GUIA DA EFD-REINF:

O MANUAL COMPLETO
PARA ENTENDER OS
IMPACTOS NAS EMPRESAS
Introdução...............................................................................................................................................................3

Afinal, o que é a EFD-Reinf?..................................................................................................................................5

Como a rotina das empresas é afetada?...............................................................................................................10

Como preparar os processos e a equipe?.............................................................................................................12

De que forma a tecnologia pode auxiliar?.............................................................................................................15

Conclusão...............................................................................................................................................................19

Sobre a Fortes Tecnologia.....................................................................................................................................21

INTRODUÇÃO

Com o objetivo de simplificar o
cumprimento das obrigações tributárias
acessórias, a Receita Federal elaborou
uma nova forma de prestar informações de
retenções do contribuinte sem relação com
o trabalho, a Escrituração Fiscal Digital das
Retenções e Informações da Contribuição
Previdenciária Substituída (EFD – Reinf).
Apesar de ter sido criado para modernizar
e facilitar o trabalho do contribuinte, a
EFD-Reinf é uma novidade e é importante
que toda a equipe contábil esteja
bem orientada em relação a ela, para
evitar erros e consequentes multas ou
penalizações da Receita Federal, que
podem chegar a 5% do faturamento total
da empresa.
4
INTRODUÇÃO
Como em qualquer projeto que parte
do Sped, a nova EFD-Reinf exigirá
uma atualização significativa dos
conhecimentos de profissionais da
contabilidade e também dos sistemas
informatizados que eles utilizam; ainda
que o objetivo final de simplificação seja
atingido, é necessário que as empresas
façam investimentos para se adequarem a
essa novidade.
Neste e-book, reunimos as principais
informações para preparar sua empresa
para a EFD-Reinf. Explicamos como essa
nova modalidade altera as rotinas das
organizações e qual tipo de ferramenta
pode facilitar o trabalho e aliviar a carga
burocrática da equipe contábil. Boa leitura!
AFINAL, O QUE
É A EFD-REINF?
 AFINAL, O QUE É A EFD-REINF?

A EFD-Reinf foi oficialmente instituído na

Instrução Normativa nº 1.701, publicada no
Diário Oficial da União no dia 16 de março
de 2017. Ela é um novo módulo do Sistema
Público de Escrituração Digital (SPED)
e uma complementação ao Sistema de
Escrituração Digital das Obrigações Fiscais,
Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

As informações constantes nessa nova

escrituração substituem as informações contidas
em outras obrigações acessórias, como o módulo
da EFD-Contribuições que apura a Contribuição
Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).

Além disso, a qualidade dessas informações é

aprimorada, o que é interessante tanto para a
própria Receita Federal quanto para contribuintes
que encontravam dificuldades em determinados
dados que precisavam ser distribuídos e
6 esclarecidos em múltiplas declarações.
 AFINAL, O QUE É A EFD-REINF?

A EFD-Reinf regula todas retenções Grupo 1 | Empresas integrantes do Grupo 2

relacionadas às obrigações tributárias – Entidades Empresariais* conforme a Tabela
acessórias afetas aos tributos e contribuições de Natureza Jurídica, com faturamento no
sociais previdenciárias que não incidem ano de 2016 superior a R$ 78 milhões
sobre a remuneração ou folha de salários, ou
seja, tudo que não é relacionado ao trabalho. Grupo 2 | Empresas integrantes do Grupo 2
– Entidades Empresariais* conforme a Tabela
Desde o dia 31 de Outubro quando foi de Natureza Jurídica, exceto as Optantes
publicado no Diário Oficial da União, a pelo Simples Nacional** e Entidades
Instrução Normativa RFB nº 1.842, de 29 pertencentes aos grupos 1, 3 e 4
de outubro de 2018, tivemos alteração
na distribuição dos grupos de empresas, Grupo 3 | Empresas Optantes pelo Simples
o período de obrigatoriedade e outras Nacional, Entidades sem Fins Lucrativos e
providências. Exatamente para facilitar a Pessoas Físicas
adaptação das empresas à EFD-Reinf, o
Governo dividiu as empresas em grupos Grupo 4 | Entes da Administração Pública,
distintos, veja só como ficaram distribuídos Organizações Internacionais e Outras
esses grupos. Instituições Extraterritoriais

7 * Para saber mais sobre o Grupo 2 – Entidades Empresariais consulte Anexo V da Instrução Normativa RFB nº 1.634/2016 clicando aqui.
** As empresas do Simples Nacional farão parte do Grupo 3 desde que esse regime tributário conste no CNPJ em 1º de julho de 2018.
Você pode consultar essa informação clicando aqui.

A obrigatoriedade de se prestar informações para
a EFD-Reinf se estende aos seguintes contribuintes,
segundo o manual de orientação divulgado pelo Sped:
»» pessoas jurídicas que prestam e/ou que contratam
serviços realizados mediante cessão de mão de
obra ou empreitada;
»» pessoas jurídicas responsáveis pela retenção da
Contribuição para o PIS/Pasep, da Contribuição
para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido
(CSLL);
»» pessoas jurídicas optantes pelo recolhimento da
Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta
(CPRB);
»» produtor rural pessoa jurídica e agroindústria
quando sujeitos à contribuição previdenciária
substitutiva sobre a receita bruta proveniente
da comercialização da produção rural;
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AFINAL, O QUE É A EFD-REINF?
»» associações desportivas que mantenham equipe de
futebol profissional que tenham recebido valores
a título de patrocínio, licenciamento de uso de
marcas e símbolos, publicidade, propaganda e
transmissão de espetáculos desportivos;
»» empresa ou entidade patrocinadora que tenha
destinado recursos à associação desportiva que
mantenha equipe de futebol profissional a título
de patrocínio, licenciamento de uso de marcas e
símbolos, publicidade, propaganda e transmissão
de espetáculos desportivos;
»» entidades promotoras de eventos desportivos
realizados em território nacional, em qualquer
modalidade desportiva, dos quais participe ao
menos 1 (uma) associação;
»» pessoas jurídicas e físicas que pagaram ou
creditaram rendimentos sobre os quais haja
retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte
(IRRF), por si ou como representantes de terceiros.
 AFINAL, O QUE É A EFD-REINF?

Se a sua empresa se
qualifica em alguma das
categorias acima, vale a
pena começar a preparar o
setor fiscal para a novidade.
Quando chegar o momento
de aderir a EFD-Reinf, será
necessário transmitir a
declaração mensalmente
ao Sped, com o prazo
máximo do dia 15 do mês
seguinte ao que os dados
da escrituração se referem.

A exceção vai para

entidades que promovam
eventos desportivos: no
caso delas, o prazo é de
apenas dois dias úteis após
a realização de cada evento.

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COMO A ROTINA
DAS EMPRESAS
É AFETADA?

Mesmo durante a preparação para nova
declaração, já é importante começar a
estruturar mudanças nas rotinas das
empresas que terão que adotá-la. É
preciso definir processos para garantir
a coleta de dados confiáveis no dia a dia
e monitorar os times e gerentes para se
assegurar de que as novas regras sejam
cumpridas.
Como a EFD-Reinf é um processo
regular e mensal, os dados precisam ser
acompanhados de perto pela equipe de
contabilidade, para que não aconteça de
algo incorreto ser transmitido pelo Sped,
causando transtornos, mais trabalho
com retificações e possíveis multas e
penalidades para a organização.
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COMO A ROTINA DAS EMPRESAS É AFETADA?
Uma dica é aproveitar o prazo no
cronograma para implementar um regime
de teste da EFD-Reinf.
Durante esse período, o setor fiscal fica
responsável por implementar os novos
processos, alinhar as informações com os
gerentes e detectar e corrigir possíveis
desvios. Com isso, toda a organização terá
tempo para se adaptar.
Caso a EFD-Reinf não seja entregue no
prazo ou apresente inconsistência nos
dados, as multas vão de 1% a 5% sobre
o faturamento total da empresa ou o
imposto devido. É uma penalização bem
dura, logo, vale a pena se preparar bem
para evitar essa vulnerabilidade fiscal.
COMO PREPARAR
OS PROCESSOS
E A EQUIPE?

Apesar de ter o principal objetivo de simplificar a vida
dos empregadores, a preparação para a EFD-Reinf
exigirá investimentos significativos. Isso porque boa
parte das empresas ainda não coletam ou qualificam
as informações exigidas por essa nova obrigação
acessória, exigindo atualizações nos sistemas contábeis
13 e mudança de cultura e processos na organização.
COMO PREPARAR OS PROCESSOS E A EQUIPE?
No layout atual da EFD-Reinf, existe a exigência de
dados jurídicos, tributários, financeiros, tecnológicos
e de suprimentos. São mais de 500 campos para se
preencher em 12 eventos de informações. Hoje, boa
parte das empresas não centralizam esses dados em
um único sistema e nem coletam todos eles com a
qualificação requisitada pela Receita Federal.
 COMO PREPARAR OS PROCESSOS E A EQUIPE?

Portanto, o primeiro passo para se preparar é

estabelecer processos para a coleta e monitoramento
desses dados.

Apesar de a responsabilidade maior ser, naturalmente,

da contabilidade, o esforço para reunir todas as
informações necessárias deve ser de todos os setores e
centros de custo da empresa em conjunto.

Dependendo do tipo de informação, são exigidos

conhecimentos específicos que apenas as equipes
podem fornecer, logo, a recomendação é toda a
empresa tome conhecimento das novas normas e que o
setor contábil identifique o mais cedo possível quem são
os colaboradores e gerentes que exercerão um papel-
chave nesse processo.

Uma dica aqui é realizar um treinamento de qualidade

associado às novas ferramentas que terão que ser
implementadas com a EFD-Reinf. Depois dessa
capacitação, as novas práticas devem ser reforçadas
sempre, até que se tornem um hábito e entrem na
14 cultura da empresa de forma sólida.
 DE QUE FORMA
A TECNOLOGIA
PODE AUXILIAR?
 DE QUE FORMA A TECNOLOGIA PODE AUXILIAR?

Instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007,

o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) chegou
com o objetivo de modernizar a relação entre o fisco e os
contribuintes. A sua principal novidade foi a certificação
digital para a assinatura de documentos eletrônicos, o que
eliminou a papelada física ao dar validade jurídica para o
formato digital.

O Sped fez parte do primeiro PAC e, ao contrário de outras

iniciativas relacionadas à tributação no Brasil, objetivo
dos seus projetos, que incluem a EFD-Reinf sempre foi o
de eliminar a burocracia e aumentar a transparência, sem
foco direto em apenas aumentar a arrecadação.

Mas, para se adaptar a tudo isso, foi necessária uma

adequação tecnológica por parte das empresas, com a
adoção de procedimentos informatizados e, idealmente,
sistemas contábeis completos capazes de eliminar tarefas
repetitivas com a automação.

16

Logo, boa parte dos setores de
contabilidade das empresas que terão que
aderir à EFD-Reinf já contam hoje com uma
tecnologia especializada na área. Mas, com
a chegada de mais uma nova regra, é um
bom momento para refletir se a solução
escolhida atende todas as necessidades da
organização ou se é hora de partir para um
produto melhor.
O primeiro ponto para ser avaliado é a
frequência de atualização: bons sistemas
contábeis estão sempre em dia com as
normas tributárias e isso faz com que a
chance do erro humano seja minimizada
pela tecnologia. Um software atualizado
nunca vai se esquecer de uma norma nova
ou fazer confusão com uma regra antiga. A
chance de desvios é bem reduzida.
17
DE QUE FORMA A TECNOLOGIA PODE AUXILIAR?
Em segundo lugar, deve-se avaliar a
facilidade de utilização. A contabilidade
já é bem complexa por si só e o objetivo
dos softwares especializados é simplificar
os processos e reduzir o tempo e esforço
gasto neles. Se o time precisa quebrar a
cabeça para aprender e usar o programa
com eficiência, é melhor partir para uma
outra solução.
A capacidade de automação também é algo
a ser considerado. Um sistema eficiente
é aquele que elimina a necessidade de
“apertadores de botões” no setor de
contabilidade. Com tarefas automatizadas,
os colaboradores ficam disponíveis para as
atividades que vão exigir seu domínio na
área, como a elaboração dos processos que
a empresa seguirá com a nova EFD-Reinf.
 DE QUE FORMA A TECNOLOGIA PODE AUXILIAR?

Também é essencial que o sistema seja seguro,

robusto e confiável. Um controle de acesso é o
mínimo que se deve exigir para garantir que as
informações não sejam visualizadas por intrusos e
um sistema de backup regular assegura que nada
será perdido no caso de uma eventualidade.

E, por fim, sempre escolha sistemas contábeis que

sejam integrados às demais soluções de tecnologia
da organização. Com a EFD-Reinf isso fica ainda mais
explícito, pois a nova declaração exige dados financeiros,
tributários, jurídicos, tecnológicos e de suprimentos.

Ter que transportar todos os dados de um sistema

diferente para uma solução exclusivamente contábil
sempre gasta tempo e pode gerar incompatibilidade
de formatos, fazendo com que muita coisa precise ser
reinserida manualmente.

É importante que a escolha de ferramenta tecnológica

para a contabilidade atenda aos quesitos de integração, o
que vai facilitar não só a EFD-Reinf como todos os outros
18 processos do setor que envolvem os dados da empresa.
CONCLUSÃO

Esperamos que, com este e-book, você
consiga se adaptar bem à EFD-Reinf,
evite problemas com a Receita Federal e
simplifique os processos contábeis na sua
organização. Independente do tamanho
dela, a tributação no Brasil é complexa
e muitas regras mudam, portanto, além
das informações desse guia, tente se
aprofundar no tema e busque ficar sempre
atualizado sobre o assunto.
Para acertar na EFD-Reinf, a recomendação
principal é que os especialistas em
contabilidade da empresa leiam as novas
regras com atenção. E elas são detalhadas
no manual de orientação ao contribuinte,
disponível no site do Sped. É um
documento relativamente extenso, de 51
páginas, mas que cobre toda a orientação
para realização da EFD-Reinf e explica
quais as obrigações de quem deve adotar
essa modalidade.
20
CONCLUSÃO
Além disso, como em qualquer questão
tributária, também é interessante contar
com um suporte da tecnologia para não
cometer nenhum erro. Um bom sistema
de gestão contábil pode minimizar a
complexidade da coleta de informações
e organização do que é necessário nessa
nova obrigação, além de reduzir as falhas
humanas no processo.
Sempre verifique se a sua solução
tecnológica está em dia com as normas
da receita: a EFD-Reinf ainda é recente e
nem todos os sistemas de gestão contábil
já estão atualizados para a novidade. Uma
indicação boa nesse sentido é o Fortes
Fiscal, fácil de utilizar, integrado com
outros sistemas e sempre atualizado.
Bons negócios!
A Fortes Tecnologia em Sistemas, empresa do Grupo Fortes de
Serviços, atua há mais de 25 anos na área de Tecnologia da Informação.
Desenvolve soluções para gestão empresarial e abrange as seguintes
áreas: gestão contábil, gestão financeira, gestão de pessoas e gestão de
transporte e logística.

A empresa conta com uma carteira de milhares de clientes em todo o

Brasil e uma rede de atendimento que inclui franquias e representações
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O objetivo é oferecer um serviço dinâmico, moderno, de alto padrão

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