Almoxarifado

Módulo I

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 Sumário

Introdução................................................................................................................... 3
Unidade 1 – Contextualização da atividade de almoxarifado ................................... 4
1.1 – Almoxarife ....................................................................................................... 5
1.2 – Perfil do profissional de almoxarife ................................................................ 11
1.3 – Controle e classificação de materiais .............................................................. 13
1.4 – Segurança no ambiente de trabalho................................................................. 21
Unidade 2 – A importância estratégica e operacional ............................................. 30
2.1 – Classificação de materiais............................................................................... 31
2.2 – Codificação .................................................................................................... 37
2.3 – Recebimento................................................................................................... 38
2.4 – Entrada de materiais ....................................................................................... 44
2.5 – Estocagem de materiais .................................................................................. 50
Encerramento do Módulo I ...................................................................................... 56
 Introdução

Olá!

Neste curso, trataremos sobre uma área de atividade fundamental a qualquer

empresa e que vem crescendo consideravelmente nas últimas décadas em virtude da
expansão de indústrias e empresas: o almoxarifado.

Na primeira unidade, trataremos de contextualizar e definir esta atividade, bem

como estabelecer o perfil do profissional de almoxarifado. Também abordaremos o
controle de materiais, analisaremos sua classificação e sua disposição no estoque, entre
outros

Posteriormente, a importância das estratégias operacionais também será

abordada. Aspectos como a identificação e codificação de produtos, o recebimento e
entrada de materiais etc.

No terceiro momento deste curso, trataremos dos procedimentos práticos da

atividade do profissional de almoxarife. Abordaremos, por exemplo, o espaço e layout
do almoxarifado, procedimentos de movimentação de cargas e transporte interno de
materiais. Analisaremos os diversos sistemas de armazenamento, bem como o processo
de reposição de produtos e materiais, ressaltando a importância para o controle de
qualidade do estoque.

Na última unidade, abordaremos os parâmetros de ressuprimento de estoque,

analisaremos o processo de reposição de materiais e o período de tempo apropriado para
efetuar reposições. Por fim, trataremos sobre a distribuição e inventários, procedimentos
administrativos bastante comuns nesta atividade. O aparato tecnológico como
instrumento organizacional e a ética no trabalho também serão abordadas.

Bom curso!

3
 Unidade 1 – Contextualização da atividade de almoxarifado

Olá!

Nesta unidade, trataremos das definições acerca desta atividade e o contexto

sócio histórico em que se encontra este campo de atuação. Traçaremos um perfil do
profissional de almoxarifado.

Abordaremos as questões referentes ao controle e classificação de produtos e

materiais. Por fim, analisaremos pormenorizadamente os materiais que compõem o
estoque, de acordo com o ramo de atividade de cada empresa.

Bom estudo!
.

4
1.1 – Almoxarife

O almoxarifado é um setor fundamental das organizações. É o lugar onde os

materiais e produtos são armazenados, tanto para uso interno, quanto externo.
Atualmente, este setor vem ganhando espaço nos estudos administrativos.

Este setor consiste no estabelecimento de controle do estoque, considerando os

seguintes aspectos:

• Quantidade de produtos;

• Reposição de produtos;

• Armazenagem de produtos;

• Controle de custo;

• Validade do estoque.

O almoxarifado exige, além disso, o controle de mercadorias e itens diversos,

como produtos de limpeza, de escritório, serviços, entre outros. Também são
considerados certos aspectos, como pesquisas de fornecedores, arquivamento de notas,
registro de compras, entradas e saídas, além de outras tarefas oriundas do estoquista ou
profissional de almoxarife.

Dentre suas funções, o profissional é responsável por observar os critérios de

racionalização de procedimentos, acondicionamento de produtos e a elaboração de
documentação de controle de estoque.

5
 É preciso que o profissional de almoxarifado tenha bons domínios das ciências
matemáticas, uma vez que o cálculo das quantidades de produtos é função quase
rotineira neste campo de atuação.

Quando falamos de acondicionamento de materiais, devemos considerar a

distância entre o local de estocagem e onde serão usados. Também é preciso atentar-se à
adequação deste espaço de armazenamento, ajustando-o à sua capacidade.

A localização é outro aspecto fundamental. Devemos nos atentar à facilidade em

se encontrar aquilo que é procurado – através de etiquetagem, por exemplo – com o
intuito de se evitar a entrega errônea de material, o que acarreta problemas no controle,
tempo desperdiçado, entre outras situações que podem atravancar todo o processo de
produção.

É de suma importância a exatidão dos dados operacionais. Isso implica na

certeza das informações de controle em relação aos bens armazenados. A falta de
controle, isto é, a inexatidão das informações, ocasionará em falhas de contabilidade,
fornecimento etc.

O setor de almoxarifado deve, por via de regra, apresentar os indicadores de suas

atividades como, por exemplo, os relatórios de eficiência, com o intuito de proporcionar
otimização do gerenciamento, controle do histórico dos itens, entre outros

De um modo geral, a documentação do setor de almoxarifado deve contemplar

as normas e procedimentos de identificação dos produtos, bem como inventário,
inclusão de novos itens, entre outras ações.

Ele deve recepcionar os materiais entregues pelo fornecedor, fazer a conferência

dos mesmos e das notas fiscais, verificando quantidades, qualidade e especificações de
produtos.

6
 É de responsabilidade deste profissional:

• Organizar o armazém onde se encontram os materiais, mantendo a

integridade física e as condições de uso do produto, de acordo com as
características de cada material, facilitando sua localização e seu
manuseio;

• Controlar os números do estoque, através de conferência diária dos itens

e artigos, checando todas as atividades de rotina, facilitando, assim, seu
controle;

• Informar e solicitar a reposição dos materiais, sempre que necessário,

de acordo com as normas de manutenção de níveis de estoque
previamente estabelecidos pelas empresas;

• Elaborar o inventário mensal também é muito importante, uma vez que

facilita a comparação com os dados de registro das atividades;

• Fazer o processo de triagem dos materiais, atentando-se aos que

estiverem danificados, visando sua devolução;

• Verificar a quantidade de artigos em estoque e alertar a chefia quando

houver diminuição de determinado item, solicitando a reposição do
mesmo;

• Supervisionar a elaboração do inventário mensal, visando o ajuste de

divergências com os registros contábeis, facilitando a comparação das
informações de diferentes setores da empresa.

Destas responsabilidades trataremos pormenorizadamente mais adiante,

considerando aspectos mais específicos e complexos no processo de armazenamento de
produtos e materiais.
7
 Introdução à história da estocagem de materiais

O homem tem o costume de armazenar alimentos, produtos e materiais de caça

desde suas origens, sendo tal hábito tão antigo quanto sua própria existência,
sofisticando suas operações de comercialização devido ao aumento da concorrência de
mercado, a partir da Revolução Industrial. Neste sentido, o setor de compras e estoque
ganhou fundamental importância no campo empresarial. Este período foi marcado por
profundas modificações nos métodos e procedimentos do sistema de fabricação e
estocagem em grande escala.

Com a substituição no campo de trabalho do homem pela máquina, surge uma

evolução tecnológica no que tange à produção. Os estoques passaram a ser concebidos
com outros olhos pelas administrações.

A constante evolução das fábricas, o consumo, as exigências dos consumidores,

a concorrência de mercado, bem como as novas tecnologias, tornaram o gerenciamento
de materiais algo imprescindível nas empresas.

Os grandes conflitos bélicos do século XX foram determinantes para o

estabelecimento desta atividade de armazenamento de materiais. Muito antes delas, o
próprio Napoleão Bonaparte já punha em prática conceitos de armazenamento de
munição e alimentos. Em todos os casos, o fator estoque, que envolve abastecimento e
suprimento, foi determinante para o sucesso ou fracasso dos empreendimentos bélicos.

Felizmente, as guerras acabaram, contudo a evolução da estocagem de materiais

não parou por aí. Atualmente o setor de almoxarifado é integrado com os demais setores
de uma empresa.

Certamente, esta é uma atividade muito promissora que, em virtude do

expansionismo fabril, vem ganhando cada vez mais espaço no ambiente administrativo,
já que armazenar produtos é, de certo modo, como armazenar informações, e a empresa
que negligencia este fato certamente está fadada ao fracasso.

8
 Analisando de maneira pormenorizada esta atividade, encontramos algumas
funções típicas do setor de almoxarifado, além de outras subfunções mais específicas e
complexas.

O texto a seguir foi desenvolvido na Faculdade de Ciências Administrativas e

Contábeis de Lins. Naturalmente, separamos somente o que interessa ao profissional de
almoxarifado. Observe:

Controle de estoque - subsistema responsável pela gestão econômica dos estoques, através
do planejamento e da programação de material, compreendendo a análise, a previsão, o
controle e o ressuprimento de material. O estoque é necessário para que o processo de
produção-venda da empresa opere com um número mínimo de preocupações e desníveis. Os
estoques podem ser de: matéria-prima, produtos em fabricação e produtos acabados. O setor
de controle de estoque acompanha e controla o nível de estoque e o investimento financeiro
envolvido.

Classificação de material - subsistema responsável pela identificação (especificação),

classificação, codificação, cadastramento e catalogação de material.

Aquisição/compra de material - subsistema responsável pela gestão, negociação e

contratação de compras de material através do processo de licitação. O setor de Compras
preocupa-se sobremaneira com o estoque de matéria-prima. É da responsabilidade de
Compras assegurar que as matérias-primas exigida pela Produção estejam à disposição nas
quantidades certas, nos períodos desejados. Compras não é somente responsável pela
quantidade e pelo prazo, mas precisa também realizar a compra em preço mais favorável
possível, já que o custo da matéria-prima é um componente fundamental no custo do
produto.

Armazenagem/almoxarifado - subsistema responsável pela gestão física dos estoques,

compreendendo as atividades de guarda, preservação, embalagem, recepção e expedição de
material, segundo determinadas normas e métodos de armazenamento. O Almoxarifado é o
responsável pela guarda física dos materiais em estoque, com exceção dos produtos em

9
processo. É o local onde ficam armazenados os produtos, para atender a produção e os
materiais entregues pelos fornecedores.

Movimentação de material - subsistema encarregado do controle e normalização das

transações de recebimento, fornecimento, devoluções, transferências de materiais e
quaisquer outros tipos de movimentações de entrada e de saída de material.

Inspeção de recebimento - subsistema responsável pela verificação física e documental do

recebimento de material, podendo ainda encarregar-se da verificação dos atributos
qualitativos pelas normas de controle de qualidade.

Cadastro - subsistema encarregado do cadastramento de fornecedores, pesquisa de mercado

e compras.

Inspeção de suprimentos - subsistema de apoio responsável pela verificação da aplicação das

normas e dos procedimentos estabelecidos para o funcionamento da Administração de
Materiais em toda a organização, analisando os desvios da política de suprimento traçada
pela administração e proporcionando soluções.

Padronização e normalização - subsistema de apoio ao qual cabe a obtenção de menor

número de variedades existentes de determinado tipo de material, por meio de unificação e
especificação dos mesmos, propondo medidas de redução de estoques.

Transporte de material - subsistema de apoio que se responsabiliza pela política e pela

execução do transporte, movimentação e distribuição de material. A colocação do produto
acabado nos clientes e as entregas das matérias-primas na fábrica é de responsabilidade do
setor de Transportes e Distribuição. É nesse setor que se executa a Administração da frota de
veículos da empresa, e/ou onde também são contratadas as transportadoras que prestam
serviços de entrega e coleta.
Fonte: http://apostilas.netsaber.com.br/apostilas/1024.pdf - pp. 6 a 8.

10
1.2 – Perfil do profissional de almoxarife

Um profissional de almoxarifado dirige, coordena e planeja o gerenciamento do

estoque e distribuição dos produtos e materiais dentro de uma empresa. Ele realiza essas
atividades para as organizações que armazenam produtos e mercadorias para muitos
outros grupos diferentes.

Um gerente de estoque, por outro lado, supervisiona as atividades dos

empregados, se engaja em transporte, recebimento, armazenamento e teste de materiais
e faturas. Eles são responsáveis pela segurança do desenvolvimento, juntamente com
programas de aplicação em termos de segurança. Eles emitem atribuições e ordens de
revisão de trabalho, faturas, além de confirmar relatórios e monitorar a distribuição de
materiais ou produtos.

Eles ainda são responsáveis por entrevistar pessoas para operar o estoque e
cargos de supervisão, garantindo que satisfaçam as expectativas de serviço e, em
seguida, selecionam, contratam e treinam, cuidando também da demissão de
funcionários que não cumprem os padrões de desempenho necessários.

Parte de seu trabalho envolve reunião com outros chefes de departamento de

vendas, compras, produção e controle de registro, para que as atividades de armazém
permaneçam coordenadas e funcionando perfeitamente.

Eles mantêm as condições de armazém seguras e eficientes, incluindo a

supervisão das frotas de equipamentos, veículos e ordenam eventuais substituições ou
manutenção, quando necessário.

Um gerente de almoxarife passa parte do seu tempo programando os

funcionários e motoristas de entrega; resolvendo problemas de pessoal, orçamento e
planejamento para atender números projetados; supervisionando os funcionários do
armazém e supervisores; e, por fim, em reunião com os clientes para determinar suas
necessidades e exigências.

11
 De um modo geral, para se tornar um profissional de almoxarife, é necessário
habilidades em comunicação, resolução de problemas e tomada de decisões, priorizando
o trabalho, organização e obtendo as informações necessárias a partir de fontes
relevantes.

Eles também devem ter boas habilidades com pessoas, ser agradáveis, corteses e
possuir uma grande dose de paciência quando se trata de trabalho sob pressão.

As atividades de trabalho incluem:

• Supervisão, treinamento e contratação de funcionários para trabalhar

no armazém, sejam como operários, operadores de equipamentos,
funcionários ou agentes de controle de estoque;

• Agendamento de funcionários, motoristas de caminhão, declives;

organizar entregas e agendamento de uso de doca de carregamento e de
equipamentos mecanizados, como empilhadeiras;

• Assegurar que todos os regulamentos de segurança sejam seguidos,

tanto no que diz respeito à segurança pessoal quanto à segurança de
inventário;

• Reunião com clientes novos e existentes para determinar as suas

necessidades de espaço para armazenagem, a celebração de contratos
de armazenamento e inserção de informações em vários programas de
“software” para monitorar o uso da instalação.

De um modo geral, os profissionais de almoxarife fazem o trabalho físico e,

muitas vezes, trabalham em grandes edifícios de armazenamento e armazéns.

Trabalhadores do estoque fazem outras tarefas relacionadas com a preparação

para o armazenamento de mercadorias e mantém o controle de onde elas estão. Eles
classificam mercadorias por condição, tamanho, forma, cor, código etc. Transportam
12
mercadorias para as áreas designadas e as armazenam em galpões ou prateleiras.
Precisam ser fisicamente fortes, e conscientes sobre segurança quando operarem as
máquinas e os equipamentos. Devem, ainda, ser bons em ouvir e seguir instruções, além
de capazes de trabalhar de forma rápida e eficiente. Essas são algumas das competências
essenciais a este profissional.

1.3 – Controle e classificação de materiais

Trata-se, basicamente, do ato de gerir materiais de valor econômico numa

organização. Alguns tipos de investimentos não produzem lucro, como os estoques.

A falta de gestão dos estoques pode ocasionar em sérios problemas à

organização, entre eles a paralisação de fabricação, descontinuidade das operações ou
serviços, além dos custos adicionais.

Certo é que o setor de almoxarifado objetiva, em um primeiro momento, manter

o equilíbrio entre os diferentes setores de uma empresa através do gerenciamento de
seus recursos ociosos, isto é, seu estoque.

Isto só é obtido mantendo os estoques em níveis seguros, sem correr risco de não
ter determinado produto em quantidade suficiente para atender a demanda, e deixando o
fluxo da produção de encomenda em equilíbrio com o fluxo de consumo.

Podemos dizer que o estoque é composto de materiais em processamento

(semiacabados e acabados) que podem não ser utilizados em determinado momento na
empresa, contudo, precisam existir em virtude de necessidades futuras. Sendo assim, no
setor de estoque figuram todos os materiais necessários ao processo produtivo de uma
empresa. Naturalmente, o gerenciamento desses materiais gera lucros e rendimentos à
empresa.

13
 É justamente em razão desses lucros, oriundos das vendas e serviços, que há a
continuidade do processo produtivo das empresas. Representam, de certa forma, a
necessidade real em qualquer tipo de organização.

A manutenção do setor de almoxarife exige investimentos e gastos que, não raro,

são muito elevados. Evitar que o número de itens no estoque seja reduzido, sem
comprometer a demanda dos usuários e consumidores, representa um grande problema à
gestão de qualquer empresa.

Se, por um lado, para que uma empresa funcione adequadamente é preciso
manter os níveis de estoque em equilíbrio, por outro, o estoque representa um enorme
investimento financeiro.

Deste ponto de vista, o almoxarife é um agente imprescindível no processo

produtivo de uma empresa, uma vez que garante a produção do produto e minimiza os
riscos de paralisação em virtude de falta de material.

Um armazém de estocagem pode representar boa parte dos recursos dos quais
dispõe uma empresa.

Naturalmente, quando falamos de estoque, consideramos o diálogo entre

diferentes setores de uma empresa como, por exemplo, o setor de compra e venda e o
setor administrativo. Ambos têm participação e influência direta nas decisões do setor
de almoxarifado. Isso se deve ao fato que, enquanto o estoque preocupa-se com a
manutenção das quantidades necessárias de artigos e materiais, o setor administrativo
está atento à margem de lucro que se pode obter com determinada ação.

As principais causas que exigem estoques permanentes à mão e pronto

atendimento do consumo interno ou das vendas são:

• A especulação do mercado futuro, bem como as mudanças que podem

ocorrer no decorrer do planejamento estratégico;

14
 • A pronta entrega de materiais e cumprimento dos prazos de entrega
acordados em contrato;

• A constante necessidade de investimentos para otimização de resultados

etc.

Quanto à classificação de materiais

O fato é que, para administrar adequadamente os materiais, é preciso que eles

estejam caracterizados adequadamente por meio de um sistema que permita identificá-
los sem qualquer equívoco. Isso implica numa metodologia que vise simplificar e
organizar todos os processos de controle de materiais. Sua organização deve seguir uma
padronização, através da qual devem ser identificados de forma precisa.

A caracterização desses materiais ou produtos deve seguir critérios e padrões

específicos que evitem duplicidades em virtude da falta de informação. A identificação,
assim, é fundamental para o bom funcionamento do estoque.

Desta forma, é preciso estabelecer uma forma de identificar os materiais que são
utilizados, de forma a não serem confundidos com outros produtos, atrapalhando o bom
funcionamento de todo o setor.

Uma boa forma de se identificá-los é pela sua caracterização. Por exemplo:

• Matéria-prima;

• Materiais em processo;

• Materiais acabados etc.

O objetivo deste procedimento é mostrar descrições padronizadas dos produtos e

materiais utilizados pela empresa. Abaixo temos um modelo de como identificar os
materiais. Observe:

15
 Tipo de
Unidade Abreviatura da Unidade Embalagem Fornecedor
Material

Matéria-prima Quilograma kg Sacos Empresa X

Matéria-prima Metro m Fardos Empresa Y

Matéria-prima Litro lt Tambor Empresa Z

Material em
Metro m Individual –
processo

Material
Litro lt Caixa com 12 –
acabado

Como é possível observar, através de uma identificação simples é possível

iniciar um processo de classificação padronizada dos produtos e materiais. Entretanto, é
de suma importância ressaltar que nem todos eles precisam ser identificados.

Os materiais catalogados periodicamente são aqueles mais importantes para a

organização. Requerem planejamento e gerenciamento das compras. Esses são
considerados materiais fundamentais para a empresa. Através de uma boa identificação
de materiais e produtos, é possível garantir que o item a ser administrado atenda às
especificações da organização.

Sendo assim, quando o material está descrito de forma clara e objetiva, facilita o
trabalho dos outros setores como, por exemplo, o setor de compras e vendas, o setor de
contabilidade etc.

Podemos afirmar que a correta identificação de materiais permite:

• Uniformizar os itens em estoque, bem como os maquinários usados na

empresa;

16
 • Maior ganho de escala nas compras, consequentemente reduzindo os
custos;

• Aumento da agilidade dos processos de compras;

• Otimização da gestão dos estoques, além de redução de falhas

processuais.

A descrição padronizada dos produtos e materiais deve seguir as normas

brasileiras ou internacionais. Além disso, ao identificar produtos, não é sugerida a
utilização de palavras que representem marcas comerciais. Por exemplo: na prateleira de
um estoque não deve figurar a identificação “Omo”, mas sim, “sabão em pó”. Isso
minimiza os erros de identificação, melhorando a agilidade do processo.

Outra importante ferramenta no processo de identificação é a classificação de

materiais. Em razão do grande número de itens existente nas organizações de variados
setores, é preciso encontrar alguma forma de organizá-los.

Para um bom resultado na classificação de materiais, é necessário estar atento a

alguns aspectos comuns a qualquer empresa. Entre eles destacam-se:

• Estabelecer uma linguagem unificada entre as diferentes áreas da

empresa;

• Reduzir a margem de erro acerca do numero de itens em estoque;

• Considerar a alternativa de intercâmbio entre os materiais a serem

administrados;

• Facilitar os procedimentos;

17
 • Facilitar a troca de serviços, além de promover a cooperação entre
diferentes setores da cadeia produtiva;

• Considerar as necessidades totais de aquisição e utilização de materiais.

Há diferentes formas de se classificar os materiais dentro de uma organização.

Cada qual deverá adotar seu próprio critério para atender suas necessidades.

Essa identificação promove certo controle nos estoques e almoxarifados. O

controle de estoque é um dos pontos principais de uma organização, seja ela qual for.

Sua implantação permite que se obtenham as seguintes informações a respeito

do estoque:

• Dados cadastrais do fornecedor;

• Quantidade exata de materiais em estoque;

• Preço médio do item administrado;

• Data da última aquisição, bem como o preço pago pelo produto;

• O numero máximo e mínimo de itens, de modo que não comprometa o

processo produtivo, isto é, níveis aceitáveis;

• Cálculos acerca das possibilidades do estoque em relação ao consumo

médio;

• Dados estatísticos acerca do consumo por área da organização;

• Os setores de uma empresa que utilizam o material, além de datas de

fornecimento, quantidades, custos, etc.;

18
 • Especificidades do produto, tais como: embalagem, giro em estoque,
índices de entra e saída etc.;

• Observações gerais acerca da apresentação, do aspecto e conservação

do material;

• Acompanhamento acerca da aceitação do material armazenado, ou seja,

verificar os índices de devolução ou outra situação peculiar.

Como vemos, é muito importante organizar o estoque. Isso só é possível através

da identificação criteriosa dos materiais, bem como sua classificação.

Ao programar um sistema de identificação e classificação de materiais, levam-se

em consideração seus inúmeros benefícios, de forma que auxilie no alcance das metas
propostas pela organização.

O controle de materiais constitui uma das atividades mais relevantes em uma

empresa cujo objetivo é assegurar que eles estejam disponíveis no local e no momento
certo pelo menor custo possível.

A seguir um interessante texto a respeito de como funciona o maior armazém de

estocagem da America Latina e como é possível coordenar tamanho departamento.
Veja:

Saiba como funciona o maior depósito da América Latina

Todas as noites e madrugadas armam-se verdadeiras operações de guerra dentro

dos armazéns das Casas Bahia. A meta: cumprir as entregas diárias em 24.000
endereços diferentes, localizados em oito estados brasileiros. Logística, portanto, é
parte crítica da operação da empresa, especialmente porque tudo é feito com recursos e

19
funcionários da casa, incluindo uma legião de 1.000 motoristas.

Localizado em Jundiaí, no interior paulista, o principal centro de distribuição da

empresa possui 170.000 metros quadrados cobertos, sendo considerado o maior da
América Latina.

Todos os dias, 260 caminhões, com o inconfundível baianinho estampado no

baú, partem do depósito central para realizar as entregas aos clientes. Outros 45 fazem
o mesmo, mas para abastecer as lojas com produtos eletroportáteis, enquanto 60
carretas levam mercadorias aos entrepostos localizados nos demais estados – à exceção
do Rio de Janeiro – não possuem armazéns.

O movimento não pára por aí. O depósito de Jundiaí recebe, em média, 180
carretas de fornecedores diariamente. No total, 2.400 pessoas labutam no armazém, que
também é munido de muita tecnologia para funcionar.

A integração do software de logística com o sistema de identificação dos

produtos por código de barras é o que permite a localização dos produtos dentro do
depósito e também o controle da entrada e saída das mercadorias.

Todos os racks, onde são empilhadas as mercadorias, possuem uma placa com
código de barras. Assim é possível saber, por exemplo, quantos fogões há em
determinado rack com a simples aproximação de um leitor.

As vendas realizadas nas lojas são repassadas automaticamente para o sistema

de logística da empresa. Ao final do dia, o sistema imprime milhares de etiquetas com
código de barras que contêm a descrição de cada produto, além do endereço da entrega
e o nome do cliente que o comprou.

Munida dessas informações, uma equipe do depósito faz a “puxada de

20
mercadoria”. Essa etapa consiste na separação dos produtos, que são devidamente
etiquetados e encaminhados para um dos 420 boxes – espécie de garagem onde os
caminhões são carregados. Esses boxes ladeiam todo o armazém.

A entrada de cada produto em cada um dos boxes também é informada ao

sistema, que recebe previamente a programação das cargas. E, na programação de
cargas, que são definidos o roteiro de cada caminhão e os produtos que cada veículo
deverá entregar.

O sistema de logística também ajuda a calcular a quantidade de caminhões

necessária para as entregas do dia, a partir do cálculo da capacidade do caminhão, em
relação ao tamanho das mercadorias.

Mensalmente, mais de 1,2 milhões de itens entram e saem do depósito central

das Casas Bahia. Haja braços e computadores para organizar esse mundaréu de fogões,
geladeiras, camas.

Fonte: http://www.logisticadescomplicada.com/saiba-como-funciona-o-maior-deposito-da-america-latina/

1.4 – Segurança no ambiente de trabalho

É de suma importância que o profissional de almoxarife tenha ciência de alguns

fatores essenciais nos procedimentos de segurança. A seguir, trouxemos boas dicas para
auxiliar os profissionais de almoxarife a reduzir o número de acidentes, lesões e casos
de doença ocupacional.

O conjunto a seguir contém conselhos simples que você deve ser capaz de
aplicar em sua rotina de trabalho. As causas mais recorrentes dos acidentes no ambiente
de trabalho são:

• Inadequada utilização de materiais e maquinário;

21
 • Contato com produtos perigosos sem a devida proteção;

• O trabalho em altura;

• Veículos de carregamento em torno do armazém;

• Queda de objetos ou materiais.

Pode haver outros riscos em seu ambiente de trabalho que você também deve
considerar. Escorregões e tropeções podem ocasionar sérias lesões. Acidentes e quedas
são um problema no setor de almoxarife e podem acontecer em qualquer lugar e a
qualquer momento.

Os acidentes geralmente são vistos de forma trivial e sem importância.

Entretanto, a maioria deles pode ser evitada com algumas medidas de segurança; eles
acontecem porque o chão está molhado ou umedecido. Dentro de armazéns, água, óleo e
produtos de limpeza podem tornar o piso mais escorregadio. Outros itens, como
embrulhos, resíduos e objetos em locais de movimentação, sacos de plásticos etc.
também podem causar tropeções e quedas mais grades.

O calçado certo pode ajudar a reduzir deslizamentos, mas deve-se considerar

essa questão, pensando em controlar riscos de escorregões, como um último recurso; o
objetivo principal é tentar eliminar a raiz do problema, adotando medidas preventivas.

O ambiente de trabalho deve ter uma boa iluminação e uma boa limpeza. Se as
vias de circulação, isto é, os corredores, estiverem obstruídos, devem ser reorganizados
tão logo seja possível. Deve-se, também, inspecionar o local de trabalho regularmente
para se certificar de que não existem riscos de tropeços.

A movimentação corporal também pode gerar profundos problemas de saúde,

incluindo dores lombares e musculares.

22
 Se existe o risco de uma tarefa exigir mais do que o corpo pode aguentar, ela
deve ser evitada. Se não puder ser evitada, o risco de ocorrerem danos deve ser
minimizado.

É extremamente importante realizar uma avaliação de movimentação corporal

para operações de intenso movimento que apresentam risco de lesões. Considere os
seguintes aspectos:

• A tarefa;

• A carga;

• O ambiente de trabalho;

• Sua capacidade individual, dentre outros fatores.

Pense em todos os sistemas de trabalho e as tarefas que envolvem a

movimentação corporal.

Onde for o caso, reformular tarefas para evitar a necessidade de mover cargas
manualmente ou usar dispositivos mecânicos de movimentação. Por exemplo:
empilhadeiras, porta-paletes, carrinhos, transportadores, calhas, elevadores de tesoura
etc.

Sempre que necessário, introduzir dispositivos adicionais de movimentação para

evitar ou reduzir as operações de movimentação manual.

Os almoxarifados devem fornecer aos funcionários informações sobre o peso da

carga e seu lado mais pesado, se seu centro de gravidade não é central etc. A empresa
deve ainda oferecer treinamento em técnicas seguras de movimentação corporal e
manuseio de materiais e maquinários.

23
 O treinamento deve ser específico para a tarefa. Deve complementar um sistema
seguro de trabalho e não ser um substituto para ele. O trabalho em altura pode trazer
riscos fatais à saúde e à vida do profissional.

Qualquer trabalho em altura, incluindo o trabalho de manutenção executado por

um empreiteiro, por exemplo, deve ser devidamente planejado, vigiado de forma
adequada e realizado de uma forma segura.

Nunca use paletes empilhados para acessar a altura onde se encontra o material
no estoque; nunca suba em estantes, a menos que seja especificamente projetado para
uso como equipamento de acesso; inspecionar o equipamento utilizado para trabalhos
em altura (como escadas) para ter certeza que é seguro. Faça tudo isso antes de usar, e
periodicamente, depois de um incidente que possa afetar a segurança do equipamento.

Outra medida de segurança refere-se ao tráfego local tanto de veículos, como

empilhadeira, quanto para funcionários. Sempre que os veículos e os funcionários
utilizarem o mesmo percurso de tráfego, deve haver uma separação adequada de vias
entre eles.

Armazéns devem ser projetados para reduzir os riscos de inversão de veículos.

Isso é possível, por exemplo, utilizando um sistema de sentido único. Onde não se pode
evitar inversão, manter pedestres fora da área onde os veículos fazem manobras.

Os estoques de materiais devem ter sistemas de trabalho seguros para carga e

descarga de veículos. É importante, também, tomar medidas para evitar que pessoas
sejam feridas por objetos em queda.

Se existem áreas ou atividades específicas no armazém com risco de materiais

causarem acidentes, certifique-se de que a área está claramente indicada e que as
pessoas não autorizadas não tenham acesso ao local.

O layout das áreas de armazenamento e manuseio deve evitar curvas fechadas,

portas inadequadamente instaladas, pilares, superfícies irregulares, entre outros fatores.
24
 Inspecione paletes antes de cada utilização para se certificar de que eles estão em
uma condição segura. Ponha os que estiverem danificados fora de uso, para reparo ou
destruição. Lidar com paletes vazios com cuidado – não arrastar ou jogá-los no espaço
de armazenamento.

Planejar os fluxos de armazenagem para se certificar de que os materiais,

equipamentos e resíduos não causem obstruções ou acidentes em lugares onde as
pessoas possam passar.

Mantenha as vias de acesso ao material livres de obstruções. Na imagem abaixo,

é possível observar como deve ser a disposição das vias de acesso às prateleiras. Veja:

25
 A partir da demonstração acima, é possível se reorganizar, reestruturando as
formas de armazenamento, levando em consideração os seguintes pontos:

• O número de materiais que serão mantidos e armazenados;

• Dimensões do Almoxarifado (área e volume);

• Necessidades para o armazenamento (prateleiras, estantes e divisões);

• Treinamento da mão-de-obra;

• O tipo de trabalho a ser realizado para funcionamento do almoxarifado;

• O máximo de operações realizadas num dia (entrada e saída de

materiais);

• Reformas nas estruturas físicas do almoxarifado (cobertura, material de

segurança, infraestrutura);

• Material específico de transporte (carrinhos, empilhadeiras etc.);

• Aquisição do material de segurança.

Através dessas sugestões, você poderá observar que, à medida que estiver
desenvolvendo o almoxarifado, será possível criar um LAYOUT capaz de atender às
necessidades específicas de cada empresa.

26
 Almoxarifados

Almoxarifado da Fazenda Real - Os Almoxarifados, em Portugal, à época do

descobrimento do Brasil, eram as repartições fiscais regionais, encarregadas de
centralizar a arrecadação dos tributos e rendas da Coroa. No Brasil, porém, embora o
almoxarife continuasse responsável pela arrecadação tributária, os Almoxarifados
foram integrados numa repartição maior, a Provedoria da Fazenda Real, onde ficavam
subordinados à autoridade do Provedor, que habitualmente chefiava também a
Contadoria, a Tesouraria e a Alfândega. Perdeu, por isso, o Almoxarifado o destaque
que gozava em Portugal. Acresce que, no Brasil, o cargo de almoxarife esteve no
princípio ligado ao de "feitor", que era quem geria as atividades braçais de extração do
pau-brasil, de carga e descarga dos navios e de transporte de mercadorias. Com isso, os
almoxarifes se desligaram um tanto das atividades burocráticas exercidas pelo
Provedor e pelo Escrivão, perdendo prestígio e poder. Numa etapa posterior, no século
XVII, os almoxarifes foram separados dos feitores, ficando limitados às funções de
arrecadação e de guarda de bens e valores. Aliás, ainda hoje, o termo Almoxarife
significa o responsável pela guarda e conservação de bens móveis. Isso foi
conseqüência direta da última etapa de evolução do cargo, no século XVIII, quando
eles foram os responsáveis exclusivos pela administração dos ARMAZÉNS REAIS,
espalhados pelas diversas capitanias. Existiram alguns almoxarifados isolados, fora das
provedorias, com existência autônoma, ainda que subordinados a aquelas. Outros,
embora integrados nas Provedorias, tiveram papel importante o suficiente para serem
identificados e terem sua atuação notada. (FONTES: RODRIGUES, Para a História da
Administração da Fazenda Real no Reinado de D. Afonso V, 1:271 - SERRÃO,
Pequeno Dicionário de História de Portugal, 48 - DHBN, 35:165).

Almoxarifado da Torre de São Sebastião de Itaparica - Referido no ano de 1690,

localizava-se certamente na ilha de Itaparica, na baía de Todos os Santos. (FONTE:
ABN, 75:310).

27
Almoxarifado da Vila do Espírito Santo - Uma das mais velhas repartições públicas
do Brasil. É mencionada a sua existência em 1534, quando Antônio Espera era seu
escrivão. (FONTE: OLIVEIRA, História do Espírito Santo, 38).

Almoxarifado de Bertioga - A Capitania de Santo Amaro, doada a Pero Lopes de

Sousa, não prosperou e acabou incorporada à Capitania de São Vicente, após longa
pendência judicial entre os herdeiros do donatário. Quase nada se sabe sobre a história
desta capitania, pelo que muitos autores acreditam que ela não chegou a existir na
prática. Entretanto, nela chegou a haver uma vila, ora chamada de Bertioga, ora de
Santo Amaro, onde se instalou o "Almoxarifado da Fazenda Real da Vila da Bertioga",
cujo almoxarife, por volta de 1550, era Antônio Adorno, responsável pelos armazéns
reais e pela artilharia nela existentes. (FONTES: DHBN, 35:165).

Almoxarifado de Fernando de Noronha - Existia em 1749, ocasião em que era

almoxarife José Antônio de Castro Sarmento. (FONTES: ABN, 28:473).

Almoxarifado de Itamaracá - João Correia Botelho foi almoxarife de Itamaracá de

1714 a 1718. (FONTES: CMBN, 3:478 e 508).

Almoxarifado de São Vicente - Provavelmente se instalou com a vinda de Martim

Afonso de Sousa, em 1532, mas deve ter sido mudado posteriormente para Santos,
acompanhando a Provedoria da Fazenda Real, na qual estava integrado. (FONTE:
AZEVEDO MARQUES, Apontamentos Históricos, Geográficos, Biográficos,
Estatísticos e Noticiosos da Província de São Paulo, 2:326).

Almoxarifado do Juízo da Provedoria da Vila de Itu - Referido em 1756, é uma das

poucas repartições ligadas ao ciclo das "monções", ou seja, da navegação fluvial de São
Paulo para Mato Grosso. Veja também ARMAZÉM REAL DE ARARITAGUABA
(FONTE: RIHGB/AHU/SP, 5:194).

28
Almoxarifado do Morro de São Paulo - Localizado na Bahia, ao sul do Recôncavo,
no Município de Cairu, servia como suporte logístico para a fortaleza que protegia a
região. Sua existência é mencionada entre os anos. Esses armazéns foram integrados
numa nova repartição: a Intendência da Marinha e Armazéns Reais. (FONTES:
AMUL, 1:108 - CMBN, 4:29 - DHBN, 54:58; 96:74).

Fonte: http://www.receita.fazenda.gov.br/Memoria/administracao/reparticoes/colonia/almoxarifados.asp

29
 Unidade 2 – A importância estratégica e operacional

Olá!

Nesta unidade, trataremos da importância estratégica e operacional do estoque

nas empresas. Começaremos pela identificação de produtos e materiais. Posteriormente
trataremos da codificação dos mesmos.

Num segundo momento, abordaremos o processo de recebimento de materiais,

bem como importantes aspectos da entrada e saída de produtos. Por fim, analisaremos
pormenorizadamente a estocagem desses itens.

Bom estudo!

30
2.1 – Classificação de materiais

De acordo com José Carlos de F. Fernandes, em Administração de Material,

“a classificação de materiais surge por necessidade, uma vez que com o aumento
da industrialização e da introdução da produção em série, foi necessário, para que
não ocorressem falhas de produção devido à inexistência ou insuficiência de peças
em estoque”
(Fernandes, 1981, p.141)

Trata-se de um processo que tem como objetivo agrupar todos os materiais com
características comuns. Segundo Fernandes (1981, p.141) esta atividade pode ser
dividida em quatro categorias:

• Identificação;

• Codificação;

• Cadastramento;

• Catalogação.

A classificação de materiais baseia-se na relação de todos os itens que integram

o estoque. É preciso aplicar algumas técnicas de classificação de materiais, visando
posicioná-los no local mais apropriado.

O intuito é fazer um levantamento dos materiais estocados e classificá-los de

acordo com suas especificidades, melhorando, assim, o processo de produção. Abaixo
temos alguns fatores de suma importância neste ramo de atividade:

• Lista de materiais de estoque: refere-se ao catálogo de materiais

disponíveis no estoque. Essa lista pode ser feita em papel ou mesmo
programas de computador, como o Excel;

31
 • Planta baixa do almoxarifado: trata-se do espaço físico do armazém,
isto é, qual a disposição das prateleiras, o tamanho dos corredores etc.

Descrição da atividade do profissional de almoxarife:

1) primeiro passo:

Primeiramente, é preciso definir o critério a ser utilizado na classificação de

materiais. É bastante usado o método ABC. Esta técnica de catalogação de materiais é
baseada no seguinte critério: custo x saída do produto.

Os materiais, segundo esse critério, se classificam em:

• Classe A: os itens armazenados em estoque possuem maior saída;

• Classe B: estes apresentam as mesmas características do grupo A,

contudo, são de um nível de saída inferior ao exposto acima;

• Classe C: estes produtos, apesar de não terem uma boa saída no

estoque, podem paralisar a produção caso faltem no estoque.

É importante ressaltar que os itens “A” correspondem, em média, de 10 a 20%

dos itens do estoque e possuem demanda valorizada correspondente de 60 a 80% do
total.

Os itens “C”, por sua vez, correspondem, em média, de 80 a 90% dos itens do
estoque e possuem demanda valorizada correspondente de 10 a 20% do total. Os itens
“B”, por exclusão, correspondem aos itens intermediários entre “A” e “C”.

Para se fazer uma classificação ABC, deve-se proceder da seguinte maneira:

• Realizar a contagem dos materiais estocados;

32
 • Fazer pesquisa acerca da demanda do produto periodicamente;

• Realizar cotação acerca do preço unitário do produto;

• Checar através do método ABC: custo x saída de cada item armazenado.

Em outro método de classificação, os materiais se dividem em:

• Classe P: refere-se aos produtos que apresentam maior movimentação

no estoque;

• Classe Q: trata-se dos produtos que têm menos aceitação, logo, menos
movimentação no estoque;

• Classe R: são os produtos que apresentam baixíssima movimentação em

estoque, evidenciando sua baixa aceitação no mercado.

Exemplo: um item que possui saída de 60 unidades uma vez por mês será “R”,
enquanto outro que sai duas unidades por dia será “P”; apesar de saírem no mesmo
volume, o segundo possui maior número de saídas por mês.

Para fazer uma classificação PQR, deve-se proceder da seguinte maneira:

• Levantar todos os itens do estoque;

• Analisar periodicamente os índices acerca da movimentação de

materiais em estoque;

• Realizar a classificação dos materiais com base nos critérios do método

PQR.

33
 2) Segundo passo:

Para que possamos identificar essas características, é necessário ter em conta

alguns dados sobre os materiais, podendo estes ser retirados de catálogos, de listas de
peças fornecidas pelos fabricantes, pela simples visualização do material etc.

Ainda de acordo com Fernandes, alguns dos dados a ter em conta para
identificar os materiais podem ser:

• Medidas/dimensões das peças;

• Voltagem, amperagem etc.;

• Acabamento superficial do material;

• Tipo de material e a aplicação a que se destina;

• Procedimentos e normas técnicas;

• Referências da peça e/ou embalagens;

• Acondicionamento do material;

• Cor do material;

• Identificação dos fabricantes.

Há vários métodos de identificação e classificação de materiais. Dentre eles,

destacam-se:

34
 • O método descritivo: refere-se à descrição do produto armazenado de
maneira detalhada. Almeja-se, neste modelo de identificação, mostrar
todas as características do produto, desde sua dimensão até sua
validade. Entretanto, devemos evitar a descrição demasiada, isto é, não
se deve colocar informações irrelevantes acerca do produto. A
informação em demasia acaba por tornar o processo de identificação
mais difícil e demorado;

• O método referencial: trata-se do método de identificação que se baseia

na atribuição de informações em forma de descrição ou nomenclatura,
apoiada na referência do fabricante. Este método aperfeiçoa e facilita a
localização de itens.

A codificação desses materiais também é uma etapa importante no processo de

armazenamento. Trata-se da segunda ação no processo de classificação de materiais,
tendo, como intuito, oferecer maior controle sobre o estoque, uma vez que identifica
cada produto através de códigos ou letras.

O código do produto é chamado nome de peça e identifica o item, trazendo todas

as informações adicionais acerca dos mesmos.

A utilização desse sistema auxilia o controle de estoque, uma vez que facilita os
procedimentos de catalogação dentro de uma organização. Na verdade, o código serve
ao produto como um documento de identidade, onde constam todas as suas
características e especificidades.

Segundo Fernandes, “o código tornou-se tão mais necessário quanto maior for o
universo da empresa e dos materiais” (Fernandes, 1981, p.148). Existem três tipos
distintos de codificação usados na classificação de material. São eles:

• Sistema Alfabético: trata-se de um sistema que utiliza as letras na

classificação dos itens em estoque. Neste método, associam-se as letras
às características dos materiais;
35
• Sistema Alfanumérico: de acordo com Fernandes (1981), trata-se de um
método que, como o próprio nome sugere, usa letras (sistema alfabético)
e números (sistema numérico) para representar um material;

• Sistema numérico: refere-se ao sistema que utiliza os números para

identificação e classificação de materiais, similar aos códigos de barra.
Este sistema é bastante utilizado em empresas dos mais variados
segmentos, já que facilita o processo de classificação de itens.

36
2.2 – Codificação

Conforme visto anteriormente, há uma diversidade de sistemas de classificação

(alfabéticos, numéricos etc.), havendo um, entretanto, bastante eficiente, permitindo
melhor visualização dos produtos estocados.

Trata-se de um código de barras que representa a informação de um material

através da alternância de barras e espaços. A vantagem deste sistema está na
possibilidade de leitura eletrônica. Isso facilita o controle dos artigos em estoque.

O número do produto (ou do item) serve para identificar um material

isoladamente. Cada item apresenta um número de barras ou um número de registro. Este
permite estabelecer a qual parte do estoque pertence o material.

Similarmente ao RG, o número do código de barras fornece todas as

informações a respeito do produto. Este método facilita na identificação e classificação
de materiais.

Observe, na imagem, um exemplo de código de barra em que se vê a descrição

do produto, o lote que pertence e a área onde
está armazenado o produto:

37
 O processo de classificação de materiais é terminado ao catalogar um item do
estoque. Como já mencionamos, este processo é de suma importância para o bom
funcionamento do estoque, já que permite ordenar, de maneira lógica, todas as
informações referentes aos artigos armazenados. Isso, sem dúvida, facilita a consulta de
itens em estoque nas mais diversas áreas da empresa.

Um dos aspectos mais importantes na catalogação de material é usar

simplicidade, além de objetividade e concisão dos dados gerados e permitir um fácil
acesso e rapidez na pesquisa. Tudo para melhorar os processos internos de uma
empresa.

Portanto, os objetivos de uma boa catalogação são:

• Conseguir especificar o catálogo de uma forma tal que o usuário

consiga identificar/requisitar o material que deseja de forma ágil e
eficiente;

• Evitar que itens sejam cadastrados sob um mesmo numero de inscrição;

• Oferecer maior controle acerca dos dados de identificação e

especificidades dos materiais estocados, através de formulários e
inventários.

2.3 – Recebimento

O recebimento é talvez o processo mais importante do estoque, já que é o

momento em que os colaboradores do armazém recebem dos fornecedores os materiais
comprados pela empresa.

Neste momento, é necessário realizar a contagem e recontagem, efetuando uma

sucinta conferência dos itens adquiridos. Estes materiais, geralmente, são entregues pelo
fornecedor, que fica responsável pela sua integridade até a chegada no estoque.
38
 Naturalmente, o local de entrega já deve constar no contrato, ou mesmo na nota
fiscal do produto.

Somente quando o material estiver entregue é que a responsabilidade pela

guarda é transferida à empresa recebedora.

O recebimento pode ser classificado de duas maneiras distintas:

• Recebimento provisório: refere-se ao material adquirido que pode ou

não ser aceito no momento do recebimento. Geralmente, realizam-se
procedimentos de conferência para a aceitação ou não do material;

• Recebimento definitivo: é o recebimento que está de acordo com a

descrição contida na documentação fiscal. Ou seja, é através da
documentação que este material é conferido e recebido, seguindo as
especificações de contrato.

Um questionamento recorrente, neste sentido, é acerca da importância em

realizar os procedimentos de recebimento de materiais. Seu objetivo principal é
assegurar que os itens adquiridos estejam íntegros e em conformidade com o
estabelecido na documentação fiscal do produto. Este processo, além de estreitar a
relação profissional entre fornecedor e comprador, evita desperdícios e trabalhos
dobrados. De um modo geral, evita a ineficiência e gastos operacionais em um estoque
de armazenamento.

Conferência de materiais no ato do recebimento

O processo de recebimento de materiais não trata apenas de descarregar e

armazenar produtos. As atividades de recebimento vão além disso, uma vez que
envolvem desde o recebimento do material até o processo de estocagem do mesmo.

39
 É de suma importância que, antes de receber o material, se realize uma
minuciosa conferência dos artigos. Isso evitará erros e equívocos no recebimento do
material, consequentemente reduzindo custos operacionais de troca.

Quando o material a ser recebido exceder o valor de 80 mil reais, a conferência

não é feita pelo setor de almoxarifado, mas sim por uma comissão composta por três
membros da gerência, segundo determinação da Lei Federal Nº 8.666, datada de 21 de
Junho de 1993.

Em casos assim, o material recebido deverá ser estocado provisoriamente, para

que somente depois a comissão designada realize a contagem dos itens adquiridos,
conforme as especificações de contrato.

Após a comissão ter realizado a conferência dos artigos, bem como sua
aceitação, o almoxarifado entra em ação, dando entrada nos materiais recebidos e
fazendo a catalogação dos itens.

A conferência dos itens adquiridos deve adotar o seguinte procedimento:

Fases Descrição

Primeira fase Verificação das condições de recebimento do material;

Segunda fase Identificação do material;

Terceira fase Guarda na localização adotada;

Quarta fase Informação da localização física de guarda ao controle;

Quinta fase Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento;

Sexta fase Separação para distribuição.

O processo de conferência ocorre da seguinte forma:

40
 • Conferência visual: exame superficial, cujo objetivo é identificar
avarias, bem como realizar observações referentes à integridade física
do item adquirido;

• Conferência quantitativa: consiste na verificação da quantidade

estabelecida em nota fiscal ou documento similar. Esta conferência pode
ser realizada:

1. Pelo volume total do material adquirido: Aqui, são

contabilizados todos os itens, podendo este procedimento ser
realizado de duas formas:

(i) O funcionário realiza a contagem de acordo com o estabelecido

em nota fiscal. O objetivo é apurar possíveis equívocos, quanto à
quantidade de itens, no ato da entrega;

(ii) O colaborador realiza primeiro a contagem dos artigos

adquiridos, comparando, posteriormente, às informações
contidas na nota fiscal. Essa técnica é também conhecida como
contagem cega.

2. Por amostragem dos itens: Neste método, a quantia declarada

em nota é verificada por meio de um percentual de cada item,
que, por sua vez, será objeto de análise na constatação de erros e
desvios.

• Conferência qualitativa: refere-se à análise de qualidade dos produtos

adquiridos. Isso ocorre com a comparação das informações da nota e do
contrato com o fornecedor.

Estes procedimentos têm como objetivo garantir o recebimento dos artigos de

maneira correta, levando em consideração aspectos como:

41
 • Características dimensionais do item;

• Características específicas do item;

• Restrições acerca do item.

Posteriormente à conferência dos artigos recebidos, o almoxarife poderá recusar

totalmente a carga, desde que encontre irregularidades quanto ao que foi acordado em
contrato.

O recebimento pode ser parcial. Isso dependerá, naturalmente, das condições em

que se encontram os itens adquiridos, isto é, se a integridade física do material foi
resguardada.

A recusa total da carga se dá pelas razões descritas abaixo. Observe:

• Nota fiscal não confere com quantidade de produtos recebidos;

• Falta de documentação fiscal;

• A especificação do item é diferente da constante na nota de recebimento.

É importante ressaltar que, caso haja um desvio na quantidade de itens superior a

3% quando comparada com a amostra analisada, deve ocorrer a recusa total da carga a
ser recebida. Quando isso ocorre, há a possibilidade de reagendamento da entrega dos
materiais.

Por outro lado, o recebimento total dos itens corresponde à entrega correta dos
artigos especificados em nota fiscal ou documento similar. Devemos nos atentar a
aspectos como:

• Requisitos de documentação;

42
 • Quantidade de itens;

• Qualidade dos itens.

Já o recebimento parcial de mercadorias refere-se à aceitação da parte correta

dos itens. Quando isso ocorre, é preciso descrever, na nota ou documento fiscal, os itens
recebidos, e reagendar nova entrega dos que faltam.

É importante ressaltar que a nota fiscal só deverá ser entregue quando a parte da
carga que falta também o for corretamente. Para essa nova entrega, deverá ser realizado
novo agendamento e novo procedimento de recebimento.

Check-list de recebimento e conferência de materiais

O check-list é um documento que lista os itens mínimos a serem verificados

durante a execução de uma tarefa, sendo necessário observar determinados critérios
previamente definidos e registrar eventuais problemas.

Tratando-se do recebimento, esse documento auxilia na conferência visual,

qualitativa e quantitativa dos materiais recebidos no almoxarifado.

Recomenda-se a utilização de um modelo padrão de check-list de recebimento e

conferência de materiais.

O recebimento é o ato pelo qual a equipe do almoxarifado ou uma comissão

designada recebe do fornecedor os materiais adquiridos pelo órgão/entidade, efetuando
as conferências necessárias para dar o aceite dos produtos.

43
 Esses materiais devem ser entregues pelo fornecedor em local previamente
determinado no contrato e conforme agendamento realizado junto ao almoxarifado.

É no recebimento que a responsabilidade pela guarda e conservação do material

é transferida do fornecedor ao órgão/entidade recebedor.

Fonte: www.planejamento.mg.gov.br

2.4 – Entrada de materiais

É preciso ter ciência de que há inúmeros fatores determinantes nas atividades de

recebimento de mercadorias ocorridas antes da contagem física e preparação do
armazenamento.

Observe quais são eles:

– Tipo de atividade

Podemos considerar três tipos de atividades que implicam diferentes documentos e

procedimentos de entradas de mercadorias: indústria, distribuidora e armazém geral. Numa
indústria, há três documentos de entrada a serem considerados: ordem de produção, que
documenta transferência da mercadoria de área produtiva para o armazém; a nota fiscal de
devolução de cliente e a nota fiscal de entrada por cancelamento de venda.

Num armazém geral, as entradas de mercadorias são baseadas na nota fiscal de

transferência do depositante, na nota fiscal de fornecedor de depositante e na nota fiscal de
entrada do armazém.

Como se nota, do ponto de estrutura de dados, há apenas dois documentos distintos a

serem tratados: nota fiscal e ordem de produção. Todavia, os procedimentos dependem
diretamente da operação de cada nota fiscal.

44
 – Interfaces com Depositante

As Interfaces com o depositante específicas para o recebimento visam reduzir o esforço

de digitação comunicando alta precisão às informações.

As principais interfaces para o recebimento são SKU (Stock Keeping Unit; em

português, “Unidade de Manutenção de Estoque”; é definido como um identificador único de
um produto e é utilizado para manutenção de estoque) e o Pedido de Compra e as Notas
Fiscais.

No caso de recebimento de notas fiscais de fornecedores de depositante de um

armazém geral, é muito raro que haja interface. É altamente recomendável importar os SKU do
depositante.

Em geral, há necessidade de complementar os dados importados com atributos

necessários às regras a serem obedecidas nas atividades de recebimento, armazenamento e
picking.

Conhecer os pedidos de compra tem dupla finalidade:

– permitir o agendamento de recebimentos;

– balizar as notas fiscais a serem recebidas.

De um modo geral, tais operações não são fáceis de serem implementadas devido à
instabilidade das informações dos pedidos de compra, da indisciplina comercial e pelas regras
de aceitação das notas fiscais serem dependentes de cada depositante.

A interface de notas fiscais é indispensável, pois elimina um dos gargalos do

recebimento que é a digitação da nota fiscal e permite a realização de validações preliminares.

45
 – Entrega da transportadora

Há dois tipos de entrega por parte das transportadoras: toda a carga do veículo destina-
se ao depósito (entrega única) ou, somente parte da carga destina-se ao depósito (carga
fracionada).

Do ponto de vista do recebimento, a diferença entre elas é que, no segundo caso, o

veículo deve ser liberado antes do fim do recebimento para efetuar as demais entregas. Este
fato impede a devolução de material avariado no ato do recebimento, prática comum em
grandes centros de distribuição.

– Unidade de transporte

As mercadorias podem ser entregues ao depósito em paletes ou em carga solta. Quando

paletizadas, o processo de recebimento é menos trabalhoso pela facilidade de movimentação e
contagem da carga.

Quando tratar-se de carga solta, há a necessidade de que todas as unidades de cada

SKU sejam previamente agrupadas para a contagem e preparação para o armazenamento. Isto
implica maior área de trabalho e maior empenho na contagem.

– Agendamento

Agendar implica reservar capacidade real de recebimento. A capacidade instalada de

recebimento é determinada pelo número de docas, pelo tempo médio de descarga e pela
capacidade de armazenagem.

A capacidade disponível reduz a capacidade instalada devido ao número de equipe de

recebimento, os turnos de funcionamento por dia da semana e as posições de estoque ocupadas.

O tempo padrão de descarga, em termos mais simples, é função da diversidade de

SKU, unificação de transporte e quantidade das cargas entregues. Quanto maior a diversidade e
menor a quantidade de cada de SKU, maior o tempo de descarga.

Com tais parâmetros registrados, cada pedido de compra reserva a capacidade

46
disponível na data de recebimento prevista, sinalizando alertas em casos de sobrecargas que
implicam horas extras.

O refinamento da hora da descarga prevista pode ser obtido de modo passivo, por
iniciativa das transportadoras ou de modo ativo, por iniciativa do operador logístico.

De modo geral, o agendamento deve ser feito quando da geração do pedido de compra
a partir da consulta à disponibilidade de recebimento obtida pelo processamento dos pedidos
anteriores e da capacidade real.

– Priorização do recebimento

Para priorizar os recebimentos, há necessidade de ter ciência das mercadorias contidas

nos dos veículos que transportam os materiais a serem recebidos, bem como os pedidos de
saída.

Este tipo de procedimento tem por objetivo acelerar o atendimento de pedidos,

principalmente tratando-se de mercadorias orientadas para processos “cross docking”, ou seja,
um processo de distribuição onde a mercadoria recebida é redirecionada sem uma
armazenagem prévia.

Porém pode aumentar o tempo de permanência de veículos no pátio pela desobediência

à ordem de chegada dos veículos. Não é raro que as transportadoras cobrem adicionais por esta
espera e recorram à imprensa provocando desgaste de imagem do depositante.

Fonte: http://www.uniconsult.com.br/blog/uss_artigo_recebimento11.pdf

Melhores práticas para armazenagem e recebimento de materiais

Quando consideramos que o armazém recebe, conta, e inspeciona, em média,

milhares de itens de diferentes formas e tamanhos, vindo de centenas de fornecedores
cuja colheita, embalagem, transporte e práticas são todos diferentes, não é de se
estranhar que a recepção, ou recebimento desses produtos, pode ser um dos mais
complicados processos de armazenagem de materiais.

47
 Erros na recepção, ao contrário da maioria de outros erros no setor de estoque,
têm um efeito cascata. Se a empresa não conta com um processo de recebimento bem
eficiente, certamente correrá riscos que podem interferir em todo o sistema de produção.

O sucesso ou o fracasso em receber materiais determina o quanto de receita será

gasto com erros de procedimento. Todos os que trabalham na equipe de distribuição
devem entender que o sucesso de saída e eficiência depende do sucesso de eficiência de
entrada dos materiais.

Idealmente, a melhor prática, tratando-se de entrada de materiais em estoque, é

mover os itens para o seu local de armazenamento com poucos movimentos, exames de
código de barras etc.

A eficiência no processo de recebimento de materiais é fundamental, pois,

quando você move mais rápido o produto com menos funcionários, a produtividade e a
margem de lucro são maiores.

Este processo se inicia logo na fase de identificação e classificação de materiais.

Certifique-se de que as etiquetas podem ser lidas pelo dispositivo de captura de dados, a
exemplo dos códigos de barra, como também compreendida pelos colaboradores.

As informações que devem conter as etiquetas ou código de barras dependem do

sistema de identificação e classificação de materiais da empresa. Todavia, podem-se
incluir os seguintes dados nos rótulos dos materiais:

• Remetente/fornecedor (nome da empresa e número telefônico);

• Número da ordem de compra;

• Etiquetas de paletes e de quantidade;

• Rótulos de caso e quantidade;

48
 • Número do produto e descrição;

• Contagem de pacote;

• Etiquetas/unidade ou marcas (cada item no caso deve ter um ID único de

produto).

Para diminuir a possibilidade de erros no processo de armazenagem,

sugere-se:

• Marcar todos os locais de armazenamento;

• Substituir as etiquetas danificadas;

• Certificar-se de que as etiquetas são legíveis, entre outros.

Naturalmente, as ideias acima são de grande valia. Contudo, boas ideias não
significam nada se você não implementá-las. Claro, é preciso tempo, esforço, disciplina
e comunicação de duas vias para se desenvolver - e aperfeiçoar - um sistema com seus
colaboradores.

Uma boa dica é seguir um padrão de conformidade, ou seja, especificar para o

fornecedor como você deseja receber o produto: se em paletes ou em caixas, por
exemplo.

Verifique se o Sistema de Gestão de Armazéns pode acomodar várias unidades

de medida de cada produto.

Também é necessário criar, aprovar, publicar e fazer cumprir procedimentos de

conformidade interna em uma organização.

Outra dica é solicitar que os fornecedores rotulem a embalagem exterior com o

número do pedido, produto ou outras informações relevantes, contagem de caixa, e
49
código de barras. Em grandes empresas, os fornecedores adicionam etiquetas de
informação nos paletes.

O recebimento, em armazéns modernos, traz algumas dificuldades em relação

aos aparatos tecnológicos. Contudo, apresentam significativas melhoras no processo,
uma vez que a tecnologia permite:

• Receber várias ordens de compra simultaneamente;

• Atribuir inventário para reposição de materiais;

• Atualizar automaticamente os níveis de inventário após o recebimento;

• Ver detalhes do recibo de recepção única ou todas as receitas de um

único fornecedor etc.

Quando os embarques chegam, é necessário inspecioná-los imediatamente.

Além disso, é uma boa ideia ter uma área especial para embarques incorretos, isto é,
recebimento equivocado de produtos e materiais.

Como podemos observar, o bom funcionamento de um estoque passa,

obrigatoriamente, pela eficiente identificação, classificação e recebimento de produtos e
materiais, atentando-se, naturalmente, à sua reposição.

2.5 – Estocagem de materiais

Há diversas formas de armazenar um material. Isso dependerá do tipo de

armazém que se tem disponível. Vejamos alguns tipos de estoques:

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 Armazéns

Trata-se de edificações de alvenaria. Consiste num lugar fechado e coberto, com

ou sem forro. O piso deste armazém deve ser construído com material resistente para
suportar o peso dos materiais.

Nestas instalações, não raro, é possível observar estufas, geladeira, entre outros
equipamentos. A área total é aproveitada como:

• Área de armazenamento: local reservado para o estoque com

corredores de acesso ao material armazenado;

• Área de serviço: refere-se ao local onde é realizado o atendimento aos

entregadores e usuários, bem como o recebimento de materiais;

• Área administrativa: é o local onde são realizados os serviços

administrativos. Nesta área devem constar instalações sanitárias e
vestuário.

Galpões

Trata-se, também, de edificações cobertas, com piso apropriado para suportar o

peso das cargas. Estes galpões podem ser utilizados como área de serviços, além de
armazenamento.

A céu aberto ou pátio

Refere-se a terrenos descobertos, destinados exclusivamente ao armazenamento

de materiais. Nestes espaços, não há controle das condições ambientais, que interferem
na integridade física do material estocado.

Estes armazéns geralmente são instalados próximos aos setores de consumo. Um

fator negativo é a dificuldade na movimentação de materiais. Por isso consideram-se, no
51
processo de armazenamento, fatores como o volume e peso do material estocado e o seu
tamanho.

Distribuição interna das áreas do armazém

Este método de distribuição também é conhecido como “estudo de layout”. É um

aspecto extremamente importante na organização do almoxarifado. Há algumas áreas
que merecem um olhar mais atento. Entre elas, destacam-se:

• Área de recepção e expedição;

• Área de estoque dos materiais;

• Área das máquinas e equipamentos;

• Área de serviços e controles.

Neste sentido, podemos dizer que o processo de armazenagem segue uma ordem
de saída e entrada de materiais. Isso implica no material armazenado há mais tempo ser
o primeiro a sair.

Esse procedimento evita que produtos armazenados há mais tempo sejam retidos
no estoque, podendo, inclusive perder a validade, caso sejam esquecidos no armazém de
materiais. Pode ocorrer também oxidação e deterioração de materiais estocados.

Na medida do possível, é necessário estocar os materiais de acordo com sua

similaridade. Isso pode ser feito com auxílio da catalogação de materiais.

O agrupamento dos itens em estoque deve levar em consideração as

características físicas e suas diferentes aplicações. Ao juntar os materiais semelhantes,
você minimiza a necessidade de movimentação dos itens estocados.

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 – Valor do material

O valor de um material é determinante na forma de armazenamento do mesmo.

Ou seja, quanto maior for o custo de determinado item, maior será o cuidado no
processo de armazenamento.

Naturalmente, as regras não são muito diferentes em relação aos demais artigos.
Entretanto, é preciso destacar que o local de armazenagem deve ser apropriado, de
maneira que garanta maior segurança aos materiais estocados.

– Carga unitária

Trata-se do material embalado um a um. Esta forma de embalagem facilita o

transporte e o manuseio do material. O transporte desses itens deve ser feito de maneira
que reduza a movimentação do produto.

Esse modo de operação consiste na arrumação de pequenos itens em volumes

dimensionados e classificados.

– Acondicionamento e embalagem

Quando um material é recebido, é comum as embalagens serem abertas para a

conferência do produto. Contudo, logo após esse procedimento, as embalagens devem
ser lacradas novamente.

Os materiais a serem desembalados devem corresponder à quantidade exata de

itens a serem entregues. Este procedimento apresenta os mesmos benefícios apontados
no critério da carga unitária.

53
 – Empilhamento/Armações

Trata-se de prateleiras fabricadas com estruturas de aço ou de madeira em

unidades que seguem um padrão previamente estabelecido, de acordo com as
necessidades do armazém e da estocagem.

Ao elaborar a disposição das prateleiras, deve-se levar em consideração a

dimensão e o layout do armazém. Isso pode evitar gastos desnecessários com adaptação
do espaço físico.

Em armazéns menores, as prateleiras são fabricadas com madeira, uma vez que
os itens a serem estocados são constituídos de materiais relativamente leves, de pequeno
porte, a exemplo dos materiais de limpeza e de escritório. Entretanto, nos últimos anos,
tem-se observado uma gradual substituição das armações de madeira por estruturas
metálicas, mesmo nos pequenos almoxarifados.

As prateleiras de aço, ou material similar, trazem consigo algumas vantagens em

relação às estruturas de madeira. Vejamos quais são:

• São imunes à ação de insetos e roedores;

• Suportam maior peso;

• São mais fáceis de serem montadas ou desmontadas;

• Têm grande durabilidade.

Deste item em especial (Layout) trataremos pormenorizadamente mais adiante.

Abordaremos a importância da organização do espaço físico do galpão e analisaremos
como essas ações têm influência no processo de armazenamento de materiais.

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 Conhecendo mais

Crossdocking é um termo de origem anglófona que designa um processo

utilizado na distribuição de produtos com elevados índices de giro e de perecibilidade,
em que estes não são estocados, apenas cruzam o armazém indo direto aos pontos de
venda sem passar pelo processo de estocagem.

Na prática, as operações de crossdocking requerem grandes estágios onde os

materiais são classificados, consolidados e armazenados por pouco tempo ou não
armazenados. Após esses estágios os produtos estarão prontos para distribuição.
Crossdocking é usado para diminuir o armazenamento, aumentando o fluxo entre o
fornecedor e o fabricante.

O Crossdocking pode ser definido como uma operação do sistema de

distribuição na qual os produtos de um veículo são recebidos, separados, e
encaminhados para outro veículo. Isso nos dá uma clara visão de que a sincronização
entre o recebimento e a expedição de mercadorias é essencial para a eficiência,
podendo ser crítico para a viabilidade do processo.

Uma aplicação muito comum do crossdocking (que literalmente designa

"atravessamento de docas") é seu uso, principalmente, na execução de entregas em
centros urbanos, onde a circulação de veículos de grande porte sofre restrições sobre a
sua dimensão e peso, impedindo-os de efetuar as entregas.

Tais veículos descarregam seus produtos em um armazém, os produtos cruzam

o armazém através de esteiras, e em seguida carregam outro veículo de menor porte,
que efetuará as entregas.

Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Crossdocking

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 Encerramento do Módulo I

Prezado(a) Aluno(a)!

Parabéns, você chegou ao final do primeiro módulo do curso de Almoxarifado

do Cursos 24 Horas!

Lembre-se que o curso é composto por dois módulos e que para ter acesso ao
Módulo II é necessário que você realize a avaliação, que se encontra em nosso Portal
na sua sala de aula.

Sinta-se a vontade para fazer a prova assim que estiver preparado(a).

Desejamos boa sorte e bom estudo!

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