Universidade Presbiteriana

Mackenzie

PÓS-GRADUAÇÃO EM

Gestão de Projetos
Gestão de Aquisições e
Métodos Ágeis
 Universidade Presbiteriana

Mackenzie

TRILHA DE APRENDIZAGEM 4

Processo de gerenciamento
das aquisições: controlar as
aquisições
Objetivos de aprendizagem:
• Conhecer as principais entradas, ferramentas e técnicas,
e saídas do processo de controlar as aquisições do projeto.
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4.1 Controlar as aquisições do

projeto
O processo de controle das aquisições envolve entradas, técnicas e ferramen-
tas, e saídas. Diferente das demais fases (planejamento e condução das aquisi-
ções), controlar as aquisições acontece após a assinatura do contrato e busca,
principalmente, o cumprimento de requisitos, direitos e obrigações do acordo.

Segundo o Guia PMBOK (PMI, 2017), controlar aquisições é o geren-

ciamento dos relacionamentos e do desempenho de cliente e fornecedor,
a fim de cumprir requisitos estabelecidos e aplicar possíveis mudanças e
correções necessárias ao longo do projeto até o encerramento do contrato.

O quadro apresenta de forma macro as partes do processo de controle das

aquisições que serão detalhadas na sequência, conforme organizadas pelo
Guia PMBOK (PMI, 2017).

Técnicas e
Entradas Saídas
Ferramentas

• Plano de
• Opinião
gerenciamento do • Encerrar as aquisições
especializada
projeto

• Documentos do • Administração • Informações sobre o

projeto de reivindicações desempenho do trabalho

• Atualizações na
• Acordos • Análise de dados
documentação de aquisições

• Documentação de
• Inspeção • Solicitações de mudança
aquisições

• Solicitações de • Atualizações do plano de

• Auditorias
mudança aprovadas gerenciamento do projeto

• Dados de
• Atualizações de documentos
desempenho do
do projeto
trabalho

• Fatores ambientais • Atualizações de ativos de

da empresa processos organizacionais

• Ativos de processos
organizacionais
Quadro 4.1: Controlar as aquisições
Fonte: Adaptado do Guia PMBOK (PMI, 2017).

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Segundo o Guia PMBOK (PMI, 2017), clientes e fornecedores buscam ga-

rantir o cumprimento das obrigações descritas no contrato e proteger seus
próprios direitos. Em grandes projetos, é fundamental, para o controle de
aquisições, gerenciar a comunicação entre diferentes fornecedores.

4.1.1 Controlar as Aquisições: Entrada

Conheça a seguir cada entrada desta fase, segundo o Guia PMBOK
(PMI, 2017):

• Plano de gerenciamento do projeto

Entre os componentes do plano de gerenciamento do projeto estão:
planos de gerenciamento dos requisitos, de gerenciamento dos ris-
cos, das aquisições, de mudanças e a linha de base do cronograma.
• Documentos do projeto
Entre os documentos do projeto estão: registros de premissas e das
lições aprendidas, lista de marcos, relatórios de qualidade, docu-
mentação dos requisitos, matriz de rastreabilidade dos requisitos,
registro dos riscos e das partes interessadas.

Para refletir

É normal encontrar erros no decorrer do projeto. Entretanto, deve-se ex-

trair deles aprendizagem. Ao estruturar e disponibilizar as lições apren-
didas, elas passam a ser informações importantes capazes de auxiliar a
assertividade de outros projetos.

• Acordos
Os acordos são revisados para assegurar o cumprimento dos deve-
res e a proteção dos direitos, segundo definições acordadas entre
cliente e fornecedor.
• Documentação de aquisições
As documentações de aquisições contêm informações a respeito
de especificações e desempenho do trabalho, pagamentos, planos,
entre outros.

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• Solicitações de mudanças aprovadas

As solicitações podem conter: alteração de termos, condições,
preços, especificações de trabalho e descrições relativas à entrega.
Toda mudança deve ser documentada e aprovada antes da im-
plementação. O projeto deve ser capaz de identificar, comunicar
e solucionar mudanças impactantes ao trabalho de fornecedores.
• Dados de desempenho do trabalho
Dados de desempenho incluem completude das atividades, status
do projeto, custos e faturas de fornecedores pagas.
• Fatores ambientais da empresa
Podem influenciar como fatores ambientais sistemas de controle
de alterações contratuais, de gerenciamento financeiro e de contas
a pagar; condições de mercado; e código de ética do comprador.
• Ativos de processos organizacionais
As políticas de aquisições são ativos de processo organizacional de
possível influência nesta fase.

4.1.2 Controlar as Aquisições:

Ferramentas e Técnicas
Conheça as principais ferramentas e técnicas apresentadas no PMBOK
(PMI, 2017) para esta fase:

• Opinião especializada
Deve-se considerar a expertise de indivíduos e grupos com co-
nhecimento ou treinamento em leis, regulamentos, requisitos, ad-
ministração de reivindicações e áreas funcionais, como finanças,
engenharia, design.
• Administração de reivindicações
As mudanças contestadas ou construtivas em potencial que não
são de comum acordo entre fornecedor e cliente, ou seja, que te-
nham alguma divergência a ser solucionada, são acompanhadas
como reivindicações e preferencialmente buscam ser solucionadas

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por meio de negociação, a fim de evitar métodos alternativos para

resolução das disputas.
• Análise de dados
Entre as técnicas de análise de dados estão: análise de desempe-
nho, análise de valor agregado e análise de tendências.
• Inspeção
Inspeção pode ser a análise das entregas ou uma revisão mais apro-
fundada e estruturada do trabalho desempenhado pelo fornecedor.

Figura 4.1: Lupa - inspeção e auditoria

Fonte: Plataforma Deduca (2020).

• Auditorias
Devem ser descritos em contrato as obrigações e os direitos refe-
rentes a auditorias, que são revisões estruturadas do processo. Os
resultados de auditoria devem ser de conhecimento dos gerentes
de projeto do cliente e do fornecedor, para eventuais ajustes.

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4.1.3 Controlar as Aquisições: Saídas

Conheça as principais saídas apresentadas no PMBOK (PMI, 2017) para
esta fase:

• Aquisições encerradas
Formaliza-se a conclusão do contrato de aquisição normalmente
com um aviso do cliente para o fornecedor, quando cumpridos
todos os requisitos dispostos em contrato e após a aprovação pela
equipe de gerenciamento do projeto de todas as entregas.
• Informações sobre o desempenho do trabalho
Sobre o desempenho do trabalho, são relevantes informações
como desempenho técnico, entregas, custos incorridos em com-
paração com estimados.
• Atualizações na documentação de aquisições
A documentação de aquisições inclui, entre outras, contrato, soli-
citações de mudanças aprovadas e não aprovadas, toda documen-
tação técnica, desempenho do trabalho, faturas e pagamentos.
• Solicitações de mudança
Uma mudança solicitada e não resolvida, considerada uma mu-
dança construtiva por uma das partes e podendo incorrer em
disputa, é identificada e documentada. No processo de realizar o
controle integrado de mudanças são disponibilizadas as mudanças
processadas para revisão.

Como qualquer dessas mudanças construtivas pode ser alvo de

disputa por uma das partes e originar uma reivindicação contra a
outra parte, elas são identificadas e documentadas de forma única
pela correspondência do projeto. (PMBOK, 2017, p. 499)

• Atualizações no plano de gerenciamento do projeto

Toda atualização no plano de gerenciamento do projeto passa pelo
processo de controle de mudança. Podem demandar solicitação
de mudança os planos de gerenciamento dos riscos e de gerencia-
mento das aquisições; a linha de base do cronograma e a linha de
base dos custos.

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Figura 4.2: Planejamento

Fonte: Plataforma Deduca (2020).

• Atualizações de documentos do projeto

Entre os documentos que podem ser atualizados estão: registros
das lições aprendidas, requisitos de recursos, matriz de rastrea-
bilidade dos requisitos, registros dos riscos e registros das partes
interessadas.

Para refletir

É normal que no decorrer do projeto encontremos erros, entretanto, é

imprescindível que, desses erros, extraiamos aprendizagem. Estrutu-
rando as lições aprendidas no projeto, elas passam a ser informações
importantes, que devem estar disponíveis para que auxiliem na asserti-
vidade de outros projetos.

• Atualizações nos ativos de processos organizacionais

Entre os ativos de processos organizacionais que podem ser atuali-
zados estão: cronogramas e solicitações de pagamentos, documen-
tação da avaliação de desempenho do fornecedor, atualização de
lista de fornecedores pré-qualificados, repositório de lições apren-
didas, arquivo de aquisições.

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4.2 Auditorias
No gerenciamento de aquisições, Zuccato (2014) pontua a auditoria como
uma análise estruturada e minuciosa do processo que objetiva encontrar
aprendizado no processo, por meio da documentação das falhas que podem
auxiliar na assertividade de outros projetos ou em soluções para aquisições
de projetos em andamento. Para a avaliação, é importante o envolvimento
da equipe de aquisições, seja formada pela equipe do projeto ou por um
departamento específico. Lições aprendidas precisam ser adicionadas aos
ativos dos processos organizacionais e divulgadas para aplicação futura.

Na mesma linha, Xavier (2013) apresenta o processo de auditoria como

uma análise estruturada do início ao fim do processo de aquisição, buscan-
do identificar pontos positivos e negativos desde a decisão de contratar até
o encerramento do contrato, identificando aprendizado a ser aplicado em
outras aquisições do projeto ou em novos projetos.

PALAVRAS-CHAVE

Gerenciamento de aquisições; PMBOK; gerenciamento de projetos; méto-

dos ágeis; conduzir as aquisições; controlar as aquisições; auditorias; admi-
nistração de aquisições; contratos.

REFERÊNCIAS

PMI. Guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PM-

BOK). 6. ed. Newtown Square: PMI, 2017.

ZUCCATO JUNIOR, F. Gerenciamento de aquisições em projetos.

Rio de Janeiro: Elsevier, 2014.

XAVIER, C. M. S.; WEIKERSHEIMER, D.; LINHARES JUNIOR, J.

G.; DINIZ, L. J. Gerenciamento de aquisições em projetos. 3. ed. Rio
de Janeiro: FGV, 2013.

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