UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF

FUNDAÇÃO EUCLÍDES DA CUNHA – FEC/UFF

PROJETO ACERVO DOCUMENTAL DA SECRETARIA DE PATRIMÔNIO DA

UNIÃO (SPU) – PROJETO BID/UFF

4º RELATÓRIO TRIMESTRAL DE METAS E PRODUTOS

REVISTO

FEVEREIRO DE 2018
INTRODUÇÃO

Ao longo do período várias atividades foram realizadas pela equipe do Projeto. A primeira delas tratou do desenvolvimento das
novas fichas de catalogação e descrição do Acervo que vêm sendo desenvolvidas em conjunto com a SPU Nacional. Para tal, várias
reuniões ordinárias foram realizadas - em geral, nas tardes de terça-feira e quinta-feira - visando adequar o software em
desenvolvimento pela empresa contratada às demandas do Projeto Acervo. Tais reuniões envolveram toda a equipe do Projeto, além
dos funcionários da SPU- RJ. Contudo, e apesar dos “prints” apresentados em reunião pela SPU ao longo destas inúmeras reuniões
incorporarem algumas das várias demandas apresentadas pela equipe, não pudemos ainda avaliar as novas ferramentas informacionais.
Ocorre que ainda aguardamos a disponibilização da primeira versão do referido “software” para que possam avaliados a
funcionalidade dos critérios definidos, o desempenho, as vantagens e os possíveis problemas decorrentes da implantação do novo
sistema nas condições reais de tratamento do Acervo.

Após um minucioso trabalho de restauração e captura das imagens por câmera fotográfica digital, outra atividade que vem
avançando refere-se à transcrição paleográfica do manuscrito Translado dos Autos do Inventário da Fazenda de Santa Cruz
Sequestrada aos Denominados Jesuítas no Anno de 1779. A atividade vem sendo desenvolvida pelo Laboratório de História Regional
do Espírito Santo e Conexões Atlânticas (LACES/UFES) coordenado pelo Prof. Luiz Cláudio Moisés Ribeiro – contratado pela UFF e
reconhecido pela SPU, conforme Relatório anexo. Trata-se de um documento fundamental para os estudiosos da História do Brasil
Colonial (mais antigo documento do Acervo SPU) e que se não se encontra disponibilizado pelo Arquivo Nacional do Brasil e nem
pelos Arquivos Portugueses – especialmente o Arquivo da Torre do Tombo.

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META 3 – Validar a metodologia de organização e tratamento (técnico, de conservação e de
restauração) do acervo documental histórico da SPU.

Produto 3.1 - Relatório técnico sobre o acervo documental piloto resgatado para teste da
metodologia e da solução eletrônica desenvolvidas.

A construção, desenvolvimento e validação da metodologia de organização e tratamento (técnico, de conservação e de

restauração) do Acervo Documental - "Meta 3", até agora constou:

 de material oriundo do prédio da Usina;

 dos relacionados ao arquivo Kardex;
 daqueles que compõe a chamada “pasta rosa”;
 das fichas financeiras;
 e do material iconográfico, especialmente o cartográfico.

No momento, cabe uma reflexão acerca do Projeto de Lei nº 7920/2017, que tramita na Câmara dos Deputados após aprovação
no Senado Federal, o qual dispõe sobre a eliminação de documentos públicos submetidos à processo de digitalização. Não vamos nos
ater às críticas acerca desta proposta de Lei, embora seja fundamental ressaltar que, do ponto de vista probatório e testemunhal,
apenas os documentos originais possuem como características intrínsecas a autenticidade e a genuinidade. Assim sendo, um
documento “digitalizado” (em qualquer formato, programa ou mídia) nada mais é que uma cópia, não possuindo os elementos que
permitam fundamentar a veracidade de seu conteúdo. Mesmo passando pelos procedimentos de autenticação (assinatura
digital/certificado digital) propostos no PL.

Entrementes, o que importa para nós neste momento é assegurarmos que todo o processo de digitalização do acervo SPU/RJ,
que servirá como modelo para todas as superintendências regionais do Brasil, siga os parâmetros mais rigorosos de tratamento e
 produção das cópias digitais. Para tanto, queremos mais uma vez, reiterar e acentuar a necessidade de trabalharmos com o padrão de
cópias TIFF, reconhecido - inclusive por resolução do CONARQ - como o mais seguro e verossímil disponível no momento. Essa
operação requer uma expansão da capacidade de armazenamento de informação digital de forma segura e estável, condição si ne qua
non para a sua plena execução, utilização do acervo e manutenção da qualidade das cópias digitais.

Frente a essa proposta que tramita no legislativo nacional, devemos estar seguros de que as ações que estamos desenvolvendo
no Projeto não acarretarão custos adicionais em decorrência dos processos já formatados, nem pela necessidade de refazer o trabalho
já realizado, visto seguirmos a orientação emanada do CONARQ.

Por tanto, dando continuidade à demanda da Secretaria do Patrimônio da União (DF) de disponibilização em uma plataforma
digital pública os documentos iconográficos já tratados, conservados, identificados, organizados e digitalizados pela SPU-RJ, nos foi
solicitado a re-digitalizaçã,, em formato TIF, dos principais exemplos cartográficos (aproximadamente 1000) já catalogadas, visando
adequá-las às novas demandas em termos de segurança jurídica para o Acervo.

Até o momento já foram re-digitalizados em formato TIF toda a cartografia referente à Região Portuária do Rio de Janeiro e a
meta é continuar com os demais documentos iconográficos visando, com isso, a melhoria da qualidade do material quando da
disponibilização pela SPU em demandas jurídicas ou, por meio digital, no site da Superintendência.

Salientamos, ainda, que as ações do PROJETO ACERVO DOCUMENTAL DA SECRETARIA DE PATRIMÔNIO DA UNIÃO (SPU) – PROJETO

BID/UFF já guardam margens tangenciais seguras tanto com o conteúdo das discussões em curso no Congresso Nacional, quanto com
as críticas que vem sendo colocadas pela comunidade arquivística, fato este que nos posiciona de forma segura frente ao futuro.

Já com relação à solução eletrônica prevista no TED, reafirmamos que, até o momento, a SPU Nacional ainda não
disponibilizou a primeira versão do software desenvolvido pela empresa contratada para que seja feita a testagem e a validação do
produto – conforme o cronograma estipulado nas reuniões.
 Para além, e visando facilitar a análise dos resultados do Projeto até o presente momento, apresentamos os dados envolvendo o
período de vigência de todo o Projeto, conforme pode ser observado nas tabelas seguintes, considerando as especificidades do Projeto
Acervo SPU. Ressaltamos que a produção das informações para compor este Relatório foi realizada pela equipe do Projeto Acervo
administrado pela própria SPU/RJ.

Tomando como referência o dia 27 de dezembro de 2017, contamos até o momento com o montante de 554.246 imagens
digitais produzidas.

Meta 4 – Validar a metodologia de catalogação e indexação de acervo documental com base nos resultados da aplicação ao
acervo documental piloto da SPU.

Produto 4.1 Relatórios técnicos trimestrais das atividades de catalogação e indexação do acervo documental.

Em busca de tornar mais claro o desempenho da equipe da UFF no período, considerando a digitalização da documentação da
SPU no principal critério de aferição do Projeto UFF/BID/SPU, deve-se detalhar a complexidade do processo de trabalho quando se
trata de documentação na sua maior parte bastante antiga:
 QUADRO 1
INTERVENÇÃO DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO
QUADRO QUANTITATIVO

FOLHAS

ANOS
Numeradas Higienização*¹ Reparadas Planificadas Restauração Acondicionamento*²

2016 1177 1584 950 1064 - -

2017 - 3866 2876 - 908 216

TOTAL 1177 5450 3826 1064 908 216

*¹ realizada na higienizadora e pó de borracha, se necessário;

*² pode ser em caixas variadas, encapsulamento em poliester e envelopes de papel alcalino ou Ph neutro.

FONTE: SPU/RJ - Equipe do Projeto Acervo Documental em 27/12/2017

QUADRO 2
 PROCESSOS RESGATADOS *¹
QUADRO QUANTITATIVO - Posição 27/12/2017

HIGIENIZADOS E
PROVENIÊNCIA LOCALIZADOS TRATADOS INDEXADOS

do Arquivo "Registro Pastas 3.472 586 586

Rosas" *²

do FICHÁRIO KARDEX*³ 23.698

23.698 23.698

TOTAL 27.170 24.284 24.284

*¹ -> período de 2016 e 2017

*² -> "Registro Pastas Rosas" - "...denominação de arquivo convencional, criado antes da implantação de sistemas informatizados/digitais.
Algumas pastas contendo peças (folhas) retiradas de processos originais, atualmente sendo reconstituídas aos respectivos processos. As mesmas
foram numeradas com a denominação de Registro Patrimonial dos Imóveis Próprios Nacionais, atualmente sob a responsabilidade e
acondicionadas na COCAI/DIINC/SPU-RJ..."
- No período, foram recepcionadas 600 pastas rosas;
- Processos Identificados e Pesquisados nos Sistemas (CPROD e COMPROT), no Fichário Kardex (Sub Judice), nos depósitos na
Sede e na Usina e no Arquivo SAMF/RJ.
*³-> Fichário Kardex – recurso de busca, localização e indexação utilizado entre as décadas de 1940 e 1980, abrangendo acervo desde
meado do século XVIII, cuja documentação não se encontra em nenhum sistema automatizado.
FONTE: SPU/RJ - Equipe do Projeto Acervo Documental em 27/12/2017
QUADRO 3
 PROJETO BID / DIGITALIZAÇÃO - QUANTITATIVO

ACERVO 2016 2017 TOTAL

Jan./Jun. Jul./Set. Out. Nov. Dez.

Ficha Financeira 52.800 -- 54.528 *¹ -- -- -- 107.328 *²

Cartográfico 2.990 -- 1.400 09 41 08 4.448
Processual *³ 11.263 121.775 145.233 *4 52.500 *4 54.733 56.966 442.470

TOTAL 67.053 121.775 201.161 52.509 54.774 56.974 554.246

¹* digitalização em blocos, de fichas A3.Sendo quebradas por registros inseridos nos bancos de dados em ACCESS (Ficha Fianceira), utilizando
scanners disponíveis na COCAI/SPU-RJ e Scanwork;
²* digitalização encerrada - total contabilizado pelo Programa Software Contador de Nº de Página em cada PDF site:
htpps://www.coolutils.com/CountPages_PDF
³* processos reconstituídos de documentação origem "pasta rosa", classificados no âmbito da SPU/RJ, resgatados (Kardex - sub judice)
4* equipamentos e datas de início do uso: 01 planetária – 07/04/2015; 01 scanner A3 – 05/10/2017; 03 scanners A4 (dois na SPU/RJ e dois na
SAMF/RJ, em parceria) – 20/04/23017 e 02 scanners de grandes formatos (plantas): SmatLFSC 36 – 06/05/2015 e SmartLFSG – 22/06/2017
FONTE: SPU/RJ - Equipe do Projeto Acervo Documental em 27/12/2017

ATIVIDADES RELACIONADAS ÀS ATIVIDADES ACADÊMICAS OU DE APOIO À SPU-RJ

 Convém reafirmar que, conforme se pode apreender da análise da documentação oficial do Projeto Acervo Documental SPU
(UFF/BID-SPU), uma das principais razões para a escolha da Universidade Federal Fluminense, através de seu Programa de Pós-
Graduação em História (nível 7 CAPES) e do Polis - Laboratório de História Econômica e Social, é a de que o trabalho desenvolvido
no Projeto - para além das suas metas quantitativas anteriormente elencadas - é o de desenvolver e ampliar a reflexão acadêmica tendo
como referência o Acervo Documental da SPU.

Nesse sentido, já pudemos apresentar a UFF um relatório com dados bastante expressivos referentes à parceria. Visto que,
embora não contemplado nos recursos financeiros do Projeto, foram grandes ganhos imateriais na formação dos bolsistas e
acadêmicos, com a produção de material de grande relevância nacional e internacional.

Registramos a preparação e acompanhamento das atividades dos bolsistas da UFF (21 ao todo) nas técnicas de identificação,
tratamento, restauro, digitalização e organização do Acervo. Embora alguns destes aspectos façam parte de disciplinas aprendidas ao
longo do curso de História, Geografia e Ciências Sociais, os referidos bolsistas ainda não tinham como aplicar os seus conhecimentos
em situações práticas. Neste sentido, acredito que o Projeto vem preparando estes discentes para uma melhor inserção no mercado de
trabalho em centros de pesquisa e arquivos públicos e privados, bem como em atividades muito específicas vinculadas ao tratamento e
restauro documental ou de tratamento de cartografias de vários tipos, por exemplo.

Com relação aos Bolsistas Seniores, além da experiência no tratamento de uma documentação muito específica - os
documentos dos domínios da União -, ressalta-se a possibilidade de gerar novas tecnologias e de desenvolvimento de trabalhos
acadêmicos de referência nacional e internacional.

No caso dos Consultores e da Coordenação, convém ressaltar ainda o aspecto de desenvolvimento de metodologias específicas,
estudos científicos, atenção a demandas específicas da SPU - como a produção do parecer acerca dos terrenos da Fazenda Guia de
Pacobaíba exposto no Relatório anterior - e atendimento à demanda de pesquisadores como o caso da Prof. Katia Pontes (UESC/Bahia
e Doutoranda PPGH-UFF), do Prof. Dr. Leonardo Brito (Colégio Pedro II e Pós-Doutorando PPGH-UFF), do Prof. Dr. Tâmis Parron
(PPGH-UFF) e do Prof. Dr. Farès el-Dahdah (Universidade de Rice).

Atenciosamente

Rio de Janeiro, de fevereiro de 2018

Professor Titular Cezar Teixeira Honorato, PhD

Coordenador do Projeto Acervo Documental SPU (UFF/BID)