UNIVERSIDADE SÃO TOMÁS DE MOÇAMBIQUE

(USTM)
CURSO DE LICENCIATURA EM GESTÃO AMBIENTAL
DISCIPLINA DE GESTÃO DE PROJECTOS AMBIENTAIS

UNIDADE TEMÁTICA 5

Gestão das Aquisições (Procurement) em Projectos

❑ Plano de Aquisições do Projecto
❑ Papel do Gestor de Projectos nas Aquisições
❑ Avaliação e selecção de fornecedores

Docente: Jossefa Fernando Lucas Levene

31/03/2022 1
 Objectivos da aula

❖ Determinar as necessidades do projecto que podem ser

melhor satisfeitas adquirindo produtos/serviços ao exterior
da organização;
❖ Apresentar o Plano de Gestão das Aquisições;
❖ Apresentar os critérios de avaliação e selecção de
fornecedores.

31/03/2022 2
 O que é Gestão de aquisições?

Gestão de aquisições, em gestão de projectos, é um conjunto

de processos que tem por objectivo obter um produto ou
serviço de um fornecedor externo à equipe do projecto.

Esse fornecedor pode ser tanto uma área da organização

como outra empresa

31/03/2022 3
 O que é Gestão de aquisições?

A Gestão das Aquisições do Projecto inclui os processos

necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou
resultados externos à equipa do projecto. A organização pode
ser tanto o comprador quanto o vendedor dos produtos,
serviços ou resultados de um projecto. (PMBOK)

31/03/2022 4
 O que é Gestão de aquisições?

A gestão de aquisições é uma área de conhecimento da

gestão de projectos que interage bastante com as demais.
Afinal, todas elas podem precisar de alguma aquisição.

A imagem a seguir ilustra as interações entre as áreas.

31/03/2022 5
 Interação com outras áreas de conhecimento

31/03/2022 6
 Interação com outras áreas de conhecimento

Tem lugar durante a definição de âmbito e implica decidir

❑ Se adquirir
❑ Como adquirir
❑ O que adquirir
❑ Quando adquirir
❑ Quanto adquirir

31/03/2022 7
 Se não houver necessidade/decisão de
aquisição de produtos/serviços ao exterior, o
processo encerra aqui!

31/03/2022 8
 Fazer ou Comprar (Make or buy analysis)

A decisão de comprar ou fazer um produto ou serviço para o

projecto é o primeiro passo a ser executado na gestão de
aquisições.

Normalmente, o gestor de projectos escolhe adquirir aquilo

que está fora do alcance da equipe interna do projecto para
que as entregas previstas na EAP (Estrutura Analítica do
Projeto) sejam cumpridas.

31/03/2022 9
 Fazer ou Comprar (Make or buy analysis)

As aquisições podem ser feitas por um departamento

especializado em compras (gestão de aquisições
centralizado) ou pela própria equipe do projecto (gestão de
aquisições descentralizado).

31/03/2022 10
 Gestão de aquisições centralizado

Quando o departamento de compras é responsável cuidar

das aquisições de todos os projetos, há mais controle sobre
os esforços de contratação.

Por conta da especialização na aquisição de produtos e

serviços e da padronização dos processos de gerenciamento
de aquisições.

31/03/2022 11
 Gestão de aquisições centralizado

Quando as compras para um projecto são executadas pelo

departamento de compras, há alguns efeitos que devem ser
considerados, pois podem afectar fortemente os resultados
dos projectos.

Em alguns casos, o departamento de compras pode focar

exclusivamente no critério de preço e desconsiderar outros
pontos essenciais ao projecto.

31/03/2022 12
 Gestão de aquisições centralizado

Essas situações podem ser minimizadas com o

estabelecimento de um vínculo mais próximo entre o
departamento de compras e a equipe do projecto, que
deverão participar de encontros colaborativos para troca de
ideias.

É importante destacar que, mesmo com a existência de um

sector especializado em aquisições, o gestor de projectos
precisa ter um conhecimento básico sobre contratos, leis e
normas de gestão de aquisições.
31/03/2022 13
 Gestão de aquisições centralizado

Alguns contratos, mais complexos, não podem ser assinados

pelo gerente de projectos, frequentemente exigindo a
aprovação da direcção.

Em alguns casos, a gestão das aquisições pode envolver,

ainda, o departamento jurídico da empresa. Isso se aplica,
por exemplo, a contratos internacionais.

31/03/2022 14
 Gestão de aquisições descentralizado

Existem empresas em que a própria equipe do projecto é

responsável pela aquisição dos produtos ou serviços
necessários ao andamento do projecto.

Isso é vantajoso, pois possibilita que o gerente de projectos

tenha mais controle e autoridade sobre o processo de
compra. Além disso, como a equipe de contratação está mais
familiarizada com os requisitos do projecto, consegue
escolher as soluções que são mais adequadas ao âmbito do
projecto.
31/03/2022 15
 Gestão de aquisições descentralizado

As únicas desvantagens são a falta de padronização dos

processos de contratação, o que aumenta os riscos de uma
nova aquisição dar errado, e a dificuldade de se manter o
nível de especialização na equipe, no que diz respeito às
aquisições.

Esse cenário pode ser minimizado por meio de políticas e

diretrizes de compras que devem ser seguidas pela equipe
do projecto.

31/03/2022 16
 Como fazer a Gestão de aquisições?

O Guia PMBOK® estabelece 3 processos fundamentais no

gerenciamento de aquisições.

31/03/2022 17
 1. Planeamento da gestão de aquisições

Esta é a etapa de documentar as decisões de compra do

projecto, especificar a abordagem que será utilizada para
fazer essas aquisições e identificar os vendedores em
potencial que atendem às demandas existentes.

Em outras palavras, o planeamento da gestão de aquisições

consiste em dizer o que será adquirido e como será
adquirido.

31/03/2022 18
 1. Planeamento da gestão de aquisições

Para conseguir responder a essas questões, é preciso:

❑ Detalhar as características que a solução a ser contratada
deverá ter;
❑ Preparar uma estimativa de custos geral para determinar o
orçamento;
❑ Divulgar a oportunidade de contratação;
❑ Identificar a lista de vendedores qualificados;
❑ Receber e avaliar propostas.

31/03/2022 19
 1. Planeamento da gestão de aquisições

Ao detalhar as características que a solução a ser contratada

deverá ter é preciso fazer descrições claras, fornecendo
informações suficientes para o vendedor criar e precificar
uma proposta aderente às necessidades do projecto.

É fundamental deixar claro quais os requisitos de qualidade e

seus respectivos critérios de aceitação.

31/03/2022 20
 1. Planeamento da gestão de aquisições

Toda essa informação deve estar contida no plano de

gestão de aquisições, um documento que contém
orientações sobre como as aquisições dos projectos devem
ser coordenadas.

31/03/2022 21
 Plano da gestão de aquisições

Documento que descreve como os processos seguintes – do

planeamento do pedido de propostas ao encerramento de
contrato – serão geridos
▪ Que tipos de contratos serão usados?
▪ Se houver necessidade de estimativas independentes,
quem as irá preparar e quando?
▪ Se a organização possui um departamento de compras,
qual o papel da equipa de projecto no processo?

31/03/2022 22
 Plano da gestão de aquisições

▪ Como serão geridos múltiplos fornecedores?

▪ Como serão as aquisições coordenadas com outros
aspectos do projecto (e.g., calendarização, relatórios de
desempenho)?

Nota: O nível de formalidade e detalhe dependerão das

necessidades do projecto

31/03/2022 23
 Planeamento de contratos

❑ Formulários standard
• Podem incluir contratos padrão, descrição
padronizadas de itens a adquirir ou versões
padronizadas de todos ou parte dos documentos de
proposta;
• Organizações que fazem muitas aquisições devem ter
muitos destes documentos padronizados.

31/03/2022 24
 Planeamento de contratos

❑ “Expert judgement”
• Muitas vezes, é necessário pedir opinião a
especialistas nas diversas áreas do processo de
concurso (legais, contrato, técnicos, etc)

31/03/2022 25
 2. Condução das aquisições

Após avaliar as propostas recebidas é preciso escolher o

fornecedor que melhor atenda às necessidades e
estabelecer uma parceria. De acordo com as características
do projeto, é possível ter mais que um fornecedor, conforme
a estratégia do projeto.

Nesta etapa, o foco é fechar um acordo, que será

formalizado em um contrato.

31/03/2022 26
 2. Condução das aquisições

Um contrato é composto de cláusulas que ajudam a

conduzir a relação cliente-fornecedor durante um
determinado período, aplicando métodos com foco em
garantir o bom desempenho do contratado em termos de
prazo, custo ou qualidade das entregas e proporcionando
uma relação ganha-ganha (win-win).

31/03/2022 27
 2. Condução das aquisições

Conforme o PMBOK, um documento de acordo pode incluir:

• Especificação do trabalho das aquisições ou principais

entregas;

• Cronograma, marcos ou data até a qual um cronograma é

requerido;

• Relatórios de desempenho;

• Preços e condições de pagamento;

• Critérios de inspecção, qualidade e aceitação;

31/03/2022 28
 2. Condução das aquisições

• Garantia e suporte futuro ao produto;

• Incentivos e penalidades;

• Seguros e obrigações de realização;

• Aprovações de subcontratados subordinados;

• Termos e condições gerais;

• Tratamento de solicitações de mudança;

• Cláusula de rescisão e mecanismos para resolução

alternativa de disputas.
31/03/2022 29
 3. Controlo das aquisições

Uma vez que já se tenha definido as características da

solução que precisa ser entregue e contratado os
fornecedores, o seu próximo passo é controlar o
desempenho de cada um dos fornecedores com relação
ao que foi estabelecido no contrato. Conforme o trabalho
vai sendo desenvolvido, é natural que seja preciso
fazer alterações e correcções, que também serão geridas
nesta etapa de controlar as aquisições.

31/03/2022 30
 3. Controlo das aquisições

Com as entregas feitas e aprovadas, ou mediante a quebra

de acordo, o contrato será encerrado e arquivado.

(Este assunto será tratado na unidade temática 11 –

Conclusão de Projectos)

31/03/2022 31
 Documentação
Há nomes comuns para os diversos tipos de documentos
envolvidos em contratos
• Invitation for bid (IFB)
• Request for information (RFI)
• Request for proposal (RFP)
• Request for quotation (RFQ)
• Purchase Order (PO)
• Bid
• Proposal
• Quotation
31/03/2022 32
 Documentação

Os documentos devem ser suficientemente rigorosos para

assegurar respostas consistentes e comparáveis, mas
flexíveis, de modo a permitirem a consideração de sugestões
de vendedores para melhores formas de satisfazer os
requisitos.

31/03/2022 33
 Critérios de avaliação de propostas

Usados para classificar e ordenar as propostas. Podem ser:

▪ objectivos (ex, o chefe de projecto deve ser PMP)
▪ Subjetivos (ex, o chefe de projecto deve ter experiência
anterior em projectos similares)

31/03/2022 34
 Critérios de avaliação de propostas

Quando o preço não é o determinante principal da

adjudicação, os vendedores podem ser avaliados pelos
seguintes critérios:
▪ Compreensão das necessidades do projecto
▪ Custos globais do ciclo de vida (custos de aquisição +
custos operativos)
▪ Capacidade técnica
▪ Abordagem de gestão
▪ Capacidade financeira

31/03/2022 35
 Técnicas de recolha de propostas

❑ Bidder conferences
▪ Também chamadas contractor conferences, vendor
conferences, ou pre-bid conferences
▪ Visam garantir que todos os vendedores possuem uma
compreensão clara e idêntica do pedido de proposta
▪ As respostas às questões devem ser incorporadas nos
documentos de procurement
▪ Todos os vendedores potenciais devem estar em pé de
igualdade durante este processo

31/03/2022 36
 Técnicas de recolha de propostas

❑ Publicidade
▪ Pode usar-se publicidade para expandir a lista de
vendedores (obrigatória em concursos públicos);
▪ Publicidade pode ser feita em publicações de circulação
geral ou de especialidade.

31/03/2022 37
 Resultados do processo
❑ Lista de fornecedores qualificados
▪ Lista de fornecedores a quem é solicitada proposta ou
cotação

❑ Caderno de encargos (Procurement document

package)
▪ Pedido formal preparado pelo comprador, enviado a
cada fornecedor potencial, constitui a base para cada
fornecedor preparar a proposta para os produtos,
serviços ou resultados pedidos, que se encontram
definidos na documentação.
31/03/2022 38
 Selecção de fornecedores

▪ Recepção das propostas e aplicação de critérios de

avaliação, para seleccionar um fornecedor;
▪ Eventual elaboração de short-list de vendedores
qualificados, com base em proposta preliminar
- Pode realizar-se posteriormente uma avaliação mais
detalhada, com base em propostas mais elaboradas e
abrangentes.

31/03/2022 39
 Selecção de fornecedores

▪ Podem usar-se ferramentas de selecção combinadas

(matriz de avaliação);
▪ O preço pode ser o principal determinante, mas o menor
preço proposto pode não ser o menor preço, se o vendedor
não cumprir com a entrega.

31/03/2022 40
 Técnicas de selecção de fornecedores

❑ Matriz de avaliação/modelos de scoring

- Métodos de quantificar dados qualitativos, com o
objectivo de minimizar o efeito de juízos pessoais sobre
a seleção da fonte
- A maioria destes sistemas inclui
▪ A atribuição de um peso numérico a cada critério de
avaliação
▪ A classificação dos vendedores potenciais em cada
um desses critérios
▪ A multiplicação dos pesos pela classificação
▪ A totalização dos produtos resultantes, para
determinação da avaliação global
31/03/2022 41
 Técnicas de selecção de fornecedores

❑ Estimativas independentes
- A organização pode preparar as suas próprias
estimativas independentes, para validação do preço
proposto
- Diferenças significativas destas estimativas podem
indicar
▪ O SOW (statement of work) não era adequado, ou
▪ O fornecedor potencial não entendeu o SOW ou não
respondeu totalmente ao mesmo
- Também chamadas “should-cost estimate”
31/03/2022 42
 Técnicas de selecção de fornecedores
❑ Negociação de contratos
- Clarificação e acordo mútuo sobre os requisitos e
estrutura de contrato
- Os assuntos a tratar incluem
▪ Responsabilidades e autoridade
▪ Termos e leis aplicáveis
▪ Abordagens técnicas e de gestão
▪ Financiamento do contrato
▪ Preço

31/03/2022 43
 Técnicas de selecção de fornecedores

❑ Screening system
- Estabelecimento de critérios de desempenho mínimos
para alguns dos critérios de avaliação
- Pode exigir-se que um fornecedor satisfaça determinado
requisito, sem o que será excluído da avaliação dos
demais critérios da proposta

31/03/2022 44
 Técnicas de selecção de fornecedores

Exemplo

31/03/2022 45
 Fim da Aula

Jossefa Levene
Contacto: levis21307@gmail.com

46
31/03/2022 46