Manual Compras Unidades Versao2

Manual de Treinamento
Gesto de Compras | Unidades

Cliente: SERVIO SOCIAL DO TRANSPORTE - SEST
Projeto: PROJETO DE IMPLANTAO DO PROTHEUS
Contrato No.: 00232/15
Verso 01
MANUAL DE TREINAMENTO
Sumrio
1 Dados Gerais ............................................................................................................................................. 3
2 Objetivos .................................................................................................................................................... 3
3 Processos abordados no material ........................................................................................................... 3
4 Metodologia da Capacitao .................................................................................................................... 4
5 Acessando o Mdulo - Compras .............................................................................................................. 5
6 Cadastros bsicos..................................................................................................................................... 6
6.1 Grupo de Produtos ...........................................................................................................................................................................6
6.2 Unidades de Medidas .......................................................................................................................................................................7
6.3 Condio de Pagamento ..................................................................................................................................................................7
6.4 Compradores ....................................................................................................................................................................................9
6.5 Regras para Licitao .......................................................................................................................................................................12
6.6 Checklist ...........................................................................................................................................................................................13
6.7 Permisses .......................................................................................................................................................................................14
6.8 Modalidade x Pargrafo....................................................................................................................................................................16
6.9 Participantes .....................................................................................................................................................................................18
7 Descrio dos Processos ......................................................................................................................... 19
7.1 Processo: CADASTRAR FORNECEDOR | COM_001 ....................................................................................................................19
7.2 Processo: CADASTRAR PRODUTO/SERVIO | COM_002 ...........................................................................................................26
7.3 Processo: SOLICITAR COMPRA | COM_003 .................................................................................................................................31
7.4 Processo: REALIZAR ANLISE DE MERCADO | COM_005 ..........................................................................................................44
7.5 Processo: REALIZAR CONVITE | COM_006 ...................................................................................................................................55
7.6 Processo: REALIZAR CONCORRNCIA | COM_008 .....................................................................................................................90
7.7 Processo: REALIZAR LEILO | COM_011 ......................................................................................................................................126
7.8 Processo: REALIZAR DISPENSA | COM_013 ................................................................................................................................137
7.9 Processo: REALIZAR INEXIGIBILIDADE | COM_014 .....................................................................................................................172
7.10 Processo: RECEBIMENTO FSICO DE PRODUTO/SERVIO | COM_015................................................................................206
7.11 Processo: REALIZAR REGISTRO DE PREO | COM_016 ........................................................................................................214
2
1 Dados Gerais
Cdigo Cliente: T26503 Cliente: SEST

Projeto: Implantao do ERP Protheus No. Contrato: 00232/2014
2 Objetivos
Esta capacitao foi elaborada para informar aos futuros usurios do Sistema Protheus sobre as mudanas realizadas nos
processos do SEST SENAT no mbito do Projeto Plug. Tambm tem como objetivo habilit-los a usarem as funes necessrias
para exerccio de suas atividades.
Para isso ser apresentada uma viso prtica e completa dos processos especficos da rea de Gesto de Compras, explorando
os conceitos utilizados e as funcionalidades associados no sistema. O material orienta a execuo das atividades para garantir
que todos os processos mapeados durante o projeto sejam contemplados.
IMPORTANTE: Este material de treinamento deve ser utilizado como apoio capacitao em conjunto com outras ferramentas
como o Help Online do Protheus e o detalhamento dos campos, que o prprio sistema possui, ao utilizar a tecla F1 sobre os
campos.
3 Processos abordados no material
Este documento contemplar os seguintes processos de Gesto de Compras:

Cadastrar Fornecedor
Cadastrar Produto/Servio
Solicitar Compra
Realizar Anlise de Mercado
Realizar Convite
Realizar Concorrncia
Realizar Leilo
Realizar Dispensa
Realizar Inexigibilidade
Realizar Recebimento Fsico de Produto/Servio
Realizar Registro de Preo
3
4 Metodologia da Capacitao
Esta capacitao tem como base a viso prtica e completa dos processos da Gesto de Compras. A metodologia utilizada tem
como ponto de partida o mapeamento completo da respectiva rea, relacionado com as interfaces no sistema Protheus na verso
12.
O software Microsoft Visio foi usado para mapear os processos apresentados neste documento. Os smbolos utilizados para
representar as atividades de cada processo esto descritos no documento. Como complementa aos fluxos desenhados foram
detalhadas algumas particularidades dos processos no item: Descrio dos Processos.
Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no sistema, as suas funcionalidades e rotinas sero explicadas com detalhe
no tpico Detalhamento das Funcionalidades.
PROJETO PLUG
Seta Atividade manual Processo Processo

fora do escopo
Evento inicial
Evento final
Atividade de
Atividade de envio Conector da rotina
recebimento
1
Evento intermedirio
Deciso exclusiva (OU)

Atividade sistmica
Atividade sistmica A Conector de pgina
customizada
Sistema - mdulo Sistema - mdulo
Deciso inclusiva (E/OU)
Atividade automtica Atividade automtica

customizada
0 Observao
Atividades paralelas (E) Sistema - mdulo Sistema - mdulo
Correio /
Word Excel Email
SEDEX
Codificao de Subprocesso: A codificao padro deve ser composta de acordo com as seguintes regras:
FIN. = 3 letras do nome do macroprocesso seguidas de um ponto
FAT. = 3 letras do nome do processo seguidas de um ponto
001 = numerao de 3 algarismos para os subprocessos do processo
4
5 Acessando o Mdulo - Compras
Inicializao do sistema:
Acessar o Protheus com o login e senha do usurio.

No campo Usurio: Digitar o nome do usurio do sistema.
No campo Senha: Digitar senha do usurio.
Clicar em Entrar.
PASSO 1: Digite
usurio e senha.
PASSO 2: Clique em Entrar

para acessar o sistema.
PASSO 3: Selecione a data base.
PASSO 4: Visualizar grupo do

usurio.
PASSO 5: Visualizar filial do

usurio.
PASSO 6: Visualizar ambiente do

usurio.
No campo Data Base: indicar a data referencial para relatrios e atualizaes do sistema.
No campo Grupo: indica o nome do grupo do usurio.
No campo Filial: indica o nome da filial (unidade) do usurio.
5
No campo Ambiente: selecionar o cdigo do mdulo desejado. Exemplo: 02 - para Compras Pblicas. / 87 para
Gesto de Licitao.
Clicar em Entrar.
6 Cadastros bsicos
Os cadastros bsicos so as informaes essenciais para incio do uso do sistema, parte dos cadastros sero de responsabilidade
do Departamento Executivo para garantir uma uniformidade e padro. Os cadastos cotidianos, como Produto e Fornecedor sero
cadastrados pelas unidades porm precisaro passar pela conformidade da Coordenao de Compras CCOM e tambm para o
complemento contbil pela Coordenao de Oramento e Contabilidade CORC.
6.1 Grupo de Produtos

O cadastro de Grupo de Produto ser de responsabilidade do Departamento Executivo. O grupo de produtos no sistema
importante para a administrao do material. A classificao dos produtos realizada segundo suas caractersticas comuns, por
exemplo, padres de forma, peso, tipo, uso, dimenso entre outros.
Quando os produtos esto reunidos em grupos, se torna mais prtico selecion-los nas operaes de processamento, gerao de
consultas e emisso de relatrios e at mesmo a identificao de produtos que necessitam de tratamentos especficos, por
exemplo, cuidados especiais de manipulao e condies de armazenamento. Pois, basta informar um grupo ou intervalo de
grupos, para que todos os produtos neles contidos sejam considerados.
Outra vantagem da classificao de produtos a possibilidade da organizao dos dados de relatrios, das quebras e de totalizao
por grupos de produtos. A seguir exemplos de grupos cadastrados:
6
6.2 Unidades de Medidas
O cadastro de unidade de medida tambm realizado pelo Departamento Executivo. O objetivo deste cadastro registrar todas
as unidades de medida a serem utilizadas no Sistema. Todo produto cadastrado no Protheus deve, obrigatoriamente, ser associado
a uma unidade de medida, caso contrrio, o cadastro de produtos no ser concludo. Caso a unidade de medida no exista,
devero entrar em contato com o DEX e solicitar o cadastro, a seguir exemplos de unidades de medidas do Protheus:
6.3 Condio de Pagamento
As negociaes de compras de produtos ou servios, normalmente, se baseiam nas condies de pagamento. Elas determinam
como e quando sero efetuados os pagamentos, especificando datas de vencimentos, nmero e valores das parcelas, descontos
e acrscimos. Este cadastro poder ser includo pela unidade do SEST SENAT.
Para cadastrar as condies de pagamentos acessar no menu do mdulo de compras: ATUALIZAES / CADASTROS /
CONDIO DE PAGAMENTO.
7
PASSO 1: Clicar em Condio de Pagamento.
PASSO 2: Clicar em Incluir.
IMPORTANTE: O cadastro dever seguir uma lgica, que est detalhada no anexo Regras para Condio de Pagamento. Por
exemplo: o cadastro 005 a condio descrita pela sequncia 12.30.5.5.5.5.5.5.5.5.5.5.5.5, onde 12 o nmero de parcelas; 30
o perodo de vencimento (30 dias), e 5 so os dias de vencimento de cada uma das 12 parcelas. Verfiique o guia Regras para
Condio de Pagamento para criar uma nova condio e siga os passos descritos neste tpico.
8
PASSO 4: Confira os dados e clicar

PASSO 3: Preencher os dados obrigatrios em Confirmar.
indicado por asterisco (*).
DICA: Quando surgir uma dvida sobre um campo do Protheus clicar na tecla F1 do seu computador que aparecer a descrio
do que o campo que voc estiver preenchendo
6.4 Compradores
Nesse cadastro so definidos os usurios que podero cadastrar os Pedidos de Compras / Contrato de Parceria utilizando o
controle de aladas. At que no se defina regras para o controle de aladas, todos os usurios podero cadastrar Pedidos de
Compras no sistema.
possvel restringir se um comprador pode incluir Pedidos de Compra, sem que haja uma Solicitao de Compra cadastrada para
o produto. O comprador pode ser tambm um solicitante, desde que esteja devidamente cadastrado.
Para dar continuidade aos dados relacionados ao controle de aladas, o comprador pode estar vinculado a um grupo de compras.
Porm, necessrio cadastrar os compradores previamente, para depois criar os grupos de compras.
Para cadastrar os compradores acessar ATUALIZAES / ADMINISTRAO DE COMPRAS / COMPRADORES
9
PASSO 1: Acessar: Atualizaes >

Administrao de Compras >
Compradores.
10
PASSO 3: Selecionar o usurio e

clique em Confirma.
PASSO 4: Conferir os dados e

clique em Confirmar.
PASSO 3: Preencher os dados.
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6.5 Regras para Licitao
Este cadastro ser de responsabilidade do Departamento Executivo - DEX.

O conceito deste cadastro que compe a configurao sistmica para todas as Regras de Licitao que sero utilizadas nas
Licitaes do SEST SENAT.
Para visualizar as regras para licitao acessar no mdulo Gesto de Licitaes > Atualizaes > Administrao de Licitaes >
Regras para Licitao.
PASSO 1: Em Administrao de
Licitaes, clicar em Regras para
Licitao.
Ao clicar ser possvel visualizar as regras existentes, porm a incluso das regras so realizadas pelo DEX.
PASSO 2: Ao clicar duas vezes na

linha ser possvel visualizar a
regra.
12
6.6 Checklist
Este cadastro tambm de responsabilidade do DEX, porm importante o entendimento da utilidade deste cadastro.
O Checklist responsvel por determinar tarefas pertinentes a cada etapa do processo de edital (licitao). As tarefas so
agrupadas por etapas, o sistema j carrega automaticamente cada etapa.
PASSO 1: Clicar em
Administrao de Licitaes,
clique em Checklist.
PASSO 3: Clicar em visualizar.

PASSO 2: Selecionar item do
check list
13
PASSO 4: Visualizar as etapas do check-list.
PASSO 05: Clicar em Fechar aps

visualizar cadastro.
6.7 Permisses
Neste cadastro se definem as permisses de acesso dos usurios quanto s etapas do Edital.
Para criar um novo registro clique em Incluir, preencha os campos obrigatrios, informe no campo Documentos qual a atividade
o usurio est habilitado a fazer e em Etapas qual (is) etapa o usurio est habilitado a movimentar.
14
PASSO 1: Em Administrao de
Licitaes, clicar em Permisses.
15
PASSO 3: Preencher os campos

obrigatrios conforme orientao
do help.
IMPORTANTE: Em Documentos,
selecionar qual a atividade o
usurio est habilitado a executar.
PASSO 6: Clicar em
Confirmar para salvar o
cadastro da permisso.
PASSO 4: Clicar na lupa e
selecione quais etapas o usurio
est habilitado a movimentar.
PASSO 5: Clicar em OK
aps selecionar a opo
desejada.
6.8 Modalidade x Pargrafo
O cadastro de Modalidade x Pargrafo ser realizado pelo Departamento Executivo.

Este cadastro responsvel pelo vnculo das leis com seus respectivos artigos e estes especficos para cada modalidade.
Estar disponvel apenas para visualizao das unidades.
Em Atualizaes, clicar em Administrao de Licitaes, selecionar o item Modalidade x Pargrafo.
16
PASSO 1: Clicar em Atualizaes > Adm.

De Licitaes > Modalidade x Pargrafo.
Obs: Ser possvel visualizar as

modalidades x pargrafos cadastradas
pelo DEX.
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6.9 Participantes
Este o cadastro dos participantes de licitao Licitante. um cadastro simples, e deve ser utilizado para que no seja
necessrio cadastrar os Licitantes como Fornecedores.
Quando um Licitante vence um Edital, o sistema o inclui automaticamente como Fornecedor
Para cadastrar um Licitante clique em Incluir e preencha os campos obrigatrios.
PASSO 1: Clicar em Participantes

que est em Administrao de
Licitaes.
PASSO 2: Clique em Incluir.
18
PASSO 4: Clicar em
PASSO 3: Preencher os campos Confirmar para concluir o
obrigatrios conforme orientao cadastro do Participante.
do help.
IMPORTANTE: Os campos com asterisco (*) so itens obrigatrios.
7 Descrio dos Processos
7.1 Processo: CADASTRAR FORNECEDOR | COM_001
7.1.1 Objetivo
Este processo tem como objetivo realizar o cadastro de Fornecedores que no estejam cadastrados na base do
Sistema.
7.1.2 Entradas do Processo
Necessidade de Cadastrar Fornecedor

Necessidade de Atualizar Documentao
7.1.3 Fluxograma do Processo Futuro
19
PROJETO PLUG
GESTO DE COMPRAS
COM_001 - CADASTRAR FORNECEDOR
Realizar o pr-
FORNECEDOR
cadastro no site do
Representante
Sest Senat
Necessidade de
Cadastrar Fornecedor Enviar
documentao ao
Sest Senat
Identificar no site do
Sest Senat as 1
documentaes
vencidas
.
Necessidade de COM | COM_001_01
Atualizar Documentao
Fornecedor Existente?
Revisar dados Atualizar
Responsvel pelo Cadastro
Verificar se o
Receber cadastrais e realizar documentao do
fornecedor j est
documentao fsica S atualizaes, se fornecedor no Banco
cadastrado
do fornecedor . necessrio
. de Conhecimento
.
UNIDADES
1 COM | COM_001_02 COM | COM_001_03 COM | COM_001_04 Fornecedor

Cadastrado e Habilitado
N
Incluir documentao
do fornecedor no
Cadastrar fornecedor
Banco de
. Conhecimento
.
COM | COM_001_05 COM | COM_001_06
1
Aprova Cadastro?
Solicitar
Analisar os cadastros complemento do
pendentes de cadastro para a Complementar
aprovao s
CORC (e-mail) Cadastro
. .
COM | COM_001_07 COM | COM_001_08 Fornecedor
N Cadastrado e Bloqueado
Tcnico de Compras
Cadastro
DEX - CCOM
reprovado
Fornecedor Existente?
Revisar dados Atualizar
Verificar se o
Receber cadastrais e realizar documentao do
fornecedor j est
documentao fsica S atualizaes, se fornecedor no Banco
cadastrado
do fornecedor . necessrio
. de Conhecimento
.
COM | COM_001_02 COM | COM_001_03 COM | COM_001_04 Fornecedor
Cadastrado e Habilitado
N
Incluir documentao Solicitar

do fornecedor no complemento do
Cadastrar fornecedor cadastro para a Complementar
Banco de
Conhecimento CORC (e-mail) Cadastro
. . .
COM | COM_001_05 COM | COM_001_06 COM | COM_001_08 Fornecedor
1 Cadastrado e Bloqueado
Observaes
1. Fornecedor fica bloqueado at aprovao do DEX e complemento do cadastro pela CORC
7.1.4 Descrio do Processo Futuro
O usurio responsvel verifica no sistema se o fornecedor j est cadastrado no Protheus. Em caso positivo, ele dever revisar os
dados cadastrais e proceder com eventuais atualizaes e em seguida atualizar a documentao enviada pelo fornecedor no Banco
de Conhecimento da ferramenta. Caso o fornecedor ainda no esteja cadastrado, o responsvel dever proceder com o
preenchimento das informaes cadastrais. Os cadastros realizados pela Unidade permanecem bloqueados at aprovao do DEX
Coordenao de Compras (CCOM) e complemento do cadastro pela Coordenao de Contabilidade e Oramento (CORC). O
responsvel pelo cadastro de fornecedores do DEX ser a Coordenao de Compras (CCOM) e o tcnico dessa coordenao
dever filtrar no sistema todos os cadastros pendentes de aprovao e proceder com a aprovao/reprovao do cadastro. O
critrio para aprovao dever ser baseado na conferncia dos dados cadastrados em conformidade com a documentao inserida
no Banco de Conhecimento. Caso a CCOM no aprove o cadastro, este permanece bloqueado no sistema. Caso a CCOM aprove
o cadastro o sistema ir disparar um e-mail automtico para a CORC solicitando o complemento do cadastro de fornecedor.
Caso o fornecedor ainda no esteja cadastrado, o responsvel dever proceder com o preenchimento das informaes cadastrais
e incluir a documentao recebida no Banco de Conhecimento da Ferramenta. O prximo passo realizado pelo sistema: disparar
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e-mail automtico para a CORC solicitando o complemento do cadastro de fornecedor. E aps o complemento realizado pela
CORC o cadastro estar liberado para continuidade do processo de compras.
7.1.5 Sadas do Processo
Processo: Complementar Cadastro
7.1.6 Documentaes de Apoio
N\A.
7.1.7 Detalhamento das atividades no Protheus
7.1.7.1 Verificar se o fornecedor j est cadastrado | COM_001_02
Para verificar se um fornecedor est cadastrado acessar ATUALIZAES / CADASTROS / FORNECEDORES

Na tela do cadastro de fornecedores, na parte superior existe a opo de Pesquisar. A pesquisa pode ser realizada, por nome
fantasia, razo social, CNPJ e demais opes existentes.
Outra opo a criao de filtros de pesquisa personalizados, onde podem ser utilizados todos os campos do cadastro de
fornecedor para criao dos filtros. Os filtros personalizados so criados pelos usurios e podem ser salvos, ficando disponveis
para o usurio que o criou.
PASSO 1: Clicar na caixa para selecionar

a forma de filtro que utilizar.
21
PASSO 4: Clicar na lupa para efetuar a

busca.
PASSO 3: Escrever o item de busca.

Exemplo digitar o CNPJ.
PASSO 2: Selecionar item que utilizar para a

busca. Exemplo: CNPJ
Ao concluir a pesquisa o item procurado estar como o primeiro item da lista dos fornecedores.
7.1.7.2 Revisar dados cadastrais e realizar atualizaes, se necessrio | COM_001_03
Para revisar os dados de um fornecedor que j est cadastrado, acesse ATUALIZAES / CADASTROS / FORNECEDORES.
Acesse a rotina e selecione a opo ALTERAR, verifique os dados atuais ou complemente os dados que esto faltando ser
preenchidos. Aps a reviso dos dados, salvar para efetivar as alteraes realizadas.
PASSO 1: Clique em Alterar.
22
PASSO 2: Preencher os dados

conforme help dos campos.
7.1.7.3 Incluir ou Atualizar documentao do fornecedor no Banco de Conhecimento | COM_001_04 || COM_001_06
Para realizar a atualizao da documentao de um fornecedor no banco de conhecimento acessar ATUALIZAES /

CADASTROS / FORNECEDORES / OUTRAS AES / RELACIONADAS / CONHECIMENTO
Acessando a rotina de conhecimento selecionar OUTRAS AES / WIZARD / INCLUIR ARQUIVO / AVANAR / FINALIZAR E
SALVAR, confome os passos a seguir.
PASSO 1: Clicar em Outras Aes
PASSO 2: Acessar Relacionadas e clicar

Conhecimento.
23
PASSO 3: Clicar em Outras aes

e selecionar opoWizard
PASSO 4: Clicar em Selecionar.
PASSO 6: Clicar em Avanar>>.
PASSO 5: Selecionar o arquivo
24
7.1.7.4 Cadastrar fornecedor | COM_001_05
Para realizar o cadastro dos fornecedores acessar ATUALIZAES / CADASTROS / FORNECEDORES

Na tela do cadastro de fornecedores, na parte superior, est disponvel a opo Incluir. O sistema apresentar a tela de incluso,
com todos os campos necessrios para a realizao da incluso do fornecedor.
Existem campos de preenchimento obrigatrio, estes esto destacados em negrito e contm um asterisco (*). Para o correto
preenchimento destes campos, est disponvel o help em cada um dos campos ao clicar na tecla F1 do seu computador.
Na incluso de um novo fornecedor, este ficar bloqueado, para que os demais dados, fiscais / contbeis sejam preenchidos e ao
final o fornecedor seja liberado.
Caso o fornecedor ainda no esteja cadastrado, o responsvel dever proceder com o preenchimento das informaes cadastrais
e incluir a documentao recebida no Banco de Conhecimento da Ferramenta. O prximo passo realizado pelo sistema: disparar
e-mail automtico para a CCOM solicitando a aprovao e, aps, para a CORC solicitando o complemento do cadastro de
fornecedor. E aps o complemento realizado pela CORC o cadastro estar liberado para continuidade do processo de compras.
PASSO 1: Acessar a opo

Incluir.
PASSO 3: Conferir os
dados e Confirmar.
PASSO 2: Preencher no mnimo os
campos obrigatrios.
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PASSO 4: Clicar na aba Fiscais.
PASSO 5:Selecionar o Tipo de

Pessoa.
PASSO 6: Conferir os dados
e clicar em Salvar.
7.2 Processo: CADASTRAR PRODUTO/SERVIO | COM_002
7.2.1 Objetivo
E Este processo tem como objetivo realizar o cadastro de Produtos/Servios que no estejam cadastrados na base do
Sistema.
Necessidade de Cadastrar Produto/Servio
26
PROJETO PLUG
GESTO DE COMPRAS
COM_002 CADASTRAR PRODUTO/SERVIO
Produto/Servio j
cadastrado?
Verificar se o Produto/
Resp. por Cadastro
Visualizar cadastro do
Servio no est S
Produto/Servio
cadastrado
UNIDADES
. . Produto/Servio
Necessidade de
Cadastrar COM | COM_002_01 COM | COM_002_02 Cadastrado e Habilitado
Produto/Servio N
Cadastrar Produto/
Servio
.
COM | COM_002_03
1
Resp. por Solicitar Cadastro
Necessidade de
DEX
Cadastrar
Produto/Servio
Solicitar cadastro
de Produto/
Servio
Especificao Aprova Cadastro?

incompleta? Solicitar
Analisar Analisar os cadastros
complemento do
informaes do Solicitar ajuste da pendentes de S Complementar
S cadastro para a
Produto/ especificao aprovao Cadastro
. CORC (e-mail)
Fornecedor . Produto/Servio
COM | COM_002_04 COM | COM_002_05 Cadastrado e Bloqueado
N
N
Tcnico de Compras
Produto/Servio j
cadastrado?
DEX - CCOM
Enviar
Verificar se Produto/
informaes de
Servio no est S Cadastro
cadastro ao
cadastrado reprovado
. solicitante
Produto/Servio
COM | COM_002_01 Cadastrado e Habilitado
N
Solicitar
Cadastrar Produto/ complemento do
Servio cadastro para a Complementar
CORC (e-mail) Cadastro
. . Produto/Servio
COM | COM_002_03 COM | COM_002_05 Cadastrado e Bloqueado
1
Observaes
1. Produto/Servio fica bloqueado at aprovao do DEX e complemento do cadastro pela CORC.
O cadastro de produto/servio ser realizado de forma descentralizada pelas Unidades e pelo DEX, porm todos os cadastros
realizados nas pontas, devem passar por aprovao do DEX.
Cadastro realizado pela Unidade:
Ao receber uma demanda para cadastro de produto/servio o primeiro passo verificar se o item j est cadastrado no Protheus.
Caso o item ainda no esteja cadastrado o responsvel dever proceder com a atividade de cadastramento. Os cadastros
realizados pela Unidade permanecem bloqueados at a aprovao da CCOM e complemento do cadastro pela Coordenao de
Contabilidade e Oramento (CORC). O responsvel pelo cadastro e aprovao do produto/servio do DEX ser a Coordenao de
Compras (CCOM) e o tcnico dessa coordenao dever filtrar no sistema todos os cadastros pendentes de aprovao e proceder
com a aprovao/reprovao do cadastro. O critrio para aprovao dever ser baseado na conferncia dos dados cadastrados
em conformidade com boas prticas de cadastro de produto/servio, como por exemplo: no utilizar abreviaes, marca do produto,
entre outros. Caso a CCOM no aprove (ative) o cadastro, este permanece bloqueado (inativo) no sistema. Caso a CCOM aprove
o cadastro o sistema ir disparar um e-mail automtico para a CORC solicitando o complemento do cadastro do item. Aps a CORC
realizar o complemento do cadastro o produto ficar ativo no sistema.
27
Processo: Complementar Cadastro
N\A.
7.2.7.1 Verificar se o Produto/Servio est cadastrado | COM_002_01
Para verificar se um produto ou servio est cadastrado acessar ATUALIZAES / CADASTROS / PRODUTOS.
Na tela do cadastro de produtos, na parte superior existe a opo de Pesquisar. A pesquisa pode ser realizada, cdigo, tipo,
descrio, grupo e demais opes existentes.
Outra opo a criao de filtros de pesquisa personalizados, aonde podem ser utilizados todos os campos do cadastro de
produtos para criao dos filtros. Os filtros personalizados so criados pelos usurios e podem ser salvos, ficando disponveis para
o usurio que o criou.
28
PASSO 1: Clicar na caixa para selecionar

a forma de filtro que utilizar.
PASSO 4: Clicar na lupa para efetuar a

busca.
PASSO 3: Escrever o item de busca.

Exemplo digitar o Descrio do produto.
PASSO 2: Selecionar item que utilizar para a

busca. Exemplo: CNPJ
Ao concluir a pesquisa o item procurado estar como o primeiro item da lista dos fornecedores.
7.2.7.2 Visualizar cadastro do Produto/Servio | COM_002_02
Para visualizar o cadastro de um produto ou servio que est cadastrado acessar ATUALIZAES / CADASTROS / PRODUTOS,
selecionar a opes visualizar.
PASSO 1: Clique em Visualizar.
29
7.2.7.3 Cadastrar Produto/Servio | COM_002_03
Para realizar o cadastro de produtos e servios acessar ATUALIZAES / CADASTROS / PRODUTOS

Procedimento para incluir um produto:
1. Em Produtos, clique em Incluir.
2. Tela inicial de incluso do cadastro de Produtos, utilizar a primeira aba Cadastrais, as demais pastas do cadastro (Impostos,
MRP/Suprimentos, Pasta CQ, Atendimento, Direitos Autorais, Outros) no precisaro ser utilizadas
3. Preencha as informaes necessrias e os campos marcados como obrigatrios (*) e salvar.
PASSO 1: Acessar a opo
Incluir.
30
PASSO 2: Preencher no mnimo os PASSO 3: Conferir os

campos obrigatrios (*). dados e Salvar.
7.2.7.4 Analisar os cadastros pendentes de aprovao | COM_002_04
A Coordenao de Compras (CCOM) ir analisar os produtos que esto pendentes de aprovao. Todos os produtos destacados
com fundo cinza claro e letras em branco esto bloqueados aguardando anlise e complementao para liberao.
7.3 Processo: SOLICITAR COMPRA | COM_003
7.3.1 Objetivo
Esse processo tem como objetivo notificar o departamento responsvel por realizar compras quanto necessidade de
aquisio/contratao de determinado produto/servio.
Necessidade de Aquisio/Contratao
31
PROJETO PLUG
GESTO DE COMPRAS
COM_003 - SOLICITAR COMPRA
Item disponvel
Resp. por Solicitar Compras
em estoque?
DEX ou UNIDADES
Identificar se o item S Solicitar Suprimento

necessitado
estocvel
Necessidade de Solicitao de Compra
Aquisio/Contratao Desnecessria
N
Anexar documentos Disparar e-mail

Alterar status da Encaminhar
Criar solicitao de que complementam a comunicando
solicitao para Em demanda para
compra no sistemas SC no Banco de abertura da SC (e-
anlise Compras
. Conhecimento
. mail)
. . .
1
COM | COM_003_01 COM | COM_003_02 COM | COM_003_03 COM | COM_003_04 COM | COM_003_05
1 2
Demanda de Unidade?
DEX ou UNIDADES
Altera status da
Resp. por Compras
Visualizar solicitaes Encaminhar SC para

solicitao para Disparar e-mail para
de compra pendentes Realizar Anlise aprovao
Pendente Aprovao o aprovador (e-mail) S
Anlise de Mercado de Mercado competente
. da Solicitao
. . .
1 COM | COM_003_06 Necessidade de Anlise Realizada COM | COM_003_07 COM | COM_003_08 COM | COM_003_09 2
Anlise de Mercado e Aprovada
N
Aprova
Visualizar e-mail Solicitao de Compra?
Altera status para
Dirigente da Unidade
solicitando Encaminhar
Solicitao Liberada Protocolar Processo Realizar
aprovao/ S processo fsico para Realizar Convite
de Compra Concorrncia
UNIDADES
reprovao da . protocolo
compra COM | COM_003_11 Solicitao de Compra Necessidade de Processo
2
Aprovada Protocolar Processo Protocolado
N
Informar motivo para Realizar

Realizar Dispensa
reprovao Inexigibilidade
.
Solicitao de Compra
COM | COM_003_10 Reprovada
Aprova
Visualizar e-mail Solicitao de Compra?
solicitando Altera status para
Solicitao Liberada Encaminhar para Protocolar Processo Realizar
aprovao/ S
Diretoria Executiva
protocolo de Compra Realizar Convite Realizar Leilo

reprovao da Concorrncia
.
compra COM | COM_003_11 Solicitao de Necessidade de Processo
3
Compra Aprovada Protocolar Processo Protocolado Realizar Prego
DIEX
Realizar
Informar motivo para Realizar Dispensa Realizar Concurso
Inexigibilidade
reprovao
. Solicitao de Compra
COM | COM_003_10 Reprovada
Observaes
1. Exemplo de documentos que podem ser anexadas s solicitaes: termo de referncia, projeto, parecer tcnico.
2. E-mail enviado para Estimativa no caso do DEX e para grupos de e-mail especficos de cada unidade. O e-mail ir informar nmero da SC, identificao do solicitante e objeto
32
Este processo se inicia a partir de uma necessidade de aquisio/contratao de algum produto/servio. Diante dessa situao o
responsvel dever primeiramente identificar se o item que precisa e criar no sistema uma Solicitao de Compras (SC) e anexar
no Banco de Conhecimento da ferramenta os documentos que venham complementar essa solicitao, por exemplo termo de
referncia, projeto bsico, parecer tcnico ou outro. Nesse momento o status da SC alterado automaticamente para Em anlise
e fica visvel para acesso dos compradores. O sistema encaminha, na sequncia, um e-mail para a rea de compras comunicando
sobre a abertura de uma nova SC. Nesse e-mail, dever constar o nmero da solicitao, a identificao da rea solicitante e objeto
solicitado. Ao receber a demanda o usurio responsvel por compras dever identificar as solicitaes que esto com o status de
Em Anlise e proceder com o processo de Anlise de Mercado, que ser detalhado no item 7.4 desse documento. Aps obter a
anlise realizada e aprovada pela rea solicitante via Protheus, a ferramenta ir, automaticamente, alterar o status da SC para
Pendente Aprovao da Solicitao e encaminh-la para a aprovao competente (no caso do DEX, para a Diretora, e no caso
das unidades para Gestor Operacional correspondente). Os aprovadores das SCs iro receber um e-mail, enviado
automaticamente pela ferramenta, alertando que existe uma SC pendente de sua aprovao para prosseguir no processo. As
autoridades competentes, por sua vez, iro visualizar o e-mail e acessar a ferramenta para aprovar/reprovar a solicitao. Caso a
SC seja reprovada, o aprovador dever informar o motivo da reprovao e a SC ficar com status de Reprovada no sistema, o
que no permite que ela prossiga no processo de compras. Caso o aprovador deseje aprovar a SC, ele dever alterar o seu status
para Solicitao Liberada. A rea de Compras dar prosseguimento na atividade por meio de alguma das modalidades de
compras praticadas pelo SEST SENAT. O DEX poder realizar Prego, Convite, Concorrncia, Dispensa, Inexigibilidade, Leilo
ou Concurso. As unidades podero realizar Convite, Concorrncia, Dispensa e Inexigibilidade.
Processos: Realizar Concorrncia

Processos: Realizar Convite
Processos: Realizar Dispensa
Processos: Realizar Inexigibilidade
Processos: Realizar Leilo
N\A.
7.3.7.1 Criar solicitao de compra | COM_003_01
A princpio, qualquer usurio da empresa pode gerar Solicitaes de Compras. A Solicitao de Compras o processo inicial da
compra que ser realizda manualmente.
33
Ao lado de cada solicitao de compras existe uma indicao informando sua classificao, conforme a opo Legenda, disponvel
no menu.
Dever ser informado se a solicitao de compras seguir para anlise de mercado ou registro de preo.
Procedimento para incluir uma solicitao de compras manualmente:
1. Em Solicitao de Compras, so apresentadas todas as solicitaes existentes no Sistema.
2. Selecione a opo Incluir
apresentada a janela Solicitao de Compras - Incluir, dividida em reas:
Cabealho
Nesta rea, so informados os dados: Nmero da solicitao de compras (sugerido automaticamente), solicitante (usurio atual),
data de emisso, unidade de requisio, filial de entrega, etc.
Itens
Nesta rea, so informados os dados: Cdigo do produto, unidade de medida, quantidade, segunda unidade de medida, quantidade
na segunda unidade de medida, observao a ser impressa no Pedido de Compra, Centro de Custo, Conta Contbil, etc.
3. Na rea Cabealho, preencha os dados conforme orientao do help de campo.
4. Na rea Itens, preencha os dados conforme orientao do help de campo.
5. Confira os dados e confirme a incluso.
1. Acessar a rotina de Solicitao de Compras:
PASSO 1: Clicar em Atualizaes >

Solicitaes > Solicitaes de Compras.
34
3. Na rea Cabealho, preencha os dados conforme orientao do help de campo
PASSO 3: Caso necessrio, preencher informaes

do cabealho.
Ateno: Os dados como Nmero, Solicitante,
Data de Emisso e Filial de Entrega j viro por
padro.
4. Na rea de Itens, preencha os dados conforme orientao do help de campo
35
PASSO 4: Informar os itens que devero

ser solicitados e suas respectivas
quantidades. Os campos de Grupo
Oramentrio, Programa, Subprograma,
Centro de Custo e Projeto, devero ser
preenchidos afim de sensibilizaes do
oramento.
5. Confira os dados e confirme a incluso
dados e Salvar a
Solicitao de compras.
7.3.7.2 Anexar documentos que complementam a SC no Banco de Conhecimento COM_003_02
Para anexar documentos a uma solicitao de compras no banco de conhecimento acessar ATUALIZAES / SOLICITAR COTAR
/ SOLICITAES DE COMPRAS / OUTRAS AES / CONHECIMENTO.
Acessando a rotina de conhecimento selecionar OUTRAS AES / CONHECIMENTO e Incluir.
36
PASSO 1: Em Outras Aes,

acessar a opo Conhecimento.
DICA: Clique na lupa para

consulta padro.
PASSO 2: Clique em Abrir

para incluir o anexo.
37
PASSO 3: Selecione o item

desejado e clique em Abrir.
PASSO 4: Confira os dados e

clique em Salvar.
7.3.7.3 Alterar status da solicitao para Em anlise COM_003_03
Ao inserir uma solicitao de compras no sistema, a mesma ter seu status alterado automaticamente para Em anlise, o que
significa que a solicitao seguir para o processo de Anlise de Mercado.
38
7.3.7.4 Encaminhar demanda para Compras COM_003_04
Aps a confirmao da incluso da Solicitao de Compras, o responsvel do setor de compras dever indicar o comprador
responsvel por dar andamento naquele processo.
Para informar o comprador responsvel pelo andamento da solicitao de compras acessar ATUALIZAES / SOLICITAR COTAR
/ SOLICITAES DE COMPRAS.
Na SC, selecionar o registro que ser dado manuteno e selecionar Alterar, informando o nome do comprador que ser destinada
a solicitao.
PASSO 1: Selecione a solicitao

de compra e clique em Alterar.
PASSO 2: Informe o nome do

comprador que ser destinada a
solicitao.
7.3.7.5 Disparar e-mail comunicando a abertura da SC | COM_003_05
Com a confirmao da alterao da solicitao de compras ser enviado o e-mail para o comprador informado a incluso da
solicitao para dar andamento no processo de Anlise de Mercado.
39
7.3.7.6 Visualizar solicitaes de compra pendentes Anlise de Mercado. | COM_003_06
O responsvel pelo setor de compras dever visualizar as solicitaes em aberto que seguiro para Anlise de Mercado atravs
do acesso ATUALIZAES / SOLICITAR COTAR / SOLICITAO DE COMPRAS.
As solicitaes devem ser aprovadas pelo responsvel do setor de compras para que apresentem o status Solicitao para
Licitao. Conforme descrito no passo a passo a seguir.
PASSO 1: Selecione a solicitao de

compras com status Em Anlise,
em Outras Aes, clique em
Aprovao.
40
PASSO 2: Clique em Solicitao

Aprovada.
41
7.3.7.7 Altera status da solicitao para Pendente Aprovao da Solicitao. | COM_003_07
O status da solicitao de compras ser alterado ao final do processo de Anlise de Mercado, para pendente de aprovao e ficar
aguardando a aprovao do mapa de cotao enviado por e-mail.
7.3.7.8 Encaminhar SC para aprovao competente. | COM_003_08
O sistema ir enviar automaticamente um e-mail de aprovao para o responsvel competente, contendo o mapa de cotao
gerado pela rotina de Anlise de Mercado.
42
7.3.7.9 Disparar e-mail para o aprovador (e-mail) | COM_003_09
O sistema ir enviar automaticamente um e-mail para aprovao da diretoria, aps a aprovao do mapa de cotao pela rea
competente.
43
7.3.7.10 Informar motivo para reprovao | COM_003_10

Caso a solicitao de compras seja aprovada, porm o mapa de cotao seja reprovado pela diretoria, ser necessrio informar o
motivo da reprovao da anlise de mercado.
O sistema ir registrar o motivo da reprovao e alterar o status da solicitao de compras para reprovado.
7.3.7.11 Altera status para Solicitao Liberada | COM_003_11
No caso de aprovado a solicitao de compras pela diretoria, o status da solicitao de compras, ser alterado automaticamente,
atravs do retorno do e-mail e poder seguir para o processo de Edital.
7.4 Processo: REALIZAR ANLISE DE MERCADO | COM_005
7.4.1 Objetivo
O processo de Realizar Anlise de Mercado se refere etapa de cotao do processo de compra de tem como objetivo
registrar o preo obtido da oferta de diversos fornecedores em relao ao produto/servio cuja compra/contratao foi
solicitada.
Necessidade de Realizar Anlise de Mercado
44
PROJETO PLUG
GESTO DE COMPRAS
COM_005 REALIZAR ANLISE DE MERCADO
Solicitar Compra
(Manual) Necessrio prospectar?
Selecionar a SC Analisar a base de
pendente anlise de fornecedores para Identificar
mercado solicitar cotao S
fornecedores aptos
. .
Necessidade de GCP | COM_005_01 COM | COM_005_02
Solicitar Compra Anlise de Mercado
(Automtica)
Incluir informaes
DEX ou UNIDADES
Gerar estimativa
Resp. por Compras
Realizar cotao com cotadas na anlise de Indicar o mtodo para conforme mtodo
N os fornecedores mercado (fornecedor e a anlise de mercado selecionado
valores)
. . .
GCP | COM_005_03 GCP | COM_005_04 GCP | COM_005_05 1
1 2
Possui oramento?
Alterar status da
Verificar existncia Gerar relatrio de anlise para
de oramento s mapa da anlise Pendente Aprov.
. rea
. .
1 GCP | COM_005_06 GCP | COM_005_07 GCP | COM_005_08
3
N
Remanejar
Oramento
Solicitao de Compra
Bloqueada
Solicitar Compra
Aprovar Cotao?
(Manual)
Verificar analise de Altera status da
DEX ou UNIDADES
mercado pendente de S SC para Anlise

aprovao Aprovada
. .
Solicitante
GCP | COM_005_09 GCP | COM_005_11 Anlise Realizada

N e Aprovada Solicitar Compra
(Automtica)
Altera status da
SC para Anlise
Reprovada
.
GCP | COM_005_10 Anlise Realizada
e Reprovada
Observaes
1. Caso o fornecedor no esteja cadastrado o responsvel por compras dever realizar o cadastro de pr-licitante, no prpria anlise de mercado.
2. Tipos de mtodo: mdia global, mdia maior/menor, maior, menor, intermedirio, informado (seleciona o fornecedor segundo outro mtodo no disponvel no sistema).
3. O sistema verifica se existe oramento previsto e disponvel, conforme estimativa indicada na anlise de mercado.
45
Esse processo ocorre intermedirio solicitao de compras, uma vez que deve acontecer antes que a solicitao passe pela
aprovao das diretorias competentes. Ao receber a demanda, o usurio responsvel por compras dever acessar o sistema e
selecionar a solicitao correspondente e iniciar com o processo de anlise de mercado. O primeiro passo buscar em sua base
de fornecedores, os contatos que podem atender demanda e caso no encontrem o n suficiente (mnimo trs), dever identificar
os demais fornecedores aptos para compor o processo de cotao, fora do sistema. Uma vez identificados os contatos dos
fornecedores capazes de atender demanda proposta, o prximo passo do comprador ser enviar um e-mail solicitando que eles
encaminhem suas propostas referente ao item descrito na Solicitao de Compra (SC). Aps o recebimento de todas as propostas
o comprador dever inserir na anlise de mercado as informaes obtidas: fornecedor e valor da proposta. Em seguida, o
comprador ir identificar qual o mtodo de anlise deseja utilizar para gerar um valor estimado, que servir de base para a validao
do oramento planejado e para o andamento do processo de compras. As opes de mtodo apresentadas pelo sistema so:
mdia global, mdia do maior com o menor valor, maior valor, menor valor, valor intermedirio ou informar valor (o comprador
poder informar um valor especfico no disponvel nos mtodos do sistema). Com a escolha do mtodo a ferramenta ir gerar o
valor estimado para aquela solicitao de compra. Nesse momento o sistema ir verificar, de forma automtica, se existe oramento
previsto e disponvel, conforme valor estimado pela anlise. Caso a rea solicitante no possua oramento, a SC ficar com o
status de Bloqueada no sistema e a rea poder realizar o Remanejamento Oramentrio. Caso a rea possua oramento, o
comprador dever gerar o relatrio de mapa da anlise de mercado realizada e encaminh-lo para aprovao da rea solicitante,
via sistema. Nesse momento o sistema ir alterar o status da anlise para Pendente Aprov. rea. A rea por sua vez ir identificar
as anlises de mercado pendentes de aprovao e proceder com a aprovao/reprovao. Caso a rea reprove a anlise, a SC
ter seu status alterado para Anlise Reprovada e o processo de compra ser encerrado. Caso a rea aprove a anlise, a SC ter
seu status alterado para Anlise Aprovada e o processo de compra seguir para a aprovao das diretorias competentes,
conforme descrito pelos processos anteriores.
Anlise Realizada e Aprovada

Anlise Realizada e Reprovada
N\A.
46
7.4.7.1 Selecionar a SC pendente anlise de mercado | COM_005_01
Para selecionar as solicitaes de compras a anlise de mercado acessar ATUALIZAES / LICITAES / ANLISE DE
MERCADO.
PASSO 1: Clicar em Licitaes e selecionar a

opo por Anlise de Mercado.
PASSO 2: Clicar em Incluir e selecionar a opo

Por Lote.
47
Antes de selecionar as Solicitaes de Compras (SC), primeiro ser necessrio informar o nmero do Lote, na Pasta Lotes.
Selecionar acessar Outras Aes.

Solicitaes: vincula as solicitaes de compras na Anlise de Mercado. Para selecionar as solicitaes basta clicar sobre
as solicitaes que faro parte da anlise de mercado.
Visualiza Solicitao: visualiza os detalhes das solicitaes de compras. Para realizar este procedimento, basta selecionar
o nmero da solicitao disponvel na pasta Solicitaes e acionar esta opo.
PASSO 5: Clicar em Outras Aes para

acessar Solicitaes.
PASSO 4: Preencher
campos.
ATENO: Descer barra de rolagem para

completar os campos obrigatrios (*).
01
PASSO 3: Incluir nmero do lote.
PASSO 7: Clicar em Salvar.
PASSO 6: Selecionar as
solicitaes que faro parte da
anlise de mercado e clique em
Salvar.
48
7.4.7.2 Analisar a base de fornecedores para solicitar cotao | COM_005_02
Para analisar os fornecedores existentes na base acessar a Pasta Fornecedores, no campo fornecedor selecionar F3, ser
apresentado todos os fornecedores cadastrados previamente no sistema.
Localizar os fornecedores que participaram do processo, selecionar e confirmar.
PASSO 3: Selecionar o nome do

Fornecedor e clicar em OK.
PASSO 1: Selecionar
Fornecedor.
PASSO 2: Clicar na
lupa ou a tecla F3.
7.4.7.3 Incluir informaes cotadas na anlise de mercado (fornecedor e valores) | COM_005_03
Pasta Fornecedores
Define o fornecedor que faz o lance do preo dos lotes. necessrio preencher os seguintes campos:
Tipo: selecione uma opo entre 1=Pr Fornecedor e 2=Fornecedor.
Fornecedor: utilize o recurso de pesquisa para selecionar o fornecedor desejado.
Preo Uni.: informao visual, resultante do clculo realizado na pasta Composio do Lote.
Consid Pesq.: quando esta opo for desmarcada o preo do fornecedor ser desconsiderado do clculo do valor estimado.
Justificativa: permite realizar observaes sobre o fornecedor.
Marca Prod.: informe a marca do produto.
Fabricante: informe o fabricante do produto.
49
PASSO 1: Preencher pasta Fornecedor

conforme descrito acima.
7.4.7.4 Indicar o mtodo para a anlise de mercado | COM_005_04
Pasta Lotes
Apresenta mtodos de avaliao para calcular o valor estimado por lote a partir do valor total de todos os participantes. necessrio
o preenchimento dos seguintes campos:
Lote: informe o nmero do lote.
Mtodo Aval: disponibiliza as seguintes opes:
1=Mdia Global: mdia aritmtica do valor total de todos os participantes.
2=Mdia maior/menor: mdia aritmtica considerando apenas o maior e o menor valor total entre os participantes.
3=Maior: maior valor total entre os participantes.
4=Menor: menor valor total entre os participantes.
5=Intermedirio: acata o menor valor que est entre o menor e o maior.
022 SEST SENAT - UNIDADES
50
7.4.7.5 Gerar estimativa conforme mtodo selecionado | COM_005_05
Conforme o mtodo selecionado o sistema calcula automaticamente a valor da estimativa e grava no campo Valor Est. na Aba
Resumo.
Pasta Composio do Lote
Permite ajustar o preo do lote recebido. necessrio preencher os seguintes campos: Quantidade do lote e o preo unitrio.
PASSO 3: Clicar em Confirmar.
022 SEST SENAT - UNIDADES
OBS: A Mdia Global preenchida automaticamente a

partir da incluso de novos fornecedores e valores.
PASSO 2: Preencher pasta Composio do

Lote conforme descrito acima.
7.4.7.6 Verificar existncia de oramento | COM_005_06
Finalizando o processo de anlise de mercado, o sistema verifica se existe saldo oramentrio (PCO), para o centro de custo
informado no momento da incluso das solicitaes de compras.
No existindo saldo no oramento, a anlise de mercado ficar bloqueada aguardando remanejamento do saldo oramentrio para
dar andamento no processo, caso contrrio a anlise no poder dar andamento. Consulte o manual de oramento para verificar
a rotina de remanejamento oramentrio.
7.4.7.7 Gerar relatrio de mapa da anlise de mercado | COM_005_07
O mapa de anlise ser enviado para rea solicitante contendo as informaes das cotaes realizadas, para que sejam aprovadas.
51
7.4.7.8 Alterar status da anlise para Pendente Aprov. rea | COM_005_08
Quando enviado o e-mail para aprovao pela rea solicitante, a anlise de mercado ficar com o status de pendente aprovao.
7.4.7.9 Verificar anlise de mercado pendente de aprovao | COM_005_09
Quando aprovada a anlise de mercado pela rea solicitante, a mesma ser enviada para a aprovao pela diretoria, atravs de
e-mail, podendo ser aprovada ou reprovada.
7.4.7.10 Altera status da SC para Anlise Reprovada | COM_005_10
Sendo reprovada a solicitao passar para o status reprovada, sendo necessrio informar uma justificativa, bloqueando a
continuidade ao processo.
52
PASSO 1: Acessar Anlise

de Mercado.
PASSO 2: Verificar as colunas

Aprov. Solic. e Aprov. Dir.,
quando alguma ou as duas
opes esto desmarcadas
significa que est reprovada.
7.4.7.11 Alterar status da SC para Anlise Liberada | COM_005_11
Sendo aprovada a solicitao passar para o status aprovada, dando continuidade ao processo.
53
PASSO 1: Acesse Anlise de

Mercado.
PASSO 2: Verificar as colunas

Aprov. Solic. e Aprov. Dir.,
quando a duas opes esto
marcadas significa que est
aprovada.
54
7.5 Processo: REALIZAR CONVITE | COM_006
7.5.1 Objetivo
O objetivo desse processo realizar o a aquisio/contratao de um produto/servio descrito pela solicitao de

compra, por meio da modalidade Convite.
Processo: Solicitar Compra
PROJETO PLUG
GESTO DE COMPRAS
COM_008 REALIZAR CONVITE (1/2)
Acessar a rotina da Emitir Ato de

Visualizar Solicitao Informar os contatos Emitir Parecer de
anlise de mercado Nomeao da Emitir Edital de Informar dados do
Solicitar Compra de Compra aprovada da comisso de Regularidade do Edital
para dar incio ao Comisso de Convite edital no sistema
(Manual) (Modalidade Convite) licitao (Relatrio Word)
processo.licitatrio . Licitao . (Relatrio Word) . .
Necessidade de GCP | COM_008_01 GCP | COM_008_02 (Relatrio Word) GCP | COM_008_03 1
GCP | COM_008_04 GCP | COM_008_05
Realizar Convite
Solicitar Compra
(Automtica) Habilitar os
Encaminhar Edital Receber protocolo de Marcar check list da Informar meio de fornecedores
Publicar processo de
aos cinco recebimento do edital etapa Elaborao publicao no sistema participantes no
convite em quadro de
fornecedores assinado e sistema
. avisos . .
desejados carimbado
1 GCP | COM_008_06 GCP | COM_008_07 GCP | COM_008_09 2
DEX ou Unidades
Resp. por Compras
Houve Recurso?
Emitir Ata de Enviar recurso e Registrar recurso e Informar dados do
Conduzir sesso
Abertura dos Aguardar prazo para resposta ao recurso resposta julgamento no sistema
pblica para abertura S
Envelopes recurso para todos os
dos envelopes . .
(Relatrio Word) participantes 3
2 GCP | COM_008_11 GCP | COM_008_12
1
Emitir e assinar o
Emitir Quadro do
Despacho da
Edital (formato mapa Emitir Ata de
Comisso N
de apurao) Julgamento
. (Relatrio
. Word) (Relatrio Word)
3 GCP | COM_008_14 GCP | COM_008_15
2
Emitir termo de Enviar documento

Encaminhar Marcar check list da para Despacho de
Receber parecer homologao
processo fsico para etapa Homologao Homologao da
jurdico (Relatrio Word)
parecer da ASSLEG . . Autoridade
GCP | COM_008_16 GCP | COM_008_17 Competente 3
Autoridade Competente
DEX ou UNIDADES
Encaminhar
processo fsico
A
Assinar Despacho homologado para o
responsvel de
compras
Observaes
1. O prazo para recurso de 2 (dois) dias teis. A comisso de licitao tem at 10 (dez) dias teis para divulgar resposta ao recurso.
2. Esse relatrio contempla um resumo das etapas ocorridas no processo licitatrio.
3. Autoridade competente das Unidades corresponde ao Dirigente da mesma. A autoridade competente do DEX a Diretoria Executiva.
55
PROJETO PLUG
GESTO DE COMPRAS
COM_008 REALIZAR CONVITE (2/2)
Adjudicar processo no Marcar check list da Anexar as Realizar

A sistema etapa Homologao documentaes Recebimento Fsico
externas ao sistema de Produto/Servio
. . no processo fsico
GCP | COM_008_18 GCP | COM_008_19
Pedido de
Compra? Atualizar valor
Anexar principais Verificar se o Gerar pedido de do oramento Imprimir PC e Encaminhar PC
DEX ou Unidades
Resp. por Compras
documentos fsicos no processo prev S compra empenhado Recolher Assinatura assinado ao

Banco de Pedido de Compra ou conforme PC da rea solicitante fornecedor
Conhecimento Contrato . .
. . GCP | COM_008_24 GCP | COM_008_25 Convite Realizado
GCP | COM_008_20 GCP | COM_008_21
N
Disparar aviso de
Gerar contrato no criao de contrato
sistema para Resp. da Elab. Formar Contrato
de Contrato (e-mail)
. . Convite Realizado
GCP | COM_008_22 GCP | COM_008_23
Observaes
O processo de compras realizado pela modalidade Convite deve ser iniciado na rotina de Anlise de Mercado. O responsvel pela
execuo do processo de compra dever acessar a rotina da anlise de mercado e visualizar as solicitaes de compra aprovadas
da modalidade convite, para iniciar o processo no sistema. A primeira etapa conhecida como elaborao de edital, o usurio
dever emitir o Ato de Nomeao da Comisso de Licitao manualmente e informar os contatos da comisso de licitao no
Protheus, ainda na primeira etapa, deve-se realizar a emisso do Edital e posteriormente informar os dados do Edital no Protheus.
O prximo passo encaminhar o Edital aos cinco fornecedores desejados e aguardar que eles enviem o protocolo de recebimento
do edital. Aps, o usurio dever voltar ao sistema e marcar o check list da etapa de Elaborao. Em seguida o responsvel dever
publicar o processo no quadro de avisos, informar os dados da publicao no sistema. Na data agendada conforme previsto pelo
Edital, dever ser conduzida a sesso pblica para abertura dos envelopes e na sequncia, dever ser emitida manualmente, a
Ata de Abertura dos Envelopes. Para dar andamento ao processo o usurio dever habilitar os fornecedores participantes do
sistema e proceder com o julgamento das propostas. Com o fim da sesso ser aberto o prazo para o recurso, equivalente a 2
(dois) dias teis. Caso haja algum recurso dentro desse prazo a comisso de licitao ter um prazo de 10 (dez) dias teis para
56
responder e deve registr-los no sistema. O passo seguinte emitir a Ata de Julgamento, que dever ser emitida manualmente,
informar ao sistema os dados. Na sequncia dever ser emitido o Quadro de Edital, um relatrio que contempla um resumo das
etapas ocorridas no processo de compra, semelhante ao mapa de apurao, utilizado no modelo de processo atual. O despacho
da comisso o prximo documento a ser emitido pelo sistema. Com o despacho assinado o usurio dever proceder com a
adjudicao do processo no sistema. Aps sua assinatura, o processo fsico dever seguir para o comprador responsvel emitir o
Termo de Homologao (relatrio formato Word) e marcar o check list da etapa de Homologao. O documento dever ser enviado
para despacho da Diretoria. Como parte do processo o comprador dever anexar ao processo fsico todos os documentos externos
ao sistema como por exemplo as propostas de fornecedores, e anexar os principais documentos fsicos no banco de conhecimento
da ferramenta. O sistema atualiza de forma automtica o oramento empenhado conforme valor final indicado pelo PC. Esse pedido
dever ser impresso e assinado pelo responsvel antes de ser enviado por e-mail ao fornecedor vencedor. Caso o processo de
compra preveja um contrato, o sistema dever enviar um e-mail, de forma automtica, ao responsvel pela emisso de contratos
de cada unidade, informando sobre a criao de novo contrato no sistema para devidas providncias.
Processo: Realizar Recebimento Fsico de Produto/Servio

Processo: Formar Contrato
Regulamento de Licitaes e Contratos do SEST SENAT.
7.5.7.1 Acessar a rotina da anlise de mercado para dar incio ao processo licitatrio | COM_008_01
Para dar incio ao processo licitatrio selecionar a anlise de mercado, selecionando aqueles que so pertinentes a modalidade
convite, acessar ATUALIZAES / LICITAES / ANLISE DE MERCADO.
Procedimentos
1. Ao acionar a opo Gerar Edital, preencha os campos:
Regra: campo preenchido automaticamente conforme regra informada na Anlise de Mercado.
Cd. Edital: informe o cdigo do Edital, entretanto, esta informao fica disponvel automaticamente quando o
campo Cod. Edital, localizado no cabealho da Anlise de Mercado, estiver preenchido.
Nr. Processo: informe o nmero do processo, entretanto, esta informao fica disponvel automaticamente
quando o campo Nr. Processo, localizado no cabealho da Anlise de Mercado, estiver preenchido.
Dt Abertura: informe a data de abertura do Edital.
57
Hr. Abertura: informe a hora de abertura do Edital.

Prazo Vigenc.: informe o prazo de vigncia do Edital.
Objeto: informe as caractersticas do Edital para realizao da compra de produtos e/ou contratao de
servios.
2. Confira e Confirme
PASSO 1: Clicar em Outras Aes e

selecionar Gerar processo licitatrio.
PASSO 2: Preencher todos os campos

obrigatrios informados nos Procedimentos.
022
REGRA SEST SENAT - UNIDADES
58
PASSO 3: Confira as informaes

e clique em Confirmar.
022
7.5.7.2 Visualizar Anlise de Mercado aprovada (Modalidade Convite) | COM_008_02
Para visualizar as anlises de mercado da modalidade Convite aprovadas, criar um filtro na rotina pelo status da anlise, na opo
Filtrar.
59
PASSO 1: Clicar em Filtrar.
PASSO 2: Clicar em Criar Filtro.
60
PASSO 3: Atribuir um nome ao

filtro.
PASSO 4: Selecionar
Modalidade.
PASSO 5: Para o campo

Expresso, clicar na lupa e
selecione a opo Convite.
PASSO 6: Aps selecionar a

opo, clicar em OK.
61
PASSO 7: Clicar em Adicionar.
PASSO 8: Clicar em Salvar para

confirmar a criao do filtro.
PASSO 9: Selecionar o filtro que

deseja utilizar e clique em Aplicar
filtros selecionados.
62
7.5.7.3 Informar os contatos da comisso de licitao | COM_008_03
Para informar os contatos da comisso de licitao, acessar ATUALIZAES / LICITAES / EDITAL
PASSO 1: Clicar em Edital.
63
Procedimento:
1. Selecionar o Edital da Modalidade Convite
2. Selecionar a opo Alterar
3. Ser apresentada a tela principal com as diversas pastas do processo
4. Na aba Elaborao selecionar a pasta Comisso de Licitao
5. Selecionar o usurio da comisso atravs da consulta F3
6. Confira os usurios e confirme.
PASSO 2: Selecionar o edital da

modalidade convite e clique em
Alterar.

PASSO 3: Acessar clique em Confirmar.
pasta Elaborao.
022 REGRA SEST SENAT - UNIDADES

PASSO 4: Selecionar aba
Comisso Licitao.
PASSO 5: Selecionar o
usurio da comisso
atravs da consulta F3.
7.5.7.4 Informar dados do edital no sistema | COM_008_04
Acessando o edital verificar os campos obrigatrios na fase de Elaborao.
64
Ao acessar esta aba visualize na parte central da tela a diviso em sub abas, assim demonstrado e complementar os dados
faltantes:
Lote.
Produtos.
Solicitaes.
Checklist - Os campos esto apresentados em colunas, preencha os Checklists obrigatrios.
Documentos - Ao acessar esta aba visualize na parte inferior da tela a diviso em outras sub abas (pastas).
Licitantes - Observe que ao lado destas abas, direita, esto disponveis as opes: Acima - Abaixo - Incio - Final.
rgos Participantes.
Comisso Licitao.
Prazo de entregra.
Documento resultante.
Data de recebimento da proposta.
Hora de recebimento da proposta.
Condies de pagamento.
PASSO 1: Preencher pastas destacadas.
Obs: Descer bala de

rolagem para continuar o
preenchimento.
7.5.7.5 Identificar se o processo prev Pedido de Compra ou Contrato | COM_008_21
Na fase de Elaborao do Edital dever ser definido, se ao final ser gerado um Pedido de Compras ou Contrato.
Procedimento para definio do documento final gerado:
65
1. Selecionar o edital
2. Acessar a Aba Elaborao
3. Descer na barra de rolagem at o tpico Outros
4. Localizar o campo Doc. Result.
5. Selecionar a opo Contrato ou Pedido
6. Conferir e Confirmar
PASSO 1: Selecione o edital

desejado. PASSO 2: Em Outras Aes,
clique em Andamento.
PASSO 3: Acessar
aba Elaborao.
PASSO 4 e 5: Localizar o
campo Doc. Result e
Selecionar a opo Contrato
ou Pedido
7.5.7.6 Marcar Checklist da etapa Elaborao | COM_008_06
Certificar que o Checklist foi selecionado na rotina descrita no tpico anterior. A seguir descrio do passo a passo para marcar o
Checklist da etapa de Elaborao.
66
dados e Confirmar.

PASSO 1: Acessar a
pasta Checklist. PASSO 2: Marcar os
itens na coluna
Confirmado.
7.5.7.7 Informar meio de publicao no sistema | COM_008_07
Procedimento para informar o meio de publicao:

1. Selecionar o edital que ser preenchido meio de publicao.
2. S ser possvel informar o meio de publicao os editais que estiverem nesta fase.
3. Acessar a Pasta Publicao
4. Preencher os campos Dt. Public. e Canal Publ.

67
PASSO 3: Acessar
aba Publicao. PASSO 4: Preencher
os campos Dt. Public.
e Canal Public.
MURAL
7.5.7.8 Informar os fornecedores participantes no sistema (Abertura dos envelopes)
Procedimento para informar os fornecedores que participam do processo licitatrio:

1. Selecionar o edital que ser preenchido com as informaes dos fornecedores. S ser possvel informar os fornecedores
nos editais que estiverem nesta fase.
2. Acessar a Pasta Licitantes e preencher com os dados dos fornecedores.
3. Informar o valor unitrio do produto licitado.
PASSO 1: Preencher com

dados e valores dos
fornecedores.
68
PASSO 5:Clicar Confirmar.
PASSO 2: Verificar ou
preencher Condio de
Pagamento.
PASSO 3:Selecionar
Condio de Pagamento.
PASSO 4:Clicar Ok.
7.5.7.9 Habilitar os fornecedores participantes no sistema | COM_008_09
Procedimento para informar os fornecedores habilitados a participar do processo licitatrio:

1. Selecionar o edital que ser preenchido com as informaes dos fornecedores. S ser possvel habilitar os
fornecedores nos editais que estiverem nesta fase.
2. Acessar a Pasta Licitantes e alterar o status dos Licitantes.
3. Conferir o valor unitrio do produto licitado.

69
PASSO 3: Acessar
aba Licitantes.
PASSO 4: Alterar status. PASSO 5: Informar valor
unitrio do produto licitado.
7.5.7.10 Registrar impugnao, questionamento ou recurso e resposta | COM_008_11
Procedimento para recursos e respostas ao processo licitatrio:

1. Selecionar o edital que ser includo os recursos e respostas.
S ser possvel informar os recursos e respostas se o edital j tiver passado da fase habilitao.
2. Acessar a Pasta Impugnao / Questionamentos.
3. Informar o tipo do registro Impugnao ou Questionamento ou Recurso.
4. Informar no campo Descrio o motivo da Impugnao ou Questionamento ou Recurso.
5. Informar no campo Resposta a resposta a Impugnao ou Questionamento ou Recurso.
6. Informar o Status Pendente, Deferido, Indeferido.
7. Informar no campo Data Abe. e Hora Abert.
8. Conferir e Confirmar.

clique em Questionamentos.
70
dados e Confirmar.
PASSO 2: Acessar
022 aba- Impugnao
REGRA SEST SENAT UNIDADES /
PASSO 3: Informar o tipo. Questionamento.
(Impugnao, Quest. ou .
Recurso) PASSO 4: Informar a resposta.
PASSO 5: Informar o status. PASSO 6: Informar a data e hora de abertura

status.
7.5.7.11 Julgar propostas dos licitantes no sistema | COM_008_12
Procedimento para informar os dados do julgamento do processo licitatrio:

1. Selecionar o edital que ser preenchido os dados do julgamento.
S ser possvel informar os dados do julgamento estiverem nesta fase.
2. Acessar Outras Aes / Andamento, para o edital ir para fase de Julgamento.
3. Ser apresentada a tela para preenchimento das informaes na aba Julgamento.
4. Conferir os dados e valores de cada licitante.
5. Posicionar o vencedor na primeira linha dos licitantes.

71
PASSO 3: Posicionar ganhador

do processo na primeira linha
utilizando os botes Acima e
Abaixo
7.5.7.12 Emitir Quadro do Edital (formato mapa de apurao) | COM_008_14
Para emitir Quadro do Edital acessar RELATRIOS / LICITAES / QUADRO DO EDITAL

Procedimento:
1. Preencher os parmetros de seleo do relatrio
2. Confirmar os parmetros.
3. Selecionar Imprimir.
72
PASSO 1: Acessar: Relatrios >Licitaes

> Quadro de Edital.
Observao: Aparecer uma tela de confirmao, clicar em Sim.
73
PASSO 2: Em parmetros,
preencha os dados conforme help
dos campos e clique em OK.

clique em Imprimir para gerar o
relatrio.
7.5.7.13 Emitir e assinar o Despacho da Comisso (Relatrio Word) | COM_008_15
Os procedimentos da atividade de emitir e assinar o documento de Despacho da Comisso esto descritos a seguir.
Acessar: ATUALIZAES / LICITAES / EDITAL.
74
PASSO 1: Clicar em Atualizaes

> Licitaes > Edital
PASSO 3: Clicar em Outras aes.
PASSO 2: Selecionar o processo.
PASSO 4: Clicar em Integrao Word.
75
PASSO 5 : Clicar na interrogao ?
PASSO 6 : Selecionar Despacho da

Comisso.
PASSO 7 : Clicar em Ok.
76

Comisso.
PASSO 9 : Clicar em Ok
Aps seguir os passos acima, o sistema ir gerar um arquivo Word conforme modelo descrito abaixo.
7.5.7.14 Adjudicar processo no sistema | COM_008_18
Procedimento adjudicar o processo licitatrio:
77
1. Selecionar o edital que ser preenchido os dados da adjudicao.

S ser possvel informar os dados da adjudicao o edital que estiverem nesta fase.
2. Acessar Outras Aes / Andamento, para o edital ir para fase de Adjudicar
3. Ser apresentada a tela para preenchimento das informaes na aba Adjudicar.

7.5.7.15 Emitir termo de homologao (Relatrio Word) | COM_008_16
Os procedimentos da atividade de emitir e assinar o documento de Termo de Homologao esto descritos a seguir.
78
PASSO 1 : Clicar em Atualizaes >

Licitaes > Edital.

79
PASSO 6 : Selecionar Termo de

Homologao.
80

homologo.
81
7.5.7.16 Marcar Checklist da etapa Homologao | COM_008_17
Procedimento para preencher o Checklist da etapa de Homologao:
1. Selecionar o edital que ser preenchido o Checklist

2. Acessar Outras Aes / Andamento
3. Ser apresentada a tela do edital
4. Acessar a pasta Checklist
5. Marcar os itens do Checklist confirmado.
6. Conferir os dados e confirmar

PASSO 5: Clicar Confirmar.
PASSO 3: Acessar a pasta

Checklist.
PASSO 4: Marcar na coluna

Confirmado do Checklist.
7.5.7.17 Anexar principais documentos fsicos no Banco de Conhecimento | COM_008_20
Para realizar a incluso dos documentos do fornecedor no banco de conhecimento acessar ATUALIZAES / CADASTROS /
BANCO DO CONHECIMENTO
Procedimentos para incluir um banco de conhecimento:
1. Em Banco de Conhecimento, selecione Incluir.
82
2. Preencha os dados conforme orientao do help de campo.

3. Os dados deste cadastro possuem preenchimento autoexplicativo, no entanto devem ser observados os seguintes campos:
Cdigo do Objeto
Este campo preenchido pelo sistema e apresenta um cdigo sequencial que identifica o objeto.
Objeto
Para preencher este campo, clique em Selecione Objeto para selecionar o arquivo. O sistema apresenta uma tela para seleo do
caminho exato no qual o arquivo est localizado.
Aps selecionar o arquivo e confirmar, o sistema preenche este campo com o caminho do arquivo.
Palavra-Chave
possvel informar uma ou mais palavras-chave para que o usurio localize o conhecimento armazenado. Essa localizao ser
feita na consulta avanada, disponvel no momento em que for vincular um conhecimento a uma transportadora, por exemplo.
4. Confira os dados e confirme a incluso do banco de conhecimento.
PASSO 1: Acesse: Atualizaes >

Cadastros > Banco de
Conhecimento.
83
PASSO 3: Preencha os dados

84
PASSO 4: Em Outras Aes, clique

em Seleciona objeto.
PASSO 5: Selecione o arquivo

85
7.5.7.18 Gerar contrato no sistema | COM_008_22
Ao final da fase de Homologao e conforme a seleo do tipo de documento resultante como Contrato, o sistema ir gerar
automaticamente no modulo de Gesto de Contratos um registro referente ao edital finalizado.
7.5.7.19 Disparar aviso de criao de contrato para Resp. da Elab. de Contrato (e-mail) | COM_008_23
O sistema ir enviar um e-mail alertando a criao do novo contrato para que sejam complementadas as informaes do contrato
e alterar o seu status para vigente.
86
7.5.7.20 Gerar pedido de compra | COM_008_24
Ao final da fase de Homologao e conforme a seleo do tipo de documento resultante como Pedido de Compras, o sistema ir
gerar automaticamente no modulo de Compras um registro referente ao edital finalizado.
87
7.5.7.21 Atualizar valor do oramento empenhado conforme PC | COM_008_25
Ao final do processo o sistema ir gerar um lanamento de ajuste do saldo do oramento. Este valor ser a diferena entre o valor
gerado na Anlise de Mercado, menos o valor final do processo licitatrio, no importando se este gerou um contrato ou um pedido
de compra.
PASSO 1: Em Movimentaes,
acesse Lanamentos.
88
PASSO 2: Selecione o lanamento

desejado e clique em Visualizar.
89
7.6 Processo: REALIZAR CONCORRNCIA | COM_008
7.6.1 Objetivo

compra, por meio da modalidade Concorrncia.
Processo: Solicitar Compra (Manual)
PROJETO PLUG
GESTO DE COMPRAS
COM_010 REALIZAR CONCORRNCIA (1/2)
Acessar a rotina da Visualizar Solicitao Emitir Ato de Informar os contatos Emitir Parecer de
anlise de mercado de Compra aprovada Nomeao da Emitir Edital de Informar dados do
Solicitar Compra da comisso de Regularidade do Edital
para dar incio ao (Modalidade Comisso de Concorrncia edital no sistema
(Manual) licitao (Relatrio Word)
processo.licitatrio Concorrncia)
. Licitao . (Relatrio Word) . .
Necessidade de GCP | COM_010_01 GCP | COM_010_02 (Relatrio Word) GCP | COM_010_03 GCP | COM_010_04 GCP | COM_010_05 1
Realizar Concorrncia
Solicitar Compra
(Automtica) Habilitar os
Marcar check list da Imprimir Informar meio de Aguarda recebimento fornecedores
etapa Elaborao Publicar processo publicao no sistema participantes no
comprovante da dos envelopes de
licitatrio sistema
. publicao . fornecedores .
DEX ou Unidades
Resp. por Compras
Houve Recurso?
Emitir Ata de Divulgar recurso e Registrar recurso e Informar dados do
Conduzir sesso
Abertura dos Aguardar prazo para resposta ao recurso resposta julgamento no sistema
pblica para abertura S
Envelopes recurso para todos os
dos envelopes . .
(Relatrio Word) participantes 3
2 GCP | COM_010_11 GCP | COM_010_12
1
Emitir e assinar o
Emitir Quadro do
Despacho da Emitir Ata de
Edital (formato mapa
Comisso N Julgamento
de apurao)
. (Relatrio
. Word) (Relatrio Word)
3 GCP | COM_010_14 GCP | COM_010_15
2
Emitir termo de Enviar documento

Encaminhar Marcar check list da para Despacho de
Receber parecer homologao
processo fsico para etapa Homologao Homologao da
parecer da ASSLEG . . Autoridade
GCP | COM_010_16 GCP | COM_010_17 Competente 3
DEX ou UNIDADES
Encaminhar
processo fsico
A
Assinar Despacho homologado para o
responsvel de
compras
Observaes
1. O prazo para recurso de 5 (cinco) dias teis. A comisso de licitao tem at 10 (dez) dias teis para divulgar resposta ao recurso.
2. Esse relatrio contempla um resumo das etapas ocorridas no processo licitatrio.
90
PROJETO PLUG
GESTO DE COMPRAS
COM_010 REALIZAR CONCORRNCIA (2/2)
Adjudicar processo no Marcar check list da Anexar as Realizar

A sistema etapa Homologao documentaes Recebimento Fsico
externas ao sistema de Produto/Servio
. . no processo fsico
GCP | COM_010_18 GCP | COM_010_19
Pedido de
Anexar principais Verificar se o Compra? Atualizar valor
documentos fsicos no processo prev Gerar pedido de do oramento Imprimir PC e Encaminhar PC
DEX ou Unidades
Resp. por Compras
Banco de Pedido de Compra ou S compra empenhado Recolher Assinatura assinado ao

Conhecimento
. Contrato
. conforme PC da rea solicitante fornecedor
. .
GCP | COM_010_20 GCP | COM_010_21 GCP | COM_009_24 GCP | COM_009_25 Concorrncia
Realizada
N
Disparar aviso de
. . Concorrncia
GCP | COM_010_22 GCP | COM_009_23 Realizada
Observaes
91
O processo de compras realizado pela modalidade Concorrncia deve ser iniciado na rotina de Anlise de Mercado. O responsvel
pela execuo do processo de compra dever acessar a rotina da anlise de mercado e visualizar as solicitaes de compra
aprovadas da modalidade concorrncia, para iniciar o processo no sistema. A primeira etapa conhecida como elaborao, o
usurio dever emitir o Ato de Nomeao da Comisso de Licitao manualmente e informar os contatos da comisso de licitao
no Protheus, ainda na primeira etapa, deve-se realizar a emisso do Edital e posteriormente informar os dados do Edital no
Protheus. Para finalizar essa etapa, o usurio deve marcar o check list da etapa de Elaborao. Em seguida o responsvel dever
publicar o processo de compra, imprimir o comprovante da publicao, informar os dados da publicao no sistema. Para dar
andamento ao processo o usurio dever aguardar o recebimento dos envelopes de documentao e propostas. Na data agendada
conforme previsto pelo Edital, dever ser conduzida a sesso pblica para abertura dos envelopes e na sequncia, dever ser
emitida manualmente, a Ata de Abertura dos Envelopes. Com o fim da sesso ser aberto o prazo para o recurso, equivalente a 5
(cinco) dias teis. Caso haja algum recurso dentro desse prazo a comisso de licitao ter um prazo de 10 (dez) dias teis para
responder e deve registr-los no sistema. O passo seguinte emitir a Ata de Julgamento, que dever ser emitida manualmente,
informar ao sistema os dados. Na sequncia dever ser emitido o Quadro de Edital, um relatrio que contempla um resumo das
etapas ocorridas no processo de compra, semelhante ao mapa de apurao, utilizado no modelo de processo atual. O despacho
da comisso o prximo documento a ser emitido pelo sistema. Com o despacho assinado o usurio dever proceder com a
adjudicao do processo no sistema. O comprador responsvel dever emitir o Termo de Homologao (relatrio formato Word) e
marcar o check list da etapa de Homologao. O documento dever ser enviado para despacho da Diretoria. Como parte do
processo o comprador dever anexar ao processo fsico todos os documentos externos ao sistema como por exemplo as propostas
de fornecedores, e anexar os principais documentos fsicos no banco de conhecimento da ferramenta. Em caso de Pedido de
Compra (PC), o sistema atualiza de forma automtica o oramento empenhado conforme valor final indicado pelo PC. Esse pedido
dever ser impresso e assinado pelo responsvel antes de ser enviado por e-mail ao fornecedor vencedor. Caso o processo de
compra preveja um contrato, o sistema dever enviar um e-mail, de forma automtica, ao responsvel pela emisso de contratos
de cada unidade, informando sobre a criao de novo contrato no sistema para devidas providncias.

92
PASSO 1: Clicar Atualizaes >

Licitaes > Anlise de Mercado.
Procedimentos
Cod. Edital: informe o cdigo do Edital, entretanto, esta informao fica disponvel automaticamente quando o
Nr. Processo: informe o nmero do processo, entretanto, esta informao fica disponvel automaticamente
quando o campo Nr. Processo, localizado no cabealho da Anlise de Mercado, estiver preenchido.
Objeto: informe as caractersticas do Edital para realizao da compra de produtos e/ou contratao de
servios.
93
PASSO 1: Clicar em Outras Aes e


94
PASSO 3: Confirir as informaes

e clicar em Confirmar.
022
SEST SENAT - UNIDADES
7.6.7.2 Visualizar Anlise de Mercado aprovada (Modalidade Concorrncia) | COM_010_02
Para visualizar as anlises de mercado da modalidade Concorrncia aprovadas, criar um filtro na rotina pelo status da anlise, na
opo Filtrar.
95
96

filtro.
PASSO 4: Clicar em Filial e

selecionar Modalidade.

Expresso, clique na lupa e
selecione a opo Concorrncia.
PASSO 6: Selecionar a opo e

clicar em OK.
97

98

deseja aplicar e clicar em Aplicar
99

Procedimento:
1. Selecionar o Edital da Modalidade Concorrncia.
2. Selecionar a opo Alterar.
3. Ser apresentada a tela principal com as diversas pastas do processo.
4. Na aba Elaborao selecionar a pasta Comisso de Licitao.
5. Selecionar o usurio da comisso atravs da consulta F3.

Alterar.
PASSO 5: Confirir os dados e

clique em Confirmar.
PASSO 2: Acessar
aba Elaborao.

Comisso Licitao.
usurio da comisso
100

faltantes:
Lote.
Produtos.
Solicitaes.
Checklist - Os campos esto apresentados em colunas, preencha os checklists obrigatrios.
Documentos - Ao acessar esta aba visualize na parte inferior da tela a diviso em outras sub abas (pastas).
Licitantes - Observe que ao lado destas abas, direita, esto disponveis as opes: Acima - Abaixo - Incio Final.
rgos Participantes.
Comisso Licitao.
Prazo de entrega.
Condio de pagamento.
Obs: Descer bala de

preenchimento.
101

1. Selecionar o edital.
2. Acessar a Aba Elaborao.
3. Descer na barra de rolagem at o tpico Outros.
5. Selecionar a opo Contrato ou Pedido.

PASSO 3: Acessar
aba Elaborao.
campo Doc. Result e
ou Pedido
102
Procedimento para preencher o Checklist da etapa de Elaborao:

1. Selecionar o edital que ser preenchido o Checklist.
2. Acessar Outras Aes / Andamento.
3. Ser apresentada a tela do edital.
4. Acessar a pasta Checklist.
6. Conferir os dados e confirmar.
PASSO 1: Selecionar o edital

desejado. PASSO 2: Clicar em Outras
Aes, acessar Andamento.
dados e Confirmar.
PASSO 3: Acessar a
aba Checklist. PASSO 4: Marcar os
itens na coluna
Confirmado.

S ser possvel informar o meio de publicao os editais que estiverem nesta fase.
103

PASSO 3: Acessar
e Canal Public.
7.6.7.8 Informar os fornecedores participantes no sistema (Abertura dos envelopes)
Procedimento para informar os fornecedores que participam do processo licitatrio:

1. Selecionar o edital que ser preenchido com as informaes dos fornecedores. S ser possvel informar os fornecedores
2. Acessar a Pasta Licitantes e preencher com os dados dos fornecedores.
3. Informar o valor unitrio do produto licitado.
104
PASSO 1: Preencher com

dados e valores dos
fornecedores.
PASSO 5:Clicar Confirmar.
PASSO 2: Verificar ou
preencher Condio de
Pagamento.
PASSO 3:Selecionar
Condio de Pagamento.
PASSO 4:Clicar Ok.
105

1. Selecionar o edital que ser preenchido com as informaes dos fornecedores. S ser possvel habilitar os fornecedores

desejado. PASSO 2: Clicar em Outras Aes
e acessar Andamento.
PASSO 3: Acessar
aba Licitantes.
7.6.7.10 Registrar impugnao, questionamento ou recurso e resposta | COM_010_11
Procedimento para recursos e respostas ao processo licitatrio:

1. Selecionar o edital que ser includo os recursos e respostas.
a. S ser possvel informar os recursos e respostas se o edital j tiver passado da fase habilitao.
2. Acessar a Pasta Impugnao / Questionamentos.
3. Informar o tipo do registro Impugnao ou Questionamento ou Recurso.
106
4. Informar no campo Descrio o motivo da Impugnao ou Questionamento ou Recurso.

5. Informar no campo Resposta a resposta a Impugnao ou Questionamento ou Recurso.
6. Informar o Status Pendente, Deferido, Indeferido.
7. Informar no campo Data Abe. e Hora Abert.

desejado. PASSO 2: Clicar em Outras Aes,
acessar Questionamentos.
dados e Confirmar.
PASSO 2: Acessar
022 aba- Impugnao
REGRA SEST SENAT UNIDADES /
PASSO 3: Informar o tipo. Questionamento.
(Impugnao, Quest. ou .
Recurso) PASSO 4: Informar a resposta.
PASSO 5: Informar o status. PASSO 6: Informar a data e hora de abertura

status.

a. S ser possvel informar os dados do julgamento estiverem nesta fase.
107

desejado. PASSO 2: Clicar em Outras
Aes, acessar Andamento.

Abaixo

Procedimento:
4. Preencher os parmetros de seleo do relatrio
108

> Quadro de Edital.
109
preencha os dados conforme help

relatrio.
110

> Licitaes > Edital
111

Comisso.
112

Comisso.
113

a. S ser possvel informar os dados da adjudicao o edital que estiverem nesta fase.

desejado. PASSO 2: Clicar Outras
Aes e acessar Andamento.
7.6.7.15 Emitir termo de homologao (Relatrio Word) | COM_010_16
Os procedimentos da atividade de emitir e assinar o documento de Termo de Homologao esto descritos a seguir.
114

Licitaes > Edital.

115

Homologao.
116

homologao.
117


PASSO 4: Clicar em
Confirmar.

Checklist.

118
Cdigo do Objeto
Objeto
Palavra-Chave
PASSO 1: Acesse: Atualizaes >

Cadastros > Banco de Conhecimento
.
119
PASSO 3: Preencha os dados

120


121
122
123
de vendas.
124
acesse Lanamentos.
PASSO 2: Selecione o lanamento

125
7.7 Processo: REALIZAR LEILO | COM_011
7.7.1 Objetivo
O objetivo desse processo realizar a alienao de bens por meio da contratao de leiloeiro, que ser contratado
utilizando a modalidade Concorrncia.
126
PROJETO PLUG
GESTO DE COMPRAS
COM_010 REALIZAR LEILO
Solicitar Compra Baixar Bens

(Manual)
Resp. por Compras
Iniciar processo de
Gerar Pedido de Anexar no BC os
concorrncia ou Gerar ttulo a receber
Venda correspondente principais documentos
prego para contratar Concorrncia/Prego ao item leiloado do processo de leilo
DEX
terceiro
. . . .
Necessidade de GCP | COM_011_01 Necessidade de 1 Concorrncia FAT | COM_011_02 FAT | COM_011_03 GCP | COM_011_04 Leilo Realizado
Realizar Leilo Realizar Realizada Baixar Ttulos a
Solicitar Compra
Concorrncia Receber
(Automtica)
Observaes
1. Processo de concorrncia ou prego para contratao de empresa que conduzir o leilo.
127
Atualmente, nem a Coordenao de Compras (CCOM), nem as Unidades possuem pessoal com formao tcnica para realizar
Leilo. Desta forma, ao surgir uma demanda para essa modalidade o solicitante dever abrir uma solicitao de compra para a
contratao de empresa especializada em realizar leilo e o procedimento dessa modalidade ser terceirizado. A demanda da
contratao ser atendida pela modalidade Prego (DEX) ou Concorrncia (DEX ou Unidades), detalhados nesse documento.

7.7.7.1 Iniciar processo de concorrncia ou prego para contratar terceiro | COM_011_01
Para dar incio ao processo de escolha do fornecedor que ir realizar o leilo, ser utilizado do processo de Concorrncia.
PASSO 1: Acessar Solicitar/cotar

e clicar em Solicitao de
Compras.
128

clique em Salvar.
PASSO 3: Preencher os campos
conforme orientao do help.
129
PASSO 5: Acessar Licitaes e

clicar em Anlise de Mercado.
130
PASSO 7: Preencha os campos

conforme orientao do help. PASSO 8: Conferir os dados e
clique em Salvar.

clique em Gerar Processo
Licitatrio.
131
PASSO 10: Clicar em Sim para

confirmar a gerao do processo
licitatrio.
PASSO 11: Preencher os

campos obrigatrios.
132
PASSO 11: Dar andamento ao

processo, acessando Outras
Aes > Andamento.
PASSO 12: Ao dar andamento, o

status da etapa alterado
automaticamente.
7.7.7.2 Gerar titulos a receber | COM_011_03
Com a emisso da nota fiscal pelo leiloreiro dever ser lanado um ttulo a receber no mdulo financeiro, para executar a rotina
verifique o manual do mdulo financeiro.
133
7.7.7.3 Anexar no BC os principais documentos do processo de leilo | COM_009_04
Cdigo do Objeto
Objeto
Palavra-Chave

.
134
PASSO 3: Preencher os dados

135
PASSO 4: Em Outras Aes, clicar


desejado e clicar em Abrir.
136
7.8 Processo: REALIZAR DISPENSA | COM_013
7.8.1 Objetivo

compra, por meio da modalidade Dispensa.
Processo: Solicitar Compra.
PROJETO PLUG
GESTO DE COMPRAS
COM_013 REALIZAR DISPENSA (1/2)
Solicitar Compra
(Manual)
Acessar a rotina da Visualizar Solicitao Habilitar fornecedores
anlise de mercado de Compra aprovada Informar dados da Marcar check list da participantes (mesmos
para dar incio ao (Modalidade elaborao no sistema etapa Elaborao da Anlise de
processo
. Dispensa)
. . . Mercado)
.
Necessidade de GCP | COM_013_01 GCP | COM_013_02 GCP | COM_013_03 GCP | COM_013_04 GCP | COM_013_06 1
Solicitar Compra Realizar Dispensa
(Automtica)
DEX ou Unidades
Resp. por Compras
Emitir e assinar o Enviar documento

Emitir Quadro do Emitir termo de
Informar dados do Despacho da Marcar check list da para Despacho de
Edital (formato mapa autorizao
julgamento no sistema Comisso etapa Homologao Autorizao da
de apurao) (Relatrio Word)
. . (Relatrio
. Word) . . Autoridade
GCP | COM_013_08 GCP | COM_013_10 GCP | COM_013_11 GCP | COM_013_12 GCP | COM_013_13 Competente 1
1 2
Anexar principais
Adjudicar processo no Anexar as documentos fsicos no
sistema documentaes Banco de A
externas ao sistema Conhecimento
. no processo fsico .
GCP | COM_013_14 GCP | COM_013_16
DEX ou UNIDADES
Encaminhar
processo fsico
Assinar Despacho autorizado para o
responsvel de
compras
2
Observaes
137
PROJETO PLUG
GESTO DE COMPRAS
COM_013 REALIZAR DISPENSA (2/2)
Pedido de
Identificar se o Compra? Atualizar valor
processo prev Gerar pedido de do oramento Imprimir PC e Encaminhar PC Realizar
A Pedido de Compra ou compra empenhado Recebimento Fsico
S Recolher Assinatura assinado ao
Contrato
. conforme PC da rea solicitante fornecedor de Produto/Servio
. .
GCP | COM_013_17 GCP | COM_013_20 GCP | COM_013_21 Dispensa Realizada
N
DEX ou Unidades
Dispara aviso de
Resp. por Compras

. .
GCP | COM_013_18 GCP | COM_013_19 Dispensa Realizada
Observaes
138
O processo de compras realizado pela modalidade Dispensa deve ser iniciado na rotina de Anlise de Mercado. O responsvel
aprovadas da modalidade dispensa, para iniciar o processo no sistema. Na primeira etapa, o usurio dever informar os dados
referentes a elaborao do processo e marcar o check list da etapa de Elaborao. Em seguida o responsvel dever informar
sobre a etapa de publicao, ainda que o processo de Dispensa no exija essa atividade, porm se trata de uma etapa do sistema
para seguir com o processo. Para dar andamento ao processo, o usurio dever informar ao sistema os dados do julgamento. O
prximo passo realizar a habilitao dos fornecedores participantes no sistema (utilizar os mesmos da anlise de mercado). Na
sequncia dever ser emitido o Quadro de Edital, um relatrio que contempla um resumo das etapas ocorridas no processo de
compra, semelhante ao mapa de apurao, utilizado no modelo de processo atual. O despacho da comisso o prximo
documento a ser emitido pelo sistema e aps a sua assinatura, o comprador dever proceder com a adjudicao do processo no
sistema. Aps o Termo de Autorizao (relatrio formato Word) dever ser enviado para o despacho da Diretoria. Com o despacho
assinado o usurio dever proceder com a homologao do processo no sistema e marcar o check list da etapa de Homologao.
Como parte do processo o comprador dever anexar ao processo fsico todos os documentos externos ao sistema e anexar os
principais documentos fsicos no banco de conhecimento da ferramenta. Em caso de Pedido de Compra (PC), o sistema atualiza
de forma automtica o oramento empenhado conforme valor final indicado pelo PC. Esse pedido dever ser impresso e assinado
pelo responsvel antes de ser enviado por e-mail ao fornecedor vencedor. Caso o processo de compra preveja um contrato, o
sistema dever enviar um e-mail, de forma automtica, ao responsvel pela emisso de contratos de cada unidade, informando
sobre a criao de novo contrato no sistema para devidas providncias.

139
PASSO 1: Clicar em
Atualizaes > Licitaes>
Anlise de Mercado.
Procedimentos
Nr. Processo: informe o nmero do processo, entretanto, esta informao fica disponvel automaticamente quando
o campo Nr. Processo, localizado no cabealho da Anlise de Mercado, estiver preenchido.
Objeto: informe as caractersticas do Edital para realizao da compra de produtos e/ou contratao de servios.
140

Obs: Clicar em Sim na mensagem

que ir aparecer.
141

22
PASSO 3: Confira as informaes

142
7.8.7.2 Visualizar Anlise de Mercado aprovada (Modalidade Dispensa) | COM_013_02
Para visualizar as anlises de mercado da modalidade Dispensa aprovadas, criar um filtro na rotina pelo status da anlise, na
opo Filtrar.
PASSO 1: Clique em Filtrar.
143
PASSO 2: Clique em Criar Filtro.

filtro.
PASSO 4: Em Filial, selecionar

Modalidade.
144

selecione a opo Dispensa
Licitao.

opo, clicar em OK.
145


deseja aplicar e clique em Aplicar
146
PASSO 1: Clicar em Licitaes e

acessar Edital.
147
Procedimento:
1. Selecionar o Edital da Modalidade Dispensa.

Alterar.

pasta Elaborao.

Comisso Licitao.
usurio da comisso
148
faltantes:
Lote.
Produtos.
Solicitaes.
Documentos - Ao acessar esta aba visualize na parte inferior da tela a diviso em outras sub abas, assim demonstrado:
rgos Participantes.
Comisso Licitao.
Prazo de entregra.
Obs: Descer bala de

preenchimento.
149

PASSO 3: Acessar
aba Elaborao.
campo Doc. Result e
ou Pedido
150
dados e Confirmar.

PASSO 1: Acessar a
itens na coluna
Confirmado.


clicar em Andamento.
151
PASSO 3: Acessar
e Canal Public.
MURAL
Caso no sejam preenchidos os campos para a publicao, o sistema emitir uma pergunta. Responder Sim e prosseguir com o
processo.

152



Abaixo

1. Selecionar o edital que ser preenchido com as informaes dos fornecedores. S ser possvel habilitar os
fornecedores nos editais que estiverem nesta fase.
153

PASSO 3: Acessar
aba Licitantes.

Procedimento:
1. Preencher os parmetros de seleo do relatrio.
154

> Quadro de Edital.
155
preencher os dados conforme help
PASSO 3: Confirir os dados e

relatrio.
156

> Licitaes > Edital
157

Comisso.
158

Comisso.
159


7.8.7.13 Emitir termo de Autorizao (Relatrio Word) | COM_013_16
Os procedimentos da atividade de emitir e assinar o documento de Termo de Autorizao esto descritos a seguir.
160

Licitaes > Edital.

161

Autorizao.
162

Autorizao.
163


PASSO 4: Clicar em
Confirmar.

Checklist.

164

Cdigo do Objeto
Objeto
Palavra-Chave

.
165
PASSO 3: Preencher os dados.
166


167
168
169
de vendas.
170
acesse Lanamentos.
PASSO 2: Selecionar o lanamento

171
7.9 Processo: REALIZAR INEXIGIBILIDADE | COM_014
7.9.1 Objetivo

compra, por meio da modalidade Inexigibilidade.
172
PROJETO PLUG
GESTO DE COMPRAS
COM_014 REALIZAR INEXIGIBILIDADE (1/2)
Solicitar Compra
(Manual)
Acessar a rotina da Visualizar Solicitao
anlise de mercado de Compra aprovada Informar dados da Marcar check list da
Habilitar fornecedor
para dar incio ao (Modalidade elaborao no sistema etapa Elaborao
processo
. Inexigibilidade)
. . . .
Necessidade de GCP | COM_014_01 GCP | COM_014_02 GCP | COM_014_03 GCP | COM_014_04 GCP | COM_014_06 1
Solicitar Compra Realizar Inexigibilidade
(Automtica)
DEX ou Unidades
Resp. por Compras
Emitir e assinar o Enviar documento

Emitir termo de
Despacho da Encaminhar Marcar check list da para Despacho de
Receber parecer autorizao
Comisso processo fsico para etapa Homologao Autorizao da
(Relatrio
. Word) parecer da ASSLEG . . Autoridade
1 GCP | COM_014_09 GCP | COM_014_10 GCP | COM_014_11 Competente 1
2
Anexar principais
Adjudicar processo no Anexar as documentos fsicos no
sistema documentaes Banco de A
externas ao sistema Conhecimento
. no processo fsico .
GCP | COM_014_12 GCP | COM_014_14
DEX ou UNIDADES
Encaminhar
processo fsico
Assinar Despacho autorizado para o
responsvel de
compras
2
Observaes
173
PROJETO PLUG
GESTO DE COMPRAS
COM_014 REALIZAR INEXIGIBILIDADE (2/2)
Pedido de
Identificar se o Compra? Atualizar valor
processo prev Gerar pedido de do oramento Imprimir PC e Encaminhar PC Realizar
A Pedido de Compra ou compra empenhado Recebimento Fsico
S Recolher Assinatura assinado ao
Contrato
. conforme PC da rea solicitante fornecedor de Produto/Servio
. .
GCP | COM_014_15 GCP | COM_014_18 GCP | COM_014_19 Inexigibilidade
Realizada
N
DEX ou Unidades
Dispara aviso de
Resp. por Compras

. .
GCP | COM_014_16 GCP | COM_014_17 Inexigibilidade
Realizada
Observaes
174
O processo de compras realizado pela modalidade Inexigibilidade deve ser iniciado na rotina de Anlise de Mercado. O responsvel
aprovadas da modalidade inexigibilidade, para iniciar o processo no sistema. Na primeira etapa, o usurio dever informar os dados
referentes a elaborao do processo e marcar o check list da etapa de Elaborao. Em seguida o responsvel dever informar
sobre a etapa de publicao, ainda que o processo de Inexigibilidade no exija essa atividade, porm se trata de uma etapa do
sistema para seguir com o processo. Para dar andamento ao processo, o usurio dever informar ao sistema os dados do
julgamento. O prximo passo realizar a habilitao dos fornecedores participantes no sistema (utilizar os mesmos da anlise de
mercado). O despacho da comisso o prximo documento a ser emitido pelo sistema e aps a sua assinatura, o comprador
dever proceder com a adjudicao do processo no sistema. Aps o Termo de Autorizao (relatrio formato Word) dever ser
enviado para o despacho da Diretoria. Com o despacho assinado o usurio dever proceder com a homologao do processo no
sistema e marcar o check list da etapa de Homologao. Como parte do processo o comprador dever anexar ao processo fsico
todos os documentos externos ao sistema e anexar os principais documentos fsicos no banco de conhecimento da ferramenta.
Em caso de Pedido de Compra (PC), o sistema atualiza de forma automtica o oramento empenhado conforme valor final indicado
pelo PC. Esse pedido dever ser impresso e assinado pelo responsvel antes de ser enviado por e-mail ao fornecedor vencedor.
Caso o processo de compra preveja um contrato, o sistema dever enviar um e-mail, de forma automtica, ao responsvel pela
emisso de contratos de cada unidade, informando sobre a criao de novo contrato no sistema para devidas providncias.

175
PASSO 1: Clicar em Licitaes e selecionar a

opo por Anlise de Mercado.
Procedimentos
Nr. Processo: informe o nmero do processo, entretanto, esta informao fica disponvel automaticamente quando
o campo Nr. Processo, localizado no cabealho da Anlise de Mercado, estiver preenchido.
Objeto: informe as caractersticas do Edital para realizao da compra de produtos e/ou contratao de servios.
2. Confira e Confirme.
176

Obs: Clicar em Sim na mensagem

que ir aparecer.
177

022
PASSO 3: Conferir as informaes

022
178
7.9.7.2 Visualizar Anilise de Mercado aprovada (Modalidade Inexigibilidade) | COM_014_02
Para visualizar as anlises de mercado da Modalidade Inexigibilidade aprovadas, criar um filtro na rotina pelo status da anlise,
na opo Filtrar.
179

filtro.
PASSO 4: Em Filial, selecionar

Modalidade.
180

selecione a opo Inexigilidade.

opo, clicar em OK.
181


deseja aplicar e clique em Aplicar
182
PASSO 1: Clicar em Edital.
183
Procedimento:
1. Selecionar o Edital da Modalidade Inexigibilidade.

Alterar.

pasta Elaborao.

Comisso Licitao.
usurio da comisso
184
faltantes:
Lote.
Produtos.
Solicitaes.
Documentos - Ao acessar esta aba visualize na parte inferior da tela a diviso em outras sub abas, assim demonstrado:
rgos Participantes.
Comisso Licitao.
Prazo de entregra.
Obs: Descer bala de

preenchimento.
185


PASSO 3: Acessar
aba Elaborao.
campo Doc. Result e
ou Pedido
186
dados e Confirmar.

PASSO 1: Acessar a
itens na coluna
Confirmado.


187
PASSO 3: Acessar
e Canal Public.
MURAL
Caso no sejam preenchidos os campos para a publicao, o sistema emitir uma pergunta. Responder Sim e prosseguir com o
processo.

188



Abaixo

1. Selecionar o edital que ser preenchido com as informaes dos fornecedores. S ser possvel habilitar os fornecedores
189


PASSO 3: Acessar
aba Licitantes.
190

> Licitaes > Edital
191

Comisso.
192

Comisso.
193


7.9.7.12 Emitir Termo de Autorizao (Relatrio Word) | COM_014_16
Os procedimentos da atividade de emitir e assinar o documento de Termo de Autorizao esto descritos a seguir.
194

Licitaes > Edital.

195

Autorizao.
196

Autorizao.
197


PASSO 4: Clicar em
Confirmar.

Checklist.

198

Cdigo do Objeto
Objeto
Palavra-Chave

.
199
PASSO 3: Preencher os dados dos

campos.
200
PASSO 4: Em Outras Aes, clicar


201
202
203
de vendas.
acessar Lanamentos.
204
lanamento desejado e clicar em
Visualizar.
205
7.10 Processo: RECEBIMENTO FSICO DE PRODUTO/SERVIO | COM_015
7.10.1 Objetivo
Esse processo tem como objetivo descrever o recebimento de produtos/servios requisitados, de forma a garantir a
conformidade entre o que foi solicitado com o que foi entregue pelo fornecedor.
Processos: Realizar Concorrncia

Processos: Realizar Convite
Processos: Realizar Dispensa
Processos: Realizar Inexigibilidade
Processos: Realizar Leilo
Processos: Acompanhar Contrato
206
PROJETO PLUG
GESTO DE COMPRAS
COM_015 REALIZAR RECEBIMENTO FSICO DE PRODUTO/SERVIO
Realizar
Realizar Prego
Concorrncia
Realizar Convite Realizar Dispensa
Realizar
Receber produto/ Recebimento Fsico
servio e Fiscal no ERP
DEX ou Unidades
rea Solicitante
Realizar
Realizar Leilo Produto/servio
Inexigibilidade
NF conforme PC? conforme solicitado?
Conferir .
NF X Pedido de Realizar a Encaminhar NF

Realizar ateste da
Compra S conferncia de S atestada para
NF
. produto/servio responsvel contbil
GCP | COM_015_01 Recebimento Fsico de
Acompanhar Produto/Servio Realizado
Realizar Concurso
Contrato
N N
Solicitar correes ao
fornecedor
1
FORNECEDORES
Representante
Providenciar Realizar reenvio

correes solicitadas conforme PC
Observaes
207
O recebimento fsico do produto ou servio requisitado se inicia com o envio do Pedido de Compra (PC) para o fornecedor. Este,
por sua vez, proceder com o envio do material ou do prestador de servio para o Sest/Senat. O recebimento do produto/servio
solicitando sempre acontecer na rea solicitante do item. O responsvel pela rea dever confrontar a Nota Fiscal emitida pelo
fornecedor, com o Pedido de Compra emitido pelo Sest ou Senat e com o produto/servio entregue pelo fornecedor. Em caso de
alguma inconformidade, o fornecedor dever ser comunicado para que ele providencie os eventuais ajustes solicitados. Aps
devidos ajustes, o responsvel pelo recebimento do item dever atestar a NF e encaminha-la para a Coordenao de Contabilidade
e Oramento (CORC), que far o lanamento do documento no sistema.
Processo: Realizar Recebimento Fsico e Fiscal no ERP
N\A.
7.10.7.1 Conferir NF X Pedido de Compra | COM_015_01
Para realizar a conferncia dos itens da nota fiscal versus o pedido de compras emitidos pelo sistema.
Os seguintes dados so conferidos:
Dados da empresa: Filial, endereo, telefone, fax, CNPJ etc.
Dados do fornecedor: Cdigo/loja, inscrio estadual, endereo, CNPJ, fone, fax etc.
Dados do pedido: Nmero do pedido, nmero de emisso do documento, nmero de vias, itens, descrio dos itens,
quantidades, valores, alquota de IPI, valor total por item, data de entrega, descontos, condio de pagamento, valor total do
pedido sem impostos, valor total do pedido com impostos, valor dos impostos e despesas acessrios (IPI, frete, ICMS,
despesas, seguro etc.), total geral do pedido, local de entrega, local de cobrana, comprador, aprovadores etc.
Procedimento para emitir os dados do Pedido de Compras ou Autorizao de Entrega:

1. Na janela de emisso do relatrio Pedido de Compras, clique em Parmetros.
O Sistema apresenta a tela para configurao dos parmetros referentes aos relatrios.
2. Configure-os de acordo com orientao do help de campo.
3. Confira as configuraes e confirme a impresso do relatrio.
208
PASSO 1: Acessar Pedido de

Compras.

alterar se necessrio.
209
PASSO 3: Em Movimentos,
acessar Documentos de Entrada.
210
PASSO 5: Selecionar o documento e

clicar em OK.

clicar em Item Ped.
211
PASSO 7: Confirir os dados

preenchidos.
PASSO 8: Clicar em Salvar.
212
213
7.11 Processo: REALIZAR REGISTRO DE PREO | COM_016
7.11.1 Objetivo
O objetivo desse processo a obteno de menor preo fixo para determinados produtos durante um perodo
especfico. Com o RP, o licitante no obrigado a efetivar nenhuma compra ou contratao alm de ter a garantia de
poder realizar solicitaes em momentos futuros, conforme sua necessidade.
Necessidade de Realizar Registro de Preo
PROJETO PLUG
GESTO DE COMPRAS
COM_016 REALIZAR REGISTRO DE PREO (1/2)

Resp. por Sol. RP
Comunicar CCOM
DEX
necessidade de um
RP
Necessidade de
Realizar RP
Acessar a rotina da Realizar Prego/

Filtrar SCs para
Comunicar para as anlise de mercado Concorrncia at a
Registro de preo e Realizar Anlise de
unidades referente para dar incio ao etapa de
conferir itens Mercado
ao RP processo
. . homologao
.
GCP | COM_016_02 GCP | COM_016_03 Necessidade de Anlise Realizada GCP | COM_016_04 1
Anlise de Mercado e Aprovada
Elaborar Ata de Publicar ARP e Aguardar solicitao

Finalizar processo de
Registro de Preo informar dados da de consumo da ARP
Prego/Concorrncia
(ARP) publicao no sistema ou solicitao de
. . . carona na ata
Resp. por Compras
DEX
Receber Termo de Recolher assinatura

Elaborar Consulta ao
Solicitao de da DIEX e da Encaminhar Anexo III
Carona Fornecedor
Adeso (Anexo II) Coordenador da ao fornecedor
(Anexo III)
assinado CCOM
2
Consumo da ARP
Resp. por Compras
UNIDADE
Acessar a ARP
Encaminhar Anexo I Criar SC referente aos Selecionar sua Gerar pedido de Atualizar controle de
Preencher e assinar correspondente e
assinado e itens selecionando RP unidade para compra saldo da ARP A
o Termo de Adeso realizar a reserva de
digitalizado para a consumir o saldo
(Anexo I) . saldo desejado
. . . .
CCOM
GCP | COM_016_01 GCP | COM_016_08 GCP | COM_016_09 GCP | COM_016_10 GCP | COM_016_11
Observaes
214
PROJETO PLUG
GESTO DE COMPRAS
COM_016 REALIZAR REGISTRO DE PREO (2/2)

Resp. por Compras
DEX ou Unidade
Imprimir PC e Encaminhar PC Realizar

A Recebimento Fsico
Recolher Assinatura assinado ao
da rea solicitante fornecedor de Produto/Servio
RP Realizado
Posio favorvel
do fornecedor?
Encaminhar Anexo Cadastrar nova Atualizar controle de
Elaborar Resposta unidade na ARP como
B Aguardar posio do Receber posio do IV para a unidade saldo da ARP
Solicitao de S carona
fornecedor fornecedor que realizou a
Resp. por Compras
Adeso (Anexo IV) . .

solicitao de adeso
GCP | COM_016_12 GCP | COM_016_11 RP Realizado
DEX
Solicitao de Carona
no atendida
Observaes
215
O processo se inicia a partir da necessidade de aquisio/contratao comum entre as unidades, como por exemplo, material
odontolgico, material para piscina, computadores, entre outros. A partir de ento, uma rea do DEX envia um e-mail para a
Coordenao de Compras (CCOM), informando sobre essa necessidade e detalhando os itens que devem compor o processo de
registro de preo. A CCOM, por sua vez ir enviar um e-mail para as unidades, comunicando sobre a abertura de um processo de
Registro de Preo, informando sobre: itens que sero contemplados, periodicidade das solicitaes, prazo para registrar a demanda
desejada, data prevista para o trmino da licitao e vigncia da Ata.
A unidade interessada por sua vez, realiza o preenchimento do Termo de Adeso (Anexo I), recolhe a assinatura do seu dirigente,
digitaliza e encaminha para a CCOM, via e-mail. Em seguida, a unidade deve acessar o Protheus e criar uma Solicitao de Compra
(SC) referente aos itens descritos no e-mail e indicando Registro de Preo (RP) no tipo de solicitao. As informaes includas
no sistema devem ser as mesmas descritas no Anexo I. Aps o encerramento do prazo de adeso o tcnico de compras acessa a
rotina de Anlise de Mercado do sistema e filtra todas as SCs classificadas como RP, para o perodo e itens desejado e com isso
conseguir visualizar o consolidado das quantidades desejadas por todas as unidades interessadas. Mediante esse quantitativo, o
tcnico ir realizar a anlise de mercado, conforme j descrito nesse documento. Aps, dever ser iniciado o processo de Prego
ou Concorrncia, at a etapa de homologao no sistema. Nesse momento, dever ser elaborada, tambm no sistema, a Ata de
Registro de Preo (ARP), e na sequncia, finalizar o processo de compra iniciado e proceder com a publicao da ARP no sistema.
A partir desse momento, o processo poder seguir dois fluxos:
Consumo da ARP por participante da ata:
Cada unidade, mediante sua necessidade de consumo dever acessar a ARP no sistema para reservar a quantidade desejada e
atribu-la para sua unidade. Ao fazer isso o sistema gera automaticamente um Pedido de Compra (PC) e atualiza o controle de
saldo da ata. O PC deve ser impresso e assinado pela rea responsvel, antes de enviar para o fornecedor. Os registros de
consumo da ata para as coordenaes do DEX sero realizados pela CCOM. Para as unidades, dever ser realizado por cada
uma.
Solicitao de Carona:
Para isso necessrio que a unidade interessada preencha o Termo de Solicitao de Adeso (Anexo II) e envie ao DEX,
previamente assinado pelo seu dirigente. Ao receber esse documento, ser encaminhado para a assinatura da diretoria e
coordenador da CCOM. Com as devidas assinaturas, o Anexo II chega ao tcnico de Compras, que o responsvel pelo
prosseguimento da carona, mediante elaborao do documento de Consulta ao Fornecedor (Anexo III), que indica a unidade que
deseja participar do RP, bem como as quantidades estimadas de sua aquisio/contratao. Esse documento encaminhado via
e-mail ao Fornecedor, que possui um prazo de 2 ou 3 dias para se posicionar em relao ao fato. Aps resposta do fornecedor, o
tcnico elabora o documento de Resposta Solicitao de Adeso (Anexo IV), para dar a unidade o parecer favorvel ou
desfavorvel referente a carona. Esse documento encaminhado via e-mail unidade.
Caso o parecer seja desfavorvel o processo de carona no obteve sucesso e a unidade precisar buscar outros meios para
aquisio/contratao dos itens de seu interesse.
216
Caso o parecer seja favorvel, a CCOM dever incluir a unidade como carona no sistema e ela estar apta para realizar os
procedimentos de consumo do saldo, conforme descrito pelos pargrafos anteriores.
Vale ressaltar que a quantidade destinado a caronas no pode ultrapassar 5 (cinco) vezes o valor inicial da ata. Esse controle
dever ser realizado pela CCOM, no momento em que receber o Anexo II da unidade.
Termo de Adeso (Anexo I)

Termo de Solicitao de Adeso (Anexo II)
Consulta ao Fornecedor (Anexo III)
Resposta Solicitao de Adeso (Anexo IV)
Ata de Registro de Preo
7.11.7.1 Criar SC referente aos itens selecionando RP | COM_016_01
Procedimento para incluir uma solicitao de compras manualmente:

1. Em Solicitao de Compras, so apresentadas todas as solicitaes existentes no Sistema.
2. Pressione a tecla [F12] para definir os parmetros.
3. Informe o campo da qual ser usada descrio do produto
Pode ser o campo B5_CEME que possui o nome cientfico do produto. Este campo somente pode ser utilizado se o Cadastro de
Complemento de Produtos estiver devidamente preenchido, visto que o campo pertence a este cadastro. Outra opo o campo
B1_DESC, que armazena a descrio do Cadastro de Produtos.
1. Confirme para voltar para a tela de solicitaes
apresentada a janela Solicitao de Compras - Incluir, dividida em reas:
Cabealho
Nesta rea, so informados os dados: Nmero da solicitao de compras (sugerido automaticamente), solicitante (usurio atual),
data de emisso, unidade de requisio, filial de entrega, etc.
Itens
Nesta rea, so informados os dados: Cdigo do produto, unidade de medida, quantidade, segunda unidade de medida, quantidade
na segunda unidade de medida, observao a ser impressa no Pedido de Compra, Ordem de Produo, Centro de Custo, Conta
217
Contbil, Fornecedor/Loja padro, Produto importado, Rotina que gerou, Filial de entrega, Eliminao de Resduos, Quantidade
Original, etc.
1. Na rea Cabealho, preencha os dados conforme orientao do help de campo.
2. Na rea Itens, preencha os dados conforme orientao do help de campo.
3. Observe, porm, os campos:
Segunda unidade de medida / Quantidade segunda unidade de medida
Fornecedor/Loja padro
4. Confira os dados e confirme a incluso
PASSO 1: Acessar a rotina

Solicitao de Compras.
218
PASSO 2: Clicar no atalho F12

para abrir os parmetros da
rotina.
Em caso de Solicitao de Compras com mais de um item, a SC poder ser aprovada por completo, basta selecionar Por SC
conforme indicado a seguir.
PASSO 3: Preencher os
parmetros de acordo com o
help da rotina e clicar em OK.
219
PASSO 4: Clicar no boto Incluir

para inserir uma Solicitao de
Compras.
PASSO 5: Preencher o cabealho

de acordo com o Help.
220
PASSO 6: Escolher o
Tipo de Solicitao
como Ata de Registro
de Preo e clique em
Salvar.
7.11.7.2 Acessar a ARP correspondente e realizar a reserva de saldo desejado | COM_016_08
Para acessar ARP acessar ATUALIZAES / LICITAES / REGISTRO DE PREO

Acessar a opo Manuteno da Ata, parte superior da tela, ser apresentada a tela com os dados da ARP.
Na parte inferior selecionar a pasta saldo e informar a quantidade que ser consumida, gerando uma reserva.
221
PASSO 1: Selecionar a Rotina

de Registro de Preo.
PASSO 2: Selecionar a Ata

desejada e clique em
Manuteno da Ata.
222
PASSO 3: Clicar na aba de Participantes.
PASSO 4: Logo aps, selecionar a aba Saldo
PASSO 5: Escolher o Tipo de

Documento que ser gerado.
223
PASSO 7: Clicar para Confirmar

a operao.
PASSO 6: Escolher a Quantidade

a ser reservada.
7.11.7.3 Selecionar sua unidade para consumir o saldo | COM_016_09
Para acessar ARP acessar ATUALIZAES / LICITAES / REGISTRO DE PREO

Acessar a opo Manuteno da Ata, parte superior da tela, ser apresentada a tela com os dados da ARP.
Na parte inferior selecionar a pasta rgo, selecionando o rgo que ir realizar a reserva.
224
PASSO 1: Selecionar a Rotina de

Registro de Preo.
PASSO 2: Selecionar a Ata

desejada e clique em Manuteno
do Saldo.
225
PASSO 3: Selecionar o rgo/filial que ir

gerar o documento.
PASSO 4: Selecionar a linha que

ser consumida para gerar o
documento proposto.
Procedimento para gerar o pedido de compras:

1. Para gerar o pedido de compras acessar a opo Manuteno do Saldo em Outras Aes.
2. Ser apresentada a tela com as filiais / rgos para seleo.
3. Selecionar a reserva que ser gerado o pedido de compras.
4. Conferir e confirmar.
226
PASSO 2: Clicar para

Confirmar a gerao do
Documento.
PASSO 1: Selecionar a linha para a

gerao do Documento.
Ao confirmar, automaticamente
o sistema ir gerar o Pedido de
Compra.
227
7.11.7.5 Atualizar controle de saldo da ARP | COM_016_13
Ao finalizar o processo de gerao do pedido de compras, para envio ao fornecedor, o sistema atualizar o saldo ARP.
PASSO 1: Selecionar a Ata desejada e

clique em Manuteno da Ata.
228
PASSO 2: Quando houver mais de

um participante na Ata de Registro de
Preo, para consumir o saldo de uma
nica filial voc dever posicionar em
cima da respectiva filial, e em
seguida, clicar na aba de Saldo.
PASSO 3: Clicar na Aba de Saldo
PASSO 4: Informar a quantidade a

ser consumida.
229
PASSO 5: Selecionar a Ata desejada,

clique em Outras Aes e depois
Manuteno do Saldo.
230
PASSO 6: Selecionar qual das duas

unidades ir gerar o Documento.
PASSO 7: Selecionar a linha para consumo do saldo.
PASSO 8: Na Manuteno da Ata

verificar na Aba rgos o quanto
cada filial consumiu e qual o
respectivo saldo das mesmas.
231

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Manual de Treinamento

Gesto de Compras | Unidades

6.1 Grupo de Produtos ...........................................................................................................................................................................6

6.2 Unidades de Medidas .......................................................................................................................................................................7

6.3 Condio de Pagamento ..................................................................................................................................................................7

6.4 Compradores ....................................................................................................................................................................................9

6.5 Regras para Licitao .......................................................................................................................................................................12

6.6 Checklist ...........................................................................................................................................................................................13

6.7 Permisses .......................................................................................................................................................................................14

6.8 Modalidade x Pargrafo....................................................................................................................................................................16

6.9 Participantes .....................................................................................................................................................................................18

7 Descrio dos Processos ......................................................................................................................... 19

7.1 Processo: CADASTRAR FORNECEDOR | COM_001 ....................................................................................................................19

7.2 Processo: CADASTRAR PRODUTO/SERVIO | COM_002 ...........................................................................................................26

7.3 Processo: SOLICITAR COMPRA | COM_003 .................................................................................................................................31

7.4 Processo: REALIZAR ANLISE DE MERCADO | COM_005 ..........................................................................................................44

7.5 Processo: REALIZAR CONVITE | COM_006 ...................................................................................................................................55

7.6 Processo: REALIZAR CONCORRNCIA | COM_008 .....................................................................................................................90

7.7 Processo: REALIZAR LEILO | COM_011 ......................................................................................................................................126

7.8 Processo: REALIZAR DISPENSA | COM_013 ................................................................................................................................137

7.9 Processo: REALIZAR INEXIGIBILIDADE | COM_014 .....................................................................................................................172

7.10 Processo: RECEBIMENTO FSICO DE PRODUTO/SERVIO | COM_015................................................................................206

7.11 Processo: REALIZAR REGISTRO DE PREO | COM_016 ........................................................................................................214

Cdigo Cliente: T26503 Cliente: SEST

3 Processos abordados no material

Este documento contemplar os seguintes processos de Gesto de Compras:

Seta Atividade manual Processo Processo

Deciso exclusiva (OU)

Deciso inclusiva (E/OU)

Atividade automtica Atividade automtica

5 Acessando o Mdulo - Compras

Acessar o Protheus com o login e senha do usurio.

PASSO 2: Clique em Entrar

PASSO 3: Selecione a data base.

PASSO 4: Visualizar grupo do

PASSO 5: Visualizar filial do

PASSO 6: Visualizar ambiente do

6.1 Grupo de Produtos

6.2 Unidades de Medidas

6.3 Condio de Pagamento

PASSO 1: Clicar em Condio de Pagamento.

PASSO 2: Clicar em Incluir.

PASSO 4: Confira os dados e clicar

PASSO 1: Acessar: Atualizaes >

PASSO 2: Clicar em Incluir.

PASSO 3: Selecionar o usurio e

PASSO 4: Conferir os dados e

6.5 Regras para Licitao

Este cadastro ser de responsabilidade do Departamento Executivo - DEX.

PASSO 2: Ao clicar duas vezes na

PASSO 3: Clicar em visualizar.

PASSO 4: Visualizar as etapas do check-list.

PASSO 05: Clicar em Fechar aps

PASSO 2: Clicar em Incluir.

PASSO 3: Preencher os campos

6.8 Modalidade x Pargrafo

O cadastro de Modalidade x Pargrafo ser realizado pelo Departamento Executivo.

PASSO 1: Clicar em Atualizaes > Adm.

Obs: Ser possvel visualizar as

PASSO 1: Clicar em Participantes

PASSO 2: Clique em Incluir.

IMPORTANTE: Os campos com asterisco (*) so itens obrigatrios.

7 Descrio dos Processos

7.1 Processo: CADASTRAR FORNECEDOR | COM_001