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III SEPP
Mini‐Curso de MS Project 2007
Facilitador: Guilherme Avelar de Souza
III SEPP
Mini‐Curso
MS Project 2007
Material Produzido por:
Arnaldo Renato Pires de Souza, PMP®
Guilherme Avelar de Souza
Referências Bibliográficas NETSOFTWARE LTDA
I. Introdução às práticas de Gerenciamento de Projetos
II. Apresentação e Operações Básicas do MS Project 2007
III. Planejamento do Projeto com o MS Project 2007
IV. Executando o Controle com o MS Project 2007
V. Melhorando e Organizando a Apresentação do Projeto
VI. Relatórios, Impressão e Publicação na WEB
I. Introdução às práticas de Gerenciamento de Projetos
II. Apresentação e Operações Básicas do MS Project 2007
III. Planejamento do Projeto com o MS Project 2007
IV. Executando o Controle com o MS Project 2007
V. Melhorando e Organizando a Apresentação do Projeto
VI. Relatórios, Impressão e Publicação na WEB
Projeto
Projetoééumumempreendimento
empreendimentotemporário
temporárioque
quetem
tempor
por
finalidade
finalidadeproduzir
produzirum
umbem
bem(produto
(produtoou
ouserviço)
serviço)único.
único.
nico
1º Dia de Aula
Fase de Iniciação
Fase de Planejamento
(Project 2007)
Fase de Controle
Fase de Execução
(Project 2007)
Fase de Encerramento
I. Introdução às práticas de Gerenciamento de Projetos
II. Apresentação e Operações Básicas do MS Project 2007
III. Planejamento do Projeto com o MS Project 2007
IV. Executando o Controle com o MS Project 2007
V. Melhorando e Organizando a Apresentação do Projeto
VI. Relatórios, Impressão e Publicação na WEB
Apresentação do MS Project 2007
Páginas: 1 a 18
Introdução e histórico do
Project NETSOFTWARE LTDA
• 1ª versão: 1990
• Ferramenta de gerenciamento de projetos mais utilizada
no Mercado
• Permite efetuar o planejamento, o acompanhamento e o
controle do projeto ou dos projetos (Portfólio)
• Possui interface com a internet
• Integrado à família Office
• O Project Profissional 2007 destina‐se ao trabalho isolado
-1
Barra de Edição
Barra de
Modos:
Exibir / Barra de
Modos
Painel de Gráfico de
Tabela
tarefas: Gantt
Ferramentas/
Opções/ Geral/
Mostrar Painel
de Tarefas ao
Iniciar
Operações Básicas do MS Project 2007
Operações básicas do MS
Project 2007 NETSOFTWARE LTDA
• Todas as operações básicas
são realizadas exatamente da
mesma forma que os outros
produtos do Office.
• Utiliza‐se ou a Barra de
Menus, a Barra de
Ferramentas ou ainda o botão
direito do mouse
Operações básicas do MS
Project 2007 NETSOFTWARE LTDA
• Criar um arquivo de
projeto
• Abrir um projeto
• Salvar um projeto
• Protegendo seu arquivo
de projeto
– Senha de proteção:
impede acesso Abertura de
Arquivo
– Senha de gravação:
impede modificação Modificação do
Arquivo
• Abra o arquivo do
project que você
criou
• Acesse
ferramentas‐
opções‐salvar
– Configure o
formato padrão
de gravação
– O diretório
padrão de
gravação
– O tempo de auto
salvamento
Guilherme Avelar de Souza 18
Operações básicas do MS Project
2007 Excluindo um Projeto NETSOFTWARE LTDA
• Enviá‐lo para a lixeira
• Recuperar o arquivo
• Excluir arquivo sem passar pela lixeira
• O Project utiliza vários modos de exibir as
informações dos projetos.
• Em projetos normalmente estamos
trabalhando com tarefas, recursos e
custos.
• O Project mostra então em visões
diferentes as informações sobre tarefas,
recursos e agendamentos dos vários
projetos
Guilherme Avelar de Souza 20
Operações básicas do MS Project 2007
Modos de Exibição – Gráfico de Gantt NETSOFTWARE LTDA
• Exibe Planilha de tarefas e um gráfico de barras.
É a principal visão do Project
• Exibe a rede de inter‐relacionamentos do projeto, evidenciando
predecessoras e sucessoras
• Normalmente não é usada para edição de dados
• Tarefas em barras. Uso em pequenos projetos.
• No caso de tarefas ocorrendo simultaneamente, somente as primeiras serão exibidas na
forma gráfica do calendário.
• Clique no dia para saber todas as tarefas que serão executadas nele.
• Exibe a rede de inter‐relacionamentos do projeto, evidenciando predecessoras e sucessoras
• Configurado e preparado para apoiar ou acompanhar e controlar a execução das
tarefas.
• Apresenta % de conclusão e barras relativas à linha de base.
• Usada no acompanhamento do projeto
Operações básicas do MS Project 2007
Modos de Exibição – Planilha de Recursos NETSOFTWARE LTDA
• Para analisar, adicionar ou editar dados sobre recursos.
Pode exibir diversas informações para cada recurso, tais
como dados básicos, custos, trabalho, uso, dentre outros, a
partir da escolha da tabela específica
• Análise gráfica dos recursos, não incluídos os materiais
• Modo de exibição mostra, em gráfico de escala de tempo,
informações sobre os recurso no projeto, baseadas na
categoria que foi selecionada.
• Visualização consolidada dos recursos utilizados em cada tarefa do
projeto identificando quantidade de horas trabalhadas.
• Visualização consolidada das tarefas por recurso
• Acessados através de Exibir / Mais Modos de
Exibição ou do botão Mais Modos na Barra de
Modos
– Acúmulo de Barras de Tarefas
– Acúmulo de datas e Etapas
– Alocação de Recursos
– Diagrama de Rede Descritivo
– Diagrama de Relacionamento
– ...
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Agenda NETSOFTWARE LTDA
I. Introdução às práticas de Gerenciamento de Projetos
II. Apresentação e Operações Básicas do MS Project 2007
III. Planejamento do Projeto com o MS Project 2007
IV. Executando o Controle com o MS Project 2007
V. Melhorando e Organizando a Apresentação do Projeto
VI. Relatórios, Impressão e Publicação na WEB
Criando um novo projeto
Estabelecendo Parâmetros Iniciais NETSOFTWARE LTDA
• Ao se inicializar o
uso do Project é
prudente
confirmar as
parametrizações.
– Informações Gerais
sobre o Projeto
– Calendário
– Conjunto de Telas
Opções
• Arquivo – Novo
• Data de Início e de Término: O
projeto será planejado do
inicio para o fim ou do fim
para o começo
• Calendário: Determine o
calendário base
• Data Atual: Referência para
dados de andamento de
tempo
• Data de Status: Referência
para valor agregado;
• Prioridade: Específico para
múltiplos projetos
• Campos Personalizados
• Esta caixa pode ser
desabilitada em ferramentas‐
opções‐geral‐solicitar
informação ao criar projetos
• Na barra de ferramentas entrar em: Arquivo – Novo
• Modelos podem ser procurados no site da Microsoft ou no seu diretório
de modelos
• Menu Arquivo‐
Propriedades‐Resumo
Acesso ao clicar na barra de ferramentas e selecionar Guia de Projetos
Trabalhando com Calendários
Validando os calendários NETSOFTWARE LTDA
• Calendários definem os períodos de trabalho em que as tarefas e recursos podem ser
agendados.
• Calendários base são os que são utilizados pelos outros calendários
(padrão,
noturno e
24 horas)
• O MS Project traba‐
lha com três ca‐
lendários: do pro‐
jeto, de recursos
e de tarefa
• Usada para identificar períodos, dias de trabalho e dias de
folgas particularizados, como feriados.
• Clicar Ferramentas‐alterar período útil e escolher as
mudanças a se fazer
• Para particularizar uma configuração para determinado dia da
semana marque a inicial deste dia
• Clique Ferramentas/
Ferramentas/alterar período
útil /Opções
• As informações da caixa de
diálogo são utilizadas por
exemplo em dias
• Crie calendários para atribuição ao projeto, ao
recurso e à tarefa
Criando Tarefas em um Projeto
Inserindo as tarefas do
projeto NETSOFTWARE LTDA
• Clique na tarefa e preencha os seus dados. Colunas
adicionais podem ser acrescidas/retiradas com o
clique do botão direito nos nomes de colunas.
• A tecla INS insere uma tarefa no local onde estiver
localizada
• A coluna de informações exibe o que foi
personalizado nesta tarefa
• Crie um arquivo sepp01.mpp com pelo menos 12 tarefas
• Não use o arquivo que você desenvolveu até aqui.
• Lembre‐se das recomendações iniciais
• Permite inserir tarefas repetitivas no projeto:
– Menu Inserir‐Tarefa recorrente
– Configure as propriedades da tarefa e pressione OK
• Crie, no arquivo sepp01.mpp, tarefas recorrentes, por
exemplo reuniões de acompanhamento às segundas feira
• Por duração de 4 horas e observe no Grafico de Gantt
• A tarefa por algum motivo deve ser interrompida
temporariamente para ser retomada depois.
– Em sepp01.mpp estenda a tarefa 2 para 10 dias
– Clique com o botão direito na barra (Gráfico de Gantt)
e selecione Dividir Tarefa. Clique na barra para inserir a
divisão e arraste as partes da tarefa 2 conforme
deseja. Você pode arrastar uma parte de volta para
remover uma divisão.
• Duplo clique na tarefa a ser editada para exibir o quadro Informações
sobre a tarefa ou selecione a tarefa e clique na ferramenta
Informações sobre a Tarefa na barra de ferramentas
• O clique de delete sobre uma coluna exclui a coluna e não tarefa. Se
o clique for realizado sobre o nome da tarefa pode ser excluída com
um tag smart.
• Para mover uma tarefa selecione seu campo ID. A seta do mouse se
tornará quatro setas sobre ela. Clique e arraste a tarefa para o local
desejado.
• O clique com o botão direito na coluna ID também habilita essas
opções (através de menu)
• A opção de arrastar células pode ser desabilitada em Ferramentas‐
Opções‐Editar‐Permitir arrastar e soltar células
• O Clique na porção inferior direita da moldura de uma célula
permite que você arraste a seleção até as células posteriores para
preenchê‐las com o método fill handle (semelhante ao EXCEL)
Agrupando as Tarefas
Agrupando as Tarefas NETSOFTWARE LTDA
• Você pode criar agrupamentos de tarefas para definir a estrutura de seu projeto.
Isso feito no Project através de recuos. O recuo pode ter tantos níveis quanto
desejados.
• Insira a tarefa resumo, selecione todas as tarefas abaixo desta que farão parte do
agrupamento e clique no botão de recuo ou utilize o atalho Shift+Alt+ ou
Shift+Alt+
• Abra o arquivo NovaCasa00.mpp e discuta o agrupamento das tarefas.
• Botão Mostrar na Barra de Ferramentas permite
visualizar todos os níveis ou nível específico
• Para exibir a numeração da estrutura de tópicos a
caixa de diálogo exibir deve ter o campo Mostrar
número da estrutura de tópicos marcado
• Para chegar a ela vá para Menu Ferramentas –
Opções ‐ Exibir
Inserindo Durações para as Tarefas do Projeto
Definindo Durações NETSOFTWARE LTDA
• O Project tem os seguintes padrões as
dimensões das durações
Período Simbologia
– 1 dia de trabalho = 8 horas Meses m ou mês
– 1 semana = 40 horas
– 1 mês = 20 dias de trabalho Semanas s, sem ou
• A duração da tarefas pode ser inserida na semana
Tabela de Entrada através da coluna
Duração, digitando‐se o valor e em Dias di, d ou dia
seguida a sua unidade de medida. Caso
não se digite a unidade o Project assume
como dia
• Todas as novas tarefas são criadas
Hora h, hr ou hora
automaticamente com durações
estimadas como padrão para sinalizar
que a duração ainda não foi inserida. Isto Minuto min ou
é evidenciado por um “?” após a duração minuto
Guilherme Avelar de Souza 57
Definindo Durações NETSOFTWARE LTDA
• Duplo clique na tarefa a ser editada para exibir o
quadro Informações sobre a tarefa ou selecione a
tarefa e clique na ferramenta Informações sobre a
Tarefa na barra de ferramentas
• Exemplo de “trabalhando com prazos finais”
– O Project coloca sinalizadores e mensagens
• Você pode incluir um prazo final em sua tarefa clicando duas vezes
na linha correspondente. O Campo Prazo Final surgirá na aba
Avançado. O preenchimento do campo não interfere no
agendamento mas exibe um indicador quando a tarefa estiver
atrasada.
• A intenção é colocar uma alerta visual na parte gráfica, para auxiliar
no acompanhamento da execução. Caso no replanejamento ela seja
desrespeitada um alerta surge na coluna de indicadores.
• A Data Final tem pouco impacto no cálculo das redes mas atenção:
somente as tarefas que receberam a restrição “o mais tarde
possível” não serão agendadas após o Prazo Final
Estabelecendo o Inter‐Relacionamento das Tarefas
Estabelecendo o inter‐
relacionamento entre as tarefas NETSOFTWARE LTDA
• São quatro os modos principais
1. No gráfico de Gantt, clique e mantenha pressionado o mouse
sobre a tarefa predecessora e arraste até a sucessora
2. Preencha, na coluna predecessora, o número das tarefas
predecessoras
3. Dê um clique duplo na tarefa e, na guia Predecessoras, selecione
as tarefas que a precedem
4. Selecione qualquer número de tarefa (utilizando a tecla ctrl ou
shift) e clique no botão Vincular Tarefas. As tarefas serão
estabelecidas como predecessoras na ordem em que foram
criadas ( a tarefa 1 será a predecessora da 2)
• Todos esses métodos criam relações entre as tarefas do
tipo fim para início
Guilherme Avelar de Souza 64
Exercício ‐ Estabelecendo o inter‐
relacionamento entre as tarefas NETSOFTWARE LTDA
• Grave, a partir do arps10, um arquivo arps11 e estabeleça
os inter‐relacionamentos da tabela.
• Para alterar os tipos de relacionamento:
– Realize um clique duplo na dependência no gráfico de Gantt e edite a janela
que aparecerá. Essa janela também permite adicionar adiantamentos e
retardos.
– Na coluna predecessora, insira o código do tipo de relacionamento após a
duração (TI, IT, II, TT) e a soma ou subtração de tempo entre uma tarefa e
outra no caso de um adiantamento / retardo
– Exemplo: 3IT+2d ou 4TT+75%
• As antecipações ou retardos também podem ser editadas através da
Tabela de Entrada, inserindo sinais de soma e subtração e a unidade
de medida ou percentual desejado ao campo predecessoras.
• Exemplo: 50% de folga entre 2 tarefas com relação do tipo Início‐a‐
Início = 2II + 50%
• Para excluir os tipos de relacionamento:
1. Ative a janela de dependência entre tarefas através do clique duplo
em um dependência e pressione excluir
2. Pressione a tecla delete sobre o campo predecessora
3. Selecione as tarefas dependentes e pressione o botão desvincular
tarefas
• Vamos salvar o arquivo arps11 como arps12 e fazer
alterações e observações nos inter‐relacionamentos
existentes. Por exemplo:
– Fazer tarefa02 como predecessora da tarefa07 com relação
Início‐Início com 1 dia de atraso.@Veja o efeito nas tarefas 12 e
13.
– Tire suas conclusões
• Atualize seu arquivo e faça outros comandos como
romper a relação entre 02 e 07. Restabeleça o
relacionamento e salve o arquivo com o mesmo nome
arps12.
• Vamos salvar o arquivo arps12 como arps13 e fazer
alterações e observações nos inter‐relacionamentos
existentes. Por exemplo:
– Fazer tarefa02 como predecessora da tarefa07 com relação
Início‐Início com 2 dias de atraso.@Veja o efeito nas tarefas 12 e
13.
– Tire suas conclusões
• Atualize seu arquivo e faça outros comandos como
romper a relação entre 02 e 07. Restabeleça o
relacionamento e salve o arquivo com o mesmo nome
arps13.