Subcontratação do Serviço Logístico

Considerações sobre a elaboração de um Contrato

Dezembro 2007
Contexto - Introdução
Relações e Parceria

Como levar a relação/contrato

com o operador logístico a um
nível superior?
Relações de Parceria
Parceria, toda a gente diz que quer uma.

Confiança requer Honestidade e

Abertura/transparência.

Uma relação forte é boa para as duas

empresas.

As parcerias são construídas numa

base de confiança e compreensão
mútua.
Objectivos Inegáveis

Redução de custos: equipamentos

infra-estruturas, pessoas, libertação
de capital e melhoria no retorno do
investimento.
Aumento da capacidade de gestão, focus no “core-
business”, desenvolvimento, marketing, vendas.

Assuntos relacionados com regulamentação, gestão de

redes de distribuição,…deixam de existir.

Redução de risco: nas redes de distribuição, quebras,

….
Realidade

Baixo Custo

Estigma do
Desconfiança
3 Anos

Hesitação
em Investir
Factores gerais a ter em
consideração
Desafios
Fazer executar as obrigações contratuais:
– Incluir os volumes de actividade e índices de variação,
– Descrever com rigor as actividades operacionais,
– Aplicar um SLA indexado aos KPI’s,
– Implementar processos de avaliação “Bónus/Malus”.

Renegociações de novas taxas:

– Negociar contratos de preço fixo,
– Negociar à partida as taxas de revisão anuais.

Renegociar alterações dos contratos:

– Dominar as variáveis de custo e conhecer a operação.,
– “Boundaries”.

Legislação “Cross-country”:
– Solicitar apoio jurídico.
Ameaças

Custos
Gestão Escondidos Perda
Ineficiente Capacidade
Inovação

“Contract
Logistics”

Dependência
Colisão de
do Perda de Culturas
Operador Controlo do
Operador
Como gerir riscos na relação de parceria

Desenvolver indicadores de Performance:

– 5 KPI’s
• “Stock Accuracy”
"The KPI’s , soon become the most important
• “On time Delivery” addition to any manager wishing to understand
the key levels for the business and how to
• “On Time Return” affect change through their activities."
• “Perfect Delivery” Andy Goss
Managing Director - Porsche Cars GB
•…
Promover o desenvolvimento de
mecanismos de integração de sistemas.

Melhoria contínua.

“CRM”.
Formatação
Fases
RFI – “Request for Information”
RFQ – “Request for Quotation”
“Site Visit” e esclarecimentos
1.ª fase de revisão 1 a 6 Meses
“Short-List”
Esclarecimentos e Negociação
Adjudicação – LOI
Reunião – “Kick-Off”
Plano de implementação
2 a 4 Meses
Assinatura do Contrato
“Start-up”
Conteúdo Contrato
Componente Jurídica
– Identificação (Empresas, intervenientes, meios de comunicação formal),
– Descrição das competências e dos serviços a prestar (Recepção, picking, armazenagem,
inventário, gestão, …),
– Duração e condições de cessação,
– Obrigações do OL e Cliente (disponibilidade de meios, condições dos bens à guarda do
OL, … boas práticas),
– Nível de responsabilidade e seguros,
– Circunstâncias de resolução do contrato
– Nível de exclusividade, auditorias, protecção de dados, termos de confidencialidade, lei
aplicável, definição de “força maior”.
– Condições gerais de facturação (condições de facturação e procedimento)

Anexos
– RFQ (…e documentos de apoio com os volumes de
actividade),
– Preços (Driver de preços, proposta, revisões da proposta),
– SLA’s, KPI’s sistema de “bónus/malus”,
– Documentos de apoio (declarações, carta de intenções,
apólices de seguros, transferências de equipamentos,
garantias bancárias, etc.…)
– Manuais de procedimentos ou IT’s em vigor (operacionais,
segurança, …);
Tipos de Operação vs Tipos de Contrato

Tipo Operação Características

questões sociais, procedimentos,

“In-House”
serviço e segurança
segurança, procedimentos, serviço
“Full Outsourcing” Exclusivo
diferenciado, integração IT
preço, SLA’s, gestão de inventário,
“Full Outsourcing” Partilhado
integração IT

Operação Eventual preço, objetivo e prazo de entrega

Operações Especificas prazo

Contratos “Livres”

Sistema de integração de sistemas

simplificado,

Definir padrões de qualidade mínimos,

Soluções de controlo de qualidade (In-House),

Manter espírito de colaboração e diálogo,

Garantias bancárias.
Estrutura de custos reais e
flexível com vista
à excelência
Custos Reais de actividade

Qualidade da informação do RFQ e perfeita descrição

das actividades.
Dividir o projecto em fases (mix openbook + variável).
Um “driver” de preços simplificado mensurável, com
correcta imputação às actividades.
Determinar capacidades de produção por actividade.
Definir níveis de serviço objectivos.
Clarificar os pressupostos.
Como avaliar algo que corre mal?
Comerciais: A estrutura de preços é adequada e existem
mecanismos de incentivos:
– “Improvements Targets”.
– Partilha de ganhos.
– Promover inovação e investimento.
Contratuais: As expectativas do cliente estão expressas no
contracto através de KPI’s. O contrato reflecte o adequado nível de
envolvimento e investimento do OL.
Serviço: O serviço corresponde às expectativas?
Processos: Quais são os processos adoptados?
SI: Qual o impacto na performance operacional? É possível
resolver?
Relacionamento: Existem problemas de relacionamento ao nível
do “account management”.
Como chegar ao sucesso
Desenvolver indicadores de performance
precisos e objectivos, SLA’s.
Reuniões de acompanhamento e revisões
trimestrais.
Espírito: “O que posso fazer para te ajudar?”.
Aumentar o valor acrescentado com a
integração das operações e sistemas com o
cliente, criação de um modelo robusto com
grande retorno para a relação = Visibilidade.
Estratégias de comunicação, aproximação e
informação.
Conclusão
Conclusão

Boas medidas são a base de uma

parceria.
“Como” medimos é tão importante como o
que é “que” que vamos medir.
Só podemos melhorar se medirmos.
A comunicação do nível de serviço é a
melhor forma para criar uma relação
duradoura.
 Relações e Parceria – Pontos Chave
A maturidade não aparece sem medidas fiáveis.

A comunicação aberta é algo a reter num contrato de logística e a

ser trabalhado pelas duas partes.

90% dos casos de ineficácia dos contratos/operações não se deve

unicamente à responsabilidade do OL.

Normalmente o maior problema está relacionado com a precisão da

informação disponibilizada que leva ao dimensionamento
incorrecto das operações.
Referências

www.rfp-templates.com

Livros – “The Handbook of Logistics

Contracts “

…
Fim