIN).

Como identificar A data do documento e de recebimento

E como inserir Digite o nmero, as datas existentes poder ser igual ou menor a data de
o nmero do documento observando que o algarismo 0 no sistema? abertura do processo ou documento,
no sistema? no aceito pelo sistema. mas nunca maior. J a data de abertura
do documento no sistema fixa.

Se voc recebeu um
documento com o nmero 012,
transcreva 12.

Como classificar
os documentos no sistema?

Digite o cdigo de
classificao ou o assunto
do documento ou do
processo.

Caso seja digitada a

palavra-chave que identifica O que procedncia?
o assunto, o sistema fornecer
uma lista com opes para
classificao, para que
voc escolha o assunto quem enviou ou originou
desejado. o processo ou documento.
18 19
 Quem o interessado, O interessado quem
e o solicitante? tem interesse, benefcio,
proveito sobre o assunto do
documento ou processo.
O solicitante quem solicita, pede,
procura, busca, requer providncias
sobre o assunto. Veja os exemplos:
Lembre-se:
O campo de procedncia, interessado e solicitante
divide-se em pessoa fsica (servidor ou cidado) e
pessoa jurdica (Coordenaes, Secretarias,
Departamentos, Ministrios, Empresas).
20
Como proceder no preenchimento dos Digite o nome completo da
campos procedncia, interessado e pessoa, utilizando a acentuao
solicitante para pessoa fsica? correta.
Caso haja mais de um nome,
voc deve transcrever todos, ou
optar pela expresso e outro(s),
que dever ser selecionado como
outro interessado.
Lembre-se: Verifique o preenchimento dos campos antes
de salvar, observando se no foram digitados
espaamentos duplos, pontos, hfens, trema e
outros sinais que no contemplam o nome.
No inclua o atributo (senador, deputado,
presidente, secretrio, Doutor, Senhor, etc.)
juntamente ao nome do interessado ou solicitante, e
sim no campo especfico para esta funo, assim como
a sigla dever ser usada no campo especfico.
O sistema possui uma chave (+) que auxilia a
localizao da procedncia, interessado e solicitante
desejado nas tabelas de apoio.
21
 Como preencher os O campo de pessoa jurdica tabelado, Como proceder Aps o cadastramento do documento,
campos procedncia, devendo ser consultado e selecionado o nome para fazer a tramitao? o sistema apresentar a tela de tramitao,
interessado e solicitante desejado na tabela de apoio de procedncia, onde voc dever selecionar a unidade
para pessoa jurdica? interessado e solicitante. de destino e gravar a tramitao.

Para tramitar da sua unidade

para outra voc deve primeiro
buscar o documento no sistema pelo
nmero de protocolo e selecionar no
Caso no exista o nome da unidade, Menu Registro e Trmite, o item
aparecer uma tela em branco e Trmite Original ou Trmite Cpia.
voc dever solicitar sua incluso
CODIN.

Como imprimir as etiquetas Acesse no sistema o Menu Relatrio,

Lembre-se:
dos documentos e processos? item Etiqueta, opo Nmero de Etiquetas
para imprimir etiquetas de documentos. Para Efetuando esse procedimento o sistema
imprimir etiqueta para processos selecione apresentar a opo para emisso da ficha de
a opo etiqueta de protocolo. acompanhamento ou tramitado entregue.

Como posso fazer O sistema permite o recebimento eletrnico de

o recebimento dos documentos e para utiliz-lo basta posicionar a leitora
documentos? de cdigo de barras sob a etiqueta ou selecionar na tela
de apresentao o item Recebimento de Protocolo.

Lembre-se:
Caso ocorra erro no momento da impresso, v ao
menu Atividade, Gerenciamento de Etiqueta e coloque
o nmero da etiqueta que voc quer que inicie a
impresso justificando o por qu.
22 23
 Qual a diferena entre
prazo de resposta e prazo
de concluso?
Prazo de resposta refere-se
data estabelecida para posicionamento
sobre o assunto antes do prazo
de concluso.
Como fao para preencher
o campo de destinao
dos documentos?
Para incluso de unidade
interna (setores do MP) ou externa
(outros Ministrios, Empresas), consulte
e selecione na tabela de apoio
a unidade desejada.

Prazo de concluso
refere-se a data final para
o encaminhamento do parecer
sobre o assunto.

Caso no exista o nome

da unidade, aparecer uma tela em
branco e voc dever solicitar sua
incluso CODIN.

Veja o exemplo:
Como proceder
ao preenchimento do
nome do tcnico?

Localize e selecione
Processo recebido do TCU, no dia 27/11/02, solicitando o nome do tcnico responsvel pelo
informaes sobre tomada de contas em at 15 dias, ou seja, Caso no exista o assunto da unidade de destino,
13/12/02. nome do tcnico na tabela, solicite na tabela de apoio.
sua incluso CODIN.
Prazo de resposta:
Joo recebe o processo e solicita a Maria uma posio at o dia
28/11/02.

Prazo de concluso:
Lembre-se:
Joo recebe a resposta da Maria no dia 28/11/02, restando-lhe
11 dias para concluso do parecer e encaminhamento ao TCU, Lembre-se que o sistema possui uma chave (+) que
at o dia 13/12/02, que o prazo de concluso. auxilia a localizao da unidade externa ou interna
desejada.
24 25
 Como descrever o assunto Descreva o assunto de forma
do documento ou processo? resumida, clara e precisa, de modo que
expresse com exatido o contedo do
Como informar no sistema processo ou documento.
o nmero de volumes
e pginas de um processo?
Digite no campo especfico para volume
a quantidade destes e digite no campo
especfico para pginas, o nmero da
ltima folha do volume final do processo.

No campo Assunto Complemento,

inclua apenas informaes adicionais
de interesse do setor responsvel
pelo processo ou documento.

O que um despacho?
E como deve ser feito?

o posicionamento dado pela

Unidade responsvel pela anlise
Lembre-se:
do processo ou documento.
Leia atentamente o documento para identificar o
assunto especfico.

Lembre-se: A quantidade de palavras digitadas no

O despacho deve ser descrito de forma objetiva e
resumida, de modo que pela consulta permita ao
usurio a ntida compreenso do despacho.
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importante para a localizao do documento e sim a
qualidade, clareza e simplicidade.
No inclua no campo assunto complemento
documentos novos que devem ser cadastrados.
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 Como devo proceder As cpias devem ser tramitadas da Como proceder Entre no Menu Atividade, opo
para tramitar as cpias? mesma forma que o documento a desapensao? Juntar Processo, e informe
original, utilizando para isso o menu o nmero do processo.
Registro e Trmite Tramitao Cpia.

Como efetuar a juntada por

anexao e apensao no sistema? Como proceder para converter Entre no Menu Atividade,
um documento em processo? opo Converter Documento e digite
o nmero do documento.
Entre no Menu Atividade, opo
Juntar Processo; informe o nmero
do processo mais antigo e depois
o nmero do processo que voc
quer juntar, seja por anexao ou
apensao, selecionando a opo.
Em seguida grave a atualizao
realizada.

Automaticamente o sistema
informar os dados do documento,
aparecendo o lado esquerdo da
tela a opo Converter. Selecione
esta opo para confirmar
a converso.

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 Como arquivar um documento
ou processo no sistema?
Entre no Menu Atividade, opo
Arquivar Protocolo, selecionando se
processo ou documento, digite o
nmero do protocolo e preencha os
campos da tela, gravando
a atualizao feita.

Como desarquivar
no sistema?

Como proceder a consulta dos Voc pode realizar a consulta

documentos e processos no sistema? de duas maneiras.

Entre no Menu Consulta,

opo Protocolo caso voc
tenha informaes suficientes Entre no Menu Atividade, opo Arquivar
para a busca do mesmo. Protocolo, selecionando se processo ou
Caso voc no tenha muitos documento e digite o nmero de protocolo.
dados como n do protocolo, Automaticamente o sistema apresentar
data do documento... todos os dados do documento
entre no Menu Consulta,
opo Textual e preencha
os campos com os dados selecione a opo gravar para proceder
que possui. o desarquivamento.
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 Esperamos ter ajudado voc no esclarecimento das principais
dvidas das reas de protocolo e arquivo, durante a nossa
conversa. E se alguma dvida ainda persistir, lembre-se de
entrar em contato com a CODIN, afinal esta a nossa casa,
e estaremos sempre disponveis para auxili-lo.

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