A Arte de Fazer Acontecer

Poucos livros são capazes de mudar a vida das pessoas. O Getting

Things Done (com o título bizarro em português de "A Arte de Fazer
Acontecer") do David Allen é um dos que mais nos transformaram e
nos ajudaram a nos tornar mais produtivos aqui no 12'. Sempre fomos
um time que pegava muitos projetos, muitas tarefas e muitas vezes,
acabamos nos enrolando por não conhecer os fundamentos da
produtividade. Este livro nos ensinou e vai ensinar você a manter a
vida organizada e se tornaruma pessoa 10x mais produtiva. Mais do
que um livro, o GTD é um método e, neste resumo, vamos ajudar você
a colocá-lo em prática.

Zeigar o quê?

Na década de 20, Bluma Zeigarnik se dispôs a observar um

restaurante e entender como ele funciona. Em suas observações, a
psicóloga russa percebeu que os garçons tinham a habilidade de se
lembrar de ordens complexas, o que permitia que eles entregassem a
comida certa para as mesas certas com alta eficiência. Além disso,
eles tinham facilidade de fechar as contas com velocidade, logo após
o cliente terminar sua refeição. Porém, ela observou um fenômeno
interessante, chamado posteriormente de efeito Zeigarnik. Logo após
uma mesa ser fechada e a conta ser paga, era como se ela tivesse
saído da cabeça do garçom. Se um cliente voltasse com uma dúvida
sobre sua refeição, os garçons precisavam se esforçar muito para se
lembrar e, na maioria das vezes, erravam feio. A partir dessa
observação, Zeigarnik desenvolveu uma teoria: a nossa energia
mental é atraída pelas tarefas incompletas e, uma vez que uma tarefa
é concluída, ela sai da nossa cabeça. Anos depois, diversos
pesquisadores confirmaram a tese de Zeigarnik em diversos
experimentos.
Habemus GTD

David Allen, ao desenvolver seu método famoso, chamou esse efeito

de "circuitos abertos", que ele define como “qualquer coisa atraindo a
nossa atenção que não está no seu devido lugar do jeito que está.”
Circuitos abertos, segundo Allen, podem ser coisas complexas como
"acabar com a fome na África" ou tão pequenas quanto "colocar um
envelope no correio". O ponto central do livro é que mesmo pessoas
que não estão conscientemente "estressadas", sempre estarão mais
relaxadas, focadas e produtivas se aprenderem a lidar com seus
circuitos abertos de maneira eficiente. Para isso, ele propôs um
método, que chamou de GTD, ou Getting Things Done (em tradução
livre, "Deixando as coisas prontas" ou "Concluindo Tarefas"). O GTD é
um sistema para controlar esses circuitos abertos, para que você
possa focar na sua tarefa atual sempre, sem distrações. De acordo
com David Allen, cada circuito aberto na sua vida deve ter um lugar
próprio, organizado e arquivado, para que você possa tirá-lo da
cabeça temporariamente, com a tranquilidade de que, quando precisar
revisitá-lo, estará devidamente catalogado. Além disso, o GTD
também apresenta um sistema de priorização de tarefas, para garantir
que você sempre esteja atuando na atividade mais importante naquele
momento. O sistema é quebrado em etapas. Conheça-as abaixo:

Etapa 1: Coletando Informações

O primeiro passo para adotar o GTD é reunir as tarefas que estão

tirando seu foco. Você pode usar papel, uma ferramenta como o
Evernote ou mesmo um cliente de email para fazer isso (nosso
favorito é o Inbox, da Google). As tarefas que você precisa coletar
nessa lista virão das suas atividades do dia a dia, mas também de
solicitações de colegas de trabalho, amigos e familiares. Para ter
sucesso nesta etapa é importante que: Toda tarefa planejada deve ir
para o seu sistema de coleta e, assim, sair da sua cabeça; Essa lista
precisa ser revisitada constantemente e limpa, quando você realiza ou
cancela uma tarefa. Ter essa lista é essencial e, se uma tarefa está
aberta em sua cabeça, é importante que você tome nota, senão ela
vai acabar se tornando uma distração que tira seu foco a todo
momento.

Etapa 2: Processando Suas Informações

É impossível finalizar todas as suas tarefas e fechar todos os seus

circuitos. É da natureza humana que sempre apareçam novos
circuitos abertos. Mas se você não pode fazer todas as tarefas que
você anotou, como pode manter sua lista vazia? Para isso, existe um
processo simples de limpeza, mas extremamente eficiente, que
mantém você organizado.

Passo 1: Identifique o item: Antes de começar uma nova tarefa, é

necessário que identifiquemos o que está contido nela e fazer uma
análise criteriosa. Pergunte-se "O que é isso?" e entenda a fundo o
que aquela tarefa representa. Isso é muito importante, especialmente
quando as tarefas são demandas que vêm de outras pessoas, como
e-mails. Entender o item vai te ajudar a decidir quais tarefas precisam
ser feitas para fechar o circuito aberto.

Passo 2: Pergunte-se: "Eu preciso fazer algo com relação a isso?"

Essa pergunta é interessante pois nem todas as tarefas precisam
realmente ser realizadas, afinal, algumas demandas podem não ter
sentido ou pode ser que você ou alguém do seu time não sejam
necessariamente a melhor pessoa para fazê-lo. Se você identificar
uma tarefa com relação a qual você não precisa tomar providências,
faça uma das seguintes coisas: Coloque-a no lixo. Arquive-a como
"um dia / talvez" (isso é para qualquer coisa que você pode querer
fazer no futuro, mas não pode fazer ou não quer fazer agora). Arquive-
o como "referência" (você não precisa fazer nada a respeito disso,
mas pode precisar dessas informações mais tarde; é uma boa ideia ter
um sistema organizado para guardar itens de referência, seja no seu
sistema de favoritos, numa pasta de emails ou mesmo num papel
sobre sua mesa). [PRO TIP: Use o Evernote] Se a tarefa requer sua
atenção, mas não agora, o melhor é marcá-la como tal. É essencial
colocá-la numa lista para ser revisitada no futuro. Uma boa ideia seria
colocar um lembrete automático na sua agenda, para quando a ação
precisa ser tomada. [Pro Tip: Use o Google Calendar ou Google
Inbox!] Nos casos acima, você resolveu o item e pode removê-lo do
seu sistema de coleta e assim fechar (ainda que temporariamente, no
caso da atenção futura) o circuito aberto. Provavelmente, a maioria
dos itens nos seus baldes de coleta não vão passar dessa etapa. Esse
passo é essencial para garantir que tenhamos a cabeça livre para
começarmos a produzir e focar nas tarefas que requerem nossa
atenção imediata. Se sua lista só possui tarefas que requerem
atenção imediata, agora é hora de ir para o próximo passo

Passo 3: Pergunte-se: "De tudo que tenho na lista, qual é a próxima

atividade que devo executar?" Agora que você está com a mente livre
para produzir, é preciso ser inteligente ao escolher em que vamos
focar primeiro. Se for uma tarefa simples, você pode ir direto para o
próximo passo. Porém em nossas vidas, muitas tarefas são
complexas e requerem várias pequenas atividades para ter o objetivo
desejado. Se a tarefa for simples, passe para o próximo passo. Se a
tarefa é mais complexa e vai exigir que ela seja quebrada em várias
tarefas menores, você precisa adicioná-la a uma nova lista chamada
projetos. Na lista projetos, é necessário quebrar este item em todos os
seus subitens. Com os subitens definidos, volte os mais importantes
para sua lista principal. A lista de projetos é uma lista de todos os
circuitos abertos que exigem que mais de uma tarefa seja concluída.
Um bom exemplo seria ter um projeto "Alugar apartamento" e suas
subtarefas seriam "Visitar a imobiliárias", "Escolher apartamentos para
visitar", "Visitar Apartamentos", "Fazer uma oferta à imobiliária". A lista
projetos é uma ferramenta para rastrear os circuitos abertos nos quais
você ainda está trabalhando. Quando você concluir todas as sub-
tarefas de um projeto, você pode retirá-lo da lista de projetos. Quando
aparecerem novas tarefas no projeto, como por exemplo "Encontrar
fiador para contrato", adicione-a à lista do projeto.

Passo 4: Trabalhe em tarefas pequenas. Esse passo é para se

perguntar: "Eu posso concluir essa tarefa em uma única ação e em
menos de dois minutos?" Tarefas simples como as dos exemplos
abaixo, podem ser executadas imediatamente. Responder uma dúvida
de um colega de trabalho; Preencher um formulário de pesquisa curto;
Agendar uma reunião; E se você pode concluí-la imediatamente,
porque não finalizá-la agora e limpar seu cérebro desse circuito
aberto?

Passo 5: Delegue o que não lhe compete/não é o melhor uso do seu

tempo Finalizadas as tarefas imediatas, as fáceis e rápidas, é hora de
saber como lidar com as tarefas um pouco mais complexas, é hora de
priorizá-las. A primeira pergunta deveria ser: Eu sou a melhor pessoa
para realizar essa atividade ou posso delegá-la a alguém da minha
equipe (família, amigos, etc)?. Se faz sentido delegar esta atividade,
vá em frente e faça isso. Uma vez que você delegou uma tarefa, deve
agendar a data na qual pretende checar o progresso da tarefa. Se
você optou por executar a tarefa, coloque-a na sua lista de próximas
ações. A lista de próximas ações é um planejamento pontual, que
idealmente deve ser fechado no início do dia para que você consiga
ser produtivo e fazer o máximo possível.

Passo 6 : Organizando sua lista de próximas ações Você deve

revisitar constantemente sua lista de próximas ações. As duas formas
mais comuns de organizá-la são por contexto e por prioridade. Para
organizar sua lista por contexto, pergunte-se: "onde eu preciso estar
para realizar essa tarefa?" Contextos podem ser locais físicos, como
seu escritório, sua casa ou o supermercado, mas também podem ser
situações específicas, já pré ocupadas diariamente ou semanalmente
na sua agenda. Um bom exemplo de contexto de situação seria ter um
horário fixo na sua agenda, de 8 as 9 da manhã chamado "gestão de
emails", ou "reuniões internas". Para cada contexto, você deve criar
uma lista de tarefas. Organizar por contexto ajuda você a,
independentemente do esteja fazendo, olhar para a sua lista de
próximas ações e ver o que você precisa fazer onde você está. Já a
organização por prioridade, deve ser feita de forma diferente. É
necessário se perguntar: “Dados o meu contexto, tempo e energia
disponível, o que vai me recompensar mais?” Outro ponto importante
é considerar as tarefas de acordo com seus objetivos a longo prazo.
 Allen também sugere que você conheça a Matriz Eisenhower de
priorização, que é baseada na urgência e importância das tarefas
(google isso ou leia o artigo acima!).

Etapa 3: Executando - Get Shit Done!

Agora que já criou sua lista de próximas ações e as organizou por

contexto e prioridade, você está pronto para começar a trabalhar. Mão
na massa para executar as tarefas mais complexas e cabeludas.
Ainda assim, você ainda vai ter tarefas aparecendo na sua agenda
(aquelas que você delegou e marcou de checar no Passo 5), por isso,
planeje-se para que tenha tempo para elas também. Se durante seu
momento de execução alguma nova tarefa começar a te distrair ou a
atrapalhar seu foco, coloque-a na sua lista de circuitos abertos para
que você possa voltar a ela posteriormente.

Etapa 4: Analisando e Revisando Sua Rotina

A última etapa é a constante revisão das nossas listas e existem três

análises essenciais, que devem se tornar hábitos para que possamos
manter nossos circuitos constantemente nos eixos. São elas:

 Revisão de contexto novo: Sempre que estiver em um novo contexto

(exemplo, no conselho da empresa que você foi convidado a participar
mensalmente.), verifique sua lista de próximas ações. Isso cria o
hábito de trabalhar em suas prioridades em qualquer contexto.
 Revisão diária da agenda Toda manhã, consulte sua agenda e veja
que tarefas você precisa completar nesse dia. Analise, avalie e se
precisar, faça ajustes.
 Revisão semanal das listas de próximas ações e dos circuitos abertos
A revisão semanal é essencial para turbinar sua produtividade usando
o GTD. Ela funciona assim:
o Esvazie sua lista de circuitos abertos: Revise sua lista
principal, semanalmente e tente tirar dela o maior
número de atividades possível.
o Revise sua lista de projetos: Finalize os projetos
concluídos, avalie quais estão perdendo importância e se
surgiram novos projetos.
o Limpe sua lista de próximas ações: Reorganize sua lista
transferindo as tarefas da semana passada que ainda
precisam ser concluídas e adicionando novos itens a sua
lista de circuitos abertos. A revisão semanal, permite que
você se mantenha organizado e constantemente
evoluindo.

Notas Finais

O GTD não é um método tão fácil quanto parece. GTD é um conjunto

de hábitos e hábitos levam tempo para serem formados. Em vez de
tentar fazer tudo de uma vez, nós sugerimos que você melhore cada
um dos seus passos aos poucos e crie um hábito de cada vez, sempre
partindo para o próximo. O objetivo do método é fazer você focar no
trabalho que importa e acabar com sua procrastinação. Em caso de
dúvida, sempre repense se aquela atividade que você está fazendo é
realmente importante para atingir seus objetivos. Isso é Get Things
Done!