GERENCIAMENTO DE RECURSOS MATERIAIS EM UNIDADES DE SADE

ADMINISTRATION OF MATERIAL RESOURCES IN HEALTH UNITS

Aylton Paulus Jnior1

1
Docente da Universidade Estadual do Paran Campus Apucarana. Economista da Universidade Estadual de Londrina.
Endereo para correspondncia: Rua Cndido Betoni, 199, apto 702 86060-590 Londrina, PR.
E-mail: paulus@sercomtel.com.br

Resumo

Este texto foi produzido para subsidiar interessados em estudar os princpios de Administrao de
Materiais aplicados em unidades que ofertam servios de sade. Inicia-se com a apresentao dos
conceitos bsicos relacionados e apresenta em forma de reviso, as funes da Administrao de
Materiais. O texto aborda compras, compras pblicas, recebimento e conferncia, transporte e
distribuio, armazenagem e sistemas de controle de estoque.
Descritores: Administrao de materiais; Compras hospitalares.

Abstract

This text was produced to subsidize interested people in studying the principles of Administration of
Materials applied in units that offer health services. It initiates with the presentation of the related basic
concepts and presents in revision form, the functions of the Administration of Materials. The text
approaches public purchases, purchases, act of receiving and conference, transport and distribution,
storage and systems of supply control.
Keywords: Materials management; Purchasing hospital.

Revista Espao para a Sade, Londrina, v.7, n.1, p.30-45, dez. 2005 30
www.ccs.uel.br/espacoparasaude
Gerenciamento de Recursos Materiais
INTRODUO
Este texto foi produzido para subsidiar
interessados em estudar os princpios de
Administrao de Materiais aplicados a
unidades que ofertam servios de sade. Inicia
com a apresentao de alguns conceitos
bsicos relacionados Administrao de
Materiais. O desenvolvimento do trabalho est
ordenado pelas atividades fundamentais da
Administrao de Materiais quais sejam:
compras, recebimento e conferncia,
transporte e distribuio, armazenagem, e
controle de estoques. H autores como
Francischini e Gurgel1 que incluem nas
funes da Administrao de Materiais o
controle dos equipamentos e a alienao. As
funes citadas por eles so: a) classificao
de materiais; b) gerenciamento de estoque; c)
aquisio de materiais; d) armazenamento; e)
alienao de materiais; f) controle dos
equipamentos.
De fato, existem instituies que tratam do
gerenciamento de materiais junto com o
gerenciamento de equipamentos e demais
itens patrimoniais. Entretanto, o mais
apropriado o subsistema de manuteno de
equipamentos e controle patrimonial ser
tratado de forma distinta do gerenciamento de
materiais. So subsistemas independentes,
com mtodos prprios.
O trabalho de Vecina e Reinhart2 apresenta o
sistema de materiais na unidade de sade
como quatro subsistemas: normalizao,
controle, aquisio e finalmente,
armazenamento e distribuio. Neste texto,
optamos expor o tema segundo as funes
habitualmente encontradas na literatura.
CONCEITOS INICIAIS
As unidades Hospitalares so percebidas
pelos administradores como complexas
porque nelas podemos encontrar diversas
atividades que por si s caracterizam
processos produtivos distintos. Eles requerem
ateno e controle especializados quanto ao
fluxo de materiais, ou seja, na unidade
hospitalar, alm do servio de sade, temos
um restaurante, um hotel, um laboratrio
clnico, um servio de manuteno e reparos
de equipamentos, uma marcenaria, uma
farmcia, um hemocentro, um banco de leite e
outros que dependem de suprimentos.
O gerenciamento de um grande nmero de
itens em processos de produo distintos
Revista Espao para a Sade, Londrina, v.7, n.1, p. 30-45, dez. 2005
www.ccs.uel.br/espacoparasaude
obriga as instituies a trabalharem com
estoques. Em termos econmicos, estes tm o
mesmo sentido de dinheiro guardado nas
prateleiras, com o agravante de ocuparem
espao, consumirem energias de
conservao, terem seus prazos de validade
vencidos, ficarem obsoletos, desaparecerem
sem explicaes e outros riscos. Este dinheiro
parado em prateleiras poderia estar sendo
aplicado na ampliao de mais uma unidade,
ou na compra de mais um equipamento, ou
mesmo estar sendo aplicado em atividade
mais compensatria.
Os itens de materiais, medicamentos,
reagentes, alimentos e outros que no podem
ser prontamente comprados e utilizados so
formadores dos estoques das unidades de
sade. A questo provocativa : porque
devemos gerenciar materiais e medicamentos
nas unidades de sade?
O resultado de uma atividade, em seu sentido
econmico, deve ser mensurado pelos
benefcios obtidos com os recursos
disponveis, ou seja, esperamos que a
produtividade dos recursos aplicados seja
mxima para obteno do menor custo unitrio
e do maior lucro ou benefcio possvel. A
unidade hospitalar consome recursos
materiais e de medicamentos que integram o
conceito de capital de giro da instituio. O
capital de giro, combinado com o capital fixo,
as instalaes e os equipamentos constitui o
investimento total realizado. Assim, para
maximizar a relao benefcios por
investimentos (B/I) conveniente que o
denominador seja o menor possvel, ou seja,
pretende-se o uso da menor quantidade de
capital.
Com o aprimoramento do gerenciamento dos
recursos materiais podemos reduzir o capital
de giro necessrio e com isso reduzir o
investimento total(I) na unidade de sade o
que implicar em aumento da eficincia
econmica do capital aplicado. Busca-se a
otimizao organizacional que reduza as
necessidades de estoques. No limite, a
situao ideal a do estoque zero.
Neste sentido a Administrao de Materiais
objetiva a otimizao do atendimento aos
servios com os mnimos custos de aquisio,
de armazenamento e distribuio, com
qualidade, conformidade e continuidade.
Citando Paterno3 e na seqncia Francischini
e Gurgel1, temos o seguinte conceito:
31

"A Administrao de Materiais tem por
finalidade assegurar o contnuo abastecimento
dos materiais necessrios e capazes de
atender demanda, bem como cuidar de
todos os problemas relacionados a materiais,
fiscalizando, zelando e controlando, no sentido
de garantir quantidade e qualidade no
abastecimento e padro no atendimento" 3.
"A Administrao de Materiais atividade que
planeja, executa e controla, nas condies
mais eficientes e econmicas, o fluxo de
material, partindo das especificaes dos
artigos a comprar at a entrega do produto" 1.
As tcnicas de gerenciamento de materiais
foram estudadas e desenvolvidas para o
processo produtivo industrial at porque as
empresas so mais antigas que os hospitais.
Estes, inicialmente no visavam resultados
econmicos. Entretanto, o consenso atual o
da busca da eficiente alocao econmica,
qualquer que seja a atividade. As empresas,
incluindo as unidades hospitalares e de sade,
ao organizarem seu processo produtivo, so
levadas a estocarem insumos de forma a
garantir a no interrupo do processo de
produo.
Em resumo, podemos dizer que os objetivos
de uma unidade de gerenciamento de
materiais em hospitais e unidades de sade
visam a garantir: a) a continuidade da oferta
dos servios de sade; b) baixos custos de
aquisio, de realizao do pedido e de
manuteno dos estoques; c) alta rotatividade
dos estoques; d) qualidade no atendimento; e)
qualidade dos materiais; f) bom
relacionamento com os fornecedores; g)
controles cadastrais e conhecimento do
mercado e dos fornecedores; h) obter o
mximo retorno; i) centralizar controles mesmo
com descentralizao de atividades; j)
padronizar o uso de materiais.
COMPRAS
A abrangncia do processo de compras
extrapola o departamento de compras, ou
seja, uma funo ampla que envolve outros
departamentos da empresa, a comear pelo
setor usurio do bem ou servio a ser
adquirido.
Obter o produto certo, nas quantidades certas,
nos prazos e locais estabelecidos, com o
preo correto o grande desafio para a funo
de compras 4.
Revista Espao para a Sade, Londrina, v.7, n.1, p.30-45, dez. 2005
www.ccs.uel.br/espacoparasaude
Paulus Jr. A.
O preo pago o resumo do negcio e nele
que o comprador, uma vez atendido as
exigncias de qualidade, deve concentrar sua
ateno. Na prtica pode ocorrer que em
funo da necessidade de um prazo de
entrega menor ou de outras condicionantes o
preo realizado na compra no seja o menor
do mercado; entretanto, em condies normais
o menor preo de compra deve ser a
orientao principal do comprador. Espera-se
do profissional de compras eficincia e eficcia
nos procedimentos de comprar. Para isso
necessrio o comprometimento da pessoa
responsvel com os objetivos da empresa.
Isso significa que no basta ser eficiente na
ritualstica do processo, necessrio eficcia
econmica e sintonia com a oferta de servios
de sade.
As variveis envolvidas no processo de
compras so: o preo, a qualidade, o prazo de
entrega, quando fazer o pedido e qual
quantidade pedir. A qualidade mnima
esperada dos itens comprados, o momento
que devem estar disponveis para uso no
hospital e a quantidade a ser adquirida so
variveis exgenas ao sistema de compras, ou
seja, so informaes determinadas
externamente em outros subsistemas, mas
fundamentais para o sucesso das operaes
de compras. Observe que o limite superior
para o varivel preo dado pelo sistema de
oramento.
1. O CICLO DE COMPRAS
O ciclo de compras deve comear com a
elaborao do pedido do suprimento e
terminar com o seu respectivo pagamento. Os
autores, a exemplo de Paterno3 e Arnold4
elaboram propostas semelhantes para
desenhar o ciclo de compras. O ciclo inicia
fora do setor de compras a partir da
identificao de necessidade do bem ou
servio a ser adquirido. O ciclo pode ser
ilustrado, com nossa adaptao, nos seguintes
passos:
1. Elaborao e colocao do pedido de
suprimento;
2. Anlise do pedido de suprimento
(planejamento da compra);
3. Seleo dos provveis fornecedores;
4. Avaliao do preo de mercado;
5. Escolha do fornecedor;
6. Acompanhamento dos prazos de entrega;
7. Recebimento, conferncia e pagamento.
32
Gerenciamento de Recursos Materiais
O incio do ciclo de compras com a elaborao
do pedido de suprimento assume fundamental
importncia para o sucesso da operao. Um
pedido mal especificado tem grande chance
de resultar em uma compra equivocada com
desperdcio de dinheiro para a unidade de
sade. Observe que geralmente quem
elabora o pedido no a mesma pessoa quem
realiza a operao de compra. Pessoas com
nveis de conhecimento e informaes
diferentes tm diferentes entendimentos sobre
o que vem e pensam, ou seja, pode ocorrer
de ser bvio e trivial para quem est usando o
material e solicitando a aquisio e ser
ininteligvel para quem est comprando.
Assim, o resultado das negociaes de
compras envolvendo itens com especificaes
incompletas, pode levar a aquisio de um
objeto intil para o setor requisitante. A
Padronizao dos itens de uso freqente
reduz os problemas decorrentes da
especificao incompleta.
2. OS DISTRIBUIDORES
O exerccio da funo de comprador na rea
de sade, invariavelmente encontra os
distribuidores como alternativa de
fornecimento. Cabe observar que os
distribuidores no so inimigos que abusam
dos compradores por geralmente
apresentarem preos superiores. Eles apenas
disponibilizam produtos em menor escala em
lugares onde o fabricante no atende a
pequenas quantidades.
As compras devem ocorrer de forma
programada. Entretanto, nas emergncias
decorrentes de aumento inesperado de
consumo ou mesmo de falta de planejamento
da unidade responsvel pelo controle dos
estoques, o comprador obrigado a pagar
preos superiores por imposio das
circunstncias do risco de descontinuidade.
Neste caso deve o prudente comprador
adquirir somente a quantidade necessria e
suficiente para cobrir a emergncia enquanto
nova compra em condies mais favorveis
pode ser realizada. O distribuidor, por estar
acessvel, pode ser um parceiro interessante
no atendimento de emergncias. Observe-se
que o interesse do fornecedor vender bem,
muito e sempre.
Outra possibilidade a ser explorada em caso
de ruptura de estoque o emprstimo do
material em outras unidades hospitalares e de
sade, prtica que merece controles especiais
para devolver o material emprestado de
mesma quantidade e qualidade. Unidades de
Revista Espao para a Sade, Londrina, v.7, n.1, p. 30-45, dez. 2005
www.ccs.uel.br/espacoparasaude
sade de uma mesma cidade poderiam
realizar um convnio, visando o socorro mtuo
em emergncias. O convnio, que poderia ser
estendido a equipamentos, estabeleceria um
protocolo de emprstimo e formas de controle
para o acerto.
3. CONTROLE DE PREOS
A anlise dos preos e sua compatibilidade
com o mercado so funes bsicas do
profissional de compras. Caso os
distribuidores percebam a pouca referncia de
preos por parte do comprador eles iro tender
a apresentarem seus preos mximos de
vendas como se fossem finais. A
demonstrao de conhecimento do mercado
por parte do comprador dar novo sentido
para as negociaes. A consulta via Internet
dos preos em outros mercados, inclusive
internacionais resultar em mais segurana ao
comprador e manter os distribuidores locais
dentro de margens de comercializao
razoveis. Um abuso nos preos poder
resultar at na deciso de importao,
principalmente em pocas de real valorizado.
O Ministrio da Sade mantm um banco de
preos em sua pgina da Internet de
endereo eletrnico http://www.saude.gov.br,
com o objetivo de divulgar os preos
praticados na venda de insumos relacionados
aos servios de sade.
4. A QUALIDADE EM FUNO DO USO
O bom senso a palavra mgica que resolve
muitos problemas na gesto de materiais. A
orientao da qualidade deve ser dada pelo
uso pretendido com o material. No possvel
usar micropore como esparadrapo e nem uma
super-fotocopiadora para tirar poucas cpias.
Apesar de estes exemplos parecerem
exagerados, se fizermos uma reflexo dos
usos dos materiais nos hospitais e em outras
unidades de sade, provavelmente
encontraremos situaes semelhantes.
Um padro mnimo de qualidade pode ser
estabelecido e supervisionado por uma
comisso avaliadora. A compra definida
entre os itens de qualidade aceitvel em que
se escolhe o produto de menor preo ou de
maior rendimento por unidade de dinheiro
aplicado. Algumas instituies optam por criar
um comit permanente de avaliao tcnica
de materiais e medicamentos com a
participao de usurios finais ou
representantes destes.
33

5. COMPRAS CENTRALIZADAS E
PROFISSIONALIZADAS
As compras devem ser realizadas de forma
profissional e com controles centralizados. A
descentralizao extrema seria cada
profissional da unidade de sade adquirir o
material que necessita para o seu trabalho,
encaminhando a fatura para o financeiro.
Provavelmente, essa instituio teria uma vida
muito curta. razovel esperar um melhor
resultado nas compras quando estas forem
realizadas por pessoas que acumulam
conhecimentos tanto de tcnicas de
negociao e de pesquisa de preos quanto
de conhecimento das empresas que atuam em
determinados mercados. Assim, possvel
que pela freqncia de compras o comprador
profissional possa aprofundar suas
informaes e descobrir formas e fontes mais
eficientes de atendimento aos pedidos de
suprimentos. Eventualmente pequenas
compras de valores pouco significativos
podem ser realizadas decentralizadamente em
unidades avanadas, distantes da matriz, mas
com os controles centralizados.
6. A BUROCRACIA NECESSRIA EM
COMPRAS
Observe que pelo menos quatro atores
precisam de informaes sobre a operao de
compras realizada: 1) quem comprou; 2) o
fornecedor; 3) quem vai receber e 4) quem vai
pagar. Naturalmente em sistemas no
informatizados isso gera papis e fluxos a
serem seguidos.
Temos que separar a burocracia necessria
da burocracia patolgica. Novamente o bom
senso deve prevalecer. Operaes de
compras de pequenos valores podero ser
realizadas com menos formalidade que as de
grandes valores.
7. LOCALIZAO DA REA DE COMPRAS
Sempre que possvel conveniente limitar o
acesso das pessoas ao corpo do hospital por
medida de segurana. Quanto menos
estranhos em circulao menor as
possibilidades de eventos que possam trazer
prejuzo ao hospital ou aos seus usurios.
Assim, localizando a unidade de recepo dos
fornecedores em pontos perifricos estaremos
racionalizando espacialmente o Especialmente em pocas de valorizao
relacionamento fsico com os fornecedores.
8. SISTEMA DE COMPRAS DE
EMERGNCIA
Revista Espao para a Sade, Londrina, v.7, n.1, p.30-45, dez. 2005
www.ccs.uel.br/espacoparasaude
Paulus Jr. A.
O nmero de itens em estoque e outros
possveis de surgirem como necessidade em
uma unidade de sade pode passar de 6.000
para material cirrgico, medicamentos e
materiais em geral. As possibilidades de
ruptura de estoque ou a ocorrncia de compra
de algum material especial est presente no
dia-dia da unidade de sade.
Quando ocorre a ruptura de estoque por
aumento de consumo, falha na entrega ou
mesmo equvocos de dimensionamento e a
comunidade do hospital no confia nas
imediatas providncias para o
restabelecimento da normalidade, comum
cada supervisor de unidade tender a criar seu
prprio estoque de segurana, fora dos
controles institucionais. Estes subestoques,
pela falta de controle, nem sempre sero
usados nas finalidades da unidade.
A existncia de um profissional de compras
com a especial tarefa de cuidar das rupturas
de estoques e de outras compras de urgncia
poder aumentar a confiana da comunidade
no sistema e, eventualmente, eliminar parte
dos subestoques podendo at influir para a
reduo dos estoques de segurana do
sistema oficial.
9. IMPORTAO DE BENS PARA USO DE
UNIDADES DE SADE
A importao de equipamentos que
concentram tecnologia para unidades de
sade ocorre com relativa freqncia por conta
do hiato tecnolgico entre os pases mais
desenvolvidos e o Brasil. Geralmente, os
equipamentos de alta tecnologia comeam a
ser produzidos nacionalmente aps uma
considervel defasagem de tempo. A razo
mais de ordem de domnio da tecnologia do
que uma relao de vantagem cambial ou
comparativa. Na aquisio de equipamentos
importados passa a ser relevante a exigncia
de indicao de um representante no Brasil da
empresa que vendeu o equipamento para
efeitos de garantias e de manuteno.
Com relao aos insumos de menor
concentrao tecnolgica, a existncia de
vantagens comparativas pode levar o
administrador a optar por aquisies de
materiais e medicamentos importados.
cambial, a avaliao econmica, aps
considerar os preos CIF (Entregues no
Almoxarifado da Unidade) ou FOB (frete e
seguro por conta do comprador), pode concluir
pela importao de lotes, mesmo
34
Gerenciamento de Recursos Materiais
considerando a irregularidade temporal e as
incertezas do processo de importao. Neste
caso fundamental a anlise previa junto ao
Ministrio da Sade Vigilncia Sanitria para
a liberao do item importado em uso
domstico. De qualquer forma, o processo de
importao exige acompanhamento de suas
diversas fases sendo til a assessoria de um
despachante aduaneiro.
10. CONSIGNAO/COMODATOS
As compras de materiais deixados em
consignao representam uma diminuio do
capital de giro necessrio ao funcionamento
da unidade de sade. um dinheiro que no
precisa sair do caixa para ficar nas prateleiras
dos almoxarifados. O item em consignao
fica disponvel, como se estivesse nos
estoques regulares da unidade, mas somente
gerar custos e ser pago se for usado. O uso
deste sistema de vendas tem sido freqente
para as rteses e prteses. Naturalmente
cuidados especiais devem ser adotados como
a negociao dos termos de consignao por
preo justo. H tambm a necessidade da
importao de rgidos controles no uso porque
pode haver uma tendncia a consumir mais
determinado item somente porque est
disponvel ao uso. Os fornecedores do item
consignado geraro informaes para o
consumo.
Os comodatos inicialmente surgiram como
uma soluo para atualizao de alguns
equipamentos em unidades de sade. Esta
operao consiste na empresa fornecedora
colocar a disposio equipamento de sua
propriedade para uso da unidade de sade,
cuidando inclusive de sua manuteno por um
preo ajustado mediante contrato de
comodato. Alguns comodatos tm a opo de
compra no final e so denominados de
leasing. Eventualmente o equipamento
colocado sem nus para a unidade de sade.
Entretanto, o funcionamento deste exige
insumos especiais que somente o fabricante
tem. O uso do equipamento fica vinculado
compra dos insumos do fabricante porque
somente estes so compatveis com o
equipamento. Na realizao de comodatos,
importante que o foco do contrato deixe de ser
o equipamento e passe a ser o servio que o
equipamento realiza, ou seja, o que se busca
o menor preo unitrio pelo servio
realizado. O equipamento apenas um meio.
11. NEGOCIAO EM COMPRAS
Revista Espao para a Sade, Londrina, v.7, n.1, p. 30-45, dez. 2005
www.ccs.uel.br/espacoparasaude
A aquisio de bens e servios de forma
sistemtica e com eficincia exige tambm
conhecimento de psicologia aplicada ao
comrcio. O conhecimento do mercado, por
maior que seja o grau de profissionalizao,
no limite, no pleno. Tambm difcil o
pleno conhecimento das condies que
fixaram o preo de reserva do vendedor.
Negociar trabalhar com expectativas.
Primeiro, a expectativa que mais ajuda a do
vendedor quando est em ambiente de
competio. Depois vem a expectativa de
quem comprou quanto qualidade e a prazos
de entrega. Finalmente, quem vendeu fica,
tambm, na expectativa do pagamento.
Alguns livros de Administrao de Materiais
tratam tambm de negociao 5. A importncia
da observao dos comportamentos em
negociaes pode ser percebida pela
crescente oferta de treinamentos especficos.
De qualquer forma, destacamos alguns
princpios exemplificativos parafraseados de
Dias5 :
Coloque-se no lugar do fornecedor,
conhea seus objetivos;
Permita que o fornecedor fale de seu
produto;
Deixe sempre uma sada honrosa para o
fornecedor;
Evite colocaes definitivas e radicais;
Fale com a pessoa certa;
Negocie por partes;
No precipite a negociao.
COMPRAS PBLICAS
As compras pblicas exigem um formalismo
maior dado a previso legal que o
administrador pblico deve seguir. Ou seja, o
princpio da legalidade vincula as aes do
administrador s formalidades da Lei. O
estatuto das compras pblicas concentra-se
na Lei 8.666 de 21 de junho de 1993, alterada
pelas Leis 8.883/94, 9.032/95 e 9.648/98. Mais
recentemente a Lei 10.520/02 introduz a
modalidade de compras atravs do prego. A
formalidade do processo entendida como um
mal necessrio. Um processo de compra de
50 itens pode ter aproximadamente 250
pginas, leva um mnimo de 60 dias, tem
cerca de 300 assinaturas.
O objetivo geral da licitao a busca da
proposta mais vantajosa para a administrao
pblica, observando alguns princpios fixados
em lei.
35

Estudar e aprender as Leis de compras
pblicas interessa a qualquer cidado,
especialmente se atuar profissionalmente na
rea da sade. No Brasil, o Sistema de Sade
nico, contando complementarmente com o
setor privado, ou seja, "As instituies
privadas podero participar de forma
complementar do Sistema nico de Sade,
segundo diretrizes deste, mediante contrato de
direito pblico ou convnio, tendo preferncia
as entidades filantrpicas e as sem fins
lucrativos 6. So as leis de licitaes que
regulamentam os contratos e convnios com
instituies pblicas.
A licitao pblica o instrumento legal que
visa atender necessidade do interesse
pblico em contratar com os demais agentes
econmicos. O requisito fundamental o
interesse pblico que deve ser formalmente
manifestado no processo de compra. As
possibilidades de operaes manifestas na Lei
so: obras, servios, compras, alienaes,
locaes, permisses e concesses. Observe
que a Lei diferencia compra de bens da
compra de servios.
A regra geral sempre licitar conforme o
mandamento constitucional (artigo 37, XXI e
artigo 175 da Constituio Federal) admitindo
algumas formas de dispensa de licitao
(artigo 24 Lei 8666/93) ou de inexigibilidade
(artigo 25 Lei 8.666/93).
A primeira leitura da Lei de licitao pode
apresentar certa dificuldade ao pronto
entendimento de seus artigos, pargrafos e
incisos. Entretanto, prestando ateno aos
princpios que a regem, o entendimento dos
seus 126 artigos ser facilitado.
Alguns dos princpios so derivados da
Constituio e outros foram contemplados
diretamente na lei. De qualquer forma, eles se
completam. Compreendendo os princpios,
compreendemos a lei.
Princpios Constitucionais: (Artigo 5 caput, LV
e 37 da Constituio Federal) 6:
igualdade,
legalidade,
impessoalidade
moralidade,
publicidade
Outros princpios: (Artigo 3 da Lei 8666/93)6
probidade administrativa,
vinculao convocao
julgamento objetivo
sigilo das propostas
Revista Espao para a Sade, Londrina, v.7, n.1, p.30-45, dez. 2005
www.ccs.uel.br/espacoparasaude
Paulus Jr. A.
1. O PROCESSO DE COMPRAS PBLICAS
A administrao pblica especialmente
formal. Vale o que est escrito. Os
procedimentos de compras pblicas devem
resultar de Processos Administrativos formais
com os seguintes atributos. a) serem
autuados; serem protocolados; serem
numerados; conterem indicao do objeto e
sua motivao; e conterem a indicao do
recurso. (Artigo 38 da Lei 8.666). A motivao
o quesito fundamental que sustenta a
operao de compras em nome da
administrao pblica.
2. PROCEDIMENTOS DE LICITAO
Os procedimentos iniciam com a completa
caracterizao do objeto tanto para obras e
servios (Artigo 7 Lei 8.666/93) como para
compras (Artigo 14 Lei 8.666/93), inclusive
com a definio de oramento prvio. As
possveis modalidades esto previstas no
Artigo 22 Lei 8.666/93 como Concorrncia;
Tomada de Preos; Convite; Concurso; Leilo
e, mais recentemente, pela modalidade de
Prego definida na Lei 10.520/2002.
Pertence caracterizao do objeto a
especificao de condio nica de
pagamento, Prazo e local de entrega pr-
estabelecido e demais condies. A
regularidade fiscal dos fornecedores tambm
ser avaliado durante o processo
As modalidades de Convite, Tomada de
Preos e Concorrncia so mais conhecidas
pelo uso. Elas apresentam prazos de
publicidade crescentes em funo dos valores
envolvidos.
Escolhida a modalidade h a necessidade da
opo pelo tipo de licitao a ser realizada. As
possibilidades so: menor preo, onde entre
as que atendam a especificao do edital,
escolhe-se a proposta de menor preo; a de
melhor tcnica, onde dado o preo, escolhe-se
a de melhor tcnica; a de tcnica e preo,
onde temos a combinao ponderada de uma
nota tcnica com o preo; e, finalmente, a de
maior lance no caso de alienaes. (Artigos 45
a 47 Lei 8.666/93)
O regime de execuo do objeto da licitao
pode ser por 1) empreitada preo global; 2)
empreitada por preo unitrio; 3) tarefa; e 4)
empreitada integral. Os Artigos 6 e 10 da Lei
8.666/93 definem os possveis regimes de
execuo.
36
Gerenciamento de Recursos Materiais
O edital da licitao o instrumento para a
convocao do certame. Os artigos 40 e 42 da
Lei 8.663/93 fixam os parmetros de sua
elaborao bem como do desenvolvimento do
processo com o recebimento das
documentaes e das propostas. O artigo 43
da referida Lei trata do Julgamento,
Classificao e Homologao.
Nos casos do processo no resultar em
homologao, as possibilidades so a de
revogao ou de anulao conforme o artigo
49 da Lei de Licitao. Especificamente nestes
casos, cabe o contraditrio e a ampla defesa
aos participantes que julgarem prejudicados
seus direitos Nestes casos cabe o
contraditrio e ampla defesa.(Artigo 49 da Lei
8.663/93). A convocao do vencedor e a
obrigatoriedade da realizao do contrato
esto previstas nos artigos 62 e 64 da Lei de
Licitaes.
3. DISPENSA OU INEXIGIBILIDADE DA
LICITAO
A Lei prev a existncia de diversos casos de
dispensas de licitao, incluindo as compras
de pequenos valores. Os artigos 17 e 24 da
Lei 8666/93 tratam especificamente do
assunto de dispensa. Os casos de
inexigibilidade, quando houver inviabilidade de
competio, esto amparados pelo artigo 25.
De qualquer forma, mesmo enquadrando os
itens como dispensa ou inexigibilidade, a
justificativa do preo, a caracterizao do
objeto e a razo da escolha sempre exigida
conforme artigo 26 da Lei. Nestes casos, a
ratificao da autoridade superior e a
publicao so obrigatrias.
4. REGISTRO DE PREOS
Com a estabilizao da economia, o sucesso
de licitaes que resultem em registro de
preos deve ser estimulado. O artigo 15 da Lei
8666/93 indica que esta modalidade de
contrato deva ser usada sempre que possvel.
Neste caso, realizamos uma nica
concorrncia que substitui muitas outras. As
entregas devem acontecer conforme a
necessidade da unidade que est comprando,
assim, h grande liberao de espaos de
armazenamento e, principalmente, da
exigncia de investimentos em estoques.
Observe que os pagamentos ocorrem somente
depois da entrega dos produtos e, estes sero
solicitados na medida em que forem
necessrios. O registro de preos deixa o
Revista Espao para a Sade, Londrina, v.7, n.1, p. 30-45, dez. 2005
www.ccs.uel.br/espacoparasaude
administrador pblico em situao mais
favorvel considerando que no h a
obrigatoriedade da contratao conforme
artigo 15, pargrafo quatro da lei. Existe
sempre a possibilidade da busca de preos
melhores que os registrados. Alm da
reduo do estoque mdio com menos
dinheiro aplicado em estoques, a unidade ter
economia de rea de armazenamento com
menos riscos de deteriorao com a gesto de
quantidades menores.
5. PREGO
Os relatos da adoo desta nova modalidade
de licitao que foi introduzida na Legislao
Brasileira mais recentemente pela Lei 10.520
de 17 de julho de 2002 so de sucesso. Os
administradores pblicos esto conseguindo
reduo nos preos e nos prazos das
aquisies. A reduo nos preos ocorre pelo
estabelecimento de uma competio
presencial e a reduo nos prazos acontece
devido as fases e os momentos de recursos
serem decididos no ato pelo pregoeiro oficial.
A competio presencial ocorre aps a
identificao da proposta escrita de menor
preo e as de at 10% superiores a esta. Para
os licitantes nesta faixa de preos, dada a
oportunidade da realizao de lances verbais
at que se esgotem as possibilidades de
abaixar o preo de aquisio. O prego
admitido na administrao pblica apenas
para a aquisio de bens de uso comum.
Os sistemas de compras com a utilizao da
Internet vm apresentando bons resultados no
que se refere ao aumento da competitividade.
RECEBIMENTO E CONFERNCIA
O recebimento do material aps encerrado os
procedimentos de compras mais uma etapa
do ciclo de compras a ser cumprida.
Especialmente, esta etapa representa a
fronteira de responsabilidade sobre a guarda
do bem adquirido entre o comprador e o
vendedor. A inspeo e os cuidados no
recebimento podem variar conforme o tipo de
material.
Podemos ter rotinas de inspeo e
recebimento adequadas a cada grupo de
material. Itens crticos pelo valor ou de
complexidade tecnolgica, devem ter maior
ateno. Outros de recebimentos mais
freqentes podem ter uma lista padronizada
de verificao. De qualquer forma o confronto
com o pedido original, a descrio na nota
37

fiscal e os volumes efetivamente entregues
devem ocorrer. Preferentemente, abrir os
volumes na fronteira do recebimento, ainda na
presena do fornecedor. Conferir quantidades,
conformidade, peso, prazo de validade,
alteraes visuais, e outras verificaes
adequadas ao material ou equipamento
recebido.
Eventualmente o recebimento pode ser
atestado como provisrio at a conferncia
definitiva. Observe-se que assinado o canhoto
do rodap, considera-se comercialmente
liquidada a transao por parte do fornecedor.
(h casos em que conveniente ressalvar no
canhoto que a entrega ainda est sujeita ao
controle de qualidade)
ARMAZENAMENTO
As palavras que resolvem boa parte dos
problemas de armazenamento de materiais
em unidades de sade o bom senso
combinado com tcnicas de armazenamento.
Alguns critrios que podem ajudar so:
a)Rotatividade do item estocado: se for
requisitado com muita freqncia, ento
conveniente que fique armazenado mais
prximo recepo.
b)Volume: para os materiais volumosos,
melhor que fiquem em reas amplas e de
fcil acesso. Os materiais menores podem
ficar em prateleiras com escaninhos
indexados. O armazenamento pode ser
por ordem alfabtica combinado com
formas de apresentao (comprimidos /
injetveis.).
c) Ordem de entrada/sada: usar o conceito
do primeiro a entrar ser o primeiro a sair,
fisicamente. Itens com prazos de validade
menor devem ser os primeiros na fila de
sada das prateleiras.
d)Similaridade: grupos de materiais
semelhantes podem ser armazenados em
espaos afins como rea de sondas, de
descartveis, de filmes de RX. Na
farmcia podemos ter rea de injetveis,
de comprimidos, solues, e outras.
e)Valor: itens de alto valor e pequenos ficam
mais bem estocados prximo dos olhos da
chefia da unidade.
De forma geral, as condies de iluminao,
temperatura e umidade so de controle
indispensvel por ambiente e por tipo de
material. Os conceitos do programa de
qualidade conhecidos como 5S so bem
vindos na rea de armazenamento.
Revista Espao para a Sade, Londrina, v.7, n.1, p.30-45, dez. 2005
www.ccs.uel.br/espacoparasaude
Paulus Jr. A.
conveniente prever para a rea de
armazenamento ambiente de grande altura (p
direito), marquise protegendo a descarga dos
materiais. Deve ter rede de combate
incndio. Para efeito de segurana melhor
uma nica entrada e sada. O Professor Dario
Paterno3 faz recomendaes gerais quanto
circulao de ar, ausncia de umidade e
temperatura no superior a 25 graus. Ele
tambm prope rea de 0,80 a 1,20 m2 por
leito. Naturalmente o espao de
armazenamento funo dos itens de estoque
a serem guardados. Estes so funo da
especialidade da unidade de sade e da
poltica de suprimentos adotada. Folgas nos
espaos de armazenagem ou previses para
expanses devem ser consideradas.
Outro parmetro tambm citado por Paterno3
o de que para os Almoxarifados centralizados
de at 300 leitos, sugere-se no mximo um
funcionrio para cada 50 leitos. Cita ainda que
o custo de manuteno dos estoques por ano
gira em torno de 20 a 30% do material
estocado/ano3. Naturalmente estes
parmetros devem ser usados com cautela e
avaliados com a especializao e opo
gerencial da unidade de sade.
A localizao da rea de armazenamento deve
ficar prxima aos locais de consumo. O uso de
almoxarifados e farmcias satlites no interior
do hospital so pensados como forma de
disponibilizao de materiais e medicamentos
mais prximo do requisitante. A maior
facilidade de requisitar o medicamento ou
material pela maior proximidade e a
visualizao dos estoques podem aumentar o
nvel de confiana evitando a tendncia da
formao de sub-estoques nas unidades. O
uso de fichas de prateleiras, apesar de
oficialmente superadas pelos controles
informatizados, tem se mostrado til no que se
refere a observao quanto possvel
previso de ruptura de estoque no alertada
pelo sistema, mas observada pelo funcionrio
que registra a baixa. Este sistema tambm
pode ajudar na realizao dos inventrios
peridicos. O uso das fichas pode ser restrito
aos itens considerados crticos.
Geralmente, em unidades hospitalares temos
as seguintes grandes reas de
armazenamento:
materiais de manuteno
materiais cirrgicos
medicamentos
materiais de laboratrio
gneros alimentcios
38
Gerenciamento de Recursos Materiais
Os equipamentos da rea de armazenamento
so: estantes, armaes, estrados, pallet,
engradados, cmaras frias, freezer,
empilhadeiras, etc.
As farmcias hospitalares geralmente esto
divididas em rea de armazenamento, rea de
produo, rea de distribuio e rea de
fracionamento. Os medicamentos tendem a
ser armazenados por similaridade, em ordem
alfabtica e por data de validade.
Especialmente para medicamentos h a
necessidade de cuidados especiais com a
temperatura, luminosidade e umidade.
TRANSPORTE E DISTRIBUIO
O processo de distribuio inicia com a
apresentao pelo setor que necessita do
material de uma requisio podendo ser em
papel ou em meio eletrnico. O importante a
perfeita identificao do documento para fins
de encaminhamentos e de recuperao da
informao. A requisio deve conter a
especificao do setor requisitante, pessoa
responsvel, itens solicitados, quantidades
solicitadas e quantidade entregue, data,
assinaturas, ou senhas registradas.
Observe que para o bom controle do fluxo de
materiais, somente algumas pessoas estaro
autorizadas a requisitar itens, ou seja, a
autorizao deve ficar restrita para os itens
normalmente consumidos na unidade
requisitante em decorrncia da oferta de
servios de sade.
O almoxarife deve avaliar cada requisio
tendo como parmetros os consumos mdios
habituais da unidade, evitando requisio com
quantidades no explicadas. Um aumento de
consumo por evento atpico deve ser
acompanhado pelo almoxarife porque a
quantidade extra ir alterar a mdia de
consumo. Neste caso, o sistema informatizado
ter a leitura que quantidades maiores tero
de ser compradas quando de fato, o aumento
de consumo foi pontual e deve ser excludo da
para efeito de projeo futura. Este
acompanhamento tambm obriga
requisitante a refletir sobre a solicitao que
est realizando. De forma geral, as
quantidades em medidas corretas evitam os
sub-estoques e as possibilidades de uso
indevido de imateriais e medicamentos.
A distribuio dos materiais e medicamentos
pode ocorrer com o uso de carrinhos,
elevadores, esteiras e equipamentos
semelhantes. conveniente uma boa
Revista Espao para a Sade, Londrina, v.7, n.1, p. 30-45, dez. 2005
www.ccs.uel.br/espacoparasaude
organizao do tempo para o atendimento das
requisies por setores do hospital. O
Almoxarifado pode propor uma agenda com
dia e hora para atender as requisies e
reservar um tempo para trabalho de
organizao interna. As urgncias devem
sempre ser atendidas.
O uso de etiquetas com cdigo de barras
agiliza de forma importante os procedimentos
de baixa nos estoques e permite uma
rastreabilidade dos itens com a identificao
de lote de fabricao aumentando os controles
e a segurana para os pacientes e para o
gerenciamento de materiais.
Alguns autores tratam da movimentao de
materiais de forma mais sistemtica como
Dias5, Francischini e Gurgel1 e outros. Eles
propem um conjunto de princpios tais como:
obedincia do fluxo de operaes; mnima
distncia e manipulao; segurana e
satisfao (das pessoas envolvidas no
transporte de materiais); padronizao dos
equipamentos de transporte; flexibilidade dos
equipamentos; mxima utilizao da
gravidade; mxima utilizao do espao; ter
um mtodo alternativo para emergncias e
menor custo total.
CONTROLE DE ESTOQUE
A funo de controle de estoque
componente essencial da Administrao de
Materiais. com as informaes do sistema
de estoque que estaremos em condies de
orientar o fluxo de compras em ritmo
adequado s necessidades da unidade de
sade.
Podemos pensar no estoque na mesma lgica
do funcionamento de uma caixa de gua que,
com determinado nvel de consumo, aciona
vlvulas que repem o lquido. Em resumo, as
funes do controle de estoque so:
determinar quanto e quando comprar; acionar
o setor de compras; determinar o que deve
permanecer estocado; controlar quantidades e
valores estocados; identificar e retirar do
o estoque itens obsoletos ou danificados;
realizar inventrios peridicos.
1. CUSTOS ENVOLVIDOS NA
ADMINISTRAO MATERIAL
A Administrao de Materiais envolve o
conhecimento e o controle dos seguintes
conceitos de custos:
Custo de aquisio;
39

Custo do pedido;
Custo de manuteno;
Custo por excesso;
Custo por falta.
O custo de aquisio o preo pago pelo bem
ou servio. O custo total de aquisio
definido pelo preo(P) x quantidade(Q).
O custo do pedido o de se operacionalizar o
pedido, ou seja, so os salrios, taxas,
impressos, comunicao, e outros dividido
pelos pedidos realizados, o que resulta em um
valor por pedidos realizados em um
determinado momento.
O custo de manuteno por perodo
composto pelo custo de armazenamento como
salrios, energias, vigilncia, custo de
oportunidade dos ativos, custo do capital de
giro, custo de desperdcios e de
obsolescncia.
O custo por falta decorre das possveis
compras de emergncias a serem
providenciadas pela ruptura de estoque, com
preos superiores s compras de rotinas, o
custo da interrupo da oferta do servio e o
custo do prejuzo objetivo ao paciente que
ficou sem o atendimento devido.
Devemos lembrar que estoque dinheiro que
fica parado nas prateleiras e isso deve
incomodar o bom gerente porque dinheiro
parado no cumpre sua funo. Como j foi
afirmado, o estoque ideal o estoque zero.
Entretanto, convivemos com a B
imprevisibilidade que apresenta maior
varincia em instituies de sade do que na
indstria. Nesta podemos pensar em um
planejamento da produo em lotes. Na oferta
de servio de sade, se tem pouco controle
sobre a demanda na porta do servio.
2. CLASSIFICAO ABC
til classificar os materiais por ordem de sua
importncia econmica. Esta identificao
permite que o administrador dispense mais
cuidados e ateno aos itens que so mais
caros unidade de sade. Este sistema
busca identificar os itens de grande valor que
exigem uma anlise mais cuidadosa com uma
menor margem de erro. Em resumo, dado os
valores envolvidos, so itens que merecem
uma ateno especial. Observa-se que o foco
principal da ateno o valor total resultante
do preo X quantidade. Assim, itens de
pequeno valor unitrio podem ser relevantes
Revista Espao para a Sade, Londrina, v.7, n.1, p.30-45, dez. 2005
www.ccs.uel.br/espacoparasaude
Paulus Jr. A.
para o controle especial dado a uma grande
quantidade consumida.
A idia do economista Vilfredo Pareto que
em sntese afirmou que grandes efeitos podem
ter poucas causas. Na classificao ABC os
materiais identificados como do grupo A
representam importante parcela dos custos.
Os autores no so unssonos quanto aos
parmetros de classificao, mas concordam
quanto aplicao dos princpios:
A (20% dos itens representando mais de
60% dos custos) , B (de 20 a 30% dos
itens representa de 20 a 30% dos custos),
C (com 50% dos itens representando 10%
do valor do estoque)3.
A (5% dos itens correspondem a 80% do
Valor do estoque), B(15% com 15% do
valor) e C(80% dos itens com 5% do
valor)2
A definio das classes A, B, e C obedece
apenas a critrios de bom senso. Em geral
so colocados 20% dos itens na classe A,
30% na classe B e 50 % na classe C5.
Classificao ABC
% DO VALOR
100%
90%
60%
C
A
% DE MATERIAIS
20% 30% 50%
3
Fonte: Adaptado de Paterno
Figura 1. Classificao ABC
Especialmente para os itens do grupo A, tem-
se como meta a reduo dos prazos de
abastecimento, a reduo dos estoques, a
reduo dos estoques de reserva, o
estabelecimento de controles de utilizao e a
busca de melhores preos.
Os passos para iniciar o ordenamento de
formatao de uma classificao ABC partem
da avaliao de cada item de consumo, ou
seja, para cada item determina-se
investimento necessrio e ordena-se do maior
para o menor investimento. Calcula-se a
importncia relativa dos itens como uma
percentagem do custo total e acumula-se at o
parmetro escolhido.
40
Gerenciamento de Recursos Materiais
Outra anlise possvel, seguindo o mesmo
princpio, mas agora tendo como parmetro a
criticidade do item a classificao XYZ onde
X = Materiais que possuem similares.
Exemplo: antibiticos. Y = Tem similar, mas
sua falta interfere na qualidade dos servios.
Exemplo: fio de sutura 3.0 e 6.0. Z = No tem
similar e sua falta ser crtica. Exemplo: Luva
cirrgica2 .
3. CONSUMO MDIO MENSAL
O principal parmetro de estruturao do
controle do nvel necessrio de estoque a
informao do consumo mdio mensal. Este
valor pode ser buscado em algoritmos tais
como:
Mdia aritmtica simples:
C m = (c1+c2+c3+ ..+cn)/n
Mdia mvel : O consumo de cada
novo ms acrescentado, eliminando-
se o consumo do primeiro ms utilizado.
Seja: C1,C2,C3 e C4, C5 ento:
Cm = (C2 +C3 + C4 + C5)/4
Mdia ponderada: Os valores de
perodos mais prximos recebem pesos
maiores
Cm = (c1.p1 + c2.p2+...+cn.pn)/ pesos
Mtodo dos mnimos quadrados: o
ajustamento da funo que melhor
representa os dados observados.
O importante que o mtodo resulte em uma
informao que reflita a tendncia do consumo
e que possa ser executado de forma prtica.
Com o uso de sistemas informatizados a
administrao poder optar por estimativas
mais sofisticadas para o consumo mdio que
podem considerar at a sazonalidade do item.
Observe que no basta um sistema
automatizado eficiente, necessrio tambm
o acompanhamento de um gerente eficiente e
eficaz. A anlise e interpretao dos relatrios
pelo gerente dos estoques devem avaliar
eventos que no so alertados pelo sistema.
Exemplo: Um estoque zerado altera a mdia
do consumo do item e provavelmente elevar
o consumo de outro item similar.
Os estoques devem ser repostos
periodicamente e, quando a reposio ocorre
em perodos constantes, a representao
grfica do nvel de estoque assume o formato
de dente de serra. O intervalo entre uma
Revista Espao para a Sade, Londrina, v.7, n.1, p. 30-45, dez. 2005
www.ccs.uel.br/espacoparasaude
reposio e outra definido como perodo de
consumo. A figura 2 ilustra a situao descrita:
Nveis de estoque
reposio estoque mnimo
( t)
perodo de consumo
Fonte: Elaborao do autor, adaptado de Dias
5
Figura 2. Grfico dente de serra
4. ESTOQUE MNIMO
O estoque mnimo ou de segurana a
quantidade que deve existir em estoque para
cobrir eventuais falhas de ressuprimento ou
aumento repentino de demanda. O
gerenciamento de estoque envolve considerar
um grau de imprevisibilidade no fluxo de
materiais que deve ser compensada com um
estoque de segurana adequado ao risco.
Quanto maior o estoque mnimo, maior
segurana, menor risco de faltar material,
porm, maior o custo de capital estocado,
maior custo de armazenamento e maior os
riscos de deteriorao, desvios ou perdas.
O dimensionamento do estoque mnimo deve
ser realizado preferentemente a partir do
consumo mdio por perodo, geralmente
mensal.
Emin = C x K Frmula simples5 .
C = Consumo mdio mensal
K = Fator de segurana.
Exemplo: Se o Consumo mdio mensal de um
item 100, e queremos um fator de segurana
de 0,50 ento: Emin = 100 x 0,50 = 50
unidades. Ou seja, o estoque de segurana e
de apenas quinze dias.
Mesmo com boas previses e com estoque de
segurana alto, sempre haver a possibilidade
de ruptura do estoque. Neste caso,
necessrio informar as reas de consumo para
que adotem outras estratgias minimizadoras
do desconforto tcnico da unidade de sade e
do paciente pela falta do item.
41
 Paulus Jr. A.

5. ESTOQUE MXIMO E MDIO

Quando somamos o lote de compras ao 7. LOTE DE REPOSIO E LOTE

estoque mnimo, chegamos ao conceito do ECONMICO
estoque mximo. Este entendido como o
nvel mais alto previsto para a quantidade O lote de reposio o resultado do
estocada de determinado item. dimensionamento do pedido. Considerando
O conceito de estoque mdio relevante, em que o custo do pedido unitrio funo
especial para a valorao monetria que fica decrescente da quantidade e que o custo de
imobilizada em estoque. A quantidade armazenamento funo crescente, existe a
apurada como estoque mdio por perodo possibilidade da determinao do timo destas
vezes o preo do item estocado indica o duas funes. O resultado o lote econmico
montante de recursos que ficam retidos nas para o item. A indicao do Lote econmico
prateleiras dos almoxarifados por item. A inversamente proporcional ao custo de
figura 3 ilustra estes conceitos e indica as armazenagem e ao custo do capital. Itens de
frmulas de clculo. pequeno valor econmico tendem a ter uma
indicao de lote de reposio maior (rgua,
lpis). Itens com alto custo de armazenagem,
Estoque mximo e mdio
ou seja, que ocupam espao ou de cuidados
Estoque Mximo: especiais tendem a ter uma indicao de lote
econmico menor.
Emax = LC + Emin
Estoque
mximo Lote de
Estoque compra Lote de reposio
mdio
Emd = LC/2 + Emin

Emin

Emax Lote de
800 compra
Estoque mdio: Emd = LC/2 + Emin
500 PP
LR = 700

100 Emin
5
Fonte: Adaptado de Dias
Figura 3. Estoque mximo e mdio.
LR = Emax - Emin
6. TEMPO DE REPOSIO E PONTO DE LR = Emax PP + Estoque do tempo de espera
PEDIDO
5
Fonte: Adaptado de Dias
As informaes do tempo de reposio, do Figura 5. Lote de reposio.
consumo mdio do perodo e do estoque
mnimo so definidoras do momento em que o
pedido de ressuprimento deve ser disparado.
O tempo de reposio varivel que pode ser 2 x Cp x D
ajustada por grupos de produtos classificados LER =
pela demora nas aquisies. A figura 4 ilustra Cm
o conceito.
LER = quantidade do lote econmico
T em p o d e rep osio e Cp = Custo do pedido
ponto de ped id o D = Demanda do perodo
P o n to d e re p o si o Cm = (Custo de armazenagem + custo de
E m ax
p e d id o (P P ) capital) unitrio

T e m p o d e re p o s i o E m in

Interva lo de re ssu prim e nto

P P = C x T R + E m in
O te m po de re po sio (T R ) po de ser d eco m p osto e m tr s p arte s:
1)E m isso d o ped id o e re aliza o d a com pra , 2 ) P rep ara o pa ra a
en tre ga po r p arte d o forn ece dor 3) T ran sp orte

5
Fonte: Adaptado de Dias
Figura 4. Tempo de reposio e ponto de
pedido.

Revista Espao para a Sade, Londrina, v.7, n.1, p.30-45, dez. 2005 42
www.ccs.uel.br/espacoparasaude
Gerenciamento de Recursos Materiais

Lote Econmico Giro =

Consumo no perodo
Estoque mdio
Custo

Custo total
Um sistema de classificao usual o
Custo de
manuteno
proposto por Dewey nas bibliotecas 1. um
conjunto de dgitos indicando grupos e
subgrupos de materiais similares. Os dgitos
Custo do pedido finais identificam o material precisamente.
til tambm a adoo de dgito verificado
Lote Quantidade como um algoritmo que evita enganos de
Econmico
digitao. A Figura 7 ilustra um sistema de
5
Fonte: Adaptado de Dias codificao de materiais.
Figura 6. Lote econmico de reposio
Classificao e codificao
8. SISTEMAS DE REPOSIO DE
ESTOQUE Dgito verificador
XX. - XX - XXX - X
Cdigo do material
As possibilidades so da reposio pela
quantidade indicada pelo sistema quando o Classe
nvel de estoque alcanar o ponto de pedido Grupo Sistema Dewey
ou de reposio peridica combinada com 40- material cirrgico nas bibliotecas
40.01 agulhas )
(Francischini&Gurgel,2002,p.118

liberaes oramentrias para a empresa. No 40.01.001 agulha descartvel 25/06

primeiro caso estaremos iniciando o processo
de compras somente para os itens que
estiverem em seus pontos de pedido. No caso
do sistema por tempo, todos os itens
periodicamente entram simultaneamente em
reposio, nas quantidades que
40.01.002 agulha descartvel 25/08
40- material cirrgico
40.07 sondas
40.07.001 sonda descartvel 25/06
40.07.002 sonda descartvel 25/08
Fonte: Adaptado de Francischini e Gurgel
1

complementam o seu estoque at seu ponto Figura 7. Classificao e codificao

de mximo por item.

Por quantidade 10. AVALIAO DE ESTOQUES

(ponto de pedido)
PP = C x TR + Emin Existem pelo menos quatro mtodos possveis
LR = Emax PP + Etesp. para avaliao dos itens estocados.

Por tempo a)ltimo a entrar, primeiro a sair;

LR = C x T - Eatual
(mensais, bimestrais, trimensais....)
PP = ponto de pedido
C = Consumo Mdio mensal
TR = Tempo de reposio em meses ou frao
deste
Emim = Estoque mnimo ou de segurana
T = nmero de perodos de consumo planejado
para o estoque, inclusive o de segurana.
9. GIRO DE ESTOQUE
o indicador de atividade ou de
movimentao dos estoques. Quanto maior o
giro, menor o estoque mdio e seus custos
associados.
b)primeiro a entrar, primeiro a sair;
c) prximo a entrar, prximo a sair;
d)custo mdio ponderado.
Todos os acima citados so mtodos de
valorao do estoque da unidade de sade.
Valorar mais uma sada de material dos
estoques implica em maior custo a ser
apropriado aos servios, o que resulta em um
menor lucro tributvel. Naturalmente os
mtodos que valoram a sada no so aceitos
pelo governo que ficaria com uma tributao
menor. No Brasil a Lei 4320/69 em seu artigo
106 determina que os rgos pblicos faam
uso do critrio do custo mdio ponderado.
11. INVENTRIO DE ESTOQUE

As pessoas no so infalveis. Os enganos

nos relatrios de entradas ou sadas, extravios
Revista Espao para a Sade, Londrina, v.7, n.1, p. 30-45, dez. 2005 43
www.ccs.uel.br/espacoparasaude

de requisies, equvocos de classificao ou
codificao, quebras, deteriorao,
recebimentos apressados e mesmo desvios
acontecem com importante freqncia. Estas
diferenas aparecem de forma fsica e contbil
no processamento do inventrio de estoque.
Algumas empresas relevam pequenas
diferenas de itens desde que estas ocorram
normalmente distribudas favor e contra o
nvel de estoque esperado.
Na oportunidade do inventrio deve ser
observado os itens com baixa movimentao
pequena rotatividade no sentido de avaliar a
pertinncia de sua manuteno como item de
estoque. Eventualmente a deciso, poder ser
a retirada do item do rol de produtos
estocados em anlise que considere o seu
pouco uso, a sua pouca importncia no
processo de oferta do servio e a sua relativa
facilidade de obteno quando for necessrio.
O inventrio deve ter a caracterstica de ser
peridico podendo ser parcial ou total. De
qualquer forma, deve ser pr-planejado para
ser eficiente. Uma forma de atenuar os
inconvenientes do processo de inventrio
incorporao de sua realizao na rotina
diria, monitorando pequenos grupos de
materiais de cada vez. Havendo necessidade
de inventrio geral, o uso do final de semana
ser mais apropriado de forma a evitar
interrupes no normal fluxo de materiais para
a unidade de sade.
A equao geral de controle para o inventrio
pode ser expressa da seguinte forma:
CM = (Ei Ef) + SP
CM = consumo de materiais
Ei = estoque inicial
Ef = Estoque final
SP = suprimentos no perodo
CONSIDERAES FINAIS
H quem diga que na prtica a teoria outra.
O grau de imprevisibilidade quando temos a
necessidade do controle de muitos itens de
estoque, como o caso das unidades de
sade, alto. Inadimplncias e atrasos nas
entregas so freqentes.
Os diretores de hospitais costumam no
privilegiar espaos nos hospitais para a correta
estocagem de materiais e medicamentos.
Alguns poucos confundem almoxarifado com
depsito sem controle. O mesmo podemos
comentar com relao ateno dos recursos
Revista Espao para a Sade, Londrina, v.7, n.1, p.30-45, dez. 2005
www.ccs.uel.br/espacoparasaude
Paulus Jr. A.
humanos que atuam na rea. Nem sempre
eles tm a valorizao e treinamento
adequado.
A pouca oferta de alguns materiais mdicos e
de medicamentos fazem o hospital refm de
fornecedores exclusivos ou de poucos deles
que combinam divises de mercado. Fazem
do oligoplio um verdadeiro monoplio com
conseqncia nos custos da oferta de servios
de sade.
As unidades de sade pblica ainda tm um
complicador adicional em seu processo de
abastecimento dos insumos da oferta de
sade. A legislao da licitao pblica, vista
como um mal necessrio, exige do
administrador uma super competncia. Alm
do dever da busca do eficiente uso dos
recursos de forma a maximizar os resultados
das unidades de sade, seja pelo maior
relao benefcio/custo ou pelo menor custo
unitrio do servio ofertado, deve respeitar os
limites da Lei que geralmente envolvem uma
burocracia complexa e demorada, e nem
sempre levam a decises racionais.
A gerncia de materiais, a de manuteno e
outras unidades de atividades meio somente
so percebidas por seus clientes quando
funcionam mal. Se funcionarem, parece que
elas nem existem.
A informatizao traz consigo o benefcio de
organizar e disciplinar o sistema de materiais.
A padronizao a grande aliada da gerncia
de materiais, entretanto, nem sempre
encontramos profissionais com a disposio
para cumprir protocolos e mesmo diretores de
unidades de sade com percepo da
importncia deste conceito. O aprendizado
tem ocorrido pela necessidade de
sobrevivncia face s dificuldades financeiras
que as instituies de sade esto
enfrentando.
REFERNCIAS
1. Francischini PG, Gurgel FA. Administrao
de materiais e do patrimnio. So Paulo:
Pioneira Thonson; 2002.
2. Vecina GN, Reinhardt, WF. Gesto de
recursos materiais e de medicamentos.
So Paulo: IDSNAMH/FSPUSP; 1998.
3. Paterno, DA. Administrao de materiais
no hospital: compras, almoxarifado e
farmcia. So Paulo: Centro So Camilo
de Desenvolvimento em Administrao da
Sade; 1990.
44
Gerenciamento de Recursos Materiais

4. Arnold, JRT. Administrao de materiais:

uma introduo. So Paulo: Atlas; 1999.
5. Dias, MAP. Administrao de materiais:
uma abordagem logstica. 4.ed. So
Paulo: Atlas; 1993.
6. Brasil. Constituio da Repblica
Federativa do Brasil. Braslia, DF; 1988.

Recebido em 02/05/2005
Aprovado em 19/09/2005

Revista Espao para a Sade, Londrina, v.7, n.1, p. 30-45, dez. 2005 45
www.ccs.uel.br/espacoparasaude