Sumário

Princípios de Arquivologia ........................................................................... 3 QUERIDO ALUNO!

Critérios da Segurança da informação .......................................................... 3
Este é um material de
Teoria das três idades ................................................................................... 4 acompanhamento de Aulas
Classificação de documentos ........................................................................ 4 Gratuitas transmitidas pelo
AlfaCon em seu Canal Oficial no
Microfilmagem ............................................................................................. 5
Youtube.
Digitalização ................................................................................................. 5
Inscreva-se para receber o
Destinação Final dos Documentos ............................................................... 6
melhor conteúdo para concursos
Profissional da Informação ........................................................................... 7 públicos!
Função do Arquivo ....................................................................................... 7

Características dos Arquivos ....................................................................... 7

Métodos de Arquivamento ........................................................................... 8

Alguns cuidados especiais ........................................................................ 10

Acondicionamento .................................................................................... 10
Condições Ambientais ................................................................................ 11
Preservação e Conservação ........................................................................ 12

Conservação ............................................................................................ 12
Questões de provas anteriores (Cespe/UnB) .............................................. 13
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SÉRIE MPU
Princípios de Arquivologia
• Princípio da proveniência (procedência) – Estabelece que a identidade do documento é
vinculada ao seu produtor (pessoa ou organização), e no arquivo não pode este documento
ser vinculado ou mesclado aos documentos que tem outra origem.
 Fundo aberto – O conjunto de documentos de uma mesma organização, que continua
sendo agregado com novos documentos por esta organização estar em atividade.
 Fundo fechado – O conjunto de documentos de uma mesma organização, que não tem
mais agregado novos documentos por esta organização não estar mais em atividade.

• Princípio da organicidade – Relação entre o documento produzido e sua função vinculada às

atividades desenvolvidas pela organização

• Princípio da cumulatividade (naturalidade) – O acúmulo de documentos em um arquivo não

pode ser aleatório e sim fruto da produção natural deste ao longo do tempo, como
consequência de seu processo de criação.

• Princípio da indivisibilidade (integridade) – Os documentos de um arquivo não podem sofrer

mutilação, destruição, dispersão, subtração ou alienação.

• Princípio da unicidade – O documento arquivado deve ser único em seu conteúdo,

classificação e arquivamento, independentemente de existirem cópias deste.

Critérios da Segurança da informação

Toda análise de segurança deve ter quatro critérios definidos, que são os critérios universais
da segurança da informação, tanto ataques como procedimentos de segurança podem visar
um ou mais critérios para violação ou proteção de dados. Uma informação ou ambiente é
considerado completamente seguro quando apresenta a segurança relativa aos quatro
critérios. Seguem abaixo os critérios de segurança da informação:

• Autenticidade - É quebrada quando alguém autentica algo ou se autentica em

determinado local sem ser a pessoa autorizada para isso. Como exemplos temos o furto
de uma senha e o acesso indevido, por terceiros, em uma rede social.
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• Integridade - É quebrada quando alguém altera o conteúdo da informação não sendo a

pessoa autorizada para isso. Como exemplo temos a alteração do conteúdo de um site
governamental, por um ataque realizado por terceiros.

• Disponibilidade - Quando a informação é atacada e torna-se indisponível para os que

deveriam visualizar. Como exemplo temos a queda de um servidor no último dia de
inscrições para um concurso público por grande quantidade de acessos simultâneos

• Confidencialidade - Quando a informação é visualizada por que não deveria ter acesso a
ela. Como exemplo temos a visualização de um conteúdo por um terceiro que não tinha
este grau de autorização, quebrando com isso o segredo da informação.

Obs. A consequência da confirmação da autenticidade gera a Irretratabilidade ou o não

repúdio.

Teoria das três idades

Os documentos têm várias etapas em sua circulação nas organizações, sendo classificados em três fases
(idades)

• Arquivo corrente (primeira idade) – São os documentos utilizados para consulta recorrente na
organização.

• Arquivo intermediário (segunda idade) – São os documentos que estão aguardando sua
destinação (arquivamento ou eliminação), podendo ser utilizado esporadicamente, não tendo
mais necessidade permanente no departamento de origem.

• Arquivo permanente (terceira idade) – São os documentos preservados definitivamente, por

conta do valor agregado, e eles não podem ser eliminados.

Classificação de documentos
Os documentos são classificados quanto às suas características, forma, formato, espécie, etc. Textual

(documentos manuscritos e impressos, como atas, memorandos, etc.)

• Iconográficos (documentos com suporte sintético, como fotografias, gravuras, etc.)

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• Sonoro (registros sonoros e fonográficos)

• Filmográficos (registro com imagens em documento, como filmes)

• Digitais (documentos criados ou armazenados em recursos de Tecnologia da Informação)

• Cartográficos (Representações geográficas, como mapas e plantas)

• Micrográficos (Documentos minimizados em microformas para utilização específica)

Microfilmagem
A microfilmagem representa uma técnica fotográfica que surgiu em meados de 1870. Esta técnica
permite a substituição do original por representar uma cópia fiel à fonte original.

O microfilme tem como características ser um material translúcido, flexível e estável, contendo
microimagens para projeção ótica. É uma tecnologia estabelecida, portanto possui padrões e técnicas
definidas e tem validade legal como prova (Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968 e Decreto n° 1.799, de 30
de janeiro de 1996).

Digitalização
A digitalização representa a conversão fiel de um documento em formato digital, facilitando o acesso,
manipulação, transporte e visualização do documento e acervo. A digitalização de um documento não
substitui o original.

Meios de digitalização

• Scanner;
• Câmera digital;
• Periférico de digitalização de negativos.
Armazenamento de documentos digitalizados

• Matrizes digitais (Disco Rígidos, Disco de estado Sólido ou Cloud Storage); Derivadas de acesso
(Mídias opticas, pen-drives).
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Destinação Final dos Documentos

Todo documento, seguindo o ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua destinação final, que irá ocorrer no
momento em que ele perder seu valor administrativo ou valor primário. Existem duas situações, a saber:

• Eliminação.
• Recolhimento.

Eliminação

Ocorre quando o documento perde o valor administrativo e não apresenta valor histórico.

A esse respeito, a Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007 define que a Gestão Arquivística de Documentos
tem como objetivo principal o recolhimento de documentos para guarda permanente ou, então, a sua
eliminação, pois estabelece em seu Artigo 1º: Recomendar aos órgãos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos – SINAR, a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil: (aprovado na 43ª reunião plenária do CONARQ, realizada no dia
4 de dezembro de 2006, disponibilizada em www.conarq.arquivonacional.gov.br). e Temos no §1º:
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Profissional da Informação
O Decreto nº 82.590/1978 regulamenta a profissão criada pela Lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978, que, pela
evolução em suas atribuições passou a ser denominada de “gestão de documentos” que é definida pela Lei
nº 8.159/1991:
Art. 3º. Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação
e arquivamento do documento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.
No livro Arquivística, Temas Contemporâneos, Vanderlei Batista dos Santos (org.), Editora Senac, 3ª edição,
p. 188 afirma: (...) o arquivista, ou o profissional da informação de forma geral, seja atuante no ciclo decisório
que envolve os objetivos institucionais. (...) atuar de forma pró-ativa significa antecipar demandas e elaborar
instrumentos que permitam aos clientes de informação concatenarem fontes e chegarem às suas próprias
decisões com base em insumos de alto valor agregado.

1.3.2 Atribuições dos Técnicos de Arquivo

A mesma Lei, em seu Art. 3º, estabelece quais são as atribuições dos Técnicos de Arquivo:
01. recebimento, registro e distribuição dos documentos, bem como controle de sua movimentação;
02. classificação, arranjo, descrição e execução de demais tarefas necessárias à guarda e conservação dos
documentos, assim como prestação de informações relativas aos mesmos;
03. preparação de documentos de arquivos para microfilmagem e conservação e utilização do microfilme;
04. preparação de documentos de arquivo para processamento eletrônico de dados.
No Art. 4º da referida lei temos, ainda: O exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo
depende de registro

Função do Arquivo
• Guardar e organizar os documentos que circulam na instituição, tornando disponíveis as
informações mantidas sob sua guarda, utilizando, para isso, técnicas que permitam um
arquivamento ordenado e eficiente (Valor Primário).
• Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento,
levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificá-los os
mesmos.
• Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores
da instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas.

Além dessas funções principais, podemos destacar outras de relativa importância, como a expedição da
correspondência, criação dos modelos para documentos e criação das normas de gestão documental da
instituição.

Características dos Arquivos

Os Arquivos possuem as seguintes características básicas:
01. A exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição.
02. A origem no curso de suas atividades, devendo os documentos servir de prova de transações realizadas
e o caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Segundo Solon Buck,
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exarquivista dos Estados Unidos, no livro de Marilena Leite Paes: Arquivo: Teoria e prática, Ed. FGV,
2013, página 19: (...) Desse conceito, podemos deduzir três características básicas que distinguem os
arquivos: a) Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se
considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos reunidos por uma pessoa.
b) Origem no curso de suas atividades – os documentos devem servir de prova de transações
realizadas.
c) Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado
de seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto...

Para alcançar esses objetivos, é necessário que o arquivo disponha dos seguintes requisitos:
˃ contar com pessoal qualificado e em número suficiente;
˃ estar instalado em local apropriado;
˃ dispor de instalações e materiais adequados;
˃ utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna;
˃ contar com normas de funcionamento;
˃ contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em Arquivologia;

A importância do arquivo para a instituição está associada ao aumento expressivo do volume de documentos
que ela se utiliza no exercício de suas atividades e a necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e
de eliminação de documentos quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção de técnicas
arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a
economia de recursos para a instituição.
Entende-se, então, que a finalidade do Arquivo é facilitar a consulta aos documentos e, com isso, servir à
administração no processo de aquisição de conhecimento e tomada de decisão.

Métodos de Arquivamento
Arquivamento é a técnica de como serão acondicionados e armazenados os documentos, ou seja, o
arquivamento corresponde à forma como os documentos serão armazenados, visando obter precisamente
a sua localização no futuro. O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a
serem arquivados e pela estrutura da entidade.

Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecânica em relação à qual os documentos

devem ser arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de
arquivamento. Qualquer sistema de arquivamento, não importa qual seja, pode apresentar resultados
satisfatórios se for adequadamente aplicado. A insuficiência do arquivamento deve-se, com mais
frequência às falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha de um método de arquivamento
devem-se levar em consideração três premissas básicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexível e
deve admitir expansões.

São duas classes – métodos básicos e padronizados – e integram dois grandes sistemas – direto e indireto.
Existe, ainda, um método Semi-indireto que não pertence às classes de métodos básicos e padronizados, é
o método alfanumérico que consiste numa combinação de letras e números.

˃ Direto: ocorre quando a localização dos documentos é encontrada de forma direta, ou seja, é
encontrado diretamente no local onde se encontra arquivado.
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˃ Indireto: ocorre quando se necessita consultar antes em outro lugar para se encontrar a localização
do documento, como exemplo, um índice ou código.

As principais classes utilizadas para organizar o arquivamento dos documentos estão divididas em dois
grandes métodos: Básicos e Padronizados.

Alfabético

Geográfico

Simples

Cronológico
Numéricos
Dígitoterminal

Básicos Enciclopédico
Alfabéticos
Dicionário

Duplex
Ideográficos
Decimal
Numéricos
Unitermo ou
Indexação
coordenada

Variadex

Automático

Padronizados Soudex

Mneumônico

Rôneo

Métodos Básicos
a) Alfabético ou onomástico
b) Geográfico – conforme o local de produção
c) Numéricos
c.1 - Simples – é indireto. Para se encontrar os documen-tos é feito um índice alfabético no qual pode
se descobrir qual número foi conferido ao documento.
c.2 - Cronológico – normalmente a data da produção (notas fiscais).
c.3 - Dígito-Terminal – conforme os dois últimos números do documento, grande volume e números
longos.
d) Ideográfico ou Temático
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Conforme o assunto. Exige-se a interpretação e um vasto conhecimento da organização. Dividido em

Alfabético – Enciclopédico ou Dicionário e Numérico – Duplex, Decimal e Unitermo ou Indexação
Coordenada.

Alguns cuidados especiais

Mobiliário

Em áreas onde são realizadas consultas e áreas administrativas devem ser de aço ou de madeira tratada
contra insetos e fogo. As mesas utilizadas para pesquisas devem ser mais largas que o usual em função dos
diferentes formatos e tamanhos de documentos.

Estantes

Altura superior a 2,20 metros em fileiras geminadas; os corredores devem ter, no mínimo, 0,70 metro que,
também, é a distância recomendada em relação ao fim das estantes e as paredes para facilitar
movimentação de pessoas, circulação de ar e limpeza; devem ser afastadas das paredes no mínimo 0,30
metro, o ideal é 0,70 metro; a última prateleira deve estar a pelo menos 10 centímetros do solo e, no
mínimo a 0,30 metro do teto.

Prateleiras

Não devem ultrapassar 1 metro de comprimento e 0,40 metro de profundidade.

Acondicionamento
A escolha da forma de acondicionar os documentos deverá ser feita observando-se as características físicas
e a natureza de cada suporte. A confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas
existentes sobre qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho. O mobiliário facilita o acesso
seguro aos documentos, promove a proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. Os documentos
devem ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras apropriados a cada suporte e
formato.

Algumas peculiaridades no acondicionamento e armazenamento de documentos:

˃ Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e
cartazes, devem ser armazenados horizontalmente em mapotecas – móveis especiais para o
acondicionamento horizontal com gavetas próprias para guardar mapas, cartas geográficas,
históricas, sem a necessidade de dobrá-las - adequadas às suas medidas ou enrolados sobre tubos
confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas.

˃ Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão.

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˃ As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas longe
de campos magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados.

˃ O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de

efeito antiestático.

Vantagens do acondicionamento em embalagens:

˃ Protegem os documentos contra a poeira e danos acidentais.

˃ Minimizam as variações externas de temperatura e umidade relativa.

˃ Reduzem os riscos de danos por água e fogo em casos de desastre.

Características das caixas de acondicionamento de documentos de arquivo:

˃ Devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e à pressão, caso tenham de ser
empilhadas.

˃ Precisam ser mantidas em boas condições de conservação e limpeza, de forma a proteger os

documentos.

˃ As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem ser sempre superiores às dos documentos que
irão abrigar.

˃ Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos permanentes devem manter-se

quimicamente estáveis ao longo do tempo, não podendo provocar quaisquer reações que afetem
a preservação dos documentos.

˃ Os papéis e cartões empregados na produção de caixas e invólucros devem ser alcalinos e

corresponder às expectativas de preservação dos documentos.

Condições Ambientais
O estudo das condições ambientais para o armazenamento e preservação de documentos subdivide-se na
análise da:

Temperatura.
Umidade relativa do ar (UR).
As condições adequadas de temperatura e de umidade relativa do ar são elementos vitais para postergar a
sobrevivência dos registros.

Fatores importantes a se considerar na UR:

˃ Se os níveis de umidade relativa (UR) são muito baixos, aumenta-se o risco de quebra das fibras e
esfarelamento dos materiais orgânicos fibrosos.
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˃ Para pergaminhos e encadernações em couro, a UR abaixo de 40% é perigosa e o papel também

sofre abaixo desses níveis. Já nas faixas de UR acima de 65%, crescem micro-organismos e
ocorrem reações químicas danosas.

˃ A faixa segura de umidade relativa é entre 45% e 55%, com variação diária de +/- 5%.

Fatores importantes a se considerar na temperatura:

˃ A temperatura deve também estar relacionada com a umidade relativa.

˃ A temperatura ideal para documentos é 20° C,

com variação diária de +/- 1° C.

A estabilidade da temperatura e da UR é especialmente importante, e as mudanças bruscas ou constantes

são muito danosas. No caso de não existir a possibilidade de se instalar um sistema de climatização, a
instalação de umidificadores, desumidificadores, exaustores e ventiladores pode surtir bons resultados.

˃ O sistema de ar condicionado ideal é aquele que controla a temperatura, a umidade e ainda filtra os
agentes poluentes, antes de insuflar o ar no ambiente interno. Ele deve ficar em funcionamento
durante as 24 horas do dia. Os custos iniciais de instalação e os de manutenção são muito altos.

Preservação e Conservação
Os documentos podem sofrer degradação causada por diversos agentes, normalmente classificados em:
→ Físicos - luminosidade, temperatura, umidade etc.

→ Químicos - acidez do papel, poluição atmosférica,

tintas, etc.

→ Biológicos - insetos, fungos, roedores etc.

→ Ambientais - ventilação, poeira etc.

Assim, o arquivo permanente, além da guarda, deve se preocupar também com a preservação dos
documentos da instituição, de forma a garantir que os valores secundários (histórico e cultural, probatório
e informativo), inerentes a essa idade do arquivo, não sejam perdidos.

→ A preservação de documentos compreende três atividades:

˃ Conservação.
˃ Armazenamento.
˃ Restauração.

A preservação dos documentos se dá por meio de adequado controle ambiental e tratamento físico ou
químico. Dessa forma, procura-se prevenir a deterioração dos documentos.

Conservação
O principal objetivo é estender, dilatar a vida útil dos documentos, procurando mantê-los o mais próximo
possível do estado físico em que foram criados/recebidos.

→ Fatores que influenciam na conservação dos documentos:

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˃ Luminosidade: deve-se procurar usar luz artificial (com parcimônia), e a luz do dia deve ser evitada,
pois acelera o desaparecimento da tinta e enfraquece o papel.

˃ Umidade: ar muito seco enfraquece o papel e ambientes muito úmidos causam o aparecimento de
mofo; o ideal é uma umidade intermediária (45%-60%).

˃ Temperatura: não deve sofrer muitas oscilações; ambientes muito quentes podem destruir a fibra
do papel.

Dos fatores acima, destaca-se negativamente a luminosidade que, mesmo em baixo nível, é danosa para a
manutenção de um bom estado de conservação dos documentos.

As quatro principais operações de conservação são:

˃ Desinfestação.
˃ Limpeza.
˃ Alisamento.

˃ Restauração ou reparo.

Desinfestação
Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos.

Higienização ou limpeza
Retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos de quaisquer espécies da
superfície ou interior dos documentos, bem como do espaço físico onde se encontram.

Questões de provas anteriores (Cespe/UnB)

1 ( ) Documentos sigilosos produzidos por órgãos públicos requerem uma armazenagem complexa,
devido à confidencialidade das informações neles presentes.

2 ( ) De acordo com a teoria das três idades, arquivos podem ser correntes, intermediários ou
permanentes.

3 ( ) O princípio da procedência, também chamado de princípio do respeito aos fundos, dispõe que
tudo o que for produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos
fundos de outras entidades produtoras.

4 ( ) O Decreto n.º 1.799/1996 regulamenta a lei de microfilmagem de 1968.

5 ( ) Todo documento que tenha esgotado seu valor primário pode ser eliminado.
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6 ( ) Entre os fatores que determinam a qualidade da imagem digital incluem-se as características dos
equipamentos, o nível de compressão e a resolução óptica adotada no escaneamento.

7 ( ) Após a microfilmagem, os documentos de arquivo podem ser eliminados, salvo os de valor

permanente.

8 ( ) A digitalização é vantajosa porque permite a redução do manuseio de originais que estejam em

suportes não digitais.

9 ( ) Um dos objetivos da gestão de documentos é garantir, por meio da preservação do acervo, que a
documentação produzida esteja acessível em longo prazo.

10 ( ) A liberação do espaço ocupado anteriormente por documentos em suporte papel é o objetivo

primordial da microfilmagem.
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