Renato Valentini– Arquivologia

Arquivologia– Aula 001 - 030

Curso de Arquivologia Completo

CONCEITOS FUNDAMENTAIS

. INFORMAÇÃO x DOCUMENTO
. SUPORTE
. DOSSIÊ x ACERVO
. ITEM DOC. x UNIDADES DE ARQ.
. ARRANJO
. ARMAZENAR x ACONDICIONAR
. ACESSO
. ARQUIVO

INFORMAÇÃO X DOCUMENTO
INFORMAÇÃO
->> conhecimento extraído de dados, para formação de um juízo de valor.

DOCUMENTO
->
> registro de uma informação, independente da natureza do suporte que a contém.

SUPORTE
->> MATERIAL FÍSICO NO QUAL A INFORMAÇÃO É REGISTRADA.

COMO OS HOMENS SE COMUNICAVAM?

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SUPORTES DA ESCRITA (EVOLUÇÃO)

EXPLOSÃO INFORMACIONAL

DOSSIÊ x ACERVO

DOSSIÊ
-> DOCUMENTOS DIVERSOS
(DETERMINADA PESSOA / ASSUNTO ESPECÍFICO).

ACERVO
->> CONJUNTO DE DOCUMENTOS DE UM ARQUIVO.

ITEM DOC. X UNIDADES DE ARQ.

ITEM DOCUMENTAL
-> MENOR UNIDADE ARQUIVÍSTICA
MATERIALMENTE INDIVISÍVEL.

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UNIDADES DE ARQUIVAMENTO
->
> O MENOR CONJUNTO DE DOCS., REUNIDO DE ACORDO COM CRITÉRIO DE ARRANJO
PREESTABELECIDO.

ARRANJO

ORGANIZAÇÃO

ARQUIVO (ORIGEM DA PALAVRA)

ORIGEM arché -> archeion ->> arquivo

GREGA (palácio dos magistrados/depósito docs. antiga Grécia)

ORIGEM archivum -> arquivo

LATINA (lugar de guarda de docs. e de títulos de nobreza)

CONCEITO ARQUIVO

ANTIGO: Depósito de papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das
instituições ou indivíduos. Os documentos estabeleciam ou reivindicavam direitos. Quando
não mais atendiam a esta exigência, eram transferidos para museus e bibliotecas.
(Paes, 1986, p.4)

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 CONCEITO ARQUIVO

MODERNO: É o conjunto de docs. oficialmente produzidos e recebidos por um governo,

organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados
vados por si e seus
sucessores para efeitos futuros. (Solon Buck => ex
ex-arquivista dos EUA)

CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO:

• PRODUÇÃO
• RECEPÇÃO
• ACUMULAÇÃO

FINALIDADE PRINCIPAL

• FACILITAR A CONSULTA AOS DOCUMENTOS PELOS USUÁRIOS (ADMINISTRADORES /

PESQUISADORES), CONSTITUINDO
CONSTITUINDO-SE,
SE, PORTANTO, EM BASE DO CONHECIMENTO DA
HISTÓRIA.

FUNÇÕES BÁSICAS:

OBJETIVOS:

• Armazenar adequadamente os documentos;

• Transmitir, com precisão, as informações contidas neles.

IMPORTÂNCIA

• A racionalização da informação;
• A eficiência administrativa;
• Auxílio
uxílio na tomada de decisões.

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 CIÊNCIAS AUXILIARES DA ARQUIVOLOGIA

DIPLOMÁTICA -> é o estudo de documentos quanto à sua autenticidade/fidedignidade, além

da sua estrutura formal;
PALEOGRAFIA -> técnica que habilita a decifrar docs. antigos; estuda a história da escrita e a
evolução das letras. Permite o conhecimento dos materiais e dos instrumentos usados para
escrever;
HERÁLDICA -> a arte ou ciência dos brasões; dos emblemas;
GENEALOGIA -> estudo da origem das famílias (ascendência e a descendência dos indivíduos)
e suas relações.

ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO

Qual é o elemento comum de um arquivo, uma biblioteca e um museu?

O documento.

Centro de documentação ou informação

. Agrupa (reúne) qualquer tipo de documento;
. São, em sua maioria, reproduções (audiovisuais) ou referências virtuais (bases de dados);
. Sua finalidade é informar, com o objetivo cultural, científico, funcional ou jurídico, conforme
a natureza do material reproduzido ou referenciado.

MUSEU

• Instituição de interesse público;

• Objetivo: informação e entretenimento;
• Documentos: peças e objetos de valor cultural;
• Por serem objetos, os documentos são chamados de “tridimensionais”;
• Finalidades: cultural e didática.

BIBLIOTECA

• Finalidade: cultural, didática;

• Objetivos: instruir, educar;
• Aquisição: compra, doação ou permuta (troca);
• Avaliação: peças isoladas (relação não orgânica);
• Docs. existem em numerosos exemplares;
• Docs. são unidos pelo conteúdo;
• Em sua maioria, são impressos (livros, periódicos);
• Público-alvo: pesquisador, estudante e o cidadão comum (qualquer pessoa);
• Órgão colecionador.

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 ARQUIVO

• Finalidade: funcional (administrativa);

• Objetivos: provar, testemunhar;
• Aquisição: produção/recepção;
• Avaliação: como um conjunto (relação orgânica);
• Docs. existem em um único exemplar ou em número limitado de cópias;
• Docs. são unidos pela sua proveniência;
• Em sua maioria, são docs. textuais (papel);
• Público-alvo: administradores (órgãos produtores) / pesquisadores (valor secundário);
• Órgão receptor (recebimento).

TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

(TERMOS BÁSICOS MAIS UTILIZADOS E QUE JÁ CAÍRAM EM CONCURSO)

ACERVO -> Conjunto dos documentos de um arquivo.

ACESSO -> Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais poderão variar
em função de cláusulas restritivas.

ANTECEDENTE -> É o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto e da
mesma pessoa (juntada de antecedentes -> ANEXAÇÃO).

ARQUIVAMENTO -> Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos
lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de
ordenação previamente estabelecido.

ARQUIVÍSTICA -> Princípios e técnicas observados na constituição, organização,

desenvolvimento e utilização dos arquivos.

ARQUIVO EM DEPÓSITO -> Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo

permanente, embora não pertençam ao seu acervo.

AVALIAÇÃO OU TRIAGEM -> Processo de análise da documentação de arquivos, visando

estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios, informativos e/ou
históricos.

CLASSIFICAÇÃO -> Na organização de arquivos correntes, significa colocar os documentos em

uma seqüência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de
arquivamento previamente adotado (= ARRANJO).

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CORRESPONDÊNCIA -> Comunicação escrita, recebida ou expedida, apresentada sob várias
formas (cartas, cartões postais, memorandos, telegramas, entre outras), podendo ser interna
ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.

DATA-LIMITE -> Elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em

que são indicadas as datas de início e término do período abrangido.

DEPÓSITO -> Local onde os documentos são guardados, sob custódia de terceiros, sem que
haja transferência de posse ou propriedade.

DESCARTE, ELIMINAÇÃO OU EXPURGO -> Destruição de documentos julgados destituídos de

valor para guarda permanente.

DESCLASSIFICAÇÃO -> Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta documentos
anteriormente caracterizados como sigilosos.

DESTINAÇÃO -> Depois de se avaliar o grau de importância do documento, dizer para onde o
mesmo será encaminhado.

INSTRUMENTO DE PESQUISA -> Meio de disseminação e recuperação da informação utilizada

pelos arquivos.

ITEM DOCUMENTAL -> A menor unidade arquivística materialmente indivisível.

Exs.: uma carta, um memorando, uma fotografia, um registro sonoro etc.

NOTAÇÃO -> Elemento de identificação das unidades de arquivamento, permitindo a sua

localização (terminologia).

PRECEDENTE -> É o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porém
de pessoas diferentes (juntada de precedentes

-> APENSAÇÃO).

PROCESSO -> Termo geralmente usado na administração pública, designando: conjunto de

documentos, reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no
decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

PROTOCOLO -> Denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro,

distribuição e movimentação dos documentos em curso.

-> Denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento.

-> Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

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RECLASSIFICAÇÃO -> Alteração, pela autoridade competente, de classificação de dado ou
informação (mudança no grau de sigilo).

REFERÊNCIA CRUZADA, REMISSIVA OU REFERÊNCIA -> Liga dois ou mais assuntos correlatos
(referência - VER TAMBÉM).

-> É a indicação de um documento em dois ou mais lugares ou assunto contido em outro mais
amplo (referência - VER TAMBÉM).
-> Quando a entrada do nome de pessoas físicas é feita através de pseudônimos, usamos a
ficha remissiva VER.
-> Quando uma empresa é mais conhecida pela sigla ou parte do nome de sua razão social ou
nome de fantasia, usamos a remissiva VER.

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO -> O menor conjunto de documentos, reunido de acordo com

um critério de arranjo preestabelecido.
Exs.: pastas, maços ou pacotilhas.

TEORIA DAS TRÊS IDADES

(CICLO VITAL DOS DOCS./ ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO DOS ARQS.)

Arquivos correntes
intermediários
permanentes

(GRAU DE FREQUÊNCIA DE USO)

. CORRENTE -> CONSULTA FREQUENTE

(primeira idade)
. INTERMEDIÁRIO -> CONSULTA NÃO
FREQUENTE
(segunda idade)
. PERMANENTE -> FONTE DE CONSULTA
(docs. preservados para sempre)
(terceira idade)

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 LOCALIZAÇÃO FÍSICA

. ARQS. CORRENTES -> JUNTO AOS ÓRGÃOS PRODUTORES OU PRÓXIMO DELES (FACILITAR O
ACESSO);

. ARQS. INTERMEDIÁRIOS -> LOCAL AFASTADO DOS ÓRGÃOS PRODUTORES;

. ARQS. PERMANENTES -> JUNTO AOS CENTROS CULTURAIS OU PRÓXIMOS ÀS

UNIVERSIDADES (LOCAIS COM AMPLAS SALAS DE CONSULTA).

ACESSO AOS DOCUMENTOS

• ARQS. CORRENTES -> RESTRITO AO ÓRGÃO PRODUTOR;

• ARQS. INTERMEDIÁRIOS -> RESTRITO AO ÓRGÃO PRODUTOR;
• ARQS. PERMANENTES -> QUALQUER PESSOA. (FUNÇÃO SOCIAL DOS ARQUIVOS)

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

• PASSAGEM DO CORRENTE AO INTERMEDIÁRIO (TRANSFERÊNCIA)

• PASSAGEM DO INTERMEDIÁRIO AO PERMANENTE (RECOLHIMENTO)

Obs.: um documento pode passar direto do corrente para o permanente, sem passar pelo
arquivo intermediário.

VALOR PRIMÁRIO/VALOR SECUNDÁRIO

• VALOR PRIMÁRIO (IMEDIATO/ADMINISTRATIVO)

• VALOR SECUNDÁRIO (MEDIATO, PERMANENTE OU DE ARQUIVO)

• ARQ. CORRENTE -> VALOR PRIMÁRIO

• ARQ. INTERMEDIÁRIO -> VALOR PRIMÁRIO
• ARQ. PERMANENTE -> VALOR SECUNDÁRIO

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS E DOS DOCUMENTOS

(TIPOLOGIA DOCUMENTAL)

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

- ÀS ENTIDADES PRODUTORAS;
- ÀS ENTIDADES MANTENEDORAS;
- AOS ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO DOS ARQUIVOS;
- À EXTENSÃO DE SUA ATUAÇÃO (ABRANGÊNCIA);
- À NATUREZA DOS DOCUMENTOS.

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QUANTO À ENTIDADE PRODUTORA:

• PÚBLICOS
• PRIVADOS

QUANTO À ENTIDADE MANTENEDORA:

• PÚBLICOS
• INSTITUCIONAIS (ESCOLAS, IGREJAS)
• COMERCIAIS
• FAMILIARES OU PESSOAIS

QUANTO À EXTENSÃO DE SUA ATUAÇÃO (ABRANGÊNCIA):

• SETORIAIS (ÓRGÃOS OPERACIONAIS)

• GERAIS OU CENTRAIS (MINIMIZAR O PROBLEMA ESPACIAL)

QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS:

• ESPECIAIS (MERECEM TRATAMENTO ESPECIAL) -> DOCS. DE FORMAS FÍSICAS

DISTINTAS (EXCETO O PAPEL).

• ESPECIALIZADOS (ARÉA ESPECÍFICA DO CONHECIMENTO HUMANO) (MÉDICO, DE

ENGENHARIA, CONTÁBIL).

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

- GÊNERO;
- ESPÉCIE;
- NATUREZA DO ASSUNTO

Gênero -> configuração que assume um doc. de acordo com o sistema de signos de que
seus executores se serviram p/ registrar a mensagem.

Espécie -> configuração que assume um doc. de acordo com a disposição e a natureza
das informações nele contidas.

Tipologia -> é o estudo dos tipos documentais.

Tipo -> configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade
que a gerou.

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.GÊNERO -> DIFERENTES SUPORTES
. ESPÉCIE -> ASPECTO FORMAL
(FORMALIDADE)
. TIPO -> TIPOLOGIA

ESPÉCIE + FUNÇÃO = TIPO

(RELATÓRIO) (FINANCEIRO) (RELATÓRIO FINANCEIRO)

OUTROS EXEMPLOS:

ESPÉCIES -> RELATÓRIO; ATA; CERTIDÃO; BOLETIM; EDITAL; CONTRATO.

TIPOS -> RELATÓRIO DE RECURSOS HUMANOS; ATA DA AGE DO CONDOMÍNIO MORADA

FELIZ; CERTIDÃO DE NASCIMENTO; BOLETIM DE FREQUÊNCIA; EDITAL DE CONCURSO
PÚBLICO; CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS.

GÊNERO DOCUMENTAL

. TEXTUAIS
MANUSCRITOS, IMPRESSOS (PAPEL);
. CARTOGRÁFICOS
ENGENHARIA, GEOGRAFIA, ARQUITETURA
(MAPAS, PLANTAS, FOTOGRAFIAS AÉREAS)
. ICONOGRÁFICOS
IMAGENS ESTÁTICAS
(FOTOGRAFIAS (NEGATIVOS, AMPLIAÇÕES), DESENHOS, GRAVURAS, CARTAZES, CARTÕES
POSTAIS, ESTAMPAS, DIAPOSITIVOS (ESLAIDES), PARTITURAS)

. FILMOGRÁFICOS
IMAGENS EM MOVIMENTO
(FILMES, FITAS DE VÍDEO)
. SONOROS (REGISTROS FONOGRÁFICOS)
(DISCOS, FITAS DE ÁUDIO)
. MICROGRÁFICOS (MICROFILMAGEM)
(MICROFICHAS, JAQUETAS, ROLOS)
. INFORMÁTICOS (COMPUTADOR)
(DISQUETES, DISCOS RÍGIDOS, DISCOS ÓPTICOS)

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 ESPÉCIES DOCUMENTAIS

ATOS NORMATIVOS
DE CUMPRIMENTO OBRIGATÓRIO
(LEIS, DECRETOS, PORTARIAS, REGULAMENTOS)
DEVEM SER PRESERVADOS PARASEMPRE.
ATOS ENUNCIATIVOS
EMITEM UMA OPINIÃO
(PARECERES, VOTOS, RELATÓRIOS)
ATOS DE ASSENTAMENTO
FIRMA FATOS, ACONTECIMENTOS
(ATAS, AUTOS DE INFRAÇÃO)

ATOS COMPROBATÓRIOS

COMPROVAM DECISÕES
(CERTIDÕES, ATESTADOS, CÓPIAS AUTENTICADAS)
ATOS DE AJUSTE
REPRESENTAM ACORDOS FIRMADOS
- DOCUMENTOS PACTUAIS –
(CONVÊNIOS, CONTRATOS)
ATOS DE CORRESPONDÊNCIA
A FIM DE OS ATOS NORMATIVOS SEREM EXECUTADOS
(EDITAIS, MEMORANDOS, TELEGRAMAS)

FORMA DOCUMENTAL
ESTÁ RELACIONADA COM O PREPARO DO DOCUMENTO E A MANEIRA COMO ELE
É DISPONIBILIZADO AO USUÁRIO.
(MINUTA, RASCUNHO,
ORIGINAL, CÓPIA)

FORMATO DOCUMENTAL
ESTÁ RELACIONADO COM AS CARACTERÍSTICAS FÍSICAS DE UM SUPORTE.
(CADERNO, LIVRO, CÓDICE)
CÓDICE = LIVRO DE REGISTRO

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 NATUREZA DO ASSUNTO

LEI 12.527/2011
(LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO PÚBLICA)
. NOVEMBRO/2011 -> SANCIONADA
. MAIO/2012 -> COMEÇOU A VIGORAR

GRAUS DE SIGILO DOS DOCS. PÚBLICOS:

ULTRASSECRETO => 25 ANOS

(UMA ÚNICA PRORROGAÇÃO)
SECRETO => 15 ANOS
(NÃO HÁ PRORROGAÇÃO)
RESERVADO => 5 ANOS
(NÃO HÁ PRORROGAÇÃO)

REQUISITOS PARA UMA BOA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS

• Apoio em nível superior na escala hierárquica da empresa (com a coordenação de um

arquivista)
• espírito de equipe
• pessoal treinado de forma adequada
• métodos e sistemas de arquivamento eficazes
• espaço e layout compatíveis com o acervo
• manual das atividades técnicas (inclusas nele a rotina do trâmite documental e a tabela
de temporalidade, se houver)

Passos - organizar e administrar arquivos:

. LEVANTAMENTO DE DADOS
(questionários, observações, entrevistas e emissão relatórios)
. ANÁLISE DOS DADOS COLETADOS
. PLANEJAMENTO
. EXECUÇÃO OU IMPLANTAÇÃO
E ACOMPANHAMENTO

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 Levantamento de dados

a) INÍCIO DO LEVANTAMENTO
. Antes de tudo, devemos conhecer a organização (ver o organograma e os funcionogramas
da empresa)
. Legislação pertinente
b) CONHECER A DOCUMENTAÇÃO
. Levando-se em consideração vários aspectos
c) PROCESSOS A SEREM OBSERVADOS
. Inerentes à documentação
d) RECURSOS
. Humanos, financeiros, físicos, ambientais, institucionais e informacionais.

Análise dos dados coletados

• Fazer um diagnóstico / prognóstico
Planejamento
Formulação de um plano arquivístico:
• Posição do arquivo na estrutura organizacional
• Centralização ou descentralização / coordenação
• Escolher instalações e equipamentos
• Métodos de arquivamento adequados
• Estabelecer normas de funcionamento
• Recursos humanos/ financeiros
• Formação de arquivos intermediário/permanente

TIPOS DE ARQUIVAMENTO:

HORIZONTAL -> DOCUMENTOS DISPOSTOS UNS SOBRE OS OUTROS.

(Arquivos Intermediários / Permanentes)

VERTICAL -> DOCUMENTOS COLOCADOS UNS AO LADO DOS OUTROS OU ATRÁS.

(Arquivos Correntes)

MATERIAL DE ARQUIVO

. DE CONSUMO -> MENOR DURABILIDADE

(PASTA, FICHA, GUIA DIVISÓRIA, TIRA DE INSERÇÃO) - ACESSÓRIOS -
. PERMANENTE -> MAIOR DURABILIDADE
(ARQUIVOS, ARMÁRIO DE AÇO, ESTANTE, FICHÁRIO) - EQUIPAMENTOS -

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Execução ou implantação e acompanhamento
• Antes da implantação => sensibilizar envolvidos
• Treinar pessoal envolvido direta ou indiretamente na feitura das tarefas
• Colocar em prática o que foi planejado (implantação)
• Ver se os objetivos foram alcançados (acompanhamento)
• Melhorar a qualidade dos serviços, caso seja necessário) – ajustes necessários
• Por fim, elabora-se o “manual de arquivo”

CORRESPONDÊNCIA

. É A COMUNICAÇÃO ESCRITA, RECEBIDA (PASSIVA) OU EXPEDIDA (ATIVA), APRESENTADA

SOB VÁRIAS FORMAS – CARTAS, OFÍCIOS, MEMORANDOS, ENTRE OUTRAS – PODENDO SER:
INTERNA OU EXTERNA, OFICIAL OU PARTICULAR, OSTENSIVA OU SIGILOSA.

• INTERNA -> correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição.

Exs.: memorandos, circulares, despachos.
• EXTERNA -> correspondência trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou
pessoas físicas.
Exs.: ofícios, cartas, telegramas.
• Oficial -> trata de assunto de serviço ou de interesse específico das atividades de uma
instituição.
• PARTICULAR -> é a de interesse pessoal de servidores de uma instituição.

TIPOS DE CORRESPONDÊNCIA / ESPÉCIES DOCUMENTAIS

ATA -> EXPOSIÇÃO DOS FATOS OCORRIDOS EM UMA REUNIÃO;

ATESTADO -> AUTORIDADE DECLARA ALGO LEVANDO-SE EM CONSIDERAÇÃO UM FATO,

UMA SITUAÇÃO (+ USADO PARA PESSOAS). TEM VALOR DE PROVA JUNTO A TERCEIROS;

AVISO -> CORRESPONDÊNCIA ENTRE MINISTROS DE ESTADO OU GOVERNADORES DE

ESTADOS;

BOLETIM -> PEQUENO ESCRITO NOTICIOSO, GERALMENTE P/ SER AFIXADO EM CERTOS

LOCAIS;

CARTA -> CORRESPONDÊNCIA UTILIZADA EM COMUNICAÇÕES SOCIAIS ORIGINÁRIAS DE

CARGO E FUNÇÃO PÚBLICOS. NAS EMPRESAS PRIVADAS, A CARTA É MUITO USADA P/
TRANSMISSÃO DE INFORMAÇÕES, FEITURA DE CONVITES. MENOS FORMAL QUE O OFÍCIO;

CERTIDÃO -> DOC. PROVENIENTE DE FUNCIONÁRIO POSSUIDOR DE FÉ PÚBLICA,

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TRANSCREVENDO ALGO JÁ REGISTRADO ANTERIORMENTE. LOGO, A CERTIDÃO É UMA
TRANSCRIÇÃO AUTENTICADA;

CERTIFICADO -> DOC. QUE GARANTE A VERACIDADE DE ALGO.

CIRCULAR -> CORRESPONDÊNCIA DIRIGIDA, AO MESMO TEMPO, A VÁRIOS DESTINATÁRIOS;

CONTRATO -> ACORDO ENTRE DUAS OU MAIS PARTES QUE ENTRE SI TRANSFEREM DIREITO
OU SE SUJEITAM A UMA OBRIGAÇÃO;

CONVÊNIO -> ACORDO FIRMADO ENTRE ENTIDADES, PARA A REALIZAÇÃO DE ALGUM

OBJETIVO CONVERGENTE. DISTINGUE-SE DO CONTRATO PELO FATO DE OS PARTICIPANTES
ESTAREM EM IGUALDADE DE CONDIÇÕES;

MEDIDA PROVISÓRIA -> ATO NORMATIVO DE INICIATIVA DO PODER EXECUTIVO, SEM

NECESSIDADE DE TRAMITAÇÃO NO PODER LEGISLATIVO;

MEMORANDO -> CORRESPONDÊNCIA “INTERNA”, DESCRITA COM OBJETIVIDADE E

SIMPLICIDADE, PARA ASSUNTOS HABITUAIS ENTRE CHEFIAS DE UM MESMO ORGANISMO;

OFÍCIO -> FORMA DE CORRESPONDÊNCIA TROCADA ENTRE AUTORIDADES DA MESMA

HIERARQUIA OU ENTRE SUBALTERNOS E AUTORIDADES.

PETIÇÃO -> INSTRUMENTO PELO QUAL SE PEDE À AUTORIDADE PÚBLICA A CONCESSÃO DE

UM FAVOR REGULAMENTAR OU O RECONHECIMENTO DE UM DIREITO (SEM CERTEZA DO
RESPALDO LEGAL). DIFERE DO REQUERIMENTO PELO FATO DE NESTE INSTRUMENTO A
REIVINDICAÇÃO TER AMPARO LEGAL;

PORTARIA -> ATO PELO QUAL AUTORIDADES COMPETENTES DETERMINAM PROVIDÊNCIAS

DE CARÁTER ADMINISTRATIVO, DEFININDO SITUAÇÕES FUNCIONAIS, APLICANDO
PENALIDADES DISCIPLINARES, ENTRE OUTRAS;

REGIMENTO -> CONJUNTO DE NORMAS QUE ESTABELECE O MODO DE FUNCIONAMENTO DE

UM ÓRGÃO;

REGULAMENTO -> CONJUNTO DE PRINCÍPIOS E DE NORMAS ESTABELECIDAS PARA A

PERVEIÇÃO EXECUÇÃO DE UMA LEI;

RELATÓRIO -> DOC. ONDE SE RELATA A UMA AUTORIDADE SUPERIOR O DESENVOLVIMENTO

DOS TRABALHOS REFERENTES A DETERMINADOS SERVIÇOS PRESTADOS OU A UM
PERÍODO ESPECÍFICO;

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RESOLUÇÃO -> ATO PROVENIENTE DE ÓRGÃO COLEGIADO, REGISTRANDO UMA DECISÃO OU
UMA ORDEM NO ÂMBITO DE SUA ÁREA DE ATUAÇÃO;

TERMO -> DECLARAÇÃO ESCRITA EM PROCESSO OU EM LIVRO ESPECIAL, REGISTRANDO UM

ATO, UM ACORDO, UMA VONTADE;

TESTAMENTO -> DECLARAÇÃO SOLENE DA VONTADE DE PESSOA INTERESSADA SOBRE OS

PREOCEDIMENTOS A SEREM ADOTADOS COM O SEU PATRIMÔNIO, APÓS A SUA MORTE.

ATIVIDADES DOS ARQUIVOS CORRENTES

• PROTOCOLO
• EXPEDIÇÃO
• ARQUIVAMENTO
• EMPRÉSTIMO
• CONSULTA
• DESTINAÇÃO

PROTOCOLO

Protocolo
=> Atividades de Controle:

• recebimento (ENTRADA)
• classificação (VER O ASSUNTO)
• registro (CONTROLE SUCINTO)
• autuação (ABERTURA DE PROCESSOS)
• distribuição (O PRIMEIRO DESTINO)
• movimentação (TRÂMITE, FLUXO)
• expedição (SAÍDA)

PROTOCOLO (2 COMPARTIMENTOS):

• RECEBIMENTO E CLASSIFICAÇÃO

• REGISTRO E MOVIMENTAÇÃO

RECEBIMENTO E CLASSIFICAÇÃO
- RECEBE O DOCUMENTO;
- SEPARA OS DOCS. (OFICIAL DO PARTICULAR; OSTENSIVO DO SIGILOSO);
- ENCAMINHA OS DOCS. DE NATUREZA SIGILOSA E PARTICULAR AOS DESTINATÁRIOS
ESPECÍFICOS;

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- INTERPRETA E CLASSIFICA OS DOCS. OSTENSIVOS;
- ENCAMINHA OS DOCS. AO SETOR DE REGISTRO E MOVIMENTAÇÃO.

REGISTRO E MOVIMENTAÇÃO
ATUA NA DISTRIBUIÇÃO E REDISTRIBUIÇÃO DO DOCUMENTO

EXPEDIÇÃO

- VERIFICAR SE NÃO FALTAM FOLHAS OU ANEXOS;

- NUMERÁ-LAS E DATÁ-LAS NO ORIGINAL E NAS CÓPIAS;

SEPARAR O ORIGINAL DAS CÓPIAS;

PREPARAR OS ENVELOPES;

EXPEDIR O ORIGINAL E ENCAMINHAR A CÓPIA AO SETOR DE ARQUIVAMENTO.

ARQUIVAMENTO

ARQUIVAMENTO (ROTINAS)

• INSPEÇÃO

• ANÁLISE

(ESTUDO, CLASSIFICAÇÃO E CODIFICAÇAÕ)

• ORDENAÇÃO

• ARQUIVAMENTO

• EMPRÉSTIMO E CONSULTA

INSPEÇÃO

• EXAMINAR O DOC., VERIFICANDO O ÚLTIMO DESPACHO.

(ARQUIVE-SE/ PARA ARQUIVO)

ANÁLISE

• LER COM ATENÇÃO O DOCUMENTO;

• CLASSIFICAR E CODIFICAR O DOC.

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 • AS REFERÊNCIAS CRUZADAS NECESSÁRIAS;

• A EXISTÊNCIA DE ANTECEDENTES.

ORDENAÇÃO

AGILIZA O ARQUIVAMENTO E RACIONALIZA AS TAREFAS.

É A FORMA DE “DISPOSIÇÃO DOS DOCS., OBEDECENDO A CLASSIFICAÇÃO E A CODIFICAÇÃO
ADOTADAS.

ARQUIVAMENTO
É A GUARDA DO DOC. NO LOCAL DESIGNADO.

EMPRÉSTIMO E CONSULTA

EMPRÉSTIMO DOS DOCUMENTOS:

• QUANDO UM DOCUMENTO FOR RETIRADO DA ESTANTE, DEVE SER COLOCADA NO

LOCAL UMA GUIA DE SUBTITUIÇÃO , TAMBÉM CONHECIDA COMO FICHA
LOCALIZADORA OU “GUIA-FORA”

GUIA-FOR A

SUBSTITUI A PASTA RETIRADA TEMPORARIAMENTE DO ARQUIVO

PARA QUE SERVE A GUIA-FORA?

• INDICAR QUE O DOCUMENTO SAIU DO ARQUIVO E QUE NÃO FOI EXTRAVIADO OU

ARQUIVADO ERRADO;

• PERMITIR A LOCALIZAÇÃO DO DOCUMENTO QUANDO DELE SE NECESSITE;

• SERVIR COMO SINAL NA ESTANTE E FACILITAR O REARQUIVAMENTO POR OCASIÃO

DA DEVOLUÇÃO DO DOCUMENTO.

DESTINAÇÃO

. TRANSFERÊNCIA (C -> I)
. RECOLHIMENTO (I -> P)
. ELIMINAÇÃO

DESTINAÇÃO FINAL

. RECOLHIMENTO
. ELIMINAÇÃO

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 PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
PORTARIA NORMATIVA NÚMERO 5, DE 19/12/2002
(MPOG)
“DISPÕE SOBRE OS PROCEDIMENTOS GERAIS PARA UTILIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE
PROTOCOLO, NO ÂMBITO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL, PARA OS ÓRGÃOS E
ENTIDADES INTEGRANTES DO SISTEMA DE SERVIÇOS GERAIS - SISG”.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

SISTEMA DE ARQUIVAMENTO

• SIMPLES
• FLEXÍVEL
• PERMITIR EXPANSÕES

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO:
2 grandes . Básicos
classes . Padronizados

BÁSICOS E PADRONIZADOS:

2 grandes .Direto (busca direta)

Sistemas .Indireto(índice Auxiliar remissivo)

MÉTODOS BÁSICOS (MAIS COMUNS):

• ALFABÉTICO (NOME) -> REGRAS DE ALFABETAÇÃO

• GEOGRÁFICO (LOCAL OU PROCEDÊNCIA)
• NUMÉRICO (NÚMERO)
• IDEOGRÁFICO (ASSUNTO)

MÉTODO ALFABÉTICO

Vantagens:
- agilidade na recuperação da informação;
- custo baixo;
- sistema direto e de fácil implantação.
Desvantagem:
- Erros mais constantes de arquivamento.

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REGRAS DE ORDENAÇÃO

REGRAS DE ALFABETAÇÃO

1) NOMES DE PESSOAS FÍSICAS

(último sobrenome e depois o prenome)
Antônio Carlos Jobim
Arquiva-se:
JOBIM, Antonio Carlos

2) SUBSTANTIVO + ADJETIVO OU LIGADOS POR HÍFEN

(não se separam)
Marcelo Castelo Branco
Ruth Villa-Lobos
Arquivam-se:
CASTELO BRANCO, Marcelo
VILLA-LOBOS, Ruth

3) SANTA, SANTO OU SÃO

(Não se separam)
Maria Santa Rita
Antônio São Paulo
Arquivam-se:
SANTA RITA, Maria
SÃO PAULO, Antônio

4) INICIAIS ABREVIATIVAS DE PRENOMES

(Vem antes na classificação de sobrenomes iguais)
S. Valentini
Sandra Valentini
Solange Valentini
Arquivam-se:
VALENTINI, S

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VALENTINI, Sandra
VALENTINI, Solange

5) ARTIGOS E PREPOSIÇÕES
(Não são considerados parte integrante do último sobrenome)
Vinícius de Moraes
Arquiva-se:
MORAES, Vinícius de

6) GRAU DE PARENTESCO
(São considerados parte integrante do último sobrenome, mas não considerados na
ordenação alfabética)
Antônio Souza Neto
César Souza Filho
Arquivam-se:
SOUZA NETO, Antônio
SOUZA FILHO, César

7) TÍTULOS
(Não são considerados na alfabetação)
Professor Lucas Soares da Silva
Arquiva-se:
SILVA, Lucas Soares da (Professor)

8) Nomes estrangeiros
(São considerados pelo último sobrenome, exceto nos casos de nomes espanhóis e orientais)
Sophia Loren
Arquiva-se:
LOREN, Sophia

9) PARTÍCULAS DE NOMES ESTRANGEIROS

(Podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las parte integrante do
sobrenome, quando começadas com letra maiúscula)
Pepino di Capri
Mafalda Di Capri
Arquivam-se:
CAPRI, Pepino di
DI CAPRI, Mafalda

22 http://www.euvoupassar.com.br Eu Vou Passar – e você?

10) NOMES ESPANHÓIS
(São registrados pelo penúltimo sobrenome)
Oviedo Lopez Diaz
Arquiva-se:
LOPEZ DIAZ, Oviedo

11) NOMES ORIENTAIS

(São ordenados como se apresentam, na ordem direta) – FICA IGUAL
Ali Mohamed
Deng Yutang
Omar Saad
Arquivam-se:
ALI MOHAMED
DENG YUTANG
OMAR SAAD

12) NOMES DE FIRMAS, EMPRESAS, INSTITUIÇÕES E ÓRGÃOS GOVERNAMENTAIS

(Devem ser registrados como se apresentam. No entanto, os artigos e as preposições não são
considerados na alfabetação)
Bonfá Correia LTDA.
Fundação Roberto Marinho
O Globo
The New York Times
Arquivam-se:
BONFÁ CORREIA LTDA.
FUNDAÇÃO ROBERTO MARINHO
GLOBO (O)
NEW YORK TIMES (THE)

13) TÍTULOS DE CONGRESSOS, CONFERÊNCIAS, REUNIÕES, ASSEMBLEIAS E ASSEMELHADOS

(Os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre
parênteses)
IX Congresso Brasileiro de Arquivologia
Sétimo Encontro Nacional de Jornalistas
Arquivam-se:
CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA (IX)
ENCONTRO NACIONAL DE JORNALISTAS (Sétimo)

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 MÉTODO GEOGRÁFICO

Vantagens:
- sistema direto;
- ordenação alfabética;
- fácil de usar.
Desvantagem:
- uso de 2 classificações (local e nome do
• correspondente).

MÉTODO NUMÉRICO

Vantagem:
- erros reduzidos de arquivamento.
Desvantagem:
- sistema indireto
• (exigindo pesquisa aos índices).

MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES:

. pasta é arquivada em ordem numérica
. nº pasta + um nº seqüencial (ordem entrada)
. usado com freqüência em arquivos especiais e especializados
. pode-se aproveitar o nº de uma pasta que venha a vagar

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO

. + usado em sistemas de protocolo
. ordem cronológica
. ordem numérica (data + número)

NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL
. DIVIDIDOS EM 3 GRUPOS
. FORMA PARES
. LIDOS DA DIREITA PARA A ESQUERDA

• Ex.: dossiê nº 983.021

• Separando: 98-30-21
• 21 -> grupo primário ou incial -> nº gaveta (seção)
• 30 -> grupo secundário -> nº guia divisória (divisão)
• 98 -> grupo terciário -> nº do documento

24 http://www.euvoupassar.com.br Eu Vou Passar – e você?

 PADRONIZADOS:

• VARIADEX
• AUTOMÁTICO
• SOUNDEX
• MNEMÔNICO
• RÔNEO

MÉTODO GEOGRÁFICO

Vantagens:
- sistema direto;
- ordenação alfabética;
- fácil de usar.
Desvantagem:
- uso de 2 classificações (local e nome do
• correspondente).

EXISTEM 3 FORMAS DE ORDENAÇÃO:

. ESTADO
. CIDADE
. PAÍS

PELO ESTADO

(ESTADO – CIDADE – CORRESPONDENTE)

PRIORIZA-SE A ORDEM ALFABÉTICA DOS ESTADOS.
AO ORDENAR POR ESTADO, A CAPITAL DESSE ESTADO DEVE VIR PRIMEIRO.

BAHIA – ILHÉUS – SANGALO, IVETE

MINAS GERAIS – BELO HORIZONTE – VALENTINI, IVO
MINAS GERAIS – ARAXÁ- ARAÚJO, RUTH
MINAS GERAIS – VARGINHA – COSTA, MÔNICA
MINAS GERAIS – VARGINHA – RIBEIRO, JOÃO DE SÁ
RIO DE JANEIRO – RIO DE JANEIRO – SOUZA, ARY

PELA CIDADE
(CIDADE –ESTADO – CORRESPONDENTE)
AO ORDENAR PELA CIDADE, OBSERVA-SE A ORDEM ALFABÉTICA DAS CIDADES (INCLUSIVE
AS CAPITAIS).

25 http://www.euvoupassar.com.br Eu Vou Passar – e você?

AREAL –RONDÔNIA – LOPES, ANDRESSA
CARAPEBUS – RIO DE JANEIRO – SILVA, LUCINDA DA
SÃO PAULO – SÃO PAULO – SOARES, RUI

PELO PAÍS
(PAÍS – CIDADE – CORRESPONDENTE)
PRIORIZA-SE A ORDEM ALFABÉTICA DOS PAÍSES (= ESTADO)
FRANÇA – PARIS – BERGERE, CLAUDE
FRANÇA – LYON – FONTAINE, ALLAN
PORTUGAL – COIMBRA – PINTO, ANTÔNIO

MÉTODO NUMÉRICO

Vantagem:
- erros reduzidos de arquivamento.
Desvantagem:
- sistema indireto
• (exigindo pesquisa aos índices).

MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES:

. pasta é arquivada em ordem numérica
. nº pasta + um nº seqüencial (ordem entrada)
. usado com freqüência em arquivos especiais e especializados
. pode-se aproveitar o nº de uma pasta que venha a vagar

MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO

. + usado em sistemas de protocolo
. ordem cronológica
. ordem numérica (data + número)

NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL
. DIVIDIDOS EM 3 GRUPOS
. FORMA PARES
. LIDOS DA DIREITA PARA A ESQUERDA

• Ex.: dossiê nº 983.021

• Separando: 98-30-21
• 21 -> grupo primário ou incial -> nº gaveta (seção)
• 30 -> grupo secundário -> nº guia divisória (divisão)
• 98 -> grupo terciário -> nº do documento

26 http://www.euvoupassar.com.br Eu Vou Passar – e você?

IDEOGRÁFICO (ALFABÉTICO)

DICIONÁRIO -> OS ASSUNTOS SÃO DISPOSTOS EM RÍGIDA ORDEM ALFABÉTICA.

ARQUIVO CORRENTE
ARQUIVOINTERMEDIÁRIO
DOCUMENTO USADO COMO FONTE DE PESQUISA
SINALÉTICAS

ENCICLOPÉDICO -> EXISTE UMA RELAÇÃO MÚTUA ENTRE OS ASSUNTOS.

(HIERARQUIZAÇÃO)

ARQUIVO CORRENTE
DOC. POSSUI VALOR PRIMÁRIO
SETORIAL
ARQUIVOINTERMEDIÁRIO
DOC. POSSUI VALOR PRIMÁRIO
PRÉ-ARQUIVO
ARQUIVO PERMANENTE
DOC. POSSUI VALOR SECUNDÁRIO

IDEOGRÁFICO (NUMÉRICO)

DUPLEX -> ABERTURA ILIMITADA DE CLASSES.

(OS NÚMEROS SÃO SEPARADOS POR UM TRAÇO).

ÇONSTRUÇÃO:
1
1-1
1-2
2
2-1
2-1-1
2-2

27 http://www.euvoupassar.com.br Eu Vou Passar – e você?

DECIMAL -> BASEIA-SE NO SISTEMA DECIMAL DE MELVIL DEWEY, QUE DIVIDE O SABER
HUMANOEM 9 CLASSES PRINCIPAIS EUMADÉCIMA GERAL.
(OS NÚMEROS SÃO SEPARADOS POR UM PONTO). APARTE INTEIRA É COMPOSTA POR 3
ALGARISMOS.
A PARTE DECIMAL PODE OU NÃO EXISTIR.

CONSTRUÇÃO:
100 DEPARTAMENTO PESSOAL
110 ADMISSÃO
111 EXAME MÉDICO
112 DOCUMENTOS
112.1 DOCUMENTOS RECEBIDOS
112.2 DOCUMENTOS PENDENTES

UNITERMO OU INDEXAÇÃO COORDENADA

. A BASE DESTE MÉTODO É A ANALOGIA;
. UTILIZADO EM ARQUIVOS ESPECIAIS E ESPECIALIZADOS.

CARACTERÍSTICAS:
. FICHAS EM ORDEM ALFABÉTICA;
. 10 COLUNAS EM CADAFICHA;
. ATRIBUIR ASSUNTOS DE UM ÚNICO TERMO.

PADRONIZADOS:

• VARIADEX
• AUTOMÁTICO
• SOUNDEX
• MNEMÔNICO
• RÔNEO

VARIADEX

• MÉTODO ALFABÉTICO
• ACRESCENTA-SE CORES ÀS LETRAS
• SÃO 5 CORES ( ELAS SÃO ATRIBUÍDAS EM FUNÇÃO DA 2ª LETRA DO NOME DE
ENTRADA NO ARQUIVO)
• AS CORES PODEM SER MODIFICADAS

LEI 8.159/1991
“DISPÕE SOBRE A POLÍTICA NACIONAL DE ARQUIVOS PÚBLICOS E PRIVADOS E DÁ OUTRAS
PROVIDÊNCIAS”.

28 http://www.euvoupassar.com.br Eu Vou Passar – e você?

ARTIGOS MAIS IMPORTANTES:

ART. SEGUNDO -> DEFINE ARQUIVOS;

ART. TERCEIRO -> DEFINE GESTÃO;
ART. 10 -> SÃO INALIENÁVEIS E IMPRESCRITÍVEIS OS DOCS. DE VALOR PERMANENTE;
ART. 12 -> REVELA QUANDO OS ARQUIVOS PRIVADOS PODEM SER CONSIDERADOS PELO
PODER PÚBLICO COMO DE INTERESSE “PÚBLICO E SOCIAL”;
ART. 18 -> COMPETÊNCIA DO ARQUIVO NACIONAL.
ART. 25 -> DOC. DESFIGURADO OU DESTRUÍDO (VP)
ART. 26-> FALA SOBRE O CONARQ.

GESTÃO DE DOCUMENTOS
“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”
( Lei 8.159/1991, art. 3º )

OBJETIVO
GARANTIR, DE MANEIRA EFICAZ, A PRODUÇÃO,ADMINISTRAÇÃO, MANUTENÇÃO E
DESTINAÇÃO DE DOCS. (DE FORMA RACIONAL, ECONÔMICA).

PRINCÍPIO BÁSICO:

A INFORMAÇÃO DEVE ESTAR DISPONÍVEL NOLUGAR CERTO, NA HORA CERTA, PARA AS

PESSOAS CERTAS, E COM O MENOR CUSTOPOSSÍVEL
(ECONOMIA DE TEMPO, ESPAÇO E USO RACIONAL DE RECURSOS HUMANOS E MATERIAIS).

FASES DA GESTÃO DOCUMENTOS

. PRODUÇÃO
. UTILIZAÇÃO
. DESTINAÇÃO

Gestão (níveis de aplicação):

• nível mínimo
• nível mínimo ampliado
• nível intermediário
• nível máximo
(UNESCO)

29 http://www.euvoupassar.com.br Eu Vou Passar – e você?

 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Conceitos -> A avaliação de um documento é feita através da análise e seleção do mesmo, com
vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação (cria-se uma TABELA DE
TEMPORALIDADE), contribuindo, assim, para a racionalização dos arquivos.
A destinação é um conjunto de operações subsequentes à fase de avaliação, visando
encaminhá-los à guarda temporária ou permanente, à eliminação ou à microfilmagem.

Objetivos:

. reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos;

. aumentar o índice de recuperação da informação;
. garantir condições de conservação da documentação de valor permanente;
. conquistar espaço físico;
. aproveitar melhor os recursos humanos e materiais.

QUANDO DEVE SER FEITA A AVALIAÇÃO?

NOS ARQUIVOS CORRENTES.

QUEM DEVE AVALIAR UM DOCUMENTO?

A COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO DOCUMENTAL, COMPOSTA POR
PROFISSIONAIS DAS MAIS DIVERSAS ÁREAS.

TABELA DE TEMPORALIDADE

• Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os

prazos em que os docs. devem ser mantidos nos arqs. correntes e intermediários, ou
recolhidos aos arqs. permanentes, estabelecendo critérios p/ microfilmagem e
eliminação (terminologia).
• Registro esquemático do ciclo de vida documental do órgão.

Principais elementos :

. tipo e/ou assunto dos documentos;

. período;
. quantificação;
. prazos de retenção (AC e AI);
. destinação (T, R, M ou E);
. observações.

30 http://www.euvoupassar.com.br Eu Vou Passar – e você?

Lista de eliminação
->
> contém a relação de documentos a serem eliminados em uma única operação. Ela precisa
ser aprovada por autoridade competente.

LISTA DE ELIMINAÇÃO

FORMAS DE ELIMINAÇÃO:

. FRAGMENTAÇÃO;
. MACERAÇÃO;
. ALIENAÇÃO POR VENDA
OU DOAÇÃO;
. INCINERAÇÃO.

31 http://www.euvoupassar.com.br Eu Vou Passar – e você?

Atividades (arq. Permanente):

. Arranjo
. Descrição e publicação
. Conservação
. Referência

Tarefas de arranjo:

• INTELECTUAIS -> análise doc.

(forma, conteúdo e origem funcional)
SUBSTÂNCIA
• FÍSICAS -> arrumação dos papéis nos locais adequados, seu empacotamento….
TRABALHO BRAÇAL

FUNDO

• CONJUNTO DE DOCUMENTOS DE UMA MESMA PROVENIÊNCIA.

32 http://www.euvoupassar.com.br Eu Vou Passar – e você?

 PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS

a) Princípio da Proveniência dos Arquivos (ou Respeito aos Fundos) – o

arquivo produzido por uma entidade não deve ser misturado aos de outras
entidades geradoras.

b) Princípio da organicidade – as relações administrativas espelham-se nos

conjuntos documentais.
c) Princípio da unicidade – os documentos de arquivo preservam seu caráter
único, em função de seu contexto de produção.

d) Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística – os fundos

devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não
autorizada ou acréscimo indevido.
e) Princípio da cumulatividade – o arquivo é uma formação progressiva,
natural e orgânica.

f) Princípio do respeito à ordem original – o arquivo deve conservar o

arranjo dado pela entidade produtora.
(Fonte: BELLOTTO, Arquivos permanentes: tratamento documental)

33 http://www.euvoupassar.com.br Eu Vou Passar – e você?

• Príncípio da pertinência (ou temático) – os documentos deveriam ser
reclassificados por assunto,, sem levar em consideração a proveniência e a
classificação original.

• Princípio da reversibilidade – todo procedimento ou tratamento empreendido

em arquivos pode ser revertido, se necessário.
• Princípio da proveniência territorial (ou Princípio da territorialidade) – os
arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território
territóri no qual
foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas
representações diplomáticas ou resultantes de operações militares.

• Princípio da proveniência funcional – com a transferência de funções de

uma autoridade para outra como resultado de mudança política ou
administrativa,documentos relevantes ou cópias são também transferidos para
assegurar a continuidade administrativa.
administrativa Também chamado pertinência
funcional.
(Fonte: ARQUIVO NACIONAL, Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística, 2005)

Descrição

electual de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de

DEFINIÇÃO -> Processo intelectual
unidades de arquivamento, adequando
adequando-osos ao instrumento de pesquisa que se tem em vista
produzir (terminologia).
OBJETIVO FINAL -> acesso.

INSTRUMENTOS DE PESQUISA

34 http://www.euvoupassar.com.br Eu Vou Passar – e você?

GUIA

. ORIENTA OS USUÁRIOS
. + ABRANGENTE DOS INSTRUMENTOS PESQUISA
. VISÃO GERAL DE CONJUNTO DOS SERVIÇOS ARQUIVÍSTICOS

INVENTÁRIO

• SUMÁRIO -> DEVE SER O 1º INSTRUMENTO (PRELIMINAR) A SER CRIADO PARA OS

FUNDOS DOS ARQUIVOS PÚBLICOS E PRIVADOS.
• ANALÍTICO -> PROPICIA AO USUÁRIO UM CONHECIMENTO INDIVIDUALIZADO DAS
UNIDADES DE ARQUIVAMENTO, ATRAVÉS DA DESCRIÇÃO MINUCIOSA DE SEU
CONTEÚDO.

CATÁLOGO

• CRÍTÉRIO TEMÁTICO, CRONOLÓGICO, ONOMÁSTICO OU GEOGRÁFICO

(RELAÇÃO METÓDICA)
• DESCRIÇÃO UNITÁRIA DOS DOCUMENTOS
• FORMA RESUMIDA OU ANALÍTICA

REPERTÓRIO OU CATÁLOGO SELETIVO

• + DETALHADO
• DOCS. PREVIAMENTE SELECIONADOS
• HÁ UM JUÍZO DE VALOR
• OBEDECE A UM CRITÉRIO ESPECÍFICO
• A INTENÇÃO É A DE RESSALTAR DOCS. IINDIVIDUAIS RELEVANTES

ÍNDICE

• LISTA SISTEMÁTICA E MINUCIOSA

• LISTA ALFABÉTICA (E EVENTUALMENTE CRONOLÓGICA) DE NOMES DE PESSOAS,
LUGARES OU ASSUNTOS CONTIDOS EM UMA OU MAIS UNIDADES ARQUIVÍSTICAS.
(BELOTTO)

TABELA DE EQUIVALÊNCIA OU CONCORDÂNCIA

• ESTABELECE UMA CORRESPONDÊNCIA ENTRE DIFERENTES NOTAÇÕES (ANTIGAS E
NOVAS) (MUDANÇAS NO SISTEMA DE ARRANJO)

35 http://www.euvoupassar.com.br Eu Vou Passar – e você?

OPERAÇÕES DE CONSERVAÇÃO

• DESINFESTAÇÃO / DESINFECÇÃO
• LIMPEZA
• ALISAMENTO
• RESTAURAÇÃO

MÉTODOS DE RESTAURAÇÃO

• BANHO DE GELATINA
• TECIDO
• SILKING
• LAMINAÇÃO
• LAMINAÇÃO MANUAL
• ENCAPSULAÇÃO

MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS

Processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos

ou eletrônicos (Decreto 1.799/96 - regulamenta a lei da microfilmagem).

OBJETIVOS:

. REDUZIR O VOLUME DOCUMENTAL;

. GARANTIR A SUA DURABILIDADE.

VANTAGENS:

. VALIDADE LEGAL;
. ECONOMIA DE ESPAÇO;
. DURABILIDADE DO ACERVO;
. REDUÇÃO DO VOLUME DE PAPÉIS;
. PRESERVAÇÃO DOS DOCS. ORIGINAIS;
. COMPLEMENTAÇÃO DE ACERVOS.

DESVANTAGENS:

. ALTO CUSTO;
. É DIFÍCIL A COMPARAÇÃO ENTRE IMAGENS, EM UM MESMO MICROFILME.

36 http://www.euvoupassar.com.br Eu Vou Passar – e você?

 ETAPAS:

. PREPARO
. MICROFILMAGEM;
. PROCESSAMENTO;
. DUPLICAÇÃO.

LEI 5.433/1968
(REGULA A MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS OFICIAIS)

. ART. SEGUNDO (OS DOCS. DE VALOR HISTÓRICO NÃO DEVERÃO SER ELIMINADOS,
PODENDO SER ARQUIVADO EM LOCAL DIVERSO DA REPARTIÇÃO DETENTORA DOS MESMOS.

DECRETO 1.799/1996
(REGULAMENTA A LEI 5.433/1968)
. ART. TERCEIRO -> DEFINE MICROFILME;
. ART. SÉTIMO E INCISOS -> O QUE ENTRA NA IMAGEM DE ABERTURA
. ART. OITAVO E INCISOS -> O QUEENTRA NA IMAGEM DE ENCERRAMENTO;
. ART. 13 -> OS DOCS. OFICIAIS OU PÚBLICOS, COM VALOR DE GUARDA PERMANENTE, NÃO
PODERÃO SER ELIMINADOS APÓSA MICROFILMAGEM, DEVENDO SER RECOLHIDOS AO
ARQUIVO PÚBLICO DE SUA ESFERA DE ATUAÇÃO OU PRESERVADOS PELO PRÓPRIO ÓRGÃO
DETENTOR.

AUTOMAÇÃO

FINALIDADE:
. OTIMIZAR E RACIONALIZAR
A GESTÃO DOCUMENTAL.

DIGITALIZAÇÃO
• REPRODUÇÃO POR VARREDURA ELETRÔNICA
• PROCESSO DE CONVERSÃO DE UM
DOC. POR MEIO DE DISPOSITIVO APROPRIADO, COMO UM ESCÂNER.
DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
• SÃO OS ELABORADOS POR UM COMPUTADOR.

DOCUMENTOS DIGITAIS(VANTAGENS)
. ECONOMIA DE ESPAÇO FÍSICO
. GANHO DE PRODUTIVIDADE
. FACILIDADE DE ACESSO AOS ESTOQUES

37 http://www.euvoupassar.com.br Eu Vou Passar – e você?

DOCUMENTOS DIGITAIS(DESVANTAGENS)
. FACILIDADE DE MANIPULAÇÃO
. INSTABILIDADE DO SUPORTE

METADADOS

OS METADADOS SÃO IMPRESCINDÍVEIS PARA ASSEGURAR:

• AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS
• COMPREENSÃO DIGITAIS
• USO
Os dados descrevem como a informação foi registrada (hardware, software) e identificam o
documento (autor, data, assunto, entre outros).

ARQUIVOLOGIA

QUESTÕES CESPE/UNB
• Professor; Renato Valentini
• (Formado em Arquivologia, Jornalismo e Especialista em Administração Escolar)

IBAMA – 2012 (Téc. Administrativo)

A respeito dos conceitos fundamentais de Arquivologia e da preservação, conservação e
restauração de documentos, julgue os itens a seguir.
1 - Considere que a manutenção de um documento tenha sido realizada no local em que ele foi
acumulado. Nessa situação, a ação realizada obedece ao princípio da territorialidade.
2 - O documento de arquivo em papel, independentemente de sua destinação final, deve ser
higienizado e restaurado.

3 - Os arquivos de uma organização pública podem ser constituídos de documentos

originários das atividades meio e fim e produzidos em variados suportes documentais,
inclusive o digital.

4 - De acordo com o princípio da indivisibilidade, os documentos agrupados pela origem

devem ser mantidos separados de outros de origens diversas.

Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem.

5 - Ao se arquivar o documento de arquivo, estabelece-se a disposição do documento dentro
da unidade de classificação definida.

6 - Resultado do processo de avaliação dos documentos de arquivo, a tabela de temporalidade

é um instrumento de gestão arquivística.

38 http://www.euvoupassar.com.br Eu Vou Passar – e você?

7 - No processo de expedição de documentos, uma rotina de protocolo, todos os documentos
devem ser contemplados, independentemente da espécie documental.

8 - Os documentos de arquivo produzidos e(ou) recebidos pela atividade meio dos órgãos
públicos federais, incluindo-se o IBAMA, devem ser classificados de acordo com o Código de
Classificação de Documentos de Arquivo, estabelecido pelo Conselho Nacional de Arquivos.

9 - Os documentos considerados sigilosos são classificados em ultrassecretos, secretos e

reservados.

ANAC – 2012 (Téc. Administrativo)

Acerca de conceitos e princípios arquivísticos, julgue os itens que se seguem.
10 - Os arquivos correntes armazenam documentos de valor secundário.

11 - A avaliação dos documentos de arquivo é feita com base no princípio da ordem original.

12 - Segundo o princípio de respeito aos fundos, primeiro princípio de classificação de

documentos, os documentos devem ser agrupados de acordo com sua proveniência.

13 - Apesar de seguir as orientações do Conselho Nacional de Arquivos, a ANAC não integra o

sistema de gestão de documentos de arquivo.

14 - Nas organizações, os arquivos compõem-se dos documentos acumulados no

desenvolvimento de suas atividades, independentemente de terem sido produzidos e(ou)
recebidos pela atividade fim ou pela atividade meio e do suporte material da informação.

Com relação à gestão de documentos, julgue os itens seguintes.

15 - Um código de classificação de documentos de arquivo é elaborado na fase de produção de
documentos de um programa de gestão de documentos.

16 - As rotinas de protocolo compreendem o recebimento do documento, o registro do

documento no sistema e a distribuição do documento ao(s) destinatário(s), não sendo
estendidas essas rotinas aos documentos de caráter particular.

17 – Após o encerramento da tramitação de um documento, ele deve ser, nesta ordem,

arquivado, ordenado e classificado.

18 - O Código de Classificação de Documentos da Atividade-Meio, elaborado pela Câmara

Técnica de Classificação do Conselho Nacional de Arquivos, deve ser utilizado pelos órgãos
das agências reguladoras federais responsáveis pelos arquivos.

39 http://www.euvoupassar.com.br Eu Vou Passar – e você?

19 - De acordo com a tabela de temporalidade, os documentos de arquivo podem ser
eliminados nas fases arquivísticas corrente, intermediária ou permanente.

20 - Ano é a unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade para estabelecer o

período de guarda dos documentos no arquivo intermediário.

A respeito de preservação e conservação de documentos de arquivo, julgue os itens

subsecutivos.

21 - As condições ambientais de armazenamento de documentos em suportes especiais, tais

como o fotográfico, são as mesmas dos documentos em suporte papel.

22 - Silking é o método de combate a insetos mais recomendado para a conservação e a

preservação de documentos.

23 - Uma medida de conservação e de preservação documental consiste na elaboração de

documentos identificados como de guarda permanente em papel de PH neutro.

ANCINE – 2012 (Téc. Administrativo)

Acerca dos princípios, dos conceitos e da legislação arquivística, julgue os itens a seguir.
24 - A ANCINE, por ser uma agência reguladora, não precisa seguir as orientações do Sistema
de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA).

25 - A exemplo das demais agências reguladoras, a ANCINE é responsável pela elaboração de

suas próprias tabelas de temporalidade de documentos da atividade meio.

26 - O princípio da ordem original não faz referência à ordem material; ele faz referência à
ordem intelectual de acumulação dos documentos.

Julgue o item que se segue, relativos à gestão de documentos.

27 - As peças de um processo devem ser numeradas e rubricadas.

TRE (RJ) – 2012 (Téc. Judiciário / Área Administrativa)

Acerca da legislação, dos princípios e conceitos arquivísticos, julgue os itens a seguir.
28 - Os arquivos de uma organização podem conter diversos gêneros documentais, como o
textual, o audiovisual e o cartográfico.

29 - Arquivos e bibliotecas, embora constituam diferentes órgãos de documentação,

precisamente por tratarem de documentos com características físicas e funções distintas,
conferem o mesmo tipo de tratamento aos gêneros documentais sob sua responsabilidade.

40 http://www.euvoupassar.com.br Eu Vou Passar – e você?

30 - O método descritivo, no caso dos arquivos, é aplicado ao conjunto de documentos.

31 - Consoante a legislação arquivística, estará sujeito a responsabilização penal, civil e

administrativa aquele que destruir documentos de valor permanente ou que sejam
considerados de interesse público e social.

32 - Os documentos de arquivo são produzidos e(ou) recebidos para o atendimento de

objetivos culturais e históricos.

Julgue os itens que se seguem, relativos à gestão de documentos.

33 - A classificação do documento de arquivo é feita a partir de um código ou plano de
classificação e efetivada mediante a anotação desse código no próprio documento.

34 - A tabela de temporalidade é instrumento que possibilita a eliminação segura e

responsável dos documentos de arquivo, visto que nela se especificam os prazos de guarda
desses documentos bem como sua destinação final.

35 - A incorporação é considerada uma das fases mais importantes de um programa de gestão

de documentos.

36 - O recebimento de documentos em um setor de protocolo compreende a separação da

correspondência oficial da particular e a separação da correspondência oficial de caráter
ostensivo da de caráter sigiloso.

37 - Sucedem ao recebimento do documento no protocolo as seguintes rotinas: difusão,

avaliação e descrição.

No que concerne à preservação e conservação de documentos de arquivo, julgue os próximos

itens.
38 - O amarelecimento do papel é sinal de que o documento está em processo de
deterioração.

39 - A acidez do papel, condição que pode danificá-lo, decorre da presença de elementos

metálicos no documento, como grampos, bailarinas e clipes.

CAPES – 2012(Analista em Ciência e Tecnologia Júnior I – Formação:Arquivologia)

Sabendo que o sistema de arranjo se baseia na organização original do arquivo, que, na sua
essência, corresponde à organização do órgão administrativo que o produziu, julgue os itens a
seguir, relativos aos conceitos e princípios arquivísticos e à classificação de documentos.
40 - O princípio de respeito aos fundos e à ordem original são a base para a classificação de
documentos.

41 http://www.euvoupassar.com.br Eu Vou Passar – e você?

41 - O princípio da territorialidade prevê que, na ordenação dos documentos, deve prevalecer
o assunto, em detrimento da proveniência.

42 - O princípio da pertinência territorial refere-se ao lugar de criação dos arquivos. De acordo

com esse princípio, deve-se respeitar a proveniência dos documentos.

43 - Pode-se, em ocasiões justificadas, desconsiderar a ordem primitiva dos documentos.

No que concerne à análise tipológica de documentos de arquivo, julgue os itens subsecutivos.

44 - O formato do documento é insuficiente para a determinação do tipo documental.

45 - O tipo documental, também denominado espécie documental, corresponde ao gênero do

documento.

46 - Memorando, ofício e processo são exemplos de tipos documentais.

Acerca das funções arquivísticas, julgue os itens que se seguem.

47 - Na avaliação, a amostragem é um procedimento estratégico para selecionar documentos
na fase permanente representativos de uma época ou situação.

48 - Cabe ao arquivo exercer um papel social junto à comunidade, de modo a promover o

acesso aos arquivos históricos ou permanentes. Esse papel é reforçado pela gestão
transparente da informação, desde a produção dos documentos.

CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA (CNJ) – 2013

(Analista Judiciário – Especialidade: Arquivologia)
Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue os itens a seguir.
49 - Os arquivos são organizados, mantidos e preservados originalmente devido a sua função
cultural.

50 - O respeito ao modo como os documentos foram acumulados e mantidos em sua origem

refere-se à aplicação do princípio da procedência externa.

51 - O princípio de territorialidade é a base para a elaboração e aplicação do princípio de

respeito aos fundos.

52 - Uma característica do documento de arquivo é o seu inter-relacionamento com outros

documentos e com a atividade da qual ele é resultado.

53 - A delimitação do fundo de arquivo, base conceitual da prática arquivística, é obtida a

partir da aplicação do princípio da ordem original.

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 Com relação às políticas públicas de arquivo e à legislação arquivística, julgue os itens que se
seguem.
54 - O acervo documental de uma instituição pública extinta deve ser recolhido à instituição
arquivística pública ou transferido à instituição sucessora.

55 - Os arquivos do Poder Judiciário estadual são considerados arquivos estaduais.

Julgue os itens seguintes, relativos à gestão de documentos.

56 - O arquivamento intermediário é um dos componentes da fase de destinação de um
programa de gestão de documentos.

57 - A gestão de documentos não se aplica a documentos eletrônicos.

58 - A gestão de documentos refere-se a uma área da administração geral relacionada com a

busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final de
documentos.

59 - O arquivista, ao elaborar o plano de classificação de documentos e informações de

arquivo, desenvolve um dos componentes da fase de produção do programa de gestão de
documentos.

Acerca de protocolo, julgue os itens subsecutivos.

60 - O controle da tramitação dos documentos pelos vários setores de uma organização é uma
atividade de protocolo.

61 - Nos órgãos do Poder Judiciário, apenas os processos judiciais devem ser objeto de
controle por parte dos serviços de protocolo.

62 - Os elementos utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são

metadados desses documentos.

63 - As atividades de protocolo são responsabilidade do arquivo geral, o qual recebe os

documentos transferidos e indicados para arquivamento.

64 - O protocolo deve registrar todos os documentos que entram na instituição,

independentemente de eles terem natureza arquivística.

A respeito de funções arquivísticas, julgue os itens subsequentes.

65 - A classificação é uma função que antecede a descrição e a avaliação.
66 - A preservação restringe-se à restauração dos documentos deteriorados pelas condições
inadequadas de armazenamento.

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67 - A função arquivística intitulada difusão é precedida pela descrição, visto que esta é uma
atividade fundamental para a disseminação das informações contidas nos documentos de
arquivo.

68 - Classificação e arranjo são sinônimos de uma mesma atividade: o agrupamento lógico

dos documentos de arquivo.

69 - O processo de avaliação é realizado com base no princípio da pertinência.

A respeito da análise tipológica dos documentos de arquivo, julgue os itens subsequentes.

70 - O gênero documental, o suporte documental e a data de acumulação são elementos
pertinentes à análise tipológica dos documentos de arquivo.

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