UNIVERSIDADE PRESBITERIANA MACKENZIE

Especialização em gestão de projetos

Estudo de caso: VeryChips

A VeryChips, uma bem posicionada empresa da área de tecnologia de informação

focada no segmento de contact centers, está promovendo uma série de ajustes no
seu plano operacional para o próximo ano.

1 O foco principal dos ajustes do plano operacional está na redução de despesas

administrativas, pois diversos eventos ocorridos durante o ano colaboraram para
uma considerável redução das receitas da empresa, destacando-se:

• O mercado atual da VeryChips sofreu drástica retração da ordem de 30%

do volume de vendas em relação ao ano anterior.

• A disparada do dólar pressionou os preços dos serviços oferecidos pela

empresa, tornando-a menos competitiva no cenário nacional.

• A instalação no país de duas concorrentes internacionais afetou o market-

share da corporação.

Após um estudo realizado pela diretoria de assuntos corporativos, identificou-se

que uma das principais fontes de despesa é a locação do imóvel em que a
empresa está instalada (quatro andares de um moderno prédio na Av. Brigadeiro
Faria Lima – região nobre de São Paulo).

Assim, como fruto do planejamento estratégico da VeryChips, definiu-se como um

dos projetos prioritários a mudança de local físico da empresa. Espera-se, assim,
uma redução em torno de 60% para o item locação (os valores desembolsados
com locação, hoje, são de R$ 250 mil/mês). Considerando-se o fluxo de caixa
projetado, o board da empresa espera estar no novo endereço no prazo de quatro
meses.

Para gerenciar este projeto, que foi batizado pelo presidente da empresa de
“Novo Endereço”, foi designado um dos profissionais mais bem conceituados da
organização: você (que é o coordenador de processos, do departamento de
tecnologia).

Como o projeto é estratégico para a organização, você se reportará diretamente

ao vice-presidente de operações, o Sr. Carlos Augusto Cesarino.

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Dessa maneira, você deverá encerrar a sua participação em outras atividades da

empresa em uma semana, dedicando-se após este período integralmente a este
projeto.

Numa conversa inicial com o Sr. Cesarino, você identificou que o board da
organização entende que o projeto deverá efetuar uma pesquisa de mercado, para
identificar o local mais adequado para as novas instalações da empresa. Além
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disso, compreende-se que haja necessidade da realização de algumas
reformas/adequações nas instalações do novo local, conforme as necessidades
específicas da VeryChips. Outro ponto que ficou estabelecido é que o projeto
deverá contemplar, também, todos os esforços necessários para a realização da
mudança de todos os móveis e equipamentos da organização.

Um fator importante que você identificou é que pelos cálculos de Antônio Soares,
diretor financeiro, considerando-se ROI (return on investiment) e Pay-Back, a
expectativa é de que todos os custos com este projeto sejam diluídos nos
primeiros 10 meses de locação.

Você está ciente da responsabilidade que tem ao assumir o projeto, afinal de

contas, a VeryChips é uma empresa de 650 colaboradores, que possui um parque
tecnológico que suporta 500 PA’s (posições de atendimento), além de dezenas de
notebooks e estações de trabalho, além dos servidores e equipamentos de rede.

É claro que as novas instalações deverão acomodar toda a estrutura atual. Porém,
uma informação obtida junto ao diretor administrativo, Celso Meirelles, revelou-se
de extrema importância para o dimensionamento do trabalho: as novas instalações
devem permitir uma expansão em até 30% dos números atuais.

Um ponto importante: o volume de ligações recebidas no call center nos finais de

semana reduz drasticamente, comparado aos atendimentos realizados durante a
semana; desta forma, a mudança deverá ocorrer durante um final de semana,
parando as operações da empresa na sexta-feira após o expediente e retornando
na segunda-feira em expediente normal.

Mas, se o desafio é grande, um ponto positivo é que todos confiam em seu

trabalho. Bem... quase todos! O diretor de infraestrutura tecnológica, Júlio
Aragones, está bastante temeroso quanto à mudança, pois se algo der errado,

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corre-se o risco de impactos na operação – mesmo tendo-se estabelecido a não

interrupção das operações, como sendo uma das restrições para o
desenvolvimento do projeto. Em uma das reuniões que você participou, ele se
posicionou contra a mudança. Você sabe como o Júlio é criterioso e já identificou
que deverá fazer o possível para que ele confie no seu trabalho e no da sua
equipe. Sim! Pelas suas estimativas, você necessitará de uma equipe mínima de
3 cinco profissionais.

Estas são as principais informações que você conseguiu reunir. Agora, o desafio
está lançado! Junte todas as informações e concentre-se na realização de um bom
planejamento, para concluir o projeto com sucesso.

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