ANEXO VIE MINISTERIO SUPERVISOR: Ministério da Saiide ORGAO/ENTIDADE: ‘ecretaria Executive e Gabinete do Ministro DEPARTAMENTO RESPONSAVEL: Chefia de Gabinete RESPONSAVEL: Iracy de Almeida Gallo Ritzmann E-MAUL: bila.gallo@saude.gev.br TELEFONE: (61)3315-2133 CATEGORIA: (2X) Fortalecimento dos controle intemos administratives () Aprimoramento das Auditorias Internas (-) Promogao da transparéncia ative e/ou passiva (__)Aprimoramento das atividades de ouvidoria ) Aprimoramento das apuragdes disciplinares de responsabilizacgo de entes privados. TITULO DA PRATICA: Manual de Procedimento do Proceso Atender Diligéncias de Orgios de Contrele dh DE wae gale 2015 _ Mumicipio-UF, XX de XXX de 2015 jéa geo I ee asras Se Declare que tomei conhecimento do Regulanoeaty/20°s ee TM UI Concurso de Boas Praticas da CGE" Assinatura do responstivel, de acordo com 0 art. 12 deste Regulamento Observacdo: E obrigatério o preenchimento de todos os campos ¢ da assinatura do Responsdvel. A falta de assinatura e de preenchimento de todos os campos desclassifica a prticaTrata-se de instrumento de trabalho implementado pela AdministragAo do Minis com vistas a promover 0 atendimento tempestivo, com qualidade e suficiéncia, das demandas recebidas dos érgtios. de Contole ~ (TCU; CGU; Ministério Pablico Federal ¢ Estaduais, Departamento de Policia Federal ete.), conceituando-se diligéncia para tal fim como “toda demanda externa que suscite manifestagdo/posicionamento de drea interna do Ministério da Saiide” © manual possibilitou 0 escoamento do estoque represando de diligéncias pendentes de concluséo, identificado a partir de levantamento interno realizado em margo de 2011, sendo complementado pela ferramenta eletrdnica, denominada SIPAR Diligéncia, igualmente desenvolvida com o objetivo dar maior celeridade ¢ seguranga ao acompanhamento das diligéncias aqui referidas. O registro da diligéncia dé-se com o seu langamento no SIPAR — Sistema Integrado de Protocolo ¢ Arquivo, quando recebe um niimero que acompanha o documento desde sua entrada no MS até o seu arquivamento apés o atendimento pleno com resposta encaminhada ao Orgio Diligenciador. © Manual © 0 Méduio foram ambos aprovados pela Portaria SE/MS n° 65/2014, eujo marco inicial foi 0 Memorando Circular n° 23/2011-GAB/SE/MS, por meio do qual a Secretaria Excoutiva instituiu sistemética nova de tratamento das diligéncias dirigidas nominalmente & Secretiria Executiva elou ao Ministro de Estado. Com essa sistemdtica langou-se o embrifo da Rede Interna de Controle(RIC) cuja criagao formal foi aprovada pela Portaria Ministerial 988, de 15 de jutho de 2015, publicada no DOU de 16/7/2015. ‘Nao obstante a RIC tenha funcionado em caréter informal no periodo entre 29/1/2014(dada da portaria SE/MS n° 65/2014) até 16/7/2015 (data de expedigdo da Portaria GM/MS n° 988) ficam patentes os bons resultados auferidos com a atuagiio desse colegiado, cujes reunides ocorrem As tergas feiras com a participagdo de representantes de todas as Secretarias do MS (SAS; SCTIE; SESAL; SVS; SGEP; SGTES) sob a coordenagio da SE/MS nfo apenas no que diz respeito a resolugdo das diligéncias, inclusive aquelas envoivendo temética mais complexa e transversal, mas também pela possibilidade de estabelecer um dialogo amplo sobre questdes de interesse geral de todas as unidades, como por exemplo, a necessidade da definigo de fluxo para as diligéncias decorrentes de recomendagies com indicativo de ressarcimento de valores ou de Javratura de TAS ~ Termo de Ajuste Sanitério. E também por meio das reunides semanais da RIC que o MS esté enfrentado o tratamento de questdes delicadas como a definiggo da competéncia para a adoglio das providéncias administrativas que devem ser exauridas previamente a instauraglo de Tomada de Contas Especial. nee A necessidade do aprimoramento dos controles primarios no MS é questiio que foi abordada na NOTA. TECNICA N° 2642/2012 ~ CGU-PR_que apontou Fragilidades do controle priméri dasSecretarias finalisticas do Minisiério da Sade no acompanhamenio & monitoramento das transferéncias fundo a fundo; A SE/MS, na condigdo de drgiio de assessoramento direto ¢ imediato a0 Ministro de Estado, desempenha tum papel central de articulagdo da gestio técnica e administrativa entre todas as Areas técnicas do Ministério, cabendo-the, também, receber e encaminhar as demandas dos Srgios de controle, notadamente do TCU e da CGLI que, na maior parte das vezes, as encaminham direta e nominalmente & Seoretiria Bxecutiva A @afase dada pela atual administragao do Ministério da Saiide ao atendimento tempestivo, com qualidade ¢ suficiéncia , das demandas dos 6rglos ce controle ficou claramente demonstrada com a proposi¢ao da criagio de uma Rede Interna de controle, conforme constou do Memorando Circular GABISE/MS n° 23/2011 por meio do qual foi solicitado as Secretarias do Ministério a indicago de interlocutor para atuar junto ao Gabinete do Ministro - GM, por meio da Assessora Especial de controle Interno - AECUGM/MS nos encaminhamentos das diligéneias recebidas dos Orgios Diligenciadores ( | TCU, da CGU, des érga0s do Ministério piblico Federal e estadwais, do DPF/MI etc.) que solicitam formalmente do MS e de suas Unidades informagdes efou documentos referentes as areas de atuegtio do MS. No sentido de viabilizar o funcionamento da RIC realizou-se 0 mapeamento das atividades envolvides ‘no macro processo Atender Diligéncias dos Orgaos de Controle, com a subsequente definigio do fluxo de tramitagio da documentago como pressupostos para a elaborago do Manual de procedimentos. Como consequéncia natural dessa manualizagio, identificou-se a necessidade de se desenvolver uma ferramenta tecnolégica que desse suporte a s atividades do macto processo, visto que até entao controle das diligncias era realizado por meio de planitha Excel, com risco de perda dos dados, surgindo , assim 0 ‘Médulo do Sipar especifico para o registro de diligéncias , 0 Manual ¢ 0 Sipar Diligéncia foram aprovados pela Portaria GABYSE/MS n° 65/2014 Maiorceleridae no encaminhamento ds diligéncias no ambito interno (tempestividade) Seguranga no controle dos dados © na recuperagao de antecedentes ( integridade das informagées) Ganho qualitativo nas respostas das ditigncias (métito) Padronizacao de procedimentos ganhos de escala e minimizagao de erros Observacdio T: udilizar espagamento simples, fonte Times New Roman, tamanho 12. Observacdo 2: 0 limite de paginas nos campos 2, 3 e 4 inclui a posstvel utilizagéo de gr demais elementos visuas ificos, foros €