Arquivologia Conceitos Iniciais PDF

Prof.
Kátia Quadros
Arquivologia – UFPB – Assistente Administrativo - Intensivão
Aulas: 1 a 3
Arquivologia – UFPB
Professor: Kátia Quadros
Aulas: 1 a 3
Prof. Kátia Quadros www.aprovaconcursos.com.br Página 1 de 42

Prof. Kátia Quadros
Aulas: 1 a 3
Apresentação
Olá caro aluno Aprova!

Estamos começando este curso de Arquivologia para Concursos Públicos no intuito
de ajudar você que quer conquistar sua vaga como Servidor Público.
Mas antes de entrarmos diretamente no assunto, vou me apresentar para vocês:
meu nome é Kátia Quadros e tenho como formação a área de informática. E como
conheci a Arquivologia? Vocês já devem ter ouvido algum professor falar o quanto
gosta de dar aulas. Pois é... Parece que está no sangue, rs. Quem dá aula ama o
que faz. Eu comecei dar aulas já na adolescência como voluntária e mesmo
cursando Processamento de Dados, era no laboratório da Universidade, diante dos
alunos, que eu me realizava. Não demorou muito para eu conhecer o mundo dos
Concursos Públicos e começar a dar aulas de informática. Dois anos depois,
conheci a Arquivologia e me apaixonei pelo assunto. Comecei a estudar os grandes
autores e prestei consultoria na área de Microfilmagem durante dois anos,
trabalhando com a coordenação de uma equipe. Direcionei meu estudo para a área
dos Concursos e não demorou muito para eu lecionar essa matéria que está cada
vez mais sendo cobrada em Concursos Públicos de todo o país.
Eu sempre brinco que na primeira aula os alunos esperam uma professora
velhinha, de óculos e guarda-pó, quem sabe um espanador, pensando tratar a
Arquivologia de algo muito antigo, que não se usa mais. E alguns até falam que
pensaram isso mesmo! Já na primeira aula, os alunos constatam seu engano.
Percebem a importância da Arquivologia nos dias atuais e como ela acompanha o
desenvolvimento tecnológico. E nada de espanador, rs. Vocês verão que em um
Arquivo não pode ter poeira, nem umidade, nada que possa danificar o documento.
Mas isso é assunto para nossa aula de conservação dos documentos.
Você sabia que Arquivologia é uma ciência? E que há um rol de leis, decretos,
resoluções que regularizam a Arquivologia? Pois bem... Parte dessa legislação é
muito cobrada pelas bancas.
Vem comigo!!! Vamos começar nosso estudo para atingirmos nosso objetivo:
gabaritar!

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Abaixo, deixo meus contatos para sugestões, críticas ou dúvidas. Estou à

disposição!
E-mail: kquadros@gmail.com
Facebook: https://www.facebook.com/profkatiaquadros
Bons estudos!

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ARQUIVOLOGIA
CONCEITOS INICIAIS
ARQUIVOLOGIA
É a ciência que se encarrega do estudo da organização dos acervos documentais, desde a
produção do documento, seu trâmite administrativo e sua posterior destinação, seja ela a
eliminação ou recolhimento permanente por valor histórico.
Seu objetivo é a organização e o acesso à informação.
CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

O arquivo da instituição funcionará como o guardião das informações ali existentes. Assim,
para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer três conceitos básicos
que integram a área: informação, suporte e documento.
INFORMAÇÃO: resultado do processamento, manipulação e organização de dados de tal

forma que represente um acréscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe.
SUPORTE: meio no qual a informação é registrada.

Por exemplo: pen drive, folha A4.
DOCUMENTO: Documento é toda informação registrada em suporte material, que possa

comprovar fatos e que possa ser utilizado para consulta.
Destacamos:
Informação registrada
Comprova fatos
Utilizado para consulta

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SINAR
Em 25 de setembro de 1978, o Decreto nº 82.308, instituiu o Sistema Nacional de Arquivos
- SINAR.
O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e

privados, visando à gestão, à preservação, e ao acesso aos documentos de arquivo.
Integram o SINAR, que tem como órgão central o CONARQ:
o Arquivo Nacional;
os arquivos do Poder Executivo Federal;
os arquivos do Poder Legislativo Federal;
os arquivos do Poder Judiciário Federal;
os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; os
arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
CONARQ
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado1, vinculado ao Arquivo
Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de
arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos,
bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção
especial aos documentos de arquivo.
Toda Legislação de Arquivologia pode ser encontrada no site do CONARQ, além de muitas
outras informações sobre Arquivologia.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br
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Órgãos colegiados são aqueles em que há representações diversas e as decisões são tomadas em
grupo, com o aproveitamento de experiências diferenciadas.

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ARQUIVO
Segundo Sólon Buck, arquivista dos EUA: Arquivo é o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de
suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
Segundo Marilena Leite Paes: Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua
maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e
preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer
no futuro.
Heloísa Almeida Prado define arquivo como sendo a reunião de documentos conservados,
visando à utilidade que poderão oferecer futuramente, destacando que, para ser funcional,
um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as
necessidades inerentes aos setores e que para realizar o trabalho de arquivamento o
arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue.
Desse conceito é importante destacar:

1) Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem ser
também recebidos pela mesma e nunca comprados, trocados, etc.
2) Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e serem
de vários tipos (sonoro, cartográfico, etc), e não somente na forma textual e em suporte
papel.
3) Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que
os documentos de arquivo possuem uma característica chamada organicidade, que
significa que o mesmo foi criado em função de uma atividade realizada pela instituição, de
forma que o mesmo servirá de prova das transações realizadas pela organização. Assim, ao
se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma ideia clara das atividades
realizadas por aquele órgão.
Organicidade: Fique de olho nesse conceito tão cobrado pelas bancas! Um

documento será produzido em razão da atividade da instituição, ou seja, um banco não
produz certidão de nascimento, mas documentos pertinentes a uma instituição financeira.

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Dessa forma, se olharmos os documentos de um banco, logo veremos que se trata de uma
instituição financeira e não de uma indústria, ou um colégio, por exemplo.
Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os conjuntos

de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público
e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por
pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Esta é a letra da Lei. Preste atenção, pois esse conceito, segundo a Lei n. 8.159 é
bastante cobrado.
Decreto Nº 4.073, De 3 De Janeiro De 2002
Este Decreto Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a
política nacional de arquivos públicos e privados.
O ARQUIVO TAMBÉM PODE DESIGNAR:

Móvel destinado à guarda de documentos.
Local (Prédio ou uma de suas partes) onde é guardado os conjuntos arquivísticos.
Órgão Governamental (Unidade Administrativa) cuja função é de reunir, ordenar,
guardar e dispor para o uso, conjuntos de documentos, segundo os princípios e
técnicas arquivísticas.
RAZÕES DA IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO

1. Reconstituição e preservação da memória;
2. Apoio administrativo;
3. Fonte de informação;
4. Guardião de matéria prima para trabalho e pesquisa histórica.
Um arquivo é importante para a instituição devido ao grande número de

documentos que se acumulam naturalmente ao longo do tempo.

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As técnicas arquivísticas auxiliam na gestão de um arquivo, durante a produção,

utilização e destinação dos documentos.
FINALIDADE DO ARQUIVO
1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que
permitam um arquivamento ordenado e eficiente;
2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de
acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos
que possam danificar os mesmos;
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos
diversos setores da instituição de maneira eficiente.
Requisitos para garantir a Finalidade:
1) Pessoal qualificado e em número suficiente;

2) Instalações em local apropriado;
3) Materiais adequados;
4) Utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística
moderna;
5) Normas de funcionamento;
6) Dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia.
Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração,
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Destaca
ainda que a “função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no
acervo documental sob sua guarda”.
DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU
Embora os três tenham a mesma função de guardar e preservar possuem objetivos

distintos.

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Arquivo - Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os

conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas,
bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos.
Biblioteca - É o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela

instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta.
Normalmente é constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos
através de compra ou doação, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são
produzidos ou recebidos pela própria instituição.
Museu - É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar,

estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.
Perceba que a finalidade da biblioteca e do museu é cultural, enquanto do

arquivo é administrativa, podendo adquirir caráter cultural se for recolhido ao arquivo
permanente. Iremos estudar o recolhimento nas próximas aulas. Além disso, os
documentos de arquivo são, em regra, produzidos em única via ou número limitado de
cópias ou vias. Já na biblioteca podemos ver coleções de obras.
Preste atenção no quadro-resumo à seguir, pois esta questão da distinção entre arquivo,
biblioteca e museu é muito cobrada em prova.
Arquivo Museu Biblioteca
Documentos Únicos Coleções
Valor Valor Cultural/Histórico Valor Cultural

Administrativo/Funcional
Documentos Compra/permuta/doação Compra/permuta/doaçã

produzidos/recebidos o

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Ainda falando sobre a distinção entre Biblioteca, Museu e Arquivo, temos:
Método de Avaliação
Arquivo:
A documentação é preservada como um conjunto e não como unidades isoladas.
Os julgamentos são finais e irrevogáveis.
A documentação não raro existe em via única.
Museu:
Conservação e estudo.
Biblioteca:
Unidades isoladas.
O julgamento não tem caráter irrevogável e envolve questões de conveniência, e
não de preservação.
Métodos descritivo:
Arquivo:
Aplica-se a conjuntos de documentos.
As séries são consideradas unidades para fins de descrição.
Museu:
Aplica-se a conjuntos e unidades de peças e objetos de valor cultural.
Biblioteca:
Aplica-se a unidades discriminadas. Os documentos são unidades isoladas para
catalogação.
Método de classificação

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Arquivo:
Cada instituição estabelecerá a classificação de acordo com suas características e

necessidades.
Para uma boa classificação, o arquivista deve conhecer a fundo o funcionamento
dos órgãos.
Biblioteca:
Utiliza métodos predeterminados que
foram teorizados e experimentados
Exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos que serão
classificados.
RESUMO

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CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
QUANTO AO GÊNERO
Quanto ao gênero, os documentos são classificados segundo a forma em que a informação

foi registrada no mesmo.
Podemos destacar:
Cartográficos: São os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo

representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex: Mapas, plantas.
Iconográficos: São os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado

ou não, contendo imagens estáticas. Ex: Fotografias.
Informáticos ou digitais: São os documentos produzidos, tratados e armazenados

em computador. Necessitam de computador para serem acessados. Ex:
documentos eletrônicos: word, excel.
Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da

microreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Ex:
Microficha, microfilme em rolo.

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Textuais: São os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos.

Ex: Contratos, folha de pagamento, livros de contas, requisições, atas, relatórios,
regimentos, regulamentos, editais, certidões, tabela, questionários,
correspondência e outros. Podem ser datilografados, impressos ou manuscritos.
Filmográficos: São os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas

de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões
variáveis, contendo imagens em movimento. Ex: Filmes e fitas videomagnéticas.
Sonoros: São os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo

registros fonográficos. Ex: Discos e fitas audiomagnéticas.
QUANTO À ESPÉCIE, FORMATO, FORMA, TIPO E TIPOLOGIA
Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e

a natureza das informações nesse contidas. Exemplos: ata, relatório, carta, ofício,
proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma).
Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o

modo como foi confeccionado: Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta,
folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa.
Forma: Estágio de preparação. Exemplos: rascunho ou minuta, original ou cópia.
Tipologia documental: É apenas a designação da atividade que gerou o documento.

Exemplo: de serviço, de posse, de concurso.
Tipo documental: é a configuração que assume um documento de acordo com a

atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de
Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de
Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial.
Você gosta de Matemática? Vamos misturar Arquivologia com Matemática?

Você vai gostar!
Veja no exemplo: Carta precatória. Carta é espécie; Precatória é tipologia e Carta

precatória é um tipo documental.
E se fosse um Contrato de Prestação de Serviço?

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CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
SEGUNDO AS ENTIDADES MANTENEDORAS
Os arquivos podem ser classificados segundo a instituição em que estejam inseridos da

seguinte forma:
Arquivos Públicos: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições

governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções
específicas, administrativas, judiciárias ou legislativas. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da
Prefeitura Curitiba e arquivo do Senado Federal.
Arquivos Privados: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições não

governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas.
Ex.: arquivo do HSBC, arquivo das Lojas Colombo e arquivo da Loja da Esquina.
SEGUNDO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS
Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial àquele que tem sob sua guarda
documentos de tipos diversos – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de suportes
específicos – documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme – e
que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se refere ao seu
armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc.
Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto

específico, independentemente da forma física que apresentam, como, por exemplo, os
arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia.
Arquivo especial  Depende do SUPORTE

Arquivo especializado  Depende do ASSUNTO

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SEGUNDO A NATUREZA DO ASSUNTO
Ostensivo ou Ordinário: As informações contidas no documento, não prejudicam a

administração quando divulgadas.
Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e

entidades, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do
requerente e a especificação da informação requerida.
Sigiloso: As informações contidas no documento, por sua natureza devem ser de

conhecimento restrito e, portanto, necessitam de medidas especiais de segurança, quanto
a sua custódia e divulgação.
Informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em

razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado;
O grau de sigilo divide-se em três categorias:

ultra-secreto: 25 anos.
secreto: 15 anos
reservado: 5 anos.
Chegamos a um ponto importante! A LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE

2011 que regulamenta o Acesso a Informações.
SEGUNDO OS TIPOS DE ACESSO
Franqueado ou ostensivo: Documento de consulta livre.

Restrito: Limitação à possibilidade de consulta, decorrente de regulamentação que
determina prazos ou exclusões gerais.
O conceito refere-se ao acesso ao arquivo: ostensivo ou se há alguma restrição

decorrente de regulamentação.

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SEGUNDO OS TIPOS DE ARQUIVAMENTO
Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em

caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos,
bem como nos arquivos permanentes.
Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros.
SEGUNDO O ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO
Ciclo Vital dos Documentos: a Teoria das Três Idades (Jean Jacques Valette – 1973).
Corresponde às fases pelas quais o documento passa, desde sua criação até sua
destinação, é a distância entre a administração e a história numa sequência temporal.
Teoria das 3 idades
1. Arquivo de primeira idade ou corrente
2. Arquivo de segunda idade ou intermediário
3. Arquivo de terceira idade ou permanente
RESUMO

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TEORIA DAS 3 IDADES
Arquivo de Primeira Idade ou Corrente
É constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos

escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências
próximas de fácil acesso. Por documentos em curso entende-se que, nesta fase, os
documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a
outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados.
Também são chamados de: 1ª Idade; Setorial; Administrativo; Ativo; De movimento; Em

curso; Núcleos de arquivo; 1ª Fase; 1º Ciclo.
Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário
É constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos

órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos
idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem
conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é
transitória.
Também são chamados de: 2ª Idade; Pré-arquivo; Records Center; Semi-ativo; Limbo;
Purgatório; Temporário; Transitório; 2ª Fase; 2º Ciclo.
Segundo Marilena Leite Paes, a principal vantagem desse sistema é a economia de espaço
e de recursos material e humano. Este arquivo evita a eliminação descontrolada e permite
melhor conservação dos documentos.
Os documentos transferidos aos arquivos intermediários conservam a classificação que

lhes foi dada nos arquivos correntes.
Atividades do Arquivo Corrente:
• Protocolo
• Expedição
• Arquivamento

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• Empréstimo
• Consulta
• Destinação
Arquivo de Terceira Idade ou Permanente
É constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se

conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de
conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os
documentos são arquivados de forma definitiva.
Também são chamados de: 3ª Idade; Histórico; De Custódia; Inativo/passivo; Estático;

Definitivo; Final; 3ª Fase; 3º Ciclo.
São classificados como permanentes os documentos:
que revelam a origem e a constituição da instituição;

que mostram como a instituição funcionou ao longo do tempo;
normas e regulamentos;
demais documentos que se caracterizem como históricos para a instituição.
Atividades do Arquivo Permanente
O arquivo permanente tem como atividades: arranjo; descrição e publicação; conservação

e referência:
1 - ARRANJO: É a reunião e ordenação adequada dos documentos.
O Arranjo é a ordenação dos documentos em fundos, a ordenação das séries dentro dos
fundos, e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries.
Fundo Arquivístico: Arquivos provenientes de uma mesma fonte.

Série: Divisões de um Fundo Arquivístico.
Unidade de Arquivamento: Menor conjunto de documentos. Ex: Dossiê, pastas.
Item Documental: A menor unidade arquivística. Indivisível.

Aulas: 1 a 3
Segundo Marilena Leite Paes, no arquivo permanente, o arquivista não se interessa apenas
pelo arranjo dos documentos dos setores, mas também dos documentos de outros órgãos
que estão sob sua guarda. Dessa forma, o arquivista deve obedecer ao princípio da
Proveniência, segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os
documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. O princípio da
Proveniência corresponde à expressão francesa respect des fonds, respeito aos fundos, que
também é muito usada no Brasil.
Regras para o arranjo dos documentos, segundo a Associação dos Arquivistas Holandeses
Todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em ordem de: procedência,

data, número, assunto e nome.
O método de arranjo deve ser sempre baseado na organização primitiva, que
corresponde à organização da entidade que produziu o arquivo.
No arranjo de um conjunto deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto possível,
a ordem originária, ou seja, a ordem de arquivamento em que este conjunto era
armazenado na instituição de origem. Só de depois de um levantamento poder-se-á
julgar se é possível fazer qualquer alteração.
O arranjo original pode ser modificado de forma a corrigir desvios de estrutura geral
do conjunto.
Documentos que depois de terem desaparecido de um conjunto a ele voltarem,
podem reassumir o seu lugar, se ficar bem clara a sua origem.
2 – DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO: É a elaboração de instrumentos de pesquisa para

identificar, rastrear, localizar dados, seja pela via sumária ou pela analítica, facilitando o
acesso aos documentos e a divulgação do acervo.
Além de tornar o acervo acessível, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o
conteúdo e as características dos documentos. Vários são os instrumentos de que pode
dispor um arquivo.
3 - CONSERVAÇÃO: São as medidas de proteção aos documentos e ao local de seu

acondicionamento, visando impedir sua deterioração.
4 - REFERÊNCIA: Estabelecer políticas de acesso aos documentos, essa é a função da

atividade de Referência.
Nessa atividade são realizados procedimentos no sentido de permitir o que pode ser
consultado, e não permitir a consulta de informações com restrições.
Também estabelece como devem ser consultados os documentos, indicando quais usuários
terão acesso ao acervo e elaborando o regulamento da sala de consultas.

Aulas: 1 a 3
Valoração dos Documentos
Valor administrativo: O valor administrativo, também chamado de primário, refere-se ao

valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual
o documento foi criado (todo documento nasce com objetivo administrativo) e por isso
está presente em todo documento quando de sua criação. É um valor temporário, ou seja,
todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor
administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para
o funcionamento da instituição. Este valor também é chamado, por alguns autores, de
valor funcional, em virtude de suas características.
Também pode ser chamado de:
VALOR PRIMÁRIO (Imediato): manifesta-se sob três diferentes tipos, ou seja:
1. Valor Administrativo - documentos que envolvem política e métodos e que são

necessários para a execução das atividades do órgão. Ex: Planos, Programas de
Trabalho, Relatórios etc;
2. Valor Jurídico ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo

prazo do Governo ou dos cidadãos, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex:
Acordos, Contratos, Convênios etc;
3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação

de receitas e despesa geradas para atender às exigências governamentais. Ex: Notas
Fiscais, Receitas, Faturas etc.
Então todo documento é produzido e recebido em um arquivo com o valor

primário, administrativo ou imediato. Pois esse valor administrativo é que dá sentido ao
documento servir à administração da instituição. O valor primário está presente em duas
das três fases do Ciclo Vital dos Documentos: Corrente e Intermediário.
Valor histórico: O valor histórico, também chamado de secundário, refere-se à

possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram
originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação
para terceiros e para a própria administração. O documento, após perder seu valor
administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se
torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá.
Também pode ser chamado de:

Aulas: 1 a 3
VALOR SECUNDÁRIO (Mediato): subdivide-se em:
1. Valor Histórico Probatório - documentos que retratam a origem, organização,

reforma e história de uma administração. Ex: Atos Normativos, Exposição de
Motivos etc;
2. Valor Histórico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma

determinada entidade em função de suas atividades, são valiosos pelas
informações que contém retratando pessoas, fatos ou épocas. Ex: Tabelas de
Recenseamento, Documentos sobre Serviço Militar, Índices de Preços, Indicadores
Económicos etc.
Aprendemos que todo documento de um arquivo é produzido ou recebido e

que automaticamente têm valor primário, por servir à administração. Mas este
documento, passado algum tempo, poderá perder esse valor administrativo e a instituição
não precisar mais desse documento. Nesse momento o documento terá um de dois
destinos: a eliminação ou a guarda permanente.
Caso este documento não sirva mais à instituição administrativamente e nem obtenha
valor histórico, então ele será eliminado. Mas se ao perder o valor administrativo, esse
documento receber o valor histórico, por contar a história da instituição, por exemplo, ele
irá adquirir valor Histórico/Cultural, ou seja, valor secundário e será recolhido ao Arquivo
Permanente, onde nunca será eliminado.
Veja:
Ciclo Vital dos Documentos:

Aulas: 1 a 3
RESUMO

Aulas: 1 a 3
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
GUIA: É destinado à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos

que integram o acervo de um arquivo permanente. É o mais genérico, informa a totalidade
dos fundos existentes do arquivo. Tem a finalidade de informar sobre o histórico, a
natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do
acervo da instituição. Tem endereço, telefone, horário de funcionamento, condução para o
local, regulamento de consulta, recursos oferecidos, requisitos exigidos do pesquisador.
ÍNDICE: Instrumento de pesquisa auxiliar, lista sistemática, pormenorizada dos elementos

do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem
para indicar sua localização no texto. Remete o leitor ao contexto onde se acha inserido o
termo indexado.
TABELA DE EQUIVALÊNCIA: Instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de

antigas notações para novas que tenham sido adotadas, remetendo ao termo atual que
tenha sido empregado em virtude de alterações no sistema de arranjo.

Aulas: 1 a 3
Tipos de Arquivos
Quanto ao tipo, os arquivos são classificados em setoriais e centrais.
Arquivos Setoriais: Funcionam junto aos criadores do documento ou recebedores dos

mesmos, cumprindo funções de arquivo corrente. Descentraliza as atividades do arquivo
corrente – junto aos órgãos operacionais.
Competências dos Arquivos Setoriais:
» racionalizar a produção, receber, controlar e organizar os documentos, produzidos e

acumulados pelos órgãos que compõem as unidades aos quais estão subordinados;
» conhecer a estrutura funcional e as relações hierárquicas dos órgãos aos quais estão
subordinados;
» manter o controle dos Arquivos Correntes dos órgãos e seus respectivos acervos;
» atender e controlar consultas e empréstimos de documentos que estão sob sua custódia;
» participar do processo de avaliação de documentos, procedendo aos descartes
necessários e transferindo a documentação de acordo com a Tabela de Temporalidade e
destinação de documentos, das atividades – meio e fim, para o Arquivo Central;
» elaborar o Termo de Eliminação dos documentos descartados;
» elaborar listagens dos documentos a serem transferidos e/ou recolhidos, ao Arquivo
Central (Termo de Transferência de documentos e/ou Termo de Recolhimento de
Documentos);
» orientar e coordenar a execução de diretrizes e normas emanadas do Arquivo Central;
» zelar pelas condições de conservação do acervo documental produzido e acumulado,
enquanto estiverem sob sua custódia;
» exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho dos Arquivos Setoriais.
Arquivos Gerais ou Centrais: Se destinam a receber os documentos dos arquivos setoriais.

Centraliza as atividades de um arquivo corrente.
Num sistema centralizado de arquivos correntes, não só os documentos ficam reunidos em
um único local, mas também há a concentração de todas as atividades de controle –
recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso
corrente de um único órgão da estrutura organizacional. Essas atividades são realizadas no
Protocolo, setor que estudaremos no decorrer do curso.
Tipos de Arquivos Correntes: Central e Setorial

Aulas: 1 a 3
Segundo Marilena Leite Paes, ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante

a ser definido diz respeito à centralização ou descentralização dos serviços de arquivo em
fase corrente. A descentralização se aplica apenas à fase corrente de arquivos. Em suas
fases intermediária e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados, embora
possam existir depósitos de documentos fisicamente separados.
Os arquivos correntes são aqueles que guardam os documentos mais recentes e

frequentemente consultados. Por isso, facilita o acesso se esses documentos estiverem
localizados nos próprios setores em que os mesmos foram produzidos/recebidos ou
próximos a estes.
Preste atenção! A instituição não é obrigada a ter um arquivo setorial. Mas é

recomendável que existam arquivos setoriais. Então há uma grande diferença se a sua
questão de prova perguntar se é “obrigatório” ou se é “recomendável” a instituição adotar
um arquivo setorial.
Instituições com pequeno fluxo de documentos, em geral, não adotam um arquivo setorial,
apenas o central. Mas grandes instituições, com grande acumulação de documentos
precisam adotar a prática do arquivo setorial. Pense em uma instituição que funcione em
dois edifícios, ou então, em um edifício muito grande. Com sedes, filiais... Fica impossível
não ter arquivo setorial. Pense no setor precisando do documento e tendo que esperar
horas para poder acessá-lo. Isso prejudica a administração.
Já o Arquivo Central é obrigatório, independente da adoção do Arquivo Setorial, a
instituição sempre terá o Arquivo Central.
Não esqueça: A adoção de um arquivo setorial descentraliza (ou seja, tira do arquivo
central) as atividades do arquivo corrente.
Independentemente da centralização, as normas e atividades de controle e orientação

devem, necessariamente, ser centralizadas, a fim de evitar a aplicação de critérios
diferenciados no modo como funcionarão os arquivos da mesma instituição.
Prazo de Guarda
Prazo de guarda (ou período de retenção) é o período em que o documento deve ser
mantido nos arquivos correntes e intermediário.

Aulas: 1 a 3
O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os

seguintes fatores:
• frequência de uso das informações contidas nos documentos;

• existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos
(prazos prescricionais);
• existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos
recapitulativos);
• necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas
administrativas (prazos precaucionais).
A definição do prazo de guarda de um documento será realizada de acordo com

a frequência de uso desse documento, ou seja, nesse caso o prazo de guarda está definindo
quanto tempo o documento ficará no arquivo corrente.
Existem documentos que por decreto ou lei já têm esses prazos definidos, facilitando assim
o trabalho das pessoas que avaliam esses documentos.
Quando existem outras fontes com as mesmas informações diminui a necessidade de
manter no arquivo esses documentos.
É característica do arquivo intermediário guardar documentos por precaução, isso implica
em decidir quanto tempo esse documento deverá permanecer nesse arquivo.
O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será chamado,
tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o período definido
para o mesmo na fase intermediária será o prazo de guarda na fase intermediária. O termo
prazo de guarda, quando não houver explicitação de fase será, portanto, a soma das duas
fases em questão.
Destinação dos Documentos
Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua destinação
final, que ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo.
A destinação final do documento poderá ser: eliminação ou guarda permanente.

Aulas: 1 a 3
Lista de Eliminação
É uma relação específica de documentos a serem eliminados numa única operação e que
necessita ser aprovada pela autoridade competente.
Exemplo:
Especificação do Documento Datas Quantidade
Controle Orçamentário 1980-1981 3 pastas
Notas de Remessa de Material 1947-1981 43 pastas
Prestação de Contas de Malotes 1955-1977 348 pastas
Bancas cobram não somente com o nome de Lista de Eliminação, mas também
Edital de Eliminação, Rol de Eliminação, enfim, qualquer sinônimo para lista vale para esse
conceito.
Critérios que Regulam a Retenção de Documentos
Devem ser conservados documentos que provem como a instituição foi organizada e como
funciona e que possam responder funções técnicas relativas a operações da organização,
como pesquisas e projetos.
Critérios que Regulam a Eliminação de Documentos
Em geral podem ser eliminados documentos onde o texto esteja reproduzido em

outro;
Cópias cujos originais sejam conservados;
Documento cujos elementos essenciais estejam reproduzidos em outro;
Documentos como convites, cartas de agradecimentos e outros;

Aulas: 1 a 3
Documentos que se tornaram obsoletos e não representam interesse para a

administração.
Após determinada a eliminação de documentos, devem ser preparados os termos de

eliminação correspondentes, os quais devem conter a identificação dos conjuntos
documentais, datas, natureza do documento e quantidade, bem como a indicação do
instrumento de destinação (tabela de temporalidade ou lista de eliminação) que autoriza a
destruição.
Os processos mais indicados de eliminação são: fragmentação, maceração, alienação por

venda ou doação.
O processo de incineração deve ser evitado por não ser ecologicamente correto.
Observe: Não é proibido, mas os autores dizem que não é recomendável.
Tabela da Temporalidade
A Tabela da Temporalidade é o instrumento resultante da etapa de avaliação dos

documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e
intermediária (período em que o mesmo será guardado nestas fases), bem como sua
destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente).
A Tabela de Temporalidade será elaborada por uma comissão chamada de Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de Documentos e será
aprovada por autoridade competente do órgão para que possa ser aplicada na instituição.
Decreto 4703
Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída
comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de
orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e
acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para
guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
Veja a importância da Tabela da Temporalidade e a responsabilidade de quem a

elabora: Definir se um documento deve ser eliminado ou recolhido ao arquivo
permanente. Quando um documento é eliminado erroneamente ele pode fazer falta à
administração, principalmente se o prazo de guarda dele também foi avaliado de forma
equivocada. Também não deixa de trazer consequências o fato de um documento que
deveria ter sido eliminado ser arquivado permanentemente. Isso ocasionará custos para

Aulas: 1 a 3
preservação, armazenamento desse documento. Por isso a importância de uma avaliação

sem erros e por isso a Tabela da Temporalidade deverá ser aprovada por autoridade
competente do órgão.
O esquema acima reproduz a passagem de um documento de um arquivo para o outro e

sua possível destinação.
Quando um documento está no arquivo corrente, decorrido seu prazo de guarda nessa
fase, ele poderá ser eliminado, transferido ao arquivo intermediário ou recolhido ao
arquivo permanente.
Quando um documento está no arquivo intermediário, decorrido seu prazo de guarda
nessa fase, ele poderá ser eliminado ou recolhido ao arquivo permanente.
Uma vez no arquivo permanente, o documento jamais será eliminado.
A palavra Transferido sempre indicará que o documento saiu do arquivo corrente

e foi para o arquivo intermediário. É redundante falar que o documento foi transferido para
o arquivo intermediário. Falamos assim em sala de aula para fixar esse conceito, mas basta
dizer: O documento foi transferido. Pronto, já sabemos que ele está no arquivo
intermediário.
O mesmo acontece com documentos que vão para o arquivo permanente. Basta dizer: O
documento foi recolhido. A palavra Recolhido já nos informa que este documento perdeu
o valor administrativo, obteve valor cultural/histórico e está armazenado no arquivo
permanente.

Aulas: 1 a 3
RESUMO

Aulas: 1 a 3
Exemplo Tabela de Temporalidade
Assunto Prazos de Guarda Destinação OBS

Final
Corrente Intermediário
000 Administração Geral
Modernização e
Guarda
Reforma 5 anos 5 anos
Permanente
Administrativa
Planos, programas São passíveis de
e projetos de Guarda eliminação documentos
5 anos 9 anos
trabalho Permanente que se encontrem
recapitulados em outros.
Registro nos
órgãos 3 anos Eliminação
competentes
Seleção de Documentos
É realizada no âmbito dos arquivos correntes e intermediários por técnicos previamente

orientados, seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos relatórios de
avaliação. A seleção é a separação física dos documentos de acordo com a sua destinação:
1) Eliminação: trata-se da destruição dos documentos cuja operacionalização dependerá

de seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou através de trituradoras.
2) Transferência: envio dos documentos para o arquivo intermediário, acompanhados de

listagem, onde aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final;
3) Recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente. Nessa fase, o arquivo
deve elaborar instrumentos de recuperação da informação com vistas à sua guarda
permanente e seu acesso público. No arquivo permanente, o tratamento técnico dos
documentos é feito por conjuntos documentais, denominados fundos, que poderão ser
subdivididos em séries e subséries.

Aulas: 1 a 3
ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
LEVANTAMENTO DE DADOS
• Legislação pertinente:
a) Âmbito externo à empresa: leis, decretos, resoluções, normas e procedimentos.

b) Âmbito da instituição (interno): estatuto, regimentos, atos normativos.
c) Âmbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos.
Organização:
a) Organograma: gráfico que representa a organização formal da instituição delineada

pelo estudo, permitindo a visualização dos diversos órgãos que integram a
organização e seus respectivos níveis hierárquicos.
b) Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais do organograma tornando claras
as atividades de cada um de seus órgãos.
• Documentação:
a) Gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos etc;

b) Tipo e espécies documentais: cartas, faturas, relatórios, projetos, atas, listagem de
computador;
c) Volume: total e média de arquivamento efetivados por dia, por mês;
d) Estado físico: necessidade de restauração.
• Processos:
a) Rotinas e formulários em uso na empresa;

b) Registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a
correspondência com base no código de assuntos adotado, se for o caso, carimbar,
data);
c) Arranjo e classificação documental.

Aulas: 1 a 3
• Recursos:
a) Humanos: todas as pessoas que trabalham para otimizar o funcionamento da

empresa (nível das pessoas, escolaridade);
b) Físico: móveis, edifícios, material de consumo, equipamento;
c) Ambientais: extensão, iluminação, umidade, proteção.
ANÁLISE DE DADOS COLETADOS
De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estará habilitado

a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo, e fazer seu diagnóstico
para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem
adotadas no sistema a ser implantado.
Em síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentação de uma
instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma
constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo
administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.
PLANEJAMENTO
Coletados os dados necessários, feita a sua análise e verificada a localização do

arquivo na empresa, a próxima etapa é elaborar o plano arquivístico para que cumpra seus
objetivos, em todos os estágios de sua evolução – corrente, intermediário e permanente.
Esse plano precisa contemplar as disposição legais e as necessidades da instituição.
IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO
A última fase para a organização de um arquivo é a implantação do projeto

arquivístico e seu acompanhamento.
QUESTÕES COMENTADAS
1) Ampliação, contato e negativo correspondem, no caso de documentos fotográficos, a

diferentes modalidades de:
(A) espécie.

Aulas: 1 a 3
(B) formato.
(C) forma.
(D) contexto.
(E) suporte.
Comentários: São exemplos de estágios de preparação, portanto Forma.

Gabarito: C.
2) Uma carta precatória, do ponto de vista documental, é exemplo de

(A) gênero.
(B) tipo.
(C) forma.
(D) categoria.
(E) formato.
Comentários: Ou seja: Tipo = Espécie + Tipologia. Onde Carta é espécie e precatória é

tipologia.
Gabarito: B.
3) Fita magnética, relatório de apuração, minuta e folha são, respectivamente, exemplos de

(A) tipo, gênero, formato e suporte.
(B) forma, espécie, gênero e tipo.
(C) suporte, tipo, forma e formato.
(D) gênero, forma, espécie e suporte.
(E) formato, suporte, tipo e espécie
Comentários: Fácil não é? Fita magnética é um suporte; relatório de apuração é um

tipo documental; minuta é um estágio de preparação, ou seja: forma e folha é formato,
pois é a configuração física de um suporte.
Gabarito: C.
4) Edital, edital de citação, códice e rascunho são, respectivamente,

(A) espécie, tipo, formato e forma.
(B) formulário, espécie, forma e gênero.
(C) espécie diplomática, espécie jurídica, tipo e linguagem.
(D) tipo, espécie, série e suporte.

Aulas: 1 a 3
(E) formato, assunto, suporte e técnica de registro
Comentários: Tudo bem, mas o que é códice mesmo? A banca viajou no tempo nesse
exemplo. Vamos lá: Segundo Wikipédia, códices eram os manuscritos gravados em
madeira, em geral do período da era antiga tardia até a Idade Média. Agora vamos
resolver a questão:
Edital: Espécie.
Edital de citação: Tipo (Espécie + Tipologia)
Códice: Formato (Configuração física de um suporte)
Rascunho: Forma (Estágio de preparação)
Você percebeu que mesmo desconhecendo do que se trava o tal códice você poderia
acertar a questão? Somente a alternativa A tinha espécie como opção para Edital.
Observe!
Gabarito: A.
5) Em regra, a inclusão de documentos em um arquivo ocorre por compra ou permuta de

fontes múltiplas.
Comentários: Compra ou permuta é característica de biblioteca. No arquivo os

documentos são produzidos e recebidos.
Gabarito: Errado.
6) Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ação de
pessoas jurídicas ou físicas.
Comentários: Sim, o arquivo tem como objetivo comprovar fatos.

Gabarito: Certo.
7) O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos colecionados

referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão.
Comentários: Não há coleção de documentos em arquivologia. Os documentos são

acumulados naturalmente e progressivamente. São produzidos e recebidos.
Gabarito: Errado.
(CESPE - INSS/2008 - Arquivologia) - A respeito de conceitos fundamentais de arquivologia,

julgue os itens a seguir:

Aulas: 1 a 3
8) O documento de arquivo é um tipo de material que tem como objetivo principal

informar para instruir ou ensinar.
Comentários: O objetivo principal de um documento de arquivo é comprovar fatos e

assim servir à administração.
Gabarito: Errado.
9) Na arquivologia, diferentemente do que ocorre na biblioteconomia, não se trabalha com

documentos múltiplos nem com tipologias uniformes, passíveis de se submeterem a uma
estrita normalização de processamento técnico.
Comentários: Exatamente, no arquivo Não se trabalha com documentos múltiplos, na

biblioteca SIM. Nem a tipologia documental é uniforme. Há uma gama de tipologias:
precatória, prestação de serviço, retificação dentre outros.
Gabarito: Certo.
(CESPE - TSE/2007) Julgue o item abaixo, relativo a documentos públicos.
10) São considerados documentos públicos os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da
gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
Comentários: Cobrança sobre as entidades mantenedoras.

Gabarito: Certo.
11) A permuta de documentos é utilizada pelas instituições arquivísticas como forma de

suprir as lacunas existentes nos acervos.
Comentários: A única maneira de acumular documentos é produzindo e recebendo.

Gabarito: Errado.
12) Dá-se o nome de arquivo especializado ao conjunto de documentos mantidos sob

guarda do arquivo em condições especiais de armazenamento, acondicionamento ou
conservação.
Comentários: A própria questão denúncia o erro falando em especializado/especiais.

Especializado = assunto e Especial = Suporte / guarda em condições especiais.
Gabarito: Errado.

Aulas: 1 a 3
13) Consubstanciam-se como especializados os arquivos (Certo ou Errado)
1) ( ) médicos.
2) ( ) de engenharia.
3) ( ) audiovisuais.
4) ( ) iconográficos.
5) ( ) de grandes dimensões.
Comentários: O que são arquivos especializados? Aquele que guarda documentos de

determinado assunto específico, como os arquivos médicos e de engenharia.
Os arquivos audiovisuais, iconográficos e de grandes dimensões são arquivos especiais,
pois têm sob sua guarda documentos de diversos suportes.
Logo:
Arquivo especial  Depende do SUPORTE
Arquivo especializado  Depende do ASSUNTO
Gabarito: 1) (C ) 2) (C ) 3) (E ) 4) (E ) 5) (E )
14) Os arquivos são constituídos pelos documentos produzidos pela própria organização.
Quando recebidos de outras organizações, os documentos são registrados nos serviços de
protocolo, mas não são considerados arquivístícos.
Comentários: Sim, os arquivos são constituídos pelos documentos produzidos pela

própria organização, mas também fazem parte do arquivo os documentos recebidos de
outras organizações.
Gabarito: Errado.
(CESPE - TSE/2007 - Técnico) Julgue os itens 19 e 20, relativos a documentos públicos.
15) São considerados documentos públicos os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da
gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
Comentários: Ainda que as entidades sejam privadas, nessa questão, elas estão
encarregadas pela gestão de serviços públicos. Veja como CESPE procura levar você a
pensar o contrário e marcar a questão como errada: Os documentos são públicos, a
empresa que é privada. Ela apenas gerencia (armazena, preserva, etc) estes
documentos para a instituição pública.
Gabarito: Certo.

Aulas: 1 a 3
16) A gestão e o recolhimento dos documentos públicos produzidos e recebidos pelo

Poder Judiciário federal é de responsabilidade do Conselho Nacional de Arquivos.
Comentários: Segundo a Lei n. 8159, em seu Art. 17 - A administração da documentação

pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do
Distrito Federal e municipais.
Ainda em seus parágrafos:
§ 1º - São Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder Executivo, e os arquivos do
Poder Legislativo e do Poder Judiciário.(...)
§ 2º - São Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 3º - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
Podemos perceber que a administração dos documentos do Poder Judiciário é

responsabilidade dos Arquivos Federais, Estaduais e Distrito Federal. O CONARQ tem
por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados.
Gabarito: Errado.
17) Quanto à natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo
que guarda documentos com formas físicas variadas e que necessitam de armazenamento,
registro, acondicionamento e conservação sob condições especiais.
Comentários: Este é o arquivo especial. Está ligado ao suporte, a maneira como o

documento deve ser armazenado para melhor conservação. Já o arquivo especializado
é aquele ligado ao assunto do documento. Ex: Esse material é especializado em
arquivologia para concursos. Para não esquecer, uma dica: Para escrever sobre
determinado assunto, a pessoa deve ser especializada no assunto ou especial? Rs, rs,
rs... agora você não confunde mais não é? Obviamente ela deve ser especializada.
Gabarito: Certo.
18) *Reservado, secreto e ultra-secreto são graus de sigilo aplicados a documentos que
necessitam de medidas especiais de guarda e divulgação.
Comentários: Reservado, secreto e ultra-secreto são graus de sigilo e estão

classificados na Lei Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011. Naturalmente, por serem
sigilosos, necessitam de medidas especiais de guarda e divulgação.
Gabarito: Certo.
*Questão adaptada devido a alteração da classificação de sigilo, de acordo com a

Lei Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 - Regula o acesso a informações.

Aulas: 1 a 3
19) É possível estabelecer uma série de diferenças entre arquivo e biblioteca. Acerca dessas
diferenças, assinale a opção correta:
A) Os documentos de arquivo são produzidos e conservados com objetivos funcionais e os
de biblioteca, com objetivos Culturais.
B) Os documentos de arquivo são colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por
atividades organizacionais.
C) Os documentos de arquivo são classificados a partir de métodos predeterminados e os
de biblioteca, pelas particularidades das atividades geradoras.
D) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca,
em um único exemplar ou em limitado número de cópias.
Comentários: Os documentos de arquivo são produzidos e conservados pelo seu valor

administrativo. Não são colecionáveis e são únicos ou em limitado número de cópias.
Enquanto que na biblioteca esses têm objetivos culturais, envolvem coleções e podem
ter vários exemplares.
Gabarito: Letra A.
20) O arquivo tem como função básica tornar disponíveis as informações contidas nos
documentos mantidos sob sua guarda.
Comentários: Sim, por isso existem tantos métodos de arquivamento, classificação dos
documentos, a gestão e organização do arquivo, a conservação do arquivo, tudo para
que as informações estejam disponíveis sempre que forem necessárias.
Gabarito: Certo.
21) Segundo a natureza da entidade a que está vinculado, os arquivos podem ser:
(A) ativos e inativos.
(B) públicos e privados.
(C) nacionais e intermediários.
(D) permanentes e de guarda.
(E) históricos e de pesquisa.
Comentários: Segundo as entidades mantenedoras ou natureza da entidade, os

arquivos podem ser públicos ou privados.
Relembrando:

Aulas: 1 a 3
Arquivos Públicos: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições

governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas
funções específicas, administrativas, judiciárias ou legislativas.
Arquivos Privados: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições
não governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades
específicas.
Gabarito: B.
22) Os documentos definidos como de valor permanente devem ser preservados no

arquivo intermediário.
Comentários: Começamos com uma fácil para mostrar que CESPE não é tão malvada,
não sempre, rs. Valor permanente sempre será armazenado no arquivo permanente.
Gabarito: Errado.
23) Alguns documentos podem ser eliminados na fase corrente em uma instituição que
possua uma política de avaliação.
Comentários: Sim, podem. Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente ou
intermediaria.
Gabarito: Certo.
24) Alguns documentos com prazo de guarda de cem anos poderão passar pela fase
intermediária.
Comentários: Independente do período designado para o prazo de guarda, os

documentos podem ou não passar pela fase intermediária.
Gabarito: Certo.
25) Dá-se o nome de recolhimento ao ingresso de documentos
(A) no arquivo intermediário.

(B) no arquivo central.
(C) no arquivo permanente.
(D) nos centros de restauro.
(E) nas câmaras de fumigação.

Aulas: 1 a 3
Comentários: Olha que questão tranquila para quem estudou! Quando os documentos
saem do arquivo corrente ou intermediário e vão para o arquivo permanente dizemos
que esses documentos foram recolhidos. Então, quando você ouvir dizer que um
documento foi recolhido, já sabe que ele está no arquivo permanente.
Gabarito: C.
26) A destinação final dos documentos deve ser a eliminação, a guarda temporária no
arquivo intermediário, a guarda permanente ou a eliminação por amostragem.
Comentários: Um documento pode ter um de dois destinos: A eliminação, caso ele

perca o valor administrativo e não adquira valor secundário. Ou o recolhimento, que se
dá quando o documento perde o valor administrativo, mas recebe valor
histórico/cultural.
Gabarito: Errado.
27) O processo de avaliação de um documento tem como resultado a elaboração da tabela

de temporalidade do documento.
Comentários: Sim, vimos que a Tabela da Temporalidade é o instrumento resultante da

etapa de avaliação dos documentos e que determina o prazo de guarda dos
documentos nas fases corrente e intermediária e sua destinação final.
Gabarito: Certo.
28) Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo corrente e intermediário
devem ser definidos com base na legislação pertinente e nas necessidades administrativas.
Comentários: Alguns documentos já têm o prazo de guarda regulamentado em

legislação ou normas da instituição. Outros que não estão definidos em legislação
dependem da avaliação para definir o prazo de guarda, e deve-se levar em conta as
necessidades administrativas da instituição.
Gabarito: Certo.
29) A eliminação de documentos permanentes produzidos por instituições públicas e de

caráter público somente é possível mediante autorização da instituição arquivística pública
correspondente à esfera de competência do órgão.
Comentários: Viram que questão perigosa? Além do estudo, total atenção, pois CESPE
fala em documentos de guarda permanente, logo NUNCA serão eliminados.
Gabarito: Errado.

Aulas: 1 a 3
30) Em seu ciclo vital, os arquivos passam por fases sucessivas a que se convencionou
chamar de corrente, intermediária e permanente. O ingresso de documentos nesta última
etapa é conhecido como:
(A) recolhimento.
(B) encaminhamento.
(C) passagem.
(D) remessa.
(E) transferência.
Comentários: Quando um documento é recolhido é o mesmo que dizer que está no

arquivo permanente. A transferência é o nome dado a passagem dos documentos do
arquivo corrente para o intermediário.
Gabarito: A.

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Olá caro aluno Aprova!

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Abaixo, deixo meus contatos para sugestões, críticas ou dúvidas. Estou à

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CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

INFORMAÇÃO: resultado do processamento, manipulação e organização de dados de tal

SUPORTE: meio no qual a informação é registrada.

DOCUMENTO: Documento é toda informação registrada em suporte material, que possa

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O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e

Integram o SINAR, que tem como órgão central o CONARQ:

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Desse conceito é importante destacar:

Organicidade: Fique de olho nesse conceito tão cobrado pelas bancas! Um

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Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os conjuntos

Decreto Nº 4.073, De 3 De Janeiro De 2002

O ARQUIVO TAMBÉM PODE DESIGNAR:

RAZÕES DA IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO

Um arquivo é importante para a instituição devido ao grande número de

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As técnicas arquivísticas auxiliam na gestão de um arquivo, durante a produção,

Requisitos para garantir a Finalidade:

1) Pessoal qualificado e em número suficiente;

DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU

Embora os três tenham a mesma função de guardar e preservar possuem objetivos

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Arquivo - Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os

Biblioteca - É o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela

Museu - É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar,

Perceba que a finalidade da biblioteca e do museu é cultural, enquanto do

Arquivo Museu Biblioteca

Documentos Únicos Coleções

Valor Valor Cultural/Histórico Valor Cultural

Documentos Compra/permuta/doação Compra/permuta/doaçã

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Ainda falando sobre a distinção entre Biblioteca, Museu e Arquivo, temos:

Aplica-se a conjuntos e unidades de peças e objetos de valor cultural.

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Cada instituição estabelecerá a classificação de acordo com suas características e

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CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Quanto ao gênero, os documentos são classificados segundo a forma em que a informação

Cartográficos: São os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo

Iconográficos: São os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado

Informáticos ou digitais: São os documentos produzidos, tratados e armazenados

Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da

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Textuais: São os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos.

Filmográficos: São os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas

Sonoros: São os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo

QUANTO À ESPÉCIE, FORMATO, FORMA, TIPO E TIPOLOGIA

Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e

Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o

Forma: Estágio de preparação. Exemplos: rascunho ou minuta, original ou cópia.

Tipologia documental: É apenas a designação da atividade que gerou o documento.

Tipo documental: é a configuração que assume um documento de acordo com a

Você gosta de Matemática? Vamos misturar Arquivologia com Matemática?

Veja no exemplo: Carta precatória. Carta é espécie; Precatória é tipologia e Carta

Prof. Kátia Quadros www.aprovaconcursos.com.br Página 13 de 42

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS