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ISBN 978-85-334-2004-5
Brasília – DF
2013
coleção arquivo
MINISTÉRIO DA SAÚDE
Secretaria-Executiva
Subsecretaria de Assuntos Administrativos
Brasília – DF
2013
coleção arquivo
© 2013 Ministério da Saúde.
Todos os direitos reservados. É permitida a reprodução parcial ou total desta obra, desde que citada a fonte e que não seja para
venda ou qualquer fim comercial. A responsabilidade pelos direitos autorais de textos e imagens desta obra é da área técnica. A
coleção institucional do Ministério da Saúde pode ser acessada, na íntegra, na Biblioteca Virtual em Saúde do Ministério da Saúde:
<www.saude.gov.br/bvs>.
Ficha Catalográfica
Brasil. Ministério da Saúde. Secretaria-Executiva. Subsecretaria de Assuntos Administrativos.
Manual de gestão de documentos: metodologia de arquivo / Ministério da Saúde, Secretaria-Executiva, Subsecretaria de As-
suntos Administrativos. – Brasília : Editora do Ministério da Saúde, 2013.
146 p. : il. – (Coleção arquivo)
ISBN 978-85-334-2004-5
1. Documento. 2. Gestão da informação. 3. Capacitação . I. Título. II. Série.
CDU 005.92
Catalogação na fonte – Coordenação-Geral de Documentação e Informação – Editora MS – OS 2013/0132
Apresentação............................................................................................................................................................................ 5
1 Conceitos................................................................................................................................................................................. 7
2 Gestão de Documentos..................................................................................................................................................13
2.1 Documentos Oficiais ......................................................................................................................................................13
5 Classificação..................................................................................................................................................................... 113
Glossário................................................................................................................................................................................ 139
Referências............................................................................................................................................................................ 143
Apresentação
Nesse sentido, o manual tem a finalidade de disseminar, para o público interno do Ministério
da Saúde, o conteúdo ministrado no Curso de Gestão de Documentos oferecido pela Divisão de Docu-
mentos Arquivísticos (DIDOC), por meio do Serviço de Gestão de Documentos Arquivísticos (SEGED).
O presente manual está dividido em três partes: a primeira se refere aos procedimentos relacio-
nados à elaboração, ao registro e ao trâmite de documentos; a segunda parte ensina como classificar
um documento; e a terceira traz toda a metodologia adotada para as transferências e empréstimos de
documentos pelo Serviço de Arquivo.
5
1C
CONCEIT
TOS
1 Conceitos
Do
ocumento o: é toda a informaçção (elem mento refe erencial ou u dado) re egistrada em
um
m suporte (material, base), u utilizada ppara estud do, prova e pesquissas. Veja a os
exe
emplos a seguir:
Documento: é toda a informação (elemento referencial ou dado) registrada em um suporte
(material, base), utilizada para estudo, prova e pesquisas. Veja os exemplos a seguir:
Fi
Figura –EExemplo
gura1 –1Exemplo d
de docum
de documentos mentos
Fo
onte: Autoria
a própria.
7
Su
uporte: material
m no
o qual sãão registra
adas as iinformaçõ
ões. Ex.: papel, film
me,
CD
D, DVD, disquete, e
entre outro
os.
Suporte: material no qual são registradas as informações. Ex.: papel, filme, CD, DVD, disquete,
Figura 2 – Tipos de
entre outros. d suporte
e
Figura 2 – Tipos de suporte
Esspécie: re eunião de documen ntos confo orme o seeu formato (configu uração físsica
de um supo orte de accordo com m a sua n natureza e o modo como foi produzid do).
Exx.: ata, carrta, decretto, folheto
o, fotograffia, memorando, ofíício, plantta, relatóriio.
8
Espécie: reunião de documentos conforme o seu formato (configuração física de um suporte
de acordo com a sua natureza e o modo como foi produzido). Ex.: ata, carta, decreto, folheto, fotografia,
memorando, ofício, planta, relatório.
Figura 3 – Exemp
plos de esspécies do
ocumentais
Figura 3 – Exemplos de espécies documentais
Fonte: Au
utoria própria.
pologia: jjunção da
Tip a espécie documen
ntal mais a função/a
atividade que motivvou
approdução do docum mento.
gura 4 – E
Fig Exemplo de
d tipologiia docume
ental
9
Fonte: Au
utoria própria.
pologia: jjunção da
Tip a espécie documen ntal mais a função/a atividade que motivvou
ap Tipologia: junção
produção do docum da espécie
mento. documental mais a função/atividade que motivou a produção do
documento.
gura 4 – E
Fig Exemplo de d tipologiia docume
Figura 4 – Exemplo de tipologia documental
ental
10
Infformação
o: ideia ou
u mensage
em contid
da em um documen
nto.
Figgura
Figura 5–E Exemplos
5 – Exemplos d docume
de
de documentos entos
de arquivo de arrquivo
Arrquivo: co onjunto de
e documeentos prod duzidos e recebidoss por órgã
ãos públiccos
insstituições de cará áter públicco, entidades privvadas e pessoas físicas em
decorrência do exerccício de ssuas ativid ualquer que seja o suporte da
dades, qu
infoormação ou a natureza do d documento o.
11
Fonte: Auttoria própria
a.
Fonnte: Autoria
a própria.
Arrquivo: co onjunto de e docume entos prod duzidos e recebidoss por órgã ãos públiccos,
insstituições de cará áter públicco, entidades privvadas e pessoas físicas em
decorrência do exerc
Arquivo: cício
conjunto de de ssuas ativid
documentos dades,
produzidos quualquer
e recebidos que públicos,
por órgãos suporte da
seja o instituições
infoormação ou a natureza do d
de caráter público, entidades documento
privadas e pessoas o.
físicas em decorrência do exercício de suas atividades,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento.
Figura 6 – Conceitto de arqu
uivo
Figura 6 – Conceito de arquivo
Fonte: Auttoria
Fonte: Autoria própria
própria. a.
12
2 Gestão de Documentos
A aplicação desta técnica permite que o Ministério da Saúde controle e acompanhe toda a sua
documentação, seja ela produzida ou recebida, garantindo a uniformização de procedimentos; eficiên-
cia na recuperação da informação; racionalização da produção documental; criação e manutenção de
documentos de forma acessível, inteligível e utilizável; transparência e desburocratização do Estado;
legalidade dos atos administrativos; destinação correta dos documentos; e a recuperação da informa-
ção de forma ágil.
Comunicação oficial
A comunicação oficial é a troca de mensagens e informações entre os diversos órgãos do servi-
ço público. Sendo assim, além dos conceitos básicos de uma boa redação, existem fundamentos essen-
ciais à padronização dos documentos, no uso de fórmulas, na estética e na característica da linguagem
a ser utilizada na elaboração de tais documentos.
Atenção: Todas as unidades do MS podem produzir memorandos, desde que sejam unidades
formais e que os assuntos tratados sejam de sua competência.
13
O que isso sig
gnifica na
a prática?
?
Memorando: ccomunica
ação entre
e unidadess da estru
utura formal do MS..
Fig
gura 77 –– Comunicação
Figura C
Comunicaççãovia
viamemorando
m
memorando
o
Co
omo fazer
r umfazer
Como memmorando?
?
um memorando?
A caraccterística principal do memo orando é a agilidad de, devenndo
A característica principal do memorando é a agilidade, devendo sua tramitação pautar-se pela
sua ttramitaçãoo pautar-se pela rrapidez e simplicid dade. Vissando atin ngir
rapidez e simplicidade. Visando atingir esse objetivo e facilitar as atividades do serviço público, o Manual
esse objetivo e facilitarr as ativid
dades do serviço público, o Manual da
da Presidência da República
Presidência d
da Repúbpadronizou
blica pad a forma e aaestrutura
dronizou forma a doe memorando.
a estrutura
e do
memo orando.
Estrutura
E
Estrutura
1) Tipo e número do documento, seguido da sigla do órgão que o elabora.
1) Tipo e número o do docu umento, se a sigla do órgão que o
eguido da
2) Local eelabo
data em que foi elaborado.
ora.
2) Locaal edeve
3) Destinatário: data ser
e
emmencionado
que foi elaborad
pelodo.
cargo que ocupa.
3) Dest
4) Assunto: tinatário:
resumo doddeve serdocumento
teor do m
menciona
ado
empelo ccargo que ocupa.
negrito.
4) Assu unto: resu
umo do teo
or do docu umento em negrito o.
5) Fecho: “respeitosamente” para autoridades superiores ou “atenciosamente” para autoridades
de5) Fech
mesma ho: “resp
peitosamente” para
hierarquia. a autorid
dades su uperiores ou
“atennciosamente” para autoridad des de me
esma hiera arquia.
6) Nome e cargo do remetente responsável pela expedição do documento.
14
6) Nom
me e cargo do rem
metente re
esponsáve
el pela exxpedição do
docu
umento.
Figura 8 – Exemplo de Me
emorando
o
Figura 8 – Exemplo de Memorando
Lem
mbrete::
O m
memoraando é aa comu unicaçãão a serr enviad da aos
DSEEI, núcle
eos estaduais,, institu
utos, ho
ospitaiss
15
fede
erais ettc.
Lembrete:
O memorando é a comunicação a ser enviada aos DSEI, núcleos estaduais, institutos, hospitais
federais etc.
Erros comuns ao fazer um memorando: colocar brasão, endereço, símbolos, rodapé e numerar
a primeira folha.
16
Erros comuuns ao fa
azer um m memorand
do: coloca
ar brasão
o, endereçço, símbollos,
dapé e nu
rod umerar a primeira
p fo
olha.
Fig
gura 9 – M e Memorando errad
Modelo de do
Figura 9 – Modelo de Memorando errado
17
Memorando-Circular: co omunicação interna
a com divversas cóppias dirigid
das
a uniddades differentes de uma mesma instituiçã ão que podem
p esstar
hierarq
quicamentte em mesmo nívell ou em níveis diferrentes.
18
Fonte: Autoria própria.
1) 2)
Tipo e número
Local e data emdoque
documento, seguido da sigla do órgão que o
foi expedido.
expede.
3) Destinatário: nome, cargo, empresa, cidade, estado e CEP.
2) Local e data em que foi expedido.
4) Assunto: resumo do teor do documento em negrito.
3) Destinatário: nome, cargo, empresa, cidade, estado e CEP.
5) Fecho: “respeitosamente” para autoridades superiores ou “atenciosamente” para autoridades
4) Assunto: resumo do teor do documento em negrito.
de mesma hierarquia.
5) Fecho: “respeitosamente” para autoridades superiores ou
6) Nome e cargo do remetente
“atenciosamente” responsável
para autoridades pela expedição
de mesma do documento.
hierarquia.
19
6) Nome e cargo do remetente responsável pela expedição do
documento.
Despacho: é a decisão ou ordem proferida por quem é de direito para dar continuidade às
Despacho: é a decisão ou ordem proferida por quem é de direito para dar
ações presentes no documento.
continuidade às ações presentes no documento.
20
Atenção: despacho não é um novo documento e não precisa de registro no Sistema Integrado
de Protocolo e Arquivo (SIPAR).
Qualquer solicitação ou informação inerente ao documento será feita por meio de despacho,
em “Folha de Despacho”, a ser incluída no final do documento, utilizando-se tantas folhas quanto forem
necessárias.
Estrutura
1) Fonte: deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12, no texto em geral, 11
nas citações e 10 nas notas de rodapé; para símbolos não existentes na fonte Times New
Roman, poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings.
3) Registro SIPAR n°: citar o número de registro SIPAR do documento principal. Posiciona-se na
linha abaixo à do despacho referente. Exemplo: Registro SIPAR n° 25000.000322/2005-09.
4) Destinatário do despacho: deve constar duas linhas abaixo do registro SIPAR. O destinatário
é mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplo: Ao (À) Sr.(a) Subsecretário(a) de Assuntos
Administrativos.
7) Identificação do signatário: o nome e o cargo da autoridade que expede o despacho devem ser digita-
dos duas linhas abaixo da data e devem ser centralizados.
21
Figura 13 pg 25 – errada, trocar por esta
Figura 13 – Exemplo de Folha de Despacho
Fonte: Manual de Redação da Presidência da República.
Lembrete:
– O despacho não deverá ser registrado no SIPAR!
– O despacho não poderá ser dado no verso e em nenhum outro local do documento oficial.
– Utilizar sempre a folha de despacho conforme está no modelo.
– Pode ser utilizada a frente e o verso da folha de despacho.
22
Figura 14 pg 27 – errada, trocar por esta:
Figura 14 – Erros comuns ao fazer um despacho
Fonte: Autoria própria.
“Registro de expediente externo” pg 34 não esta em negrito
Todos os importantes não estão em negrito nem em vermelho
Figura 16 pg 36 – falta aspas no final do título.
Figura 17 pg pg 40 – o título esta errado deve ser mudado para “Exemplo: Onde apor o
carimbo de registro SIPAR”
“Registros Adicionais”, “Motivo do Cancelamento” e “Cancelar Documento” pg 41 – não estão
em negrito
Figura referente ao item 3 esta cortada pg 42
O texto “INTERNAS do Ministério da Saúde” não esta em negrito pg 43 23
O texto “tramitando expedientes fisicamente” pg 44 não esta em negrito.
O texto “não fazem parte da estrutura direta do Ministério da Saúde, ou seja órgãos
EXTERNOS da Administração Pública Federal ou Estadual” pg 57 – não esta em negrito e em
3 TRABALHANDO COM EXPEDIENTES
25
2) Dê um clique com o botão esquerdo do mouse em REGISTRO DE
DOCUMENTO INTERNO.
2) Dê um clique com o botão esquerdo do mouse em REGISTRO DE DOCUMENTO INTERNO.
Explicando os campos:
3) Preenchendo os campos do registro:
Insumo Estratégico para Saúde (IES): os expedientes referentes a
3)
insumo estratégico Preenchendo
para saúde
Explicando os campos
deverão
os campos: estardoidentificados
registro: fisicamente com o
carimbo “Insumos Insumo
Estratégicos de Saúde”. Esse carimbo é aposto pelos
Estratégico para Saúde (IES): os expedientes referentes a insumo estratégico para saúde
técnicos das deverão
áreas que realizam afisicamente
estar identificados análise comdo expediente; só assim,
o carimbo “Insumos a opção
Estratégicos de Saúde”. Esse carimbo é
“sim” deverá ser marcada. Caso o expediente interno não tenha esse carimbo,
aposto pelos técnicos das áreas que realizam a análise do expediente; só assim, a opção “sim” deverá ser
deverá ser marcada
marcada.aCaso
opção “não”. interno não tenha esse carimbo, deverá ser marcada a opção “não”.
o expediente
Número Original: este campo deve ser preenchido da forma como está no documento. Ex.: Me-
morando nº 011/2012/SEGED/DIDOC/ARQUIVO/CGDI/SAA/SE.
Resposta ao: informar se o documento registrado tem, em seu texto, resposta a outro docu-
mento ou processo. Ex.: o processo de pagamento 25000.000012/2012-56 é uma resposta ao processo
25000.000378/2011-48.
Importante
Esse campo não trata de anexação, apensação ou inserção. É somente para informar que o expediente foi
criado como uma resposta a um expediente já existente.
Importante
Esse campo não trata de anexação, apensação ou inserção. É somente para informar aos usuários que
existem processos ou expedientes tramitando e que tratam de um mesmo assunto ou assuntos cor-
relatos.
Palavra-chave: preencher os campos com palavras que representem o expediente e que serão
utilizadas para futuras pesquisas.
Importante
Interessado: campo onde se escolhe uma pessoa física ou jurídica, um órgão do MS, órgãos da
administração pública ou empresas privadas que tem interesse no documento. Para saber qual o inte-
ressado do documento, faça as seguintes perguntas: Quem solicita alguma atividade ou informação?
Quem terá ganhos ou perdas com esse expediente? Quem tem interesse no expediente?
27
Importante
– O ocupante do cargo que assina o documento não é interessado. Nesses casos, deve-se colocar o nome
do serviço, coordenação ou divisão ao qual ele representa.
– Esse campo é ilimitado; por isso, sempre coloque o nome de todos os interessados que houver no ex-
pediente.
Arquivo Digital: permite que o usuário insira um Arquivo Digital, ou seja, inserir o arquivo (.doc,
.xls, .PDF, .jpg,. .TIF) que está salvo no seu computador.
Número de cópias: informar se deseja criar cópias do expediente cadastrado; por exemplo, um
memorando que será passado para dois ou mais órgãos diferentes.
Tramitar para: a funcionalidade deve ser utilizada caso o usuário queira tramitar o expediente
após o seu registro.
Botão [INCLUIR]: ao terminar o cadastro do documento, clique no botão “INCLUIR” com o botão esquer-
do do mouse para finalizar o cadastro e gerar o número SIPAR.
Botão [COPIAR]: nessa opção, o usuário poderá copiar alguns dados de um documento já ca-
dastrado para
Registro deo registro atual. externo
expediente
Registro de expediente externo
1) Vá ao menu DOCUMENTOS > e dê um clique com o botão esquerdo do
mouse1) em
Vá aoREGISTRO.
menu Documentos e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em REGISTRO.
28
2) Dê um clique com o botão esquerdo do mouse em REGISTRO DE
DOCUMENTO EXTERNO.
2) Dê um clique com o botão esquerdo do mouse em REGISTRO DE DOCUMENTO EXTERNO.
3) 3)Preenchendo
Preenchendo osos campos
campos do registro:
do registro:
Explicando os os
Explicando campos:
campos:
Insumo Estratégico
Insumo Estratégico para(IES):
para Saúde Saúde (IES): referentes
os expedientes os expedientes referentes
a insumo estratégico a
para saú-
insumo
de deverão estratégico
estar identificadospara saúde
fisicamente comdeverão
o carimboestar identificados
“insumos fisicamente
estratégicos de com
saúde”. Esse carim-
bo é o carimbo
aposto “insumos
pelos técnicos estratégicos
das áreas que realizamde saúde”.
a análise Esse carimbo
do expediente; só assim,éa opção
aposto“sim”pelos
deve-
rá sertécnicos
marcada. Caso o expediente externo não tenha esse carimbo, deverá ser
das áreas que realizam a análise do expediente; só assim, a opção marcada a opção “não”.
“sim” deverá ser marcada. Caso o expediente externo não tenha esse
carimbo, deverá ser marcada a opção “não”.
Figura
Figura16
16––Modelo
Modelodo
docarimbo
carimbo“Insumos
“InsumosEstratégicos
Estratégicosde Saúde”
de Saúde
Data do recebimento: data em que o expediente foi recebido pelo Ministério da Saúde.
Tipo de remessa: selecione o modo como o expediente foi enviado ao Ministério da Saúde. Ex.:
SEDEX, SEDEX 10, REGISTRADA, REGISTRADA COM AR.
Número da remessa: preencher com o número da remessa. Caso não possua essa informação,
digitar S/N (Sem Número).
Prazo de pendência: informar o prazo em que o expediente deve ter sua resposta concluída.
Ex.: Acórdão do TCU enviado ao Ministério da Saúde que tem o prazo de 30 dias para ser respondido.
Prazo de pendência não definido: Marcar esse campo quando o expediente não tiver prazo de
pendência indicado.
Tipo de documento: escolher o tipo documental que está sendo registrado. Ex.: Ofício, Carta,
Acórdão.
Identificação: este campo deve ser preenchido da forma como está no expediente. Ex.: ofício
nº 1785/2012-GAB/SESPA.
Tipo de suporte: é o material no qual a informação do documento está gravada. Ex.: papel.
Resposta ao: informar se o documento cadastrado cita, em seu texto, resposta a outro expe-
diente ou processo. Ex.: o processo de pagamento 25000.000012/2012-56 é uma resposta ao processo
25000.000378/2011-48.
Importante
Esse campo não trata de anexação, apensação ou inserção. É somente para fazer referência se o
documento foi criado como uma resposta a um documento já existente.
Tipo de referência externa: informar se o expediente tem algum número identificador de outra
instituição. Ex.: Acórdão TCU, Processo Administrativo Disciplinar (PAD).
Importante
Esse campo só deve ser preenchido quando esta informação constar no expediente.
30
Referência externa: deve ser preenchido com o número do tipo da referência selecionado no
campo anterior. Ex.: Acórdão TCU 0001/2012.
Importante
Essa informação só deve ser preenchida quando o campo anterior estiver preenchido.
Referência Externa não definida: Este campo deve ser marcado quando o expediente não tem
“tipo de referência externa” e “referência externa”.
Palavra-chave: preencher os campos com palavras que representem o(s) assunto(s) do expe-
diente e que serão utilizadas para futuras pesquisas.
Importante
Importante
Esse campo não trata de anexação, apensação ou inserção. É somente para informar aos usuários
que existem processos ou expedientes tramitando e que tratam de um mesmo assunto ou assun-
tos correlatos.
Interessado: campo onde se escolhe uma pessoa física ou jurídica, um órgão do MS, órgãos da
administração pública ou empresas privadas que têm interesse no documento. Para saber qual o inte-
ressado pelo documento, faça as seguintes perguntas: Quem solicita alguma atividade ou informação?
Quem terá ganhos ou perdas com esse documento? Quem tem interesse direto no assunto tratado no
documento?
31
Importante
– O ocupante do cargo que assina o expediente não é interessado. Nesses casos, deve-se colocar
o nome do serviço, coordenação ou divisão ao qual ele representa.
– Esse campo é ilimitado; por isso, sempre coloque o nome de todos os interessados do expedien-
te.
Tramitar para: a funcionalidade deve ser utilizada caso o usuário deseje tramitar o documento
após o seu registro.
Arquivo Digital: permite que o usuário insira um arquivo digital, ou seja, inserir o arquivo (.doc,
.xls, .PDF, .jpg, .TIF) que está salvo no seu computador.
Botão [INCLUIR]: ao terminar o cadastro do documento, clique no botão “INCLUIR” com o botão
esquerdo do mouse para finalizar o cadastro e gerar o registro SIPAR.
Após o registro ser concluído, independente de ser interno ou externo, o número gerado pelo
SIPAR deve constar no canto superior direito do expediente. Exemplo:
32
Após o registro ser concluído, independente de ser interno ou externo, o
número gerado pelo SIPAR deve constar no canto superior direito do
expediente. Exemplo:
Fonte:Caso
Autoria própria.tenha cometido algum erro e haja a necessidade de
o usuário
Cancelar registro
cancelamento no SIPAR
do registro no Sistema, deverá seguir os seguintes passos:
Caso o usuário tenha cometido algum erro e haja a necessidade de cancelamento do registro
1) Vá ao menu DOCUMENTO e dê um clique com o botão esquerdo do
no Sistema, deverá seguir os seguintes passos:
mouse em CANCELAR.
1) Vá ao menu DOCUMENTO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em CANCELAR.
33
2)
2) Informe
Informe o
o número
número do registro SIPAR a
a ser
ser cancelado e
e dê um
umoclique com
com o
2) Informe o númerodo
do registro SIPAR
registro SIPAR cancelado
a ser cancelado dêcom
e dê um clique clique o
botão esquerdo
botão esquerdo
botãodoesquerdo do mouse
do mouse no botão PESQUISAR.
no botão PESQUISAR.
mouse no botão PESQUISAR.
3)
3) Explicando os
ososcampos:
3) Explicando
Explicando campos:
campos:
Explicando os campos:
1. Registros Adicionais: campo utilizado para adicionar outros registros que deverão ser can-
celados. Para adicionar novos registros, clique com o botão esquerdo do mouse o botão [+].
2. Motivo do Cancelamento: preencher este campo de forma sucinta e clara com os motivos
que levaram ao cancelamento do expediente.
3. Cancelar documento: ao clicar com o botão esquerdo do mouse no botão [CANCELAR DO-
CUMENTO], a ação será concluída.
34
Caso o usuário tenha cancelado um registro no Sistema
equivocadamente, poderá recuperá-lo realizando os seguintes passos:
3)
Clique comcom oo botão esquerdo
do mouse do mouse no botão [RECUPERAR
3) Clique com
3) Clique obotão
botão esquerdo
esquerdo dobotão
no no botão
[RECUPERAR
mouse [RECUPERAR
DOCUMENTO]. O registro foi
DOCUMENTO]. O registro foi recuperado.
recuperado. O registro foi recuperado.
DOCUMENTO].
Lembretes:
Lembretes: 35
–
– Um
Um registro
registro só
só pode
pode ser
ser cancelado
cancelado quando
quando
estiver na posse do órgão.
Lembretes:
– Um registro só pode ser cancelado quando não estiver com um trâmite em aberto.
– Registros que tenham sido expedidos e ainda não tenha retornado ao Ministério da Saúde não
3.2 Andamento de expediente
podem ser excluídos.
– Hospitais federais (Andaraí, Lagoa, Ipanema, Cardoso Fontes, Hospital dos Servidores do Esta-
– Instituto Evandro Chagas;
do e Hospital de Bom Sucesso);
– Centro Nacional de Primatas;
– Instituto Evandro Chagas;
–– Instituto
Centro NacionalNacional
de Primatas;de Cardiologia;
–– Instituto
Instituto Nacional
Nacional do Câncer.
de Cardiologia;
Lembrete:
Lembrete:
A numeração de EXPEDIENTES deverá ser aposta no canto inferior direito do documento e terá
1) Vá
início ao menu
na segunda DOCUMENTO
página > e dê um 2.clique com o botão esquerdo do
do expediente com
1) Vá ao menu DOCUMENTO > eo número
dê um clique com o botão esquerdo do
mouse em TRAMITAR.
mouse em TRAMITAR.
1) Vá ao menu DOCUMENTO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em TRAMITAR.
2) Informe o número
2) Informe o númerododo expediente
do expediente que
expediente que será
seráserá tramitado
tramitado ecom
e cliquee clique com
o botão o botão
esquerdo do
2) Informe o número que tramitado clique com o botão
esquerdo
mouse do
no mouse
botão no botão [PESQUISAR].
[PESQUISAR].
esquerdo do mouse no botão [PESQUISAR].
37
3) Preenchendo os campos da tramitação:
3) Preenchendo os campos da tramitação:
Explicando os campos:
Explicando os campos:
1. Registros Adicionais: campo utilizado para adicionar outros registros na tramitação para um mes-
1. mo órgão.
Registros Para adicionar novos
Adicionais: registros,
campo clique compara
utilizado esquerdo do mouse
o botãoadicionar outroso botão [+].
registros na
tramitação para
2. Prioridade: um
deve ser mesmo
preenchido órgão. Para adicionar
com a prioridade que o órgão novos registros,
de destino da tramitaçãoclique
com odeve
botãotrataresquerdo
o documento.do mouse
Podem o botãoas [+].
ser escolhidas seguintes prioridades: baixa, média e alta.
2. Prioridade:
3. Situação: deve serautomaticamente
preenchido preenchido com a prioridade que o órgão de destino
pelo Sistema.
da tramitação deve tratar o documento. Podem ser escolhidas as seguintes
4. Órgão de Destino: clicar com o botão esquerdo do mouse no botão [+] para abrir a “pop-up”
prioridades: baixa, média e alta.
(outra janela) onde deve ser feita a pesquisa da(s) unidade(s) que deverão receber o expe-
diente.
3. Situação: preenchido automaticamente pelo Sistema.
5. Despacho: deve-se escolher a ação que será realizada pelo órgão ao qual o expediente será
4. Órgãotramitado.
de Destino: clicar com o botão esquerdo do mouse no botão [+]
para abrir a “pop-up” (outra janela) onde deve ser feita a pesquisa da(s)
6. Resumoque
unidade(s) do Despacho:
deverãodescrever,
receber de o
forma sucinta e explicativa, qual a ação a ser realizada
expediente.
com o expediente.
5. Despacho: deve-se escolher a ação que será realizada pelo órgão ao qual
Importante
o expediente será tramitado.
Evite frases prontas que não representam qual a ação deve ser realizada, como por exemplo, “para
6. providências”.
Resumo Ado Despacho: descrever, de forma sucinta e explicativa, qual a
Ação a ser realizada com o expediente deve ser descrita de forma completa no
ação Isso
Sistema. a ser realizada
possibilita que oscom o expediente.
interessados possam saber o andamento do expediente dentro do
MS.
7. Prazo de pendência: caso o expediente tenha algum prazo que deva ser cumprido na área
de destino, deve-se preencher, nesse campo, a quantidade de dias de que o órgão dispõe
para responder.
38
Importante
– Quando esse campo é preenchido, o Sistema só para de contar o prazo de pendência quando o
órgão retorna o expediente ao órgão que gerou a pendência. Caso não haja esse retorno, o SIPAR
impede que o documento seja expedido.
8. Botão [TRAMITAR]: ao terminar de preencher os campos, o usuário deve clicar com
o botão esquerdo do mouse em “TRAMITAR” para que o documento seja movimen-
tado para o Órgão de Destino.
Lembrete:
Para realizar o trâmite de expedientes, eles devem estar na posse do órgão e no perfil do usuário!
Caso o usuário tenha efetuado o trâmite de algum expediente por engano ou para o órgão de
destino incorreto, poderá cancelar a tramitação seguindo os seguintes passos:
1) Vá ao menu DOCUMENTOS > e dê um clique com o botão esquerdo do
1) Vá ao menu DOCUMENTOS e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em CANCELAR
mouse em CANCELAR TRAMITAÇÃO.
TRAMITAÇÃO.
39
2) Existem três
2) Existem trêsformas
formas dede cancelar
cancelar a tramitação
a tramitação de umVeja
de um expediente. expediente. Veja
a explicação de a
como
explicação de como fazer
fazer em cada uma delas: em cada uma delas:
Explicando os campos:
2. Explicando
Informe os a campos:
GRD: caso o usuário queira cancelar o trâmite de todos os
documentos que constam em uma Guia de Remessa de Documentos
1. Informe o documento: caso o usuário queira cancelar somente a tramitação de um expe-
(GRD), deverá informar o número da GRD nos campos indicados na
diente e tenha o seu número de registro SIPAR, deverá preencher esse campo e clicar com o
figura acima doe mouse
botão esquerdo clicar com [CANCELAR].
no botão o botão esquerdo do mouse no botão
[CANCELAR].
2. Informe a GRD: caso o usuário queira cancelar o trâmite de todos os documentos que constam
3. Listagem:
em uma Guia deporRemessa
esse decaminho,
Documentos o usuário pode
(GRD), deverá selecionar
informar quais
o número registros
da GRD nos cam-
deseja cancelar
pos indicados na figuraeacima
clicar com
e clicar como obotão esquerdo
botão esquerdo do no
do mouse mouse no botão
botão [CANCELAR].
[CANCELAR].
3. Listagem: por esse caminho, o usuário pode selecionar quais registros deseja cancelar e cli-
3) Após car com o botão
realizar esquerdo
qualquer umdo mouse no botão [CANCELAR].
dos procedimentos descritos acima, o usuário
deverá
3) Apósjustificar o cancelamento
realizar qualquer do trâmite
um dos procedimentos e clicar
descritos acima, ocom
usuárioodeverá
botãojustificar
esquerdoo can-
do mouse no botão [CONFIRMAR].
celamento do trâmite e clicar com o botão esquerdo do mouse no botão [CONFIRMAR].
Lembrete:
40
– Para realizar o cancelamento do trâmite, o documento não
pode ter sido recebido pelo órgão de destino!
– Ao realizar o cancelamento do trâmite de um registro, ele não
Lembrete:
– Para realizar o cancelamento do trâmite, o documento não pode ter sido recebido pelo órgão
de destino!
– Ao realizar o cancelamento do trâmite de um registro, ele não é retirado de uma GRD que já te-
nha sido gerada. Nesse caso, a GRD também deve ser cancelada e gerada outra.
Após ser realizada a tramitação, o usuário pode gerar a Guia de
RemessaGerarde Documentos
Guia de Remessa de(GRD) para (GRD)
Documentos o órgão ao qual os expedientes foram
no SIPAR
tramitados. Para gerar uma GRD no SIPAR, o usuário deve realizar os
Após ser realizada a tramitação, o usuário pode gerar a Guia de Remessa de Documentos (GRD)
seguintes passos:
para o órgão ao qual os expedientes foram tramitados. Para gerar uma GRD no SIPAR, o usuário deve
realizar
1) Váosao
seguintes
menupassos:
DOCUMENTO > e dê um clique com o botão esquerdo do
mouse emmenu
1) Vá ao GUIAS.
DOCUMENTO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em GUIAS.
2) Escolha o órgão
2) Escolha o órgãode
de destino e se
destino e se deseja
deseja incluirincluir processos
processos nessa guia. nessa guia.
41
3) Selecione os osdocumentos
3) Selecione que
documentos que devem
devem aparecer
aparecer nesta GRDnesta
e cliqueGRD
com oebotão
clique com do
esquerdo o
botãomouse
esquerdo do[IMPRIMIR
no botão no botão [IMPRIMIR GUIA].
mouse GUIA].
Lembretes:
Cancelar Guia de Remessa de Documentos (GRD)
– Após ser gerada, uma GRD não pode ser modificada. Caso seja necessário realizar alguma alte-
ração, aPara cancelar
GRD deve uma GRD
ser cancelada
Lembretes:
no
e gerada SIPAR, o usuário deve realizar os seguintes
outra.
– Após ser gerada, uma GRD não pode ser modificada. Caso seja
passos:
Cancelar Guia de Remessa de Documentos (GRD)
necessário realizar alguma alteração, a GRD deve ser cancelada e
1) Vá ao menu DOCUMENTOS > e dê um clique com o botão esquerdo do
gerada outra.
Para cancelar uma GRD no SIPAR, o usuário deve realizar os seguintes passos:
mouse em GUIAS.
1) Vá ao menu DOCUMENTOS e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em GUIAS.
42
3) Digite
3) Digite o onúmero
número dada
GRD GRD
que seráque
cancelada
seráe a justificativa
cancelada do cancelamento. Clique comdo
e a justificativa o
botão esquerdo do mouse no botão [CANCELAR].
cancelamento. Clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[CANCELAR].
Lembretes:
– Uma GRD só pode ser cancelada se nenhum dos registros que a compõe tiver sido recebido pelo
órgão de destino.
Lembretes:
– Ao cancelar uma GRD, os trâmites dos registros que a compõe não serão cancelados. Cancelar a
– Uma GRD só pode ser cancelada se nenhum dos registros que
GRD é diferente de cancelar o trâmite do expediente.
a compõe tiver sido recebido pelo órgão de destino.
– Ao cancelar uma GRD, os trâmites dos registros que a compõe
não serão cancelados. Cancelar a GRD é diferente de cancelar o
trâmite do expediente.
43
Reimprimir uma Guia de Remessa de Documentos (GRD)
Distribuição
45
2) Digite o número do registro a ser distribuído no campo “INFORME O
DOCUMENTO”
2) Digite o númeroedoclique
registro acom o botão
ser distribuído esquerdo
no campo do
“INFORME mouse noe clique
O DOCUMENTO” botão
[PESQUISAR].
com o botão esquerdo do mouse no botão [PESQUISAR].
3) Preenchendo ososcampos
3) Preenchendo campos dada distribuição:
distribuição:
Explicando os campos:
Explicando osAdicionais:
1. Registros campos: campo utilizado para adicionar outros registros na distribuição para uma mes-
ma pessoa. Para adicionar novos registros, clique com o botão esquerdo do mouse no botão [+].
1. Registros Adicionais: campo utilizado para adicionar outros registros
2.na
Servidor: escolha,para
distribuição na relação
umaapresentada pelo Sistema,
mesma pessoa. Parao nome do servidor
adicionar novos para qual o do-
registros,
cumento deve ser distribuído.
clique com o botão esquerdo do mouse no botão [+].
3. Despacho: informe qual providência o servidor que receberá o documento deve tomar.
2. Servidor: escolha, na relação apresentada pelo Sistema, o nome do
4.servidor para
Providência: qual odedocumento
explique, forma sucintadeve ser distribuído.
e coerente, a ação que deve ser tomada pelo servi-
dor que receber o documento.
3. Despacho: informe qual providência o servidor que receberá o
5.documento devecaso
Prazo de Resposta: tomar.
o documento tenha um prazo a ser cumprido, informe-o neste campo.
Lembretes:
Lembretes:
– A distribuição não gera Guia de Remessa de Documentos 47
– A distribuição não gera Guia de Remessa de Documentos
(GRD).
(GRD).
– Apenas pessoas que possuem acesso ao SIPAR podem realizar
Lembretes:
– –Tribunal
Tribunal dede Contas
Contas da(TCU).
da União União (TCU).
– –Presidência da República.
Presidência da República.
– –Advocacia Geral
Advocacia-Geral da União
da União (AGU). (AGU).
– –Fundação Nacional
Fundação Nacional de (Funasa).
de Saúde Saúde (Funasa).
– –Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa).
Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa).
– –Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz).
Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz).
– –Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS).
Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS).
Figura 20 – Expedição de documentos
Figura 20 – Expedição de documentos
[MMA2] C
deverão vir
acento grav
48
Realizando a expedição no SIPAR:
49
3) Preenchendo ososcampos
3) Preenchendo daexpedição:
campos da expedição:
Explicando os campos:
1. Registros Adicionais: campo utilizado para adicionar outros registros na expedição para um
mesmo órgão. Para adicionar novos registros, clique com o botão esquerdo do mouse no
botão [+].
2. Tipo de Remessa: forma como o documento será enviado. Ex: Correspondência Registrada,
SEDEX, em mãos etc.
3. Número da Remessa: informe o número da remessa para acompanhamento. Caso não pos-
sua, preencha com S/N (sem número).
4. Destino: órgão para onde o documento será expedido. Este campo pode ser preenchido li-
vremente pelo usuário ou pode ser adicionado, clicando-se com o botão esquerdo do mouse
no botão [+] e realizando-se a pesquisa do órgão de destino.
Após realizar estas ações, clique com o botão esquerdo do mouse em “EXPEDIR”.
50
Após realizar estas ações, clique com o botão esquerdo do mouse em
“EXPEDIR”.
Cancelar Expedição
51
3) Clique comcom
3) Clique o botão
o botãoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no botão
no botão [CANCELAR].
[CANCELAR].
Lembretes:
Para gerar uma Guia de Expedição no SIPAR, o usuário deve realizar os seguintes passos:
52
1) Vá ao menu DOCUMENTOS e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em EXPEDIR.
53
3) Clique com o botão esquerdo do mouse no botão [IMPRIMIR GUIA].
3) Clique comcom
3) Clique o botão
o botãoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no botão
no botão [IMPRIMIR
[IMPRIMIR GUIA]. GUIA].
4) Preenchendo ososcampos
4) Preenchendo para
campos para gerar
gerar a de
a Guia Guia de Expedição:
Expedição:
Explicando os campos:
1. Escolha
Explicando osocampos:
destino para emissão de nova guia: campo utilizado para adicionar/escolher o
órgão de destino para o qual se deseja gerar a Guia de Expedição.
1. Escolha o destino para emissão de nova guia: campo utilizado
Explicando os campos:
2. Listagem de documentos: nesta lista, aparecem todos os registros dos expedientes que fo-
para adicionar/escolher o órgão de destino para o qual se deseja
ram expedidos para o órgão selecionado. Escolha os expedientes que farão parte da Guia de
gerar
1.Expedição
Escolhaa Guia de Expedição.
o destino para emissão de nova guia: campo utilizado
clicando com o botão esquerdo do mouse na “caixa” ao lado de cada registro.
para adicionar/escolher o órgão de destino para o qual se deseja
2. Listagem clique
3. Imprimir de documentos: nestadolista, aparecem todos
GUIA os
pararegistros
gerar aguia:
Guia de com o botão esquerdo
Expedição. mouse em IMPRIMIR finalizar a
dos expedientes
ação e gerar a Guia. que foram expedidos para o órgão selecionado.
2. Escolha
Listagemosdeexpedientes
documentos: que farão
nesta parte
lista, da Guia
aparecem de osExpedição
todos registros
clicando com o botão
dos expedientes que esquerdo do mousepara
foram expedidos na “caixa”
o órgão ao lado de cada
selecionado.
registro.
Escolha os expedientes que farão parte da Guia de Expedição
clicando com o botão esquerdo do mouse na “caixa” ao lado de cada
registro.
54
3. Imprimir guia: clique com o botão esquerdo do mouse em
IMPRIMIR
Reimprimir Guia de GUIA para finalizar a ação e gerar a Guia.
Expedição
1) Vá Reimprimir
ao menu Guia de Expedição > e dê um clique com o botão esquerdo do
DOCUMENTOS
1) Vá em
mouse EXPEDIR.
ao menu DOCUMENTOS e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em EXPEDIR.
55
3) Clique com o botão esquerdo do mouse no botão [IMPRIMIR GUIA].
3) Clique comcom
3) Clique o botão
o botãoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no botão
no botão [IMPRIMIR
[IMPRIMIR GUIA]. GUIA].
Receber expedientes
Receber expedientes
O recebimento de documentos (expedientes ou processos) deve ser feito fisicamente e também
no Sistema. Isso evita a perda de documentos e facilita o controle e o acompanhamento da informação.
O recebimento de documentos (expedientes ou processos) deve ser
feito fisicamente e também
Segundo a Portaria MS/GM no Sistema.deIsso
nº 1.864/2011, 4 de evita
agostoadeperda deseudocumentos
2011, em e
artigo 9º, é vedado
Receber
facilita
aos órgãos expedientes
o controle e oda
do Ministério acompanhamento
Saúde o recebimentodade informação.
documentação particular ou que não seja de in-
teresse do órgão.
O recebimento
Segundo de documentos
a Portaria (expedientes
MS/GM nº 1.864/2011, de 4ou
de processos) deveem
agosto de 2011, ser
feito fisicamente
Receber
seu artigo os e também
expedientes
9º, é vedado no Sistema.
fisicamente:
aos órgãos Isso evita
do Ministério da aSaúde
perdaode documentos
recebimento de e
facilita o controle
documentação e o acompanhamento
particular ou que não sejadadeinformação.
interesse do órgão.
1. Verificar os aspectos básicos que comprovem a autenticidade do expediente, como: assina-
turas e carimbos.
Segundo a Portaria MS/GM nº 1.864/2011, de 4 de agosto de 2011, em
seu artigo 9º, ésevedado
2. Conferir aos órgãos
todas as páginas do Ministério
estão numeradas da Saúde
corretamente o recebimento
e na ordem de
exata das páginas.
documentação particular ou que não seja de interesse do órgão.
56
3. Verificar se os dados do registro estão corretos, principalmente: “número do documento”, “re-
sumo”, “interessado”, “anexos”, “inserções”.
Os textos “ Informe o Documento”, “Informe a GRD” e “Receber” pg 67 não está em negrito
Os textos “Registro”, “Registro Adicionais”, “Localização do Registro” e “Ação” pg 73 – Não
esta em negrito
O texto “Funcionalidade Listagem” pg 77 – não esta em negrito
Trocar figura da pg 78 por esta
57
2) Existem trêstrês
2) Existem formas
formas de receber
de receber umum expediente
expediente nosão
no SIPAR, SIPAR,
elas: são elas:
Explicando os campos:
Explicando os campos:
1. Informe o Documento: preencha esse campo com o número de um registro SIPAR e clique com
1. Informe o Documento: preencha esse campo com o número de um
o botão esquerdo do mouse no botão [RECEBER].
registro SIPAR e clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[RECEBER].
2. Informe a GRD: este campo deve ser preenchido com o número da GRD e todos os registros
que constarem nesta guia serão recebidos de uma única vez.
2. Informe a GRD: este campo deve ser preenchido com o número da
3. Receber: ao selecionar um dos registros clicando com o botão esquerdo do mouse em uma
GRD e todos os registros que constarem nesta guia serão recebidos
das “caixinhas” e clicando com botão esquerdo do mouse no botão [RECEBER], os registros
de uma única vez.
selecionados serão recebidos de uma única vez.
3. Receber: ao selecionar um dos registros clicando com o botão
Inserção de expedientes
esquerdo do mouse em uma das “caixinhas” e clicando com botão
esquerdo
É a união do ou
entre dois mouse no botão que
mais expedientes [RECEBER],
tratem sobre os
um registros selecionados
mesmo assunto, tenham um
1) Vá ao menu Documento > INSERÇÃO e dê um clique com o botão
mesmo interessado ou necessitemde
tramitar
uma juntos.
esquerdo serão recebidos
do mouse. única vez.
1) Vá ao menu DOCUMENTO INSERÇÃO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse.
Inserção de expedientes
58
2) Informe o número do registro principal (aquele que terá os outros
registros
2) inseridos)
Informe e dê umdoclique
o número com principal
registro o botão esquerdo do mouse
(aquele que no outros
terá os botão
[PESQUISAR].
registros inseridos) e dê um clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[PESQUISAR].
2) Informe o número do registro principal (aquele que terá os outros registros inseridos) e dê
um clique com o botão esquerdo do mouse no botão [PESQUISAR].
Desfazer a inserção
Repita essa operação
Repita quantasquantas
vezes forem necessárias paranecessárias
inserir os documentos necessários.
Quandoessa operação
é necessário que um vezes forem
documento inserido a outro paratenha
inserir os
essa
documentos
Repita
situação necessários.
essa
desfeita,
Desfazer operação
seja
a inserção por erroquantas vezesouforem
de inserção por nãonecessárias
haver mais para inserir os
necessidade
documentos
dos necessários.
expedientes tramitarem juntos, devem ser realizadas as seguintes
Quando é necessário que um documento inserido a outro tenha essa situação desfeita, seja por
operações no SIPAR:
erro de inserção ou por não haver mais necessidade dos expedientes tramitarem juntos, devem ser reali-
zadas as seguintes operações no SIPAR:
1)
Vá ao menu Documento > INSERÇÃO e dê um clique com o botão
esquerdo 1) Vádo
ao mouse.
menu DOCUMENTO INSERÇÃO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse.
3) Selecione
3) Selecione ooregistro
registro ao aqual
ao qual a inserção
inserção será
será desfeita e dêdesfeita e dêo botão
um clique com um clique com
esquerdo do
o botão esquerdo do mouse no botão
mouse no botão [DESFAZER INSERÇÃO].
[DESFAZER INSERÇÃO].
Repita essa
Repita operação
essa quantasquantas
operação vezes forem necessárias.
vezes forem necessárias.
60
Explicando algumas funcionalidades importantes do SIPAR
Funcionalidade Alterar: caso seja necessário corrigir ou acrescentar alguma informação do re-
gistro, deve ser utilizada essa ferramenta, seguindo os passos abaixo:
2) Informe
2) Informe o número
o número do do registro
registro SIPAR aSIPAR a sere ALTERADO
ser ALTERADO e odê
dê um clique com umesquerdo
botão clique
2) Informe
com o
o botãonúmero do
esquerdo registro SIPAR a ser ALTERADO
do mouse no botão [PESQUISAR]. e dê um clique
do mouse no botão [PESQUISAR].
com o botão esquerdo do mouse no botão [PESQUISAR].
3) Altere o campo incorreto ou adicione alguma informação e clique com o
3) Altere o campo incorreto
botão esquerdo do mouseou noadicione alguma informação e clique com o
botão [SALVAR].
botão esquerdo do mouse no botão [SALVAR].
61
3) Altere o campo incorreto ou adicione alguma informação e clique com o botão esquerdo do
mouse no botão [SALVAR].
Importante
Nesta funcionalidade, também podem ser feitas as seguintes ações: incluir um ARQUIVO DIGITAL,
Importante
fazer JUNTADA, GERAR CÓPIAS, COMENTAR, incluir PALAVRA-CHAVE, ARQUIVAR SETORIAL e VI-
SUALIZAR.
Nesta funcionalidade, também podem ser feitas as seguintes
ações:
incluir um ARQUIVO DIGITAL, fazer JUNTADA, GERAR
CÓPIAS, COMENTAR, incluir PALAVRA-CHAVE, ARQUIVAR
SETORIAL e VISUALIZAR.
62
Funcionalidade Arquivar Setorial: caso algum registro tenha cumprido todas as suas ativida-
des, mas ainda não tenha terminado o seu prazo corrente, o usuário pode arquivar setorialmente esse
documento, para a melhor localização e gestão de seus documentos. Observe o passo a passo:
63
3) Preencha os campos da tela abaixo e clique com o botão esquerdo do
3) Preencha os campos da tela abaixo e clique com o botão esquerdo do mouse no botão [AR-
mouse no botão [ARQUIVAR].
QUIVAR].
Explicando os campos:
2. Registros
Explicando osAdicionais:
campos: clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[+] para abrir uma “pop-up” e adicionar mais registros que serão
1. Registro: mostra o número do registro SIPAR que será arquivado no setor.
arquivados setorialmente
2. Registros Adicionais: clique com o botão esquerdo do mouse no botão [+] para abrir uma
3. Localização do Registro:
“pop-up” e adicionar mais registrospreencha esse campo
que serão arquivados com o local onde o
setorialmente.
registro está fisicamente guardado.
3. Localização do Registro: preencha esse campo com o local onde o registro está fisicamente
4. Ação: preenchido automaticamente pelo Sistema.
guardado.
64
2) Informe o número
2) Informe o número do registro
do registro SIPAR
SIPAR a ser desarquivado
a ser desarquivado noclique
no setor e dê um setorcom
e dê um
o botão
clique com o botão
esquerdo esquerdo
do mouse do[PESQUISAR].
no botão mouse no botão [PESQUISAR].
3) Clique comcom
3) Clique o botão
o botãoesquerdo
esquerdo dodo mouse
mouse no [DESARQUIVAR].
no botão botão [DESARQUIVAR].
Importante
65
Funcionalidade Comentar: permite ao usuário colocar alguma informação que seja pertinente
e importante ao registro. O campo é de preenchimento livre e podem ser adicionadas informações
complementares ao registro. Veja os passos abaixo para a execução dessa funcionalidade:
66
3) Comente o registro e dê um clique com o botão esquerdo do mouse no
botão [COMENTAR].
Importante
Importante
68
2) Entendendo os campos da listagem:
Figura página 78
1) Ano: selecione os anos abrangentes dos documentos que você deseja listar.
2) Documento: selecione a situação dos documentos que você deseja listar (“correntes”, “arqui-
vados”, “cancelados”, “expedidos”, “sobrestados”).
3) Pessoal: marcando este campo, a listagem mostrará apenas os documentos distribuídos para
o usuário que está gerando a listagem.
4) Inseridos: marcando este campo, o Sistema mostrará os documentos que possuem docu-
mentos anexados e listará também os seus anexos.
Funcionalidade Palavra-chave: permite cadastrar uma palavra-chave para
5) Insumos Estratégicos para Saúde (IES): marcando este campo, o Sistema mostrará apenas
pesquisas futuras, ou seja, uma informação específica e importante referente
os documentos que sejamareferentes
ao documento, para facilitar procura.a “Insumos Estratégicos para Saúde – IES”.
Funcionalidade Palavra-chave: permite cadastrar uma palavra-chave para pesquisas futuras,
1) Vá ao menu Documentos > PALAVRA-CHAVE e dê um clique com o
ou seja, uma informação específica e importante referente ao documento, para facilitar a procura.
botão esquerdo do mouse.
1) Vá ao menu Documentos PALAVRA-CHAVE e dê um clique com o botão esquerdo do mouse.
69
2) Informe o número do registro SIPAR ao qual serão inseridas as palavras--
chave e dê um clique com o botão esquerdo do mouse no botão
2) Informe o número do registro SIPAR ao qual serão inseridas as palavras--
[PESQUISAR].
chave 2)eInforme
dê oum clique
número comSIPAR
do registro o aobotão esquerdo
qual serão do mouse e dê
inseridas as palavras-chave noumbotão
clique
[PESQUISAR].
com o botão esquerdo do mouse no botão [PESQUISAR].
Excluir palavra-chave
70
2) Informe o número do registro SIPAR que terá a(s) palavra(s)-chave
excluída(s) e dê
2) Informe um do
o número clique
registrocom o botão
SIPAR que esquerdo doexcluída(s)
terá a(s) palavra(s)-chave noumbotão
mousee dê clique
[PESQUISAR].
com o botão esquerdo do mouse no botão [PESQUISAR].
3) Selecione a palavra-chave a ser excluída e clique com o botão esquerdo do mouse no botão
[EXCLUIR].
3) Selecione a palavra-chave a ser excluída e clique com o botão esquerdo do
mouse no botão [EXCLUIR].
Importante
Só o usuário que inseriu a palavra-chaveImportante
poderá excluí-la.
Podem ser inseridas quantas palavras-chave forem necessárias para a melhor localização do re-
Só o usuário que inseriu a palavra-chave poderá excluí-la.
gistro.
Podem ser inseridas quantas palavras-chave forem
necessárias para a melhor localização do registro.
71
Funcionalidade Pesquisa Avançada: permite que o usuário recupere os registros por meio da
combinação de alguns campos. A pesquisa avançada é capaz de recuperar também dados e informa-
ções acerca dos documentos que foram registrados na antiga base de dados do SIPAR. Para tanto, é
necessário escolher entre as opções “SIPAR NOVO” e “SIPAR ANTIGO”.
73
4 Trabalhando com Processos
Os processos são gerados a partir da autuação de documentos pelos setores de protocolo e, por
isso, não é possível registar um processo interno.
Não se constituirá em primeira peça do processo os documentos que tenham caráter transitó-
rio, tais como: convites para festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de
cópia de processo, pedido de desarquivamento. Após a autuação do documento, a primeira peça do
processo nunca deverá ser retirada.
Tipos de processo:
Processo Externo: é aquele que foi autuado em outros órgãos da administração pública fede-
ral, estadual ou municipal.
Ao receber um processo original que foi autuado em outros órgãos da administração pública
federal, as unidades do Ministério da Saúde devem proceder a sua conferência e, caso este esteja de
acordo com as normas da Portaria Normativa nº 05, de 19 de dezembro de 2002, da Secretaria de Lo-
gística e Tecnologia da informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (SLTI/MPOG) e
suas alterações, deverá registrá-lo no SIPAR.
75
1) Vá ao menu PROCESSO > e dê um clique com o botão esquerdo do mouse
em REGISTRO.
2) Dê 2)um
Dê clique com
um clique comoo botão esquerdo
botão esquerdo do mouse
do mouse na área na áreanamarcada
marcada na imagem
imagem REGISTRO DE
REGISTRO
PROCESSO.DE PROCESSO.
76
3) Preenchendo os campos do registro:
3) Preenchendo os campos do registro:
Explicando os campos:
Explicando os campos:
Insumo Estratégico para Saúde (IES): os processos referentes a insumo
Insumo
estratégico para Estratégico
saúde deverão para Saúdeidentificados
estar (IES): os processos referentescom
fisicamente a insumo
o estratégico para saúde
Explicando os campos:
carimbo “Insumos Estratégicos de Saúde”. Esse carimbo é aposto pelos de Saúde”. Esse carimbo é
deverão estar identificados fisicamente com o carimbo “Insumos Estratégicos
técnicos das áreas
aposto que realizam
pelos técnicos a análise
das áreas do expediente;
que realizam a análise dosó assim, a só
expediente; opção
assim, a opção “sim” deverá ser
Insumo
“sim” deverá ser Estratégico
marcada. Caso o para externo
processo Saúdenão (IES):
leve os processos
esse carimbo, referentes a insumo
marcada. Caso o processo externo não leve esse carimbo, deverá ser marcada a opção “não”.
deverá serestratégico
marcada a opção para
“não”.saúde deverão estar identificados fisicamente com o
Figura 21 – Exemplo
carimbo de Carimbo
“Insumos “Insumos Estratégicos
Estratégicos de Saúde” Esse carimbo é aposto pelos
de Saúde”.
Figura 21 – Exemplo de Carimbo Insumos Estratégicos de Saúde
técnicos das áreas que realizam a análise do expediente; só assim, a opção
“sim” deverá ser marcada. Caso o processo externo não leve esse carimbo,
deverá ser marcada a opção “não”.
Origem: campo preenchido automaticamente pelo Sistema, sem possibilidade de troca pelo
usuário – significa que o processo teve origem em um órgão externo.
Órgão de Registro: campo preenchido automaticamente pelo Sistema com a sigla do órgão no
qual o usuário está registrando o processo.
77
Registro: campo disponível para o usuário escolher se o Sistema gerará um novo número
de registro ou se será inserido o número que já vier no processo externo. Esse número só será aceito
quando se tratar de um código SENAPRO válido, ou seja, numeração única de processo e/ou docu-
mentos, que visa à integridade do número atribuído ao processo e/ou ao expediente, na unidade de
registro de origem.
Número Original: campo para o usuário informar o número do documento que deu origem ao
processo. Caso opte por gerar um novo número de registro para o processo, o usuário poderá informar,
neste campo, a identificação original do processo.
Data do processo: é a data de criação do processo (data que está escrita na capa do processo).
Tipo de suporte: é o tipo de material onde o processo está gravado. Na maioria das vezes, o
suporte do processo será o papel, pois é onde a maioria dos processos são impressos, porém o usuário
poderá selecionar outros tipos como: Digital, Mapa, CD, DVD, Fotografia etc.
Prazo de pendência: campo onde se informa prazo total de pendência do processo, quando for
necessário. O prazo de pendência é o limite de tempo que o processo tem para ser respondido.
Órgão de origem: órgão que enviou o processo ou que tenha solicitado a sua autuação.
Acesso: é a classificação que define o grau de sigilo do processo, se é ostensivo, sigiloso, confi-
dencial, secreto ou ultrassecreto. Processos ostensivos são aqueles que podem ser acessados por todos.
Referência ao registro: este campo deve ser preenchido caso o processo faça menção a algum
outro documento ou processo.
Palavra-chave: preencher os campos com palavras que representem o processo e que serão
utilizadas para futuras pesquisas. Como este campo é de preenchimento livre, o usuário deverá se aten-
tar para a ortografia correta das palavras inseridas e evitar o uso de abreviações.
Resumo do processo: descrever, nesse campo, o conteúdo do processo de forma sucinta, po-
rém bem explicativa.
Importante
– Lembre-se: este resumo deve ser capaz de informar sobre o que se trata o processo.
78
– Lembre-se: este resumo deve ser capaz de informar sobre o
que se trata o processo.
Erros comuns
Erros comuns
– Colocar no campo “resumo” a ação a ser realizada com o
processo.
– Colocar no campo “resumo” a ação a ser realizada com o processo.
Interessado: campo
Interessado: campoonde seescolhe
onde se escolhe
uma uma
pessoapessoa física uma
física ou jurídica, ou jurídica,
unidade douma
Ministério
unidade do Ministério da Saúde, órgãos da administração pública ou Para
da Saúde, órgãos da administração pública ou empresas privadas que têm interesse no processo.
empresas privadas do
saber qual o interessado que têm interesse
documento, no processo.
faça as seguintes Parasolicita
perguntas: Quem saber qualatividade
alguma o
interessado do documento, faça as seguintes perguntas: Quem solicita
ou informação? Quem terá ganhos ou perdas com esse processo? Quem tem interesse no assunto tra-
alguma atividade ou informação? Quem terá ganhos ou perdas com esse
tado no processo?
processo? Quem tem interesse no assunto tratado no processo?
Importante
Importante
– Ocupante do cargo não é interessado. Nesses casos, deve-se colocar o nome do serviço, divisão
– qual
ou coordenação ao Ocupante do cargo não é interessado. Nesses casos,
ele representa.
deve-se colocar o nome do serviço, divisão ou coordenação
– A palavra “OUTROS” não será interessada em expedientes.
ao qual ele representa.
– Esse campo é ilimitado, por isso, sempre coloque o nome de todos os interessados do processo.
– A palavra “OUTROS” não será interessada em
Proveniência: unidade que produziu o processo.
expedientes.
Arquivo Digital: campo no qual é possível inserir uma cópia digital do processo.
– Esse campo é ilimitado; por isso, sempre coloque o nome
de todos
Tramitar para: permiteos interessados
tramitar do processo.
o processo para outro órgão no momento do registro.
Botão Copiar: utilizar este botão para copiar os dados de um outro processo ou documento já
cadastrado na base de dados do SIPAR para o registro que se está realizando.
Importante
– Caso o processo externo seja de um órgão da administração pública federal e apresente algum
erro, a área do MS que o receber poderá devolvê-lo ao seu remetente por meio de ofício, explican-
do os erros encontrados, e solicitar a correção ou, caso opte por renumerar as peças do processo,
deverá fazê-lo mediante despacho.
– Não há como se registrar cópia de processo externo no SIPAR. Caso algum órgão externo envie
uma cópia de processo ao Ministério da Saúde, deve-se registrar no Sistema o ofício de encaminha-
mento da referida cópia. A informação acerca da cópia do processo poderá ser inserida no campo
comentário.
Para que um expediente passe a ser um processo, ele deve ser autuado. Somente por meio da
autuação é que se gera um processo, não sendo possível registrar processos internos.
79
Autuação: ação pela qual um expediente passa a se constituir processo.
A solicitação de autuação de documento poderá ser feita por qualquer unidade formal do Mi-
nistério da Saúde à unidade responsável pela atividade de autuação por meio de memorando ou des-
pacho na última folha do documento.
Para a autuação, o expediente deverá estar devidamente registrado no SIPAR e ser preparado
da seguinte forma:
Mensagens encaminhadas via correio eletrônico poderão constituir em peça de processo me-
diante ratificação feita por meio de despacho ou memorando.
A utilização de sistema de transmissão de dados e imagens tipo fac-símile não prejudica o cum-
primento de prazos, devendo os originais serem encaminhados no prazo máximo de cinco dias úteis,
contados da data de transmissão. Quem fizer uso da transmissão de dados e imagens tipo fac-símile será
responsável pela autenticidade do documento transmitido. O envelope encaminhando à correspondên-
cia não será peça do processo, devendo ser descartado, anotando-se ou registrando-se as informações
necessárias referentes ao endereço do remetente.
Importante
Poderá ser incluído no processo apenas o envelope que, por motivo previamente definido, tenha
que comprovar a data de postagem do seu conteúdo.
Atividades a serem realizadas com os processos internos ou externos que estejam nas áreas
As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utili-
zado carimbo próprio para a colocação do número, aposto no canto superior direito da folha, receben-
do, a primeira folha, o número 1 . As peças iniciais serão numeradas pela unidade autuadora, a capa não
deve ser numerada.
80
aposto no canto superior direito da folha, recebendo, a primeira folha, o número
1 . As peças iniciais serão numeradas pela unidade autuadora, a capa não
deve ser numerada.
Figura
Figura 22 – Posição
Posiçãodo
docarimbo
carimbodede numeração
numeração dede processo
processo
Importante
– Não pode haver numeração repetida no processo.
– Não se admite diferenciação da numeração por meio de letras ou qualquer outro meio.
– Preste atenção no momento da numeração das páginas para evitar transtornos futuros.
Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido, deve-se colá-la em folha
de papel branco, apondo-se o carimbo da numeração de folhas de tal forma que o canto superior direito
do documento colado seja atingido pelo referido carimbo, conforme ilustração a seguir:
81
Figura 23 – Carimbo em folha reduzida
Figura 23 – Carimbo em folha reduzida
[
N
d
Quando houver mais de um documento de tamanho reduzido, poderá ser feita a colagem em
Quando houver
uma única folha, de formamais de um
que apenas umdocumento
documentoreceba o de tamanho
carimbo, reduzido, dapoderá
conforme demonstração
figura. As demais folhas deverão ser rubricadas, de maneira que atinja a folha em que está colada.
ser feita a colagem em uma única folha, de forma que apenas um documento
É necessário também que haja uma observação escrita de quantas peças estão coladas em uma
receba mesma
o carimbo, conforme
folha, possibilitando, assim,demonstração da figura. As demais folhas deverão
resguardar a informação.
ão de Folha 83
– A conferência do processo evita a continuação de erros e facilita sua numeração. Caso, durante a
conferência de processos, seja detectado qualquer erro de procedimento, deve-se receber o processo,
apor despacho solicitando a correção dos erros detectados e devolvê-lo à área que o enviou para que
sejam sanadas as incorreções. Devolver o processo por meio de despacho e no SIPAR.
– Inserção de expedientes
84
Inserção de Documentos ao Processo: fisicamente e no SIPAR
– Inserção de expedientes
85
3) Informe o número do expediente que será inserido no processo principal, no
3) campo
Informemarcado
o númeronadoimagem a seguir:
expediente que será inserido no processo principal, no
3) Informe o número do expediente que será inserido no processo principal, no campo marca-
campo marcado naa imagem
do na imagem seguir: a seguir:
Encerramento e e
Encerramento Abertura de volume
Abertura de volume
Encerramento
Encerramento deeVolume
Abertura de volume
Segundo a Portaria MPOG/SLTI nº 05, de 19/2002, cada volume de processo não poderá ex-
ceder a 200 folhas; portanto, quando o documento a ser inserido ao processo apresentar número de
folhas excedentes ao limite fixado pela referida Portaria, deverá ser formado um novo volume.
É importante se atentar para o fato de que, segundo a Portaria MPOG/SLTI nº 05, não é permitido
desmembrar o documento e, se ocorrer a inclusão de um documento ao processo que excederá as 200
folhas, deve-se abrir um novo volume.
Ex.: no caso de processo contendo 180 folhas, ao qual será incluído um expediente contendo
50, encerrar-se-á o volume com 181 folhas (180 nº de folhas do processo + 1 folha que é o termo de
86
encerramento) e abrir-se-á novo volume com 51 folhas (1 folha do termo de abertura + 50 folhas do
expediente).
Para o encerramento de um volume, deverá ser incluído na última folha do volume a ser encerrado,
devidamente numerado, o “Termo de Encerramento de Volume”.
Figura 27 – Termo de Encerramento de Volume
Figura 27 – Termo de Encerramento de Volume
[MMA4] Com
Normativa MP
dezembro de 2
Abertura de volume
Abertura de volume
Na abertura de um volume, deve-se incluir em folha suplementar, logo após a capa, o “Termo de
Abertura
Nadeabertura
Volume”, obedecendo à sequênciadeve-se
de um volume, numérica do volume
incluir emanterior.
folha suplementar, logo
após a capa, o “Termo de Abertura de Volume”, obedecendo à sequência
numérica do volume anterior.
[MMA5] Com
Normativa MP
dezembro de 2
87
Abertura de volume
Figura2828
Figura – Termo
– Termo de Abertura
de Abertura de Volume
de Volume
[MMA5] Com
Normativa MP
dezembro de 2
Juntada
É a união de um processo ao outro, com o qual se tem relação ou dependência. Existem dois
tipo de juntada:
A juntada por APENSAÇÃO se dá quando há união temporária de um ou mais processos para que
se proceda ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessa-
do ou não, conservando a cada processo a sua identidade, a sua independência e a sua numeração.
A juntada por apensação deve ocorrer apenas para que as informações contidas no processo
que já contém alguma decisão acerca do assunto sirvam como subsídio para a decisão de outro proces-
so, devendo ser desapensados ao final da tomada de decisão.
Importante
88
Figura2929
Figura – Procedimento
– Procedimento de juntada
de juntada por apensação
por apensação
Passo
Passoa passo:
a passo:
1. Deve-se lavrar o termo de juntada por apensação na última folha do processo mais antigo, e
1. Deve-se lavrar o “Termo de Juntada por Apensação” na última folha do
apor despacho com o pedido de juntada no processo mais recente. Tanto o despacho quanto
processo acessório, e apor despacho com o pedido de juntada no processo
o termo serão numerados.
principal, que é aquele que precisa da decisão. Tanto o despacho quanto o
termo serão numerados.
2. Colocar o processo mais antigo em primeiro lugar no momento da apensação dos processos, e
deve-se anotar, na capa deste, o número do processo que está sendo apensado.
2. Colocar o processo acessório em primeiro lugar no momento da apensação
dos processos, e deve-se anotar, na capa deste, o número do processo que
está sendo apensado.
89
Figura 30 – Termo de Juntada por Apensação
Figura 30 – Termo de Juntada por Apensação [MMA6] C
Figura 30 – Termo de Juntada por Apensação Normativa
dezembro d
[MMA6]
Normativa
dezembro
1) Fazendo a apensação
Vá aoFazendo
menu apensação no no
aPROCESSO >SIPAR
SIPAR e dê um clique com o botão esquerdo do mouse
em JUNTADA.
1) Vá ao1)menu PROCESSO
Vá ao menu PROCESSO e dê> um
e dê umcom
clique clique com
o botão o botão
esquerdo esquerdo
do mouse do mouse
em JUNTADA.
em JUNTADA.
2) Informe o número do processo principal, aquele ao qual os processos serão
2) apensados; após informar
Informe o número o número,
do processo clique
principal, com
aquele ao oqual
botão esquerdo serão
os processos do
mouse no botão
apensados; [PESQUISAR].
após informar o número, clique com o botão esquerdo do
2) Informe o número do processo mais antigo, aquele ao qual os processos serão apensados;
no botão
mouse após informar[PESQUISAR].
o número, clique com o botão esquerdo do mouse no botão [PESQUISAR].
91
2) Informe o número do processo principal, aquele ao qual os processos serão
apensados; após informar o número, clique com o botão esquerdo do
mouse no botão [PESQUISAR].
4) Vá ao campo “REGISTRO” e informe o número do processo que será apensado.
5) Vá ao 5)campo “TIPO
Vá ao campo DEDEJUNTADA”
“TIPO e mude
JUNTADA” e mude para “APENSAÇÃO”.
para “APENSAÇÃO”.
3) Vá ao campo “TIPO DOCUMENTAL” e mude de “DOCUMENTO” para
“PROCESSO”.
6) Após realizar todas estas ações, clique com o botão esquerdo do mouse no
botão [APENSAR].
92
6) Após realizar todas estas ações, clique com o botão esquerdo do mouse no botão [APENSAR].
Importante
Só poderão ser apensados processos que estejam na posse do mesmo órgão no SIPAR.
A ação de apensar no SIPAR estará concluída. Repita essa operação
quantos forem os processos a serem apensados.
Desapensação
DESAPENSAÇÃO
93
Figura 31 – Procedimento de desapensação
O título da figura 21 – “Insumo Estratégico de Saúde” deve esta entre aspas – pg 87
O texto “Inserção de expedientes” pg 97 – não esta em negrito
Trocar a figura por esta abaixo:
Figura 31 – Procedimento de desapensação
[MMA7] Co
Normativa MP
dezembro de
94
Fazendo a desapensação no SIPAR
95
3) Selecione o processo que será desapensado, clicando com o botão esquerdo do mouse no
campo “SELECIONAR”.
96
5) Preencha o campo “JUSTIFICATIVA” com os motivos da desapensação e clique com o botão
esquerdo do mouse no botão [CONFIRMAR].
A ação de desapensar no SIPAR está concluída. Repita essa operação quantos forem os proces-
sos a serem desapensados do processo principal.
Importante:
A ação de desapensar no SIPAR está concluída. Repita essa operação
quantos forem os processos a serem desapensados do processo principal.
• A desapensação dos processos ocorrerá antes do arquivamento.
97
Figura3333
Figura – Termo
– Termo de Juntada
de Juntada por Anexação
por Anexação
[MMA8] Comen
Normativa MPOG/
dezembro de 2012
4. Informar,
OBS.: na capa
caso o processo dotenha
acessório processo
termo deprincipal, o número
desentranhamento do processono
ou desmembramento,
momento da renumeração
acessório dasfoi
que folhas, permanecerá
juntado vago o lugar correspondente à peça retirada. O fato
por anexação.
deverá ser relatado em despacho.
OBS.: caso o processo acessório tenha termo de desentranhamento ou
desmembramento, no momento da renumeração das folhas, permanecerá
vago o lugar correspondente à peça retirada. O fato deverá ser relatado em
despacho.
98
Exemplificando o passo a passo
Realizando
1) Vá aoa anexação no SIPAR
menu PROCESSO > e dê um clique com o botão esquerdo do
Realizando
mouse a
em anexação
JUNTADA. no SIPAR
1) Vá ao menu PROCESSO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em JUNTADA.
1) Vá ao menu PROCESSO > e dê um clique com o botão esquerdo do
mouse em JUNTADA.
99
2) Informe o número do processo principal, aquele ao qual os processos
serão anexados. Após informar o número, clique com o botão esquerdo do
mouse no botão [PESQUISAR].
2) Informe o número do processo principal, aquele ao qual os processos
serão anexados. Após informar o número, clique com o botão esquerdo do
2) Informe o número do processo principal, aquele ao qual os processos serão anexados. Após
mouse no botão
informar[PESQUISAR].
o número, clique com o botão esquerdo do mouse no botão [PESQUISAR].
100
4) Vá ao campo “REGISTRO” e informe o número do processo que será anexado.
5) Vá 5)
aoVácampo
ao campo“TIPO DE
“TIPO DE JUNTADA”
JUNTADA” e mudeepara
mude para “ANEXAÇÃO”.
“ANEXAÇÃO”.
6) Após realizar todas estas ações, clique com o botão esquerdo do mouse no
botão [ANEXAR].
6) Após realizar todas estas ações, clique com o botão esquerdo do mouse no
botão [ANEXAR].
101
6) Após realizar todas estas ações, clique com o botão esquerdo do mouse no botão [ANEXAR].
Desmembramento
Passo a Passo:
O os documentos a é
desmembramento
1. Retirar a separação
serem de parte da documentação de um
desmembrados.
processo para formar outro, mediante despacho da autoridade competente.
2. Colocar o “Termo de Desmembramento” no local onde foi retirado o documento – este termo
102
Figura 35 – Termo de Desmembramento
Figura
Figura 35 –35 – Termo
Termo de Desmembramento
de Desmembramento [MMA9] Co
Normativa MP
dezembro de
[MMA9] Com
Normativa MP
dezembro de 2
Fonte:3. Colocar
Portaria Normativa despacho
MPOG/SLTIM nº 05,ao
de 19final do de
de dezembro processo
2002. explicando os motivos do
desmembramento.
3. Colocar despacho ao final do processo explicando os motivos do desmembramento.
3. Colocar despacho ao final do processo explicando os motivos do
Exemplificando
desmembramento.
Exemplificando o passo
o passo a passo:a passo:
Figura
Figura 3636 – Procedimento
– Procedimento
Exemplificando de desmembramento
de desmembramento
o passo a passo:
Importante:
– É– Ovedada a retirada
processo que tiver folha ouda
peçaprimeira peçaado
retirada conservará processo.
sua numeração, permanecendo vago
o número de folhas correspondente, inserindo no local o “Termo de Desmembramento” que não
será numerado.
1)Desmembrar
Vá ao menuno SIPAR
PROCESSO > e dê um clique com o botão esquerdo do
1) Vá em
mouse JUNTADA.
ao menu PROCESSO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em JUNTADA.
104
2) Informe o número do processo principal, aquele no qual os documentos foram anexados;
após informar o número, clique com o botão esquerdo do mouse no botão [PESQUISAR].
3) Selecione o o processo
3) Selecione queseráserá
documento que desmembrado,
desmembrado, clicando
clicando com com odobotão
o botão esquerdo mouse
3) Selecione
esquerdo odo processo
no campo
que será
mouse no campo
“SELECIONAR”.
desmembrado, clicando com o botão
“SELECIONAR”.
esquerdo do mouse no campo “SELECIONAR”.
105
4) Clique com o botão esquerdo do mouse no botão [DESMEMBRAR].
5) Preencha o ocampo
5) Preencha “JUSTIFICATIVA”
campo “JUSTIFICATIVA” comdo
com os motivos osdesmembramento
motivos do desmembramento
e clique com o botão
e clique com o botão esquerdo do mouse
esquerdo do mouse no botão [CONFIRMAR]. no botão [CONFIRMAR].
5) Preencha o campo “JUSTIFICATIVA” com os motivos do desmembramento
e clique com o botão esquerdo do mouse no botão [CONFIRMAR].
Importante
Importante
O desmembramento só deve ser feito no SIPAR se a peça a ser retirada tiver o número de registro.
Caso a peça a ser desmembrada não tenha o referido número do registro, deve-se proceder o des-
membramento somente no processo.
Importante
O desmembramento só deve ser feito no SIPAR se a peça a
ser retirada tiver o número de registro. Caso a peça a ser
O desmembramento só deve ser feito no SIPAR se a peça a
desmembrada não tenha o referido número do registro,
ser retirada tiver o número de registro. Caso a peça a ser
deve-se proceder o desmembramento somente no processo
desmembrada não tenha o referido número do registro,
deve-se proceder o desmembramento somente no processo
106
Desentranhamento
Figura 3737
Figura – Termo de Desentranhamento
– Termo de Desentranhamento
[MMA10] Comentár
Normativa MPOG/SLTI n
dezembro de 2012.
107
Figura 38 – Termo de Desentranhamento
Figura
Figura 3838 – Termo
– Termo de Desentranhamento
de Desentranhamento
[MMA11] C
Normativa MP
[MMA11] C
dezembro de
Normativa MP
dezembro de
Desentranhar no SIPAR
Desentranhar
1) Vá ao menu no SIPAR
PROCESSO > e dê um clique com o botão esquerdo do
mouse emmenu
1) Vá ao JUNTADA.
PROCESSO e dê um clique com o botão esquerdo do mouse em JUNTADA.
109
3) Selecione o expediente que será desentranhado, clicando com o botão
esquerdo do mouse no campo “SELECIONAR”.
3) Selecione o oexpediente
3) Selecione expediente queque
será será desentranhado,
desentranhado, clicando comclicando com odobotão
o botão esquerdo mouse
esquerdo do mouse no
no campo “SELECIONAR”. campo “SELECIONAR”.
4) Clique com
4) Clique o obotão
com esquerdo
botão esquerdo do mouse
do mouse no[DESENTRANHAR].
no botão botão [DESENTRANHAR].
110
5) Preencha o campo “JUSTIFICATIVA” com os motivos do desentranhamento e clique com o botão
esquerdo do mouse no botão [CONFIRMAR].
Importante
Importante
O desentranhamento só deve ser feito no SIPAR se a peça a ser retirada tiver o número de registro.
O desentranhamento
Caso a peça a ser desentranhada nãosó deve
tenha sernúmero
o referido feito dono SIPAR
registro, seproceder
deve-se a peça o de-a
sentranhamento somente no processo físico.
ser retirada tiver o número de registro. Caso a peça a ser
desentranhada
Reconstituição não
tenha o referido número do registro, deve-
de processo
se proceder o desentranhamento somente no processo físico.
A reconstituição de processos será realizada quando o processo original for extraviado ou des-
truído. O fato deverá ser comunicado à autoridade competente de posse do processo.
Reconstituição de processo
A reconstituição tem caráter excepcional e não exclui o procedimento administrativo destinado
A reconstituição de processos será realizada quando o processo original
a apurar a responsabilidade do servidor detentor do processo no momento do extravio.
for extraviado ou destruído. O fato deverá ser comunicado à autoridade
Como reconstituir um processo:
competente de posse do processo.
• Reunir cópias dostem
A reconstituição documentos
caráterqueexcepcional
constituíam o processo
e não nos órgãos
exclui o pelo qual tramitou.
procedimento
administrativo destinado
• Criação a apurar
de memorando a responsabilidade
informando do servidor
a reconstituição do processo, contendodetentor do
o seu número,
processo no momentointeressado,
procedência, do extravio.
assunto e outras informações que forem julgadas necessárias.
No documento, deverá constar o encaminhamento ao órgão competente pela autuação.
• Registrar o memorando no Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo (SIPAR) e informar,
no registro do
Como reconstituir um novo processo, o número do processo extraviado.
processo:
• Deve-se colocar uma folha inicial informando a reconstituição do processo, constando o
• Reunir cópias ados
seu número, documentos
proveniência, que constituíam
o interessado, o processo
o assunto e outras informaçõesnos órgãos
que forem jul-
pelogadas
qualconvenientes.
tramitou.
• Se no decorrer da reconstituição for encontrado o processo original, este deverá prosseguir
• Criação de memorando
seu andamento informando
sendo anexado a ele o processoareconstituído.
reconstituição do processo,
contendo o seu número, procedência, interessado, assunto e outras
informações que forem julgadas necessárias. No documento, deverá
constar o encaminhamento ao órgão competente pela autuação.
111
5 CLASSIFICAÇÃO
Fonte: CGDI/SAA/SE/MS.
Ao elaborarmos uma classificação, temos como resultado um instrumento, que nada mais é do
Fonte: CGDI/SAA/SE/MS.
que a tradução visual das relações hierárquicas e orgânicas entre as classes e suas subdivisões.
Ao elaborarmos uma classificação, temos como resultado um
Classificando Documentos de Arquivo
instrumento, que nada mais é do que a tradução visual das relações
Para podermos
hierárquicas classificar
e orgânicas qualquer
entre documentoedesuas
as classes arquivo, temos que entender alguns concei-
subdivisões.
tos, são eles:
Classificando Documentos de Arquivo
Atividade-meio: é o conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e via-
bilizar o desempenho de suas atribuições específicas. São operações de gestão dos recursos humanos,
Para podermos classificar qualquer documento de arquivo, temos que
financeiros, informacionais e materiais comuns a todas as organizações.
entender alguns conceitos, são eles:
113
Ex.: Compra de equipamentos, contratação de pessoal, manutenção de elevadores, pagamento
de contas de telefone, água e luz.
Atividade-fim: é o conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho
de suas atribuições específicas. São operações vinculadas diretamente à missão da organização.
Atividade: cada função de um órgão pode ser subdividida em diversas “atividades”, série de
ações, levadas a efeito no desempenho de uma função específica (Schellenberg).
114
ção Decimal, ou seja, as dez classes principais são representadas
mero inteiro, composto de três algarismos, como se segue:
115
Figura 42 – Lógica de classificação
Figura 42 – Lógica de classificação
[MMA12
“Relações
Lógica da
do maior p
3. Localizar o “assunto”
4. Anotar a lápis, do documento
no canto superior no código
direito do documento, declassificação
o código de classificação
que cor-de
documentos.
responde ao assunto de que trata o documento em questão.
116
Classificando
Classificando o memorando
o memorando a seguir:a seguir:
Figura4343
Figura – Memorando
– Memorando
Fonte:
Fonte: Autoria
Autoria própria.
própria.
PassoPasso
01: leia todo
01: leia todooodocumento com
documento com muita
muita atenção;
atenção; após estaapós
leitura,esta
faça asleitura, faça
seguintes as
perguntas:
seguintes perguntas:
1. De qual assunto esse documento trata? Por qual motivo ele foi produzido?
1.Alteração
R: De qual assunto esse documento trata? Por qual motivo ele foi
de Férias.
produzido?
R:documento
2. Esse Alteraçãotrata
de Férias.
somente de um assunto?
2. Esse documento trata somente de um assunto?
R: Sim.
117
R: Sim.
4.
3. SeDe todosanterior
a reposta os assuntos
for “não”, deque
quaisooutros
documento trata,
assuntos esse qual o trata?
documento mais relevante,
aquele pelo qual o documento foi criado?
4. De todos os assuntos que o documento trata, qual o mais relevante, aquele pelo qual o do-
cumento foi criado?
Figura 44 – Classificação passo 1
Figura 44 – Classificação passo 1
[MMA13] C
1) [...] Por q
Fonte: <www.comstockphoto.es>.
118
1. Pegue a resposta da pergunta 2 do passo 02:
R: Área-meio.
2. NoR:instrumento
Área-meio. de classificação de documentos de arquivo relativos às
atividades-meio da administração pública, adotado pelo Ministério da
2. No instrumento de classificação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da
Saúde,administração
encontre apública,
parteadotado
que trata da resposta acima;
pelo Ministério da Saúde, encontre a parte que trata da res-
posta acima;
Figura 45 – Instrumento de classificação
Figura 45 – Instrumento de classificação
Fonte:
Fonte:autoria própria
Autoria própria.
3. Pegue a resposta da pergunta 1 do passo 01: “Alteração de Férias” e faça as seguintes perguntas:
3. Pegue a resposta da pergunta 1 do passo 01: “Alteração de Férias” e
1. Quem pode solicitar “Alteração de férias”?
faça as seguintes perguntas:
R: Servidor.
1. Quem pode solicitar “Alteração de férias”?
2. Qual atividade no Ministério da Saúde é responsável por cuidar dos assuntos relacionados
R: Servidor.
aos “servidores”?
R:2. Qual
Gestão atividade
de Pessoas. no Ministério da Saúde é responsável por cuidar
dos assuntos relacionados aos “servidores”?
R: de
3. No instrumento Gestão de Pessoas.
classificação, procure a área que você encontrou no passo 03 um assunto
que se aproxime da resposta encontrada na pergunta anterior.
3. No instrumento de classificação, procure a área que você
encontrou no passo 03 um assunto que se aproxime da resposta
encontrada na pergunta anterior.
119
Figura4646 – Lógica de classificação
Figura Figura – Lógica
46 – Lógica de classificação
de classificação
4. Dentro
4. Dentro dodo“assunto”
4. Dentro
do “assunto”
“assunto” queque
mais se
que mais se mais se aproximou,
aproximou,
aproximou, procureprocure
procure um assunto um assunto
que descreve
um assunto que que
melhor o do-
descreve
descreve melhormelhor
cumento que o documento
está
o documento
sendo que
classificado.
que está está classificado.
sendo sendo classificado.
Figura 47 – Modelo de Lógica de classificação
Figura 4Figura 47 – Modelo
7 – Modelo de Lógica
de Lógica de classificação
de classificação
Fonte: própria.
Fonte: Autoria Autoria própria.
120
Entendendo o passo 03:
Entendendo o passo 03:
Figura 48 – Classificação passo 03
Entendendo o passo 03:
Figura 48 – Classificação passo 03
[MMA14] Come
Figura 48 – Classificação passo 03 Grupo em c.a.b/
[MMA14] Co
Grupo em c.a.
4. Passo
Fonte:
Fonte: 04:
Autoria própria.
autoria anotar a lápis, no canto superior direito do documento o
própria
código de classificação.
Passo 04: anotar a lápis, no canto superior direito do documento o código de classificação.
4. Passo 04: anotar a lápis, no canto superior direito do documento o
Figura 49––Exemplo
Exemplo de onde
anotaranotar o número da classificação
código
Figura 49 de classificação.
de onde o número da classificação
Importante:
Fonte: Autoria própria.
– Classifique
Tabela de Temporalido documento
ade no momento em que ele é produzido.
122
Figura 51 – Fases do ciclo documental
Figura
Figura 5151 – Fases
– Fases do documental
do ciclo ciclo documental
Fonte:
Fonte: Autoria
Autoria própria.própria.
3) Destinação Final: neste campo, é registrada a destinação final
estabelecida para
3) Destinação Final: nestecada
campo,documento que pode
é registrada a destinação finalser a eliminação
estabelecida ou a
para cada docu-
guarda permanente.
mento que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
3) Destinação Final: neste campo, é registrada a destinação final
Figura 52estabelecida
Figura 52 ––Destinação
Destinação Final cada documento que pode ser a eliminação ou a
Finalpara
guarda permanente.
4) Observação:
4) Observação: nesteneste
campo, são registradas as
campo, sãoinformações complementares
registradas as e as justificativas,
informações
complementar
Fonte: Autoria própria.
necessárias es e aplicação
à correta as justificativas,
da tabela. necessárias à correta aplicação da
tabela.
123
6 PROCEDIMENTOS DE ARQUIVO
6 Procedimentos de Arquivo
O Serviço de Arquivo (SEARQ1) e os Arquivos Gerais dos Núcleos
Estaduais do Ministério da Saúde são as unidades responsáveis pelo
recebimento dos documentos de arquivo na fase intermediária, por sua guarda
e preservação, pelo acesso,
O Serviço de Arquivo por
(SEARQ 1) e os meioGerais
Arquivos da dos
consulta, do empréstimo
Núcleos Estaduais do Ministério daou
Saúdedo
desarquivamento e a pela
são as unidades responsáveis destinação
pelo recebimento dosfinal destesdedocumentos.
documentos arquivo na fase intermediária, por sua
guarda e preservação, pelo acesso, por meio da consulta, do empréstimo ou do desarquivamento e pela
6.1 Transferências
destinação de Documentos
final destes documentos.
Os documentos
6.1 Transferências podem ser transferidos aos Arquivos de Guarda
de Documentos
Intermediária do Ministério da Saúde, após terem cumprido sua fase corrente
Os documentos podem
nos setores/unidades. ser realizar
Para transferidos aos Arquivos
uma de Guardasiga
transferência, Intermediária
o passo do a
Ministério
passo:da
Saúde, após terem cumprido sua fase corrente nos setores/unidades. Para realizar uma transferência,
1) Entre
siga o passo a passo:em contato com o assistente técnico do setor/unidade.
Figura 53––Aplicação
Figura 53 Aplicação da tabela
da tabela de temporalidade
de temporalidade
1
Os procedimentos foram elaborados com base na estrutura organizacional do Serviço de Arquivo
125
(SEARQ) com funcionamento em Brasília/DF, podendo cada núcleo estadual realizar adequações
conforme a sua realidade.
Entendendo a aplicação da tabela de temporalidade:
2. Olhe a data do documento e faça o seguinte cálculo: quantidade de anos que está no cam-
3. Comprovado que o documento já teve sua fase corrente expirada, ele
po “ARQUIVO CORRENTE” + o ano em que o documento foi produzido. Ex.: 2007 + 5 = 2012.
pode ser transferido ao Serviço de Arquivo. No caso do exemplo acima,
no item 2, o documento
3. Comprovado poderá
que o documento serfase
já teve sua transferido ao ele
corrente expirada, Arquivo de Guarda
pode ser transferido
Intermediária no início de 2013.
ao Serviço de Arquivo. No caso do exemplo acima, no item 2, o documento poderá ser
transferido ao Arquivo de Guarda Intermediária no início de 2013.
3) Agrupe por código os documentos que findaram sua fase corrente e que
3) Agrupe por códigode
possuam temporalidade os documentos que findaram sua fase corrente e que possuam tempora-
guarda intermediária.
lidade de guarda intermediária.
Figura 54 – Classificação agrupada
Figura 54 – Classificação agrupada
126
1) Pegue todos os documentos agrupados por código e coloque
dentro da capa de dossiê, seguindo as cores de cada classe.
1) Pegue todos os documentos agrupados por código e coloque
Figura
dentro55 da
4) Forme–dossiês,
Elaboração
capa deosdossiê
de dossiê,
conforme seguindo
seguintes passos: as cores de cada classe.
1) Pegue todos os documentos agrupados por código e coloque dentro da capa de dossiê, seguindo as cores
Figura 55 – Elaboração de dossiê
de cada classe.
2) Faça a etiqueta que deverá ser colada no canto superior direito da capa do
dossiê.
Fonte: Autoria
Fonte: própria.
Autoria própria.
2) Faça a etiqueta que deverá ser colada no canto superior direito da capa do dossiê.
2) Faça a etiqueta que deverá ser colada no canto superior direito da capa do
dossiê.Figura 56 – Exemplo de etiqueta de dossiê
Figura 56 – Exemplo de etiqueta de dossiê
[MMA15
Figura 56 – Exemplo de etiqueta de dossiê “Proposta
[MMA15] Com
“Proposta Orçam
127
Fonte: Autoria própria.
Figura 57 – Etiqueta de dossiê
1) 4)
Organize Para
4) Para
todos
os
os processos,
os processos
processos, organize
organize conforme
por código
conforme
os seguintes
de classificação.
os seguintes
passos: passos:
2) Insira o1)despacho
Organizetodos
1) Organize de
todos os
arquivamento
osprocessos por código
processos por de intermediário
classificação.
código em cada processo.
de classificação.
2) Insira o despacho de arquivamento intermediário em cada processo.
2) Insira o despacho de arquivamento intermediário em cada processo.
Figura 58 – Despacho para o Serviço de Arquivo
Figura 58 – Despacho para o Serviço de Arquivo
Figura 58 – Despacho para o Serviço de Arquivo
128
5) Preencha a Guia de Transferência.
Fonte: Autoria própria.
Titulo da figura 62 deve ser “colar espelho na caixa‐arquivo”
6) Proceda a gestão e o trâmite dos registros dos documentos no Sistema Integrado de Protocolo e
Arquivo (SIPAR), conforme os seguintes passos:
1) Confira todos os dados do registro do documento que foram cadastrados no SIPAR. Caso seja
encontrado algum erro, proceda a correção.
129
7) Coloque os dossiês dentro da caixa seguindo a ordem que está descrita
na guia de transferência:
7) Coloque os dossiês dentro da caixa seguindo a ordem que está descrita na guia de transferência:
7) Figura 60 – Dossiê
Coloque em caixa
os dossiês dentro da caixa seguindo a ordem que está descrita
Figura 60 – Dossiê em caixa
na guia de transferência:
130
7) Faça a espelho da caixa.
7) Faça a espelho da caixa.
Figura
8) Faça61 – Espelho
o espelho de caixa-arquivo
da caixa.
Figura 61 – Espelho de caixa-arquivo
Figura 61 – Espelho de caixa-arquivo [MMA17
[MMA17] C
“sequênci
“sequência n
131
1) Solicite que o assistente técnico proceda à conferência de todos os itens demandados para
a transferência.
3) Entre em contato com equipe de apoio que realiza o transporte das caixas-arquivo no dia
agendado para a transferência e solicite que eles entreguem as caixas no setor de arquiva-
mento intermediário. Esta entrega deve ser acompanhada pelo assistido e pelo assistente
técnico. Caso a transferência física não ocorra no dia agendado, será necessário repetir o
procedimento para reagendamento da data.
O setor responsável pelo arquivo de guarda intermediária realizará uma nova conferência e,
caso tudo esteja correto, o assistente técnico devolverá uma via da Guia de Transferência devidamente
assinada à área que transferiu os documentos, que deverá ser guardada no órgão para fins de solicita-
ção de consulta/pesquisa, empréstimo ou desarquivamento.
Caso seja encontrado algum erro durante a conferência realizada pelo Setor de Arquivo Inter-
mediário, o assistente técnico entrará em contato com o assistido para que o mesmo realize as devidas
correções e a transferência possa ser finalizada. O assistido terá o prazo de 15 dias úteis, prorrogá-
veis por igual período, mediante justificativa, contados a partir da data de repasse da conferência pelo
Arquivo de Guarda Intermediária, para a realização das correções. Se nesse prazo as pendências não
forem sanadas, toda a transferência retornará para o setor de origem, acompanhada pelo assistente
técnico.
Não serão agendadas novas transferências para os setores que ainda tenham transferências
com pendências ou não finalizadas nos arquivos de guarda intermediária.
2. Aplique o prazo de guarda dos documentos classificados de acordo com a Tabela de Tem-
poralidade de Documentos conforme a Resolução nº 14 do Conarq.
132
1. Entre em contato com o assistente técnico do órgão/unidade.
Fonte: Autoria
Fonte: Autoria própria.
própria.
133
Figura 64 – Documentos agrupados por código de classificação
Figura 64 – Documentos agrupados por código de classificação
Figura 64 – Documentos agrupados por código de classificação
134
Fonte: Autoria própria.
6) Coloque os documentos dentro da caixa-arquivo seguindo a ordem da Listagem de Eliminação.
135
6.3.2
6.3.2Empréstimo
Empréstimo
O empréstimo ocorrerá quando o documento for retirado do arquivo de guarda intermediária
O empréstimo ocorrerá quando o documento for retirado do arquivo de
do Ministério da Saúde, com o objetivo de prestar informações. Este documento não poderá sofrer ne-
guarda intermediária do Ministério da Saúde, com o objetivo de prestar
nhuma alteração Este
informações. ou inclusão. Para realizar
documento nãoumpoderá
empréstimo siganenhuma
sofrer o passo a passo:
alteração ou
inclusão. Para realizar um empréstimo siga o passo a passo:
1. Preencha o Formulário de Empréstimo.
1º) Preencha o Formulário de Empréstimo no Formsus;
Figura 67 – Formulário de Empréstimo
136
registros SIPAR para o Arquivo de guarda intermediária.
137
O órgão/unidade terá o prazo de cinco dias úteis para buscar o documento. Ao final desse prazo
o documento será novamente arquivado. Caso a área ainda tenha interesse em retirá-lo, será necessário
repetir os procedimentos da solicitação de desarquivamento.
138
Glossário
Anexação – juntada, em caráter definitivo, de processo a outro processo, na qual prevalece, para refe-
rência, o número do processo mais antigo.
Anexo – processo juntado, em caráter definitivo, a outro processo por afinidade de conteúdo.
Apensação – juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada,
conservando cada processo a sua identidade e a sua independência.
Atividade-fim – é o conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de
suas atribuições específicas. São operações vinculadas diretamente à missão da organização.
Atividade-meio – conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o de-
sempenho de suas atribuições específicas. São operações de gestão dos recursos humanos, financeiros,
informacionais e materiais comuns a todas as organizações.
Correspondência – comunicação escrita, expedida (ativa) ou recebida (passiva), por entidades coleti-
vas, pessoas ou famílias.
Despacho – é a decisão ou ordem proferida por quem é de direito para dar continuidade às ações
presentes no expediente/processo. Não é um novo expediente/processo. É apenas a continuação do
mesmo.
Documento Digital – documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema compu-
tacional. Ver também Documento eletrônico.
Documento eletrônico – gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou so-
mente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos
digitais.
139
Expedição – é o ato de encaminhar o documento fisicamente e virtualmente para órgão EXTERNO.
Ofício – modalidade de comunicação oficial que tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais
pelos órgãos da administração pública entre si e também com particulares.
Ofício-circular – modalidade de comunicação oficial multidirecional que tem como finalidade o trata-
mento de assuntos oficiais pelos órgãos da administração pública entre si e também com particulares.
Procedência – termo em geral empregado para designar a origem mais imediata do documento, quan-
do se trata de entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou.
Proveniência – termo que serve para indicar a entidade coletiva, pessoa ou família produtora de docu-
mento.
Tabela de temporalidade – instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que de-
termina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou elimi-
nação de documentos.
Tipo Documental – divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características co-
muns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São
exemplos de tipos documentais: cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem núme-
ro, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.
141
Referências
______. Lei n° 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos
e privados e dá outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.
htm>. Acesso em: 10 set. 2012.
______. Lei nº 9.800 de 26 de maio de 1999. Permite às partes a utilização de sistema de transmissão
de dados para a prática de atos processuais. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/
leis/L9800.htm>. Acesso em: 9 out. 2012.
______. Ministério da Saúde. Portaria MS/GM nº 1.864, de 4 de agosto de 2011. Dispõe sobre a
gestão de documentos no âmbito dos órgãos do Ministério da Saúde. Disponível em: <http://bvsms.
saude.gov.br/bvs/saudelegis/gm/2011/prt1864_04_08_2011.html>. Acesso em: 9 out. 2012.
______. Ministério da Saúde. Secretaria de Assuntos Administrativos. Portaria SAA/MS nº 24, de 008 de
setembro de 2000. Institui o Sistema Integrado de Protocolo e Arquivo -SIPAR/MS. Boletim de Serviço,
Brasília, v. 36, n.1, p. 7, 8 set. 2000.
143
Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: atividades-meio, a ser adotado
como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela
Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da
Administração Pública. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/
start.htm?infoid=65&sid=46>. Acesso em: 9 out. 2012.
144
EDITORA MS
Coordenação-Geral de Documentação e Informação/SAA/SE
MINISTÉRIO DA SAÚDE
Fonte principal: Myriad Pro
Tipo de papel do miolo: AP 75 gramas
Impresso por meio do contrato 28/2012
OS 2013/0132
Brasília/DF, fevereiro de 2013
Ministério da Saúde
ISBN 978-85-334-2004-5
Brasília – DF
2013
coleção arquivo