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1.

Equipe para o Departamento

Além do Diretor de Departamento, também será necessário que o departamento tenha secretário e assistentes. Assim não ocorrerá situações de trabalhos sobrecarregados ou atrasados. Também ficará possível distribuir as tarefas, tais como tarefas de administração e contabilidade.

Na realização do evento “Festival Família”, a equipe do Departamento de Operação contou com um Diretor de Departamento, um Secretário e um Assistente.

2. Materiais e Equipamentos

Para realização das responsabilidades do Departamento, precisa de equipamentos de armazenamentos e materiais de escritório em geral. Abaixo segue uma lista de matérias como referência, que serão muito necessários.

Exemplo de equipamentos:

a) Computador (de preferência Notebook, para o caso de locomoção): com uma boa capacidade para trabalhar com programas do Office (Word, PowerPoint e Excel). No decorrer das atividades, será preciso apresentar relatórios de vários tipos de modelos, por isso, se faz muito importante ter um computador;

b) HD Externo: para armazenar todas as informações, arquivos e documentos que serão gerados no decorrer do tempo. Também será útil para não sobrecarregar a memoria do computador com arquivos e para manter os arquivos organizados.

c) Pen Drive: para o compartilhamento de conteúdos entre a equipe do Departamento. Além disso, também será útil para os momentos que precisar levar algum tipo de conteúdo para alguma reunião.

d) E-mail: será muito útil para que possa armazenar arquivos em nuvens e de uma forma mais fácil, poder compartilhar os documentos com a equipe do Departamento ou com outros departamentos. Também terá utilidade para receber arquivos de outros departamentos e de uma forma segura, armazenar arquivos e documentos em Nuvem (por exemplo: Google Drive);

e) Cadernos e canetas: para anotações de informações e detalhes em reuniões;

f) Apresentador sem fio (Passador de Slides): apenas para o caso em que precisar realizar reuniões com apresentações em projetor ou TV.

3. Planejamento

Para a realização das atividades, é preciso realizar um planejamento das responsabilidades que o Departamento terá de cumprir e de como elas serão realizadas. Também é preciso realizar um planejamento financeiro, com o orçamento geral de tudo o que será preciso comprar para realizar as atividades do Departamento.

Primeiro faz o planejamento das responsabilidades do Departamento, de como irá realizá-las. Depois, já tendo o planejamento das atividades pronto, verificar quanto será necessário gastar para realizar esse planejamento. A partir disso, fazer o planejamento financeiro, com orçamento de tudo o que será gasto.

É importante que seja realizado uma reunião entre a equipe para discutir sobre o planejamento para a realização das responsabilidades do Departamento. Também para distribuição das tarefas para cada membro e para manter a comunicação entre os integrantes da equipe. Existem tarefas que já podem ter sido já pré-programadas pelo Diretor do departamento, mas também devem ser encaixadas no planejamento do Departamento.

Para o evento “Festival Família”, o Departamento de Operação ficou responsável pelas seguintes tarefas:

Realizar e coordenar reuniões de operação com os demais departamentos;

Fazer a programação de todas as cerimônias do evento Festival Família;

Escrever o Script para o MC (Mestre de Cerimônia);

Recolher o planejamento de todos os demais departamentos e transformar em um planejamento geral;

Recolher o planejamento financeiro de todos os demais departamentos e montar um planejamento financeiro geral;

Recolher semanalmente relatórios de todos os demais departamentos e montar um relatório geral;

Escrever o relatório para os Verdadeiros Pais;

Escrever o relatório final geral do evento (material de jornal e relatório interno).

4. Time-line das Atividades.

Para cumprir o planejamento, é preciso uma Time-line com o passo a passo de como e quando será concluída cada tarefa do Departamento. Dependendo da amplitude do evento, a Time-line poderá ser mais extensa ou não.

Para as tarefas do Departamento de Operação durante o Festival Família, foi preparado a seguinte Time-line:

o Festival Família, foi preparado a seguinte Time-line: • Reuniões semanais: reunião de diretores nas

Reuniões semanais: reunião de diretores nas segundas-feiras e reunião de secretários nas quintas-feiras;

Coleta de planejamentos e orçamentos semanalmente: todas as sextas-feiras;

Montar a programação e escrever o script para o MC: atualização da programação e do script toda semana até o final do mês de junho;

Montar o PPT (PowerPoint) de relatório final de todo o processo de realização do evento: coleta do PPT no final de cada mês;

Evento Festival Família e Cerimônia da vitória: realização de todos os eventos no decorrer dos dias 2, 3, 4 e 5 de agosto;

Relatórios finais geral dos eventos: preparados entre os dias 06 e 15 de agosto. Entregar até o dia 16 de agosto.

Durante o período de realização do evento “Festival Família”, esta foi a Time-line desenvolvida pelo Dep. de Operação.

5. Desenvolvimento das Atividades

Coleta de Orçamentos: cada departamento realiza o planejamento financeiro de acordo com as suas necessidades, e faz o relatório de orçamento de tudo o que será preciso comprar. O Departamento de Operação, coleta o relatório de orçamento de cada departamento e faz um relatório geral.

Coleta de Relatórios: o Dep. de Operação combinou com os demais departamentos para enviarem semanalmente, um relatório geral das atividades em que estavam realizando na semana. Ficou decidido que todas as sextas-feiras, seria entregue (por E-mail, WhatsApp ou Pen Drive) o relatório geral da semana.

Montagem do Relatório Geral Mensal: juntamente com os relatórios recebido semanalmente dos demais departamentos, prepara-se o PowerPoint contendo todas as informações de todos os departamentos para apresentar ao Comitê Organizador.

Montagem da Programação: tomando por base o modelo de programação que foi enviado pela Sede Central da Coreia, foi planejada a programação adequando de acordo com as circunstâncias que tínhamos no momento. Também, cada cerimônia da programação foi discutida e decidida em reuniões dos diretores com o Comitê Organizador, Comitê Executivo e a Secretaria Geral. O Departamento de Produção e Marketing, tinha como uma de suas responsabilidades, apresentar relatórios das atrações, dos sorteios de prêmios e dos artistas que foram decididos contratar para o evento. Através dessas informações, a programação do evento foi planejada e montada.

Escrever o Script para o MC: o evento “Festival Família” contou com dois MC, um para a apresentação principal do evento, e outro para apresentação dos entretenimentos do evento. Portanto, devido a isso, foram escritos dois scripts, um para cada MC de acordo com as apresentações. Conforme foram feitas mudanças e atualizações na programação do evento, os scripts também passavam por alterações e atualizações.

Durante o Evento: o Departamento de Operação entrega a programação do evento para o Departamento de Produção e Marketing administrarem juntamente com a empresa de produção e marketing que foram contratadas (no “Festival Família 2018” foram contratadas a PlayCorp e a Go! Comunicações, pelo Departamento de Produção e Marketing).

Montagem do Relatório Geral Final (Pós-evento): cada departamento faz o seu próprio relatório geral final e entrega para o Departamento de Operação. Com esses materiais, o Departamento de Operação prepara o relatório geral final de todo o evento. O relatório geral final de cada departamento, deve conter informações detalhadas com todo o passo a passo daquilo que foi planejado e feito para a realização de suas próprias responsabilidades.