A Arte de Fazer Acontecer

Poucos livros são capazes de mudar a vida das pessoas. O Getting Things Done (com o
título bizarro em português de "A Arte de Fazer Acontecer") do David Allen é um dos que
mais nos transformaram e nos ajudaram a nos tornar mais produtivos aqui no 12'. Sempre
fomos um time que pegava muitos projetos, muitas tarefas e muitas vezes, acabamos nos
enrolando por não conhecer os fundamentos da produtividade. Este livro nos ensinou e
vai ensinar você a manter a vida organizada e se tornaruma pessoa 10x mais produtiva.
Mais do que um livro, o GTD é um método e, neste resumo, vamos ajudar você a colocá-lo
em prática.

Zeigar o quê?
Na década de 20, Bluma Zeigarnik se dispôs a observar um restaurante e entender como
ele funciona. Em suas observações, a psicóloga russa percebeu que os garçons tinham a
habilidade de se lembrar de ordens complexas, o que permitia que eles entregassem a
comida certa para as mesas certas com alta eficiência. Além disso, eles tinham facilidade
de fechar as contas com velocidade, logo após o cliente terminar sua refeição. Porém, ela
observou um fenômeno interessante, chamado posteriormente de efeito Zeigarnik. Logo
após uma mesa ser fechada e a conta ser paga, era como se ela tivesse saído da cabeça do
garçom. Se um cliente voltasse com uma dúvida sobre sua refeição, os garçons precisavam
se esforçar muito para se lembrar e, na maioria das vezes, erravam feio. A partir dessa
observação, Zeigarnik desenvolveu uma teoria: a nossa energia mental é atraída pelas
tarefas incompletas e, uma vez que uma tarefa é concluída, ela sai da nossa cabeça. Anos
depois, diversos pesquisadores confirmaram a tese de Zeigarnik em diversos
experimentos.

Habemus GTD
David Allen, ao desenvolver seu método famoso, chamou esse efeito de "circuitos
abertos", que ele define como “qualquer coisa atraindo a nossa atenção que não está no
seu devido lugar do jeito que está.” Circuitos abertos, segundo Allen, podem ser coisas
complexas como "acabar com a fome na África" ou tão pequenas quanto "colocar um
envelope no correio". O ponto central do livro é que mesmo pessoas que não estão
conscientemente "estressadas", sempre estarão mais relaxadas, focadas e produtivas se
aprenderem a lidar com seus circuitos abertos de maneira eficiente. Para isso, ele propôs
um método, que chamou de GTD, ou Getting Things Done (em tradução livre, "Deixando
as coisas prontas" ou "Concluindo Tarefas"). O GTD é um sistema para controlar esses
circuitos abertos, para que você possa focar na sua tarefa atual sempre, sem distrações.
De acordo com David Allen, cada circuito aberto na sua vida deve ter um lugar próprio,
organizado e arquivado, para que você possa tirá-lo da cabeça temporariamente, com a
tranquilidade de que, quando precisar revisitá-lo, estará devidamente catalogado. Além
disso, o GTD também apresenta um sistema de priorização de tarefas, para garantir que
você sempre esteja atuando na atividade mais importante naquele momento. O sistema é
quebrado em etapas. Conheça-as abaixo:

Etapa 1: Coletando Informações

O primeiro passo para adotar o GTD é reunir as tarefas que estão tirando seu foco. Você
pode usar papel, uma ferramenta como o Evernote ou mesmo um cliente de email para
fazer isso (nosso favorito é o Inbox, da Google). As tarefas que você precisa coletar nessa
lista virão das suas atividades do dia a dia, mas também de solicitações de colegas de
trabalho, amigos e familiares. Para ter sucesso nesta etapa é importante que: Toda tarefa
planejada deve ir para o seu sistema de coleta e, assim, sair da sua cabeça; Essa lista
precisa ser revisitada constantemente e limpa, quando você realiza ou cancela uma tarefa.
Ter essa lista é essencial e, se uma tarefa está aberta em sua cabeça, é importante que você
tome nota, senão ela vai acabar se tornando uma distração que tira seu foco a todo
momento.

Etapa 2: Processando Suas Informações

É impossível finalizar todas as suas tarefas e fechar todos os seus circuitos. É da natureza
humana que sempre apareçam novos circuitos abertos. Mas se você não pode fazer todas
as tarefas que você anotou, como pode manter sua lista vazia? Para isso, existe um
processo simples de limpeza, mas extremamente eficiente, que mantém você organizado.

Passo 1: Identifique o item: Antes de começar uma nova tarefa, é necessário que
identifiquemos o que está contido nela e fazer uma análise criteriosa. Pergunte-se "O que
é isso?" e entenda a fundo o que aquela tarefa representa. Isso é muito importante,
especialmente quando as tarefas são demandas que vêm de outras pessoas, como e-mails.
Entender o item vai te ajudar a decidir quais tarefas precisam ser feitas para fechar o
circuito aberto.

Passo 2: Pergunte-se: "Eu preciso fazer algo com relação a isso?" Essa pergunta é
interessante pois nem todas as tarefas precisam realmente ser realizadas, afinal, algumas
demandas podem não ter sentido ou pode ser que você ou alguém do seu time não sejam
necessariamente a melhor pessoa para fazê-lo. Se você identificar uma tarefa com relação
a qual você não precisa tomar providências, faça uma das seguintes coisas: Coloque-a no
lixo. Arquive-a como "um dia / talvez" (isso é para qualquer coisa que você pode querer
fazer no futuro, mas não pode fazer ou não quer fazer agora). Arquive-o como "referência"
(você não precisa fazer nada a respeito disso, mas pode precisar dessas informações mais
tarde; é uma boa ideia ter um sistema organizado para guardar itens de referência, seja no
seu sistema de favoritos, numa pasta de emails ou mesmo num papel sobre sua mesa).
[PRO TIP: Use o Evernote] Se a tarefa requer sua atenção, mas não agora, o melhor é
marcá-la como tal. É essencial colocá-la numa lista para ser revisitada no futuro. Uma boa
ideia seria colocar um lembrete automático na sua agenda, para quando a ação precisa ser
tomada. [Pro Tip: Use o Google Calendar ou Google Inbox!] Nos casos acima, você
resolveu o item e pode removê-lo do seu sistema de coleta e assim fechar (ainda que
temporariamente, no caso da atenção futura) o circuito aberto. Provavelmente, a maioria
dos itens nos seus baldes de coleta não vão passar dessa etapa. Esse passo é essencial
para garantir que tenhamos a cabeça livre para começarmos a produzir e focar nas tarefas
que requerem nossa atenção imediata. Se sua lista só possui tarefas que requerem atenção
imediata, agora é hora de ir para o próximo passo

Passo 3: Pergunte-se: "De tudo que tenho na lista, qual é a próxima atividade que devo
executar?" Agora que você está com a mente livre para produzir, é preciso ser inteligente
ao escolher em que vamos focar primeiro. Se for uma tarefa simples, você pode ir direto
para o próximo passo. Porém em nossas vidas, muitas tarefas são complexas e requerem
várias pequenas atividades para ter o objetivo desejado. Se a tarefa for simples, passe para
o próximo passo. Se a tarefa é mais complexa e vai exigir que ela seja quebrada em várias
tarefas menores, você precisa adicioná-la a uma nova lista chamada projetos. Na lista
projetos, é necessário quebrar este item em todos os seus subitens. Com os subitens
definidos, volte os mais importantes para sua lista principal. A lista de projetos é uma lista
de todos os circuitos abertos que exigem que mais de uma tarefa seja concluída. Um bom
exemplo seria ter um projeto "Alugar apartamento" e suas subtarefas seriam "Visitar a
imobiliárias", "Escolher apartamentos para visitar", "Visitar Apartamentos", "Fazer uma
oferta à imobiliária". A lista projetos é uma ferramenta para rastrear os circuitos abertos
nos quais você ainda está trabalhando. Quando você concluir todas as sub-tarefas de um
projeto, você pode retirá-lo da lista de projetos. Quando aparecerem novas tarefas no
projeto, como por exemplo "Encontrar fiador para contrato", adicione-a à lista do projeto.

Passo 4: Trabalhe em tarefas pequenas. Esse passo é para se perguntar: "Eu posso
concluir essa tarefa em uma única ação e em menos de dois minutos?" Tarefas simples
como as dos exemplos abaixo, podem ser executadas imediatamente. Responder uma
dúvida de um colega de trabalho; Preencher um formulário de pesquisa curto; Agendar
uma reunião; E se você pode concluí-la imediatamente, porque não finalizá-la agora e
limpar seu cérebro desse circuito aberto?

Passo 5: Delegue o que não lhe compete/não é o melhor uso do seu tempo Finalizadas as
tarefas imediatas, as fáceis e rápidas, é hora de saber como lidar com as tarefas um pouco
mais complexas, é hora de priorizá-las. A primeira pergunta deveria ser: Eu sou a melhor
pessoa para realizar essa atividade ou posso delegá-la a alguém da minha equipe (família,
amigos, etc)?. Se faz sentido delegar esta atividade, vá em frente e faça isso. Uma vez que
você delegou uma tarefa, deve agendar a data na qual pretende checar o progresso da
tarefa. Se você optou por executar a tarefa, coloque-a na sua lista de próximas ações. A
lista de próximas ações é um planejamento pontual, que idealmente deve ser fechado no
início do dia para que você consiga ser produtivo e fazer o máximo possível.

Passo 6 : Organizando sua lista de próximas ações Você deve revisitar constantemente sua
lista de próximas ações. As duas formas mais comuns de organizá-la são por contexto e
por prioridade. Para organizar sua lista por contexto, pergunte-se: "onde eu preciso estar
para realizar essa tarefa?" Contextos podem ser locais físicos, como seu escritório, sua
casa ou o supermercado, mas também podem ser situações específicas, já pré ocupadas
diariamente ou semanalmente na sua agenda. Um bom exemplo de contexto de situação
seria ter um horário fixo na sua agenda, de 8 as 9 da manhã chamado "gestão de emails",
ou "reuniões internas". Para cada contexto, você deve criar uma lista de tarefas. Organizar
por contexto ajuda você a, independentemente do esteja fazendo, olhar para a sua lista de
próximas ações e ver o que você precisa fazer onde você está. Já a organização por
prioridade, deve ser feita de forma diferente. É necessário se perguntar: “Dados o meu
contexto, tempo e energia disponível, o que vai me recompensar mais?” Outro ponto
importante é considerar as tarefas de acordo com seus objetivos a longo prazo. Allen
também sugere que você conheça a Matriz Eisenhower de priorização, que é baseada na
urgência e importância das tarefas (google isso ou leia o artigo acima!).

Etapa 3: Executando ‑ Get Shit Done!

Agora que já criou sua lista de próximas ações e as organizou por contexto e prioridade,
você está pronto para começar a trabalhar. Mão na massa para executar as tarefas mais
complexas e cabeludas. Ainda assim, você ainda vai ter tarefas aparecendo na sua agenda
(aquelas que você delegou e marcou de checar no Passo 5), por isso, planeje-se para que
tenha tempo para elas também. Se durante seu momento de execução alguma nova tarefa
começar a te distrair ou a atrapalhar seu foco, coloque-a na sua lista de circuitos abertos
para que você possa voltar a ela posteriormente.

Etapa 4: Analisando e Revisando Sua Rotina

A última etapa é a constante revisão das nossas listas e existem três análises essenciais,
que devem se tornar hábitos para que possamos manter nossos circuitos constantemente
nos eixos. São elas:

Revisão de contexto novo: Sempre que estiver em um novo contexto (exemplo, no

conselho da empresa que você foi convidado a participar mensalmente.), verifique sua
lista de próximas ações. Isso cria o hábito de trabalhar em suas prioridades em
qualquer contexto.

Revisão diária da agenda Toda manhã, consulte sua agenda e veja que tarefas você
precisa completar nesse dia. Analise, avalie e se precisar, faça ajustes.

Revisão semanal das listas de próximas ações e dos circuitos abertos A revisão
semanal é essencial para turbinar sua produtividade usando o GTD. Ela funciona
assim:

Esvazie sua lista de circuitos abertos: Revise sua lista principal, semanalmente e
tente tirar dela o maior número de atividades possível.
Revise sua lista de projetos: Finalize os projetos concluídos, avalie quais estão
perdendo importância e se surgiram novos projetos.
Limpe sua lista de próximas ações: Reorganize sua lista transferindo as tarefas da
semana passada que ainda precisam ser concluídas e adicionando novos itens a
sua lista de circuitos abertos. A revisão semanal, permite que você se mantenha
organizado e constantemente evoluindo.

Notas Finais
O GTD não é um método tão fácil quanto parece. GTD é um conjunto de hábitos e hábitos
levam tempo para serem formados. Em vez de tentar fazer tudo de uma vez, nós
sugerimos que você melhore cada um dos seus passos aos poucos e crie um hábito de cada
vez, sempre partindo para o próximo. O objetivo do método é fazer você focar no trabalho
que importa e acabar com sua procrastinação. Em caso de dúvida, sempre repense se
aquela atividade que você está fazendo é realmente importante para atingir seus objetivos.
Isso é Get Things Done!

Dica do 12': Se você gostou desse microbook, que tal conferir os nossos microbooks de
Produtividade? Você vai gostar! ;)

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