Administração de Materiais No Setor de Alimentos E Bebidas em Um Hotel Executivo

Revista Eletrônica Ciências da Administração e Turismo ║ v.5, n.1, p. 42 - 56.
Jun, 2017
ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS NO SETOR DE ALIMENTOS E BEBIDAS EM

UM HOTEL EXECUTIVO
JAQUELINE DE FÁTIMA CARDOSO, Drª

Professora - Instituto Federal de Santa Catarina - IFSC
Doutora em Engenharia de Produção – UFSC
E-mail: jaque@ifsc.edu.br 42
MARIANA DA SILVA
Instituto Federal de Santa Catarina - IFSC
Graduanda do Curso Superior de Tecnologia em Gastronomia
E-mail: marianadasilva@gmail.com
MARINA FEIJO SCHNEIDER

E-mail: bionina@gmail.com
THAINÁ CAROLINE GERONASSO

E-mail: thainacaroline94@gmail.com
VANESSA CASTELO BRANCO

E-mail: vanessacastellobranco@hotmail.com
RESUMO
O artigo tem objetivo de descrever os processos utilizados na administração de materiais no
setor de alimentos e bebidas em um hotel executivo de rede nacional. Os procedimentos
metodológicos compreendem um estudo de caso realizado em um hotel executivo de rede
localizado em Florianópolis/SC. A coleta de dados se deu por meio de documentos do hotel e
de entrevista realizada com o responsável pelo almoxarifado. Nos resultados encontrados foi
verificado que o almoxarifado realiza a compra de materiais conforme a taxa de ocupação do
hotel e o histórico de consumo. Quanto às atividades relacionadas ao estoque, observou-se
rigoroso controle de entrada e saída de materiais, mediante conferência e registro em
documentos padronizados. Por outro lado, verificou-se sobrecarga de atividades no reduzido
quadro funcional do almoxarifado, tornando o setor predominantemente operacional. Uma
situação que, aliada a outros fatores, possivelmente limita a contribuição estratégica da
administração de materiais para o alcance de resultados da empresa.
Palavras-chave: Administração de materiais; Alimentos e bebidas; Hotelaria; Gastronomia.
SUPPLY MANAGEMENT IN THE FOODS AND BEVERAGES SECTOR IN AN

EXECUTIVE HOTEL
ABSTRACT
The article aims to describe the processes used in the administration of materials in the foods
and beverages sector in a national network executive hotel. The methodological procedures
include a case study carried in at national network executive hotel located in Florianópolis/SC.
The collection of data was done through hotel documents and an interview with the person
responsible for the warehouse. In the results found it was verified that the warehouse purchases
materials according to the occupancy rate of the hotel and the history of consumption. As for
inventory-related activities, strict control of material entry and exit was observed, through
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conference and registration in standardized documents. On the other hand, there was an
overload of activities in the reduced functional staff of the warehouse, making the sector
predominantly operational. A situation that, together with other factors, possibly limits the
strategic contribution of supply management to achieving company results.
Key words: Supply Management; Foods and beverages; Hotel; Gastronomy.
1 INTRODUÇÃO 43
Florianópolis é capital do Estado de Santa Catarina, e localiza-se na região turística

denominada Grande Florianópolis. De acordo com levantamento do Índice de Competitividade
do Turismo Nacional de 2015, divulgado pelo Ministério do Turismo (2015), Florianópolis está
na 9ª posição entre os destinos mais competitivos do país. O Índice de Competitividade do
Turismo Nacional gera indicadores sobre o desenvolvimento do setor do turismo em 65
destinos, por meio de um diagnóstico que acompanha a evolução desses destinos com relação
à competitividade.
Apesar das praias representarem o principal atrativo da cidade, Florianópolis conta com
grande parcela de turistas na área de eventos e negócios. Segundo Santos (2014), é visível a
evolução da cidade para receber eventos de grande porte e estruturas de hotéis, ou, centro de
eventos. Em entrevista ao Diário Catarinense (2015), João Eduardo Amaral conta que o
crescimento do setor de eventos faz com que alguns outros setores prevejam o fim da
sazonalidade no turismo em Santa Catarina no longo prazo e, completa, afirmando que o que
segurou a ocupação hoteleira, no ano de 2015, foi o ramo corporativo.
A hotelaria está fortemente ligada a atividades turísticas as quais contam com novos
atores. Tal fato pode ser percebido pelo consumo colaborativo. Na sociedade em rede, o
aumento das conexões entre as pessoas possibilitou o surgimento do que se denomina consumo
colaborativo e compartilhamento. As características da Network Sociality e Hospitality
imprimem o que se chama inovação social no consumo colaborativo relacional ao promoverem
novos arranjos (MATOS; AZEVEDO BARBOSA; ANDRADE MATOS, 2016). Nesse
contexto, diferentes formas de hospedagem vêm surgindo, tais como Airbnb, Trocacasa.com e
Couchsurfing. Diante disso, a hotelaria está se adaptando a esse cenário, sendo uma de suas
frentes a redução de custos com o intuito de oferecer tarifas mais competitivas. Uma das formas
de reduzir custos está na gestão dos estoques e das compras.
Frente ao exposto, o objetivo deste artigo é descrever os processos utilizados na
administração de materiais no setor de alimentos e bebidas em um hotel executivo de rede
nacional. A escolha de um hotel executivo foi motivada pela importância do turismo de
negócios e eventos para a movimentação turística de Florianópolis nas épocas sazonais menos
movimentadas.
Para explorar esse tema, o estudo discorre sobre turismo de negócios e eventos,
alimentação na hotelaria e administração de materiais. A seguir são apresentados os
procedimentos metodológicos, a análise dos dados coletados no estudo de caso, e, por fim, a
conclusão.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
2.1 Turismo de negócios e eventos
Nas décadas de 1980 e 1990, quando o turismo ainda engatinhava em Santa Catarina, o
cenário de hotéis vazios e fechados, fora da temporada de verão, tornou-se menos comum no
litoral do Estado. Para escapar da sazonalidade, a rede hoteleira tem investido, desde então, no
turismo de negócios e eventos, que gera movimento independente da condição do tempo.
Destaca-se o polo tecnológico da região norte da cidade, o qual atrai empresas de grande porte
para reuniões, treinamentos, cursos de imersão e qualificação, e assim definitivamente, o
turismo em Florianópolis não está mais representado somente pelo turismo de sol e praia
(DIÁRIO CATARINENSE, 2014).
De acordo com o Ministério do Turismo (2010, p. 15), turismo de negócios e eventos é
o "conjunto de atividades turísticas decorrentes dos encontros de interesse profissional,
associativo, institucional, de caráter comercial, promocional, técnico, científico e social". 44
Segundo o mesmo Ministério, este é o segundo maior fator de atração de visitantes estrangeiros,
respondendo por 25,3% dos turistas internacionais que vêm ao país, sendo que o gasto médio
diário dos turistas que viajam a negócios é 50% maior que o do turista de lazer (2015). Trata-
se, assim, de uma atividade em crescimento, uma vez que o progresso profissional ocupa lugar
de destaque nas realizações do indivíduo.
Hotéis executivos podem se localizar em áreas centrais, áreas mais afastadas do centro
ou nas proximidades de aeroportos, os quais costumam ter entre suas instalações também áreas
para reuniões, exposições e eventos de naturezas diversas, sem se caracterizarem como hotéis
de convenções (FERRO, 2008).
Na visão de Dias (2005), eventos proporcionam diversos benefícios às comunidades
receptoras e à hotelaria, como a contribuição positiva na atividade turística em baixa temporada.
O efeito multiplicador dos eventos é contabilizado no crescimento na taxa de ocupação dos
hotéis e na renovação dos produtos e materiais em estoque e na manutenção de imóveis e
equipamentos. O mesmo autor, ainda complementa que uma das alternativas para aumentar o
faturamento é investir na captação de eventos e festas, atingindo ocupação satisfatória e
movimentando o departamento de alimentos e bebidas.
Na hotelaria, o serviço de alimentação acontece através do setor de alimentos e bebidas,
conhecido pela sigla A&B. O A&B é tido como um dos setores mais complexos dentro da
hotelaria, estrutural e funcionalmente, envolvendo os restaurantes, banquetes para eventos,
cozinha, copa e bares (CASTELLI, 1999).
Originalmente, o restaurante de hotel estava preparado para oferecer ao viajante em uma
cidade estranha um local de alimentação onde a comida fosse boa - ou ao menos,
palatável e segura. Entretanto, em anos recentes, o setor de restaurante cresceu em
diversidade de conceitos e menus. Esse crescimento significa dispersão de restaurantes
em muitas localizações, o que torna esse serviço prontamente disponível (POWERS,
2004).
Nos restaurantes hoteleiros, uma das tendências verificadas na atualidade, apontada em
algumas revistas comerciais (MICHEL, 2005), é a dos restaurantes para executivos. Em
paralelo, os restaurantes de hotéis passam a usar cada vez mais o bufê (auto-serviço) como
recurso para atendimento, tendo em vista as suas vantagens para os clientes (autonomia) e para
o restaurante (ganho de tempo no serviço), principalmente no horário de almoço, em função da
maior demanda (PROENÇA, 1997).
2.2 Administração de materiais
Sobre a importância da administração de materiais, Viana (2013, p. 108) afirma que

“em qualquer empresa, os estoques representam componente extremamente significativo, seja
sob aspectos econômicos financeiros ou operacionais.” O autor salienta que “a área de materiais
constitui componente indispensável no sentido do alcance dos fins, para proporcionar os
resultados almejados pelas empresas” (VIANA, 2013, p. 36). Dias (2012) afirma que sem
estoque é impossível uma empresa trabalhar, pois ele funciona como o amortecedor entre os
vários estágios da produção até a venda final do produto. Para a gerência financeira, a
minimização dos estoques é uma das metas prioritárias, desta forma seu capital não permanece
inativo na forma de materiais, ocasionando aumento nos lucros.
Sendo a administração de materiais uma área da administração, vale lembrar que

administrar é fazer as coisas por meio das pessoas, com os melhores resultados, sendo que “o
administrador é um profissional cuja formação é ampla e variada: precisa conhecer disciplinas
heterogêneas [...]” (CHIAVENATO, 2003, p. 13). Desta forma, o profissional responsável pelo
setor de administração de materiais é descrito como:
o profissional a quem cabe o gerenciamento, o controle e a direção de empresas na área de
sua habilitação, buscando os melhores resultados em termos de lucratividade e produtividade. 45
Dessa maneira o administrador prevê, planeja, organiza, comanda e controla o
funcionamento da máquina administrativa privada ou pública, visando aumentar a
produtividade, rentabilidade e controle dos resultados (VIANA, 2013, p. 40).
O almoxarifado, imprescindível para uma administração de materiais eficaz, é definido
como local onde os produtos são recebidos, conferidos, estocados, conservados, distribuídos e
controlados, com objetivo de preservar a integridade dos materiais até o consumo final
(VIANA, 2013). Mesmo que “o objetivo primordial da armazenagem é utilizar o espaço nas
três dimensões, da maneira mais eficiente possível” (VIANA, 2013, p. 308). “É muito comum
a falta de planejamento desse espaço, sua dimensão e funcionamento” (JACOBSEN, 2009, p.
195). No setor de A&B, muitos dos produtos são perecíveis, e devem ser armazenados
conforme a técnica PEPS (primeiro que entra é o primeiro que sai) para que o primeiro a entrar
seja também o primeiro a sair, respeitando-se sempre a data de validade dos produtos, ou seja,
primeiro que vence é o primeiro que sai. Esta técnica evita perdas, que prejudicam o
abastecimento da empresa (VIANA, 2013).
Uma função crucial no ciclo da administração de materiais é a compra, que sendo
administrada de forma ineficiente, causará problemas que refletirão nos custos ou lucros do
estabelecimento e em clientes descontentes (DAVIS, 2012). Para Viana (2013), a compra tem
por finalidade suprir as necessidades da empresa mediante a aquisição de materiais e/ou
serviços, emanadas das solicitações dos usuários, objetivando identificar no mercado as
melhores condições comerciais e técnicas.
Davis (2012) elenca as responsabilidades do setor de compras, estão entre elas: manter
os registros de compras, recebimento e armazenamento correto dos produtos; garantir a
continuidade do fornecimento de itens para os usuários ou departamentos; realizar pesquisa
sobre produtos; manter-se atualizado em relação a todos os mercados com os quais se trabalha;
avaliar novos produtos e reduzir níveis de estoque. Dias (2012) complementa que a
responsabilidade do setor de compras também é assegurar que as matérias-primas, material de
embalagem e peças exigidas pela produção estejam à disposição nas quantidades certas, nos
períodos desejados, nas finalidades corretas e com o menor preço. Além das funções citadas,
cabe ao setor de compras adquirir produtos com preço mais favorável possível, já que o custo
desses insumos é componente fundamental no custo do produto (DIAS, 2012).
Maricato (2010) lembra que os valores que seriam investidos em mercadorias teriam
aplicação mais rentável nos bancos, onde teriam maior liquidez. Para obter produtos com boa
relação de custo x benefício, a seleção criteriosa dos fornecedores e técnicas de negociação são
fundamentais. Todos os fornecedores, independente de seu porte, devem ser considerados a
forma mais fácil de economizar, sendo que é mais fácil reduzir os custos no abastecimento do
que realizar substituições de materiais ou eliminar componentes, acarretando alteração do
produto final (DIAS, 2005).
Para registrar as informações referentes aos fornecedores, o setor de compras deve
possuir dois tipos de cadastro: a) Por fornecedor: fichas com diversos fornecedores,
descrevendo o material que fabricam ou representam; e b) Por material: fichas em que se
identificam os fornecedores aprovados dos quais se pode adquirir (DIAS, 2012). Referente à
quantidade de fornecedores registrados, Viana (2013) comenta que varia de acordo com o
número e a diversidade dos materiais consumidos, sendo que não deve ser tão reduzido
causando poucas alternativas de fornecimento e baixa margem de negociação, nem tão elevado,
ao ponto que dificulte o controle. “O objetivo principal é estabelecer os melhores fornecedores
do mercado e que tenham condições de atender a todas especificações e exigências da empresa,
sendo uma fonte confiável e contínua” (POZO, 2010, p. 147).
A solicitação de compras pode se originar nos setores funcionais da empresa,
dependendo do tipo de material, e é registrado em forma de documento contendo informações
como: o que comprar, sua quantidade, fornecedores aprovados, últimos prazos e especificações 46
técnicas. Após solicitação de compras, é realizada a coleta e análise de preços, momento em

que são levados em consideração todos os dados que resultem num melhor valor agregado para
a empresa. Finalizando o processo de compra, é feito o acompanhamento do pedido, que tem
por finalidade maior evitar atrasos ou problemas que gerem desperdícios ou prejudiquem a
imagem da organização (POZO, 2010).
Após a compra ocorre o recebimento dos materiais, que segundo Viana (2013), visa
garantir o rápido desembaraço dos materiais adquiridos pela empresa, zelando para que as
entradas reflitam a quantidade estabelecida, na época certa, ao preço contratado e na qualidade
especificada nas encomendas. Este procedimento é feito confrontando-se a nota fiscal do
fornecedor com os respectivos registros e controles de compra.
Além das providências fiscais, as reclamações e devoluções de material, qualquer que
seja o motivo, deverão ser devidamente esclarecidas ao fornecedor por meio de documento
chamado “Comunicação de Divergência” (VIANA, 2013).
De acordo com Dias (2012), o controle de estoques é necessário para que o processo de
produção/vendas da empresa opere com um número mínimo de preocupações e desníveis. O
setor de controle de estoque acompanha e controla o nível de estoque e o investimento
financeiro envolvido. O inventário físico uma ferramenta de auditoria permanente de estoques
em poder do almoxarifado, objetivando garantir plena confiabilidade e exatidão de registros
contábeis e físicos, essencial para que o sistema funcione com a eficiência requerida (VIANA,
2013). Após o término do inventário, é elaborada uma análise de possíveis diferenças entre o
controle documentado e a contagem física, e os itens que apresentam divergências de
quantidade passarão por processo de análise e posteriormente ajuste e reconciliação de acordo
com as políticas da empresa (POZO, 2010).
Conforme mencionado, os estoques são responsáveis por parte dos custos da empresa,
nesse sentido, seu controle é de suma importância para o equilíbrio financeiro. Portanto, é
indispensável dimensionar adequadamente os estoques conforme a demanda, as oscilações de
mercado, as negociações com os fornecedores, buscando manter estoques e custos mínimos
(POZO, 2010).
Dentro de uma conjuntura econômica adversa, é necessário que o gerente de materiais
prepare-se de forma adequada, que fique capacitado a responder a novas exigências de mercado,
a variações dos preços de venda de seus produtos e do preço das matérias-primas. Uma das
formas confiáveis é a implantação correta da política de estoques (VIANA, 2013). Pozo (2010)
afirma que não se concebe empresa sem gerenciamento mediante meios informatizados. Nessa
direção, Viana (2010) complementa que os sistemas de informação permitem o sucesso da
logística dentro de uma empresa, pois as informações de custo, procedimentos e desempenho
são fundamentais para o correto planejamento e controle.
3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
A presente pesquisa é qualitativa, de natureza descritiva e caracterizada como estudo de

caso. O caso em questão apresenta os procedimentos que são praticados rotineiramente no
almoxarifado do restaurante de um hotel executivo pertencente a uma rede, em
Florianópolis/SC, tangentes à administração de materiais.
O método do estudo de caso, na visão de Yin (2010), é uma investigação empírica que 47
permite aos pesquisadores explorarem fenômenos contemporâneos em profundidade e em seus
contextos de vida real, como, entre outros exemplos, os processos organizacionais. Uma das
fontes de informações mais importantes desse método é a entrevista, pois é através dela que o
entrevistado vai expressar sua opinião sobre determinado assunto, utilizando suas próprias
interpretações (LÜDKE; ANDRÉ, 2011).
O objeto de análise foi o almoxarifado do hotel. A pesquisa ocorreu em 2016. A coleta
de dados foi realizada durante a visita ao almoxarifado do hotel, através de uma entrevista semi
estruturada (ver Apêndice 1), com perguntas pré estabelecidas intercaladas com perguntas
elaboradas circunstancialmente. A entrevista ocorreu obedecendo a ordem das perguntas do
roteiro, para melhor compreensão dos dados. As perguntas foram organizadas por tema, e
tomou-se cuidado para que houvesse conexão nas trocas de assunto. O entrevistado foi o
almoxarife, que responde pelo setor. Além da entrevista, foi realizada análise de documentos
utilizados pelo hotel na área da administração de materiais. Os dados coletados foram
comparados com o referencial teórico e analisados quanto a sua aplicabilidade.
4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS
4.1 Caracterização da empresa estudada
Com mais de 30 anos de história, esta rede de hotéis atua no mercado da hotelaria. O
primeiro hotel foi inaugurado em 1981, em Curitiba, sua presença no país foi ampliada e,
atualmente, está presente em cinco estados brasileiros, somando, 24 empreendimentos em
funcionamento.
O referido hotel foi inaugurado em Florianópolis no ano de 2009. É um hotel de
bandeira, situação que se caracteriza semelhante à franquia, e utiliza os mesmos padrões dos
hotéis da rede. Está situado no bairro Trindade, próximo à Universidade Federal de Santa
Catarina e conta, predominantemente, com hóspedes que realizam o turismo de negócios, além
de eventos realizados no próprio hotel. A taxa de ocupação média mensal gira em torno de 50%.
Além dos 133 leitos disponíveis para hospedagem, conta com estrutura para eventos,
dispondo de equipamentos áudio visuais, três amplas salas climatizadas e um espaço gourmet.
Para cada evento contratado, propostas diferentes de alimentação são elaboradas, alterando o
funcionamento da cozinha e uso das matérias-primas, o que reflete no planejamento do estoque.
O restaurante do hotel serve desde coffee-breaks, cafés, coquetéis, até refeições principais
elaboradas pelo chef do restaurante em conjunto com o contratante do evento.
4.2 Características do almoxarifado e da rotina
O setor do almoxarifado divide-se em escritório e área de armazenagem, sendo o

primeiro alocado numa sala na área administrativa do hotel, e o segundo, no mesmo andar da
garagem, o que facilita a entrega das matérias-primas. Os alimentos são encaminhados à
cozinha por um elevador exclusivo para este fim. Segundo Viana (2013), não se pode admitir
que um sistema funcione sem local próprio para a guarda de materiais, logo, o almoxarifado é
o local apropriado para armazenagem e proteção dos materiais da empresa. Dias (2009)
complementa dizendo que é o local onde ficam armazenados os materiais para atender à
produção, objetivando sua preservação e integridade até o consumo final. Acerca da eficiência
do almoxarifado, Viana (2013) afirma que é dependente da redução das distâncias internas
percorridas pela carga e da melhor utilização de sua capacidade volumétrica. Jacobsen (2009)
conclui que com cuidados no arranjo físico, com a localização e com o manuseio mais racional
das mercadorias, tem-se menor esforço e máximo de economia.
O sistema utilizado pela rede é o CMNET, da Bematech, comum no setor hoteleiro. No 48
dia a dia, o funcionário alimenta planilhas eletrônicas (Excel) elaboradas por ele, pois, o mesmo
relata que o sistema possui muitas falhas. A inserção de dados no sistema se dá uma vez ao dia.
“Atualmente, a logística está se disseminando no meio empresarial, como plataforma de
eficiência e produtividade, motivo pelo qual não há como conceber empresa que não esteja
informatizada” (VIANA, 2013, p.49). Porém, o uso simultâneo de dois meios informatizados
para controle do estoque não representa a situação ideal, segundo a literatura. Um sistema
eficiente deve agilizar os processos, e não duplicá-los, gerando retrabalho.
O setor conta com somente um funcionário, o almoxarife, há três anos no cargo. Ele é
responsável pela separação da matéria-prima, contagem de estoque, alimentação do sistema,
recebimento e distribuição. Face às atividades desenvolvidas, observou-se que o mesmo
demonstrou acúmulo de funções. Segundo o entrevistado, seria ideal pelo menos mais um
auxiliar e um menor aprendiz/estagiário. Viana (2013) destaca que a atividades de
armazenagem exigem funcionários habilitados. O exame, a identificação, o registro e o
armazenamento são processos para os quais é necessário o envolvimento de funcionários
capacitados.
Diariamente, o almoxarife recebe o pedido de alimentos e bebidas da governança, da
recepção e da cozinha. O pedido é realizado, por requisição específica (Figura 1) no período da
manhã, e, constando em estoque, encaminhado aos setores no mesmo turno/dia. A contagem de
estoque é semanal, e a planilha alimentada diariamente para controle interno. "Para atender a
rotina de trabalho uma requisição de material deve ser utilizada para a retirada de materiais do
almoxarifado" (VIANA, 2013, p. 280). Dias (2009) afirma que a requisição de material deve
ser autorizada e preparada pelo setor de produção e, complementa que o controle de estoque
acompanha e controla o nível de estoque e é necessário para que o processo de produção/vendas
da empresa opere com um número mínimo de preocupações e desníveis. "Um sistema eficiente
deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades à disposição e onde estão localizadas"
(VIANA, 2013, p. 275).
49
Figura 1 - Requisição de material

Fonte: Hotel pesquisado
4.3 Compras, fornecedores, cotação de preços
Os pedidos de compras são organizados a partir da taxa de ocupação e do controle do

estoque, ambos verificados diariamente no sistema e na planilha, respectivamente. As compras
habituais são realizadas pelo almoxarife, por meio de ordem de compra. Quando se trata de
compras não habituais, de altos valores e/ou grandes quantidades, é necessário pedir autorização
à gerência. Viana (2013) observa que a função compra é essencial porque, tem por finalidade,
suprir as necessidades de materiais da empresa, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no
momento certo, com quantidades corretas, verificar se recebeu o que foi comprado e
providenciar armazenamento. Independente do porte da empresa, o responsável pelas compras
deve possuir autoridade para tal, registrar preços/estoque/consumo e fornecedores. Dias (2009)
afirma que o pedido de compra é contrato formal entre empresa e fornecedor, devendo
representar fielmente todas as condições em que foi feita a negociação.
No cadastro de fornecedores (Figura 2) constam informações detalhadas como: nome
da empresa, nome do vendedor, dados para contato, produtos que vendem e observações, tais
como, pedido mínimo e dias de entrega. A lista é dividida em fornecedores habituais e não
habituais. A avaliação dos fornecedores é realizada de maneira informal, no decorrer das
negociações. Viana (2013) verifica que as relações comerciais iniciam mediante respectivo
cadastro, que objetiva averiguar a capacidade dos fornecedores interessados, classificá-los de
acordo com a política de compras e avaliar seu desempenho. O mesmo autor lembra que o
cadastro deve disponibilizar informações atualizadas e confiáveis que possibilitem, a qualquer
tempo, a adequada seleção de fornecedores para cada concorrência promovida. Sendo a
avaliação dos fornecedores uma importante ferramenta para controle de qualidade das compras,
esse processo poderia ser formalizado, e as informações serem disponibilizadas a todos que
atuam no processo.
50
Figura 2 - Cadastro de fornecedores

A cotação de preços é realizada toda segunda feira, com pelo menos cinco fornecedores
(Figura 3). Desses cinco, o último a ser cotado é o fornecedor que geralmente possui os
melhores preços e maior possibilidade de negociação, o que agiliza o processo de compra. Os
valores cotados são encaminhados à gerência para apreciação, visto que a compra das matérias-
primas habituais não é dependente de aprovação, como dito anteriormente. Viana (2013)
salienta que a decisão de compra requer análise de vários fatores: preço, condição de pagamento
e prazo de entrega. Nesse contexto, torna-se necessário um documento comprobatório dessas
informações, chamado de cotação de preços.
Figura 3 - Planilha de cotação de preços

Os prazos de entrega variam de acordo com o fornecedor, resta ao hotel adaptar os

pedidos aos prazos. Dias (2012) diz que prever as necessidades de uma empresa consiste em
calcular o que lhe virá a ser necessário durante determinado período, quer seja para assegurar o
funcionamento da linha de produção, ou de toda empresa.
4.4 Recebimento
Quando chegam as matérias-primas, procede-se a conferência da ordem de compra com

a nota fiscal. Os dados verificados são: se o produto está correto, se está dentro do prazo de
validade, se o valor confere com o acordado na cotação, se a quantidade está correta e
informações da nota. Estando em conformidade, os produtos são estocados ou encaminhados à
cozinha. Caso haja algum produto em não conformidade, alguns fornecedores trabalham com a
reposição do produto em 24h. Se não houver possibilidade de troca/reposição, a nota é
cancelada e o processo é refeito.
Sob a ótica de Viana (2013), a atividade do setor de recebimento é controlar materiais,

devolver materiais em não conformidade, analisar documentação recebida, confrontar volumes
declarados em nota fiscal com os volumes recebidos, realizar conferência visual nas
embalagens, conferir quantitativa e qualitativamente materiais recebidos, decidir pela recusa
quando for o caso, providenciar regularização da recusa e liberar o material desembaraçado
para estoque no almoxarifado.
As matérias-primas recebidas ficam estocadas em seus respectivos locais, e são 51
organizadas de acordo com o prazo de validade, respeitando a ordem de quem vence primeiro,
sai primeiro. O almoxarife destaca os produtos que estão próximos do vencimento, a partir da
contagem manual. Ao receber a requisição de algum setor, o almoxarife retira do estoque,
entrega ao requerente, registra a saída, dá baixa no sistema e atualiza a planilha de estoque,
finalizando o processo.
4.5 Estoque: estrutura, cadastramento, distribuição
O estoque fica em uma sala pequena, fora da área administrativa do hotel. À direita da
entrada, ficam seis estantes em ferro, etiquetadas com letras "A, B, C...", que correspondem ao
mapa do sistema desenvolvido para que haja dinamismo nos processos de armazenagem e
distribuição. Nessas prateleiras ficam os alimentos não perecíveis. À esquerda estão 2 freezers
horizontais que estocam carnes, sucos e outros produtos congelados. Em frente à porta, entre
os freezers e as estantes, há uma geladeira de quatro portas onde são armazenados frios e
iogurtes, e ao lado da geladeira fica o material de expediente e descartáveis. Atrás dessa
geladeira, fica o material de limpeza.
“Os espaços para estoques devem ser adequados e arejados, mas os produtos devem ser
estocados nas menores quantidades possíveis, especialmente em época de inflação
reduzida. [...] Grandes estoques exigem espaço físico, controle, limpeza, são sujeitos a
roedores e insetos, aumentam o risco de desperdício e, é claro, podem ser roubados.
Também deve-se ter cuidado com a estocagem de produtos que exalam ou absorvem
odores: água sanitária, cebola, sabão, queijos” (MARICATO, 2010, pg. 101 e 102).
O cadastro das matérias-primas é realizado pela sede, em Curitiba/PR, pois por ser de
rede, não há autonomia para registrar a entrada de produtos no sistema. Esse fato representa um
problema porque existe demora no retorno, pode causar transtornos ao registrar alguma
informação errada e dificulta a aquisição de novas matérias-primas, não constantes no cadastro.
Viana (2013) observa que o cadastro de materiais necessários à manutenção e desenvolvimento
da empresa, implica em reconhecimento perfeito de sua classificação, estabelecimento de
codificação e determinação da especificação. O cadastramento no sistema visa acelerar as
atividades, proporcionando atualização de informações em tempo real. Deve também
possibilitar a atualização de informações de parâmetros de estoque, histórico de consumo,
compras, entre outras, às unidades da empresa envolvidas em procedimentos da administração
de materiais.
A saída de produtos do estoque é registrada em planilhas eletrônicas, e posteriormente
no sistema. A retirada é programada para todas as manhãs. Ao final do mês, gera-se um relatório
de tudo que foi utilizado/comprado e encaminha-se à gerência para conferência. “A distribuição
é a atividade por meio da qual a empresa efetua as entregas de seus produtos. Os materiais
devem ser distribuídos aos interessados mediante programação de pleno conhecimento entre as
partes envolvidas” (VIANA, 2013, p.363).
Nos finais de semana há um gerente de plantão, que possui a chave do estoque e faz as
retiradas necessárias no período. Toda retirada é registrada em formulário de papel, pois o
plantonista não possui acesso aos meios digitais. Maricato (2010) conclui que ao estoque devem
ter acesso apenas funcionários de estrita confiança. Toda retirada de produto deve ser feita por
requisição com data, assinatura e setor ao qual se destina os produtos. O responsável deve dar
baixa do estoque, aferir os saldos e comunicar ao comprador a necessidade de reposição.
4.6 Política de estoque, inventário e ressuprimento
As quantidades em estoque são baseadas na ocupação e no histórico de consumo. Se a

ocupação está baixa, o estoque se mantém baixo. Se há aumento na ocupação, há aumento na 52
previsão de compras. É verificada diariamente a taxa de ocupação, essa estratégia evita gastos
desnecessários. O ressuprimento também é baseado na ocupação e nas previsões de entrada de
hóspedes. "Estoques são recursos ociosos que possuem valor econômico, motivo pelo qual o
gerenciamento deve projetar níveis adequados, objetivando manter o equilíbrio entre estoque e
consumo" (VIANA, 2013, p. 144).
O inventário é realizado mensalmente e os dados são enviados para a gerência, que os
confere, porém, o almoxarife não relata a existência de feedback. Para Viana (2013), o
inventário físico é uma contagem periódica para efeito de comparação com os estoques
registrados e contabilizados em controle da empresa, a fim de comprovar exatidão. Com sua
realização, fica viável efetuar conciliações necessárias e identificar as possíveis falhas de rotina
ou de sistema. No caso estudado, o fato de não haver retorno da gerência, acerca das
informações inventariadas, restringe a possibilidade de melhoria ou correção de falhas na
sistemática adotada.
A avaliação dos dados, como cálculos de estoques mínimo e máximo, custo médio de
produto, são efetuados pelo sistema, porém, o almoxarife não relata que os dados sejam
utilizados. Viana (2013) afirma que para obter resultados, consoantes as metas traçadas pela
empresa, o sistema informatizado deve prever ferramentas que indiquem onde e como atuar
para a melhoria do desempenho, gerando relatórios com informações que possibilitem o
acompanhamento, a correção de desvios e a tomada de decisões. Porém, é necessário que
alguém faça a leitura desses dados e tenha interesse em melhorar seus processos e corrigir seus
desvios
É indicado que o procedimento da contagem física seja feito duas vezes e por duas
equipes diferentes. Quando a contagem das equipes coincide, o inventário daquele item estará
encerrado, porém, quando houver divergência, uma terceira equipe fará a contagem (POZO,
2010). Como observado no hotel pesquisado, havendo somente um funcionário, não se aplica
o método de recontagem física por duas equipes, podendo incorrer em erros.
5 CONCLUSÕES
Tendo em vista o objetivo deste trabalho, descrever os processos utilizados na

administração de materiais no setor de alimentos e bebidas em um hotel executivo de rede
nacional, é possível afirmar que o propósito foi atingido em sua totalidade. Foi apresentado um
estudo de caso, contrapondo com um referencial teórico no contexto da administração de
materiais. Isso possibilitou retratar a atuação da área de administração de materiais no setor de
A&B do hotel executivo pesquisado, abrindo campo para aprofundamento futuro em pontos
específicos.
Observou-se a sobrecarga de funções em um único funcionário, com atividades que vão
desde a compra de matéria-prima até a realização do inventário físico. Tal sobrecarga pode
ocasionar equívocos e falhas nos registros, uma vez que as atividades de conferência devem ser
feitas por mais de uma pessoa.
Outro ponto relevante, foi a falta de retorno quanto aos registros de estoque feitos no
sistema, isso impede que o ciclo administrativo se complete, pois sem feedback não é possível
realizar melhorias contínuas. Tal situação reduz a atuação do setor de administração de

materiais, impactando no planejamento global do setor de A&B. Dessa forma, o referido setor
realiza essencialmente atividades operacionais.
O uso de sistemas informatizados deve facilitar os processos gerenciais e gerar dados
para análise estratégica, no estudo de caso, não se observa tais benefícios e sua utilização, por
vezes gera retrabalho, visto que os recursos do sistema não suprem as necessidades do setor de
administração de materiais. 53
A flexibilidade da aquisição de materiais conforme a ocupação do hotel, a fim de reduzir

desperdícios e gastos, além de usar racionalmente o espaço físico de estocagem, mostra-se
benéfica para a administração de materiais. O controle de acesso ao estoque e os procedimentos
de pedido por parte dos setores do hotel dificulta o desvio de recursos, mantendo a integridade
dos estoques.
Para aprofundamento do presente estudo de caso, destacam-se as áreas de qualificação
de fornecedores, na qual propostas de procedimentos e documentos para registro podem ser
desenvolvidos; verificar se os procedimentos adotados suprem a demanda dos setores
solicitantes, através de uma pesquisa com foco na relação almoxarifado x cozinha do hotel.
Devido à importância da administração de materiais no equilíbrio financeiro e gerencial
das instituições, sugere-se novas pesquisas na esfera da administração de materiais no setor de
A&B na hotelaria, as quais podem aprofundar aspectos como: dimensionamento de estoque
conforme ocupação e análise de dados dos registros de inventários.
Por fim, o trabalho apresenta limitações, por ser estudo de caso único. Nesse sentido,
outros estudos podem ser feitos em diferentes hotéis a fim de aprofundar o conhecimento neste
campo de estudo, ainda pouco explorado na gestão hoteleira.
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APÊNDICE 1
56

Administração de Materiais No Setor de Alimentos E Bebidas em Um Hotel Executivo

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Revista Eletrônica Ciências da Administração e Turismo ║ v.5, n.1, p. 42 - 56.

ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS NO SETOR DE ALIMENTOS E BEBIDAS EM

JAQUELINE DE FÁTIMA CARDOSO, Drª

MARINA FEIJO SCHNEIDER

THAINÁ CAROLINE GERONASSO

VANESSA CASTELO BRANCO

SUPPLY MANAGEMENT IN THE FOODS AND BEVERAGES SECTOR IN AN

Florianópolis é capital do Estado de Santa Catarina, e localiza-se na região turística

2.1 Turismo de negócios e eventos

2.2 Administração de materiais

Sobre a importância da administração de materiais, Viana (2013, p. 108) afirma que

Sendo a administração de materiais uma área da administração, vale lembrar que

técnicas. Após solicitação de compras, é realizada a coleta e análise de preços, momento em

A presente pesquisa é qualitativa, de natureza descritiva e caracterizada como estudo de

4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS

4.1 Caracterização da empresa estudada

4.2 Características do almoxarifado e da rotina

O setor do almoxarifado divide-se em escritório e área de armazenagem, sendo o

Figura 1 - Requisição de material

4.3 Compras, fornecedores, cotação de preços

Os pedidos de compras são organizados a partir da taxa de ocupação e do controle do

Figura 2 - Cadastro de fornecedores

Figura 3 - Planilha de cotação de preços

Os prazos de entrega variam de acordo com o fornecedor, resta ao hotel adaptar os

Quando chegam as matérias-primas, procede-se a conferência da ordem de compra com

Sob a ótica de Viana (2013), a atividade do setor de recebimento é controlar materiais,

4.5 Estoque: estrutura, cadastramento, distribuição

4.6 Política de estoque, inventário e ressuprimento

As quantidades em estoque são baseadas na ocupação e no histórico de consumo. Se a

Tendo em vista o objetivo deste trabalho, descrever os processos utilizados na

realizar melhorias contínuas. Tal situação reduz a atuação do setor de administração de

A flexibilidade da aquisição de materiais conforme a ocupação do hotel, a fim de reduzir

CASTELLI, Geraldo. Administração hoteleira. 6. ed. Caxias do Sul: EDUCS, 1999.

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