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Mossoró-RN
2017
FACULDADE INTERNACIONAL SIGNORELLI - FISIG
Mossoró-RN
2017
FACULDADE INTERNACIONAL SIGNORELLI – FISIG
Prof.________________________________________
Prof.________________________________________
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Mossoró-RN
2017
A Jesus Cristo meu criador, guia e
salvador!
AGRADECIMENTOS
INTRODUÇÃO .......................................................................................................... 11
JUSTIFICATIVA ........................................................................................................ 14
OBJETIVOS .............................................................................................................. 15
OBJETIVO GERAL ............................................................................................................................... 15
OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................................... 15
METODOLOGIA DE PESQUISA .............................................................................. 16
1 - CONCEITOS FUNDAMENTAIS SOBRE FERRAMENTAS DE SOFTWARE PARA
GERENCIAMENTO DE PROJETOS ........................................................................ 17
1.1 – Softwares na gestão de projetos: conceitos e usos ........................................................... 17
1.2 – Principais funcionalidades em softwares de gestão de projetos ....................................... 20
1.3 – Tipos fundamentais de softwares para gestão de projetos ............................................... 28
2 – GESTÃO DE PROJETOS AUXILIADA POR FERRAMENTAS DE SOFTWARES
LIVRES ..................................................................................................................... 30
2.1 – Alguns conceitos de gestão de projetos................................................................................... 30
2.2 – Modelo e método da pesquisa usados na avaliação dos softwares ........................................ 34
2.2.1 – Critérios de seleção dos softwares .................................................................................... 34
2.2.2 – Definição do modelo de avaliação .................................................................................... 35
2.2.3 – Definição do método de avaliação .................................................................................... 36
2.3 – Critérios de avaliação dos softwares quanto ao nível de conformidade com o PMBOK5 ....... 36
2.3.1 – Grupo dos processos de iniciação ..................................................................................... 36
2.3.2 – Grupo dos processos de planejamento ............................................................................. 37
2.3.3 – Grupo dos processos de execução .................................................................................... 39
2.3.4 – Grupo dos processos de monitoramento e controle ........................................................ 40
2.3.5 – Grupo dos processos de encerramento ............................................................................ 41
2.4 – Resultados da pesquisa ............................................................................................................ 42
CONSIDERAÇÕES FINAIS ...................................................................................... 43
REFERÊNCIAS ......................................................................................................... 45
APÊNDICE A............................................................................................................. 47
APÊNDICE B............................................................................................................. 48
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INTRODUÇÃO
Desde os tempos antigos que os povos se aventuram em projetar ideias tais como
as pirâmides do Egito, ou mesmo sistemas de produção de alimentos em maior escala
por meio de máquinas ou até sistemas de transporte complexos, tais como as
embarcações que cruzaram os oceanos e permitiram que povos expandissem seus
territórios. Cada sonho desses idealizadores, foi acompanhado de reflexões,
observações somadas a tentativas e erros permitindo que suas ações os conduzissem
à criação de grandes coisas que até hoje nos deixam maravilhados. Eis a questão:
Que métodos, técnicas, e padrões de projetos esses idealizadores seguiram? Sabe
se que seus projetos obtiveram sucesso, mas não foram deixados registros
organizados de como esses projetos foram feitos e geridos, ou mesmo quantas vezes
tiveram insucessos até alcançaram a qualidade desejada.
Na sociedade moderna e globalizada do século XXI, as organizações procuram
definir e planejar suas estratégias de acordo com os objetivos a serem alcançados,
procurando enfrentar as situações de constante mudança (LIMA, 2010). Assim as
organizações se utilizam de sistematizações de processos de gestão de projetos para
alcançarem os melhores resultados em seus projetos. Em essência visam reduzir
custos, e o aumentar da qualidade dentro dos seus projetos. Projetos que envolvem
grandes montantes de dólares são desenvolvidos hoje em dia, e para reduzir a
probabilidade de dar errado, as organizações sabem que precisam gerenciar bem
seus projetos para obterem o sucesso esperado. Segundo o PMI - Project
Management Institute (PMI, 2016), tem-se uma estimativa de que um quinto do PIB
mundial (GDP, 2015) é gasto em projetos e Moura (2014a) complementa que o
número de pessoal envolvido diretamente com a gerencia de projetos no mundo
alcançam os 16,5 milhões.
Projetos possuem um grau de complexidade, que se apresenta na forma de dois
parâmetros fundamentais: a dinamicidade, ou o quanto ele é dinâmico, mutável ao
longo do tempo. E a imprevisibilidade, que é a quantidade de incerteza e riscos
inerentes ao projeto. Logo, se faz necessário o uso de metodologias de
gerenciamento de projetos que tenham comprovada eficácia, para minimizar ao
máximo tal complexidade, não incorrendo em erros que levem o projeto ao fracasso.
Projetos possuem graus de incerteza, não podendo prever o resultado final com
12
JUSTIFICATIVA
Gerir projetos não é uma tarefa trivial, sendo necessária a adoção de um apanhado
de técnicas, ferramentas e recursos humanos que juntos promovam o alcance dos
objetivos traçados pelas partes interessadas do projeto. Pessoas, tempo, aquisição
de recursos de infraestrutura, canais de troca de informações, entre outras tarefas,
precisam ser organizados e geridos pelo Gerente de Projeto (GP) afim de se ter o
controle eficaz de todo o caminhar do projeto. Softwares são ferramentas que visam
agilizar as atividades do dia a dia das pessoas, e que para um gerente de projeto é
item indispensável no mundo tecnológico e dinâmico de hoje.
Softwares podem atuar como meios mais precisos e rápidos de se persistirem
dados e recuperar informações modeladas ao tipo de necessidade. Muitos produtos
de software para gestão de projetos são disponibilizados no mercado mundial, seja
por empresas de software ou por grupos/comunidades de desenvolvimento. Quais
deles realmente oferecem soluções confiáveis? Quais oferecem a agilidade e
praticidade necessárias? De quantos softwares distintos se precisa para gerir um
projeto ao todo? Existe um ambiente de gestão de projetos integrado, que reúna todas
as ferramentas que um GP necessite? E para um gerente com considerável
experiência em gestão, que talvez esteja acostumado a usar softwares tradicionais e
não se arrisca a novas adoções de soluções? Para o exposto, portanto, torna-se
pertinente a criação de um estudo apurado que apresente as mais modernas soluções
em software, suas capacidades em tratar dados, apresentar informações, criar canais
de comunicação atendendo as exigências de cada projeto.
15
OBJETIVOS
OBJETIVO GERAL
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
METODOLOGIA DE PESQUISA
Esta pesquisa foi feita com base na seleção de softwares de gestão de projetos
disponíveis na Internet que possuem um plano de uso gratuito, oferecido por seus
desenvolvedores, ou que se enquadram como software livre conforme as definições
de GNU (2016). Cada software foi estudado buscando nele a criação da maior
variedade de relatórios, diagramas e gráficos (Gantt, EAP, Caminho Crítico e outros),
além do cadastro de recursos humanos envolvido no projeto, bem como as formas de
se trocar informações entre os membros que fazem parte de um projeto. Foi
considerado também o maior número de plataformas de execução que o software
permite ser executado. Por exemplo, se ele tem versões para desktop e ou na nuvem
web). Foi definido um conjunto de funcionalidades (requisitos) pesquisados em cada
software e, portanto, catalogado aqueles softwares de gestão que apresentaram maior
grau de completude. Entenda-se como completude a maior quantidade de recursos
que o software apresentou para o uso dos gestores de projeto na aplicação dos
processos de planejar, executar, controlar e monitorar projetos conforme
recomendações do PMI.
17
de rede como switches, servidores, nobreaks, precisam ser planejadas e para isso é
faz-se necessário a criação de planos de aquisição de materiais. Com esse tipo de
ferramenta de softwares o usuário planejará metodicamente os elementos e pessoas
responsáveis para a criação e execução dos processos de compra de materiais e com
a descrição de fornecedores disponíveis para atender a demanda do projeto no prazo
planejado.
Imagine você com uma pasta cheia de planilhas e arquivos de texto desse
projeto, e tendo que diariamente fazer acompanhamento do mesmo, conferindo nos
arquivos se tudo está sendo executado como o planejado e documentado. Precisando
relacionar dados de uma planilha com outras muitas sem ter um software que lhe
ofereça resumos do projeto numa visão mais ampla e organizada (Ex. diagramas
Gantt e EAP). Provavelmente você irá se emaranhar em meio a tantas tarefas e serem
observadas. Nesse cenário, um software de gestão de projetos dará condições
especificas de auxílio na inserção dos dados, organização, atualização e troca desses
dados entre as partes interessadas do projeto (stakeholders).
Outra questão é: como cobrar a execução de tarefas delegadas a outras
pessoas do projeto? Como saber com precisão e agilidade quais pessoas estão
responsáveis a tarefa X ou tarefa Y? Como redistribuir, realocar tarefas durante as
fases do projeto e ter em mãos o nível de impacto que essas mudanças fizeram no
cronograma total do projeto? Trabalhar com um software que reúna todas os dados
do projeto permitindo visualiza-los de forma colaborativa com outros membros da
equipe, proporciona ao gerente de projeto um ambiente mais controlável, de onde ele
terá condições de gerir a condução das fases do projeto tendo ampla visão do todo e
também dos detalhes que compõem cada tarefa, recurso, ou tempo dentro do projeto.
O software de gestão, no escopo desta pesquisa, precisa ser um auxiliador no
processo de gerenciamento das várias áreas do conhecimento que compõem a
gestão de projetos baseados no guia do PMI: integração, tempo, custos, riscos,
escopo, qualidade, recursos humanos, comunicações, aquisições, partes
interessadas (PMBOK, 2013, p. 60). Quanto mais áreas a ferramenta atender mais
integrada será a solução de software e provavelmente mais prática de se trabalhar
com equipes, pois tudo do projeto poderá estar em “um só lugar”, o que facilita em
muito na hora de localizar alguma informação do projeto. Costa, R. A. (2016, p. 5) em
seu livro, ressalta que “[...] é necessário um entendimento consoante de
procedimentos e processos de gerenciamento de projetos para que seja efetivo o uso
19
Fonte: https://www.easyredmine.com/redmine-wbs-plugin#features
23
Fonte: http://www.criticaltools.com/pertdep.htm
softwares apresenta restrições de acesso aos conteúdos para cada perfil de usuário.
Normalmente o envio, ou compartilhamento de arquivos de um dado projeto, é feito
pelos membros da equipe por meio de e-mails. Porém, nos softwares atuais é possível
compartilhar de forma segura arquivos entre os envolvidos no projeto, sem ter que
fazer uso de um segundo aplicativo para isso. Trocas de arquivos, com upload e
download de documentos referentes às tarefas, podem ser feitas internamente via
software de gestão de projetos.
Fonte: http://www.gestaodeprojeto.info/7passos
26
Fonte: autor
Tabela 2 – Resumo de algumas ferramentas usadas nos processos do guia PMBOK (2013)
dados coletados sobre quem são os stakeholders, onde e como se pode obter
informações sobre eles, e quem irá reunir tais informações. O Objetivo aqui é ter o
máximo de conhecimento do que se pretende construir com o projeto. Todas os
interessados dever ser identificados e conhecidos em detalhes para que não passe
despercebida informações importantes para o sucesso do projeto. Patrocinador,
cliente (quem irá usar a solução do projeto), organização executora, time de projeto e
gerente de projeto, são exemplos de partes interessadas. Requisitos do projeto bem
extraídos, ou seja, identificados claramente e em detalhes, contribuem pesadamente
no andamento do projeto. Requisitos inadequados, incorretos, obscuros,
inconsistentes ou mesmo inexistentes tem sido uma das causas de falhas de projetos
(COSTA, R. A, 2016, p. 20).
Identificar os requisitos de negócio é mais um passo dentro da fase de
iniciação do projeto. Aqui é preciso responder a questões como: quais as
necessidades o projeto irá atender? É justificável os investimentos no atendimento a
essas necessidades? Cada um dos interessados pode ter diferentes interesses de
negócio dentro do projeto. Não que eles se discordem na totalidade, mas que cada
um possui pontos específicos que desejam ser atendidos com o projeto. Pode-se usar
o BSC (Balanced Scorecard) para diferenciar os stakeholdes e suas opiniões. É com
o grupo de processos da fase de iniciação que é criado um documento de conceito
preliminar do projeto antes de se iniciar o planejamento do projeto na fase seguinte.
Uma definição conceitual do projeto deve ser feita e refinada até um nível de
detalhamento aceitável.
Outro passo é criar o documento de escopo. Nesse documento o gerente de
projetos irá encontrar todos os requisitos do projeto e as estratégias para atendê-los.
O documento de escopo será como um mapa para o gerente, e deverá ser usado
durante todo o ciclo de vida do projeto como referência. Fazem parte desse
documento os objetivos do projeto, entregáveis, orçamento, recursos necessários,
critérios de aceitação e sucesso, priorizações, responsabilidades e um cronograma
de marcos do projeto. Feito o documento de escopo, é preciso ter a aceitação da alta
gerencia para dar continuidade ao projeto. Com base nos dados do escopo o gerencia
irá decidir se é vantagem realizar o projeto. Tanto a alta gerencia como os demais
interessados precisam dar o aval ao projeto. O consenso deles ajudará no progresso
sustentável do projeto. Em suma a fase de identificação consiste na descoberta de
todos os stakeholders e suas necessidades a serem atendidas pelo projeto. Identificar
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escopo, também conhecido como scope creep que é o aumento de escopo gradual
do projeto. Definições muito gerais no projeto, além de mudanças constantes nas
expectativas dos interessados são, exemplos de mudança de escopo (COSTA, R. A,
2016, p. 101).
Encerramento é a última fase que compõe um projeto, e não deve ser evitada
mesmo que o projeto esteja com restrições de tempo. É nela que são finalizadas
formalmente as atividades do projeto, ou uma fase do mesmo, já que cada fase
descrita anteriormente tem em si pontos a serem finalizados antes de passar para
outra. Alguns processos precisam ser realizados na etapa de finalização do projeto,
tais como: reunião com as partes interessadas para garantir aprovação final do
projeto, fazer uma revisão do projeto e produzir um relatório do mesmo, finalizar
contabilidade, liberar os recursos alocados durante o projeto, bem como revisar lições
aprendidas com o projeto e encerramento de contratos. A fase de encerramento
precisa mostrar ao grupo do projeto que os objetivos foram alcançados ou até que
ponto não foram. Se obtiveram o sucesso esperado, observando as dificuldades
encontradas e o que se pode aprender com o projeto realizado, visando não incorrer
nesses erros em futuros projetos da equipe.
Em suma a realização de projetos se faz necessário a passagem pelas etapas
descritas aqui e embasadas pela literatura. Cada fase produz entregáveis para a fase
seguinte e individualmente passam pela etapa de finalização até que se chegue ao
final do projeto em si. Não seguir etapas bem planejadas no projeto, fatalmente irá
incorrer em um projeto sem sucesso.
Este trabalho apresenta softwares livres atuais para gestão de projetos e seus
níveis de capacidade de atender as demandas requeridas por cada processo descrito
no guia PMBOK 5ª edição.
(2007) que realizou analise de softwares comercias de gestão de projetos com base
no PMBOK 4ed. Cada grupo de processo é apresentado a seguir reunidos em tabelas
com seus respectivos requisitos analisados durante a pesquisa.
Para cada grupo de processo foram definidos requisitos os quais cada software
deveria atender conforme o modelo descrito na seção anterior. Ao final da atribuição
de pontos para cada requisito avaliado, foi feito o somatório de pontos alcançados por
cada software em cada um dos cinco grupos de processos. O software com maior
pontuação total, somados os pontos alcançados em cada grupo de processo, é o
software com maior grau de conformidade com as recomendações do guia PMBOK5
e, portanto, o mais recomendado por esta pesquisa.
Acessar os documentos
TOTAL DE PONTOS
Editar documentos
Softwares
ProjectLibre N N N N N P N 1
GPWeb S S S S S S S 14
OpenProject S N P N S S N 7
Fonte: autor
Cadastrar atividades/tarefas
6.6
O controle de mudanças
Editar documentos
Listar atividades
Criar EAP/WBS
...
Softwares
ProjectLibre N N N N N S S S S S S P S
GPWeb S S S S S S S S S S S S N
OpenProject S N P N S S N N S S S S N
Fonte: autor
Grupo de Processos:
ID
PLANEJAMENTO O software permite:
...
Criar relacionamentos lógico entre tarefas (Método: PDM)
Determinar o orçamento;
Criar EAR (Estrutura Analítica dos Recursos)
10.1
Alimentar Base de conhecimento
comunicações;
Criar diagrama de causa efeito
Criar calendário dos recursos
TOTAL DE PONTOS
ProjectLibre S S S S P S S N N N P N P N N 30
GPWeb S S S N S S S S S N S P N S S 47
OpenProject N S N N N S N N S N P N N N N 22
Fonte: autor
39
projeto;
8.2 Realizar a garantia da qualidade;
Acessar as informações sobre o desempenho do trabalho
TOTAL DE PONTOS
ProjectLibre N P N S S N N P N N N N 6
Software
GPWeb S S P S S N S S S S N S 19
s
OpenProject N P N S N N P N N S S N 8
Fonte: autor
O GPWeb mais uma vez se destacou como o software que mais atendeu na realização
dos processos de um grupo. Em seguida se destacou o OpenProject com um recurso
interessante de agendamento de reuniões, e por último o ProjectLibre.
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8.3
Controlar a qualidade
Processos
ProjectLibre
Softwares
N P S S S S S P S N N N N 14
GPWeb S S S S S S S S S N S N S 22
OpenProject N P S S S S N N S P N N N 12
Fonte: autor
41
TOTAL DE PONTOS
aprendidas)
Softwares
ProjectLibre S N N N N 2
GPWeb S S S S S 10
OpenProject P N N N N 1
Fonte: autor
42
100% 100%
84% 79% 85%
50% 54% 54% 46%
39%
25% 33%
20%
7% 10%
Fonte: autor
ProjectLibre 40,8%
GPWeb 86,1%
OpenProject 38,5%
Fonte: autor
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CONSIDERAÇÕES FINAIS
REFERÊNCIAS
BAFI, Renato et all. Seminário pesquisa operacional II: PERT\CPM. [jul. 2013.
Disponível em: < http://pt.slideshare.net/rbafi/seminrio-24159022>. Acesso em: <21
out. 2016>.
CARVALHO, Fábio Câmara Araújo de. Gestão de projetos. São Paulo: Pearson
Education do Brasil, 2015.
LEMUS, Jorge Leonardo; MUNÕZ, Jennifer Navas. Manual OpenProj. Jun. 2009
Disponível em:< http://www.uco.es/~lr1maalm/Manual-openproj.pdf>. Acesso
em:<26 dez. 2016>.
LIMA, Rinaldo José Barbosa. Gestão de projetos. São Paulo: Pearson Education
do Brasil, 2010, p. 2 e 58.
______. Engenharia de software. 9 ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2011, p.
39.
APÊNDICE A
APÊNDICE B
Fonte: autor
Fonte: autor
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Fonte: autor
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