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2018

MANUAL DE PROCEDIMENTOS
MOHR SOLUÇOÕ ES EMPRESARIAIS

FLAVIA NEUHAUS
ATUALIZADO EM 01/08/2018
SUMÁRIO

1 Rotinas Contábeis..................................................................................................3
1.1 RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS:...............................................................3
1.1.1 Documentos Físicos:......................................................................................3
1.1.2 Documentos Digitais:......................................................................................3
1.2 ARQUIVOS DIGITAIS........................................................................................3
1.2.1 Arquivo Digital – Fazenda Estadual:..............................................................3
1.2.2 Arquivo Digital – Emissão Própria..................................................................4
1.3 CONFERÊNCIAS...............................................................................................4
1.4 INTEGRAÇÃO....................................................................................................4
1.4.1 Sistemas Integrados:......................................................................................4
1.4.2 Conferência de dados para integração contábil.............................................5
1.4.2.1 Integrando a Escrita Fiscal:............................................................................6
1.4.2.2 Integrando a Folha mensal:............................................................................6
1.5 Geração de informativos....................................................................................6
1.5.1 Gerando sped fiscal........................................................................................6
1.5.2 Gerando sped contábil....................................................................................7
1.6 Arquivos para guarda e envio aos clientes........................................................7
1.6.1 Arquivos mensais:...........................................................................................7
1.6.2 Arquivos anuais:.............................................................................................8
2 NO DOMINIO ESCRITA FISCAL:..........................................................................9
2.1 CONTABILIZAÇÃO DO SETOR FISCAL:........................................................10
2.1.1 CONFERENCIAS..........................................................................................11
3 CONTABILIZAÇÃO DO SETOR DE FOLHA DE PAGAMENTO:........................14
3.1 PARA EMPRESAS DE LUCRO REAL E PRESUMIDO:..................................14
4 ROTINA CONTÁBIL.............................................................................................18
4.1 ORGANIZAÇÃO...............................................................................................18
4.1.1 SEPARAR ARQUIVOS FÍSICOS E DIGITAIS:.............................................18
4.1.2 CONTABILIZAÇÃO.......................................................................................18
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1 ROTINAS CONTÁBEIS

As rotinas pertinentes ao setor contábil devem manter a


padronização definida pela organização ou seguindo as peculiaridades da empresa
a ser contabilizada.

1.1 RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS:

1.1.1 Documentos Físicos:

- Entregues ao setor de recepção:


 Verificar se os documentos entregues constituem o que possivelmente seriam
os necessários;
 Organizar em ordem cronológica;
 Padronizar a ordem e guarda;
 Descartar ou devolver papéis ou informativos que não serão utilizados;
 Alimentar planilhas informativas que componham a rotina do cliente;
 Importar extratos enviados por arquivo digital;
 Iniciar os lançamentos manuais. (Informar recebimento, a quem se destina e
prazos);
 Preenchimento do check list do cliente.

1.1.2 Documentos Digitais:

- Entregues ao setor contábil:


 Verificar se os documentos entregues constituem o que possivelmente seriam
os necessários, assim como se estão na extensão de importação correta;
 Importar para o sistema de contabilidade, verificando o saldo destas
informações com arquivos físicos (caso tenham sido enviados), assim como
conciliar os lançamentos com as devidas contas de destino. Exemplo: conta
banco e o registro de contas de pagamentos ou conta caixa;

1.2 ARQUIVOS DIGITAIS

1.2.1 Arquivo Digital – Fazenda Estadual:

Arquivos baixados do sistema estadual de emissão de notas fiscais – SEFAZ RS -


Os arquivos que devem ser baixados da Receita Estadual SEFAZ/RS, devem seguir
os critérios de importação do sistema contábil, ressaltando ainda que:
Devem estar devidamente configurados;
 A observância da legislação pertinente quanto a concordância de CFOP/CST
e tributação;
 Observar devoluções, bonificações, comodato, lançamento em decorrência
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de cupom fiscal, entre outras peculiaridades.

1.2.2 Arquivo Digital – Emissão Própria

Arquivos baixados de sistemas bancários e de arquivos de transmissão – extensão


própria .ofx ou .txt. Arquivos enviados ao escritório pelo cliente com base em
informações coletadas em sistemas da empresa, fazenda estadual ou federal,
sistema bancário.
As informações recebidas devem seguir os critérios de importação do sistema
contábil, ressaltando ainda que:
 Devem estar devidamente configurados – cada sistema de importação deve
ser revisado se está configurado com as devidas informações de contas de
destino, a forma como devem ser baixadas – cada parte do sistema segue um
critério e solicita um tipo de informação;
 A observância da legislação pertinente quanto a concordância de CFOP/CST
e tributação;
 Arquivos do sistema bancário seguem informações próprias, exemplo:.ofx,
este quando baixado deve ser revisado para que todos contenham conta de
débito e conta de crédito, histórico e valor;
 Observar a guarda do arquivo digital em pasta própria (pois pode haver
necessidade de consulta ou repetição da importação).

1.3 CONFERÊNCIAS

Os lançamentos ou importações devem ter seus dados conferidos para que se tenha
certeza de que tudo foi lançado ou importado corretamente, para tal devem-se
considerar os seguintes itens como conferidos:
 Saldos;
 Informações de entrada e saída de mercadorias;
 Devoluções e bonificações;
 Impostos;
 Resumo da folha;
 Provisão mensal de 13º salário e férias;
 Estorno de provisões;
 Depreciações, amortizações e exaustões;
 Balancete de verificação.

1.4 INTEGRAÇÃO

1.4.1 Sistemas Integrados:

Todos os sistemas se integram e convergem para a contabilidade, é imprescindível


uma regularidade de procedimentos, observância de prazos, utilização consciente
do programa de informações, para que todos os usuários estejam com pleno acesso
a todas as rotinas.
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1.4.2 Conferência de dados para integração contábil

Após a importação mensamente dos arquivos com informações dos clientes terem
sido importados alguns procedimentos devem ser observados:
 Emitir para conferencia relatórios de acompanhamento de entradas e saídas
(empresas comerciais) serviços (empresas prestadoras de serviços);
 Arquivo de Redução Z deve estar incluso no acompanhamento de saídas,
assim como DANFE’s ou Notas Fiscais emitidas pelos clientes;
 Seguindo a padronização definida na importação e na integração, conferir se
estão observados estes critérios, assim se não estiver proceder a correção e
importar novamente para que o sistema possa se adequar a estas
modificações;
 OBSERVAR COM MUITO CUIDADO se a concordância de CFOP/CST/Base
de Cálculo está correta, caso haja duvida, revisar na nota fiscal, havendo
erros, corrigir conforme a base de informação da legislação.
 As empresas optantes pelo simples nacional devem ser integradas para o
sistema contábil, mantendo informação de entrada e saídas de mercadorias e
imposto apurado;
 Empresas optantes de Lucro Presumido ou Real, devem integrar impostos de
PIS/Cofins, ISS se for serviços, ICMS se for comércio;
 Para que os dados de cálculo do PIS/Cofins sejam apurados e gerados
corretamente alguns critérios devem ser observados:
- Revisar os dados de PIS/Cofins no cadastro dos produtos,
produtos sem estas informações devem consultar a
tributação pelo NCM do produto;
- Alterar produto para cálculo de PIS/Cofins, no movimento
das notas, caso produto estiver sem detalhamento de CST
de entrada ou saída, haverá erro, que após corrigido, deverá
ser novamente alterado;
- Apurar a movimentação mensal;
- Observar o cálculo de ICMS/PIS/Cofins/ISS, conforme a
atividade e tributação de cada empresa;
- Lembrar que as empresas apuradas pelo Lucro Real ou
Presumidas, com definição de PERFIL A, devem
obrigatoriamente ter o registro de movimento na aba
“estoques” do registro de entradas/saídas/ Redução Z;
- Marcar na apuração que realiza cálculo de estique diário
para empresas com informação de inventário ou LMC;

 Os informativos mensais gerados pelo sistema são: GIA mensal, SPED


ICMS/IPI fiscal, SPED contribuições PIS/Cofins;
 Emitir relatório da GIA, imprimir e gerar arquivo.PDF;
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 Com o informativo conferir as bases e seus devidos CFOP’s;


 Emitir o informativo de bases de PIS/Cofins, confrontando a Base de Cálculo
de entrada, onde deduz-se o apurado de IPI, substituição tributária e
CFOP’s(ex:2949/1949/1923/1908/1910/2102/1202 entre outros) que não
sejam tributados, conferidos estes dados, apura-se a base correta de cálculo
de PIS/cofins, cálculo de saída deduz-se as devoluções de compras e
substituição tributária para apurar a base de cálculo;
 Após confirmação dos itens acima, apura-se separadamente os valores de
ICMS débito e crédito, PIS débito e crédito, Cofins débito e crédito, para
atividades que se utilizem
 dos créditos diminui-se o valor de débitos (devido) dos créditos (a
compensar), deste resultará o valor a recolher ou a compensar;

1.4.2.1 Integrando a Escrita Fiscal:

Na aba integração contábil do programa ESCRITA FISCAL, selecione o mês e gere


a integração, a caso a mesma não esteja configurada para geração automática.

1.4.2.2 Integrando a Folha mensal:

Na aba integração contábil do programa FOLHA, selecione o mês e gere a


integração contábil.

1.5 GERAÇÃO DE INFORMATIVOS

1.5.1 Gerando sped fiscal

Após as devidas conferências, o arquivo de transmissão do SPED FISCAL, pode ser


gerado na aba Informativos mensais da Escrita Fiscal.
Vale lembrar que dados inconsistentes não permitem a importação para transmissão
do informativo, os mais comuns são:
 Concordância do CFOP/CST/base de cálculo;
 Informação de entradas ou saídas sem informativo de itens;
 Códigos de recolhimentos mensais;
 Movimentação de estoque com saldos negativos;
 Informação de PIS/Cofins, discordante do CFOP;
 Produtos sem natureza da operação;
 Base de cálculo reduzida sem a devida redução de cálculo;
 Definição de arquivo original sendo substituto;
 Responsável pelo envio da escrituração sem dados;
 Clientes sem dados de endereço/CPF/CNPJ, ou com espaços em branco
após os dados digitados;
 Informação de Inscrição Estadual com “ISENTA”, o espaço deve ficar sem
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informações se o cliente não possuir e constar com CPF;


 A Inscrição estadual de Clientes com CNPJ deve obrigatoriamente constar
com 12 dígitos;
 Registro de clientes ou fornecedores, assim como itens que não constem da
Registro C100 entrada ou Registro C100 ou C400 de saída devem ser
excluídos;
 Validar o arquivo e estando consistente com os relatórios emitidos pelo
sistema contábil e conferencia manual, devem gerados para
transmissão>assinados> transmitidos.
 Imprimir e gerar arquivo .PDF para este envio. Gravar na pasta definida.

1.5.2 Gerando sped contábil

Após as devidas conferências, o arquivo de transmissão do SPED CONTÁBIL, pode


ser gerado na aba Informativos mensais da Escrita Fiscal.
Vale lembrar que dados inconsistentes não permitem a importação para transmissão
do informativo, os mais comuns são:
Vale lembrar que dados inconsistentes não permitem a importação para transmissão
do informativo, os mais comuns são:
 Concordância do CFOP/CST/base de cálculo;
 Informação de entradas ou saídas sem informativo de itens;
 Códigos de recolhimentos mensais;
 Informação de PIS/Cofins, discordante do CFOP;
 Produtos sem natureza da operação;
 Base de cálculo reduzida sem a devida redução de cálculo;
 Definição de arquivo original sendo substituto, e a devida informação do
número do recibo anterior;
 Registro de clientes ou fornecedores, assim como itens que não constem da
Registro C100 entrada ou Registro C100 ou C400 de saída devem ser
excluídos;
 Registro analítico do PIS/Cofins com inconsistências.

1.6 ARQUIVOS PARA GUARDA E ENVIO AOS CLIENTES

1.6.1 Arquivos mensais:

 SPED fiscal;
 SPED Contribuições;
 Balancetes;
 Relatório de Entradas e Saídas;
 Relatório de apuração e Impostos;
 GIA.
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1.6.2 Arquivos anuais:

 SPED escrituração fiscal digital;


 SPED escrituração contábil digital;
 Balanços;
 DRE;
 RAIS;
 DIRF.
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2 NO DOMINIO ESCRITA FISCAL:

CONFIGURAÇÃO PARA INTEGRAÇÃO SISTEMA FISCAL/CONTABILIDADE:

ARQUIVOS > FORNECEDORES > ABRE A JANELA “FORNECEDORES”


(“CONSTA INFORMAÇÃO DE CADA FORNECEDOR COMO ENDEREÇO, AZÃO
SOCIAL, CNPJ E QUASE NO FINAL DA JANELA “CONTA PATRIMONIAL” QUE
DEVE CONSTAR QUAL CONTA SERÁ INTEGRADA COM A CONTABILIZAÇÃO”,
POR EXEMPLO, AS MAIORIAS DAS INFORMAÇÕES CAEM NA CONTA 6000 –
FORNECEDORES DIVERSOS, OU CASO SEJAM TRATADOS DE FORMA
INDIVIDUALIZADA, CADA FORNECEDOR DEVE TER SUA PROPRIA CONTA
PATRIMONIAL.

ARQUIVOS > CLIENTES > ABRE A JANELA “CLIENTES”, (CONSTA INFORMAÇÃO


DE CADA CLIENTE COMO ENDEREÇO, AZÃO SOCIAL, CNPJ E QUASE NO
FINAL DA JANELA “CONTA PATRIMONIAL” QUE DEVE CONSTAR QUAL CONTA
SERÁ INTEGRADA COM A CONTABILIZAÇÃO), POR EXEMPLO A MAIORIA DAS
INFORMAÇÕES CAEM NA CONTA 1000 – CLIENTES DIVERSOS, OU CASO
SEJAM TRATADOS DE FORMA INDIVIDUALIZADA, CADA CLIENTE DEVE TER
SUA PROPRIA CONTA PATRIMONIAL.

ARQUIVOS > ACUMULADORES > BUSCAR OS ACUMULADORES QUE OS


CLIENTES UTILIZAM: EXEMPLO ACUMULADOR 3 E ACUMULADOR 4 – TRATAM
DE VENDAS > ABA CONTABILIDADE > ABA NOTAS INFORMAR A CONTA
DÉBITO COMO CAIXA E CONTA CRÉDITO COMO VENDAS NO RESULTADO >
DEFINIR HISTORICO PADRÃO > VENDAS DE MERCADORIAS NESTA DATA. NAS
COMPRAS DE MERCADORIAS ACUMULADOR 5 OU 6 > CONTA DÉBITO >
COMPRAS DE MERCADORIAS NO RESULTADO > CONTA CRÉDITO >
FORNCEDORES SE FOR A PRAZO E CAIXA SE FOR A VISTA> HISTORICO
PADRÃO >COMPRAS DE MERCADORIAS NESTA DATA.

ARQUIVOS > IMPOSTOS > VERIFICAR QUAIS OS IMPOSTOS QUE O CLIENTE


ESTÁ SUJEITO A TRIBUTAÇÃO (REAL, PRESUMIDO OU SIMPLES), NOS
PARAMETROS NA ABA GERAL CONSTA QUAIS O CLIENTE ESTÁ SUJEITO. >
ACESSAR O CÓDIGO DO IMPOSTO E NA ABA “CONTABILIDADE”, IMFORMAR
EM “IMPOSTOS A RECOLHER A CONTA DO IMPOSTO E O HISTORICO,
EXEMPLO ICMS CONTA 343 – ICMS A RECOLHER NO PASSIVO”.

ARQUIVOS > CONFIGURAÇÃO DE HISTÓRICOS > PARA COMPLEMENTAÇÃO


DO HISTÓRICO PADRÃO EM NOTAS DE ENTRADAS, SAÍDAS, SERVIÇOS E
REDUÇÃO Z > ABRE A JANELA DE CONFIGURAÇÃO DE HISTORICOS E UTILIZA
AS VARIÁVEIS DISPONIVEIS. EXEMPLO: Nro. da Nota; Fornecedor - Razão.
Utilizar as variáveis em cada aba a seguir.
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APÓS A CONFIGURAÇÃO DOS DADOS, PODEMOS INTEGRAR A


CONTABILIZAÇÃO:

UTILITÁRIOS > REGERAR > LANÇAMENTOS CONTABEIS> ABRE NOVA JANELA


> PERÍODO INICIAL E FINAL > LANÇAMENTOS MARQUE “ENTRADAS, SAÍDAS,
SERVIÇOS E REDUÇÃO Z” CONFORME A NECESSIDADE > CLIVAR EM
REGERAR > APÓS O PROCESSO CONCLUÍDO CLIQUE EM GRAVAR.

CONFERENCIA A IMPORTAÇÃO DOS LANÇAMENTOS > RELATÓRIOS >


ACOMPANHAMENTOS > CONTÁBEIS > LANÇAMENTOS > PERIODO DOS
LANÇAMENTOS > OK . GERA UM RELATÓRIO COM TODOS OS DADOS QUE
FORAM INTEGRADOS COM A CONTABILIZAÇÃO.

**CONFERIR SEMPRE COM OS TOTAIS DE SAÍDAS, ENTRADAS E SERVIÇOS:

RELATÓRIOS > ACOMPANHAMENTOS > ENTRADAS, SAÍDAS OU SERVIÇOS >


PERIODO INICIAL E FINAL E MARCAR “RESUMIDO”> OK

2.1 CONTABILIZAÇÃO DO SETOR FISCAL:

COM BASE NO FECHAMENTO DE CADA EMPRESA, COM BASE NAS


INFORMAÇÕES DISPONÍVEIS:
O FECHAMENTO FSCAL PODE OCORRER EM PERIODOS ANTECIPADOS AO
FECHAMENTO TOTAL MENSAL (EMPRESAS PRESTADORAS DE SERVIÇOS)
OU NO FECHAMENTO MENSAL (PRIMEIROS DIAS UTÉIS APÓS O FINAL DA
COMPETENCIA) :
CRIAÇÃO DE SLIP DE CONTABILIZAÇÃO, SEGUINDO O SEGUINTE CRITÉRIO:
1. PARA EMPRESAS DE LUCRO REAL E PRESUMIDO (OBRIGATÓRIO) E
SIMPLES (OPCIONAL):
 INICIAMOS OBSERVANDO O VALOR TOTAL DE VENDAS (DIA-A-DIA);
 APÓS A CONFERÊNCIA DO VALOR DA VENDA QUE TERÁ DE TER SIDO
IMPORTADA PELO SISTEMA DO FISCAL PARA A CONTABILIDADE,
DEVEMOS OBSERVAR QUE EXISTIRÃO DUAS FORMAS DE
CONTABILIZAR:
o AS VENDAS SÃO CREDITADAS DIRETAMENTE NO RESULTADO
EM CONTRAPARTIDA A DEBITO DO CAIXA, E DO CAIXA
CREDITANDO O LANÇAMENTO DE VENDAS A PRAZO E A CARTÃO
DEBITANDO A CONTA CLIENTES E CARTÕES;
o AS VENDAS CREDITADAS NO RESULTADO SERÃO DIVIDADAS NO
RESULTADO EM VENDAS A VISTA E DEBITADAS NO CAIXA,
CREDITADAS NAS VENDAS A PRAZO E DEBITADAS NOS
CLIENTES, CREDITAS NAS VENDAS A CARTÃO E DEBITADAS NOS
CARTÕES A RECEBER;
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 AS VENDAS GERÃO IMPOSTOS NESTE CASO: ICMS, PIS, COFINS,IRPJ


E CSLL;
 OS IMPOSTOS IMPORTADOS DEVERÃO TER (NAS VENDAS) O
LANÇAMENTO A CREDITO NO PASSIVO CIRCULANTE E SUA
CONTRAPARTIDA A DEBITO NO RESULTADO, CADA IMPOSTO TERÁ SUA
CONTA ESPECIFICA EXEMPLO: ICMS A PAGAR NO PASSIVO
CIRCULANTE E ICMS SOBRE VENDAS NO RESULTADO;
 DESTA FORMA FECHAMOS A PRIMEIRA CONFERÊNCIA;
 NO SEGUNDO MOMENTO FECHAMOS A IMPORTAÇÃO DAS COMPRAS,
QUE DEVERÃO SER CONFERIDAS COM O VALOR REGISTRADO NOS
LIVROS FISCAIS ASSIM COMO AS VENDAS:
 APÓS A CONFERÊNCIA DEVEMOS OBSERVAR A CONTABILIZAÇÃO
CORRETA
o AS COMPRAS SÃO CONTABILIZADAS A DÉBITO NO RESULTADO E
EM CONTRAPARTIDA CREDITADAS (CONFORME A CONDIÇÃO)
NOS FORNECEDORES OU NO CAIXA;
o AS COMPRAS A PRAZO PODEM SER DIRETAMENTE SEPARADAS
NOS SEUS FORNCEDORES ESPECIFICOS OU EM UMA CONTA
GERAL NO PASSIVO CIRCULANTE (SE CONTABILIZADAS PARA
PAGAMENTO EM MÉDIA ATÉ 12 MESES APÓS A ESCRITURAÇÃO);
o AS COMPRAS A VISTA PODEM SER DIRETAMENTE CREDITADAS
NO CAIXA SE FOREM PAGAS A VISTA, OU AINDA:
o TODAS AS COMPRAS JOGADAS PARA FORNECEDORES,
INDEPENDENTE DE SUA CONDIÇÃO A VISTA OU A PRAZO E DE LÁ
PAGAS NO CAIXA OU BANCO CONFORME OCORRE A QUITAÇÃO;
 ASSIM COMO NAS VENDAS OS IMPOSTOS DE COMPRAS SEGUEM A
MESMA PREMISSA, OU SEJA, CADA IMPOSTO COM SUA CONTA, SENDO
QUE NA IMPOSTAÇÃO DEVEM CONTAR A CRÉDITONO RESULTADO E A
DÉBITO NAS CONTAS DO PASSIVO CIRCULANTE;

2.1.1 CONFERENCIAS

APÓS O REGISTRO DE TODOS OS LANÇAMENTOS DE


COMPRAS E VENDAS A CONFERENCIA E FECHAMENTO DE CADA CONTA:
 VENDAS NAS CONTAS CLIENTES E CAIXA:
o CONFERIR NO CAIXA O TOTAL DAS VENDAS A DÉBITO E A
CRÉDITO AS VENDAS A PRAZO E A CARTÃO, ASSIM NO FINAL
DESTA CONTABILIZAÇÃO O VALOR QUE RESTAR DEVERÁ SER O
DA VENDA A VISTA;
o CASO TENHA TRANSFERIDO SOMENTE AS VENDAS A VISTA ESTE
DEVE O SALDO FINAL DA CONTA CAIXA COM SALDO DE
NATUREZA D (DEVEDORA);
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o CONFEREINDO A CONTA CLIENTES, SE A CONTABILIZAÇÃO FOR


DO TOTAL OU DE CLIENTES EM GERAL LEMBRE-SE QUE O NOME
DO CLIENTE E O NUMERO DO DOCUMENTO QUE CONSTAM NO
HISTORICO SÃO DE VITAL IMPORTANCIA PARA FECHAMENTO
QUANDO DO PAGAMENTO DESTA VENDA;
o SE OS CLEINTES FOREM CONTABILIZADOS SEPARADAMENTE O
SALDO FINAL APÓS OS PAGAMENTO DEVEM SER O CONSTANTE
NO RELATÓRIO DE CONTAS A RECEBER ENVIADO PELA
EMPRESA CONTABILIZADA OU OBSERVAR SE NA CONFERENCIA
VENDA COM PAGAMENTO, AS VENDAS QUE RESTARAM TEM
MAIS DE 30 DIAS, ENVIAR E-MAIL A EMPRESA E CONFERINDO SE
NÃO HOUVE O PAGAMENTO DESTA;
o CASO NÃO HAJA INFORMAÇÕES COMO RELATÓRIOS, DEVERÁ
SER FEITA A PARTIR DOS MESES QUE FECHAM VALORES DE
VENDAS E SEUS RESPECTIVOS PAGAMENTOS, OS VALORES
QUE SOBRAM PASSAM POR UM AJUSTE A SER PROGRAMADO
CONFORME A NECESSIDADE.
 COMPRAS NAS CONTAS DE FORNECEDORES;
o CONFERIR SE HOUVERAM PAGAMENTOS À VISTA E SE ESTE
ESTÁ REGISTRADO NO CAIXA OU BANCO COMO CRÉDITO,
DEBITANDO A CONTA FORNECEDORA;
o O SALDO FINAL DEVE SER DE NATUREZA C (CREDORA);
o A EMPRESA QUE ESTÁ SENDO CONTABILIZADA DEVE ENVIAR
RELATÓRIO COM O SALDO FINAL DE FORNECEDORES, SEMPRE
QUE POSSÍVEL, CASO NÃO HAJA UM CONTROLE POR PARTE DA
EMPRESA, DEVEMOS ORGANIZAR PRIMEIRAMENTE O SALDO
INICIAL OU SEJA, TENTAR FECHAR O SALDO INICIAL COM OS
PAGAMENTOS A SEGUIR, CASO TODOS OS VALORES PAGOS
FECHEM COM O SALDO QUE SE APRESENTA E AS COMPRAS
POSTERIORES TENHAM TAMBÉM REGISTRO DE PAGAMENTO A
CONTA FORNECEDOR SERÁ CONSIDERADA COMO CONCILIADA,
CASO OS VALORES NÃO SEJAM PASSIVEIS DE FECHAMENTO
POR FALTA DE INFORMAÇÃO, DEVEMOS PLANEJAR UM
LANÇAMENTO DE AJUSTE PARA QUE SEJA ASSIM DADA COMO
CONCILIADA.
 NA CONFERENCIA DE IMPOSTOS:
o O IMPOSTO DE VENDA LANÇADO A CRÉDITO E OS IMPOSTOS DE
COMPRA LANÇADOS A DÉBITO, DEDUZIRAM UM VALOR DO
OUTRO, FORMANDO ASSIM DUAS SITUAÇÕES:
 NATUREZA CREDORA, VALOR A PAGAR, SERÁ QUITADA
NO MÊS SEGUINTE EM CONTRAPARTIDA COM DEBITO NO
CAIXA OU BANCO;
 NATUREZA DEVEDORA, OU SEJA, HOUVE MAIS VALORES A
COMPENSAR DO QUE A PAGAR, NESTE CASO UM
LANÇAMENTO COMPLEMENTAR DEVERÁ SER FEITO DO
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SALDO DEVEDOR (D) APURADO NO ULTIMO DIA DO MÊS


CREDITANDO A CONTA DO IMPOSTO APURADO EM
CONTRAPARTIDA O DEBITO NA CONTA DE IMPOSTOS A
COMPENSAR NO ATIVO CIRCULANTE, DESTA FORMA A
CONTA TERÁ SALDO ZERO NO FINAL DESTA
COMPETENCIA. PORÉM ESTE VALOR DEVERÁ SER
APROVEITADO NO MÊS SEGUINTE, ASSIM UM NOVO
LANÇAMENTO SERÁ NECESSÁRIO, DEVOLVENDO ESTE
VALOR A CONTA DE IMPOSTOS A DEBITO E CREDITANDO A
CONTA DE IMPOSTOS A COMPENSAR, ZERANDO A CONTA
DO ATIVO E TENDO SALDO NO PRIMEIRO DIA DO MÊS
SUBSEQUENTE; Exemplo: um valor de Impostos sobre vendas
de 10.000,00 (D) e um valor de Impostos sobre Vendas de
9.000,00 (C), assim observamos que no dia 30 do Mês esta
conta terá um saldo de 1.000,00(D), devendo então ser feito o
lançamento de ajuste: debitando Imposto a compensar e
creditando o imposto que ficou com o saldo devedor. Desta
forma teremos um saldo 0,00, um novo lançamento deverá ser
feito a seguir, porém com data do primeiro dia do mês
subsequente, debitando Imposto que anteriormente tinha sido
zerado e que ficará com 1.000,00 (D) e creditando o imposto a
compensar que ficará com saldo zero.
14

3 CONTABILIZAÇÃO DO SETOR DE FOLHA DE PAGAMENTO:

COM BASE NO FECHAMENTO DE CADA EMPRESA, COM BASE NAS


INFORMAÇÕES DISPONÍVEIS:
APÓS O FECHAMENTO DA FOLHA DE PAGAMENTO DE UMA EMPRESA:
CRIAÇÃO DE SLIP DE CONTABILIZAÇÃO, SEGUINDO O SEGUINTE CRITÉRIO:

3.1 PARA EMPRESAS DE LUCRO REAL E PRESUMIDO:

 INICIAMOS COM O TOTAL DE PROVENTOS, QUE DEVERÁ SER


LANÇADO A DÉBITO NA CONTA “SALÁRIOS” NAS CONTAS DE
RESULTADO (DESPESA) EM CONTRAPARTIDA DEVEMOS CONSIDERAR:
 Á CRÉDITO O LANÇAMENTO DO LIQUIDO DA FOLHA DE PAGAMENTO
NA CONTA “SALÁRIOS A PAGAR” NO PASSIVO CIRCULANTE;
 Á CRÉDITO O LANÇAMENTO DO VALOR RETIDO DE INSS NA CONTA
“INSS A PAGAR” NO PASSIVO CIRCULANTE;
 Á CRÉDITO O LANÇAMENTO DE CONVÊNIOS DESCONTADOS NA
CONTA “ADIANTAMENTOS A FUNCIONÁRIOS” NO ATIVO CIRCULANTE;
 Á CRÉDITO O LANÇAMENTO DE ADTOS QUINZENAIS E OUTROS
ADIANTAMENTOS A COLABORADORES NA CONTA “ADIANTAMENTOS A
FUNCIONÁRIOS” NO ATIVO CIRCULANTE;
 Á CRÉDITO O LANÇAMENTO DE ADTOS DE FÉRIAS E LÍQUIDO DAS
RESCISÕES A COLABORADORES NA CONTA “ADIANTAMENTOS A
FUNCIONÁRIOS” NO ATIVO CIRCULANTE;
 Á CRÉDITO O LANÇAMENTO DE CONTRIBUIÇÕES
SINDICAIS/ASSISTENCIAIS/CONFEDERATIVAS A SINDICATOS NA CONTA
“CONTRIBUIÇÕES A PAGAR” NO PASSIVO CIRCULANTE;
 Á CRÉDITO O LANÇAMENTO DOS VALORES DE HORAS DE
AFASTAMENTO NA PRÓPRIA CONTA “SALÁRIOS” NAS CONTAS DE
RESULTADO (DESPESA), POIS SOMENTE FAREMOS A INFORMAÇÃO;
 Á CRÉDITO O LANÇAMENTO DO VALOR RETIDO DE IRRF NA CONTA
“IRRF A PAGAR” NO PASSIVO CIRCULANTE.
APÓS O REGISTRO DE TODAS AS CONTAS DE DESCONTOS E
ADIANTAMENTOS A MESMA DEVERÁ SER IGUAL AO TOTAL DE PROVENTOS
LANÇADOS A DÉBITO.
AINDA NA CONTABILIZAÇÃO, DEVEMOS LANÇAR AS DEMAIS INFORMAÇÕES
DE FOLHA:

 INSS PARTE EMPRESA COMPREENDE A SOMA DOS VALORES


“EMPRESA”, “OUTRAS ENTIDADES” E “RAT”, DEDUZIDO OS VALORES
DE COMPENSAÇÕES, SALÁRIO FAMILIA, SALÁRIO MATERNIDADE E
VALOR DE DIFERENÇAS DE INSS, EXEMPLIFICANDO:
 A PARTE EMPRESA DEVE IR A DÉBITO NA CONTA DE “INSS” NAS
CONTAS DE RESULTADO, Á CREDITO DEVEMOS LANÇAR CONTA NA
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“INSS A PAGAR” NO PASSIVO CIRCULANTE E POR FIM NESTA MESMA


CONTA A DÉBITO AS DEDUÇÕES E COMPENSAÇÕES;
 CONTABILIZAÇÃO DO FGTS, A DÉBITO NA CONTA “FGTS” NAS CONTAS
DE RESULTADO, Á CREDITO NO PASSIVO CIRCULANTE NA CONTA
“FGTS A PAGAR”.

CONSTITUIÇÃO DA PROVISÃO DE FÉRIAS E 13º SALÁRIO:

 O CALCULO DA PROVISÃO DE FÉRIAS E 13º SALÁRIO DEVERÃO SER


FEITO VIA SISTEMA DOMINIO, A CONFERENCIA DE PERIODO
AQUISITIVO E QUANTIDADE DE VALORES QUE O COMPÕE SÃO
NECESSÁRIOS, POIS O VALOR ESTÁ SENDO CONFIADO DE COMO
ESTÁ SENDO GERADO.
 APÓS O CÁLCULO DEVERÁ SER EMITIDO O RELATÓRIO DE PROVISÃO
SEPARADO (FÉRIAS E 13º SALARIO) E COM AS INFORMAÇÕES DE
“COMPLETO” E “CONSIDERANDO OS DADOS DO MÊS”.
 ASSIM TEREMOS VALORES DE CADA SITUAÇÃO FÉRIAS E SEUS
ENCARGOS OU 13º SALÁRIO E SEUS ENCARGOS, ESTES
LANÇAMENTOS DEVEM SER : Á DEBITO NA CONTA DE RESULTADO DE
SALÁRIOS E A CREDITO NA CONTA DE PROVISÕES NO PASSIVO
CIRCULANTE. LEMBRANDO QUE A OBRIGATORIEDADE DESTA
CONTABILIZAÇÃO SE DÁ AS EMPRESAS DE LUCRO REAL, AS DEMAIS
EMPRESAS PODEM OU NÃO ADOTAR ESTE SISTEMA.
 DEVE-SE LEVAR EM CONTA QUE CADA COLABORADOR TEM DIREITO A
FÉRIAS, ASSIM ELE PODE TER UM PERÍODO FECHADO SEM TER
GOZADO AS FÉRIAS E TAMBÉM PERÍODOS PROPORCIONAIS.
EXEMPLO: COLABORADOR 1 INICIOU SUAS ATIVIDADES EM 10/11/2016,
REMUNERADO EM R$ 1.000,00, ASSIM EM 09/11/2017 ELE TERIA
DIREITO AO VALOR DE SUA REMUNERAÇÃO COMPLETA MAIS UM
TERÇO OU SEJA: R$ 1.333,33, PORÉM ESTE NÃO PE O ÚNICO VALOR
DE 10/11/2017 ATÉ O DIA DIA 30/06/2018(FECHAMENTO DA
COMPETENCIA 6/18) ELE TERÁ O PROPORCIONAL OU SEJA 7 AVOS
COMO FAZER ESTE CÁLCULO?
- PERÍODO COMPLETO R$ 1.333,33/12 = R$ 111,11 CADA AVO OU SEJA
7/12 CORRESPONDEM A R$ 777,77 E ASSIM FAREMOS COM A
PROVISÃO DE 13º SALÁRIO QUE SERÁ PROPORCIONAL DE JANEIRO A
DEZEMBRO, QUANDO EFETIVAMENTE DEVE SER ZERADA, COM A
REVERSÃO, VIA PAGAMENTO DE 13º ADIANTAMENTO E INTEGRAL.

CONTAMOS AGORA QUE OS VALORES FOLHA E SEUS ENCARGOS ESTÃO


DEVIDAMENTE CONTABILIZADOS, E OS REGISTROS DE FOLHA DE
PAGAMENTO E BANCO JÁ ESTEJAM LANÇADOS, O QUE DEVEMOS
OBSERVAR PARA O FECHAMENTO MENSAL:
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 OS PAGAMENTOS DE INSS, FGTS, IRRF OU CONTRIBUIÇÕES,


DEBITADOS NAS SUAS RESPECTIVAS CONTAS DO PASSIVO
CIRCULANTE E A CREDITO NO BANCO OU NO CAIXA CONFORME
OCORREU SEU PAGAMENTO;

 OS PAGAMENTOS DOS HOLERITES OU TRANSFERENCIA DA


TOTALIDADE DA FOLHA POR PAGAMENTO BANCARIO, QUE
DEVEMOS CORRIGIR OU ABRIR O LANÇAMENTO, NO CASO DO
HOLERITE VIA CAIXA, DEBITANDO A CONTA SALARIOS E
CREDITANDO A CONTA CAIXA; NO CASO DE PAGAMENTO VIA
BANCO DOS HOLERITES, DEBITANDO NA CONTA SALARIOS E
CREDITANDO A CONTA BANCO. SE A TRANSFERENCIA FOI FEITA
NA TOTALIDADE DO LIQUIDO DA FOLHA O LANÇAMENTO DEVERÁ
SER ABERTO DE UM CREDITO (BANCO) PARA VÁRIOS DEBITOS
CONTA SALÁRIOS, NÃO ESQUECENDO, DE DETALHAR O NOME
DO COLABORADOR E A COMPETENCIA.

 OS ADIANTAMENTOS, RESCISÕES, ADIANTAMENTOS, E OS


PAGAMENTOS DE CONVÊNIOS DEVEM SER INFORMADOS NA
CONTA ADIANTAMENTO A COLABORADORES, DEBITANDO E
CREDITANDO BANCO OU CAIXA CONFORME OCORREU NO CASO
DOS CONVENIOS DEVEMOS OBSERVAR QUE CERTAS
EMPRESAS ARCAM COM PARTE DO ÔNUS DO CONVÊNIO, COMO
OS MEDICOS, ASSIM TEMOS: VALOR DESCONTADO DO
COLABORADOR EM FOLHA A CREDITO, O PAGAMENTO DA GUIA
DO PLANO DE SAÚDE E A DIFERENÇA DESTE VALOR DEVERÁ
SER FEITO UM NOVO LANÇAMENTO: CREDITANDO A CONTA
ADIANTAMENTO A COLABORADORES E DEBITANDO A CONTA
ASSISTENCIA MÉDICA A COLABORES NAS CONTAS DE
RESULTADOS. OUTRA SITUAÇÃO A SE OBSERVAR QUE OCORRE
O PAGAMENTO DA TOTALIDADE DA RESCISÃO OU DE FÉRIAS,
PORÉM A CONTABILIZAÇÃO EM FOLAH PODE SER DIVIDIDA
CONFORME A COMPETENCIA QUE O FATO OCORRE NEM
SEMPRE O VALOR FECHA DIRETO SENDO NECESSÁRIO UM
ACOMPANHAMENTO PARA EVITAR SALDO INCORRETOS. OS
ADIANTAMENTOS DEVEM FECHAR NO PROPRIO MÊS DE
COMPETENCIA.

 A PROVISÃO DE FÉRIAS E 13º SALÁRIO, DEVEM SER


OBSERVADOS ALGUNS REQUISITOS, COMO O SALDO FINAL
IGUAL AO DO RELATÓRIO, OCORRENDO, DEVEMOS OBSERVAR A
“REVERSÃO”, QUE SERIA A BAIXA DA PROVISÃO, A INFORMAÇÃO
DO SALDO FINAL PODE SER MENOR, E ASSIM NÃO HPA
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NECESSIDADE DE REVERSÃO EM LANÇAMENTO SEPARADO,


SIMPLESMENTE REDUZINDO O SALDO, PORÉM QUANDO O
VALOR DA REVERSÃO É MAIOR OU NO MÊS DE DEZEMBRO
QUANO O 13º SE EXTINGUE, DEVEMOS PROMEOVER A
REVERSÃO, QUE SERIA A INVERSÃO DO LANÇAMENTO DE
FIZEMOS ANTERIORMENTE, DEBITANDO PROVISÕES E SEUS
ENCARGOS NO PASSIVO CIRCULANTE E CREDITANDO A CONTA
SALARIOS NAS CONTAS DE RESULTADO.
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4 ROTINA CONTÁBIL

4.1 ORGANIZAÇÃO

4.1.1 SEPARAR ARQUIVOS FÍSICOS E DIGITAIS:

 BANCOS(EXTRATOS);
 CAIXA;
 RELATÓRIOS FINANCEIROS;
 RELATÓRIOS GERENCIAIS (CONTA CLIENTES,
FORNCEDORES, CARTÕES, SE HOUVEREM ASSIM
COMO OUTROS QUE A EMPRESA UTILIZE);
 FATURAMENTO DE COMPRAS E VENDAS;
 RELATÓRIOS DOS IMPOSTOS A PROVISIONAR;
 RELATÓRIOS DE FOLHA DE PAGAMENTO E PROVISÕES;
 SE A EMPRESA MANTIVER ESTOQUES, OS SALDOS DE
ESTOQUES;
 DEPRECIAÇÕES;
 FINANCIAMENTOS;
 PARCELAMENTOS;
 E OUTROS DOCUMENTOS E RELATÓRIOS QUE A
EMPRESA DISPONIBLIZAR PARA UTILIZAÇÃO NA
CONTABILIZAÇÃO.

4.1.2 CONTABILIZAÇÃO

APÓS A SEPARAÇÃO DE TODOS OS ITENS ACIMA SEGUIMOS A


ROTINA DE LANÇAMENTO CONTÁBIL:
 IMPORTAÇÃO OU LANÇAMENTO BANCÁRIO;
 CONFERENCIA DO EXTRATO COM O SALDO DO
SISTEMA;
 ALTERAÇÃO DOS LANÇAMENTOS BANCÁRIOS PARA AS
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CONTAS DE PAGAMENTO, RECEBIMENTOS,


APLICAÇÕES E DESPESAS BANCÁRIAS;
 LANÇAMENTO DE CAIXA;
 CONFERENCIA DO SALDO DE CAIXA;
 CONFERENCIA DA IMPORTAÇÃO DE COMPRAS
(ENTRADAS) E VENDAS (SAÍDAS) OU SERVIÇOS COM A
CONTALIZAÇÃO, SALDOS DEVERÃO ESTAR IGUAIS;
 LEMBREM-SE QUE NA IMPORTAÇÃO DE ENTRADAS
EXISTEM BONIFICAÇÕES, DEVOLUÇÕES E NOTAS DE
USO/CONSUMO, ASSIM COMO COMPRA DE
IMOBILIZADO, QUE DEVEM ESTAR REGISTRADAS NA
CONTABILIDADE, PORÉM NAS CONTAS CORRETAS, E
NÃO NAS COMPRAS;
 ASSIM COMO NAS COMPRAS, NAS VENDAS/SERVIÇOS,
PODEM EXISTIR NOTAS DE ESTORNO/DEVOLUÇÕES,
QUE SEGUEM OS MESMOS CRITÉRIOS DAS COMPRAS;
 LANÇAR IMPOSTOS;
 CONFERIR OS SALDOS DOS IMPOSTOS;
 LANÇAR OS ESTOQUES (INICIAIS E FINAIS);
 CONFERIR OS SALDOS;
 LANÇAR PROVISIONAMENTO DE FOLHA E PROVISÕES
DE FÉRIAS E 13º SALÁRIOS;
 CONFERIR OS SALDOS;
 LANÇAR DEPRECIAÇÕES;
 CONFERIR OS SALDOS;
 CONFERIR SALDOS DE CLIENTES, FORNECEDORES E
CARTÕES;
 NOS SALDOS DE CARTÕES LANÇAR AS DESPESAS
FINANCEIRAS;
 IMPRIMIR RELATÓRIOS “RAZÃO” DAS CONTAS CLIENTES
E FORNCEDORES E VERIFICAR OS LANÇAMENTOS DE
ENTRADA BATEM COM OS DE SAÍDAS, EXEMPLO SE A
COMPRA DE UM FORNECEDOR BATE COM O
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PAGAMENTO DA DUPLICATA, PODEM EXISTIR


DESCONTOS OU JUROS, EM CLIENTES A MESMA COISA,
SE EXISTEM VENDAS COM OS RECEBIMENTO DEVIDOS
COM OS MESMOS VALORES;
 IMPRIMIR OS RELATÓRIOS “RAZÃO” DE TODAS AS
CONTAS DE RESULTADO E CONFERIR SE NÃO HÁ FALTA
DE LANÇAMENTOS APROPRIADOS, SE NÃO HÁ
DUPLICIDADE, SE OS LANÇAMENTOS ESTÃO NAS
CONTAS CORRETAS;
 POR FIM OBSERVAR A COERENCIA DAS INFORMAÇÕES
COM A NATUREZA DAS CONTAS:
TIPO DA CONTA: NATUREZA: SALDO APARECE:
CONTAS DO ATIVO DEVEDORA D
CONTAS DO PASSIVO CREDORA C
CONTAS DE RESULTADOS RECEITAS CREDORA C
DESPESAS DEVEDORA D
CUSTOS DEVEDORA D
 POR FIM REVISE O BALANCETE DE UMA FORMA GERAL,
QUALQUER INFORMAÇÃO PODE SER COMPARADA COM
O MÊS ANTERIOR, SE TIVER DUVIDAS BUSQUE MAIS
INFORMAÇÕES COM SEU SUPERVISOR OU MESMO COM
A PRÓPRIA EMPRESA.