Técnicas Agregadas – Resumo Executivo

Paulo André de Andrade (PMP, MBA e BSEE)

Consultor nas técnicas: Valor, Prazo e Duração Agregados.
Relator da Norma ABNT de Gerenciamento do Desempenho de Projetos
e-mail: pandre@techisa.net

Os gerentes de projeto precisam informar periodicamente: Quanto dinheiro já foi gasto e quanto
ainda será necessário até o término do projeto? Quanto tempo ainda demora o projeto? Quanto já foi feito
do escopo?
Muitas vezes as respostas se baseiam no feeling e na experiência da equipe. Mas os patrocinadores
e os clientes precisam de informações substanciadas que lhes permitam decisões fundamentadas e lógicas.
As técnicas agregadas oferecem respostas significativas e tecnicamente embasadas para essas
perguntas. E o interessante é que seu entendimento é simples e elas não impõem carga exorbitante à
equipe do projeto. As exigências são as impostas a qualquer projeto. Seu fundamento é o sistema de coleta
de informação, base para um bom gerenciamento de projetos, e a exigência de disciplina da equipe.
É necessário que o projeto seja bem-estruturado, seu cronograma seja detalhado até o nível de
entregas intermediárias e o orçamento contemple as atividades do cronograma. Tudo isso formalmente
aprovado pelo patrocinador e pelo cliente.
Durante a estruturação do projeto o orçamento é distribuído no tempo planejado de execução. Essa
distribuição é similar à exibida na curva azul do gráfico ao
lado que representa os compromissos assumidos pela
equipe do projeto: Ao término planejado do projeto o
escopo compromissado será entregue dentro do custo
orçado.
É com base nessa curva que o desempenho da
equipe será medido e serão produzidos os relatórios de
status. Para tanto, a organização deverá fornecer sistemas
de acompanhamento dos gastos por atividade do
cronograma do projeto e a equipe necessitará de
ferramentas de acompanhamento da execução do
cronograma. A equipe precisa ser treinada no GVA e ser
capaz de gerar estimativas de custo e duração das atividades em execução.
Num ponto qualquer da execução do projeto (conhecido por data de status), depois de feitas as
diferentes aferições de custo e duração das atividades concluídas e em andamento, serão construídas mais
duas curvas: a curva do custo real (CR) do
projeto e a curva do seu valor agregado
(VA) até esse ponto. A aparência das
curvas será a da figura ao lado.
O VA é o resultado da soma dos
valores planejados de cada atividade
completa e a estimativa proporcional dos
valores planejados das atividades em
andamento. Da figura constam vários
indicadores e a maneira de calculá-los.
Estes cálculos são normalmente feitos
numa planilha ou por algum software de
gestão de projetos.
Na data de status (DS) a figura
informa que o custo real (CR) está acima
do valor que foi planejado para essa DS.
A curva do VA informa que a equipe não está cumprindo o planejado em termos de entrega de escopo
intermediário. Ou seja: estão produzindo menos e a um custo mais alto.
 A figura a seguir mostra como se determina o quanto do prazo planejado para o projeto foi
efetivamente utilizado até a DS. Esse “prazo efetivamente utilizado” é denominado prazo agregado.
A indicação do status do avanço
no prazo planejado para o projeto é feita
pela comparação entre a duração real
(DR) e o prazo agregado (PA). O conceito
do PA é verificar em que instante na
curva VP o VA, na data de status (DS),
deveria ter sido atingido, como se
mostra na figura. Determinado o PA é
possível calcular o índice de
desempenho em prazo (IDP) e a variação
de prazo (VPR) que informam a situação
da execução do cronograma do projeto.
Qualquer índice, em ambas as
figuras, abaixo de 1 (um) significa que a
execução está deficiente. Qualquer
variação negativa também.
Vale notar que com o IDC e o IDP
é possível, supondo que o desempenho permanecerá o mesmo, produzir estimativas do custo e da duração
final do projeto. Há também a possibilidade de oferecer ao gerente do projeto orientação sobre se vale a
pena continuar a perseguir o plano original ou se é melhor renegociar os prazos, custos ou, o que é mais
comum, o escopo do projeto. Com as informações propiciadas pelas técnicas, o patrocinador poderá, com
segurança, decidir por continuar ou cancelar o projeto. Relatórios executivos de status baseados nessas
técnicas simplificam o entendimento e as decisões.
Comentários finais
O Departamento de Defesa (DoD) dos EUA foi o responsável pelo desenvolvimento do GVA na década
de 1960. Foi com base nos indicadores do GVA que o projeto A-12 Avenger de 5 bilhões de dólares foi
cancelado por problemas de desempenho na sua execução revelados pelos indicadores do GVA. Este fato
elevou o prestígio da técnica e por isso seu uso é exigido por lei nos projetos terceirizados do governo dos
EUA. Do lado negativo o DoD emitiu 35 critérios que burocratizaram a técnica e criaram no mercado uma
percepção ruim a seu respeito. Essa percepção prejudicou a adoção da técnica nos projetos de empresas
privadas que só recentemente lhe deram maior atenção.
Os indicadores de escopo do GVA são, ainda hoje, usados como indicadores de prazo e são a causa
de uma limitação desta técnica pois produzem indicações errôneas (o VA é, na realidade, um indicador de
quanto do escopo compromissado foi concretizado até a DS). Demorou até a invenção, em 2003, da
extensão denominada Prazo Agregado para que essa deficiência fosse superada. Em 2014 foi inventada
uma nova técnica a Gestão da Duração Agregada (GDA) que utiliza, apenas e tão somente, os dados do GVA
de forma muito similar ao PA. A GDA trouxe mais refinamento aos indicadores de prazo. De uma maneira
geral, os resultados do PA e da GDA são muito próximos e é, por isso, desnecessário descrever a GDA neste
resumo.
A possibilidade de receber indicadores de desempenho em custo, prazo e escopo, inexistente em
outras abordagens de gestão de projetos, simplifica entendimento da situação do projeto pelos executivos.
Contato
A Techisa pode fornecer treinamento, assessoria e consultoria sobre as três técnicas. E está à
disposição para apresentar e demonstrar o uso das técnicas em projetos reais já concluídos.
Paulo André de Andrade
Celular: +55-21 982-010-409
e-mail: pandre@techisa.net
Skype: paandrade
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/pandre/
Artigos e ferramenta
1. Prazo Agregado
2. O que é a Duração Agregada
3. Introdução à Duração Agregada
4. Governança de Projetos – Conformidade com o Cronograma
5. O Que Falta ao Gerenciamento de Projetos?
6. Relatórios Executivos e as Técnicas Modernas de Gestão de Prazo e Custos em Projetos
7. Aderência ao Cronograma - Novo Indicador de Conformidade
8. Medição da Aderência ao Cronograma
9. Indicadores da Tríplice Restrição em Projetos
10. Abacus: Ferramenta Excel para o ensino das técnicas agregadas
11. Exemplo de aplicação das técnicas agregadas a projeto de Parque Eólico (Wind Farm)