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1 Primeira parte
- Formatao
- Uso da funo SOMA
- Copiar frmulas absolutas e relativas
- Funo SE (frmulas condicionais)
Formatao
Quando criamos uma nova planilha a preocupao inicial deve ser sempre com as
informaes digitadas deixando para depois a formatao das mesmas.
O menu Formatar/Clulas serve para formatar as informaes digitadas de
acordo com a nossa preferncia.
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Encontramos neste menu as opes Nmero, Alinhamento, Fonte, Borda, Padres
e Proteo.
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Observe acima as formas de formatao para horas e datas.
Alinhamento
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Nesta opo podemos definir como ser o alinhamento dos dados na clula.
Marque o item Retorno automtico de texto para que os dados digitados sejam
organizados dentro da prpria clula.
Ex.:
Hora Hora Total de
inicial final horas
Marque a opo Reduzir para ajustar para que os dados digitados caibam na
clula sem que para isso seja feito o retorno automtico do texto.
Com a opo Mesclar clulas pode-se mesclar vrias clulas fazendo com que
fique sendo uma clula apenas .
Ex.:
n v ar
Ja Fe M
1
9
9
9
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Nas opes Fonte, Borda e Padres define-se qual o tipo de fonte (letra), as
bordas (grades) e a cor de fundo da clula.
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Funo Soma
Esta opo a mais bsica do Excel, pois usamos para somar valores.
Para obter a soma das clulas A1 at A10 poderamos tambm usar uma forma
simples como:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10
Mas se o intervalo das clulas for do A1 at A500 fica mais fcil usando
=SOMA(A1:A500).
Potenciao ^
Multiplicao *
Diviso /
Soma +
Subtrao -
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Copiar frmulas absolutas e relativas
Quando copiamos uma frmula =A1*B1 para as linhas abaixo o Excel entende que
as frmulas devem ser relativas ou seja, mudam de acordo com as linhas. No
exemplo usado =A1*B1 sendo relativas, mudam para =A2*B2, =A3*B3 e assim por
diante.
=A1*B$1
=A2*B$1
=A3*B$1
=A4*B$1
=A5*B$1
Quando copiamos uma frmula para outras colunas, a regra a mesma, ou seja
devemos colocar o smbolo $ na frmula na frente da letra que identifica a coluna
que deve permanecer fixa.
Para fixar a coluna e a linha usa-se =$A$1*A2, pois assim, quando copiamos esta
frmula para baixo ou para o lado na planilha, o endereo $A$1 sempre ficar fixo.
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Funo SE (frmulas condicionais)
Esta funo usada para testar condies como por exemplo:
=SE(A1>10000;A1*0,10;A1*0,05) ou =SE(A1>10000;A1*10%;A1*5%)
=SE(A1>10000;Legal;Que pena )
Observe que as palavras devem estar entre aspas ( ).
Neste exemplo deve aparecer a palavra Legal se o teste for verdadeiro, caso
contrrio, se for falso deve aparecer a palavra Que pena.
Outro exemplo, se a regio das vendas for SUL a comisso ser 10%, caso
contrrio ser 5%.
=SE(A1=SUL;B2*0,10;B2*0,05)
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condio ser verdadeira, qualquer uma das opes serve, SUL, NORTE ou
LESTE.
= SE(A1<=100;A1*8%;SE(A1<=300;A1*9%;SE(A1<=500;A1*10%;80)))
1. > maior
2. < menor
3. >= maior ou igual
4. <= menor ou igual
5. = igual
6. <> diferente
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2 Segunda parte
- Banco de dados
- Vnculos com outras planilhas e arquivos
- PROCV
- PROCV com CONCATENAR (duas chaves)
- Formatao condicional
- Nomes em clulas
- SOMASE
- Comentrios em clulas
Banco de dados
O banco de dados do Excel no nenhuma funo especfica e sim trata-se das
informaes constantes organizadas por colunas, sendo a primeira linha o nome
dos campos do banco de dados.
Podemos vincular uma clula a uma outra clula localizada em outra planilha ou
arquivo.
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Estes arquivos devem aparecer relacionados quando selecionamos o menu
Janela.
=[Faturamento.xls]Plan1! $A$4
PROCV
Por exemplo, em um arquivo temos duas planilhas, uma com os dados e a outra
onde vamos colocar a frmula PROCV . Na plan2 temos as seguintes
informaes:
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Estas informaes esto no intervalo A2 at D7, pois o ttulo no contamos como
informaes.
Para definir um nome para este intervalo deve-se selecionar o menu
Inserir/Nome/Definir. Defina o nome TABELA para esta regio.
Agora sempre que nos referimos ao nome TABELA, o Excel entende que so as
informaes constantes em plan2!A2:D7.
Coluna a coluna onde est a informao que queremos buscar. Por exemplo,
se queremos o valor, encontra-se na nossa tabela na coluna 4.
= PROCV ( A2 ; TABELA ; 2 ; 0 )
Note que para um mesmo modelo mas com tamanhos diferentes, temos chaves
diferentes. O modelo 10 com tamanho 33 a chave 1033 e o modelo 10 com
tamanho 34 a chave 1034. Isto porque juntamos (CONCATENAR) duas clulas
para formar uma. Ex.: =CONCATENAR(A2;B2) ou =A2&B2
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Formatao Condicional
Por exemplo:
Se a data de entrega do pedido for menor do que hoje, deve ser formatado com a
fonte vermelha e em negrito itlico para que chame ateno o pedido que est em
atraso.
Nome em clulas
Como j comentamos anteriormente na funo PROCV, importante definir
nomes para as clulas, pois assim fica mais fcil de montar uma frmula.
Referncia do nome
clula B2
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SOMASE
A28 Resumo
Pares Valor
Azalia 6.851 27.061,20
Beira Rio 24.341 111.992,50
Bibi 9.483 63.392,90
Amap 6.225 98.497,50
Musa 8.052 29.748,00
Dilly 1.200 8.280,00
56.152 338.972,10
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Pode-se usar o boto colar funo
E selecionar a opo SOMASE.
Mais uma vez usamos neste exemplo nomes para regies na planilha para
facilitar quando na montagem da frmula.
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Comentrios em clulas
Recurso muito til onde colocamos comentrios em uma determinada clula ou
grupo de clulas, afim de sabermos como chegamos a um resultado.
Por exemplo, usamos em uma clula um percentual de imposto de 28%.
Colocamos um comentrio para saber o que compe os 28%.
Um indicador em vermelho aparece na clula indicando que existe um
comentrio.
Mude aqui a
opo
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3 Terceira parte
- Uso do comando FILTRAR
- Funo SUBTOTAL no modo FILTRAR
- Classificao do Banco de Dados
- Subtotais
- Tabela Dinmica
- Formulrio
- Validao
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Tambm possvel personalizar o filtro. Exemplo, filtrar campo Total R$ onde o
valor maior que R$ 10.000,00.
Quando filtramos algum campo, como por exemplo o cliente Beira Rio, o objetivo
saber no nosso exemplo, o total de pares e valor para este cliente, mas como j
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tinha os totais antes de filtrar, no ir funcionar, pois a funo que usamos no total
de pares e valor foi =SOMA.
Para que no modo filtrar possamos analisar os totais somente dos dados filtrados,
usamos a funo SUBTOTAL.
Para um banco de dados onde sabemos que vamos usar o modo filtrar dados,
deixamos para criar a soma dos totais somente depois de feito um primeiro filtro,
usando o boto autosoma ou montando a frmula manualmente.
Josu Santiago 20
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Classificao do Banco de Dados
comum que um banco de dados seja classificado por algum campo, como por
exemplo em ordem crescente de cliente.
No menu Dados/Classificao, pode-se classificar um banco de dados em at
3 nveis.
Subtotais
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A
Tabela Dinmica
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C
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Na opo DADOS, podemos ainda definir qual a operao a ser usada. Observe
no quadro abaixo.
Para obter este quadro basta dar 2 cliques no campo Soma de Valor (C) em
DADOS na etapa 3 de 4.
Formulrio
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Validao
Podemos definir para um campo uma definio de digitao, ou seja, uma
validao para o campo. No campo valor por exemplo, somente poder ser
digitados valores maior ou igual a R$ 100,00. Para isto, usamos a opo
Validao no menu Dados/Validao.
Observe abaixo as etapas para validar um campo.
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Em Definies definimos qual a validao a ser aplicada, em Mensagem de
entrada define-se qual a mensagem que deve aparecer quando o cursor
posicionado no campo e por final em Alerta de erro qual a mensagem a ser
mostrada se digitamos um valor fora das definies aplicadas.
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4 Quarta parte
- Macros
- Filtro Avanado
- Caixa drop-down
- Botes de seleo
Macros
Pode-se definir uma tecla de atalho em conjunto com a tecla Ctrl . Observe em
(D) . Tambm possvel definir um boto e incluir na barra de ferramentas. Veja
na pgina 66.
Caso queira que a macro seja executada quando abrir a planilha, defina o nome
da macro como auto_open e no esquea de selecionar Armazenar macro em
esta pasta de trabalho.
Filtro Avanado
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Pedido Cliente Ref. Preo Pares Total R$
E Unitrio
Beira Rio
rea a
Pedido Cliente Ref. Preo Pares Total R$ ser
Unitrio digitado
2561 Azalia 27 7,8 3.251 25.357,80 as
2555 Beira Rio 21 2,5 12.541 31.352,50 informa
2547 Beira Rio 10 9,6 5.400 51.840,00 es a
2556 Beira Rio 22 5,2 1.200 6.240,00 serem
filtradas
2549 Beira Rio 15 1,2 5.200 6.240,00
2560 Bibi 26 3,6 3.220 11.592,00
2553 Bibi 19 4,2 2.355 9.891,00
2554 Bibi 20 1,2 1.254 1.504,80
2548 Musa 14 3,5 6.500 22.750,00
40.921 166.768,10
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Caixa drop-down e Botes de seleo
Caixas drop-down e botes de seleo so extremamente teis, pois em conjunto
com a funo PROCV e Macros possvel automatizar nossa planilha.
Observe abaixo um exemplo de formulrio de pedido, onde com a caixa drop-
down selecionamos um cdigo e automaticamente aparecem o valor, descrio,
etc.
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Para ter acesso a estes recursos, faa exibir a barra de ferramentas formulrios.
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Para a caixa drop-down deve-se definir a regio da planilha ao qual
esto as informaes a serem pesquisadas.
Estas opes obtemos quando ao criar a caixa drop-down, clicar com o boto
direito do mouse na caixa e selecionar Formatar controle.
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Para a caixa de seleo e o boto de seleo segue a mesma regra,
porm no h o intervalo de entrada, somente a opo Vnculo da clula que
servir de base para montar as frmulas de vnculo.
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5 Quinta parte
- Funes financeiras
- Atingir meta
- Solver
Funes financeiras
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Em uma loja compramos um televisor no valor de R$ 500,00 vista. As condies
de pagamento so:
- sem entrada
- em 12 pagamentos
- taxa de juros de 5% ao ms.
Podemos usar ainda as opes TAXA, VP e NPER para descobrir a taxa usada, o
valor vista e o tempo, sempre observando o Tipo.
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Atingir meta
Esta funo muito til quando desejamos saber qual o valor inicial ideal para
obtermos um resultado j definido, considerando vrios critrios.
Ex.:
Acima est os valores que o Atingir metas encontrou para satisfazer o nosso
objetivo que de um lquido de R$ 1.200,00.
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Solver
Esta opo um Atingir metas mais avanado. Imaginem que para o exemplo
anterior em Atingir metas onde somente temos uma opo de clula varivel, no
solver bem mais completo.
Ex.:
O lquido dever ser R$ 1.200,00, mas o INSS no pode ser maior que R$ 80,00.
Em Ferramentas/Solver possvel resolvermos nosso problema.
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Em clculo com horas usando a calculadora para conferir se o Excel fez correto o
clculo, deve-se primeiro transformar os minutos em centesimal.
Ex.: 4:46 - divide os 46 por 60 resultando em 0,766666667.
Agora para calcular usamos 4,766666667.
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Hyperlink
O Hyperlink usados para criar um link com uma home page, arquivo ou
planilha. muito til, pois com um simples clique, podemos abrir a home page da
Zero Hora e consultar a taxa do dlar, ou abrir o arquivo de faturamento para
consultar o faturamento do dia. Para voltar a planilha original, quando entrar no
arquivo de faturamento, basta criar neste arquivo um link para voltar.
Uma home
page ou um
arquivo ou
uma planilha
dentro do
prprio
arquivo
Observao: Pode-se vincular somente uma coisa de cada vez. Uma home page
ou um arquivo ou uma planilha dentro do prprio arquivo. Se for necessrio,
podemos criar 3 links ou mais na mesma planilha. Cada um com uma funo
diferente.
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Grficos
Josu Santiago 41
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Funo EERROS
Com a funo EERROS eliminamos o problema que temos quando usamos a
funo PROCV e este no encontra registros. Quando o PROCV no encontra
um registro, o Excel retorna o smbolo #N/D. Em apenas uma frmula na
planilha no seria problema, mas quando h um grande nmero de frmulas na
planilha, pode ficar uma poluio visual. Eliminamos isso com o EERROS.
Quando aplicamos a funo EERROS em uma frmula que contm o PROCV, o
Excel retorna como VERDADEIRO quando aparece o #N/D.
Podemos aproveitar isto e usar a funo SE, ou seja, somente faz o clculo se for
falso, pois se for verdadeiro, significa que o PROCV no encontrou registro.
1.255,57800000 =ARRED(C15*C14;2)
5,87900000 O 2 depois do ponto e vrgula
7.381,54306200 indica que deve ser arredondado
em duas casas
7.381,54000000
199,99990000 =TRUNCAR(C15*C14;2)
5,87900000
1.175,79941210 No ARRED o resultado seria 1.175,800000,
pois o terceiro dgito maior que 5, mas
1.175,79000000 como pedimos para TRUNCAR em duas
casas, definido pelo 2 depois do ponto-e-
vrgula, simplesmente o Excel ignora isto e
mostra apenas os dois dgitos depois da
vrgula.
Josu Santiago 42
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Congelar painis
Atravs do menu Janela/Congelar painis podemos definir que a linha de
cabealho da planilha permanea sempre visvel mesmo rolando a tela para
baixo. Tambm possvel congelar a coluna ou colunas imediatamente a
esquerda do ponto onde congelamos.
A regra bem simples. A partir do ponto onde o cursor est posicionado, quando
congelar painis, ser congelado as linhas acima e a esquerda do cursor. Se
posicionar o cursor em A2 ser congelado a linha 1, porm no ser congelado
nenhuma coluna, pois a esquerda de A2 no h colunas, mas se posicionarmos o
cursor em B2, ser congelado a linha 1 e a coluna A, que esto respectivamente
acima e a esquerda do cursor.
AutoSalvamento
Josu Santiago 43
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Se no tiver disponvel esta opo em Ferramentas, ento acesse o menu
Ferramentas/Suplementos e marque a opo AutoSalvamento para ser
instalado. (G)
Para mudar de lugar uma planilha, existe duas opes. A primeira mais simples
clicar com o boto esquerdo do mouse na guia da planilha, ficar pressionando por
alguns instantes e arraste para outro local. A outra opo clicar com o boto
direito do mouse na guia da planilha e selecione a opo Mover ou copiar.
Josu Santiago 44
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I
Nesta opo, alem de mover a planilha para outro local dentro do prprio arquivo
(Pasta), tambm possvel mover ou copiar para outro arquivo (Pasta).
Para copiar, basta selecionar a opo Criar uma cpia (H) na janela, para que o
Excel entenda que deve manter a planilha original e criar uma cpia em outro
local, caso contrrio o Excel entender que deve mover, ou seja, tirar a planilha
do arquivo atual e enviar para outro arquivo selecionado em Para pasta (I).
Para que os outros arquivos (Pastas) estejam disponveis em Para pasta (I), eles
devem estar abertos. Observe primeiro no menu Janela se eles aparecem.
Para criar uma cpia ou mover para o prprio arquivo, basta que o arquivo esteja
selecionado em Para pasta (I), e selecione em Antes da planilha (J) o local que
deve ser movido ou criado uma cpia. Aps criado a cpia da planilha, basta
renomear.
Para Renomear uma planilha, d dois cliques com o boto esquerdo do mouse na
guia da planilha ou d um clique com o boto direito do mouse e selecione a
opo Renomear.
Para excluir uma planilha clique com o boto direito do mouse na guia da planilha
e selecione a opo Excluir. Tambm pode ser selecionado o menu
Editar/Excluir planilha.
Para inserir uma planilha clique com o boto direito do mouse na guia da planilha
e selecione a opo Inserir, ou selecione o menu Inserir/Planilha.
Josu Santiago 45
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Configurar impresso
Vamos olhar com carinho como configurar corretamente a impresso, pois depois
de elaborado uma planilha queremos ver no papel o nosso trabalho.
Comeamos visualizando a impresso clicando no boto visualizar
impresso na barra de ferramentas.
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Clique no boto Configurar (K) para configurar como ser impresso a planilha.
Josu Santiago 47
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Podemos definir tambm se ser impresso as linhas de grade, imprimir em preto
e branco, imprimir em qualidade rascunho (modo econmico), imprimir os
cabealhos de linha e coluna (os nmeros das linhas, e as letras das colunas),
definir como ser impresso os comentrios das planilhas e a ordem que ser
impresso a planilha.
Para ficar disponvel as opes de Imprimir ttulos, rea de impresso e
comentrios, entre em configurar pgina atravs do menu
Arquivo/Configurar pgina.
Grave este arquivo com um nome fcil de localizar, por exemplo Cadastro de
Clientes.xls
Josu Santiago 48
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No Word, acesse o menu Ferramentas/Mala direta.
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N
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O
Veja o exemplo .
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R
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Dicas
Para exibir a data atual inclua uma frmula =HOJE(). Esta data vem do sistema
operacional, portanto observe se est atualizado a data no sistema.
Para abrir vrias planilhas ao mesmo tempo, confirme se todas as planilhas esto
abertas no menu Janela, e salve como rea de trabalho em Arquivo/Salvar rea
de trabalho.
No menu Editar/Colar especial possvel definir como deve ser colado uma
clula. Por exemplo, quando copiar uma clula onde consta uma frmula para
outra clula, possvel copiar apenas o valor, ignorando a frmula.
Se voc excluir uma clula por engano, tecle CTRL + A LETRA Z ( CTRL+ Z).
No menu Inserir possvel inserir uma figura, um clip-art, um mapa etc. A figura
deve estar no formato BMP, padro do Windows.
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Em Formatar/AutoFormatao existem vrios formatos prontos para serem
usados em uma planilha. Confira.
S
Z
U
V
W
AA
X
T
Opes da Janela
- Quebras de pgina - exibe as quebras de pginas da planilha.
- Frmulas - exibe as frmulas e no os valores nas clulas.
- Cabealhos de linha e coluna - caso no queira que aparea na planilha as
linhas e colunas (U) desmarque esta opo.
- Linhas de grade - desmarque esta opo caso no queira exibir as linhas de
grade. (V)
- Cor - escolha a cor das linhas de grade. (V)
- Valores zero - desmarque esta opo para no exibir zeros quando este for o
resultado em uma frmula.
- Barra de rolagem vertical - desmarque esta opo caso no queira exibir.
(W).
- Barra de rolagem horizontal - desmarque esta opo caso no queira exibir.
(X)
- Guias da planilha - desmarque esta opo caso no queira exibir. (Y).
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Valor 1 Valor 2 Multiplicao Valores
internos
3,6659980000 8,5587800000 31,38 31,3764703624
2,2255000000 5,2554500000 11,70 11,6960039750
2,5587700000 2,3655600000 6,05 6,0529239612
3,3656560000 33,2233300000 111,82 111,8182999545
45,2545400000 5,5554540000 251,41 251,4095152612
Josu Santiago 56
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Opes da orelha Geral
AB
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Opes da orelha Listas
Nesta opo possvel definir uma lista para ser usada quando arrastar uma
clula. Quando digitar na planilha Jan e arrastar a clula, automaticamente
aparecem Fev, Mar, Abr, etc.
Pode-se incluir vrias listas.
Pesquisa
A funo Pesquisa serve para pesquisar em um banco de dados, informaes
conforme critrios estabelecidos.
Josu Santiago 58
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Vamos usar o exemplo do acar. Qual o valor de venda do Produto Acar no
dia 03/08 ?
AC
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AE
AF
Nesta etapa, define-se a coluna e a linha dos rtulos (ttulos). Em coluna e linha
pode escolher qualquer informao constante. Na coluna est definido 01/Ago
(AE), porque as datas so as definies de coluna e em linha est definido
Acar (AF) porque so estas as informaes para linha. Poderia ser em linha
Feijo, Arroz, etc., pois depois de pronta as etapas, ser possvel alterar as
definies afim de verificar outras informaes e no s Acar em 03/08 como
no nosso exemplo.
Josu Santiago 60
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Nesta etapa, define-se uma clula base para Data onde servir de parmetro
para outras definies. (AG)
Nesta etapa, define-se uma clula base para Produto onde servir de parmetro
para outras definies. (AH)
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Nesta etapa, defini-se uma clula base para o resultado da pesquisa. (AI)
AH
Produto Data AG
Acar 03/Ago
1.600
AI
Para outras definies, basta substituir o Produto e Data. Por exemplo, Arroz em
05/Ago, o resultado ser 3.200.
Josu Santiago 62
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Soma Condicional
Esta funo semelhante funo SOMASE j comentado. Para ter acesso a
esta funo, acesse o menu Ferramentas/Assistente/Soma condicional. Se
no est disponvel, instale com o menu Ferramentas/Suplementos.
AM
Cliente Pares
Amap 4.970 AN
Acompanhe as 5 etapas.
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Nesta etapa, define-se a regio dos dados incluindo os ttulos. (AJ)
AK
Nesta etapa, define-se qual a coluna a ser somada e qual o critrio. No esquea
de adicionar o critrio. (AK)
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AL
Nesta etapa, define-se uma clula base para Cliente onde servir de parmetro
para outras definies. (AM)
Josu Santiago 65
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Nesta etapa, define-se uma clula base para o resultado da pesquisa. (AN)
Botes em Macros
Para uma Macro possvel criar um boto. Existem duas maneiras de criar um
boto para Macro. Vejamos a primeira.
Acessar o menu Exibir/Barra de ferramentas/Formulrios para exibir a barra
de ferramentas formulrios. (AO)
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AQ
AO
AP
Em seguida, selecione o item boto de macro (AP). Fique com o boto esquerdo
do mouse pressionado e arraste em uma regio da planilha onde ser criado o
boto. (AQ). Quando soltar o boto do mouse, aparecer uma janela onde ser
definida uma macro para este boto (AR). Basta escolher uma macro da lista.
AR
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A outra maneira de criar um boto de Macro criar um boto na barra de
ferramentas (AS) e no dentro da rea da planilha.
AS AT
AU AV
Clique com o boto direito do mouse em uma rea livre da barra de ferramentas
(AT). Selecione no menu que abre, a opo Personalizar.
Aparecer a janela Personalizar, selecione a orelha Comandos e a Categoria
Macros (AU). Arraste o boto (AV) para uma barra de ferramentas (AS). Clique
com o boto direito do mouse em (AS) e selecione no menu que se abre, Atribuir
Macro e atribua este boto uma Macro.
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jpsantiago@globo.com
Espero ter conseguido mostrar de uma forma bem simples, os recursos que o
EXCEL oferece. Estes recursos so ilimitados. uma ferramenta muito til para o
nosso dia a dia.
jpsantiago@bol.com.br
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Josu Santiago 69
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