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NOÇÕES DE REDAÇÃO DE
DOCUMENTOS OFICIAIS
A redação oficial técnica
Conceito
Em uma frase, pode-se dizer que redação oficial é a
maneira pela qual o Poder Público redige atos
normativos e comunicações. Interessa-nos tratá-la do
ponto de vista do Poder Executivo.
CARACTERÍSTICAS
A redação oficial deve caracterizar-se pela
impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem,
clareza, concisão, formalidade e uniformidade.
Fundamentalmente esses atributos decorrem da
Constituição, que dispõe, no artigo 37:
“A administração pública direta, indireta ou fundacional,
de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do
Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos
princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade,
publicidade e eficiência (...)”.
Sendo a publicidade e a impessoalidade princípios
fundamentais de toda administração pública, claro está
que devem igualmente nortear a elaboração dos atos e
comunicações oficiais.
Uso do padrão culto da linguagem:
As comunicações que partem dos órgãos públicos
federais devem ser compreendidas por todo e qualquer
cidadão brasileiro. Para atingir esse objetivo, há que
evitar o uso de uma linguagem restrita a determinados
grupos. Não há dúvida de que um texto marcado por
expressões de circulação restrita, como a gíria, os
regionalismos vocabulares ou o jargão técnico, tem sua
compreensão dificultada.
Concisão e Clareza
A concisão é antes uma qualidade do que uma
característica do texto oficial. Conciso é o texto que
consegue transmitir um máximo de informações com
um mínimo de palavras. Para que se redija com essa
qualidade, é fundamental que se tenha, além de
conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o
necessário tempo para revisar o texto depois de pronto.
A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto
oficial. Pode-se definir como claro aquele texto que
possibilita imediata compreensão pelo leitor.
Uniformidade
Esses mesmos princípios (impessoalidade, clareza,
uniformidade, concisão e uso de linguagem formal)
aplicam-se às comunicações oficiais: elas devem
sempre permitir uma única interpretação e ser
estritamente impessoais e uniformes, o que exige o uso
de certo nível de linguagem.
Padronização
Redação e comunicação oficial
A redação oficial não é, portanto, necessariamente
árida e infensa à evolução da língua. É que sua
finalidade básica – comunicar com impessoalidade e
máxima clareza – impõe certos parâmetros ao uso que
se faz da língua, de maneira diversa daquele da
literatura, do texto jornalístico, da correspondência
particular, etc.
Formas de tratamento na redação oficial técnica
A partir do final do século XVI, esse modo de
tratamento indireto já estava em voga também para os
ocupantes de certos cargos públicos. Vossa mercê
evoluiu para vosmecê, e depois para o coloquial você.
E o pronome vós, com o tempo, caiu em desuso. É
dessa tradição que provém o atual emprego de
pronomes de tratamento indireto como forma de
dirigirmo-nos às autoridades civis, militares e
eclesiásticas.
Vocativos
O vocativo a ser empregado em comunicações
dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo
Senhor, seguido do cargo respectivo: (não se usa
abreviatura – sempre extensa para esses três abaixo,
outras autoridades podem).
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso
Nacional,
Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo
Tribunal Federal.
As demais autoridades serão tratadas com o vocativo
Senhor, seguido do cargo respectivo:
Senhor Senador,
Senhor Juiz,
Senhor Ministro,
Senhor Governador,
No envelope, o endereçamento das comunicações
dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência,
terá a seguinte forma:
Formas de Tratamento
Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e
sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente.
Como regra geral, empregue-o apenas em
comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau
por terem concluído curso universitário de doutorado. É
costume designar por doutor os bacharéis,
especialmente os bacharéis em Direito e em
Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor
confere a desejada formalidade às comunicações.
Autoridades Universitárias
Autoridades Judiciárias
Autoridades Militares
Autoridades Eclesiásticas
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Excelência
Recebem tratamento de Excelência:
1) Autoridades eleitas (União: Presidente e vice,
Senadores, Deputados Federais; Estado: Governador e
Vice, Deputados Estaduais. Município: Consenso:
Presidente da Câmara – recebe tratamento de
Excelência, Polêmica: Prefeito e Vereadores – mas
maioria diz que recebem também tratamento de
excelência)
2) Membros do MP e do Poder Judiciário (Procuradores
da República, Procuradores de justiça, promotores de
justiça, Juizes de Direito, Desembargadores, Ministros
do STF e STJ).
3) 1º escalão dos Executivos Estadual e Federal
(Estaduais: Secretários Estaduais; Federal: Ministros
de Estados e os Diplomatas).
4) Altas patentes das três forças armadas (Exército:
Coronel e General; Marinha: Almirante; Aeronáutica:
Brigadeiro).
Concordância com os pronomes de tratamento
Vossa: Com quem se fala (Ex: “Vossa Excelência
gostaria de vinho?”)
Sua: De quem se fala (Deputado, Sua Excelência, quer
o relatório).
Sempr
e maiúscula
*Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa
indireta) apresentam certas peculiaridades quanto à
concordância verbal, nominal e pronominal. Embora se
refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com
quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação),
levam a concordância para a terceira pessoa.
*É que o verbo concorda com o substantivo que integra
a locução como seu núcleo sintático:
“Vossa Senhoria nomeará o substituto” (como se fosse
você)
“Vossa Excelência conhece o assunto”.
*Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos
a pronomes de tratamento são sempre os da terceira
pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e
não “Vossa ... vosso...”).
*Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o
gênero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa
a que se refere, e não com o substantivo que compõe a
locução. Assim, se nosso interlocutor for:
Homem: “Vossa Excelência está atarefado”
“Vossa Senhoria deve estar satisfeito”;
Mulher: “Vossa Excelência está atarefada”
“Vossa Senhoria deve estar satisfeita”.
Fechos
Redação e comunicação oficial
O fecho das comunicações oficiais possui, além da
finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o
destinatário. Os modelos para fecho que vinham sendo
utilizados foram regulados pela Portaria no 1 do
Ministério da Justiça, de 1937, que estabelecia quinze
padrões. Com o fito de simplificá-los e uniformizá-los, o
Manual de Redação da Presidência da República
estabelece o emprego de somente dois fechos
diferentes para todas as modalidades de comunicação
oficial.
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente
da República:
* Respeitosamente,
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de
hierarquia inferior:
* Atenciosamente,
Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações
dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito
e tradição próprios, devidamente disciplinados no
Manual de Redação do Ministério das Relações
Exteriores
Identificação do Signatário
Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente
da República, todas as demais comunicações oficiais
devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as
expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da
identificação deve ser a seguinte:
(espaço para assinatura)
NOME
Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República
3- Documentos oficiais
3-1 O Padrão Ofício
Há três tipos de expedientes (documento oficial) que se
diferenciam antes pela finalidade do que pela forma:
* Ofício
* Aviso
*Memorando
Com o fito de uniformizá-los, pode-se adotar uma
diagramação única, que siga o que chamamos de
padrão ofício. As peculiaridades de cada um serão
tratadas adiante; por ora busquemos as suas
semelhanças.
AVISO e OFÍCIO são modalidades de comunicação
oficiais praticamente idênticas. A única diferença entre
eles é que:
*Aviso é expedido exclusivamente por Ministros de
Estado, para autoridades de mesma hierarquia.
*Ofício é expedido para e pelas demais autoridades.
Pode ser entre os órgãos ou dos órgãos para
particulares.
Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos
oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si
e, no caso do ofício, também com particulares.
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Ofício (o que mais cai!!!)
Pergunta Prova:
Qual diferença entre Oficio e Memorando?
Ofício: entre órgãos (de um órgão para outro), no final
tem endereço completo do destinatário.
Memorando: Interno (dentro do órgão), aqui não
precisa endereço, pois é interno.
Conceito
Comunicação que as autoridades fazem entre si, entre
subalternos e superiores, e entre a Administração e
particulares, em caráter oficial. É o tipo mais comum de
correspondência oficial. Embora normalmente o
conteúdo do ofício seja matéria administrativa, pode
também vincular matéria de caráter social, relativa ao
relacionamento do agente administrativo em
decorrência do seu cargo ou função.
Forma e estrutura
1. Timbre da Instituição.
2. OFÍCIO (caixa alta, por extenso), sigla do órgão
expedidor com sua vinculação hierárquica, numeração
(seqüencial crescente e anual) e data.
3. Assunto: teor da comunicação.
4. Vocativo e função do destinatário.
5. Texto: conteúdo do documento, com parágrafos
numerados na margem esquerda do texto, com
exceção do primeiro e do fecho.
6. Fecho: fórmula de cortesia. A Instrução Normativa nº
4, de 06 de março de 1992, limita a dois os fechos para
qualquer modalidade de comunicação oficial:
Respeitosamente, para autoridades superiores,
inclusive o Presidente da República, e Atenciosamente,
para autoridade da mesma hierarquia ou inferior.
7. Assinatura, nome, cargo ou função do remetente.
8. Pronome de tratamento e designativo do cargo ou
função do destinatário.
*Validade do documento
Definida pelo conteúdo.
*Publicação
Não se publica.
Observações
1. Atualmente, costuma-se mencionar o nome do
destinatário, sempre que conhecido.
2. No caso de necessidade de continuidade do texto,
será utilizada uma outra folha para seu
prosseguimento.
Sugestão
1. Para facilitar posteriormente o arquivamento, tratar
um assunto em cada ofício.
Partes do documento no Padrão Ofício
Redação e comunicação oficial
O AVISO, o OFÍCIO e o MEMORANDO devem conter
as seguintes partes:
a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do
órgão:
Exemplos:
Mem. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG
Of. 123/2002-MME
b) local e data em que foi assinado, por extenso, com
alinhamento à direita:
Exemplo:
Brasília, 15 de março de 1991.
c) assunto: resumo do teor do documento
Exemplos:
Assunto: Produtividade do órgão em 2002.
Assunto: Necessidade de aquisição de novos
computadores.
d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é
dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser
incluído também o endereço.
e) texto: nos casos em que não for de mero
encaminhamento de documentos, o expediente deve
conter a seguinte estrutura:
– introdução, que se confunde com o parágrafo de
abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva
a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a
honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar
que”, empregue a forma direta;
– desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o
texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas
devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que
confere maior clareza à exposição;
– conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente
reapresentada a posição recomendada sobre o
assunto.
Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto
nos casos em que estes estejam organizados em itens
ou títulos e subtítulos.
Já quando se tratar de mero encaminhamento de
documentos a estrutura é a seguinte:
– introdução: deve iniciar com referência ao expediente
que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do
documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a
informação do motivo da comunicação, que é
encaminhar, indicando a seguir os dados completos do
documento encaminhado (tipo, data, origem ou
signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual
está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula:
“Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de
1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de
abril de 1990, do Departamento Geral de
Administração, que trata da requisição do servidor
Fulano de Tal.”
ou
“Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa
cópia do telegrama no 12, de 1o de fevereiro de 1991,
do Presidente da Confederação Nacional de
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Agricultura, a respeito de projeto de modernização de
técnicas agrícolas na região Nordeste.”
– desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar
fazer algum comentário a respeito do documento que
encaminha, poderá acrescentar parágrafos de
desenvolvimento; em caso contrário, não há parágrafos
de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero
encaminhamento.
f) fecho (v. 2.2. Fechos para Comunicações);
g) assinatura do autor da comunicação; e
h) identificação do signatário (v. 2.3. Identificação do
Signatário).
Forma de diagramação
Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à
seguinte forma de apresentação:
a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman
de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10
nas notas de rodapé;
b) para símbolos não existentes na fonte Times New
Roman podem-se utilizar as fontes Symbol e
Wingdings;
c) é obrigatório constar a partir da segunda página o
número da página;
Aviso e Ofício
Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as
seguintes informações do remetente:
– nome do órgão ou setor;
– endereço postal;
– telefone e endereço de correio eletrônico.
Os estudos técnicos elaborados pelo órgão federal de
proteção ao índio serão publicados juntamente com as
informações recebidas dos órgãos públicos e das
entidades civis acima mencionadas.
1,5 cm
3 cm
(297 x 210mm)
3,5 cm
Como Vossa Excelência pode verificar, o procedimento
estabelecido assegura que a decisão a ser baixada
pelo Ministro de Estado da Justiça sobre os limites e a
demarcação de terras indígenas seja informada de
todos os elementos necessários, inclusive daqueles
assinalados em sua carta, com a necessária
transparência e agilidade.
Atenciosamente,
[Nome]
Redação e comunicação oficial
[cargo]
2
Memorando
Pergunta Prova:
Qual diferença entre Oficio e Memorando?
Ofício: entre órgãos (de um órgão para outro), no final
tem endereço completo do destinatário.
Memorando: Interno (dentro do órgão), aqui não
precisa endereço pois é interno.
Conceito
Comunicação interna utilizada pelas chefias ou
servidores autorizados, na qual se expõe qualquer
assunto referente à atividade administrativa. Pelas suas
características de certa informalidade, o memorando
deve ser elaborado com simplicidade e concisão.
Forma e estrutura
1. MEMORANDO (caixa alta, por extenso), seguido de
numeração (seqüencial crescente e anual ).
2. Emissor: sigla do setor emitente e respectivas
vinculações hierárquicas, precedidas por barras,
precedido de Do/Da .
3. Data: deverá figurar na mesma linha do número e
identificação.
4. Destinatário: menciona-se o cargo ocupado,
precedido de À/Ao.
5. Assunto: teor da comunicação. (aceita ementa)
6. Texto: conteúdo do documento, com parágrafos
numerados na margem esquerda do texto, com
exceção do primeiro e o fecho.
7. Fecho: fórmula de cortesia. Respeitosamente, para
autoridades superiores e Atenciosamente, para
autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior.
8. Nome e cargo do emitente: assinatura do servidor
que emitiu o memorando, sobreposta a seu nome, o
cargo e função , apostos a carimbo.
Validade do documento
Definida pelo conteúdo.
Publicação
Não se publica.
Observações
1. O memorando deverá ser emitido em 02 (duas) vias,
que serão encaminhadas ao setor de destino, o qual
reterá o original e devolverá a cópia ao emitente, para
seu arquivo, fazendo as observações relativas ao
recebimento, na cópia.
2. A assinatura não poderá ficar em página isolada.
3. Visto do chefe imediato/superior.
4. Não incluir despacho ou informação no verso do
documento.
5. Evitar o uso de rubrica; quando ocorrer, apor
carimbo para dar conhecimento de quem emitiu o
documento.
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6. Consultar sempre que necessário, a listagem: À /Ao:
Organização Hierárquica dos Órgãos da Instituição, Assunto:
para a correta utilização das siglas dos órgãos.
7. No texto do memorando poderá se empregada, a 1ª Atenciosamente ou Respeitosamente,
pessoa do singular ou a 1ª pessoa do plural. ______________________________
(Assinatura e carimbo do servidor)
Definição e Finalidade

O memorando é a modalidade de comunicação entre

unidades administrativas de um mesmo órgão, que
podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em
níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de Encaminhado pela CAI ____/____ de ___/____/______
comunicação eminentemente interna.
Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser
empregado para a exposição de projetos, idéias,
diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor
do serviço público.
UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
Sua característica principal é a agilidade. A tramitação
do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela
rapidez e pela simplicidade de procedimentos MEMORANDO PROEX nº 019/99
burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do Em, 04 de fevereiro de 1999.
número de comunicações, os despachos ao À /Ao: AC/NDC
memorando devem ser dados no próprio documento e, Assunto: Bolsas de Extensão
no caso de falta de espaço, em folha de continuação.
Esse procedimento permite formar uma espécie de
processo simplificado, assegurando maior Em atendimento a solicitação feita por V.Sª,
transparência à tomada de decisões, e permitindo que informamos que o prazo para o envio de Projetos de
se historie o andamento da matéria tratada no Extensão a serem executados no período de abril a
memorando. dezembro, será até o dia 26 de fevereiro.
Forma e Estrutura Quanto à avaliação da solicitação de Bolsa de
Extensão, é feita por uma Comissão de Avaliação que
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do utiliza critérios de pontuação pautados nos Indicadores
padrão ofício, com a diferença de que o seu Institucionais.
destinatário deve ser mencionado pelo cargo que
ocupa.
Atenciosamente,
Exemplos: _____________________
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração (Assinatura-carimbo)
Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos

UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ

REITORIA Exemplo de Memorando
COORDENADORIA DE ASSUNTOS
INTERNACIONAIS
5 cm
MEMORANDO (sigla do órgão) n.º Em,
À /Ao:
Assunto: Mem. 118/DJ

Em 12 de abril de 1991

Atenciosamente ou Respeitosamente, Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração

______________________________
(Assinatura e carimbo do servidor) Assunto: Administração. Instalação de
microcomputadores

1. Nos termos do Plano Geral de

informatização, solicito a Vossa Senhoria verificar a
UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ possibilidade de que sejam instalados três
REITORIA microcomputadores neste Departamento.
COORDENADORIA DE ASSUNTOS
INTERNACIONAIS 2 Sem descer a maiores detalhes
técnicos, acrescento, apenas, que o ideal seria que o
MEMORANDO (sigla do órgão) n.º Em, equipamento fosse dotado de disco rígido e de monitor

Redação e comunicação oficial Página 5

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padrão EGA. Quanto a programas, haveria
necessidade de dois tipos: um processador de textos, Validade do documento
e outro gerenciador de banco de dados.
Permanente para o requerente.
3.O treinamento de pessoal para operação dos micros
poderia ficar a cargo da Seção de Treinamento do Publicação
Departamento de Modernização, cuja chefia já
manifestou seu acordo a respeito. Não se publica.

4.Devo mencionar, por fim, que a informatização dos

trabalhos deste Departamento ensejará racional UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ
distribuição de tarefas entre os servidores e, sobretudo, REITORIA
uma melhoria na qualidade dos serviços prestados. COORDENADORIA DE ASSUNTOS
INTERNACIONAIS
Atenciosamente,
C E R T I D Ã O:

[nome do signatário] Certifico, em atendimento ao requerido através do

[cargo do signatário] processo...........................,no
qual..........................................(nome do requerente)
3 cm solicita certidão de........................... para fins
1,5 cm de ................................................................... .
CERTIFICO que, de acordo
com........................................................................... .
Para constar,
eu ..................................................................................
(297 x 210mm) (nome/cargo) passei a presente certidão, que é datada
e assinada pelo ...........................................
CERTIDÃO (nome/cargo do
superior) e visada
Conceito pelo ............................................................(nome/cargo
Documento fornecido pela administração ao da autoridade administrativa responsável).
interessado, afirmando a existência de ato ou ..................................., ...... de ...... de ............
assentamentos constantes de processo, livro ou
documentos que se encontrem nas repartições Visto:
públicas. Pode ser de inteiro teor – transcrição integral,
também chamada traslado ou resumida, desde que .........................(nome) .......................
exprima fielmente o conteúdo do original. A certidão (nome)
autenticada tem o mesmo valor probatório do original, .........................(cargo) .........................
como documento público, e seu fornecimento gratuito (cargo)
por parte da administração pública que a expediu;
conforme artigo 5º, XXXIV b da Constituição da
República Federativa do Brasil – 1998.

Forma e estrutura Conceituações, Procedimentos e Modelos para atos

1. Timbre da Instituição. Administrativos.

2. CERTIDÃO (caixa alta, por extenso) e centralizada APOSTILA

sobre o texto.
3. Preâmbulo: alusão ao fato que determinou a
expedição do documento e menção, quando for o caso,
do documento ou livro do qual a certidão está sendo
extraída.
4. Texto: transcrição do documento original ou
descrição do que foi encontrado. Deve ser escrito
seguidamente, sem parágrafos, alíneas, sem rasuras
ou emendas.
5. Fecho: termo de encerramento, identificação
funcional e assinatura dos funcionários que intervieram
no ato (quem lavrou e quem conferiu).
6. Local e data da expedição do documento.
Conceito
Apostilar é o mesmo que notar à margem, emendar,
corrigir. É a complementação de um ato.
Apostila é o aditamento a um ato administrativo
anterior, para fins de retificação ou atualização.
Trata-se de um ato aditivo, confirmatório de alterações
de honras, direitos, regalias ou vantagens, exarado em
documento oficial, com finalidade de atualizá-lo. A
apostila tem por objetivo a correção de dados
constantes em atos administrativos ou o registro de
alterações na vida funcional de um servidor, tais como
promoções, lotação em outro setor, majoração de
vencimentos, aposentadoria, reversão à atividade,
dentre outros.

7. Visto da autoridade que autorizou a lavratura da Geralmente, a apostila é feita no verso do documento a
certidão. que se referir. Pode, no entanto, caso não haja mais

Redação e comunicação oficial Página 6

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espaço para o registro de novas alterações, ser feita
em folha separada (com timbre oficial), que será
anexada ao documento principal. É lavrada como termo
e publicada em órgão oficial.
Partes
a)Título: denominação do documento (apostila) ;
b)Texto: desenvolvimento do assunto ;
c) Data: às vezes precedida da sigla do órgão;
d) Assinatura: nome e cargo ou função da autoridade.
APOSTILA
A Diretoria do .............., no uso de suas atribuições,
tendo em vista o que consta
do Processo n.º ..................., que a designação
de .................., da Secretaria de ................, a NOME
DO
FUNCIONÁRIO, é para o período de .... de ........ a .......
de ....... de ........, e não como constou na referida
Portaria.
SIGLA, em .... de .......... de .........
Nome,
Cargo do signatário.
ATA (o que mais cai!!!!)
Conceito
É o registro resumido e claro, exato e metódico de
fatos, ocorrências, resoluções e decisões de
assembléias numa sessão de corpo deliberativo ou
consultivo, conselhos, congregações, ou outras
entidades semelhantes, de pessoas reunidas para
determinado fim.
Publica-se, em certos casos, por edital.
Elaboração
A Ata é documento que tem valor jurídico. Por essa
razão deve ser lavrada de tal maneira que não possam
introduzir modificações posteriores. Geralmente é
lançada em livro próprio, devidamente autenticado,
cujas páginas são rubricadas por quem redigiu os
termos de abertura e de encerramento, o que lhe dá
cunho oficial. Há os que substituem os livros por folhas
soltas, sistema que, embora ofereça algumas
vantagens de caráter prático, tem, por outro lado,
sérios inconvenientes, tais como a facilidade de
extravio, de acréscimos ou de modificações
posteriores, com objetivos fraudulentos.
Para se evitarem fraudes, é possível fazer o registro
das atas no Cartório de Títulos e Documentos. Na Ata
não se fazem parágrafos ou alíneas: escreve-se tudo
seguidamente, para evitar que, nos espaços em
branco, se façam acréscimos. Existem, no entanto,
tipos de atas que, por se referirem a atos rotineiros e
de procedimento padronizado, são lançadas em
formulários com claros a serem preenchidos. Mesmo
nesse tipo de ata é conveniente, com a finalidade de
Redação e comunicação oficial
prevenir qualquer fraude, preencher os eventuais
espaços em branco com ponto ou outros sinais
convencionais.
A ata de uma reunião será lida e aprovada na reunião
seguinte.
Na ata não se admitem rasuras.
Para ressalvar erro constatado durante a redação, usa-
se a palavra digo, depois da qual se repete a palavra
ou expressão anterior ao mesmo erro;
Data sempre por extenso:
Aos dezesseis dias do mês de agosto, digo, do mês de
setembro de mil novecentos e setenta e quatro, reuniu-
se o……´´
Quando se constata erro ou omissões após a redação,
usa-se a expressão `em tempo´´, que é colocada após
o escrito , seguindo-se a emenda ou o acréscimo.
Ex.: “Em tempo: na linha onde se lê “abono”, leia-se
“abandono”.
Em caso de contestações ou emendas ao texto
apresentado, a ata só poderá ser assinada depois de
aprovadas as correções. Como a ata deve ser um
registro fiel dos fatos ocorridos em determinada
reunião, sua linguagem deve ser simples e
despretensiosa, clara, precisa ou concisa, não se
prestando, por isso mesmo, para a demonstração ou
extravasamento de prováveis ou supostos dotes
literários do redator. Assinam a ata, geralmente, todas
as pessoas presentes na reunião, mas pode também
ser assinada somente pelo presidente e pelo
secretário.
Uma ata geralmente compõe-se de:
a) Dia, mês, ano e hora (por extenso) e natureza da
reunião.
b) Local da reunião.
c) Pessoas presentes, devidamente qualificadas
(conselheiros, professores, delegados, etc.), nome e
sobrenome das pessoas participantes e ausentes,
consignando suas justificativas.
d) Presidente e secretário dos trabalhos.
e) Ordem do dia (discussões, votações, deliberações,
etc.).
f) Fecho, quase inalterável: nada mais havendo a tratar,
o senhor Presidente declarou encerrada a sessão, de
que eu, Pafúncio Fagundes, Secretário, lavrei a
presente ata, a qual assino com o senhor presidente.
(Pode-se usar 1º pessoa na ata – eu)
g) Leitura da correspondência recebida e emitida.
h) Os números fundamentais são grafados, de
preferência por extenso,….sendo quinze votos em
branco.Registro resumido e com clareza de fatos ou
ocorrências e resoluções numa sessão do corpo
deliberativo ou consultivo.Resumo oficial do ocorrido
numa reunião de pessoas para determinado fim.
Publica-se, em certos casos, por edital.
ATESTADO
Conceito
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É o documento do qual se afirma a verdade de um fato,
situação ou existência, de obrigação não
necessariamente constante em livros, papéis ou
documentos. Destina-se, basicamente, à comprovação
de fatos ou situações transitórias, passíveis de
modificações freqüentes. Ato administrativo
enunciativo, o atestado é, em síntese afirmação oficial
de fatos.
Tem-se, por exemplo, atestado ou certidão de idade,
de sanidade mental, de óbito (hospital), de boa
conduta, de bons antecedentes, de vida de residência,
de idoneidade moral, de vacina. Quando os fatos ou
situações constam em arquivos da administração,
utiliza-se a certidão para comprovar sua existência.
Enquanto o atestado declara, a certidão é a transcrição
de algo já existente.
O atestado compõe-se de:
a) Logomarca/Timbre do Órgão ou empresa que
fornece o atestado.
b) Título: denominação do ato (atestado).
c) Texto: Em certos tipos de atestado que impliquem
em maior responsabilidade, deverá conter nome
completo, naturalidade, estado civil e domicílio. São
perfeitamente dispensáveis, no texto do atesto,
expressões como “nada sabendo em desabono de sua
conduta” , “é pessoa do meu conhecimento” , etc. , já
que só pode atestar quem conhece a pessoa e acredita
na inexistência de algo que a desabone.
d) Local data (dia, mês e ano).
e) Assinatura: nome e função da autoridade que atesta.
MODELOS E ATESTADOS TÉCNICOS
Serão fornecidos aos interessados, pela sua área
competente, devido à diversidade de assuntos tratados.
A solicitação poderá ser feita por qualquer pessoa
interessada, e será fornecido pelos responsáveis de
cada Unidade Administrativa.
É toda comunicação reproduzida em vias, cópias, ou
exemplares de igual teor emanadas de autoridade
competente e expedida aos chefes de serviço dos
diversos setores. Especificamente, como documento, é
correspondência multidirecional endereçada
simultaneamente a diversos destinatários, para divulgar
avisos, ordens e instruções, matéria de interesse geral,
recomendações, informações e esclarecimentos sobre
atos e fatos administrativos.
A circular não pode complementar ou modificar atos
oficiais.
É de competência dos Diretores (quem emite são os
diretores)
Constam de uma circular:
a) Logomarca/Timbre do governo e do órgão: conforme
especificações. b) Título e número: a três linhas abaixo
da logomarca / timbre, escreve-se a palavra circular,
geralmente centro da linha com todas as letras
maiúsculas, seguida do número que lhe couber e data
(dia, mês, ano), etc.
c) Ementa: resumo do assunto da circular. (É
facultativa)
d) Texto: desenvolvimento do assunto tratado. Será
numerado, quando extenso, a partir do segundo
parágrafo, que receberá o número 2, em algarismos
arábicos.
Constam de uma circular:
e) Assinatura: nome e cargo da autoridade competente
(somente as letras iniciais maiúsculas).f) Anexo:à
esquerda e a duas linhas abaixo da assinatura, com a
indicação desses documentos,concordando em gênero
e número com o substantivo a que se refere. Ex.
Anexa: cópia do decreto-lei n.º …./…..
g) Nome do órgão e endereço: no rodapé da folha à
esquerda.
Uma circular não contém vocativo ou fecho, pois isso
caracteriza Ofício-circular.

ATESTADO
Atestamos, que o Sr (Nome), brasileiro, casado, CIRCULAR Nº...., (vírgula) DE ...(data por extenso
residente na dd/mm/aaaa) .....
Rua:........................................., n.º ............, nesta
cidade, portador do R.G. n.º........................-
PR, foi funcionário do Departamento de Estradas de ORDEM E SERVIÇO
Rodagem – DER/PR, no período de ...... de
................. de ........ a ........... de ................ de .............., Conceito
exercendo o cargo de .............. .
Curitiba, .... de ................ de ......... .
É a fórmula com que as chefias transmitem aos
Nome, respectivos subordinados a maneira de ser conduzido
Cargo do Signatário. determinado serviço, no que diz respeito aos aspectos
administrativos e técnicos. É ato de chefia, sobre
Av. Iguaçu, 420 – Rebouças assunto de sua confiança; versa sobre trabalho e não
80230-902 – Curitiba–Paraná–Brasil sobre o destino de pessoas. A ordem de serviço
Fone 41 304 8000 Fax 41 304 8130 encerra providências tomadas ou a serem tomadas
e-mail: derpr@pr.gov.br pelo Diretor-Geral ou outro Diretor (quando em caráter
www.pr.gov.br/transportes restrito de sua área), no sentido de orientar a execução
de serviços ou desempenho de encargos.

CIRCULAR É também recurso de que se vale o administrador

quando deseja que alguém substitua outrem tão
Conceito somente nos encargos, nas tarefas, sem direito a
qualquer remuneração extra, o que lhe seria

Redação e comunicação oficial Página 8

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assegurado se a ordem fosse dada em Portaria. Trata-
se de documento com estrutura variável, às vezes
semelhante à da Portaria, com numeração própria e
destina-se a diversas Unidades Administrativas em
locais ou localidades diferentes.
A Ordem de Serviço compreende:
a) Logomarca ou timbre
b) Título: identificação do ato, sigla da Unidade
Administrativa, ano. A data é colocada após o texto,
antes da assinatura da autoridade.
c) Texto: desenvolvimento do assunto. Pode conter
vários parágrafos, podendo ser numerados por
algarismos arábicos e desdobráveis, se necessário, em
alíneas. Não se numera o primeiro parágrafo.
d) Assinatura: nome da autoridade e indicação do
cargo que ocupa ou função que exerce.
Competência de elaboração: Exclusiva dos Diretores.
OBS.: Quando a determinação for por um período
previamente estabelecido deverá ser utilizado o Ofício-
Circular e não a Ordem de Serviço.
PORTARIA
Conceito
Tem poder e função de lei praticamente.
São atos administrativos internos, pelos quais o Diretor-
Geral de Órgãos, repartições ou serviços, expede
determinações gerais a seus subordinados, dando
instruções sobre a execução de leis e de serviços,
constituindo comissões, delegando poderes, aplicando
medidas de ordem disciplinar, comissionamentos,
administração de extranumerários, concessão de
licença, adições ou designam servidores para funções
e cargos secundários. Por portaria também se iniciam
sindicâncias e processos administrativos. Em tais
casos, a portaria tem função assemelhada à da
denúncia no processo penal.
As portarias são elaboradas em três vias, sendo que a
original depois de assinada pelo Diretor-Geral é
arquivada em pasta própria; as novas cópias tramitam
pela Unidade de RH para servir aos fins específicos.
Deve-se escrever o n.°do documento no extremo
superior direito da folha onde poderá ter melhor
visualização, de modo que não fique prejudicado
quando de seu arquivamento. Para ter sua validade
certificada, a Portaria deve ser publicada em Diário
Oficial.
Nos casos de Portaria designando Comissão de
Sindicância, Processo Administrativo, e outros
assuntos similares, a vigência do ato não deve ser
especificada no documento, pois podem ocorrer
atrasos no início dos trabalhos invalidando a data ali
determinada. A nomeação, dessa forma, entra em vigor
a partir da data de sua publicação.
Ex. 1. Portaria de nomeação para exercer cargo de
Chefia……, a partir de 01/04/2003.
Redação e comunicação oficial
2.Portaria de Comissão de Recebimento de
Material ……, a partir da data de sua publicação.
Conforme o assunto, a Portaria comporta fechos tais
como:
a) Registre-se e Publique-se
Diretor Geral
b) Cumpra-se
c) Esta Portaria entra em vigor na data de sua
publicação, revogadas as disposições em contrário.
São partes da portaria:
a) Logomarca ou Timbre
b) Título, número: Ex.: Portaria n.°…….
c) Fundamentação: citação da legislação básica em
que a autoridade apóia a sua decisão, seguida da
palavra RESOLVE. Às vezes, a citação de dispositivos
legais é substituída pela expressão “no uso de suas
atribuições” ou similar. Em certas portarias, aparece,
entre a fundamentação e a palavra RESOLVE, os
considerandos, que se destinam a justificar a decisão
tomada.
São partes da portaria:
d) Texto: desenvolvimento do assunto. Há Portarias
mais extensas, cujo texto é dividido em vários artigos
ou parágrafos, devidamente numerados e subdivididos,
quando necessário, em itens e alíneas.
e) Local e data.
f) Assinatura: nome da autoridade que expede o ato,
sem indicação do cargo, pois esse já aparece em
destaque no título. Todavia, em caso de assinatura por
substituto, essa situação deverá ser indicada.
RESUMÃO
CIRCULAR – reproduzida em vários exemplares para
ser transmitida a várias pessoas de uma empresa.
AVISO e OFÍCIO são modalidades de comunicação
oficiais praticamente idênticas. A única diferença entre
eles é que:
*Aviso é expedido exclusivamente por Ministros de
Estado, para autoridades de mesma hierarquia.
*Ofício é expedido para e pelas demais autoridades.
Pode ser entre os órgãos ou dos órgãos para
particulares.
OFÍCIO: Comunicação de um órgão para outro ou entre
órgãos e particulares.
MEMORANDO: modalidade de comunicação entre
unidades administrativas de um mesmo órgão,
comunicação interna.
Pergunta de Prova:
Qual a diferença entre Ofício e Memorando?
Ofício: entre órgãos (de um órgão para outro), no final
tem endereço completo do destinatário.
Memorando: Interno (dentro do órgão), aqui não
precisa de endereço, pois é interno.
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CERTIDÃO: Prova de fato permanente, expedido
somente por repartições públicas.

ATESTADO: Refere-se a um fato transitório, expedido

por repartições públicas.

APOSTILA: utilizada para retificar ou atualizar um ato

administrativo. Pode ser feita a retificação no verso ou
folha separada.

PORTARIA: São atos administrativos internos pelos

quais o Diretor-Geral de órgãos expede determinações
gerais aos seus subordinados. Para ter validade
certificada, a portaria deve ser publicada em Diário
Oficial.
Prova: ato por meio do qual uma autoridade estabelece
normas administrativas, baixa instruções ou define
situações funcionais.

Ex: Portaria de nomeação para exercer cargo de chefia

a partir de 14/12/2008

ATA:
Tem valor jurídico
Tempo verbal passado
Os números devem ser escritos por extenso
Não é permitida abreviações
Geralmente lançado em livro próprio e folhas
rubricadas
Sem parágrafos ou alíneas escreve-se tudo
seguidamente, sem espaços em branco (de maneira
que não se possa fazer acréscimos)
A ata será lida e aprovada em reunião seguinte
Não se admite rasuras (para ressalvar usa-se a
expressão “digo” e corrige-se em seguida, ou se o erro
for após toda a redação, ao final usa-se a expressão
“em tempo” e corrigi-se)
Pode-se usar a 1º pessoa (eu)

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