!∀#∃ & ∋( )∗∃!+!,∀−)./0 12 ∀34+!40 )∗∃!+!,∀−)∀!

50 6 ∃78
−9:;<∋9 =9:>(?;

3.Conceitos
Fundamentais

Bom, se voc• nunca estudou a disciplina, pode estranhar alguns termos que
parecem similares, mas que t•m conceitos bem diferentes, como documentos e
arquivos, dossi•s e acervos, dentre outros. Eu poderia passar uma dica: que tal
estudar o Dicion‡rio Brasileiro de Terminologia Arquiv’stica? Ele tem mais de
230 p‡ginas! Bem grandinho, n‹o Ž? Eu n‹o vou reproduzi-lo aqui, mas trarei
os termos mais importantes para a compreens‹o das aulas e para a resolu•‹o
das quest›es mais recorrentes. Se voc• tiver muito tempo sobrando, pode ler o
dicion‡rio de forma leve e descompromissada. Isso vai aumentar o seu
conhecimento na matŽria, mas, repito, sejamos objetivos, Arquivologia Ž uma
das matŽrias a ser estudada, logo, ainda n‹o Ž hora de se tornar um especialista.
Sejamos cirœrgicos e vamos ao que interessa e naquilo que as bancas adoram.
E Ž para isso que estou aqui ☺.

Vamos montar o nosso Dicion‡rio! Observe que esses termos dever‹o ser
compreendidos e decorados por voc•. Vou encade‡-los de forma que o seu
estudo seja facilitado, equalizando quem j‡ conhece a matŽria e vai revisar com
aqueles que est‹o entrando nesse mundo agora.

Note que sempre aparecer uma terminologia nova, irei destac‡-la no texto e
explicar em seguida.

3.1MDA Ð Mini Dicion‡rio de

Arquivologia

O Dicion‡rio oficial voc• pode baixar, gratuitamente, nesse endere•o

(http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arqui
v.pdf).

Lembrando que nem todos os termos ser‹o importantes em sua prova e que
voc• ter‡ v‡rias outras matŽrias para estudar. Se o tempo estiver sobrando,
—timo, mas caso contr‡rio, use nosso ÒMDAÓ, as aulas e exerc’cios.

o Documento: Registro de uma informa•‹o independentemente da

natureza do suporte que a contŽm. Lembrando ainda:

7≅9ΑΒ −9:;<∋9 =9:>(?; !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ) #∃ %&

 !∀#∃ & ∋( )∗∃!+!,∀−)./0 12 ∀34+!40 )∗∃!+!,∀−)∀!50 6 ∃78
−9:;<∋9 =9:>(?;

" ∀!∀#∃%& ( #)∗#∃+,−.&/ 012 343156 7 ∃#8!+&)%#

∀%#&∃

o Suporte: ƒ o material no qual s‹o registradas as informa•›es

o Informa•‹o: ÒElemento referencial, no•‹o, idŽia ou mensagem

contidos em um documento.Ó

o Arquivo:

- Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade

coletiva, pœblica ou privada, pessoa ou fam’lia, no desempenho de suas
atividades, independentemente da natureza do suporte.

- Instituic+‹o ou servi•o que tem por finalidade a custo—dia, o

processamento tŽcnico, a conservac+‹o e o acesso a documentos.

- Instalaç›es onde funcionam arquivos.

- M—vel destinado ˆ guarda de documentos.

o Acesso:

- Possibilidade de consulta a documentos e informa•›es.

- Funç‹o arquiv’stica destinada a tornar acess’veis os documentos e a

promover sua utilizaç‹o.

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−9:;<∋9 =9:>(?;

Vamos come•ar por suportes de Žpocas remotas:

Pedra, metal, madeira....muito antigamente as informa•›es eram registradas

nesses tipos de suportes.

E em Žpocas antigas, porŽm mais recentes que o per’odo acima, usava-se o

papiro, pergaminho e o nosso bom e velho papel.

Atualmente, temos, como exemplos de suporte:

- microfilme (imagem acima)

-CD

-DVD

- pen drive

-HD

- Outros

Note que os documentos e suportes est‹o diretamente relacionados! Mas ainda

falta mais uma vari‡vel nessa equa•‹o. Vamos a ela!

Observe que um papel em branco (suporte) ou um DVD virgem (suporte) n‹o

s‹o documentos, pois eles n‹o cont•m informa•›es!

E como observa•‹o final sobre suporte, saiba que ele tambŽm pode ser
chamado de carregador f’sico de documentos.

Informa•‹o

ƒ um termo bastante amplo, para para sermos objetivos, fiquemos com a

defini•‹o do Dicion‡rio Brasileiro de Terminologia Arquiv’stica, que chamarei
agora de DBTA, pois voc• j‡ est‡ ’ntimo dele.

Informa•‹o: ÒElemento referencial, no•‹o, idŽia ou mensagem contidos em

um documento.Ó

7≅9ΑΒ −9:;<∋9 =9:>(?; !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& , #∃ %&

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−9:;<∋9 =9:>(?;

Assim, Ž importante que voc• possua essa ideia bem memorizada:

./0123∃ #∃ ;8#1< ∃
;>?≅ΑΒΧD>
45612789:1 45612789=∃<

Mais uma vez: para montar essa aula, eu peguei uma folha em branco
(suporte) e adicionei informa•›es. Ao somar esses dois fatores, temos um
documento.

Acervo

S‹o os documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade

custodiadora.

Explicando: entidade produtora Ž mais tranquilo, n‹o Ž? ƒ a entidade que produz

os documentos. E entidade custodiadora? ƒ a entidade respons‡vel pela cust—dia
e acesso a um acervo. E cust—dia significa guardar, proteger.

3.3 Arquivo

Agora sim podemos falar de Arquivos!! Afinal, estamos

estudando....Arquivologia! E ela Ž a ci•ncia que estuda os arquivos.

Bom, iniciemos com algo que pode cair em sua prova. A origem do nome Arquivo
pode ser grega ou latina.

7≅9ΑΒ −9:;<∋9 =9:>(?; !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& − #∃ %&

 !∀#∃ & ∋( )∗∃!+!,∀−)./0 12 ∀34+!40 )∗∃!+!,∀−)∀!50 6 ∃78
−9:;<∋9 =9:>(?;

¥ Origem Grega --> ArchŽ --> Archeion --> Arquivo

(Pal‡cio dos magistrados, dep—sitos do Antigo Regime)

¥ Origem Latina--> Archivum --> Arquivo

(Lugar da guarda de documentos de t’tulos de nobreza.

Agora Ž a hora de colocarmos na mesa a Lei 8.159/91 que disp›e sobre a

pol’tica nacional de arquivos pœblicos e privados. E essa lei dever‡ fazer parte
de suas ora•›es e leituras di‡rias. As bancas adoram seus conceitos. Pode
imprimir e ler, ler, ler e entender. Se voc• tem medo de estudar leis, saiba que
essa ‡ tranquila. Relaxe.

Segue link: http://www.planalto.gov.br/ccivil 03/leis/L8159.htm

H‡ v‡rias defini•›es para arquivos, mas a que consta da lei Ž uma das mais
completas. Iremos voltar a esse artigo em uma an‡lise mais completa, em
breve, mas por ora, vamos destacar alguns pontos fundamentais:

Art. 2¼ - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos

de documentos produzidos e recebidos por —rg‹os pœblicos,
institui•›es de car‡ter pœblico e entidades privadas, em decorr•ncia do
exerc’cio de atividades espec’ficas, bem como por pessoa f’sica, qualquer
que seja o suporte da informa•‹o ou a natureza dos documentos.

Note que s‹o arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, ou

seja, aqueles gerados pela pr—pria institui•‹o, —rg‹o, entidade ou organismo
e os recebidos por ela. Se h‡ produ•‹o e recebimento de documentos, logo vai

7≅9ΑΒ −9:;<∋9 =9:>(?; !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∀Ε #∃ %&

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ocorrer a ACUMULA‚ÌO. Como diz a autora Helo’sa Bellotto, o documento de

arquivo s— tem sentido se relacionado ao meio que o produziu.

PRODU‚ÌO + RECEBIMENTO = ACUMULA‚ÌO

ORDENADA

E a lei tambŽm destaca que a esses conjuntos de documentos n‹o interessa

qual seja o tipo de suporte (papel, fita cassete, papiro) ou a natureza deles.
Ser‹o considerados arquivos.

Mergulhando agora no Decreto 4.073 de 2002 que regulamenta a Lei 8.159/91

∀#∃% &∋% ()∗ +#,−./∗0 1234.5∗0 ∗0 5∗67−6∃∗0 89 8∗5−:96∃∗0;

∀ # 1#∗8−<.8∗0 9 #9593.8∗0 ∃%& =#>)∗0 9 96∃.8+890 1234.5+0 ?989#+.0≅

90∃+8−+.0≅ 8∗ Α.0∃#.∃∗ Β989#+4 9 :−6.5.1+.0∋ () ∗(+%&&,−+./ ∗( 01/0
21−34(0 /∗).−.05&/5.6/0∋ 7(8.07/5.6/0 ( 91∗.+.:&./0;

∀∀ # 1#∗8−<.8∗0 9 #9593.8∗0 ∃%& +>96∃90 8∗ Χ∗89# Χ234.5∗∋ −% (<(&+=+.%

∗( 0(1 +/&8% %1 21−3>% %1 ∗(7(0 ∗(+%&&(−5(;

∀∀∀ # 1#∗8−<.8∗0 9 #9593.8∗0 ∃(7/0 9:1#90+0 1234.5+0 9 194+0

0∗5.98+890 89 95∗6∗:.+ :.0∃+D

Veja que o Decreto detalha, e Ž para isso que um decreto existe, quais s‹o os
—rg‹os pœblicos e institui•›es de car‡ter pœblico. E dentre eles, destaco os
agentes do Poder Pœblico no exerc’cio de seu cargo ou fun•‹o ou deles
decorrente, alŽm das empresas pœblicas e sociedades de economia mista.

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 !∀#∃ & ∋( )∗∃!+!,∀−)./0 12 ∀34+!40 )∗∃!+!,∀−)∀!50 6 ∃78
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Voltemos ˆ Lei 8.159/91

Art. 7¼ - Os arquivos pœblicos s‹o os conjuntos de documentos

produzidos e recebidos, no exerc’cio de suas atividades, por —rg‹os
pœblicos de ‰mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em
decorr•ncia de suas fun•›es administrativas, legislativas e judici‡rias.

¤ 1¼ - S‹o tambŽm pœblicos os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos por institui•›es de car‡ter pœblico, por entidades privadas
encarregadas da gest‹o de servi•os pœblicos no exerc’cio de suas
atividades.

¤ 2¼ - A cessa•‹o de atividades de institui•›es pœblicas e de car‡ter pœblico

implica o recolhimento de sua documenta•‹o ˆ institui•‹o arquiv’stica
pœblica ou a sua transfer•ncia ˆ institui•‹o sucessora.

Note que o artigo 7 da lei 8.159/91 destaca que tambŽm s‹o pœblicos os os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por entidades privadas
encarregadas da gest‹o de servi•os pœblicos.

E note que no ¤2 h‡ a preocupa•‹o com os arquivos das institui•›es que

deixarem de existir. Ela pode acabar, mas os arquivos devem permanecer com
a sua sucessora, se for o caso, ou transferidos para a institui•‹o arquiv’stica
pœblica.

Vejamos alguma defini•›es de Arquivo sob o prisma dos doutrinadores na ‡rea.

Segundo Marilena Leite Paes:

Arquivo Ž a designa•‹o genŽrica de um conjunto de documentos produzidos e

recebidos por uma pessoa f’sica ou jur’dica, pœblica ou privada, caracterizado
pela natureza org‰nica de sua acumula•‹o e conservado por essas pessoas ou
por seus sucessores, para fins de prova ou informa•‹o. De acordo com a
natureza do suporte, o arquivo ter‡ a qualifica•‹o respectiva, como por exemplo:
arquivo audiovisual, fotogr‡fico, iconogr‡fico, de microformas, inform‡tico.

Segundo Helo’sa de Almeida Prado:

Arquivo Ž toda cole•‹o de documentos conservados, visando a utilidade que

poder‹o oferecer futuramente.

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 !∀#∃ & ∋( )∗∃!+!,∀−)./0 12 ∀34+!40 )∗∃!+!,∀−)∀!50 6 ∃78
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Voltaremos ao tema, aprofundando-o ainda mais. Aguarde e confie ☺.

Voltando ˆ Paes (2005) e ao DBTA, tambŽm Ž considerado arquivo:

→ O conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma

entidade coletiva, pœblica ou privada, pessoa ou fam’lia, no
desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do
suporte.;
→ M—vel para guarda de documentos;
→ Local onde o acervo documental ser‡ guardado ou instala•›es onde
funcionam os arquivos;
→ îrg‹o governamental ou institucional cujo objetivo seja o de
guardar e conservar a documenta•‹o;

Vejam: eu n‹o decoraria o nome de cada um dos autores e a defini•‹o de cada

um. As bancas n‹o costumam surtar nesse n’vel (ainda). Podem atŽ citar o nome
deles em um enunciado, mas via de regra, n‹o Ž no nome deles que est‡ o erro.
Foquem no conceito. J‡ Ž o bastante.

Que tal mais uma defini•‹o de arquivo? Chega, Ronaldo!

N‹o, n‹o chega...:).

Quero que tenha uma vis‹o muito ampla para n‹o achar que deve apenas
decorar alguma defini•‹o dessas. Na verdade, voc• precisa Ž apender a pensar
em sua defini•‹o mais ampla.

Òƒ a designa•‹o genŽrica de um conjunto de documentos produzidos e

recebidos por uma pessoa f’sica ou jur’dica, pœblica ou privada,
caracterizado pela natureza org‰nica de sua acumula•‹o e conservado por
essas pessoas ou seus sucessores para fins de prova ou informa•‹o.Ó

Bem parecido com os demais. Mas o coloquei para aproveitar e apresenta-los ao

CONARQ Ð Conselho Nacional de Arquivos. Ainda ouviremos falar dele aqui no
curso. Mas ainda n‹o Ž o momento.

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 !∀#∃ & ∋( )∗∃!+!,∀−)./0 12 ∀34+!40 )∗∃!+!,∀−)∀!50 6 ∃78
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Pelas defini•›es e pelo nosso pr—prio conhecimento de vida, j‡ salta aos olhos,
que a finalidade de bibliotecas e museus Ž primordialmente cultural,
tŽcnica, did‡tica ou cient’fica, enquanto a dos arquivos Ž essencialmente
funcional e administrativa, por mais que tambŽm possa haver valor cultural nos
arquivos. Quando se fala nisso, voc• deve pensar no car‡ter org‰nico dos
arquivos, ou seja, ele Ž produzido por um —rg‹o ou organismo durante sua
exist•ncia, conforme v‹o ocorrendo suas atividades. Veja, isso quer dizer que
h‡ uma rela•‹o ÒumbilicalÓ entre os arquivos e a institui•‹o (—rg‹os, organismos)
que os criou! Essa Ž uma grande diferen•a entre o Arquivo e um museu que vai
expor as obras de Salvador Dali (que n‹o foram produzidas pelo Museu) ou em
rela•‹o a uma biblioteca que disponibiliza os livros de um autor como Paulo
Coelho (n‹o h‡ rela•‹o org‰nica entre a biblioteca e o autor (Paulo Coelho).
Pescaram a diferen•a? Falaremos mais disso ao longo do curso ☺.

Mas ainda n‹o acabou. Existe tambŽm o Centro de Documenta•‹o:

Eu o deixei separado, apesar de estar relacionado com os 3 citados acima. ƒ que

esses 3 Ž que geram mais confus‹o quando estudamos as matŽrias.

- ƒ verdade, Ronaldo...Tudo parece lugar para guardar velharia!

- Opa, olha o respeito! ☺

O Centro de Documenta•‹o nada mais Ž do que a institui•‹o ou servi•o

respons‡vel pela centraliza•‹o de documentos e dissemina•‹o de
informa•›es.

Aproveito para ressaltar algo: Biblioteconomia Ž diferente de Arquivologia. A

primeira trata de documentos individuais e a Arquiv’stica, de conjuntos de
documentos (lembra?)

8. (AOCP Ð 2014 Ð EBSERH Ð ASSISTENTE ADMINISTRATIVO)

De acordo com o Dicion‡rio brasileiro de terminologia arquiv’stica, instrumento
de fundamental import‰ncia para a normaliza•‹o conceitual das atividades
inerentes ao fazer arquiv’stico, assinale a alternativa que tem por significado os
documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.

a) Acervo.

b) Adotamento.

c) Arquivamento.

d) Acumula•‹o

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e) constru•‹o.

Coment‡rios:

Essa quest‹o Ž praticamente a mesma apresentada em 2011 no concurso do

TRT 19» Regi‹o. ƒ o mesmo modelo. Ela lhe ensina um pouco da defini•‹o de
bibliotecas e museus e depois pergunta sobre arquivos. E como sabemos, os
arquivos derivam da acumula•‹o. A œnica op•‹o que poderia confundi-los seria
a ÒBÓ que fala de cole•‹o, mas ela est‡ ligada a bibliotecas, museus e centros
de documenta•‹o e n‹o a arquivos.

Gabarito: D

5. Princ’pios

Agora veremos os princ’pios mais importantes da disciplina. Ora, n‹o Ž apenas

o Direito Administrativo e outras disciplinas mais famosonas que possuem
princ’pios. A Arquivologia, voc• deve lembrar, Ž uma ci•ncia, portanto, nada
mais justo de que seja devidamente respeitada ;).

Toma mais uma informa•‹o:

Veremos os mais importantes princ’pios. E voc• notar‡ que h‡ dois mais

importantes (os que mais caem em provas). Portanto, n‹o se preocupe demais
se vir algum outro princ’pio n‹o elencado aqui. ƒ sinal de que os principais
doutrinadores n‹o d‹o bola para eles, assim como os examinadores das bancas.
Eventualmente voc• ver‡ um outro em quest›es, mas geralmente, em provas
para os profissionais da ‡rea de Arquivologia.

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1. Princ’pio da PROVENIæNCIA, proced•ncia ou de respeito aos fundos

(respect des fonds) ぉ

Antes de explicar, vou deix‡-lo bem atento...esse Ž o princ’pio que MAIS CAI!!!!

Usaremos a defini•‹o de Duchein (1977) por ser muito pedida. Segundo ele, o
respeito aos fundos consiste em manter os arquivos agrupados, sem
mistur‡-los aos outros provenientes de uma administra•‹o, institui•‹o ou de
uma pessoa f’sica ou jur’dica. ƒ fundamental o respeito ˆ origem dos
documentos.

O termo Òrespeito aos fundosÓ Ž muito cobrado. Viu na prova? Saiba que est‹o
falando de proveni•ncia.

ƒ bom voc• saber que existem dois tipos de fundos. Note que s‹o conceitos bem
intuitivos.

Fundo fechado: fundo que n‹o recebe acrŽscimos de documentos, em fun•‹o

de a entidade produtora n‹o se encontrar mais em atividade. Digamos, por
exemplo que o Instituto Darwin feche as portas definitivamente e seja extinto.
N‹o poderia receber acrŽscimos de documentos.

Fundo Aberto: quando ainda podem ser acrescentados novos documentos em

fun•‹o do fato de a entidade produtora continuar em atividade.

Um fundo fechado pode receber documentos, ainda que as atividades

da sua institui•‹o de origem tenham se encerrado.

Certo ou Errado?

Pessoal, est‡ CERTA a quest‹o!

Mas Ronaldo, voc• acabou de dar a defini•‹o de fundo fechado e eu errei! Sim,
agora voc• n‹o esquece mais dessa exce•‹o. Mas veja, Ž exce•‹o! Veja um
exemplo. Voltemos ao Instituto Darwin. Imagine que ele tenha fechado as portas
em 31/12/2015. Mas, algum ex-pesquisador, em 2017 (o fundo j‡ estava
fechado) descobriu que havia uma pesquisa de 2013(fundo aberto)) que ele
esquecera de levar para o Instituto. E ela tratava de toda a documenta•‹o de
um tipo de p‡ssaro: o concurseirus desesparadus. Ora, o p‡ssaro foi descoberto
quando o Instituto Darwin ainda estava em funcionamento, portanto, faz parte
do Fundo daquela Institui•‹o e deve ser inclu’da, por isso no fundo fechado.

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Ficou claro?

2. Organicidade

Segundo Helo’sa Bellotto os arquivos refletem a estrutura, as fun•›es e as

atividades da entidade produtora/acumuladora, em suas rela•›es internas
e externas.

3. Indivisibilidade (ou integridade arquiv’stica)

Segundo Helo’sa Bellotto os fundos de arquivos devem ser preservados sem

dispers‹o, mutila•‹o, aliena•‹o, destrui•‹o n‹o autorizada ou adi•‹o indevida.
Esse princ’pio deriva do Princ’pio da Proveni•ncia.

4. Unicidade

Os arquivos conservam um car‡ter œnico em fun•‹o do contexto em que

foram produzidos. Por exemplo: um boletim de ocorr•ncia policial dos anos 60
s— faz sentido em fun•‹o de determinada atividade realizada por essa institui•‹o.

5. Cumulatividade

O arquivo deve ser tratado como uma Òforma•‹o progressiva, natural e

org‰nicaÓ. De acordo com Lodolini, essas caracter’sticas levam ˆ
sedimenta•‹o. Ou seja, h‡ um enriquecimento do arquivo com essa forma•‹o
cont’nua.

6. Outros princ’pios

Como citei anteriormente, h‡ alguns outros princ’pios. Vou citar dois deles, pois
aparecem um pouco mais nas provas:

a) Princ’pio da Territorialidade Ð diz que os arquivos pœblico devem fazer

parte do territ—rio no qual foram criados, devendo pertencer a eles. Foi
criado por quest›es territoriais no Canad‡, mas n‹o se preocupe com isso
☺.
b) Princ’pio da Pertin•ncia Tem‡tica Ð esse aqui Ž perigoso. Ele confronta
o princ’pio da Proveni•ncia (o mais importante) e diz que os arquivos
devem ser organizados por temas ou assuntos.

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Dica:
Classifica•‹o por Temas ou AssunTos = PerTin•ncia
c) H‡ outros que veremos no momento certo. Mas o mais importante Ž o que
est‡ listado aqui.

QUESTÍES DE FIXA‚ÌO

13. (CETRO Ð 2014 Ð FCP Ð DOCUMENTA‚ÌO)

Reunir documentos oriundos de uma mesma institui•‹o, pessoa ou

fam’lia e disp™-los seguindo determinadas tŽcnicas e mŽtodos, Ž um
conceito atribu’do ao Princ’pio da

a) Territorialidade.

b) Primariedade.

c) Proveni•ncia.

d) Transfer•ncia.

e) Teoria das Tr•s Idades.

Coment‡rios:

O princ’pio da Proveni•ncia consiste em manter os arquivos agrupados, sem

mistur‡-los aos outros provenientes de uma administra•‹o, institui•‹o ou
de uma pessoa f’sica ou jur’dica. ƒ fundamental o respeito ˆ origem dos
documentos.

GAB. C

14. (CETRO Ð 2010 Ð TƒCNICO ADMINISTRATIVO)

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38. (ESAF Ð 2012 Ð MINISTƒRIO DA FAZENDA Ð ATA)

A principal finalidade dos arquivos Ž

a) a conserva•‹o de documentos para a hist—ria.

b) servir ˆ administra•‹o.

c) manter os documentos de valor secund‡rio.

d) organizar conjuntos de pe•as e objetos de valor para a mem—ria.

e) preservar os documentos de valor patrimonial.

Coment‡rios:

Os documentos nascem para servir ˆ administra•‹o. NinguŽm cria um

documento novo j‡ pensando que ele ter‡ um valor hist—rico. Isso acaba
ocorrendo com o passar dos anos. Todo documento nasce com valor
administrativo, ou seja, s‹o documentos necess‡rios ˆ administra•‹o no
decorrer de suas atividades. Isso tambŽm Ž chamado de valor prim‡rio.

O Valor secund‡rio seria uma etapa posterior, quando o documento tem

import‰ncia hist—rica e j‡ n‹o tem mais valor administrativo.

Gabarito: B

6. Teoria das 3 idades (Ciclo

Vital dos Documentos)

Est‡ distra’do? Concentre-se. Esse Ž o assunto mais

importante da sua aula. E sabe por que Ž mais importante? Porque as bancas
adoram, amam, s‹o apaixonadas pelo tema. Portanto, apaixone-se tambŽm ;).

As atividades cl‡ssicas da administra•‹o n‹o se efetivam sem documentos que

embasem as decis›es. Quanto mais informados os administradores estiverem
sobre determinado assunto, melhores poder‹o ser suas escolhas e decis›es.

Bom, nossa disciplina trata de arquivos. E as empresas/—rg‹os/institui•›es

produzem muitos documentos. Todos os dias. Tanto faz se Ž uma empresa
privada ou pœblica. O volume de informa•›es Ž cada vez maior. Independente
do suporte (papel, DVD, CD, HD...). E de que adiantam tantos dados ou

7≅9ΑΒ −9:;<∋9 =9:>(?; !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& (, #∃ %&

 !∀#∃ & ∋( )∗∃!+!,∀−)./0 12 ∀34+!40 )∗∃!+!,∀−)∀!50 6 ∃78
−9:;<∋9 =9:>(?;

informa•›es sem que gerem conhecimento efetivo? Sem que os usu‡rios e

interessados consigam acesso a esses documentos? N‹o serviria de nada, certo?

Mas, como tudo na vida, h‡ fases na vida e cada uma delas tem sua import‰ncia.

Quando uma menina acha que encontrou seu pr’ncipe encantado, liga para ele
todo dia, grava seu telefone e est‡ sempre correndo para estar com ele. ƒ a fase
do conhecimento entre os dois, de um primeiro momento em que a menina quer
o pr’ncipe sempre por perto. Se ela pudesse, o amarraria em uma corrente
para que o lind‹o nunca mais sa’sse do pal‡cio. Essa Ž a primeira fase do
relacionamento. Voc• quer estar sempre perto! Ou na mesma casa, ou o mais
perto poss’vel. Essa Ž a primeira fase do relacionamento.

Na segunda fase, o pr’ncipe j‡ come•a a arrotar depois do almo•o, falar alto e

liberar gases mortais. ƒ a hora em que o desejo de ficar perto ainda existe, mas
n‹o Ž mais daquele mesmo jeito. Ës vezes cria-se um v’nculo para toda a vida,
como um pequeno sapo, fruto do amor dos dois pombinhos. ƒ uma fase
intermedi‡ria da rela•‹o.

Na terceira fase, o pr’ncipe j‡ n‹o engana mais ninguŽm (a sogra sempre

desconfiou), mas em fun•‹o do pequeno Sapinho, fruto do amor, esse v’nculo
existir‡ para toda a vida, ser‡ permanente, mesmo que a rela•‹o tenha
terminado e virado Òhist—riaÓ.

Veja que s‹o fases complementares e da mesma forma funciona com nossos
Arquivos. As 3 idades dos arquivos foram definidas em 1973 por Jean-Jacques
Valette. E s‹o essas aqui:

1. Corrente (ou arquivo de primeira idade)

2. Intermedi‡ria (ou arquivo de segunda idade)
3. Permanente (ou arquivo de terceira idade)

Em breve ficar‡ f‡cil o entendimento, mas talvez no in’cio voc• confunda as

etapas, portanto, guarde a sigla C I P . Ela j‡ est‡ na ordem das fases.

Depois do macete e da hist—ria, triste, da princesa, vamos ˆs defini•›es!

Lembre-se das fases de um relacionamento (fracassado) e fa•a associa•›es com
nossa matŽria ;).

Para explicar as 3 idades, usarei o mesmo exemplo: o de uma pequena empresa

que precisa guardar alguns documentos fiscais (relacionados ˆ tributa•‹o que a
empresa deve pagar). Voc• s— precisa saber, no meu exemplo, que a empresa

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precisa ter os documentos ˆ disposi•‹o do Fisco (Receita Federal, por exemplo)

por 20 anos. Tomemos como exemplo a empresa Sî NEGA‚ÌO LTDA.

Note que os prazos citados s‹o fict’cios e visam seu aprendizado em

Arquivologia. Nesse momento, estou fechando os olhos ao Direito Tribut‡rio e a
Tabela de Temporalidade, que estudaremos em outro momento ☺.

Arquivos Correntes ou de Primeira Idade:

S‹o aqueles consultados mais frequentemente e que s‹o conservados nos

escrit—rios ou nas reparti•›es que os receberam ou os produziram ou em locais
pr—ximos e de f‡cil acesso. S‹o necess‡rios ao dia a dia. Em regra, sua utiliza•‹o
est‡ ligada ˆs raz›es pelas quais foram criados. Um escrit—rio de advocacia que
est‡ defendendo uma empresa produz muitos documentos que precisam estar
acess’veis rapidamente. O tempo inteiro e de forma organizada. Uma empresa
de advocacia existe para defender clientes, a grosso modo, e dizemos que esses
documentos produzidos para a defesa deles, tem valor prim‡rio, pois s‹o
fundamentais para atingir seu objetivo: salvar a pele do cliente. Note que estou
me referindo aqui aos documentos produzidos ou recebidos pelo escrit—rio. A lei
8159/91 (Lei dos Arquivos), define que os documentos correntes s‹o Òaqueles
em curso ou que, mesmo sem movimenta•‹o, constituam objeto de consultas
frequentesÓ.

A empresa Sî NEGA‚ÌO LTDA emite muitas (n‹o todas #) as notas fiscais de

vendas e precisa ter alguns livros sempre em dia para mostrar ao Fiscal, caso
ele apare•a. Veja que s‹o documentos important’ssimos e precisam de f‡cil
acesso. Nesse caso, a empresa pode optar por deixar todos os documentos dos
œltimos meses no pr—prio estabelecimento. Imagina deixar o fiscal esperando
por horas enquanto ele vasculha tudo :). E alŽm disso, a empresa precisar‡
desses comprovantes e notas para fazer sua declara•‹o de imposto de renda,
por exemplo. Ou para fazer seu recolhimento/declara•‹o mensal de tributos.

Sempre imagine que nessa idade, os arquivos correntes est‹o bem pr—ximos do
—rg‹o que os recebeu ou produziu.

Arquivos Intermedi‡rios ou de Segunda Idade:

Esse tipo de arquivo Ž formado por documentos que deixaram de ser œteis no
dia a dia. N‹o precisam Òestar a m‹oÓ, mas continuam necess‡rios e
eventualmente podem ser acessados. Os —rg‹os que os produziram ou
receberam podem solicit‡-los e eles n‹o precisam estar pr—ximos dos
escrit—rios. Marilena Leite Paes ressalta que a perman•ncia dos documentos
nesses arquivos Ž transit—ria. O termo transit—rio vai ficar mais claro ao

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estudarmos a Terceira Idade (Permanente). Repare que os documentos

Intermedi‡rios (ou de segunda idade) ainda precisam estar dispon’veis para
consulta. Por essa raz‹o, tambŽm se diz que possuem valor Prim‡rio (igual aos
arquivos correntes).

Voltando ˆ empresa malvadona, a Sî NEGA‚ÌO LTDA, imagine que ela guarde

os documentos dos œltimos 4 anos. Lembre que ela Ž obrigada pelo Fisco a ter
tudo bem organizado. Mas como os dados s‹o de 4 anos atr‡s, a empresa n‹o
precisa mostrar na mesma hora ao Fiscal. Certamente, bonzinho que Ž, vai dar
um prazo de alguns dias para que os documentos sejam apresentados. Assim,
o respons‡vel pela empresa poder‡ pedir todos os documentos ˆ ‡rea
respons‡vel ou atŽ mesmo a uma empresa que guarda todos os seus
comprovantes e livros fiscais. Veja, apesar de importantes, esses documentos
est‹o em uma fase em que n‹o h‡ tanta recorr•ncia para us‡-los. O Fiscal pode
pedir alguma explica•‹o ou pode nunca nem passar na porta da empresa. Esses
s‹o os arquivos Intermedi‡rios.

Veja a interessante observa•‹o de Paes:

O arquivo intermedi‡rio dever‡ ser subordinado tŽcnica e

administrativamente ao arquivo permanente, a fim de evitar a
prolifera•‹o de dep—sitos e manter uniforme a pol’tica arquiv’stica. Para
isso deve ser dirigido por profissionais de arquivo de alto n’vel,
conhecedores dos mŽtodos tradicionais de classifica•‹o e elabora•‹o de
instrumentos de pesquisa.

Imagine um escrit—rio de advocacia instalada em um dos metros quadrados mais

caros de SP. Digamos que na Vila Ol’mpia. Esse escrit—rio produz e recebe
(acumula•‹o, lembra?) muitos documentos. Imagine se ela decidisse armazenar
todos os arquivos intermedi‡rios nesse local? Seria um custo enorme e
desnecess‡rio. H‡ uma quest‹o econ™mica envolvida nessa escolha, percebe?

Voltando para a teoria, nossa Lei 8.159/91 Ð recomendo a leitura Ð informa que
os Òdocumentos intermedi‡rios aqueles que, n‹o sendo de uso corrente nos
—rg‹os produtores, por raz›es de interesse administrativo, aguardam a sua
elimina•‹o ou recolhimento para guarda permanente.

Vamos precisar incrementar nosso MDA (Mini Dicion‡rio de Arquivologia).

Recolhimento: Opera•‹o pela qual um conjunto de documentos passa do

arquivo intermedi‡rio par o arquivo permanente.

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ÒNo popularÓ: os arquivos intermedi‡rios ainda n‹o sabem o que querem da

vida... rs. Dependendo de seu valor, podem ir para o lixo, ou podem ir para o
arquivo permanente. Simples assim.

Arquivos Permanentes ou de Terceira Idade:

Os arquivos permanentes j‡ perderam o valor de natureza administrativa. S‹o

conservados por fatores hist—ricos ou documentais e acabam sendo utilizados
para o conhecimento do passado e sua evolu•‹o.

J‡ ouviu a marchinha de carnaval: ÒA pipa do vov™ n‹o sobe maisÓ?

Ent‹o, a ÒpipaÓ do vov™ est‡ l‡, tem valor documental, mas para o Òdia a diaÓ,
n‹o serve para mais nada. Ele pode atŽ contar suas hist—rias e tudo o que j‡ fez
com sua ÒpipaÓ. Mas agora ela est‡ im—vel, permanentemente inerte.

Note que o arquivo surge e fica ali perto de quem o recebeu ou o produziu
(arquivo corrente). Em seguida, ele Ž transferido para outro local, pois n‹o Ž t‹o
acessado. Logo, vai para um arquivo intermedi‡rio que Ž considerado transit—rio,
pois Ž um est‡gio que fica entre o primeiro (corrente) e o œltimo (permanente).
Aos poucos vai ficar mais claro, mas j‡ v‡ pensando nessas etapas.

E para exemplificar com a Sî NEGA‚ÌO LTDA, imagine que o prazo de 5 anos

se passou e que a o Fiscal tenha dormido no ponto e n‹o tenha pedido as
informa•›es fiscais ˆ empresa dentro do prazo de 5 anos. Nesse caso, todos os
documentos da Sî NEGA‚ÌO LTDA perderam o valor legal. Agora ela n‹o
precisa mais se preocupar com o fisco ou em acessar os dados com frequ•ncia.
Mas como ela sabe que Ž importante aprender com seu passado e as
informa•›es podem ter valor no futuro, ela decide guardar tudo em um arquivo
permanente. O arquivo permanente (ou de terceira idade) Ž o conjunto
de documentos preservados em car‡ter definitivo em fun•‹o de seu
valor.

A nossa Lei dos Arquivos (8.159/91) ressalta que os documentos de valor

permanente s‹o inalien‡veis e imprescrit’veis.

Em provas voc• pode ver o termo Òarquivo mortoÓ. ƒ o mesmo que arquivo
permanente. Os autores j‡ determinaram a morte do termo, mas se a banca
gosta, quem somos n—s para questionar! Queremos A vaga, certo ;)?

Portanto arquivo morto = arquivo permanente = terceira idade

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Ronaldo, eu entendi tudo sobre as idadesÓ mas tenho receio de esquecer qual
deles Ž relacionado ˆ primeira idade, por exemplo....

Bom, se voc• lembrar da ordem deles, j‡ resolve. Se notar, a ordem ÒrespeitaÓ

o alfabeto. Primeiro, o C, depois o I e depois o P. Mas resolvendo exerc’cios
voc• notar‡ que tudo ficar‡ mais claro.

1. Corrente (ou arquivo de primeira idade)

2. Intermedi‡ria (ou arquivo de segunda idade)
3. Permanente (ou arquivo de terceira idade)

Informa•›es importantes sobre a Teoria das 3 Idades

Repare que os documentos Intermedi‡rios (ou de segunda idade) ainda

precisam estar dispon’veis para consulta. Da mesma forma, naturalmente os
arquivos Correntes tambŽm precisam ser, ainda mais, acess’veis.

Por essa raz‹o, dizemos que possuem valor Prim‡rio.

E em ambos os casos os documentos est‹o diretamente relacionados aos fins

da organiza•‹o. Lembra do exemplo da empresa de advocacia?

J‡ os arquivos Permanentes (terceira idade) possuem valor secund‡rio, ou

7≅9ΑΒ −9:;<∋9 =9:>(?; !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& &( #∃ %&

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6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

naturalmente passar‹o a fazer parte da sua mem—ria de longo prazo. O segredo

Ž insistir e manter a const‰ncia.

Dica 3: Se precisar saber como fazer marca•‹o de texto diretamente no

computador, usando rabiscos, c’rculos, setas e etc, veja os dois v’deos abaixo.

https://www.youtube.com/watch?v=rp641jK1kR4

https://www.youtube.com/watch?v= yI-t-waIP8

3.Mini-dicion‡rio de
Arquivologia (MDA) Ð
continua•‹o.

Antes de avan•armos, gostaria de adicionar mais alguns termos ao nosso ÒMDAÓ

ACESSO: Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais

poder‹o variar em fun•‹o de cl‡usulas restritivas (ainda estudaremos isso, mas
j‡ saiba que estudaremos a quest‹o do sigilo). Nem sempre todos poder‹o ter
acesso aos documentos.

DEPîSITO: Ato pelo qual arquivos ou cole•›es s‹o colocados, fisicamente, sob
cust—dia (guarda) de terceiros, sem que aconte•a a transfer•ncia de posse ou
propriedade.

DOCUMENTO DE ARQUIVO: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma

institui•‹o pœblica ou privada, no exerc’cio de suas atividades, constitua
elemento de prova ou de informa•‹o. TambŽm pode ser classificado como
documento de arquivo, aquele que for produzido e/ou recebido por pessoa f’sica
no decurso de sua exist•ncia.

ITEM DOCUMENTAL: A menor unidade arquiv’stica materialmente indivis’vel.

ƒ tipo um ‡tomo da arquivologia ☺.

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: O menor conjunto de documentos reunido

de acordo com um critŽrio de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral,
s‹o denominados pastas, ma•os ou pacotilhas.

JUNTADA: 1. Apensa•‹o ou anexa•‹o de um processo a outro. 2. Jun•‹o de

documentos a um processo. Ou seja, Ž quando um processo Ž juntado a outro
ou quando documentos s‹o inclu’dos em um processo.

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6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

APENSA‚ÌO: Juntada, em car‡ter tempor‡rio, com o objetivo de elucidar ou

subsidiar a matŽria tratada, conservando cada processo a sua identidade e
independ•ncia.

ANEXA‚ÌO: Juntada, em car‡ter definitivo, de documento ou processo a outro

processo, na qual prevalece, para refer•ncia, o nœmero do processo mais
antigo. Trata ainda do mesmo assunto e da mesma pessoa.

Note alguns termos importantes para facilitar a resolu•‹o de quest›es.

[PERMANENTE ] [ANTECEDENTE] [+ ANTIGO] [MESMA PESSOA]"

ANEXA‚ÌO

[PROVISîRIO] [PRECEDENTE] [RECENTE] [ PESSOAS DIFERENTES] "

APENSA‚ÌO

Cuidado: a banca CESPE, por exemplo, usa essas defini•›es para Apensa•‹o e
Anexa•‹o. S‹o defini•›es do DBTA (Dicion‡rio Brasileiro de Terminologia
Arquiv’stica). Por mais que haja outras defini•›es e, no dia a dia elas n‹o
correspondam tanto ˆ realidade, usem esses conceitos

4. Gest‹o de
Documentos

Vamos come•ar a falar do assunto relembrando a defini•‹o de Documento, para

ent‹o, estudarmos a Gest‹o deles.

Documento: Registro de uma informa•‹o independentemente da natureza do

suporte que a contŽm.

Dessa forma, qualquer informa•‹o registrada em um suporte material que

possibilite consultas, provas, estudos, pesquisa Ž um documento, pois comprova
fatos, fen™menos e pensamentos do homem em determinado momento
hist—rico.

O documento pode ser um livro, um pendrive, um CD, uma planta (n‹o, a

samambaia n‹o, aquelas plantas de edifica•›es, etc.

H‡ mais dois conceitos importantes:

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6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

→ Escritos ou textuais: documentos, manuscritos, impressos ou

datilografados, como contratos, certid›es, tabelas, correspond•ncia,
folhas de pagamento, atas ( e n‹o atos!), dentre outros.

→ Cartogr‡ficos: documentos em formatos e dimens›es vari‡veis,

contendo representa•›es geogr‡ficas, arquitet™nicas ou de engenharia
(mapas, plantas, perfis);

→ Iconogr‡ficos: Fotografias, gravuras, diapositivos*, desenhos. S‹o

documentos em suportes sintŽticos, em papel emulsionado ou n‹o, com
imagens fixas.
Aqui voc• v• o diapositivo. Uma espŽcie de ÒSlide do powerpointÓ do
passado. N‹o se preocupe com sua hist—ria ou funcionamento. As bancas,
quando o citam, n‹o entram em detalhes, mas querem saber se voc•
identifica que o diapositivo est‡ classificado quanto ao g•nero (sim) e se
Ž um exemplo de documento iconogr‡fico (sim). Bingo! Mais um ponto na
prova. Lembre-se: estamos estudando a classifica•‹o quanto ao g•nero
dos documentos. N‹o perca isso de vista.

→ Cartogr‡ficos: documentos em formatos e dimens›es vari‡veis,

contendo representa•›es geogr‡ficas, arquitet™nicas ou de engenharia
(mapas, plantas, perfis);

→ Filmogr‡ficos: Filmes e fitas videomagnŽticas Ð s‹o documentos em

pel’culas cinematogr‡ficas e fitas magnŽticas de imagem (tapes),
conjugados ou n‹o a trilhas sonoras, com bitolas e dimens›es vari‡veis,
contendo imagens em movimento. Esse Ž bem f‡cil de visualizar.

→ Sonoros: discos e fitas

‡udio magnŽticas Ð s‹o
documentos com dimens›es e
rota•›es vari‡veis, contendo
registros fonogr‡ficos. Observe
que fono est‡ relacionado a som
e voc• n‹o ter‡ problemas.

6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& Ο #∃ ∀%&

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6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

→ Microgr‡ficos: Rolo, microficha, jaqueta, cart‹o-janela Ð s‹o

documentos em suporte f’lmico resultantes da microrreprodu•‹o de
imagens, mediante utiliza•‹o de tŽcnicas espec’ficas. Ronaldo, Òpera’Ó!
Jaqueta? Jaqueta nada mais Ž do que um material de pl‡stico ou similar
que envolve as microformas. N‹o se preocupe tanto com o
aprofundamento desses termos. Veja as quest›es, note como o tema Ž
cobrado e voc• saber‡ exatamente o que deve priorizar. ƒ assim que
devemos estudar ;).

→ Inform‡ticos: esse aqui Ž que voc• mais conhece! S‹o documentos

produzidos, tratados ou armazenados em computador: disquete, disco
r’gido, mem—ria flash ou disco —tico (CD, DVD), por exemplo.

Quanto ˆ EspŽcie:

Vamos listar os documentos classificados quanto ˆ espŽcie para que isso n‹o
fique solto, sem que voc• entenda. De novo: n‹o decore! Procure ter uma vis‹o
geral sobre cada uma das classifica•›es e tudo ficar‡ mais f‡cil na hora da prova.
Vamos l‡:

→ Atos Normativos: documentos relacionados ˆ normatiza•‹o das

atividades. Exemplos: leis, decretos, estatutos, portarias.

→ Atos de Correspond•ncia: diretamente ligados aos atos normativos,

pois os atos de correspond•ncia Ž que viabilizam a execu•‹o deles.
Imagine que no seu futuro trabalho como servidor, voc• veja que uma
nova lei foi editada. Se voc• Ž o respons‡vel por divulgar essa informa•‹o,
poder‡ fazer essa comunica•‹o por meio de um ato de correspond•ncia,
usando uma circular, por exemplo, para divulgar essa lei para toda a
equipe. Outros exemplos: carta, of’cio, memorando, notifica•‹o, alvar‡,
telegrama, edital.

→ Atos Enunciativos/opinativos: s‹o os que esclarecem os assuntos

visando fundamentar uma solu•‹o. Ex.: parecer, relat—rio, voto.

→ Atos de assentamento (registro de fatos): trata-se do registro de

fatos e ocorr•ncias, usando-se: atas, termo, auto de infra•‹o, apostila.

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Ent‹o quando o Fiscal Ronaldo v• que existe uma fraude em uma empresa,
a grosso modo, ele ÒassentaÓ uma multa (auto de infra•‹o), ou seja, ele
registra um fato! E esse termo ÒapostilaÓ? ƒ um termo mais administrativo,
ligado a uma informa•‹o que Ž acrescentada a um documento para alter‡-
lo oficialmente.

→ Atos comprobat—rios: s‹o os atos que comprovam os assentamentos,

como as certid›es, atestados e traslados, por exemplo.

→ Atos de Ajuste: representados por acordo de vontade em que a

Administra•‹o federal, estadual ou municipal Ž uma das partes. Exemplo:
tratado, conv•nio, contrato.

Quanto ˆ Natureza
do Assunto:

Aqui vamos ver uma defini•‹o bem simpl—ria, pois o tema est‡ ligado ˆ
classifica•‹o de documentos. E Ž isso que voc• precisa saber agora. Quanto ˆ
natureza do assunto, temos como refer•ncia a Lei de Acesso a Informa•‹o (Lei
12.527/2011) que entrou em vigor em 16/05/2012. Mas como j‡ disse, o que
voc• precisa aprender agora Ž isso aqui:

→ Ostensivos: s‹o documentos cuja divulga•‹o n‹o prejudica a

administra•‹o. N‹o h‡ restri•‹o de acesso aos documentos.

→ Sigilosos: como o nome indica, s‹o documentos que possuem

informa•›es sens’veis e que n‹o podem ser divulgadas antes de
respeitados os prazos m‡ximos de restri•‹o de acesso. S— para voc• j‡
ficar sabendo, s‹o tr•s os graus de sigilo: Reservado (atŽ 5 anos), Secreto
(atŽ 15 anos) e Utrassecreto (atŽ 25 anos). Muito cuidado com a palavra
Confidencial! Essa classifica•‹o n‹o existe mais!!

Macete:

O tema ainda ficou um pouco enrolado e est‡ pensando em como memorizar as

diferen•as principais da Classifica•‹o dos Documentos? Ent‹o toma um
macetinho!

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Observe que ao se falar em Gest‹o Documental, estamos nos referindo

aos arquivos das fases:

¥ Corrente
¥ Intermedi‡ria

Agora j‡ podemos falar das fases b‡sicas da gest‹o de documentos

1. (FCC Ð 2012 Ð TRE-SP Ð TƒCNICO JUDICIçRIO Ð çREA

ADMINISTRATIVA)
Original, c—pia, minuta e rascunho - diferentes est‡gios de prepara•‹o
e transmiss‹o de documentos - correspondem ao conceito de

a) espŽcie.

b) formato.

c) forma.

d) suporte.

e) tipo.

Coment‡rios:

Aplica•‹o direta da tabela que estudamos. A Forma est‡ relacionada aos est‡gios
de prepara•‹o e tramita•‹o de documentos. E seus exemplos, dentre outros,
s‹o: original, c—pia, minuta e rascunho. Veja que s‹o quase os mesmos do
enunciado da quest‹o.

Gabarito: C

2. (FCC Ð 2012 Ð TRE-RR Ð TƒCNICO JUDICIçRIO Ð çREA

ADMINISTRATIVA)
Ac—rd‹os e resolu•›es, documentos t’picos dos tribunais brasileiros,
constituem exemplos de

a) formato.

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!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

Folha: Formato.

Aqui a banca quis te ferrar mesmo! Ela colocou duas op•›es (a;d) indicando que
folha seria um ÒsuporteÓ. N‹o tenho dœvidas de que bilh›es de seres humanos
escolheriam essa op•‹o.

Gabarito: C

4.3 Fases da Gest‹o

de Documentos

Vamos direto ˆ doutrina, para n‹o termos chance de erro. Vejamos as defini•›es
de Marilena Paes.

Antes um alerta: n‹o confunda as fases da gest‹o de documentos com a Teoria

das 3 idades. Elas s‹o similares est‹o diretamente ligadas e o examinador vai
tentar puxar seu tapete se voc• n‹o ficar atento.

Produ•‹o de Documentos (Primeira fase):

Nome bem intuitivo. Busque sempre associar o nome, quando poss’vel, a sua
realidade. A produ•‹o de documentos trata da elabora•‹o de documentos em
fun•‹o das atividades de um —rg‹o ou setor. Nesta fase, o arquivista deve
priorizar apenas os documentos fundamentais para a a atividade e administra•‹o
da institui•‹o e deve impedir que haja duplica•‹o e emiss‹o de vias
desnecess‡rias. O arquivista tem fun•‹o importante pois deve propor cria•‹o ou
extin•‹o de formul‡rios e modelos; contribuir para a difus‹o de normas e
informa•›es necess‡rias ao bom desempenho organizacional e atŽ propor
consolida•‹o de atos normativos ou atualizados com certa frequ•ncia. Deve
ainda, apresentar estudos sobre a adequa•‹o e o melhor aproveitamento de
recursos reprogr‡ficos e inform‡ticos, ou seja, o objetivo Ž evitar perda de
tempo no futuro com documentos duplicados ou que nem deveriam ser
arquivados.

Utiliza•‹o de Documentos (Segunda fase) :

Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classifica•‹o, Registro,

Distribui•‹o, Tramita•‹o), de Expedi•‹o e de organiza•‹o e arquivamento em
de documentos em fase corrente e intermedi‡ria, bem como a elabora•‹o

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6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

de normas de acesso ˆ documenta•‹o (emprŽstimo e consulta) e ˆ

recupera•‹o de informa•›es, indispens‡veis ao desenvolvimento de fun•›es
administrativas, tŽcnicas ou cientificas das institui•›es.

Estudaremos algumas dessas etapas ainda nessa aula ;).

Avalia•‹o e Destina•‹o de Documentos (Terceira fase):

Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade

anal’tica, j‡ que Ž necess‡ria a avalia•‹o e an‡lise dos documentos acumulados
nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda, em raz‹o de seus
valores administrativo, fiscal, jur’dico-legal, tŽcnico, hist—rico e definindo:

¥ Quais ser‹o arquivados permanentemente

¥ Quais devem ser eliminados por terem perdido valor de prova e de
informa•‹o para a institui•‹o.

Segundo o DBTA (Dicion‡rio), Avalia•‹o Ž o processo de an‡lise de documentos

de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destina•‹o, de acordo com
os valores que lhes s‹o atribu’dos. E por isso, est‡ diretamente ligada ˆ Tabela
de Temporalidade (a ser estudada).

MDA (Mini-dicion‡rio) " Destina•‹o Ž a decis‹o, com base na avalia•‹o,

quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte
ou elimina•‹o.

Se voc• vir na prova algo que se refira ˆs fases da Gest‹o de Documentos,

busque decorar essas etapas. Use o mnem™nico PUAD. Nele, voc• v• as 3 fases
com facilidade

Produ•‹o
Utiliza•‹o

Avalia•‹o
Destina•‹o
Veja as 3 fases e sua sequ•ncia, de forma resumida.

6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∀Π #∃ ∀%&

 !∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

QUESTÍES DE FIXA‚ÌO

7. (CESPE Ð 2016 Ð DPU Ð ANALISTA)

Com rela•‹o ˆ gest‹o da informa•‹o e ˆ gest‹o de documentos, julgue
o item a seguir.
O g•nero documental iconogr‡fico reœne documentos eletr™nicos e
digitais.

Coment‡rio:

Relembre que dentro da Classifica•‹o Documental possu’mos a classifica•‹o

quanto ao G•nero. E uma dessas classifica•›es Ž a de documentos iconogr‡ficos,
ou seja: fotografias, gravuras, diapositivos, desenhos, por exemplo. S‹o
documentos em suportes sintŽticos, em papel emulsionado ou n‹o, com imagens
fixas.

Gabarito: Errada

8. (CESPE Ð 2016 Ð DPU Ð AGENTE ADMINISTRATIVO)

A respeito da gest‹o da informa•‹o e de documentos e dos tipos
documentais, julgue o item que se segue.

6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∀Ο #∃ ∀%&

 !∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

A ÒdÓ tambŽm est‡ errada pois os documentos de terceira idade (permanentes)

e que possuem valor secund‡rio, ou seja, valor: hist—rico; cultural; probat—rio;
informativo.

J‡ a letra ÒeÓ est‡ perfeita. ƒ necess‡ria a avalia•‹o e an‡lise dos documentos

acumulados nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda, em
raz‹o de seus valores administrativo, fiscal, jur’dico-legal, tŽcnico, hist—rico e
definindo: quais ser‹o arquivados permanentemente e quais devem ser
eliminados por terem perdido valor de prova e de informa•‹o para a institui•‹o.

Gabarito: E

5. Arquivamento e ordena•‹o
de documentos de arquivo

Vamos relembrar que a principal fun•‹o dos arquivos Ž disponibilizar as

informa•›es contidas nos documentos para a tomada de decis‹o e comprova•‹o
de direitos e obriga•›es. Mas isso s— Ž poss’vel se esses documentos estiverem
corretamente classificados, bem guardados (arquivados) e com f‡cil acesso.

Guardar (arquivar) Ž importante? Certamente! Mas do que adianta guardar

aquelas suas fotos hist—ricas do carnaval de 2009, se voc• n‹o consegue ach‡-
las quando precisa? Ah, acho que n‹o foi um bom exemplo....voc• deve ter
vontade de eliminar essas fotos...rs. Mas o importante Ž que o acesso aos
documentos seja f‡cil, permitindo a recupera•‹o das informa•›es na hora em
que elas forem necess‡rias.

Veremos alguns dos principais mŽtodos de arquivamento. E veja como o DBTA

(o Dicion‡rio) os define:

5.1 MŽtodos de Arquivamento

ƒ a sequ•ncia de opera•›es que determina a disposi•‹o dos documentos

de um arquivo.

H‡ dois grandes sistemas:

¥ Sistema de Arquivamento Direto

6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %Π #∃ ∀%&

 !∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

Desvantagens: se houver grande volume de documentos, aumenta a chance de

erros.

Agora, Paes elenca as 13 regras de alfabeta•‹o!

1. Nos nomes de pessoas f’sicas, considera-se o œltimo sobrenome e depois,

o prenome.

Exemplo:

Jo‹o Barbosa

Pedro çlvares Cabral

Maria Lu’sa Vasconcelos

Arquivam-se:

Barbosa, Jo‹o

Cabral, Pedro çlvares

Vasconcelos, Maria Lu’sa

Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabŽtica do

prenome.

Exemplo:

An’bal Teixeira

Marilda Teixeira

Paulo Teixeira

Vitor Teixeira

Arquivam-se:

Teixeira, An’bal

Teixeira, Marilda

6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋Θ #∃ ∀%&

 !∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

Teixeira, Paulo

Teixeira, V’tor

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por

h’fen n‹o se separam.

Exemplo:

Camilo Castelo Branco

Paulo Monte Verde

Heitor Villa-Lobos

Arquivam-se:

Castelo Branco, Camilo

Monte Verde, Paulo

Villa-Lobos, Heitor

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou S‹o

seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um
substantivo.

Exemplo:

Waldemar Santa Rita

Luciano Santo Cristo

Carlos S‹o Paulo

Arquivam-se:

6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋∀ #∃ ∀%&

 !∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

Santa Rita, Waldemar

Santo Cristo, Luciano

S‹o Paulo, Carlos

4. As iniciais abreviativas de prenomes t•m preced•ncia na classifica•‹o de

sobrenomes iguais.

Exemplo:

J. Vieira

Jonas Vieira

JosŽ Vieira

Arquivam-se:

Vieira, J.

Vieira, Jonas

Vieira, JosŽ

5. Os artigos e preposi•›es, tais como o, de, da, do, e, um, uma n‹o s‹o
considerados!! (ver tambŽm a regra 9)

Exemplo:

Pedro de Almeida

Ricardo dÕ Andrade

Lœcia da C‰mara

Arnaldo do Couto

6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋% #∃ ∀%&

 !∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

Arquivam-se:

Almeida, Pedro de

Andrade, Ricardo dÕ

C‰mara, Lœcia da

Couto, Arnaldo do

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jœnior,

Neto, Sobrinho s‹o considerados parte integrante do œltimo sobrenome,
mas n‹o s‹o considerados na ordena•‹o alfabŽtica!

Exemplo:

Ant™nio Almeida Filho

Paulo Ribeiro Jœnior

Joaquim Vasconcelos Sobrinho

Henrique Viana Neto

Arquivam-se:

Almeida Filho, Ant™nio

Ribeiro Jœnior, Paulo

Vasconcelos Sobrinho, Joaquim

Viana Neto, Henrique

Obs.: Os graus de parentesco s— s‹o considerados na alfabeta•‹o quando

servirem de elemento de distin•‹o. No exemplo abaixo, voc• nota que seria
necess‡rio criar uma diferencia•‹o, j‡ que todos os prenomes eram iguais a
Jorge de Abreu. Note que houve uma ordem de posi•‹o no arquivamento!

6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋∋ #∃ ∀%&

 !∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

Exemplo:

Jorge de Abreu Sobrinho

Jorge de Abreu Neto

Jorge de Abreu Filho

Arquivam-se:

Abreu Filho, Jorge de

Abreu Neto, Jorge de

Abreu Sobrinho, Jorge de

7. Os t’tulos n‹o s‹o considerados na alfabeta•‹o. S‹o colocados ap—s o

nome completo, entre par•nteses.

Exemplo:

Ministro Milton Campos

Professor AndrŽ Ferreira

General Paulo Pereira

Dr. Pedro Teixeira

Arquivam-se:

Campos, Milton (Ministro)

Ferreira, AndrŽ (Professor)

Pereira, Paulo (General)

Teixeira, Pedro (Dr.)

6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋( #∃ ∀%&

 !∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

8. Os nomes estrangeiros s‹o considerados pelo œltimo sobrenome,

exceto nos casos de espanh—is e orientais (ver tambŽm regras 10 e 11
para entender melhor ;)

Exemplo:

Georges Aubert

Winston Churchill

Paul Muller

Jorge Schmidt

Arquivam-se:

Aubert, Georges

Churchill, Winston

Muller, Paul

Schmidt, Jorge

9. As part’culas dos nomes estrangeiros podem ou n‹o ser consideradas. O

mais comum Ž consider‡-las como parte integrante do nome
quando escritas com letra maiœscula.

Exemplo:

Giulio di Capri

Esteban De Penedo

John Mac Adam

Gordon O`Brien

Arquivam-se:

6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋& #∃ ∀%&

 !∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

Capri, Giulio di

De Penedo, Esteban

Mac Adam, John

O`Brien, Gordon

10. Os nomes espanh—is s‹o registrados pelo penœltimo sobrenome,

que corresponde ao sobrenome de fam’lia do pai. (aten•‹o, pois foge
ˆ regra a qual estamos acostumados)

Exemplo:

Arquivam-se:

JosŽ de Oviedo y Ba–os

Francisco de Pina de Mello

Angel del Arco y Molinero

Antonio de los R’os

Arquivam-se:

Arco y Molinero, Angel del

Oviedo y Ba–os, JosŽ de

Pina de Mello, Francisco de

R’os, Antonio de los

11. Os nomes orientais Ð japoneses, chineses e ‡rabes Ð s‹o registrados

como se apresentam, ou seja, da mesma forma. ƒ o mais f‡cil ;)

Exemplo:

6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋ϑ #∃ ∀%&

 !∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

Chun Li

Al Ben-Hur

Ryu Akuma

Edomondo Honda

Arquivam-se:

Al Ben-Hur

Chun Li

Edomondo Honda

Ryu Akuma

12. Os nomes de firmas, empresas, institui•›es e —rg‹os

governamentais devem ser transcritos como se apresentam, n‹o se
considerando, porŽm, para fins de ordena•‹o, os artigos e
preposi•›es que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordena•‹o,
que os artigos iniciais sejam colocados entre par•nteses ap—s o nome.

Exemplo:

EstratŽgia Concursos

Trump Towers

The Library of Congress

A Colegial

Barbosa Santos Ltda.

Arquivam-se:

Barbosa Santos Ltda.

6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋Π #∃ ∀%&

 !∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

Colegial (A)

EstratŽgia Concursos

Library of Congress (The)

Trump Towers

13. Nos t’tulos de congressos, confer•ncias, reuni›es, assembleias e

assemelhados " os nœmeros ar‡bicos, romanos, ou escritos por extenso
dever‹o aparecer no fim, entre par•nteses.

Exemplo:

II Confer•ncia de Pintura Moderna

Quinto Congresso de Geografia

3 Congresso de Geologia

Arquivam-se:

Confer•ncia de Pintura Moderna (II)

Congresso de Geografia (Quinto)

Congresso de Geologia (3)

QUESTÍES DE FIXA‚ÌO

20. (CESPE Ð FUB Ð 2014 Ð TECNICO EM ARQUIVO)

A respeito de arquivamento e ordena•‹o dos documentos de arquivo,
julgue o item subsecutivo.

6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋Ο #∃ ∀%&

 !∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

e. Doroti Silveira " Silveira, Doroti

f. SŽrgio Sampaio " Sampaio, SŽrgio

g. Carlos Souza Silva " Silva, Carlos Souza

Agora vamos colocar na ordem correta:

1- f) Sampaio, SŽrgio

2- g) Silva, Carlos Souza

3- d) Silva, JosŽ Dias

4- c) Silva, Maria Regina da

5- e) Silveira, Doroti

6- b) Sousa, Luiz Alberto de

7- a) Souza, Jo‹o manuel de

Observe que como h‡ 3 ÒSilva, classificamos o nome seguinte.

A ordem final Ž: f, g, d, c, e, b, a

Gabarito: A

5.2 MŽtodo
Geogr‡fico

O mŽtodo Geogr‡fico Ž do sistema direto (assim como o alfabŽtico). E,

relembrando, Ž considerado direto porque a busca Ž feita diretamente ao
documento. Esse mŽtodo Ž o mais usado quando o principal elemento a ser
considerado em um documento Ž a PROCEDæNCIA ou LOCAL.

As melhores ordena•›es geogr‡ficas s‹o:

6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& (Ο #∃ ∀%&

 !∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

¥ Nome do estado, cidade e correspondente

¥ Nome da cidade, estado e correspondente

1)Nome do estado, cidade e correspondente Ð quando o arquivo Ž

organizado por estados, as CAPITAIS devem ser alfabetas em primeiro lugar,
por estado, INDEPENDENTEMENTE da ordem alfabŽtica em rela•‹o ˆs demais
cidades, que dever‹o estar dispostas ap—s as capitais.

Imagine uma pasta que usa o mŽtodo geogr‡fico (sistema direto) e ordenada
por Nome do estado, cidade e correspondente.

Ex. Organiza•‹o de pasta por estado do Rio de Janeiro:

(1) Rio de Janeiro (capital)

(2) Campos

(3) Nova Igua•u

(4) Petr—polis

(5) Teres—polis

(6) XerŽm

Viu como, excetuando a capital (Rio de Janeiro), todas as cidades est‹o em

ordem alfabŽtica? N‹o, ent‹o olhe de novo.

2)Nome da cidade, estado e correspondente Ð quando o arquivo Ž

organizado por cidade e n‹o o estado, seremos Òtradicionais, ou seja, usar a
ordem alfabŽtica por cidades, sem privilŽgio para capitais.

Ex. Organiza•‹o de pasta por cidades:

6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& (Ν #∃ ∀%&

 !∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

(1) Campos (Rio de Janeiro)

(2) Nova Igua•u (Rio de Janeiro)

(3) Petr—polis (Rio de Janeiro)

(4) Rio de Janeiro (Rio de Janeiro)

(5) Teres—polis (Rio de Janeiro)

(6) XerŽm (Rio de Janeiro)

Veja que nesse modelo, o Rio de Janeiro, capital, ficou na quarta posi•‹o, pois
foi considerada, apenas, a ordem alfabŽtica na ordena•‹o por cidades.

Nesse exemplo, Ž fundamental que as pastas tragam os nomes dos estados,

pois h‡ cidades com nomes id•nticos, mas em estados diferentes.

Curiosidade: Segundo o IBGE, h‡ 504 cidades com nomes repetidos no Brasil.

Olha a’ outro exemplo:

esse Ž o nome de cidade
que mais se repete.

Isso a’ Ž s— para voc• n‹o

esquecer que deve sempre
haver, nas pastas com
com o nome dos estados,
depois dos nomes das
cidades.

Imagina fazer a utiliza•‹o

do mŽtodo geogr‡fico para
a cidade de Bom Jesus
sem dizer a que estado se refere. Fracasso total. Vai ter que ÒrodarÓ cinco
estados para tentar encontrar a cidade correta.

Exemplo:

6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& &Θ #∃ ∀%&

 !∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

O mŽtodo geogr‡fico n‹o est‡ apenas restrito ao tipo de utiliza•‹o que vimos.
Uma empresa, por exemplo, pode guardar seus documentos em uma localiza•‹o
de acordo com a unidade que a produziu. Por exemplo: os documentos da ‡rea
comercial v‹o para S‹o Paulo e os da ‡rea Operacional, para Mato Grosso. Esse
Ž um exemplo, tambŽm, de mŽtodo geogr‡fico por usar a a proced•ncia dos
arquivos para determinar seu arquivamento.

QUESTÍES DE FIXA‚ÌO

26. (CESGRANRIO Ð 2012 Ð INNOVA Ð TEC. ADMINISTRA‚ÌO E

CONTROLE JUNIOR)
Em um departamento de uma empresa s‹o recebidos, diariamente,
muitos documentos de v‡rias partes do Brasil.
O funcion‡rio encarregado de organizar esses documentos deve, de
forma inequ’voca, optar pelo mŽtodo de arquivamento denominado

a) ideogr‡fico

b) tipogr‡fico

c) enciclopŽdico

d) geogr‡fico

e) unitermo

Coment‡rios:

O mŽtodo geogr‡fico traz como vantagens ser Direto e de f‡cil manuseio. Como
desvantagem, traz a exig•ncia de ter que carregar o local e nome do
correspondente. Como os documentos veem de v‡rios locais do Brasil,
certamente o melhor mŽtodo de arquivamento Ž o geogr‡fico.

6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& &% #∃ ∀%&

 !∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

5.3 MŽtodos
NumŽricos

Voc• sabe que o mŽtodo Ž numŽrico porque o principal elemento a ser

considerado em um documento Ž o NòMERO. Ele Ž um mŽtodo INDIRETO.

5.3.1 MŽtodo
NumŽrico Simples

Nesse mŽtodo, existe a atribui•‹o de um nœmero para cada documento. E a

partir da’ Ž que eles s‹o organizados. N‹o h‡ preocupa•‹o com a ordem
alfabŽtica e sim com a ordem de entrada ou de registro e um correspondente ou
cliente, seja pessoa f’sica ou jur’dica. E n‹o preocupa•‹o com a ordem alfabŽtica
porque existe um ’ndice remissivo (por exigir a consulta ao ’ndice remissivo Ž
que chamamos o mŽtodo de INDIRETO). O ’ndice remissivo tambŽm pode
aparecer com o nome Òonom‡sticoÓ.

Esse mŽtodo tem aplica•‹o em arquivos especiais (discos, fotografias, fitas

sonoras) e especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento,
prontu‡rios mŽdicos, cadastros de funcion‡rios).

5.3.2 MŽtodo
NumŽrico
Cronol—gico

Nesse mŽtodo, Ž importante a ordem numŽrica e a data. O nome j‡ ajuda,

concorda? As reparti•›es pœblicas costumam adotar esse modelo. Numera-se o
documento e n‹o a pasta. O documento depois de autuado Ð colocado em capa
de cartolina, onde alŽm do nœmero de protocolo s‹o transcritas outras
informa•›es, em geral passa a ser chamado de processo. Como trabalho na
‡rea Fiscal, ainda h‡ muitas empresas usando notas em papel. E a metodologia

6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& && #∃ ∀%&

 !∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

Primeiro, devemos separar em dezenas, para depois, lermos da direita para a

esquerda.

00-13-49 Ben Dez

99-30-17 Luke Skywalker

87-60-17 John Snow

00-26-43 Michael Jordan

Agora, vamos ordenar, come•ando pela œltima dezena, em ordem crescente.

Veja que o menor nœmero Ž 17. Empatou no grupo prim‡rio? Passemos para o
secund‡rio. Veja que 30 Ž menor que 60, logo, Luke Skywalker venceu John
Snow! Depois, temos as dezenas 43 e 49. A 43 vir‡ na frente, por ser menor.

Vamos ordenar:

99-30-17 Luke Skywalker

87-60-17 John Snow

00-26-43 Michael Jordan

00-13-49 Ben Dez

6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& &Ο #∃ ∀%&

 !∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

Imagine uma institui•‹o com alguns ASSUNTOS que justifiquem a organiza•‹o

dos documentos por esse mŽtodo.

Pagamento de b™nus

Desligamento de pessoal

Investimentos em treinamento

Anœncios

Pagamento de impostos

Manuten•‹o Predial

Investimento em A•›es

Conserto de elevadores

Propaganda

Acima, j‡ percebemos que h‡ uma organiza•‹o por assunto, ou seja, a empresa

est‡ usando o mŽtodo Ideogr‡fico (ou por assunto).

Vamos para a pr—xima etapa: o mŽtodo Ideogr‡fico AlfabŽtico Dicion‡rio

(olhe no esquema). Nesse formato, a classifica•‹o ficar‡ similar a um dicion‡rio,
por isso ele tem esse nome. Assim, vamos reorganizar a lista acima usando a
ordem alfabŽtica. Perceba!

Anœncios

Conserto de Elevadores

Desligamento de pessoal

Investimento em A•›es

Investimentos em treinamento

Manuten•‹o Predial

Pagamento de b™nus

6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ϑ∀ #∃ ∀%&

 !∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

Pagamento de impostos

Propaganda

Vamos para mais um modelo: o mŽtodo Ideogr‡fico AlfabŽtico

EnciclopŽdico (olhe no esquema). Nesse formato, a classifica•‹o ser‡ feita por
grandes grupos, na forma de t’tulos. E esses t’tulos ser‹o organizados
alfabeticamente.

FINANCEIRO

Investimento em A•›es

Pagamento de impostos

MANUTEN‚ÌO

Conserto de Elevadores

Manuten•‹o Predial

MARKETING

Anœncios

Propaganda

RECURSOS HUMANOS

Desligamento de pessoal

Investimentos em treinamento

Pagamento de b™nus

Est‡ ficando mais claro agora? Espero que sim ☺. Vou repetir o esqueminha,
pois agora veremos o lado NumŽrico e suas divis›es (Decimal e Duplex). Olhe e
memorize.

6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ϑ% #∃ ∀%&

 !∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃

3-2 Propaganda

4 - RECURSOS HUMANOS

4-1Desligamento de pessoal

4-2 Investimentos em treinamento

4-3 Pagamento de b™nus

Para fechar o mŽtodo Ideogr‡fico (ou por assunto)! Falemos do DECIMAL. Esse
Ž bem diferente dos outros. N‹o Ž t‹o simples, mas basta voc• saber sua
defini•‹o. Foi um mŽtodo criado por Dewey em 1876. Ele separa cada assunto
em 10 classes, depois mais 10 subclasses e, a seguir, divis›es, grupos,
subgrupos, subse•›es, etc. Apesar de tantas divis›es, a expans‹o das classes Ž
finita, ao contr‡rio do Duplex, que pode ser eternamente aumentado.

Vejamos a defini•‹o do DBTA:

MŽtodo de ordenacΦ‹o que tem por eixo um plano prŽvio de

distribuiΓ‹o dos documentos em dez grandes classes, cada uma
podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por
diante.

QUESTÍES DE FIXA‚ÌO

30. (CESPE Ð SERPRO Ð 2013 Ð TECNICO SUPORTE ADMINISTRATIVO)

O mŽtodo de arquivamento tem influ•ncia direta na efici•ncia do
processo de recupera•‹o de documentos.

Veja algumas vantagens que os diferenciam.

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5.5 Unitermo

Nada mais Ž do que a indexa•‹o por termos simples extra’dos do documento.

TambŽm Ž conhecida como mŽtodo unitermo.

5.6 MŽtodos
Padronizados

S‹o mŽtodos pouco cobrados em provas de n’vel mŽdio e em provas que n‹o
s‹o espec’ficas para forma•‹o em arquivologia. O importante Ž apenas saber
que existem e suas caracter’sticas b‡sicas. N‹o invista muito tempo em seu
estudo, pois o custo benef’cio, atualmente, Ž muito baixo.

5.6.1 Variadex

MŽtodo de ordena•‹o que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por
cores diferentes.

5.6.2 Autom‡tico
ƒ utilizado para arquivamento de nomes. Combina letras, cores e nœmeros. Um
detalhe importante: Ž usado para arquivar nomes, mas deve-se evitar
acumular pastas de sobrenomes iguais. N‹o Ž utilizado nos arquivos
brasileiros.

5.6.3 Soundex

Usa-se para arquivar nomes (tambŽm), sendo que a forma de classifica•‹o n‹o
Ž pela grafia e sim pela semelhan•a da pronœncia. Ou seja, a grafia pode ser
diferente, o que vale Ž o som. N‹o Ž utilizado nos arquivos brasileiros.

F‡cil de lembrar na prova por causa do nome (soundex).

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5.6.4 Mnem™nico

MŽtodo obsoleto, mas vamos conhecer. No lugar dos nœmeros, usa-se a

combina•‹o de letras. As letras assumiriam o papel de s’mbolos. A ideia do
mŽtodo era facilitar a localiza•‹o dos arquivos, por, em tese, auxiliar na
memoriza•‹o por parte do arquivista.

6. Protocolo

Quando pensamos em Protocolo, temos que abordar duas frentes:

1) O setor de protocolo propriamente dito

2) Ë classifica•‹o dos documentos em ostensivos e sigilosos.

O setor de protocolo Òpropriamente ditoÓ veremos as principais fun•›es, de

forma mais ampla, sem entrar em minœcias mais comuns a provas de Arquivistas
e profissionais da ‡rea.

Sobre a classifica•‹o em ostensivos e sigilosos, vamos focar na legisla•‹o

brasileira.

6.1. Setor de
Protocolo

ƒ um setor voltado para o recebimento de correspond•ncia e/ou documentos.

Todo —rg‹o publico possui uma ‡rea que seja a respons‡vel pelo registro e
distribui•‹o das correspond•ncias que forem geradas internamente e nas que
s‹o recebidas. TambŽm Ž respons‡vel por protocolizar os processos e por
sua tramita•‹o. Os nomes podem variar um pouco, mas geralmente ser‡
conhecido como o setor de Protocolos.

Bom, essa Ž a hora de voc• ver se aprendeu mesmo os conceitos da aula 1,

sobre a Teoria das 3 Idades. Lembra da fase Corrente? Pois Ž! ƒ nela em que
precisamos de r‡pido acesso aos documentos e eles precisam estar pr—ximos.
Ent‹o... a atividade de protocolo est‡ diretamente relacionada ˆ fase Corrente
dos arquivos.

Resumidamente, j‡ podemos ver algumas das atividades do Protocolo:

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Vejamos cada uma das atividades do Protocolo:

→Recebimento

ƒ quando o setor de protocolo recebe documentos de v‡rias origens. Recebe,

por exemplo, encomendas dos correios, cartas particulares endere•adas aos
servidores, cartas direcionadas ao —rg‹o/institui•‹o, malotes e afins. Ou seja,
tudo que Ž direcionado para aquela institui•‹o passa pelo setor de Protocolo e
ÒesbarraÓ na atividade de Recebimento.

→ Registro e Autua•‹o

O Registro Ž quando o Protocolo insere os dados de determinado

documento/correspond•ncia em um sistema (manual ou informatizado) e atribui
um c—digo de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele). Ele fornecer
dados de suas caracter’sticas fundamentais aos interessados.

Cuidado com pegadinhas, pois as correspond•ncias destinadas a particulares

n‹o s‹o registradas, apesar de serem distribu’das a seus destinat‡rios.

A Autua•‹o Ž mais usada em processos e tambŽm Ž conhecida como

protocoliza•‹o. A autua•‹o tambŽm pode ocorrer quando documentos internos
viram processos administrativos. L‡ no meu trabalho na Secretaria da Fazenda
de SP, sabemos que um trabalho Ž mais importante que outro quando ele ganha
a Òcapa verdeÓ. Significa que ele sofreu uma Òautua•‹oÓ um expediente normal,
regular, virou um processo.

→ Classifica•‹o

ƒ quando o Protocolo analisa o documento para saber seu assunto. Isso Ž feito
para que haja a correta classifica•‹o dos documentos de acordo com o plano de
classifica•‹o da institui•‹o. Mas como saber o assunto de um documento? S—
abrindo, n‹o Ž verdade?! ƒ! Isso mesmo! A correspond•ncia ser‡ aberta pelo
Setor de Protocolo. Mas fiquem calmos! Se for um documento sigiloso ou
particular, ninguŽm vai abrir nada. Os documentos confidenciais,
naturalmente, s— podem ser abertos por seus destinat‡rios. Imagine um
funcion‡rio do Protocolo abrindo um documento com dados estratŽgicos dirigido
ao Presidente da Petrobras. N‹o faria sentido.

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Se houver express›es como: RESERVADO, PARTICULAR, CONFIDENCIAL ou

semelhantes, o setor de protocolo n‹o deve abrir a correspond•ncia.

→ Expedi•‹o/Distribui•‹o

Essa Ž f‡cil e o nome diz quase tudo. Trata-se de enviar o documento ao seu
destinat‡rio. S— fiquem atentos a uma diferen•a que as bancas adoram.

Distribui•‹o Ð quando Ž INTERNA.

Expedi•‹o Ð quando Ž EXTERNA

Veja que n‹o h‡ como errar! Se reparar no in’cio de Expedi•‹o e no in’cio de

Externa, vai saber essa e vai lembrar que Distribui•‹o est‡ relacionada ˆ
distribui•‹o Interna, por exce•‹o. Ou vai lembrar por observar que a palavra
Òdistribui•‹oÓ possui um monte de ÒIÓ (3 no total). Gostou do bizu? ☺

→ Controle da
Tramita•‹o/Movimenta•‹o

Para a defini•‹o de Tramita•‹o, vamos pegar uma cola do DBTA (Dicion‡rio de

Arquivologia):

Tramita•‹o/Movimenta•‹o: curso do documento desde a sua produ•‹o ou

recep•‹o atŽ o cumprimento de sua fun•‹o administrativa. TambŽm chamado
de movimenta•‹o ou tr‰mite.

O controle da tramita•‹o/movimenta•‹o dos documentos Ž de responsabilidade

o Protocolo, seja por sistema manual ou de inform‡tica. O objetivo Ž ÒrastrearÓ,
saber por quais departamentos os documentos passam. Isso Ž fundamental para
que se saiba com quem e em que setor o documento est‡. Principalmente
quando ele some...rs. Ou quando se deseja saber o andamento do pedido de um
concurso, por exemplo. H‡ concurseiros que conhecem bem essa etapa ;).
Principalmente para saber como est‡ o andamento dos pedidos de autoriza•‹o
para certames federais no MPOG (MinistŽrio do Planejamento), respons‡vel pelo
ÒcofreÓ no mundo dos concursos.

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7. Documentos
sigilosos e
ostensivos

Documento sigiloso Ž o que deve ter restri•‹o de acesso, por raz›es da natureza
de seu conteœdo. O grau de sigilo do documento vai depender da natureza de
seu conteœdo e do quanto Ž necess‡rio limitar sua divulga•‹o a quem tenha real
necessidade de ter acesso.

O documento ostensivo Ž aquele que n‹o possui nenhuma restri•‹o de acesso.

Existem 3 graus de sigilo: Ultrassecreto, Secreto e Reservado.

Ultrassecreto " Geralmente s‹o temas de governo, decis›es pol’ticas de alto

n’vel e segredos de estado. Pouqu’ssimas pessoas t•m acesso.

Secreto " S‹o poucas pessoas que t•m acesso, mas s‹o mais do que em rela•‹o
aos documentos ultrassecretos. Geralmente quem pode acessar s‹o os que n‹o
est‹o diretamente ligados ao assunto, mas possuem necessidade funcional de
acessar os dados.

Reservado " Assuntos importantes, mas que n‹o devam ser acessados pelo
pœblico em geral, por quest›es, por exemplo, de seguran•a.

Veja os prazos de sigilo estabelecidos pela Lei de Acesso ˆ Informa•‹o

(12.527/11)

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8. Tabela de
Temporalidade
e Plano de
Classifica•‹o

Uma defini•‹o bem objetiva Ž a do DBTA (Dicion‡rio de Arquivologia):

Instrumento de destina•‹o aprovado por autoridade competente, que determina

prazos e condi•›es de guarda, tendo em vista a transfer•ncia, recolhimento,
descarte ou elimina•‹o de documentos.

Mas vamos um pouco alŽm. Os prazos e condi•›es est‹o relacionados aos

arquivos correntes e/ou intermedi‡rios recolhidos aos arquivos permanentes e
definindo os critŽrios para microfilmagem e elimina•‹o.

A tabela de temporalidade s— pode ser utilizada depois que for aprovada pela
autoridade competente. Essa aprova•‹o deve trazer as descri•›es claras dos
documentos para se evitar a elimina•‹o ou classifica•‹o indevida.

A Lista de Elimina•‹o Ž uma rela•‹o espec’fica de documentos a serem

eliminados em uma œnica opera•‹o e que necessita ser autorizada pela
autoridade competente.

Vejamos uns exemplos referentes ˆ temporalidade, extra’dos de Paes.

→ Folha de Pagamento: considerando que a aposentadoria ocorre aos 35

anos de servi•o, as folhas de pagamento ser‹o microfilmadas e
conservadas no arquivo intermedi‡rio pelo prazo de, no m’nimo, 40 anos.

→ Cart›es de Ponto: conservar por sete anos no servi•o de pessoal, ou no

arquivo Intermedi‡rio, eliminando em seguida, uma vez que os crŽditos
trabalhistas prescrevem em cinco anos, no curso do contrato de trabalho.

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NO caso de rescis‹o de contrato, o empregado poder‡ reclamar atŽ o limite

de dois anos os crŽditos n‹o prescritos no decorrer do contrato.

O Plano de Classifica•‹o, de acordo com o DBTA Ž o esquema de distribui•‹o

de documentos em classes, de acordo com mŽtodos de arquivamentos
espec’ficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e fun•›es de uma
institui•‹o e an‡lise do arquivo por ela produzido.

8.1 Transfer•ncia
e Recolhimento

A primeira grande sele•‹o de papŽis deve ocorrer no arquivo corrente, no

momento de sua transfer•ncia para o arquivo intermedi‡rio ou recolhimento
para o arquivo permanente. A elimina•‹o deve ser feita com muito cuidado.

ƒ muito importante relembrar que os os documentos que est‹o no arquivo

intermedi‡rio ou permanente ainda possuem valor, afinal, se n‹o o tivessem, j‡
teriam sido eliminados, destru’dos, vendidos...

A transfer•ncia (passagem dos documentos dos arquivos correntes para os

intermedi‡rios) e o recolhimento (transfer•ncia para os arquivos permanentes)
s‹o realizados em fun•‹o da frequ•ncia de uso e n‹o pelo valor que o documento
possui!

A transfer•ncia dos documentos do arquivo corrente para o intermedi‡rio e o

recolhimento para o permanente visam a racionaliza•‹o do trabalho, facilitar o
trabalho e a localiza•‹o de documentos, pois libera espa•o e economiza recursos
materiais.

ƒ importante ressaltar que Ž poss’vel um documento passar diretamente da fase

corrente (1¡ idade) para a fase permanente (3¡ idade). Fique ligado (a) ;).

8.2 CritŽrios para Elimina•‹o

de documentos

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De forma geral, h‡ alguns motivos mais comuns para a elimina•‹o de

documentos. Lembre-se que a elimina•‹o de documentos ocorre na fase de
Destina•‹o.

Lembra do PUAD? Pois bem, relembremos o que interessa agora. A fase de

Avalia•‹o e Destina•‹o:

Òse desenvolve mediante a an‡lise e avalia•‹o dos documentos

acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda,
determinando quais ser‹o objeto de arquivamento permanente e quais
dever‹o ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de
informa•‹o para a institui•‹oÓ.

Vejamos exemplos de elimina•‹o:

- c—pias, desde que os originais estejam conservados (veja, Ž a c—pia que ser‡
eliminada.

- documentos cujos elementos essenciais estejam reproduzidos em outros

(documentos)

- documentos que tornaram-se obsoletos e n‹o t•m mais serventia para a

administra•‹o

- documentos com textos que j‡ foram reproduzidos em outros documentos ou

que tenham sido totalmente impressos.

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