GERENCIANDO OS PONTOS CRTICOS DOS SEUS

PROCESSOS DE ADMINISTRAO DE PESSOAL

03 Introduo

05 Entenda as consequncias da falta de gerenciamento da Administrao de Pessoal

07 Quais os deveres e funes do Departamento de Pessoal?

10 Organizando, otimizando e resolvendo problemas!

12 Como lidar com o processo de desligamento de colaboradores?

18 Concluso

20 Sobre a Metadados
INTRODUO
 INTRODUO

Os processos de Administrao de Pessoal costumam compor o eixo principal da gesto do capital

humano dentro das empresas, estando presentes em todas as estruturas organizacionais. Normalmente,
um setor criado para assumir a responsabilidade por uma srie de rotinas importantes, que cercam os
colaboradores e ex-funcionrios. Admisso, demisso, cadastros, pagamentos, recolhimentos, licenas,
frias e uma infinidade de controles, fazem parte do cotidiano deste departamento, de forma a garantir o
cumprimento da legislao trabalhista, em todos os seus aspectos.

Considerando a importncia de obedecer s exigncias previstas nas leis brasileiras, preciso contar com um
setor competente, atualizado e proativo, capaz de desempenhar todas essas tarefas, com eficincia, de modo a
evitar riscos para o negcio, alm de garantir a segurana, o bem-estar e os direitos de todos os profissionais.

Neste eBook, trataremos dos processos crticos, dos impactos produzidos por falhas nesta gesto e dos
deveres da Administrao de Pessoal. Vamos l!

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ENTENDA AS CONSEQUNCIAS DA FALTA DE
GERENCIAMENTO DA ADMINISTRAO DE PESSOAL
 ENTENDA AS CONSEQUNCIAS DA FALTA
DE GERENCIAMENTO DA ADMINISTRAO DE PESSOAL

A Administrao de Pessoal o setor que executa atividades especficas, direcionadas aos colaboradores,
como a contratao, crdito de salrios, gesto de benefcios, organizao da jornada, guarda de documentos,
emisso de relatrios para rgos regulamentadores, alm da realizao de controles de presena, de horas
trabalhadas e de adicionais noturnos, de periculosidade ou insalubridade. Para garantir a efetividade destas
rotinas, fundamental conhecer profundamente a CLT (Consolidao das Leis do Trabalho) e o acordo coletivo
da categoria, para que seja possvel cumprir todas as obrigaes previstas em lei.

De fato, o descumprimento destas obrigaes pode provocar prejuzos imensos, tanto financeiros, como para
a imagem da empresa. As auditorias do Ministrio do Trabalho e as prprias reclamaes trabalhistas so
uma grande ameaa para a longevidade da organizao. Por isso, a Administrao de Pessoal deve estabelecer
processos eficientes, que assegurem a obedincia aos prazos e prerrogativas legais, como recolhimentos,
pagamentos, licenas e demais garantias dos colaboradores. Vale ressaltar que as indenizaes quando h
perda de causa - costumam representar valores bem significativos, que podem, inclusive, inviabilizar a operao.
O mesmo acontece quando os danos causados reputao da empresa so reais, afetando a percepo de
clientes e parceiros, e consequentemente, reduzindo as vendas, o faturamento e a lucratividade do negcio.

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QUAIS OS DEVERES E FUNES DO
DEPARTAMENTO DE PESSOAL?
 QUAIS OS DEVERES E FUNES DO DEPARTAMENTO DE PESSOAL?

Dentre os deveres e funes do Departamento de Pessoal esto os processos de realizao de cadastros, de

acordo com a CLT que envolve a coleta de documentos, a confeco do contrato de trabalho, a abertura da
Ficha de Registro e as anotaes na CTPS (Carteira de Trabalho e Previdncia Social). Porm, todas essas etapas
devem estar alinhadas s polticas de cargos e salrios, que por sua vez, precisam obedecer a pisos, tetos,
dissdios e especificidades de cada categoria.

A gesto de benefcios outro ponto importante. A concesso do plano de sade, vale-transporte,

alimentao, cestas e demais auxlios, devem ser gerenciados com cautela, pois em geral, envolvem
dedues e subsdios que impactam na remunerao final do colaborador. preciso lembrar que os
benefcios oferecidos podem variar de acordo com cargo, nvel hierrquico ou ainda, apresentarem
diferentes valores. Por isso, a necessidade de garantir controles efetivos, evitando erros e desvios que
possam lesar o profissional ou a empresa.

Alm disso, cabe ao Departamento de Pessoal, monitorar a frequncia dos colaboradores, de modo a calcular
ndices de absentesmo e tambm, os perodos a serem pagos, compensados ou administrados em um sistema
de banco de horas. Os descontos relativos a impostos e contribuies tambm so de responsabilidade do
setor, complementando a folha de pagamento.

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QUAIS OS DEVERES E FUNES DO DEPARTAMENTO DE PESSOAL?

Os processos de homologao e
representao da empresa junto aos
rgos oficiais - como DRT (Delegacia
Regional do Trabalho), sindicatos,
Justia do Trabalho e demais agncias
de fiscalizao - tambm cabem ao
Departamento de Pessoal.

Normalmente, cabe tambm ao

Departamento de Pessoal a execuo
dos trmites do processo de
desligamento dos profissionais, seja
por justa causa, por meio de um acordo
entre as partes ou por solicitao. Na
demisso, preciso calcular valores,
preparar o aviso prvio, o termo de
resciso e a guia de seguro-desemprego,
alm de acompanhar e orientar o
profissional que est sendo desligado.

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ORGANIZANDO, OTIMIZANDO
E RESOLVENDO PROBLEMAS!
 ORGANIZANDO, OTIMIZANDO E RESOLVENDO PROBLEMAS!

A Administrao de Pessoal deve procurar otimizar seus processos continuamente, de modo a eliminar
desperdcios, retrabalhos e gargalos. E neste contexto, fundamental apostar na organizao, para garantir
mais agilidade e produtividade. A organizao de arquivos, por exemplo, tem a finalidade de estabelecer regras
de armazenamento e controle do trfego de documentos. A padronizao das pastas e dos contedos a serem
guardados, tambm importante para evitar o acmulo de suprfluos. Esse procedimento permite uma grande
economia de tempo e de espao, alm de colaborar para a segurana da informao.

A digitalizao de pronturios, registros, declaraes, demonstrativos de pagamento e contratos,

outra forma de facilitar o dia a dia do setor. Assim, mais fcil gerenciar e compartilhar as
informaes, alm de preservar as verses originais dos impressos.

Outra questo importante para a Administrao de Pessoal a correta destruio de documentos sigilosos ou
prescritos, que muitas vezes superlotam prateleiras e gavetas, gerando custos de armazenagem e dificultando
o acesso aos arquivos ativos. Estes documentos podem conter dados confidenciais sobre a empresa e devem
ser descartados atravs de um sistema especfico, eliminando o risco de possveis extravios e uso indevido
destas informaes, por terceiros.

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COMO LIDAR COM O PROCESSO DE
DESLIGAMENTO DE COLABORADORES?
COMO LIDAR COM O PROCESSO DE DESLIGAMENTO DE COLABORADORES?

A demisso sempre um processo delicado e

por isso, merece destaque dentre as prticas
relacionadas gesto de pessoas. Entretanto,
antes de decidir pela demisso, a recomendao
que a empresa avalie alguns fatores, como
a estratgia corporativa, a previso para os
prximos meses, o desempenho do colaborador
e as despesas financeiras previstas com a
resciso de contrato. Mas algumas situaes
indicam que o desligamento realmente
necessrio, como quando o profissional
resistente a mudanas, no tem um rendimento
satisfatrio, no consegue manter um bom
relacionamento com a equipe e com o gestor,
ou quando no demonstra comprometimento.

Confira algumas dicas de como demitir um

colaborador de forma tica e sem causar danos
a reputao e imagem da empresa.

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 COMO LIDAR COM O PROCESSO DE DESLIGAMENTO DE COLABORADORES?
A TRANSPARNCIA DO PROCESSO
essencial atentar para que a demisso no seja
uma surpresa para o colaborador. Por isso, o gestor
precisa realizar feedbacks constantes e, atravs de
conversas francas, indicar problemas relacionados
ao rendimento, confirmar que as expectativas
no esto sendo atingidas ou informar sobre as
dificuldades impostas pelo mercado. extremamente
recomendvel que as faltas consideradas graves
sejam tratadas de maneira formal e documentadas
(atravs de uma advertncia por escrito, por
exemplo). Esse processo de orientao deve ser
claro e conduzido sempre pelo lder da equipe, at a
oficializao da demisso.
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A MANUTENO DO ARQUIVO PESSOAL
A empresa deve manter adequadamente
documentado todo o histrico do colaborador,
desde o seu primeiro dia de trabalho.
fundamental criar documentos para comprovar
medidas disciplinares - decorrentes de desvios de
comportamento e faltas graves alm de arquivar
as avaliaes de desempenho e promoes. Esse
arquivo precisa ser alimentado pelo gestor, tanto
para responder a possveis argumentaes do
profissional, no momento da demisso, bem como
para suportar a empresa no caso de reclamaes
trabalhistas futuras.
 COMO LIDAR COM O PROCESSO DE DESLIGAMENTO DE COLABORADORES?
OS PROCEDIMENTOS CORPORATIVOS
importante tambm estabelecer procedimentos
relacionados ao processo de desligamento de
colaboradores, para as mais diversas situaes -
como reduo de efetivo, adeso a um programa
de demisso voluntria, baixo desempenho, perda
de confiana ou justa causa. Cabe aos gestores
obedecerem a esses procedimentos rigorosamente,
de modo a evitar constrangimentos e a
caracterizao de assdio moral.
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O ROTEIRO DA DEMISSO
O gestor deve escolher um local reservado, a fim
de preservar a privacidade e evitar exposio
desnecessria. O ideal que a comunicao oficial
seja feita no incio do expediente, pelo gestor,
e na sequncia, o colaborador seja orientado a
seguir um roteiro que contempla a passagem
pela Administrao de Pessoal, a realizao do
exame demissional e todos os demais trmites
que envolvam o desligamento. Lembrando que a
demisso precisa ser acordada antecipadamente,
entre a Administrao de Pessoal, Medicina
Ocupacional e o gestor responsvel, de modo que
os documentos sejam previamente providenciados.
 COMO LIDAR COM O PROCESSO DE DESLIGAMENTO DE COLABORADORES?

A COLETA DE EQUIPAMENTOS

Outra medida necessria o recolhimento de

equipamentos que pertencem a empresa, como
notebooks, celulares ou tablets, alm de crachs
de identificao e de acesso. Neste sentido,
fundamental que o gestor avalie tambm as
informaes armazenadas nestes aparelhos, que
podem ser confidenciais ou sigilosas. Outro aspecto
importante envolve a interrupo dos acessos aos
sistemas da empresa e s informaes privilegiadas.
O CUMPRIMENTO DA LEGISLAO
A Administrao de Pessoal deve esclarecer uma
srie de questes burocrticas relacionadas aos
direitos trabalhistas - como valores a serem
recebidos, indenizaes, datas de pagamento e
homologao. Alm disso, preciso informar
sobre as condies que envolvem os benefcios
corporativos, em especial, o plano de sade para
o colaborador e dependentes. indispensvel que
todos os documentos e os termos assinados pelo
profissional, sejam arquivados no pronturio.

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 COMO LIDAR COM O PROCESSO DE DESLIGAMENTO DE COLABORADORES?

O PROGRAMA DE APOIO

Muitas empresas costumam desenvolver programas de apoio ao colaborador. Esses programas tm a

participao de assistentes sociais e de especialistas em recolocao, que podem ajudar o profissional a se
preparar para o mercado. Palestras e cursos conduzidos em parceria com escolas tcnicas e profissionalizantes
fazem parte das iniciativas mais utilizadas. Desta forma, possvel garantir uma gesto mais humanizada,
minimizando os impactos negativos das demisses.

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CONCLUSO
 CONCLUSO

Considerando a quantidade de informaes que tramitam pela Administrao de Pessoal e a

complexidade de seus processos, fica evidente a importncia do setor para a segurana da empresa.
Na verdade, todas as obrigaes legais so executadas pela Administrao de Pessoal, garantindo
que as exigncias previstas na CLT e nos acordos coletivos, sejam cumpridas de forma efetiva. Assim,
danos substanciais sade financeira e reputao so evitados.

Alm disso, essencial contar com uma equipe competente e multidisciplinar, capaz de definir rotinas
eficazes, tanto para obedecer s burocracias legais e trabalhistas, como tambm para colaborar ativamente
com a estratgia corporativa - atravs da anlise de indicadores e de uma gesto eficiente de seus recursos
humanos e materiais, contribuindo para o aumento da produtividade individual e coletiva.

Para tanto, preciso investir em solues tecnolgicas que assegurem a qualidade e a agilidade destes
processos, eliminando as tarefas manuais e a probabilidade de erros. O uso de softwares de gesto e a
contratao de servios especializados, so essenciais para garantir a eficincia da Administrao de Pessoal,
bem como o cumprimento das exigncias e a adequao ao eSocial, por exemplo. Com uma equipe capacitada
e com os recursos necessrios, a Administrao de Pessoal pode ser um foco de eficincia que permite
organizao, como um todo, alcanar os seus objetivos.

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A Metadados especializada no desenvolvimento de solues
tecnolgicas e em servios de apoio a gesto de RH - consultoria de
processos, treinamentos, assessoria e suporte operacionais e tcnicos,
envolvendo recursos humanos, contabilidade, sade e segurana do
trabalho e TI.

A empresa est no mercado desde 1986 e possui trs unidades (Caxias

do Sul/RS, Porto Alegre/RS, e Barueri/SP), que atendem atualmente
cerca de 900 clientes, dos mais variados segmentos como indstrias,
setores da educao e da sade, alm do varejo e escritrios de
contabilidade.

Conhea a Metadados e as solues perfeitas para a sua empresa!