INSTRUMENTO

INSTRUMENTO DE
DE APOIO
APOIO GERENCIAL
GERENCIAL 04 111
111
IDENTIFICAÇÃO:

Título: RELATÓRIOS GERENCIAIS.

Processo Integrador: ELABORAÇÃO DE RELATÓRIOS TÉCNICOS

GERENCIAIS.

ORIENTAÇÕES SOBRE O INSTRUMENTO:

O QUE É:

O instrumento constitui-se em um conjunto de orientações voltadas para a

elaboração de relatórios técnicos gerenciais.

PARA QUE SERVE:

As orientações contidas no presente instrumento servem para apresentar

um roteiro de elaboração de relatórios gerenciais claros, simples e objeti-
vos.

ORIENTAÇÃO:

O desempenho de uma empresa deve ser avaliado a partir de um conjunto

de informações que permitam conhecer sua realidade num dado momen-
to. Além disso, deve apresentar subsídios para que se possa planejar o
futuro da empresa, fazer correções de rumo e apresentar novas formas de
atuação.

Assim, a elaboração de relatórios técnico-gerenciais deve ser cuidadosa-

mente planejada, seguindo algumas etapas básicas como:

1. inicie definindo, com clareza, os objetivos do relatório. Para tanto,

é preciso identificar o público a que se destina, preocupar-se com
sua utilização e forma de apresentação;

2. em seguida é necessário selecionar as informações relevantes que

comporão o relatório. A missão da empresa e seus objetivos sociais e
estratégicos são fontes importantes para esta seleção;

3. a próxima etapa está relacionada à escolha dos indicadores de

desempenho da empresa. Para definir esses indicadores recomen-
da-se utilizar alguns critérios básicos, tais como: importância, simpli-
cidade; abrangência; acessibilidade; comparabilidade; estabilidade;
baixo custo;

4. após, avance na definição da forma em que o relatório será apre-

sentado. Para isso, deve-se levar em consideração que os dados
precisam ser objetivos (preferencialmente incluindo demonstração
em gráficos). Devido a isso, não é conveniente se ter um grosso vo-
lume, somente com dados analíticos, o que não facilita a visão global
do desempenho da empresa, dificultando a clara percepção da situa-
ção da mesma e, por conseqüência, a tomada de decisões.

1
 Dê especial atenção à escolha da linguagem mais adequada, pois
isso é também bastante importante. Não é recomendável utilizar ter-
mos técnicos que só são entendidos pelos profissionais da área. Uti-
lize expressões de uso mais comum e redija em linguagem de fácil
entendimento. O conteúdo é importante, mas a forma também contri-
bui para o melhor entendimento do relatório.

A visualização gráfica das informações facilita o entendimento, na

maior parte dos casos. Por exemplo, um mapa pode ser utilizado
para demonstrar a posição geográfica das ações da empresa, en-
quanto, um gráfico em forma de barra, pode mostrar a evolução da
quantidade de beneficiários atendidos ao longo de um período e ou-
tro gráfico, em forma de pizza, é mais adequado para demonstrar
a participação de cada tipo de entrada de recursos financeiros na
composição do total das receitas.

5. O último passo é a preparação do relatório propriamente dito e,

para isso é necessário identificar previamente as pessoas responsá-
veis pelo levantamento de informações, consolidação e análise dos
dados. Deve-se, também, estabelecer quem os fornecerá e qual a
periodicidade, formato e como eles deverão estar disponíveis para
elaboração do documento.

Após a elaboração do relatório é bom verificar se as informações es-

tão adequadas ao público a que se destinam. Uma das formas é tes-
tar o relatório antes de encaminhá-lo ao usuário final. Peça que outra
pessoa leia o documento e avalie, com detalhes, o que entendeu de
cada uma das partes e o que acha que pode ser melhorado.

EXEMPLO:

Supondo que o proprietário da empresa Omega – Móveis Populares Ltda.,

ao analisar o faturamento da sua empresa, tenha constatado que nos úl-
timos seis meses o valor real das vendas esteja sofrendo uma queda sis-
temática. Preocupado com isso, ele resolve elaborar um relatório para ser
apresentado em reunião interna da empresa. Para tanto, seguiu o roteiro
básico.

1. Objetivos do relatório – Apresentar um painel da situação das

vendas da empresa no período de janeiro a junho de 2005, visando
avaliar os resultados, identificar as causas dos problemas e propor
soluções para os mesmos.

2. Informações relevantes – Vendas da empresa (mês a mês) do

período citado.

3. Indicadores – Comparação das vendas do período de janeiro a

junho de 2005 em relação ao mesmo período do ano anterior.

4. Forma do relatório – O conteúdo deve iniciar com a apresentação

e objetivos do relatório, escrito em linguagem simples. Depois são
apresentados os demonstrativos de vendas e gráficos comparativos,
finalizando com listagem de prováveis causas de problemas a serem
analisadas.

5. Elaboração do relatório

O relatório ficou assim:

2
 Relatório de Vendas – 1º janeiro a 30 de junho de 2005

1. Objetivos

Apresentar o demonstrativo da evolução das vendas da empresa;

demonstrar o problema detectado: queda no valor real das ven-

das;

identificar as causas dos problemas;

buscar possíveis soluções.

2. Demonstrativo de vendas – janeiro a junho de 2005/2004

Meses Valor em R$ – 2004 Valor em R$ – 2005 %

Janeiro 220.000 208.000 - 5,45

Fevereiro 312.000 272.000 - 12,8
Março 330.000 262.000 - 20,6
Abril 315.000 320.000 + 1,6
Maio 345.000 285.000 - 17,4
Junho 320.000 320.000 - 0,0
Total 1.842.000 1.667.000 - 9,5

3. Indicadores – Verifica-se uma queda acentuada de vendas no pe-

ríodo (média de 9,5%), sendo o índice mais expressivo o verificado
no mês de março (20,6%).
4. Lista de prováveis causas

Causa de problemas Ocorrência Grau de

importância

1 2 3
1. Alta taxa de marcação (preços elevados)
2. Ausência ou inadequada política de descontos
3. Critério insatisfatório de remuneração de vendedores
4. Inadequação ou ausência de propaganda
5. Dependência de pequeno número de clientes
6. Desconhecimento de preços da concorrência
7. Falta de serviços complementares
8. Política inadequada de promoções
9. Condições de crédito não atrativas ao cliente
10. Leiaute inadequado da área de vendas
11. Ambiente psicológico desconfortável para o cliente
12. Apresentação inadequada da mercadoria ou preço
13. Incapacitação de vendedores
14. Deficiência das instalações de vendas
3

15. Deficiência nas informações sobre clientes

 10. Leiaute inadequado da área de vendas
11. Ambiente psicológico desconfortável para o cliente

Causa
12. de problemas
Apresentação inadequada da mercadoria ou preço Ocorrência Grau de
13. Incapacitação de vendedores importância

14. Deficiência das instalações de vendas 1 2 3

1. Alta
15. taxa de marcação
Deficiência (preçossobre
nas informações elevados)
clientes
2. Ausência
16. ou nas
Deficiência inadequada política
informações de estoques
sobre descontos
3. Critério
17. Falta deinsatisfatório
vendedoresde remuneração de vendedores
4. Inadequação
18. ou ausência
Falta de controle de propaganda
de vendas (por linha, vendedor etc.)
5. Dependência
19. Carência de de pequeno
espaço (áreanúmero de clientes
de vendas pequena)
6. Desconhecimento
20. de preços
Falta de informações dapara
internas concorrência
decidir preços
7. Falta de serviços complementares
8. Política inadequada
5. Observações de promoções
– A planilha deve ser preenchida da seguinte
maneira: identificar
9. Condições se não
de crédito existe a ocorrência
atrativas da causa do problema,
ao cliente
fazendo um “x” na coluna de ocorrência; em seguida indicar se a
10. ocorrência
Leiaute inadequado
é de baixa, da áreaoude
média devendas
muita importância. Atenção!
Pode-se acrescentar
11. Ambiente à listagem
psicológico das causas
desconfortável paradeoproblemas
cliente outras
questões consideradas importantes.
12. Apresentação inadequada da mercadoria ou preço
ONDE PESQUISAR: de vendedores
13. Incapacitação
www.rits.org.br
14. Deficiência das instalações de vendas
15. Deficiência nas informações sobre clientes
16. Deficiência nas informações sobre estoques
17. Falta de vendedores
18. Falta de controle de vendas (por linha, vendedor etc.)
19. Carência de espaço (área de vendas pequena)
20. Falta de informações internas para decidir preços