Como aumentar a

CAPTAÇÃO DE ALUNOS
PARA SUA ESCOLA
 INTRODUÇÃO

Para se manter ativa, uma instituição de ensino precisa captar novos

alunos e reter os estudantes que já ingressaram na escola. No entanto,
para que esse objetivo se torne realidade, é fundamental que a prioridade
do colégio seja oferecer um ensino de qualidade, com uma estrutura
sólida que ajudará na formação dos futuros cidadãos.

Além de desenvolver um planejamento pedagógico de excelência e

acompanhar a sua aplicação no dia a dia, o gestor escolar também
assume a difícil missão de aumentar a captação e fidelização de alunos
em sua escola, se destacando no mercado educacional.

Para que esse trabalho siga em consonância com os propósitos do

colégio, é importante aplicar alguns passos estratégicos, que envolvem
desde o conhecimento do público-alvo até a interação com a comunidade
escolar. É sobre esses pontos importantes que iremos falar neste
e-book. Não perca!

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CAPÍTULO 1

A IMPORTÂNCIA DO PROCESSO
DE CAPTAÇÃO

A captação de novos alunos é uma tarefa que deveria estar presente no planejamento
de todas as instituições de ensino, principalmente das que buscam crescer e se tornar
referência no segmento. Entretanto, esse não é um desafio simples, pois a cada dia
cresce o número de escolas particulares no país.

Segundo dados do Censo Escolar da Educação Básica 2016, divulgado pelo Instituto
Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais, a participação das escolas da rede
privada passou de 21,1% em 2015 para 21,5% em 2016. O estudo também mostrou
que a rede privada tem uma participação de 18,4% no total de matrículas na educação
básica. Em 2008, era de 13,3%, um aumento de 5,1 pontos percentuais no período.

Diante dessa ampla concorrência, é preciso traçar estratégias que ajudam a captar
novos alunos para a sua escola sem comprometer o objetivo principal, que é a educação
de qualidade. Na sequência, listamos algumas dicas interessantes para dar início ao seu
plano de expansão.

Esteja onde seus clientes estão

Conhecer em quais canais seus clientes
potenciais estão é o primeiro passo para
captar mais alunos para a sua escola. Depois
desta etapa, é possível iniciar o processo de
interação por meio da divulgação do colégio.
Na educação básica, a escolha da instituição
é, geralmente, uma decisão dos pais.
Mas, por volta do Ensino Fundamental II,
os alunos já participam mais ativamente
desse processo, sendo que no Ensino Médio
e Técnico, os jovens normalmente são a
palavra final para a escolha da escola onde
irão estudar.
Diante disso, as instituições de ensino
devem fazer um levantamento para
saber quais são os melhores canais de
divulgação para atingir os pais e os filhos
que buscam por um novo colégio.

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Mídia offline
Apesar da ascensão da internet, as mídias Nesses veículos, a faixa etária mais
offline  como jornal e revista, possuem presente é a dos pais de alunos, por isso,
um público fiel e que se mantém estável. dependendo da estratégia de divulgação
Segundo dados divulgados na Pesquisa adotada pela escola, investir em mídias
Brasileira de Mídia 2015, cerca de 21% offline pode ser bastante interessante para
dos brasileiros entrevistados afirmam ler captar estudantes da Educação Infantil e
jornais ao menos uma vez por semana. séries iniciais do Ensino Fundamental.
O índice de leitores diários é de 7%. As
revistas seguem um fluxo parecido, cerca
de 13% dos brasileiros leem revistas
durante a semana.

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Internet
A internet está presente na vida de boa · Atualização do site institucional;
parte da população brasileira, sendo um
· Criação de landing pages, isto é, páginas
meio decisivo para o cliente conhecer e
de destino que ajudarão a captar clientes
decidir por um determinado negócio. O
em potencial para a sua escola; 
mesmo acontece com as escolas.
· Presença nas mídias sociais;
Quando a família está em busca de um
· Disponibilizar na web informações sobre o
novo colégio, a primeira interação com
projeto pedagógico adotado pela instituição;
a escola costuma ser pela internet, seja
pelo site institucional ou redes sociais. O · Mostrar os seus diferenciais e expertise
mesmo vale para os jovens estudantes. na área;
De acordo com a pesquisa de tendências
· Alimentar um blog com conteúdos sobre
realizada pela equipe de Educação do
educação de crianças e jovens, que ajuda
Google Adwords, 50% dos alunos utilizam
a aumentar as buscas na internet;
os buscadores da internet para comparar
instituições de ensino. · Investimento em publicidade em
períodos estratégicos, como no início e
Investir em ações digitais para captar fim do ano letivo;
novos alunos é, nos dias de hoje, uma
· Ter os dados de contato da instituição
das estratégias mais assertivas, pois
sempre atualizados e disponíveis na
consegue atingir tanto os pais quanto os
internet.
alunos. Para obter sucesso na divulgação
via internet, alguns processos não podem
ser esquecidos, como:

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 CAPÍTULO 2

COMO EQUILIBRAR A
CAPTAÇÃO DE NOVOS ALUNOS
E RETER OS ATUAIS

Como vimos, as instituições de ensino que
buscam captar novos alunos enfrentam
uma concorrência bastante acirrada nos
dias de hoje. Além disso, há outro grande
desafio que é a retenção dos estudantes
atuais.
famílias que a matrícula é uma escolha
assertiva. Do outro lado, todos os pontos
apresentados pelo gestor escolar nas
visitas ou nas ações de marketing precisam
ser reais, ou seja, devem fazer parte da
rotina dos alunos atuais.

De nada adianta uma escola conseguir Quando isso acontece de verdade, a

captar 50 alunos novos sendo que, no
mesmo período, 80 estudantes optaram
por sair do colégio. Para que os esforços
nessas duas áreas sejam equilibrados, é
importante trazer estratégias eficientes,
que foquem em uma boa administração
e, claro, em um ensino de excelência.
Para cada público, é preciso traçar um
planejamento específico. Mas, é importante
que essas estratégias se complementem.
Por exemplo: no momento de captação de
novos alunos, é comum a escola destacar
os seus diferenciais para convencer as
captação se torna um pouco mais fácil,
pois caso os pais busquem referência com
a comunidade escolar, eles irão constatar
que todos os pontos que chamaram a
atenção são reais e praticados diariamente
na escola. Do mesmo modo, ao perceber
que os filhos têm acesso a uma educação de
qualidade e estão motivados para continuar
aprendendo, a retenção dos estudantes
na escola acontece naturalmente.
Além desse ciclo, alguns outros processos
ajudam a otimizar a captação e retenção
de alunos, conforme mostramos a seguir:

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Seja informativo
Um passo fundamental para captar e reter
os alunos é manter as informações sempre
acessíveis para a comunidade escolar e
também para as famílias interessadas. Todos
os dados referentes à instituição devem ser
apresentados com clareza, principalmente
no processo de prospecção, quando os pais
costumam ter mais dúvidas.

Ofereça um ambiente agradável

É importante que o clima de motivação
esteja presente não apenas na equipe
gestora, mas em todos os funcionários da
escola. Quando o time está satisfeito com
o ambiente, esse sentimento transparece
para os alunos, famílias e também para
os prospects durante as visitas, ajudando
a instituição na captação e retenção de
estudantes. Por isso, valorize sempre a
sua equipe!

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Feche os negócios na hora certa
A etapa de captação de novos alunos
costuma ser bastante longa. É comum os
pais e os estudantes pesquisarem sobre
as instituições e, depois, selecionarem
as que possuem o perfil mais próximo
do que eles procuram.
Com a listagem das escolas, iniciam-se as
visitas. Dependendo do interesse, a família
pode ir mais de uma vez em uma escola
antes de efetivar a matrícula. Isso porque
as conversas com a equipe pedagógica,
a apresentação da infraestrutura e o
acompanhamento da rotina escolar nem
sempre são etapas realizadas em um
único dia. Além disso, os pais sempre
querem compartilhar as impressões que
tiveram da instituição em particular antes
de tomar qualquer decisão.
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Nesse processo, a escola não pode “perder
de vista” as famílias interessadas. Ter
todos os dados organizados, bem como
a etapa em que cada família está no
processo de captação é essencial para que
sua escola consiga preencher o número
de vagas disponíveis.
No entanto, é preciso manter a calma e
não pular nenhum estágio da captação. O
gestor escolar deve lembrar que as famílias
precisam analisar vários aspectos antes de
decidir mudar o filho de colégio ou  fazer
a rematrícula na escola atual.  Enquanto
aguarda a decisão, a instituição pode
aproveitar para conhecer melhor os seus
clientes e apresentar a eles soluções que
vão de acordo com as suas necessidades.
Organizar as etapas do funil de vendas
e acompanhá-las de perto é fundamental
para uma captação eficiente, como
veremos a seguir.
O que é funil de vendas?
O funil de vendas representa a junção de
passos que visam orientar as personas,
isto é, representações fictícias de quem
é o cliente ideal da sua escola na jornada
percorrida até a concretização da matrícula.
As principais etapas de um funil de vendas
bem estruturado são as seguintes:
Topo do funil: nesta fase inicial de in-
teração com os possíveis clientes da sua
escola, é imprescindível causar uma boa
impressão. Ter um site bem informativo
e atraente é essencial para despertar a
atenção das pessoas. Também é importan-
te captar o máximo de informações desse
prospect. O marketing de conteúdo é a
melhor maneira para fazer isso. Por meio
de conteúdos relevantes, a pessoa inte-
ressada deixará em sua plataforma dados
pessoais, como nome, telefone e e-mail. A
partir desse registro, começa efetivamen-
te a nutrição de leads (possíveis clientes).
Visita agendada: especificamente no
caso de captação de alunos para sua
escola, a etapa efetiva de vendas tem início
quando é agendada uma vista da família
a instituição de ensino. Nesse contato
presencial, é importante apresentar os
diferenciais da escola e também pontos
específicos que possam elevar o interesse
dos pais pelo colégio.
Negociação: após conhecer a escola e
seu projeto pedagógico, chegou a hora
de iniciar a negociação direta com os
prospects. Nesse estágio, o cliente já
demonstrou interesse, porém ainda há
alguns empecilhos para que ele realize
a matrícula do filho. Conhecer quais são
esses impasses e analisar as possibilidades
de resolvê-los ou ao menos minimizá-los
faz parte da negociação, que visa levar à
efetivação da matrícula.

Qualificação: este é o momento de saber se

o cliente está realmente interessado em sua
oportunidade. Para isso, é preciso entender
as suas necessidades, hábitos, expectativas
e realidade financeira. Não é uma etapa de
vendas, mas, sim, de conhecimento para
que, posteriormente, a sua instituição possa
abordar o cliente da melhor maneira possível.
Ligações telefônicas, e-mails, formulários
e até as redes sociais podem ser canais
utilizados pela escola para ter essa primeira
interação direta com os interessados.

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 CAPÍTULO 3
UTILIZAÇÃO DE FERRAMENTAS
DE CAPTAÇÃO E RETENÇÃO

Vimos que o processo de captação e reten-
ção de alunos é bastante complexo e neces-
sita da participação ativa do gestor escolar
e de todo o seu time. Nessa trajetória, é
essencial contar também com ferramentas
tecnológicas que ajudam no planejamento
e no monitoramento de todas as ações.
Com um bom sistema de Gestão Escolar,
por exemplo, é possível identificar o retorno
obtido nas estratégias de marketing
que mencionamos no primeiro capítulo,
facilitando a elaboração de um plano eficaz
para conquistar novos alunos.
Em relação a retenção dos alunos atuais,
o software de Gestão Escolar garante
um gerenciamento eficiente dos dados,
possibilitando que o gestor analise em
tempo real todas as informações referentes
aos alunos e a instituição de ensino.
Com isso, a escola consegue conhecer
melhor o perfil dos estudantes, tendo a
oportunidade de traçar estratégias que
ajudem a otimizar o trabalho realizado
diariamente, sendo um passo importante
para a fidelização dos alunos.
Um bom sistema ajuda também a
aprimorar o relacionamento com os pais,
oferecendo a eles formas inovadoras de
interação com a escola e transmitindo
uma imagem de instituição de vanguarda.
Além desses importantes pontos, um
sistema de Gestão Escolar auxilia a escola
em outros aspectos fundamentais para a
captação e retenção de alunos. Confira a
seguir:

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Foco no cliente
Ao adotar um sistema de Gestão
Escolar eficiente, o colégio simplifica
rotinas administrativas e pedagógicas,
permitindo que os profissionais possam
se concentrar na qualidade do ensino e
no relacionamento com os clientes.
Tomada de decisões assertivas
Essa tecnologia apresenta aos gestores todas
as informações gerenciais em tempo real
por meio de relatórios, planilhas e gráficos
de fácil visualização, possibilitando que as
decisões sejam tomadas rapidamente e de
maneira assertiva, inclusive as relacionadas
à captação e retenção dos estudantes.
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Interação com a comunidade escolar
Bons sistemas de Gestão Escolar melhoram
a interação da escola com toda a comunidade
escolar, pois com eles é possível:
· Aplicar pesquisas de opinião;
· Disponibilizar via web boletim de notas
e faltas, ficha de ocorrências pedagógicas,
consulta de matéria lecionada e tarefas
dadas, disponibilização de arquivos diversos
para download, além de quadros de avisos;
· Realizar a abertura e o acompanhamento
de processos para, por exemplo, solicitar
documentos escolares de maneira rápida.
CONCLUSÃO

Neste e-book, mostramos que se dedicar ao processo de captação

e retenção de alunos é essencial para que as instituições de ensino
cresçam e se destaquem no mercado educacional. Também vimos
que, para otimizar essa trajetória, o uso de um bom software de
Gestão Escolar é imprescindível, pois ele ajuda no gerenciamento
tanto de questões pedagógicas quanto administrativas.

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 Sobre SophiA
A linha de softwares SophiA é desenvolvida pela empresa Prima, fundada em
1993 por profissionais do ITA e da Unicamp. Desde sua criação é especialista
no desenvolvimento de soluções tecnológicas para o gerenciamento de
instituições de ensino curriculares, escolas de cursos livres, bibliotecas e
acervos não-bibliográficos.

A abrangente linha de softwares SophiA é utilizada atualmente por mais de

3.200 clientes, espalhados por todos os estados brasileiros. A Prima é associada
a renomados órgãos da área de tecnologia e informática, como a ASSESPRO
(Associação das Empresas Brasileiras de Software e Serviços de Informática),
e detentora do selo Microsoft Certified Partner; assim, a empresa conta com
infraestrutura e equipe que a tornaram líder em vendas.

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