PROGRAMA DE EDUCAO CONTINUADA A DISTNCIA

Portal Educao

CURSO DE
GESTO DE CONTROLE INTERNO

Aluno:

EaD - Educao a Distncia Portal Educao

AN02FREV001/REV 4.0

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 CURSO DE
GESTO DE CONTROLE INTERNO

MDULO I

Ateno: O material deste mdulo est disponvel apenas como parmetro de estudos para este
Programa de Educao Continuada. proibida qualquer forma de comercializao ou distribuio
do mesmo sem a autorizao expressa do Portal Educao. Os crditos do contedo aqui contido
so dados aos seus respectivos autores descritos nas Referncias Bibliogrficas.

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 SUMRIO

MODULO I
1 BREVE HISTRICO DA CONTABILIDADE E DO CONTROLE INTERNO
1.1 CONCEITO DE CONTABILIDADE
2 CONCEITO E A IMPORTNCIA DO CONTROLE INTERNO
2.1 CONCEITO DE CONTROLE INTERNO
2.1.1 Interpretao do Conceito de Controle Interno
2.2 IMPORTNCIA DO CONTROLE INTERNO
2.3 IMPORTNCIA DOS SISTEMAS CONTBIL E DE CONTROLES INTERNOS
3 OBJETIVOS BSICOS DO CONTROLE INTERNO
4 TIPOS DE CONTROLE INTERNO
4.1 CONTROLES CONTBEIS
4.2 CONTROLES ADMINISTRATIVOS
4.3 PRINCPIOS FUNDAMENTAIS DOS CONTROLES CONTBEIS
4.3.1 Responsabilidade
4.3.2 Rotinas Internas
4.3.3 Acesso aos Ativos
4.3.4 Segregao de Funes
4.3.5 Confronto dos Ativos com os Registros
4.3.6 Amarrao do Sistema
4.3.7 Auditoria Interna
4.3.8 Custo do Controle x Benefcios
4.3.9 Limitaes do Controle Interno
4.4 CONTROLES INTERNOS ESTRATGICOS
4.5 CATEGORIAS DE CONTROLES INTERNOS
4.5.1 Controles Organizacionais
4.5.2 Controle do Sistema de Informaes
4.5.3 Controles e Documentao de Procedimentos
4.5.4 Autorizao e Aprovao
4.5.5 Acesso aos Ativos

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4.5.5.1 Medidas fsicas de proteo
4.5.5.2 Medidas de proteo intrnsecas
5 FUNO DO CONTROLE INTERNO COMO UMA FERRAMENTA DE GESTO

MDULO II
6 AS PRINCIPAIS DEFICINCIAS DO CONTROLE INTERNO E SUAS
CONSEQUNCIAS PARA AS ORGANIZAES PRIVADAS OU PBLICAS
6.1 CONSEQUNCIAS PARA AS ORGANIZAES PRIVADAS OU PBLICAS
7 COMO ESTRUTURAR E IMPLANTAR O CONTROLE INTERNO NAS
ORGANIZAES
7.1 DIRETRIZES PARA IMPLANTAO OU REVISO DE UM SISTEMA DE
CONTROLES
7.2 RAZES E PR-REQUISITOS PARA IMPLANTAO DO SISTEMA DE
CONTROLE INTERNO
8 COMPONENTES DO CONTROLE INTERNO
8.1 AVALIAO DE RISCO
8.2 AMBIENTE DO CONTROLE
8.3 ATIVIDADES DE CONTROLE
8.4 INFORMAO E COMUNICAO
8.5 MONITORAMENTO
9 MODELOS DE FERRAMENTAS DE CONTROLE INTERNOS PARA A
MELHORIA DA GESTO.
9.1 CONTROLE INTERNO CONTAS A PAGAR
9.2 CONTROLE INTERNO CONTAS A RECEBER
9.3 CONTROLE INTERNO SETOR DE ESTOQUE
9.4 CONTROLE INTERNO CAIXA E BANCOS
10 COMO ASSEGURAR UM ELEVADO GRAU DE CONFIABILIDADE NO
CONTROLE INTERNO

MDULO III

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11 AUDITORIA NO CONTROLE INTERNO
11.1 CONCEITO DE AUDITORIA
11.1.1 Auditoria Interna
11.1.2 Auditoria Externa
11.2 CONTROLE INTERNO E AUDITORIA
11.3 VANTAGENS DOS CONTROLES INTERNOS PARA AUDITORIA INTERNA
12 CONTROLE INTERNO NA GESTO PBLICA
12.1 CONTROLE EXTERNO NA ADMINISTRAO PBLICA
12.2 RGOS DO CONTROLE INTERNO E EXTERNO
12.2.1 Tribunal de Contas da Unio (TCU)
12.2.2 Controladoria Geral da Unio
12.2.3 Outros rgos de Controle
13 FUNDAMENTAO LEGAL DO CONTROLE INTERNO NA ADMINISTRAO
PBLICA
14 RELAO DO CONTROLE INTERNO E CONTROLE EXTERNO
15 TECNOLOGIA UTILIZADA NOS CONTROLES INTERNOS.
15.1 CONTROLE INTERNO E SISTEMA DE PROCEDIMENTO ELETRNICO DE
DADOS
15.2 PROGRAMAS DE COMPUTADOR
15.3 PROCEDIMENTOS DE ENTRADA
15.4 PROCESSAMENTO
15.5 MANUTENO DO EQUIPAMENTO
15.6 SISTEMAS DE INFORMAES
15.7 CONTROLES GERAIS DE COMPUTADORES
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

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 MDULO I

1 BREVE HISTRICO DA CONTABILIDADE E DO CONTROLE INTERNO

FIGURA 1 CONTABILIDADE E CONTROLE

FONTE: Disponvel em: <http://blog.dominusauditoria.com.br/auditoria-2/entendendo-o-

papel-do-controle-interno-na-administracao-de-erros-e-riscos>. Acesso em: 26 jul. 2013.

Nos primeiros tempos da humanidade havia apenas o senso coletivo em

tribos primitivas. O estabelecimento de um habitat permitiu a organizao da
agricultura e do pastoreio, mas com o passar dos anos surgiu s divises e o senso
de propriedade, em que cada pessoa criava sua riqueza individual.
Ao morrer, o legado deixado por esta pessoa no era dissolvido, mas
passado como herana aos filhos ou parentes, assim essa herana recebida
denominava-se patrimnio. O termo passou a ser utilizado para quaisquer valores,
mesmo que estes no tivessem sido herdados.
A origem da contabilidade est ligada a necessidade de registros do
comrcio. H indcios que as primeiras cidades comerciais eram dos fencios. Mas
essa prtica no era somente deles, e sim exercida nas principais cidades da

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antiguidade. A atividade de troca e venda dos comerciantes requeria o
acompanhamento das variaes de seus bens quando cada transao era efetuada.
Na poca as trocas e vendas eram feitas com registros simples, mas as cobranas
de impostos j eram feitas com escritas, embora rudimentares.
Naquela poca ainda no existia os crditos, pois essas trocas, compras e
vendas eram feitas somente vista. Posteriormente, empregavam-se ramos de
rvore assinalados como prova de dvida ou quitao. Mas com o desenvolvimento
do papiro (papel) e do clamo (pena de escrever) no Egito antigo facilitou
extraordinariamente o registro de informaes sobre negcios.
Assim, medida que as operaes econmicas se tornavam complexas, o
seu controle passou a ser muito importante. As escritas governamentais da
Repblica Romana (200 a.C.) j traziam receitas de caixa classificadas em rendas e
lucros, as despesas compreendidas nos itens salrios, perdas e diverses. No
perodo medieval, muitas inovaes na contabilidade foram introduzidas por
governos locais e pela igreja. Mas foi somente na Itlia que surgiu o termo
Contabilit.
A obra do Frei Luca Paccioli, contemporneo de Leonardo da Vinci, que
viveu na Toscana, no sculo XV, marcou o incio da fase moderna da Contabilidade.
Essa obra sistematizou a contabilidade e abriu precedentes para que novas obras
pudessem ser escritas sobre o assunto.

FIGURA 2 FREI LUCA PACCIOLI

FONTE: Disponvel em: <http://elassaocontabilistas.blogspot.com.br/2012/12/periodo-

moderno-luca-pacioli.html>. Acesso em: 26 jul. 2013.

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 A formalizao da contabilidade ocorreu na Itlia, pois foi neste perodo que
se instaurou a mercantilizao sendo as cidades italianas os principais interpostos
do comrcio mundial.
Pois foi a Itlia o primeiro pas a fazer restries prtica da contabilidade
por um indivduo qualquer, o governo reconhecia como contadores somente as
pessoas qualificadas para o exerccio da profisso.
Aqui no Brasil, com a vinda da Famlia Real Portuguesa incrementou a
atividade colonial, exigindo, devido ao aumento dos gastos pblicos e tambm da
renda nos Estados, um melhor aparato fiscal. Constituindo-se o Errio Rgio ou o
Tesouro Nacional e Pblico, juntamente com o Banco do Brasil (1808). As
Tesourarias de Fazenda nas provncias eram compostas por um inspetor, um
contador e um procurador fiscal, que eram responsveis por toda arrecadao,
distribuio e administrao financeira e fiscal.
Conforme Slomski (2007), contabilidade pode ser dividida em dois perodos:
o da contabilidade primitiva e o da moderna contempornea.

- Contabilidade primitiva: este perodo entendido como o que vai dos

primrdios at o ano de 1202 da era crist. Slomski (2007, p. 3) descreve que
Francisco D`uria, em seus Primeiros princpios de contabilidade pura (1949) relata:
Os primeiros ncleos humanos organizaram-se em sociedade e
estabeleceram normas de viver em conjunto; estabeleceram-se comunicaes entre
os agrupamentos; criou-se a medida das coisas e o seu valor na troca; apareceu a
moeda e o crdito; formou-se o fato econmico.
Com isso, verifica-se que as formas de medir, controlar e a contabilidade
nasceram h milnios e formam uma parceria indispensvel para a gesto das
empresas.
O controle interno surgiu da necessidade das empresas controlar seus
ativos, passivos, despesas e receitas.
Por meio do controle interno as pessoas comearam a ter controle do que
realmente ganhavam e gastavam.

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 - Contabilidade moderna contempornea: Segundo Slomski (2007), a
aritmtica foi fundamental para esse perodo. Leonardo Pisano, o Fibonacci, no
ano de 1202, com seu Lber Abaci ou Livro de baco introduz no ocidente o sistema
numrico indo-arbico de zero a nove, tendo nesse perodo quase trs sculos de
atraso em comparao ao oriente.
No era um livro que tratava apenas de teoria, mas sim ilustrou outras
possibilidades que envolviam a contabilidade comercial, tais como a margem de
lucro, o cmbio de moedas, converses de pesos e medidas e at clculo de
pagamento de juros, (SLOMSKI, 2007).
No ano de 1299, a Igreja considerou heresia o emprego do sistema
numrico arbico, sendo sua utilizao banida em Florena. Vale ressaltar que este
sistema substitua os sistemas hebraicos, gregos e romanos e atraa adeptos
italianos e do resto da Europa (SLOMSKI, 2007).
Nos sculos XIII e XIV em diversos centros de comrcio no norte da Itlia
comearam a surgir sistemas de escriturao por partidas dobradas, sendo
constatado o primeiro registro de um deles completo, relatando o ano de 1340 nos
arquivos municipais da cidade de Gnova, Itlia, (HENDRIKSEN; VANBREDA, 1999
apud SLOMSKI, 2007).

A menos que acredite em si mesmo, nada far; este o caminho do

sucesso.

Jonh D. Rockfeller Jr.

Vdeo
O que a contabilidade
FONTE: Disponvel em: <http://migre.me/fBl88>. Acesso em: 26 jul. 2013

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1.1 CONCEITO DE CONTABILIDADE

A contabilidade pode ser entendida como sendo a cincia que estuda,

controla, observa, registra e informa os fatos e acontecimentos patrimoniais das
organizaes.
Sem a contabilidade no seria possvel saber com exatido a situao
financeira e patrimonial de uma organizao.
Pois a contabilidade um instrumento de grande importncia, segundo
Barros (2002): A contabilidade pode ser definida como uma cincia social que
estuda e pratica as funes de controle e de registro relativas aos atos e fatos da
Administrao e da Economia, mais especificamente, trata-se do estudo e do
controle do patrimnio das entidades (empresas, organizaes). Sendo feito por
meio dos registros contbeis dos fatos e das respectivas demonstraes dos
resultados produzidos.
A contabilidade necessria para toda e qualquer empresa independente do
ramo de atividade, seguimento e da sua forma de tributao.
Segundo Attie (2011), a contabilidade o instrumento de medio e
avaliao do patrimnio e dos resultados alcanados pela administrao da
empresa.
A contabilidade possui objeto prprio, ou seja, o Patrimnio das Entidades
consiste em conhecimentos obtidos por metodologia racional, com as condies de
generalidade, certeza e busca das causas, em nvel qualitativo muito parecido com
as outras cincias sociais, (ATTIE, 2011).

2 CONCEITO E A IMPORTNCIA DO CONTROLE INTERNO

2.1 CONCEITO DE CONTROLE INTERNO

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 Por controle interno pode ser entendido todos os instrumentos da
organizao destinados vigilncia, fiscalizao e verificao administrativa, que
permitam prever, observar dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam
dentro da empresa que produzam reflexos no seu patrimnio, (FRANCO e MARRA,
1995).
O instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados define:

O Controle Interno compreende o plano de organizao e todos os

mtodos e medidas adotadas na empresa para salvaguardar seus ativos,
verificar a exatido e fidelidade de dados contbeis, desenvolver a eficincia
nas operaes e estimular o seguimento das polticas administrativas
prescritas, (CREPALDI, 2004, p. 10).

Sendo assim se entende que as empresas necessitam do controle interno

para uma melhor gesto de seu patrimnio, bens e direitos e obrigaes, sem o
controle interno isso no ser possvel saber com exatido a real situao da
empresa.
Conforme Cruz e Glock (2007), o controle interno pode ser descrito como a
conjuno de todos os procedimentos de controles exercidos de forma isolada ou
sistmica no mbito de uma organizao, contrapondo-se ao termo controle
externo.
O controle interno o processo planejado, implementado e mantido pelos
responsveis da empresa, administrao e outros funcionrios fornecendo a
segurana razovel quanto a realizao dos objetivos da empresa no que se refere
confiabilidade dos relatrios financeiros, efetividade e eficincia das operaes
efetuadas, (RIBEIRO e RIBEIRO, 2011).
O controle interno pode ser como um processo pelo qual a alta
administrao se certifica, na medida do possvel, de que a organizao est
atingindo de conformidade com os seus planos e polticas traados pelos donos de
capital e pela prpria administrao.

2.1.1 Interpretao do Conceito de Controle Interno

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 Para que o conceito de controle interno seja realmente compreendido, deve
ser examinado quanto ao seu real significado, com base nos conceitos
estabelecidos pelo Instituto Americano de Contadores Pblicos, mencionado
anteriormente, e tambm por meio dos conhecimentos da administrao, (ATTIE,
2011).
O controle tem significado e importncia quando tem um objetivo definido,
seja administrativo ou gerencial. Ento se pode observar a existncia de fatores que
necessitam ser expostos, conforme Attie, (2011):

Plano de organizao a maneira como se organiza um sistema de

controle, a estrutura organizacional necessita corresponder a uma diviso,
adequada e balanceada de trabalho, de uma maneira que sejam estabelecidas
as relaes de autoridade e responsabilidade entre os vrios nveis, pelas
parcelas de trabalho exigidas para alcanar os objetivos da empresa, e de
maneira que sejam definidas, claramente, as responsabilidades e autoridades
dos diversos nveis da empresa.

Mtodos e medidas estabelecem os caminhos e os meios de

comparao e julgamento para se chegar a determinado fim, mesmo que no
tenham sido estabelecidos formalmente. O planejamento de um sistema, alm de
resultar em um sistema eficiente, prtico, econmico e til, deve se levar em
conta a definio de procedimentos especificamente destinados para promover o
controle sobre as operaes e as atividades de preferncia formalizadas por
meio de manuais da empresa;

Proteo do patrimnio compreende a forma pela qual so

salvaguardados os bens e direitos da empresa. A definio e estabelecimento de
independncia das funes de execuo operacional, possibilitando salvaguardar
os interesses da empresa;

Exatido e fidedignidade dos dados contbeis correspondem

adequada preciso e observncia aos elementos dispostos na contabilidade. A

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 classificao dos dados da empresa em uma estrutura formal de contas, com um
plano de contas que facilite o seu registro, preparao e contabilizao em tempo
hbil, a utilizao de um manual descritivo do uso das contas, possibilitando a
anlise, a conciliao e a soluo de divergncia que possam ocorrer so
elementos significativos para a expresso da fiel escriturao contbil;

Eficincia operacional compreende a ao ou fora a ser posta em

prtica nas operaes realizadas pela empresa. Um plano de organizao
adequado com mtodos e procedimentos bem definidos, assim como a
observao de normas salutares no cumprimento dos deveres e funes com
pessoal qualificado, tendem a implementar a desejada eficincia nas operaes;

Polticas administrativas compreendem o sistema de regras relativas

direo dos negcios e prtica dos princpios, normas e funes para a
obteno de determinado resultado. As polticas representam as guias de
raciocnio, planejadas para a tomada de decises em nveis inferiores e
aplicveis s situaes repetitivas, de forma a canalizar as decises para o
objetivo, que afetam tanto o comportamento da organizao (poltica estratgica)
quanto a regras de trabalho (polticas operacionais).

Todos os fatores citados anteriormente so de grande importncia para um

adequado sistema de controle interno.
Ento se pode atestar que o controle interno compreende todos os meios
planejados em uma empresa para dirigir, restringir, governar e conferir vrias
atividades com o propsito de atingir os objetivos da empresa.

2.2 IMPORTNCIA DO CONTROLE INTERNO

A importncia do controle interno pode ser entendida a partir do momento

em que se verifica que ele que pode garantir continuidade do fluxo de operaes
com as quais convivem as empresas, assim a contabilidade dos resultados gerados

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por tal fluxo assume vital importncia para os empresrios que se utilizam dela para
a tomada e decises, (CREPALDI, 2004).
Entende-se ento que todas as empresas que tm controle interno
adequado podem ter com exatido as informaes necessrias para uma melhor
gesto, auxiliando os administradores no aperfeioamento as operaes em busca
dos objetivos a serem atingidos, aprimorando a eficincia dos processos produtivos
com reduo de custos e melhoria na qualidade dos produtos e servios, tornando a
empresa cada vez mais competitiva no mercado.
Em uma organizao o controle interno representa os procedimentos ou
rotinas cujos objetivos so proteger os ativos, produzir os dados contbeis confiveis
e ajudar na conduo ordenada dos negcios da empresa, representando os
controles contbeis e administrativos de maneira clara e prtica.
Pois o controle interno gira em torno dos aspectos administrativos, que
influencia diretamente sobre os aspectos contbeis, assim preciso consider-los
conjuntamente para determinar um aspecto de controle interno adequado,
(CREPALDI, 2004).
Dessa forma, as organizaes devem manter um sistema de controle interno
eficiente que possibilite a deteco de eventuais falhas, erros ou fraudes, para que
sejam tomadas as providncias cabveis, evitando prejuzos empresa, (RIBEIRO e
RIBEIRO, 2011).

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2.3 IMPORTNCIA DOS SISTEMAS CONTBIL E DE CONTROLES INTERNOS

FIGURA 3 REUNIO DE CONTROLE

FONTE: Disponvel em:

<http://www.nardonnasi.com.br/index.php?option=com_content&view=article&id=20&Itemid=33&lang=
br>. Acesso: 26 jul. 2013.

A importncia dos sistemas contbil e de controles internos pode ser

resumida conforme Oliveira; Perez Jr. e Silva (2002), considerando os seguintes
fatores:

Tamanho e complexidade da organizao: Quanto maior a empresa,

normalmente mais complexa a organizao estrutural. Para controlar as
operaes eficientemente, a administrao necessita de relatrios e anlises
corretas, que reflitam a situao real das transaes da empresa;

Responsabilidades: A responsabilidade pela salvaguarda dos ativos

da empresa e pela preveno ou descoberta de erros ou fraudes da

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 administrao. A manuteno de um sistema de controle interno adequado
indispensvel para que as responsabilidades sejam executadas corretamente;

Carter preventivo: Um sistema de controle interno que funcione

adequadamente constitui a melhor proteo para a empresa, contra fraquezas
humanas. As rotinas de verificao e reviso so caractersticas importantes de um
bom controle interno, pois atuam reduzindo a possibilidade de erros ou tentativas
fraudulentas que permanecem por muito tempo escondidos, permitindo
administrao ter maior confiana, nas informaes e demais dados gerados pelo
sistema.
A importncia desses sistemas para uma empresa que o controle pode ser
entendido como a ltima etapa de um processo administrativo. Conforme Oliveira;
Perez Jr. E Silva (2002), essa etapa consistiria em:

Comparar a realidade com o previsto;

Identificar os desvios se houver;
Analisar as causas desses desvios; e
Implantar medidas corretivas que visam garantir a continuidade e a
integridade da empresa.

Esses sistemas so compostos de trs principais etapas:

A previso das tarefas fase do planejamento e da programao;

A execuo dessas tarefas fase da operacionalizao ou execuo; e
A mensurao fase de anlise e avaliao dos resultados obtidos ou
do controle propriamente dito.

A funo da contabilidade como instrumento de controle administrativo

reconhecido unanimemente. Um sistema de contabilidade que no esteja apoiado
em eficiente controle interno pode ser intil, pois no possvel confiar nas
informaes contidas nos relatrios.

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3 OBJETIVOS BSICOS DO CONTROLE INTERNO

O controle interno tem como objetivo geral assegurar que no ocorram erros
potenciais, ou seja, a no ocorrncia de erros graves que prejudiquem a empresa.
Alguns autores definem que o controle interno tem quatro objetivos, j outros
apresentam mais de quatro.
A seguir algumas definies quanto aos objetivos do controle interno, tanto
em empresas pblicas ou privadas.
Peter e Machado (2003) destacam sete objetivos especficos a serem
atingidos pelo controle interno:

Observar as normas legais, instrues normativas, estatutos e

regimentos;
Assegurar, que nas informaes contbeis, financeiras, administrativas
e operacionais, sua exatido, confiabilidade, integridade e oportunidade.
Prevenir antecipadamente o acontecimento de erros, desperdcios,
abusos, prticas antieconmicas e fraudes.
Propiciar informaes oportunas e confiveis, inclusive de carter
administrativo e operacional, sobre os resultados e efeitos atingidos;
Salvaguardar os ativos financeiros e fsicos quanto a sua boa e regular
utilizao assegurando a legitimidade do passivo;
Permitir a implementao de programas, projetos, atividades, sistemas
e operaes, visando eficincia, eficcia e economia de recursos; e
Assegurar aderncia s diretrizes, planos, normas e procedimentos da
empresa.

Conforme os autores Attie (2001) e Crepaldi (2004) o controle interno tem

quatro objetivos bsicos:

A salvaguarda dos interesses da empresa;

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 A preciso e a confiabilidade dos informes e relatrios contbeis,
financeiros e operacionais;
O estmulo eficincia operacional; e
A aderncia s polticas existentes.

a) Salvaguarda dos interesses - Refere-se proteo do patrimnio da

empresa contra qualquer tipo de perdas ou riscos devido a erros ou
irregularidades. Mas para isso necessrio que a empresa d o suporte
necessrio para que o trabalho possa ser realizado.
Os principais meios necessrios para dar suporte salvaguarda dos
interesses da empresa so os seguintes:

*Segregao de funes: Consiste no estabelecimento da independncia

entre as funes de execuo operacional, custdia fsica e contabilizao, ou seja,
a mesma pessoa no pode ter acesso aos ativos e ao mesmo tempo aos registros
contbeis, pois essas funes so incompatveis em um sistema de controle interno
adequado. Pois uma nica pessoa no pode ser responsvel por todas as fases pela
qual passa uma operao. Cada operao deve ser independente dentro da
empresa para que o controle interno funcione.

*Sistema de autorizao e aprovao: o controle das operaes de

mtodos de aprovaes, conforme as responsabilidades e os riscos envolvidos.
Sempre que possvel empresa deve ter uma pessoa que autoriza e outra que
aprova para no expor a risco os interesses da empresa. Isso quer dizer que o
funcionrio que autoriza algum procedimento no pode ser o mesmo que aprova,
pois se acontecer de o mesmo fazer as duas operaes poder ocorrer falhas, erros
ou at mesmo fraudes, e a empresa nem ficar sabendo.

*Determinao de Funes e Responsabilidades: Determina claramente

as funes e responsabilidades de cada funcionrio, preferencialmente por escrito,
para que no haja duvidas. Um organograma bem claro pode definir a
responsabilidade de cada setor e de cada funcionrio;

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 *Rotao de Funcionrio: a troca do funcionrio de setor ou de funo,
pois pelo rodzio de funcionrios pode-se diminuir o risco de fraudes e erros, e ainda
possibilita novas ideias para o trabalho e para as funes.

*Carta Fiana: determinada aos funcionrios que lidam com valores a

responsabilidade pela custdia de bens e valores, protegendo a empresa e
dissuadindo, psicologicamente, os funcionrios em tentao, podendo ainda se
utilizar do seguro fidelidade, isoladamente ou conjuntamente com a carta fiana.

*Manuteno de contas de controle: Indica a exatido dos saldos das

contas detalhadas, normalmente controladas por outros funcionrios, permitindo
assim a confrontao entre os saldos detalhados e o saldo sinttico, e a aplicao
de procedimentos que comprovem a exatido dos registros.

*Seguro: Compreende a manuteno de aplice de seguros, a valores

adequados de reposio, dos bens, valores e riscos que a empresa est sujeita a
sofrer, ou que venham a ocorrer.

*Legislao: a verificao permanente das atualizaes da legislao

vigente, com o objetivo de diminuir os riscos e no expor a empresa s
contingncias fiscais e legais pela desobedincia a legislao vigente.

*Diminuio de erros e desperdcios: Indica a deteco de erros e

desperdcios na fonte, normalmente essas falhas ocorrem por controles mal
definidos, falta de controles, cpias e vias excessivas, etc. Quando feita uma
diviso de trabalho identificando claramente s normas e procedimentos que devem
ser seguidos evita a ocorrncia dessas falhas.

*Contagens fsicas independentes: Corresponde realizao de

contagem fsica de bens e valores periodicamente por pessoa independente ao
custodiante, com o objetivo de maximizar o controle fsico e resguardar os interesses
da empresa.

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 *Aladas progressivas: Compreende o estabelecimento de aladas e
procuraes de forma escalonada, configurando aos altos escales as principais
decises e responsabilidades.

b) Preciso e confiabilidade dos informes e relatrios contbeis,

financeiros e operacionais - Compreende a gerao de informaes adequadas e
oportunas, necessrias gerencialmente para administrar e compreender os eventos
realizados na empresa.
Toda a empresa necessita de sistemas capazes de informar as ocorrncias
em cada seguimento ou setor, como por exemplo, a contabilidade, o fluxo financeiro
e relatrios operacionais.
Os principais meios para dar suporte preciso e confiabilidade dos
informes e relatrios contbeis, financeiros conforme Attie (2011) so os seguintes:
documentao confivel; conciliao; anlise; plano de contas; tempo hbil;
equipamento mecnico.

*Documentao confivel: a utilizao de documentos e provas hbeis e

independentes para registros de transaes efetuadas com maior segurana e
registros exatos.

*Conciliao: Mostra as diferenas existentes entre as informaes,

buscando a eliminao de diferenas ocorridas.

*Anlise: Objetiva a identificao da composio analtica das contas que

esto sendo examinadas, possibilitando a constatao de sua constituio;

*Plano de contas: a classificao dos dados da empresa, formadas em

uma estrutura de contas, com um plano de contas definido de acordo com a
empresa e baseado em um manual de contabilidade, usando-as adequadamente;

*Equipamento mecnico: Corresponde a utilizao de equipamentos

eletrnicos e mecnicos buscando agilidade nos registros e na diviso do trabalho.

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Esses meios devem ser adotados de acordo com as necessidades de cada
empresa.

c) Estmulo eficincia operacional - Determina prover os meios

necessrios conduo das tarefas, com o objetivo de obter o entendimento,
aplicao e ao tempestiva e uniforme.
Os principais meios que podem dar suporte ao estmulo eficincia
operacional so: seleo, treinamento, plano de carreira, relatrios de desempenho,
relatrios de horas trabalhadas, tempos e mtodos, custo-padro, manuais internos,
instrues formais.

*Seleo: Seleciona pessoas qualificadas para exercer com eficincia as

funes especficas;

*Treinamento: a capacitao de pessoas dentro da empresa para

exercerem determinada funo, resultando assim em um melhor resultado,
menores custos e pessoal atento s atividades da empresa;

*Plano de carreira: Determina a poltica da empresa em relao ao pessoal

quando as possiblidades de remunerao e promoo, incentivando o entusiasmo e
a satisfao pessoal;

*Relatrios de desempenho: a identificao de cada funcionrio em

relao ao seu desempenho, mostrando suas falhas, virtudes e deficincias. Por
meio desse relatrio possvel buscar aperfeioamento profissional e pessoal a
cada funcionrio, adaptando-o a necessidade de cada um;

*Relatrio de horas trabalhadas: Indica o tempo trabalhado de cada

funcionrio, possibilitando um acompanhamento administrativo mais eficiente,
fazendo as correes e alteraes quando necessrio;

*Tempos e mtodos: Possibilitam o acompanhamento mais eficiente de

execuo das atividades, regulando possveis ineficincias de pessoal;

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 *Custo-padro: Permite o acompanhamento permanente do custo de
produo dos bens e servios produzidos, identificando benefcios e ineficincias do
processo de produo;

*Manuais internos: Sugerem clara exposio dos procedimentos internos,

prevenindo a ocorrncia de erros e desperdcios;

*Instrues formais: Indicam as instrues a serem seguidas pelos

funcionrios, evitando interpretaes duvidosas, mal entendidas e a possibilidade de
cobranas indevidas.

d) Aderncia s polticas existentes Tem como objetivo assegurar que

as diretrizes e normas estabelecidas pela administrao sejam seguidas pelos
funcionrios, para uma melhor eficincia na empresa.
Os principais meios que visam dar embasamento para a aderncia s
polticas existentes so:

*Superviso: Possibilita melhor rendimento pessoal, corrigindo rapidamente

possveis desvios e dvidas decorrentes da execuo das atividades;

*Sistema de reviso e aprovao: Indica que as polticas e procedimentos

da empresa esto sendo seguidos adequadamente;

*Auditoria interna: Possibilita a identificao de transaes realizadas pela

empresa que estejam em consonncia com as polticas determinadas pela
administrao.

Conjugaes dos objetivos do controle interno Os objetivos do controle

interno expostos visam configurao de segurana adequada s atividades
praticadas pela empresa, de forma vertical e horizontal. Os meios dizem respeito
forma pela qual os objetivos possam ser cumpridos. Alm dos descritos acima ainda

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 podem existir muitos outros, dependendo do esquema proposto para a grandeza da
empresa.

A figura abaixo descreve simplificadamente os objetivos do controle interno:

FIGURA 4 - OBJETIVOS DOS CONTROLES INTERNOS

Procedimentos Circuito da Contabilizao

administrativos informao

Segmentos de Captao de dados Situao financeira

Polticas eficientes Corretos e confiveis correta
Assegura a proteo Controles adicionais Informao de acordo
aos ativos com os critrios e as
Evitar fraudes normas estabelecidas
De acordo com os
princpios fundamentais da
Contabilidade
FONTE: Oliveira; Perez Jr. e Silva, 2002.

4 TIPOS DE CONTROLE INTERNO

So meios de controle interno todos os registros, livros, fichas, mapas,

boletins, papis, formulrios, pedidos, notas, faturas, documentos, guias, impressos,
ordens internas, regulamentos e demais instrumentos de organizao administrativa

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23
e contbil. Segundo Crepaldi (2004), os tipos de controle podem ser contbeis e
administrativos.

4.1 CONTROLES CONTBEIS

Os controles contbeis compreendem o plano da organizao e todos os

mtodos e procedimentos utilizados para salvaguardar o patrimnio e a propriedade
dos itens que o compem. Compreendidos por:

- Segregao de funes: cria independncia entre as funes de

execuo operacional, custdia dos bens patrimoniais e sua contabilizao, ou seja,
pessoas que tem acesso aos registros contbeis no podem custodiar ativos da
empresa.

- Sistema de autorizao, conferncia e aprovao: controla as

operaes por meio de mtodos de aprovaes, de acordo com as
responsabilidades e riscos envolvidos.

- Sistema de registro: compreende a classificao dos dados dentro de

uma estrutura formal de contas, existncia de um Plano de Contas que facilita o
registro das demonstraes contbeis, e a utilizao de um manual descritivo para o
uso das contas.

- Auditoria interna: compreende o conjunto de procedimentos que tem

como objetivo examinar a integridade, adequao e eficcia dos controles internos e
das informaes contbeis, financeiras e operacionais da empresa.

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24
4.2 CONTROLES ADMINISTRATIVOS

FIGURA 5 CONTROLE ADMINISTRATIVO

FONTE: Disponvel em: <http://pedrolorenzani.blogspot.com.br/2013/01/controles-administrativos-por-

que-fazer.html>. Acesso em: 26 jul. 2013.

Os controles administrativos compreendem o plano de organizao e todos

os mtodos e procedimentos utilizados para proporcionar eficincia s operaes,
dar nfase poltica de negcios da empresa, bem como seus registros financeiros.
So exemplos de controles administrativos:

- Anlises estatsticas de lucratividade por linha de produtos;

- Controle de qualidade;
- Treinamento de pessoal;
- Estudos de tempos e movimentos;
- Anlise das variaes entre os valores orados e os incorridos;
- Controle dos compromissos assumidos, mas ainda no realizados
economicamente,

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25
 - Normas salutares, que observam prticas saudveis aos interesses da
empresa no cumprimento dos deveres das funes;
- Pessoal qualificado, que estejam aptos a desenvolver s suas atividades,
sendo bem instrudos e supervisionados por seus responsveis.

4.3 PRINCPIOS FUNDAMENTAIS DOS CONTROLES CONTBEIS

Os administradores da empresa so os responsveis pelo estabelecimento

do controle interno, com a verificao se est sendo seguido pelos funcionrios, e
tambm por sua modificao, adaptando quando necessrio.
Os princpios fundamentais dos controles contbeis so os seguintes
conforme os autores Crepaldi (2004) e Almeida (1996): Responsabilidade; Rotinas
internas; Acesso aos ativos; Segregao de funes; Confronto dos ativos com os
registros; Amarrao do sistema; Custos do Controle x Benefcios; Limitaes do
controle interno.

4.3.1 Responsabilidade

As atribuies dos funcionrios ou dos setores da empresa devem ser

claramente definidas e limitadas, por escrito, mediante o estabelecimento de
manuais internos da empresa.
As razes que se levam em considerao para definir as atribuies aos
funcionrios e setores so as seguintes:

- Assegurar que todos os procedimentos de controles sejam executados;

- Detectar erros e irregularidades;
- Apurar as responsabilidades por eventuais omisses na realizao das
transaes da empresa.

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26
 A seguir alguns exemplos de tarefas internas de controle, para as quais
precisam ser definidos os responsveis:

- Aprovao de aquisio/compras de bens e servios;

- Execuo do processo de aquisio (cotao de preos, seleo de
fornecedor e formalizao da compra);
- Certificao do recebimento de bens ou prestao de servios;
- Habilitao do documento fiscal do fornecedor para pagamento;
- Programao financeira do pagamento;
- Guarda de tales de cheques em branco;
- Preenchimento dos cheques para pagamento;
- Assinatura de cheques;
- Pagamento do fornecedor;
- Aprovao de venda;
- Preparo da nota fiscal de venda, fatura e duplicata;
- Controle de cobrana de vendas a prazo;
- Programao financeira do recebimento;
- Recebimento de numerrio;
- Preparo do recibo de depsito;
- Depsito do numerrio em banco;
- Controle dos registros dos funcionrios;
- Determinao dos valores a pagar aos funcionrios;
- Pagamentos aos funcionrios;
- Controle fsico sobre os ativos (dinheiro em caixa, cautelas de ttulos,
estoques, etc.);
- Registro contbil das operaes da empresa.

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27
4.3.2 Rotinas Internas

A empresa deve definir no manual de organizao todas as suas rotinas

internas, que podem ser as seguintes:

- Formulrios internos e externos, como, por exemplo:

Requisio de aquisio de material ou servios;
Formulrio de cotao de preos (para solicitar preos aos
fornecedores);
Mapa de licitao (para selecionar o fornecedor que ofereceu as
melhores condies);
Ordem de compra (para formalizar a compra junto ao fornecedor);
Aviso de recebimento de material;
Mapa de controle de programao financeira;
Fichas de lanamentos contbeis;
Boletim de fundo fixo;
Carta de comunicao com bancos;
Formulrio de devoluo de material;
Pedido de vendas;
Adiantamento para viagem;
Relatrio de prestao de contas de adiantamento para viagem;

- Instrues para o preenchimento e destinaes dos formulrios internos e

externos;
- Evidncias das execues dos procedimentos internos de controles
(assinaturas, carimbos, etc.);
- Procedimentos internos dos diversos setores da empresa, como por
exemplo:

Compras no pas e no exterior;

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28
 Contas a pagar;
Programao financeira;
Caixa;
Controle de faturamento;
Crditos e cobrana;
Vendas;
Fiscal;
Almoxarifado;
Controladoria.

4.3.3 Acesso aos Ativos

A empresa deve limitar o acesso dos funcionrios aos seus ativos e

estabelecer controles fsicos sobre esses. O acesso aos ativos da empresa
representa:

- Manuseio de numerrio recebido antes do depsito em conta corrente

bancria;
- Emisso de cheque sozinha (nica fatura);
- Manuseio de cheques assinados;
- Manuseio de envelopes de dinheiro de salrios;
Custdia de ativos (dinheiro em caixa, cautelas de ttulos, estoques,
imobilizado, etc.).

So exemplos de controles fsicos sobre ativos:

- Local fechado para o caixa;

- Guarda de ttulos em cofre;
- A fbrica deve ser totalmente cercada e na sada os funcionrios ou
terceiros com embrulhos devem ser revistados (poderiam estar levando
indevidamente bens da empresa).

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29
 O acesso aos ativos pode ser de forma direta (fisicamente) ou de forma
indireta, por meio da preparao de documentos que autorizem sua movimentao.

4.3.4 Segregao de Funes

A segregao de funes consiste em estabelecer que uma mesma pessoa

no possa ter acesso aos ativos e aos registros contbeis, devido ao fato de essas
funes serem incompatveis dentro do sistema de controle interno.
Por exemplo, caso o funcionrio tenha acesso aos ativos e registros
contbeis, ele poderia desviar fisicamente o ativo e baix-lo contabilmente como
despesa, isso levaria a ocultar permanentemente a operao.
Com a segregao de funes esse tipo de transao no acontece ento
cada empresa deve ter sempre esse controle.

4.3.5 Confronto dos Ativos com os Registros

A empresa deve estabelecer que se faa seguidamente a confrontao dos

ativos com os registros na contabilidade, com o objetivo de detectar desfalque de
bens ou at mesmo registro contbil inadequado de ativos.
So exemplos desses confrontos:
- Contagem de caixa e comparao com o saldo razo geral;
- Contagem fsica de ttulos e comparao com o saldo da conta de
investimentos do razo geral;
- Conciliaes bancrias (confronto com os lanamentos da contabilidade e
o extrato bancrio);
- Inventrio fsico dos bens do estoque e do ativo imobilizado, confronto com
os registros individuais e comparao do somatrio dos saldos desses registros com
o saldo geral da respectiva conta do razo geral.

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30
 Se a empresa no fizer frequentemente esse procedimento de comparao,
fica em aberto a possiblidade para o responsvel do ativo se apoderar
indevidamente do mesmo.
Importante ressaltar que esse procedimento deve ser efetuado por um
funcionrio que no tenha acesso aos ativos, pois poderiam ocorrer fraudes.

4.3.6 Amarrao do Sistema

O sistema de controle interno deve ser elaborado de maneira que sejam

registradas apenas as transaes autorizadas, por seus valores corretos e dentro do
perodo de competncia, esse procedimento exige uma srie de providncias, tais
como:
- Conferncia independente do registro das transaes contbeis, como, por
exemplo:
Transporte dos valores dos documentos para os registros iniciais;
Transporte dos valores dos registros iniciais para os registros
intermedirios;
Transporte dos valores dos registros intermedirios para os registros
finais;
Transporte dos valores dos registros finais para o razo geral;
Somas do razo geral e dos registros iniciais, intermedirios e finais;

- Conferncia independente dos clculos, como por exemplo:

Clculos da valorizao das quantidades de estoques transferidas ou

baixadas (matria-prima transferida para produtos em processo, produtos em
processo transferidos para produtos acabados e produtos acabados baixados
para custo dos produtos vendidos);
Clculos das depreciaes;

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31
 Clculos da correo monetria sobre o ativo permanente e o
patrimnio lquido;
Clculos das provises (imposto de renda, frias, 13 salrio etc.);
Clculos de atualizao de dvidas em moeda estrangeira;
Clculos de elaborao das notas fiscais de vendas;

- Conferncia da classificao contbil de todos os registros finais (ficha

de lanamento ou em sistema informatizado de lanamentos contbeis) por um
contador;

- Estabelecimento de controles sequenciais sobre as compras e vendas,

de forma a assegurar que essas transaes sejam contabilizadas na poca
devida. Deve ser centralizado o recebimento e aposta uma numerao
sequencial nas cotas fiscais de aquisio de fornecedores. A contabilidade deve
exercer um controle sobre a numerao sequencial das notas fiscais de compras
e vendas, observando se elas esto sendo contabilizadas dentro do regime de
competncia;

- As rotinas internas de controle devem ser determinadas de modo que

uma rea controle a outra. Por exemplo, em um sistema de compras e
pagamentos, a empresa teria as seguintes reas e rotinas envolvidas:

Setor requisitante: informa ao setor de compras, por meio de um

formulrio de requisio, que necessita de determinado bem ou servio;

Setor de compras: verifica se a requisio do setor requisitante foi

devidamente aprovada segundo os limites de competncia estabelecidos nas
normas internas da empresa, seleciona possveis fornecedores com base em seu
cadastro, faz cotao de preos junto a estes, seleciona o fornecedor que
ofereceu as melhores condies comerciais e efetua a compra;

Setor de recepo: recebe os bens e a nota fiscal do fornecedor,

confere as quantidades recebidas e se os bens esto em bom estado;

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32
 Setor de contabilidade: recebe a nota fiscal do setor de recepo, faz
o lanamento contbil (dbito em estoque e crdito em fornecedores) e o envia
para processamento do setor de computador;

Setor de computador: processa o lanamento contbil e remete os

relatrios contbeis para o setor de contabilidade;

Setor de contas a pagar: recebe do setor de contabilidade a nota

fiscal, verifica se foi devidamente certificada pelo setor de recepo,
confrontando com instrumento formalizador da compra (ordem de compra ou
contrato), enviado diretamente pelo setor de compras, habilitando-a para
pagamento;

Setor financeiro: recebe do setor de contas a pagar a nota fiscal,

verifica se foi devidamente habilitada por esse setor e processa o pagamento;

Setor de contabilidade: recebe o processo de pagamento do setor

financeiro, verifica se todos os documentos esto em ordem, faz o lanamento
contbil (dbito em fornecedores e crdito em bancos) e envia para processamento
no setor de computador.

Agora analisaremos a possibilidade de algum dos setores mencionados

colocarem um documento falso no sistema, com a inteno de se beneficiar
posteriormente ao pagamento da mercadoria/produto:

Setor requisitante: impossvel incluir em qualquer fase do sistema

um documento falso, j que esse setor no tem acesso nota fiscal do fornecedor
no processo normal de compra e pagamento;

Setor de compras: a mesma situao do setor requisitante;

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33
 Setor de recepo: o setor de contas a pagar detectaria, devido ao
fato de que existiria uma nota fiscal sem que o setor de compras tivesse enviado
o instrumento formalizador da aquisio;

Setor de contabilidade: o mesmo caso do setor de recepo;

Setor de computador: o mesmo caso do setor requisitante;

Setor de contas a pagar: o documento falso at poderia ser pago;

entretanto, o setor de contabilidade descobriria essa irregularidade por ocasio
da anlise da conta de fornecedores, j que no existiria o crdito (registrado
pela contabilidade quando do recebimento do bem) para eliminar o dbito pelo
pagamento;

Setor financeiro: a mesma situao do setor de contas a pagar.

4.3.7 Auditoria Interna

No adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno

sem que algum verifique periodicamente se os funcionrios esto cumprindo o que
foi determinado no sistema, ou se o sistema no deveria ser adaptado s novas
circunstncias. Os objetivos da auditoria interna so os seguintes:
- Verificar se as normas internas esto sendo seguidas;
- Avaliar a necessidade de novas normas internas ou de modificao das j
existentes.

4.3.8 Custo do Controle x Benefcios

O custo do controle interno no deve exceder aos benefcios que dele se

espera obter. Isso significa que os controles mais sofisticados (normalmente mais

AN02FREV001/REV 4.0

34
onerosos) devem ser estabelecidos para transaes de valores relevantes, enquanto
os controles menos rgidos devem ser implantados para as transaes menos
importantes. Por exemplo, uma empresa poderia adotar os seguintes procedimentos
para a rea de compras:

QUADRO 1 - PROCEDIMENTOS PARA A REA DE COMPRAS

VALOR
At 1 salrio mnimo
De 2 a 10 salrios mnimos
Acima de 11 salrios mnimos
PROCEDIMENTOS
No necessita de licitao.
Licitao por telefone com no mnimo
dois fornecedores.
Licitao por meio de formulrio prprio
com no mnimo trs fornecedores.

FONTE: Almeida, 1996, p. 57.

Cada empresa deve adotar os procedimentos conforme suas necessidades

e ramo de atividade.

4.3.9 Limitaes do Controle Interno

As limitaes do controle interno so principalmente com relao a:

- Conluio de funcionrios na apropriao de bens da empresa;
- Os funcionrios no so adequadamente instrudos com relao s normas
internas;
- Funcionrios negligentes na execuo de suas tarefas dirias.

Devido aos pontos relatados, mesmo no caso de a empresa ter um sistema

de controle interno excelente, o auditor deve executar procedimentos mnimos de
auditoria.

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35
4.4 CONTROLES INTERNOS ESTRATGICOS

FIGURA 6 - CONTROLANDO AS ESTRATGIAS

FONTE: Disponvel em: <http://marcomeda.wordpress.com/2010/10/13/> Acesso em: 26 jul.

2013.

Nas empresas o controle interno deve ser visto como um instrumento de

gesto, pois o sistema normativo, as polticas, diretrizes e toda a estrutura
organizacional da empresa podem ser considerados integrantes do sistema de
controle interno, (OLIVEIRA; PEREZ JR. e SILVA, 2002).
O tipo de estratgia e de estrutura deve condicionar as caractersticas do
sistema de controle interno, assim acabam facilitando a formulao de estratgias e
aperfeioamento da estrutura organizacional da empresa, (OLIVEIRA; PEREZ JR. e
SILVA, 2002).
De tal modo, pode-se dizer que os controles internos estratgicos so
fundamentais no contexto estrutural e para servir de guia para o dimensionamento e
tratamento de outras categorias de controles internos.

AN02FREV001/REV 4.0

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 Para ficar mais claro sobre o controle interno estratgico, segue abaixo um
exemplo real, retirado de um artigo jornalstico publicado em 13 de julho de 2001 na
pgina A-1 do jornal Gazeta Mercatil, de autoria de Josette Goulart, (OLIVEIRA;
PEREZ JR. e SILVA, 2002).
Exemplo:
Emprstimos era somente para clientes de primeira linha da empresa,
poucas operaes eram feitas em longo prazo.
Quase todas as operaes de crdito para empresas foram suspensas em
alguns bancos nesta semana. O agravamento da crise argentina e a nova disparada
dos juros futuros deixaram os banqueiros apreensivos e com isso passaram fazer
emprstimos somente para os clientes mais antigos.
Os bancos frearam as operaes de crdito para as empresas nesta
semana e somente os clientes antigos e considerados de bom risco tm conseguido
financiar valores, e com custo alto.
As taxas de juros futuras, que balizavam o custo do dinheiro, voltaram a
disparar. As de curto prazo chegaram at subir cinco pontos percentuais em um ms
e os banqueiros dizem que mesmo assim ainda h demanda.
Os novos clientes que pedem financiamento, dispostos a pagar o alto preo,
so vistos com desconfiana, por isso a anlise de risco est mais rigorosa e o
prazo de emprstimo gira em torno de noventa dias.
Os bancos no querem correr riscos de inadimplncia. No HSBC, as
operaes de longo prazo foram suspensas; somente os antigos clientes tm
conseguido financiamento, mesmo assim de curto prazo. No Sudameris, a ordem
apertar o crdito e as operaes esto praticamente paradas. A palavra de ordem
cautela.

Ento com esse exemplo fica claro como funciona o controle estratgico em
uma empresa, seja qual for o ramo.

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37
4.5 CATEGORIAS DE CONTROLES INTERNOS

Os controles internos podem ser classificados em categorias, conforme suas

finalidades, segundo Crepaldi (2004), podem ser divididas nas seguintes categorias:

a) Controles organizacionais, inclusive segregao de funes;

b) Controles de sistemas de informao;
c) Controles de procedimentos.

4.5.1 Controles Organizacionais

Os controles organizacionais referem-se ao controle obtido por meio da

maneira de designar responsabilidades e delegar autoridades.
Geralmente as empresas ficam impossibilitadas de administrar ou
supervisionar pessoalmente as operaes da empresa, assim necessita de uma
estrutura organizacional bem forte e adequada para suprir essa necessidade.
Para se obter eficcia na execuo e controle das operaes depender das
seguintes consideraes, conforme Crepaldi (2004):

Atribuio de responsabilidades e delegao de autoridade definidas

claramente;
Segregao de funes incompatveis para evitar que sejam
controladas por qualquer indivduo ou departamento da organizao;
Fornecimento de recursos, inclusive pessoal competente, em
quantidade suficiente para o cumprimento das responsabilidades atribudas;
Existncia de sistemas de medio e avaliao de desempenho.

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38
 importante que essas delegaes de funes sejam feitas por escrito,
documentadas em manuais da empresa, organogramas ou nas descries de
cargos.

4.5.2 Controle do Sistema de Informaes

Os controles de sistemas de informaes so obtidos mediante informaes

aos nveis adequados da administrao. Na maioria das empresas, o planejamento
e o controle dependem do conhecimento que a administrao tem das atividades e
operaes da empresa.
Como a direo da empresa no pode estar presente em todas as operaes
da empresa, o sistema de informao serve para que a administrao fique sabendo
de todas as operaes da empresa.
Os sistemas de informaes variam de empresa para empresa, assim
impossvel projetar um sistema de informao tpico, capaz de ser utilizado como
meio de comparao para determinar os pontos fracos e fortes de determinado
sistema, mas mesmo assim podem ser destacadas algumas caractersticas que no
podem ser omitidas em um sistema de informao:

A informao deve ser suficientemente detalhada para permitir

identificao das operaes com erros ou falhas, ou possveis problemas que
possam ocorrer;

Os relatrios devem conter informaes relevantes para os usurios;

A forma de apresentao deve destacar a informao de maior

importncia;

A informao deve ser distribuda conforme as responsabilidades

atribudas;

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 A informao deve ser usada pelos que tenham competncia e tempo
necessrios para compreender seu significado e adotar medidas corretivas, quando
necessrias.

Mas importante ressaltar que o controle no existe mediante o simples

fornecimento de informaes e, sim, com o uso que a administrao da empresa faz
desta.

4.5.3 Controles e Documentao de Procedimentos

FIGURA 7 - DOCUMENTAO

FONTE: Disponvel em: <http://ginter.com.br/documentacao-necessaria-mudanca>. Acesso em: 26

jul. 2013.

Controles de procedimentos referem-se ao controle obtido mediante a

observao de polticas e procedimentos dentro da empresa.
Quando o plano de organizao elaborado, devem ser expostas
claramente as funes e responsabilidades de cada pessoa envolvida na empresa.

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 Os procedimentos contbeis e de operaes deveriam ser documentados
em manuais de contabilidade e de procedimentos, e fluxogramas que mostrem as
polticas e instrues da empresa.
Quando os procedimentos, instrues e designaes so por escrito, evitam
o trabalho duplicado, sobreposio de funes, omisso de funes importantes,
mal entendidos e outras situaes que podem enfraquecer os controles internos.
Outro aspecto de controle geralmente se encontra por escrito em tais manuais o
plano de contas.
Um manual de contas facilita a aplicao de polticas contbeis, o registro de
transaes e a elaborao de demonstraes financeiras. Um bom manual de
contas deveria conter descries exatas e concisas dos lanamentos a serem feitos
em cada conta.

4.5.4 Autorizao e Aprovao

A autorizao a deciso da gerncia de utilizar determinados bens para

um fim especfico, sob determinadas condies. A autorizao pode ser geral
quando se referem a todas as transaes que satisfazem determinadas condies,
como por exemplo, limites de crdito para clientes, ou especfica quando se refere a
uma transao em particular, como por exemplo, a compra de um ativo.
Ento deve sempre existir um sistema de autorizao em vrios nveis e um
de aprovao que assegure que o pessoal atue no mbito dessa autorizao, e
sempre devem ser feitas por pessoal autorizado.

4.5.5 Acesso aos Ativos

A custdia dos bens da empresa uma das principais responsabilidades de

uma administrao. Um sistema contbil bem estruturado, slido e que conte com
pessoal suficiente um meio eficaz de proteger os bens da empresa. Ainda ao

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41
mesmo tempo, existem outros tipos de proteo que podem aumentar a eficcia do
controle interno, quais sejam as medidas fsicas e intrnsecas de proteo.

4.5.5.1 Medidas fsicas de proteo

Os bens devem ser protegidos mediante o uso de dispositivos de custdia,

alguns deles so:
Cercas e portas;
Vigilantes;
Caixas fortes;
Sistemas de ferrolhos;
Sistemas de alarmes;
Caixas registradoras;
Dispositivos contra incndio;
Mquinas registradoras;
Circuito fechado de televiso;
Sistemas de alarme contra incndio;
Crachs de identificao de empregados.

4.5.5.2 Medidas de proteo intrnsecas

Certas medidas, por sua prpria natureza, ajudam a administrao a se

desincumbir da responsabilidade de proteger os bens da empresa. Um exemplo
desse tipo de proteo a cobertura de seguro adequada.
Entre os tipos de seguro que protegem os bens da empresa citam-se:

Contra incndio;
De responsabilidade civil;
Contra roubo;
Seguro-fidelidade;

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 Contra lucros cessantes;
De vida dos funcionrios que ocupam posies-chaves;
Contra acidentes de viagem;
Contra acidentes de trabalho.

Essas so as categorias importantes de controle interno.

5 FUNO DO CONTROLE INTERNO COMO UMA FERRAMENTA DE GESTO

O controle interno nas organizaes fundamental, uma vez que os

gestores necessitam de ferramentas que possam medir e identificar os processos
desenvolvidos dentro da organizao, sendo uma das ferramentas mais importantes
na gesto de uma empresa pblica ou privada, auxiliando os gestores na
administrao destas, com objetivo principal de inibir ocorrncia de erros, atos
falhos, evitando o desperdcio e o uso indevido de recursos e bens.
Por meio do controle interno nos diversos setores da empresa, o gestor pode
ter o controle de gesto como uma ferramenta muito importante no controle
administrativo da empresa.
Com essa ferramenta os gestores da empresa podero controlar os ativos e
ter as informaes necessrias para a tomada de deciso.
A ilustrao abaixo mostra como o controle interno bem estruturado serve de
ferramenta de gesto.

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43
 ILUSTRAO 1 - CONTROLE INTERNO FERRAMENTA DE GESTO
Atos Papis Formulrios Documentos Pessoal Fatos

Sistema de informaes de coleta

e de controles internos

rgos legais e
Princpios de
reguladores, sociais, Compilao
contabilidade
fiscais, etc.

Registros contbeis e de controles

permanentes

Demonstraes e informaes
contbeis

Contbeis Gerenciais Controles Financeiros

FONTE: Adaptado de Attie (2011)

FIM DO MDULO I

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