Estabelecendo suas prioridades e Administrando

seu Tempo

Facilitador:

Denise Tozzi

Adm. de Empresas

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Apresentação

Olá! Este curso aborda as questões que interferem na

administração do tempo. Você pode não perceber, pois se
trata de fatores que muitas vezes não estão no nível
consciente e, por esta razão, tornam-se difíceis de serem
identificados, transformando a administração do tempo
algo quase impossível.
Nesta apostila, você saberá como trabalhar esses fatores
em seu dia-a-dia e perceberá que, com disciplina e
objetivos bem definidos conseguirá priorizar e,
principalmente, identificar alternativas para manter uma
jornada de trabalho adequada, que permita sua
qualidade de vida.
Vamos lá, esperamos que aproveite bem esse curso!

Objetivos

Identificar os aspectos que favorecem a administração do tempo.

Conhecer métodos para utilizar o tempo com eficácia.

Reconhecer os fatores que prejudicam a administração do tempo.

Avaliar possibilidades para priorizar as atividades de maneira produtiva.

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Introdução:

“Compositor de destinos
Tambor de todos os ritmos
Tempo tempo tempo tempo
Entro num acordo contigo
Tempo tempo tempo tempo...

Por seres tão inventivo

E pareceres contínuo
Tempo tempo tempo tempo
És um dos deuses mais lindos
Tempo tempo tempo tempo...”
Oração ao Tempo - Caetano Veloso

Uma questão para você refletir:

O que você gostaria de estar fazendo agora se não estivesse investindo seu
tempo em seu autodesenvolvimento? Talvez um futebol com os amigos ou
aproveitando as promoções irresistíveis daquele shopping perto de sua casa?
A forma como você administra seu tempo poderá assegurar que você
estude este material e ainda tenha seu momento de lazer e relaxamento. É
possível, sim, fazer suas “obrigações” de forma eficaz e ainda obter tempo para
cuidar de você e estar com as pessoas de quem gosta.
Na teleaula você pode observar como trabalhar com o tempo a seu favor e
também o que o rouba de você.
Nesta apostila, vamos verificar alguns fatores mais ocultos que interferem
na forma como administramos o nosso tempo. Fatores que nem sempre são
óbvios ou de nosso conhecimento consciente.
Você tem um tempo para esta leitura?

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 1. Planejamento

Embora possa parecer que controlar o tempo nos torna escravos do

relógio, a realidade é outra. Administrar o tempo coloca-o sob nosso domínio, à
medida que conseguimos estabelecer ordem nas ações que fazemos no dia-a-dia
passamos a não mais sucumbir às pressões do momento. Planejar a forma como
usará o seu tempo faz com que ele trabalhe a seu favor e não contra você!

Mas, o que é planejamento?

1. Ato ou efeito de planejar. 2. Serviço de preparação de um trabalho, de uma
tarefa, com o estabelecimento de métodos convenientes; planificação.
3. Determinação de um conjunto de procedimentos, de ações (por uma empresa,
um órgão do governo, etc.), visando à realização de determinado projeto; 3.1
elaboração de planos governamentais; especialmente nas áreas econômica e
social.
Fonte: Dicionário Houaiss da Língua Portuguesa

Segundo Ackiff (1978), planejamento é algo que

fazemos antes de agir, isto é, tomada antecipada de decisão.
É um processo de decidir o que fazer e como fazê-lo, antes
da ação em si.
Já o planejamento estratégico, na visão de Stoner
(1985; 70) “é o processo de planejamento formalizado e de
longo alcance, empregado para se definir e atingir os objetivos organizacionais”.
Você percebeu que as definições enfocam as organizações e pouco se fala
sobre planejar ações com o objetivo de atingir metas pessoais? No entanto, não

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planejar sua vida pessoal certamente comprometerá sua vida profissional. Você é
um ser único e é impossível obter equilíbrio enquanto focar apenas uma das
partes da sua vida. Comece por planejar o uso do seu tempo. Mas, de que forma
e por quê?
Embora muitas pessoas não se dêem conta, elas já
são, em si, máquinas de planejar. Você planeja enquanto
se veste para o trabalho, quando vai às compras ou,
simplesmente, quando conversa com outra pessoa. Parece
muito simples, no entanto, uma série bastante complexa de
passos precisa acontecer antes que o seu cérebro possa
fazer acontecer qualquer coisa em termos físicos.
Num esquema basicamente assim:

Intenção

Princípios

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 Brainstorm é uma palavra em inglês cuja tradução é “tempestade mental”.
Trata-se de uma metodologia de exploração de idéias, visando à obtenção das melhores soluções.

Vamos ver um exemplo bastante comum?

Planejar jantar fora:

O que lhe faz pensar em jantar fora? Estar com os amigos, comemorar uma
ocasião especial, fechar um negócio?
Sua intenção foi seu objetivo, e esta passou a estimular o seu processo
interno de planejamento.
Você não pensou conscientemente em seus princípios ao decidir sair para
jantar, mas raciocinou sobre eles, por exemplo, você pensou no cardápio, no
serviço, em sua situação financeira. Depois disso: comida italiana, japonesa,
churrascaria, barzinho...
Certamente você pensou no ambiente agradável, uma sensação de
conforto ou prazer, você visualizou o resultado que esperava obter com este
jantar.

Ir direto do trabalho,
passar em casa,
pedir carona,
que roupa usar...

você já está fazendo um brainstorm mental.

Essas perguntas fazem parte do processo naturalmente criativo que

acontece tão logo você se compromete com algum resultado que ainda não
ocorreu. Aqui entra a fase inicial do “como”, após você ter tido várias idéias e
detalhes passa a organizá-las mentalmente. Por exemplo: verificar a capacidade

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de pessoas no restaurante, a necessidade de fazer reservas ou não, horário de
atendimento. Após todo o processo mental você parte para as próximas ações –
ligar para efetuar a reserva, ligar para os convidados e informar data, local e
horário.

Segundo David Allen, as etapas que você já observou ocorrem

naturalmente em sua mente para poder realizar virtualmente qualquer tarefa,
vamos revê-las em ordem:

1. Definir os objetivos e os princípios

2. Visualizar o resultado
3. Fazer o brainstorm
4. Organizar
5. Identificar as próximas ações

Consegue perceber que esse planejamento natural acontece para tudo em

seu dia-a-dia?

Assim como para um jantar, uma viagem com amigos, um novo projeto ou
serviço ou uma nova empresa, este é o seu planejamento mental, porém cabe a
você torná-lo real e aplicável.

Se todos nós, mesmo que sem intenção,

fazemos um planejamento mental para tudo,
por que não o fazemos formalmente para
organizar e priorizar nossos objetivos pessoais
e profissionais?
Por que não colocá-lo no papel da
mesma forma que foi citada anteriormente?

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 Muitas vezes consideramos isso perda de tempo, ou não sabemos por onde
começar, ou o que temos pela frente é algo maçante ou ainda não vemos motivos
para fazê-lo. Desta forma, vamos conduzindo nossas ações sem saber o porquê
destas serem feitas, não sentimos desafio em sua realização, com isso, usamos
muito mal o precioso tempo que temos.

Voltemos à etapa de definição de objetivos - quando recebemos uma nova

atividade ou tarefa fazemos as perguntas necessárias para ter entendimento
sobre sua importância ou urgência? Como diz o ditado: “perguntar não ofende”.
Quase tudo que fazemos sempre pode ser melhorado se fizermos uma análise
minuciosa.
Alguém lhe diz que você deverá comparecer a uma reunião em
determinado horário. Por que você deverá participar dessa
reunião? Qual o objetivo dessa reunião? De que forma você
poderá contribuir nessa reunião? Conhecer o objetivo de cada
atividade é fundamental para o desenvolvimento criativo e o
comprometimento. Talvez depois de ter alguns “porquês”
respondidos, você e a outra pessoa cheguem à conclusão de
que será mais produtivo que uma terceira pessoa compareça a
essa reunião devido ao assunto/projeto que será discutido.

As pessoas naturalmente gostam de obter sucesso, se não têm clareza dos

objetivos daquilo que estão fazendo seu nível de comprometimento e a
qualidade do tempo dedicado à sua execução é afetada. Se não
existe uma “razão” para algo ser feito, então, por que fazê-lo?
Saiba os motivos, avalie e administre-os de acordo com a matriz
que você assistiu na teleaula.

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 2. Medo

Há vários fatores que nos fazem protelar algum trabalho: indiferença,

preguiça, esquecimento, excesso de trabalho. Entretanto, o que nem sempre fica
evidente é o causador de tudo isso ― o medo.
Sentimentos como medo de fracassar, do constrangimento, da rejeição,
em maior ou menor intensidade, acabam por sabotar nosso dia-a-dia e
concluímos apenas que não sabemos administrar o tempo que temos de uma
maneira eficiente.

Relembre uma situação que você vivenciou

na qual você conseguiu estipular um prazo para
resolvê-la. O prazo foi adequado e suficiente?

Quando for estabelecer seus objetivos, também analise seus medos.

Pergunte-se: ele é verdadeiro ou exagerado? Existe alguma coisa que eu possa
fazer para aumentar minhas chances de sucesso? Os medos que sentimos diante
de uma situação nova ou de um assunto que não temos domínio e que causam
desconforto ou protelação frequente diminuem quando os encaramos e
examinamos todas as possibilidades de forma realista e sincera.

Desenvolva o hábito de se perguntar: “O que de pior pode

acontecer?" Diante da sua própria resposta, minimize os riscos se
preparando ainda mais.

Vamos imaginar uma situação para exemplificar como o

medo interfere na forma como administramos nosso tempo:

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Mariana não gosta de falar em público e tem uma apresentação agendada para
daqui a uma semana. O que ela faz dentro desse período? Como é algo
desconfortável surgem outras atividades que ela classifica como mais
importantes e urgentes. Mesmo sabendo que mais importante é sua
apresentação.

Chegado o dia da apresentação ela não se dedicou o necessário para se sentir

segura, e para amenizar seu sentimento, diz a si mesma que não teve tempo de
se preparar. Na realidade, ela administrou mal o tempo porque não se sentia
confortável para enfrentar o seu medo.

Dica: Tente imaginar-se fazendo o que vem adiando, de

forma segura. Imagine-se obtendo o resultado que espera. Por
exemplo: Se conduzir uma reunião é difícil, visualize-se
conduzindo a reunião e recebendo um feedback positivo sobre
sua atuação. Tente “sentir” a satisfação, aquela que você
sente quando consegue um bom resultado no que faz.

3. Indecisão

“A indecisão é quase sempre

o pior erro passível de ser cometido”
Edwin C. Bliss (p. 52)

Algumas vezes chega quase a ser dolorido tomar uma decisão, não é
mesmo?

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 No entanto, cabe lembrar que todos os dias você toma decisões, mais
simples, mais rápidas, mas o que fazer quando lhe são exigidas grandes decisões?
Estas são menos frequentes e a possibilidade de postergá-las é sempre tentadora.

Mais uma vez é importante que você tenha clareza dos objetivos
daquela decisão, sempre haverá a possibilidade do erro, mas
também a grande chance de sucesso. Uma vez que tenha feito
uma escolha pela alternativa que lhe parecia melhor, reafirme-a
para você com confiança e siga em frente. Ficar consumindo-se
diante de todas as possibilidades lhe custará um precioso tempo.
Prossiga e veja mais algumas dicas!!!

O que fazer quando a decisão envolve aspectos em que o risco a se correr

é muito grande, como uma mudança de emprego? O que você faz?

Lembre-se da fase do planejamento!

Em vez de perder noites de sono sem saber o

que fazer, você pode pegar papel e caneta e listar
todos os aspectos que você tem a favor e contra a
mudança. Colha todo tipo de informação que puder
e aí sim, bem fundamentado, você poderá tomar
uma decisão segura, de forma confiante!

Protelar esta busca por informações só fará você perder tempo e este
pode ser decisivo para que você tome a decisão dentro de um prazo que talvez
seja estipulado por outra pessoa.

Sem informações você não estará confortável para

tomar uma decisão e diminuirá a chance de uma escolha
acertada.

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 Outro comportamento comum que infere na
administração do tempo é aquele pensamento muito comum,
expressado pela frase: “se ao menos...” a pessoa leva muito
tempo para iniciar uma ação e depois passa mais uma grande
parte do tempo com o sentimento de arrependimento.

Isto mesmo, arrependimento também toma tempo. Você já ouviu alguém

dizendo: “se ao menos eu tivesse feito aquele curso” ou “se ao menos eu tivesse
começado antes este relatório”, esse tipo de pensamento suga as energias para a
atitude necessária à concretização de qualquer atividade.

Quando ouvir esta frase ou sentir vontade de dizê-la para si mesmo,

imediatamente a substitua por outra – “na próxima vez estarei preparado”, “na
próxima vez iniciarei o projeto com uma antecedência maior” ou simplesmente
“na próxima vez farei de forma diferente”. Com este hábito você deixa de usar
sua energia para pensar no passado e se concentra no presente e futuro.
Compreende que o bom aproveitamento do tempo está em nossas ações?

4. Dizer Não

Como administrar seu tempo dizendo “sim” para toda nova solicitação?
É evidente que em algumas situações não é possível
(ou recomendável) recusar o pedido do seu Gerente, do seu
Diretor ou da sua Mãe...
Nestas situações, é fundamental você demonstrar à
outra pessoa que aquela solicitação vai prejudicar o
desenvolvimento de outra atividade também importante
que está em processo. Argumente os motivos que o levam a
considerar que talvez você não seja a pessoa mais
recomendada para fazê-la ou negocie um prazo para que

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você a realize sem prejudicar seu planejamento atual. Contudo, faça isso de
forma cordata, mostre que o seu objetivo é prezar pela qualidade e de modo
algum que esteja desmotivado para atender esta demanda.
Dizer “não” talvez seja a forma mais eficaz para que você economize seu
tempo. É fundamental fazê-lo com tato e diplomacia. As pessoas têm uma
tendência a aceitar, mesmo contra a vontade, todas as novas solicitações por não
conseguirem dizer não, com receio de ofender os outros e acabam por
comprometer o seu tempo e suas prioridades. Mais uma vez cabe lembrar, tenha
seus objetivos pessoais e profissionais bem claros e estabelecidos, pois quando
surgir uma nova solicitação será mais fácil recusar e informar o motivo de não ter
condições de atendê-la.

5. Bloqueios Mentais

Você conhece aquela sensação de estar patinando sem sair do lugar,

sente-se cansado e percebe que seu projeto não evoluiu em nada?

Nesse momento, pare! Em vez de investir mais tempo tentando salvá-lo

(sabe-se lá de que forma), analise o problema e veja se é possível uma nova
abordagem, olhe-o sob outra perspectiva.

Vamos verificar o que pode estar acontecendo que impede sua

continuidade?

― Falta de dados: Se você não tem todas as informações

hesitará em dar continuidade no que está fazendo por não se

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sentir seguro. Pesquise mais, converse com outras pessoas, exponha sua
preocupação.

― Falta de convicção: Talvez você não consiga desenvolver determinada

atividade porque, honestamente, não acredita em sua validade ou na maneira
como deverá realizá-la. Encare o fato de ter de conversar com quem a solicitou
de forma muito sincera, se houver outra forma de fazê-la, ótimo. Se não houver,
procure uma forma de realizá-la o mais rápido possível ciente de que postergá-la
não vai ajudar em nada, pelo contrário diluirá seu tempo.

― Falta de um ponto de partida: Pode ser que você não consiga dar o
primeiro passo, ou escrever a primeira parte do projeto. Mais uma vez,
concentre-se no objetivo desse trabalho, se for necessário, converse, exponha
sua idéia e suas dúvidas para alguém de sua confiança.

― Visão de túnel: Você conhece o ditado que diz “olhar a floresta e não
somente a árvore”? Talvez você esteja se concentrando
muito no detalhe e esquecendo-se de olhar o todo,
assim não consegue considerar todas as perspectivas.
Explique a situação para alguém, pois o simples fato de
falar talvez já faça com que fique mais claro para você.

― Fadiga: Avalie se o seu bloqueio mental, ou seja, a impossibilidade de

pensar de outra forma não é cansaço. Se você não consegue encontrar uma
solução, talvez seja o momento de tomar um café, fazer uma caminhada ou
procurar outra forma de relaxar e sair um pouco do problema. Se for possível,
mantenha sempre uma caneta e bloco para anotação, pode ser que a solução
venha antes do que você imagina e para que não a esqueça, anote-a rapidinho.

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 6. Delegar e Acompanhar

Embora as pessoas não admitam muitas gostam de mostrar aos outros que
estão ocupadas o tempo todo, em suas percepções isso passa a impressão de que
são muito importantes e que nada funcionaria se não estivessem ali para tomar
as rédeas de todas as situações. Isso é muito perigoso, pois torna a pessoa refém
de uma situação que ela mesma gerou. É preciso delegar para se ter mais tempo
com outras atividades. Delegar passa o sentimento de confiança.

Os pais que não delegam tarefas domésticas aos seus filhos.

Não delegam porque acreditam que os filhos não farão com a
qualidade desejada, ao mesmo tempo não os ensinam a
executar com a qualidade esperada. Os pais se sentem
sobrecarregados por terem que fazer tudo sozinhos. Os filhos
sentem medo ou se sentem desmotivados em fazer algo para o
qual não estão preparados, segundo a visão dos pais.

Um erro comum quando se pensa em delegar é: dar uma tarefa à outra

pessoa que você e ninguém mais quer realizar não é delegar e, sim, transferir.
Pense em quando você fez algo contrariado ou que julgava sem importância. É
desanimador, não há desafio e neste momento a sensação de estar perdendo seu
tempo é enorme.

Delegar é confiar no outro, em sua capacidade de

execução e de tomar decisões. Se você pede a alguém para
fazer uma apresentação que você não poderá devido a outros
compromissos está dando a esta pessoa a chance de fazer do

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jeito dela, então, não vale dizer o tamanho da fonte, a cor dos slides, as imagens
que você deseja ou o tipo de gráfico.

Lembre: ela precisa se sentir confiante para decidir e mostrar o que sabe. Assim,
você terá tempo para dedicar-se aos outros compromissos.

Quando se delega é importante fazer um acompanhamento. Se você

solicita a uma pessoa para fazer um relatório que você apresentará a sua
diretoria daqui a 15 dias e somente um dia antes da reunião você pede o
relatório, a chance de ter problemas será grande.
Fazer um acompanhamento não é controlar a execução do que foi
solicitado, explique o objetivo, a importância do relatório e a veracidade das
informações. Estabeleça datas para que vocês conversem sobre como está o
desenvolvimento da tarefa, pontos sensíveis e o que necessita de
esclarecimentos. Utilize sua agenda de forma sistemática para não se esquecer
do acompanhamento.

7. Conclusão
“A arte de descansar
a mente e o poder de esvaziá-la
de todos os cuidados ou preocupações
é provavelmente um dos segredos
de nossos grandes homens”
Capitão J. A. Hatfield

Falta de tempo é um tema constante na vida da maioria das pessoas.

Muitas têm a sensação de que a vida está passando rápido demais e que é
impossível fazer o que gostaria. Para minimizar esta sensação é preciso repensar
sobre sua vida e escolher ter mais tempo, pois a escolha em priorizar e focar no
que é importante só depende de você.

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 Descubra o propósito verdadeiro das coisas que você faz e o tempo que
dedicará a elas. Reflita sobre os papéis importantes (mãe/pai, amigo, filha/filho,
neta/neto, profissional, esposa/marido) que você desempenha na vida e o tempo
dedicado. Dedicar tempo às atividades que estão conectadas aos seus objetivos
de vida pessoal, resulta em benefícios para você em todos os aspectos.

Dar sentido é focar seu tempo naquilo que é importante, ou seja, naquilo
que traz resultados para você.
Saber onde e como você utiliza seu tempo atualmente é pré-requisito para
você decidir como gostaria de utilizá-lo no futuro. Isso exigirá de você uma visão
do que é importante e planejamento para atingir seu objetivo.

Na teleaula você pode conhecer formas de avaliar como utiliza seu tempo,
alie-as aos seus objetivos de vida e estará caminhando para uma administração
eficaz do seu tempo.
Administrar o tempo de forma eficiente é uma questão de hábito. Exigirá
esforço e dedicação diária, mas valerá a pena curtir seu programa preferido sem
peso na consciência.
Para você saber mais sobre Administração do Tempo e continuar com seu
aprimoramento, consulte as indicações a seguir. Bom proveito e até mais!

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 Referências
ALLEN, D. Produtividade Pessoal: a arte da produtividade sem stress, Campus.
BLISS, E.C. Como conseguir que as coisas sejam feitas: o ABC da administração
do tempo, São Paulo: Record.
COVEY, S.R. O 8° hábito da eficácia à grandeza, Campus.
BERHOEFT, R. Administração do Tempo: um recurso para melhorar a qualidade
de vida pessoal e profissional. Nobel.
SEIWERT, L.J. Tempo é dinheiro. Pioneira.

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