EXCEL: O GUIA COMPLETO

PARA ANLISES EMPRESARIAIS

3 Introduo 15 Outras funcionalidades do programa

6 Como usar o Excel na gesto? 18 Por que capacitar nessa ferramenta?

12 As vantagens do uso do Excel 20 Concluso

23 Sobre o Grupo Impacta Tecnologia

INTRODUO
 INTRODUO

Desde planilhas cotidianas at complexos clculos

de dados, o Excel um programa imprescindvel
para que empresas de qualquer ramo possam ter
certeza de que sua administrao realizada da
melhor maneira possvel. Encontrado em pelo
menos 90% dos computadores, o software
mundialmente reconhecido por sua praticidade,
eficincia e diversidade de funcionalidades.

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 INTRODUO

Portanto, mesmo sendo um velho conhecido no mundo da informtica, o Microsoft Excel cada vez mais
valorizado pelos gestores e colaboradores, pois traz facilidade, agilidade e organizao fundamentais para
todos os negcios.

Sua empresa ainda no se rendeu a tudo o que o Excel pode oferecer? Voc quer aprimorar seu
uso das planilhas? Ento, no perca os prximos captulos deste e-book, nos quais mostramos
exatamente por que voc deve entender o Excel e, com ele, revolucionar definitivamente a gesto da
sua empresa.

Boa leitura!

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COMO USAR O EXCEL NA GESTO?
 COMO USAR O EXCEL NA GESTO?

Com sua capacidade de at 1 milho de linhas

por 16 mil colunas, o Excel comporta uma enorme
quantidade de dados e possibilita clculos geis.
Com isso, o programa se mostra como uma
ferramenta fundamental, que pode ser utilizada para
a organizao de informaes, registro de dados,
clculos e previses.

Portanto, no toa que a maioria das empresas,

hoje, exige que os candidatos a uma vaga de
emprego tenham conhecimentos no mnimo bsicos
do software da Microsoft. Entretanto, so aqueles
que entendem o programa de forma avanada que
realmente se destacam em suas candidaturas e fazem
a diferena na empresa.

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 COMO USAR O EXCEL NA GESTO?

INTRODUZINDO O EXCEL NA SUA EMPRESA

Se voc ainda no usa o Excel na sua empresa com frequncia, primeira vista, o software pode parecer
complicado. Entretanto, logo que voc comear a desvend-lo, ver que o programa prtico, intuitivo e
dinmico. Ou seja, no h por que perder mais tempo!

A flexibilidade do Microsoft Excel permite que o programa seja utilizado para organizao ou listagem de
dados, clculos simples ou complexos, anlises de informaes, converso de dados, deteco de tendncias
e lacunas, criao de grficos e panoramas ou para a exibio dos dados registrados de forma organizada e
dinmica. Altamente personalizvel, o software um companheiro fiel desde os primrdios da computao
pessoal, tanto nas empresas quanto nos lares.

Mesmo que ele ainda no seja muito utilizado na sua empresa, seus colaboradores provavelmente
j tm alguma familiaridade com o Excel, pois ele tambm extremamente til para demandas
pessoais cotidianas e at mesmo para tarefas da faculdade. Dessa forma, introduzir o software na
empresa est longe de ser um processo complexo.

Alm disso, mesmo que os colaboradores sintam alguma dificuldade com o programa e que precisem de algum
tempo para se familiarizar com ele, os benefcios mais do que compensam esse trabalho.

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 COMO USAR O EXCEL NA GESTO?

USANDO O EXCEL NO LUGAR DE PROCESSOS TRADICIONAIS

Fluxo de caixa

Uma das prticas mais importantes de um negcio a realizao correta do fluxo de caixa, que representa
a base da anlise financeira de uma empresa. Esse registro de todo o dinheiro que entra e sai da empresa
essencial para que toda a contabilidade acontea com eficincia e transparncia, alm de possibilitar cortes de
custos quando necessrio e um planejamento verossmil para o desenvolvimento da empresa.

Fazendo o fluxo de caixa no Excel, voc se certifica da atualizao, preciso e segurana dos dados. Assim, voc
poder decidir com clareza quais benefcios e melhorias podem ser implementados na empresa, quais reas esto
gastando alm do necessrio e o que a empresa pode fazer para diminuir despesas e aumentar seus lucros.

Contas

Alis, para tarefas envolvendo valores, o Excel sempre a melhor opo. Alm do fluxo de caixa, o controle de
contas pagas e a quitar tambm pode ser feito por ele. Esses valores tambm entram no fluxo de caixa, claro,
mas importante ter um registro prprio para eles. Dessa maneira, voc saber exatamente o que j foi pago
e o que tem data de vencimento prxima, evitando assim desentendimentos e confuses.

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 COMO USAR O EXCEL NA GESTO?

Vendas

Se sua empresa realiza vendas, o Excel tambm vai mudar a maneira com que voc mantm o controle sobre
elas. Por meio de uma planilha construda no programa, voc poder facilmente saber quais so os produtos/
servios mais vendidos, quem foram os vendedores que se destacaram por seu desempenho, quando foi
realizada a encomenda de algum produto, a quantidade de cada item disponvel em estoque, etc.

A partir dessas informaes, voc poder planejar melhor quais itens devem ficar em estoque
em maior quantidade, quais produtos devem ser repensados para conquistar mais clientes, quais
prticas de venda devem permanecer ou ser aprimoradas, quando voc deve realizar encomendas de
novos produtos e muito mais.

Impostos

Outra demanda regular de qualquer empresa o controle dos impostos, que exige alto nvel de preciso e
mincia. Dessa maneira, essa outra tarefa extremamente facilitada pelo uso do Microsoft Excel. Do valor
total de uma venda ou compra, quanto referente a impostos? Quais impostos e taxas j foram pagos e
quando os prximos devem ser quitados? Para manter a contabilidade da empresa sempre em dia, o Excel
uma ferramenta fundamental.

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 COMO USAR O EXCEL NA GESTO?

Grficos

Quem no conhece to bem o Microsoft Excel certamente no pensaria no software como um excelente
recurso para a criao de grficos. Entretanto, com o programa, voc poder desenvolver grficos
profissionais e bem organizados. Alm dos grficos em si, possvel adicionar recursos como transparncias,
sombreamentos, diferentes cores e efeitos 3D. Para dispor as informaes, o programa oferece ferramentas
como mapas e gradientes de cor, indicadores de desempenho com cones diferenciados e barras de dados.

Uma das principais vantagens e praticidades deste recurso do Excel a possibilidade de exportar
grficos para documentos criados com o Microsoft Word ou para apresentaes do PowerPoint, sem
perda alguma de organizao ou design.

Gerenciamento de clientes

Para manter todas as informaes disponveis sobre seus clientes em um nico lugar, o Microsoft Excel a
escolha certeira. Monte planilhas para registrar informaes de contato, dados sobre compras, pagamentos e
muito mais. Dessa maneira, ficar fcil e rpido apresentar e analisar esses dados para conhecer a situao da
empresa. Alm disso, essa agilidade aprimora o relacionamento da empresa com os clientes.

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AS VANTAGENS DO USO DO EXCEL
 AS VANTAGENS DO USO DO EXCEL

Ao deixar o Excel encarregado de demandas

envolvendo valores e dados complexos, o processo
se torna mais automatizado e seguro, pois todas as
informaes relacionadas a cada rea ficaro sob
a responsabilidade de um programa especializado
em sua gesto. Outros programas no garantem
a mesma segurana do Microsoft Excel, enquanto
manter os dados em papel coloca-os sob os riscos
da umidade, do mofo, da poeira, de insetos e at
mesmo de desastres, como incndios e enchentes.

Alm disso, o programa representa uma grande

diminuio do tempo e do trabalho requeridos para
registrar e analisar todos esses dados.

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 AS VANTAGENS DO USO DO EXCEL

Com isso, os colaboradores responsveis por essa gesto tero mais tempo para se dedicar a outras demandas
que no podem ser automatizadas. Isso aumenta a motivao dos colaboradores, pois eles passaro a ter mais
certeza de que os dados esto sendo analisados e armazenados corretamente.

Alm disso, os empregados no precisaro lidar de maneira to cansativa com as exigncias de

tempo e trabalho que os dados representam. O Excel diminui drasticamente as chances de erros
e enganos na hora de registrar e analisar os dados, o que tambm melhora a produtividade e a
eficincia das prticas cotidianas da empresa.

O aumento da produtividade, claro, tambm representa um grande benefcio financeiro para a empresa.
Quando os colaboradores produzem mais e apresentam mais resultados positivos, a empresa toda lucra mais.
A tecnologia, de maneira geral, uma grande aliada da otimizao da produtividade das equipes.

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OUTRAS FUNCIONALIDADES DO PROGRAMA
 OUTRAS FUNCIONALIDADES DO PROGRAMA

J deu para ver que o Excel oferece

excelentes ferramentas para sua empresa.
Mas como exatamente ele pode ser usado
no dia a dia da organizao? E o quais so
suas possibilidades alm do j mencionado
controle financeiro? Acompanhe:

FUNES

Para otimizar a execuo de clculos e

realmente se mostrar fundamental para a
anlise de dados e previses financeiras, o
Excel conta com as funes. Basicamente,
elas so frmulas predefinidas que voc
pode incluir em uma clula e que, a partir
da, far o clculo programado. Este pode
ser desde uma simples soma ou subtrao
at complexas frmulas, como veremos a
seguir.

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 OUTRAS FUNCIONALIDADES DO PROGRAMA

ACOMPANHAMENTO DE MTRICAS

Vamos supor que determinado produto vendido por sua empresa apresentou um crescimento de 5% em suas
vendas de um ms para o outro. Caso esse crescimento continue de maneira constante, qual ser a sada desse
item no final do ano? E qual ser seu lucro? Tambm possvel descobrir, por exemplo, quanto voc vai lucrar
depois de oferecer um desconto de 10% em 50 produtos diferentes, vendidos para determinado nmero de
pessoas.

O acompanhamento de mtricas, portanto, mostra-se uma das mais importantes possibilidades

do Excel para as empresas. Com o programa, ser possvel otimizar os planos de crescimento da
empresa, investir mais nas estratgias que esto dando certo, corrigir as prticas que no esto
apresentando os resultados esperados e, de maneira geral, ter um maior controle sobre o que est
acontecendo com o negcio como um todo.

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POR QUE CAPACITAR NESSA FERRAMENTA?
 POR QUE CAPACITAR NESSA FERRAMENTA?

Agora, j conhecemos melhor todas as vantagens do Excel e por que, se ele ainda no , logo se tornar uma
ferramenta indispensvel para sua empresa. Portanto, fcil compreender o motivo de instituies de todos
os ramos estarem procurando candidatos que dominem o programa, no mesmo?

Se voc deseja conquistar uma vaga mais interessante e crescer em sua carreira, fundamental se capacitar
no uso do Microsoft Excel. Da mesma forma, na hora de contratar novos colaboradores para a sua empresa,
no deixe de exigir conhecimentos no programa, mesmo que bsicos se o candidato for dedicado e gil,
logo conseguir aprimorar suas habilidades por meio do uso constante do software.

Entretanto, claro, o nvel de conhecimento exigido vai variar de acordo com as demandas
necessrias para a execuo das tarefas cotidianas de cada cargo.

Como mencionamos, mesmo que sua empresa ainda no invista com fora no uso do Excel, seus colaboradores
devem conhec-lo mesmo que superficialmente. Isso acelera muito o processo de especializao da equipe em
relao ao programa, pois capacit-la para o uso de um software mais complicado ou desconhecido seria um
processo mais demorado e caro.

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CONCLUSO
 CONCLUSO

Por meio de sua capacidade de trabalhar com uma

enorme quantidade de dados ao mesmo tempo,
das possibilidades organizacionais oferecidas
pelas planilhas e por suas funcionalidades que
tornaro a gesto mais otimizada e gil, o Microsoft
Excel conquistou seu lugar no corao e no
funcionamento cotidiano da grande maioria das
empresas da atualidade.

Como isso uma tendncia que no para de crescer,

os conhecimentos de Excel so uma exigncia
crescentes em vagas de emprego e, portanto,
altamente recomendado que todos os profissionais
que desejam crescer na carreira e fazer a diferena
em suas respectivas empresas se capacitem quanto
ao uso do programa.

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 CONCLUSO

Isso traz benefcios enormes tanto para o colaborador quanto para a empresa, pois, apesar de sua
complexidade e variedade de usos, o Excel um programa dinmico e fcil de ser utilizado depois que o
usurio comea a desvend-lo.

Pela variedade das possibilidades oferecidas e pelas vrias utilidades para todos os departamentos
de uma empresa, possvel encontrar diversos nveis de cursos de especializao no Microsoft
Excel. Sejam aulas bsicas de introduo ao programa ou cursos avanados para se aprofundar
nas planilhas, estas so excelentes oportunidades de trazer um diferencial para a empresa e para o
currculo de cada colaborador ou candidato.

Quando voc conhece e compreende o Excel, todas as portas do programa se abrem para voc e, com suas
planilhas, voc ser capaz de executar as mais variadas demandas do dia a dia da sua empresa. No perca mais
tempo! Mergulhe agora mesmo no Microsoft Excel e mude a gesto da sua empresa de maneira definitiva,
prtica, segura e otimizada.

Com as planilhas, voc vai revolucionar a maneira com que a instituio lida com nmeros, contas, vendas,
impostos e previses, alm de estabelec-la como uma empresa que aproveita ao mximo a tecnologia
disponvel atualmente e que busca a inovao e o aperfeioamento.

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