Como elaborar melhor o

orçamento do seu evento

Acertar o orçamento de um evento é sempre um exercício difícil, complexo e que
dependerá não somente do tamanho do evento, mas também dos imprevistos que
podem acontecer na véspera e na realização do evento.

Fica, portanto, a pergunta: como evitar cometer os erros que podem sair caro no final?

Princípios e recomendações:

Cenário Realista
Você conseguirá mesmo conquistar 20 patrocinadores e 500 delegados (ou
inscritos) em seu primeiro evento, sem ter qualquer dado anterior ou conhecimento
da indústria ou mercado com o qual seu evento vai interagir? Portanto, faça o
seguinte exercício:

Criação de cenários:

»» Ideal: 20 patrocinadores, 500 delegados;

»» Realista: aquele mais provável que você atinja e

»» Pessimista: aquele em que tudo pode dar errado, até mesmo o inimaginável!

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Tipo de Evento
Como é realmente o tipo de evento que organiza? Entrada a convidados somente,
cobrança de ingresso, venda de cotas de patrocínio ou a combinação de todas essas
modalidades. A elaboração e o desenvolvimento de um orçamento pode variar para
cada tipo de evento, portanto é essencial que você saiba qual é o tipo do seu evento
e como a receita principal será originada.

Destino e Local
Quanto mais rápido você decidir sobre o local e a data, melhor será a sua estimativa
de custos. Qualquer seja o tipo de evento, uma grande parcela do orçamento será
tomada pelos custos de aluguel do espaço. Portanto, não deixe a decisão sobre o
local para depois.

Origem e Previsão da Receita

Para os eventos com cobrança de ingresso (entrada paga), como está precificando
e estipulando os valores dos seus tickets? Confira o valor dos ingressos de eventos
similares e que têm um bom número de público participante. Qual é o valor que a
região ou mercado está acostumado a pagar? O ingresso ou inscrição do seu evento
comporta um valor igual, inferior ou superior à concorrência?

Custos Fixos e Variáveis

Quais custos não sofrerão variação se o evento receber mais ou menos público?
Quais são os custos que aumentarão se vender um número muito maior de
ingressos (ou inscrições) se comparado à previsão inicial?

Acordo com o Local do Evento

A maioria dos locais e espaços para eventos pedem algum tipo de garantia na
assinatura do contrato de locação. Um depósito inicial para garantir o bloqueio do
espaço no período solicitado, por exemplo. Tenha em mente qual é exatamente esse
valor de garantia e o quanto (%) representará em seu orçamento. Portanto, negocie
sempre antes de assinar o contrato de locação!

Reserva de Contingência
É sempre prudente reservar de 5 a 10% para despesas (ou riscos) não previstos.

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Reserva de Oportunidade
Não é muito comum, mas alguns organizadores gostam de deixar alocado em seus
orçamentos uma verba de oportunidade. Muito útil quando surge o momento perfeito
para promover sua marca e evento, momento esse totalmente relacionado a fatores
externos. É uma prática comum no mercado publicitário que tem como objetivo
aproveitar um determinado momento para expor uma marca e ganhar relevância.

Como começar:
1. Limiar da Rentabilidade
Qual receita precisa atingir com venda de ingressos/inscrições, patrocínios ou
arrecadação de fundos para cobrir todos os custos e tornar o evento viável?

2. Agrupe Receitas e Custos em Diferentes Categorias

A receita de seu evento é originada a partir da venda de inscrições, de cotas de
patrocínio, de espaço publicitário ou com a venda de espaços para estandes. Os
custos geralmente implicam em atividades de: marketing, relações públicas/
assessoria de imprensa, pesquisa, aluguel do espaço, decoração, audiovisual,
alimentos e bebidas, passagens aéreas e estadias em hotel.

3. Crie uma Planilha de Orçamento

Com abas distintas para receita e custos, é essencial ter uma planilha simples e
detalhada para você controlar custos e gerenciar financeiramente seu evento. Caso
precise de um modelo, não deixe de consultar a planilha de orçamento que também
faz parte deste kit!

4. Adicione um Resumo à sua Planilha de Orçamento:

Reúna todos os seus custos e receitas em uma única aba para fácil referência.

A aba ‘Resumo’ (ou ‘Resultados’) será seu guia para controlar o orçamento do seu
evento. É esta guia que você vai usar em suas reuniões de orçamento com a equipe
para a contabilização de cada item. As outras abas fornecem os itens do orçamento
de forma detalhada, especialmente útil quando se faz necessário o corte ou ajuste
de determinados custos.

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5. Use Linhas Extras para Detalhar Custos
Nas abas seguintes ao resumo, deixe linhas extras para melhor detalhamento de
custos ou receitas. Por exemplo, para o aluguel do espaço - quebre o custo total
em diferentes linhas para que você possa ver e entender como o custo final foi
composto. Algumas ideias: aluguel de salas, audiovisual, estacionamento e etc.
Se mais tarde você precisar fazer apertos no orçamento, saberá o que cada item
representa e onde e como poderá poupar ou cortar. Se tudo estiver consolidado
em uma única linha da planilha, ficará mais difícil identificar como economizar se a
receita não atingir o valor planejado.

6. Faça Exercícios Regularmente

Não estamos falando de exercícios físicos, porém de exercícios para rever e analisar
se os custos e as previsões de receitas estão de acordo com o planejamento e fase
que seu evento se encontra. O modelo de gestão geral de orçamento, a seguir, é um
ótimo exemplo do exercício que propomos a você, sua equipe e seu evento.

Gestão Geral do Orçamento:

Modelo 12-6-1-Flash
Você já ouviu falar das revisões de orçamento realizadas 12 semanas, seis
semanas, uma semana antes e no dia (mais conhecida como ‘Flash’) do evento?
Essas revisões são imbatíveis na gestão ‘nota 10’ de custos e receitas para eventos.

Se você dispõe de tempo, recurso e equipe, não deixe a adoção da gestão geral do
orçamento para depois. Ela sinaliza perda na receita, leva em conta qualquer imprevisto
e destaca problemas não aparentes durante a fase de planejamento do evento.

A gestão geral do orçamento (modelo 12-6-1-Flash) é mágica não somente para a

fase atual de seu próximo evento, mas também o ajuda a se preparar melhor para
seus eventos recorrentes.

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Você tem uma receita que pretende atingir para cobrir os custos e, também, para
alcançar a rentabilidade de seu evento (lucro!!). Pode acontecer que, por exemplo,
seis semanas antes da realização do evento, ao praticar o modelo 12-6-1-Flash, você
verifique que não atingirá 100% da receita prevista no orçamento. Portanto, será
hora de analisar quais custos podem ser cortados ou diminuídos para não perder a
rentabilidade desejada e fechar seu evento no azul. Talvez você não precise oferecer
um coffee-break para 200 pessoas, mas sim para 150. A decoração da sala principal
orçada em $25mil pode ser reduzida para $18mil sem prejuízo para a imagem do
evento? Apurando estes detalhes em cada uma das suas linhas do orçamento fará a
diferença na somatória total dos custos.

Quer melhorar a gestão do orçamento de seu evento? Adote o modelo de

revisões 12-6-1-Flash!

Conclusão
Saber como elaborar melhor seu orçamento e como geri-lo são fatores fundamentais
para tornar seu evento um grande sucesso.

Ter o controle sobre o orçamento faz você pensar e planejar com mais antecedência,
repensar e ajustar planos e também o prepara para contratempos, imprevistos e
alterações nas fases de planejamento e execução de seu evento.

Não é tão diferente do que fazer um orçamento semanal para compras no açougue
ou pagamento de contas mensais da casa. Seja realista, tenha um plano, afine os
elementos críticos que o ajudarão no alcance dos principais objetivos com mais
precisão e faça revisões regulares.

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A Eventbrite é a plataforma líder global em tecnologia para eventos. A
empresa já processou mais de US$ 5 bilhões em venda de ingressos
brutos desde seu lançamento, em 2006, e ajuda a potencializar mais de
2 milhões de eventos ao redor do mundo todos os anos.

Criada com foco em confiabilidade e escala, a plataforma atende

milhares de organizadores de eventos, incluindo Social Media Week
São Paulo, Usina Universitária, LinkedIn, entre outros. Milhares de
organizadores utilizam a Eventbrite para ajudá-los a impulsionar suas
vendas de ingressos, promover e gerenciar eventos e analisar resultados
por meio de múltiplos canais de vendas: web, mobile, pontos de vendas,
e-mail marketing e redes sociais.

Milhões de participantes de eventos também utilizam a Eventbrite todos

os anos para descobrir uma ampla variedade de eventos, e garantir
seus ingressos em uma plataforma segura e fácil de usar - de aulas
de fotografia e corridas de obstáculos a grandes shows e festivais
que reúnem milhares de pessoas. Fundada em 2006 e sediada em
São Francisco, a empresa possui escritórios em 8 países e processa
ingressos em mais de 180 países. Entre seus investidores estão Sequoia
Capital, Tiger Global e T. Rowe Price.

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