TERCIFORMA – Estudos de

Comércio e Serviços, SA

MANUAL DE FORMAÇÃO

(UFCD – 0757 – Folha de Cálculo – Funcionalidades Avançadas)

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ÍNDICE REMISSIVO

…………………………………………………………………………………………………………………….…………. Pág. n.º 1

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I. Introdução

Há muitos anos atrás, um amigo meu - economista num banco – fez uma formação em folhas de cálculo com o objetivo
de, naturalmente, ver algum do seu trabalho facilitado. As folhas de cálculo são, de facto, desde há muito, uma ferramenta
valiosa e transversal a várias áreas. Do ensino à contabilidade, passando pelo marketing ou pela economia, são imensas
as áreas de aplicação. Mas para tirar partido dessa ferramenta é necessário conhecê-la, saber que vantagens nos pode
trazer. Ora esse meu amigo não sabia que, numa folha de cálculo com imensas colunas e cerca de 18 000 linhas – o
número de contas abertas na agência em que ele trabalhava – lhe era possível filtrar e visualizar apenas aquelas contas
que obedeciam a um determinado critério (suponhamos, terem um saldo médio superior a 1000€). E, por vergonha, ele
nunca perguntou se tal era possível – embora desconfiasse - pelo que passava horas a fio a filtrar mentalmente aquelas
18 000 linhas cheias de números e datas. A vergonha por vezes e a preguiça por outras são muitas vezes a causa de
trabalho desnecessário, com o consequente cansaço, falta de produtividade e perda de tempo. Por isso, ainda bem que
teve a iniciativa de se inscrever nesta ação de formação, onde terá contacto com algumas opções e ferramentas de um
popular software de folha de cálculo que lhe poderão não só poupar horas de trabalho, como a melhorar a leitura dos
dados disponíveis e até abrir caminho a aumentar os seus conhecimentos.
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II. Conteúdos

1. Múltiplas folhas de cálculo

1.1. Múltiplas folhas
1.1.1. Criar e visualizar múltiplas folhas
Ao criarmos um livro (workbook) no Microsoft Excel, ele abre automaticamente uma folha (spreadsheet),
como é mostrado na Figura 1, tendo cada folha 1048576 linhas e 16384 colunas.

Figura 1

Na vida real - querendo significar fora do contexto das salas de aula onde se usam pequenas tabelas nos
exercícios para aprendizagem – é muito comum o surgimento de longas folhas de cálculo e, muitas vezes -
mais por razões de organização de que limitações de espaço – os livros com várias folhas.
Adicionar uma folha a um livro é fácil, basta clicar no sinal ‘+’ à direita do separador da última folha.

Também, clicar com o botão direito do rato sobre um separador faz surgir um
menu de contexto (Figura 2) com várias opções, nomeadamente a de inserir
uma nova folha - mas aí à esquerda da folha selecionada – e a alteração do
nome da folha.
Outras opções úteis são a eliminação, o mover (para outra posição) ou
copiar, o proteger contra alterações com palavra passe, o ocultar e
escolher a cor do separador. Figura 2

A Figura 3 ilustra um exemplo simples: as receitas e as despesas de alguém,

registadas numa folha para cada mês.
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Figura 3

Podemos pedir para ver várias folhas em simultâneo no ecrã. Para isso:
i) Vamos a cada uma delas e selecionamos, no separador Ver, a
opção Nova janela.
ii) Depois, em qualquer uma delas e também no menu Ver, escolhemos Dispor
Todas, o que faz surgir a caixa de diálogo da Figura 4 onde podemos
escolher a forma como as queremos dispor no ecrã. Figura 4

Existe também uma barra de navegação à esquerda do separador da primeira folha para,
eventualmente, facilitar a navegação entre folhas e se clicarmos com o botão direito do
rato sobre essa barra, surge uma caixa que contém os nomes de todas as folhas - como
ilustrado na Figura 5 – que nos permite uma navegação rápida, útil sobretudo quando
temos muitas folhas.

1.1.2. Referências a outras folhas em fórmulas

Suponhamos agora que queremos chegar ao fim do mês de abril e apurar, numa
Figura 5
5ª folha (chamemos-lhe totais parciais), os totais das despesas e das receitas até
aí. À partida, temos duas hipóteses, sempre incluindo referências às
outras folhas. Cada hipótese corresponde a uma situação diferente.
Vejamos a primeira:
i) Na célula pretendida da folha totais parciais invocamos a
Figura 6
função soma() (Figura 6)
ii) Vamos à primeira folha e clicamos na célula do total das receitas (H7) pelo que, de imediato, na barra
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de fórmulas surge =SOMA(janeiro!H7) indicando que a primeira parcela é a célula H7 da folha

janeiro.
iii) À frente de H7 colocamos um ;
iv) Vamos à segunda folha e clicamos na célula do total das receitas (H7) pelo que, de imediato, na barra
de fórmulas surge =SOMA(janeiro!H7;fevereiro!H7) indicando que a segunda parcela é a célula H7
da folha fevereiro.
v) Repetimos os passos ii) e iii) para as duas folhas seguintes, em que não houve trabalhos extra, pelo
que as células com as receitas aqui são as H6. No final, obtemos a fórmula
=SOMA(janeiro!H7;fevereiro!H7;março!H6;abril!H6) que nos dá o total das receitas.

Este método é um pouco moroso, mas fomos obrigados a usá-lo porque as receitas totais de cada mês estão em células
diferentes em diferentes meses.

Já se as células das receitas em todos os meses fossem as H7 poderíamos recorrer a um método bem mais rápido:
i) Na célula pretendida da folha totais parciais
invocamos a função soma().
ii) Clicar no separador da folha janeiro.
Figura 7
iii) Premir a tecla SHIFT e, sem largá-la, clicar no
separador da última folha, abril (Figura 7).
iv) Na folha que ficar visível, clicar na célula H7.
v) Surgirá a fórmula =SOMA('janeiro:abril'!H7) significando ‘soma todas as células H7 de janeiro a abril.
O que está como argumento da função SOMA() é denominada uma referência 3D porque é vista como um conjunto de
células em folhas empilhadas, ou seja, a 3 dimensões e não apenas a 2, como numa folha plana.
Nota: se as folhas pretendidas não forem consecutivas, podemos usar a tecla Ctrl em vez da tecla SHIFT e ir clicando
nos separadores das folhas pretendidas.

Numa extensão a estas hipóteses, podemos até fazer a relação entre folhas de diferentes livros. Para invocar uma célula
ou um intervalo de células de uma folha que está num livro que não o da fórmula, podemos
i) Escrever diretamente a fórmula num formato em que a célula ou intervalo de células surja identificada pelo
nome do livro e pelo nome da folha onde se encontra, assim:
=[Nomedolivro.xls]Nomedafolha!endereço_da_célula (Ex: [despesas.xls].janeiro!B10)
ii) Procedendo como indicado inicialmente para ir buscar uma célula ou intervalo de células de outra folha do
mesmo livro, só que aqui se vai buscar a célula ou intervalo de células a outra folha de outro livro aberto.
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Também podemos criar uma ligação entre livros de forma a que uma alteração numa célula ou intervalo de células de um
livro se reflita em células correspondentes no livro a esse ligado. Para criar uma ligação entre livros, proceder como
segue:
i) Abrir o livro fonte – o original - e o livro destino.
ii) No livro fonte, copiar a célula ou intervalo pretendido e, com o botão direito do rato, escolher Copiar ou
premir Ctrl C.
iii) Mostrar a folha de destino do livro de destino, clicar na célula de destino (ou célula do canto superior
esquerdo da área de destino) e emitir o comando Colar Especial para mostrar a caixa de diálogo da Figura
8.
iv) Premir o botão Colar ligação (Figura 8).

Figura 8

O que acontece quando se cria assim uma ligação entre folhas de dois livros – o livro fonte e o de destino? Se o livro
fonte estiver aberto e contiver alterações feitas desde que o livro de destino foi atualizado, o Excel atualiza as ligações
no livro destino quando este for aberto. Se o livro fonte não estiver aberto, mas contiver alterações feitas desde que o
livro de destino foi atualizado, o comportamento por defeito do Excel é o de pedir ao utilizador para atualizar as ligações
automáticas quando se abrir o livro de destino. Para que o Excel atualize as ligações automaticamente sem avisar o
utilizador, é necessário desativar a opção Solicitar a atualização das ligações automáticas na área Geral da categoria
Avançadas na caixa de diálogo das opções do Excel.

1.1.3. Consolidação de folhas de cálculo

Uma ferramenta poderosa e útil que o Excel tem é a que permite consolidar diferentes células de diferentes folhas (do
mesmo ou de diferentes livros) numa folha só.
Suponhamos uma cadeia de três lojas que vendem café, chá e leite. Suponhamos agora que cada loja regista no seu
livro de Excel as vendas trimestrais de cada um destes itens, em Euros (Figura 9). A ideia está em consolidar esses
valores numa folha só. Vamos ver um exemplo que permite ver o poder do Excel em ação.
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Figura 9

Atente bem nos dados das três lojas, porque a de Lisboa não fez vendas de leite e a de Faro não só não teve vendas no
2º trimestre, como o responsável pelos registos decidiu colocar os trimestres por ordem inversa.
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Para fazer a consolidação, seguimos os passos seguintes:

i) Abrimos os três livros (o que, não sendo obrigatório, facilita imenso).
ii) Criamos um livro em branco.
iii) No livro em branco, vamos ao separador Dados e premimos o botão Consolidar (Figura 10).

Figura 10

iv) Surge uma caixa de diálogo (Figura 11) em que

escolhemos
a. A função resumo a usar (soma, média, etc).
b. As referências a usar, ou seja, as células dos vários
livros que queremos usar na consolidação.
c. A localização dos rótulos (aqui muito importantes,
porque irão permitir ao Excel ‘ver’ onde estão os Figura 11
dados referentes a cada trimestre (pelos rótulos “1ºT”,
“2ºT”, “3ºT” e “4ºT” e a que produtos (Chá, Café, Leite) se referem) em cada um dos livros.
d. Ainda a opção Criar ligações aos dados de origem para prevenir alguma alteração nestes dados
que assim é refletida nas contas consolidadas.
Neste exemplo, se pretendêssemos obter os valores médios das
vendas em cada um dos trimestres, teríamos de fazer o seguinte:
v) No grupo de funções, escolher Média.
vi) Clicar na seta no fundo da caixa Referência (Figura 12) para
podermos aceder a uma das folhas (por exemplo, a Loja Porto)
e selecionar os dados.
vii) Feita a seleção, deverá surgir a referência completa como se Figura 12

observa na Figura 13. Premir de novo a

seta.
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viii) Premir o botão Adicionar para incluir os

Figura 13
dados da loja do Porto.
ix) Apagar a referência criada na caixa Referência.
x) Repetir os passos vi) a ix) para as outras duas lojas.
xi) Marcar as opções Linha de cima (para ler os rótulos dos trimestres), Coluna da esquerda (para ler os
rótulos dos produtos) e Criar ligações aos dados de origem para atualizar os cálculos se houver
alterações nos dados de origem das lojas. A caixa de diálogo deverá ficar semelhante à da Figura 14.

Figura 14

xii) Clicar em OK.

A Figura 15 mostra as duas vistas que se obtêm da consolidação. A vista 1 mostra os valores médios das vendas
de café em cada um dos trimestres, correspondendo ao resumo que pretendíamos. A vista 2 mostra o resumo e os
dados de origem. Os botões à esquerda (‘+’ e ‘-‘) permitem expandir ou comprimir os dados de cada um dos
produtos.

Figura 15

2. Resumo de dados
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2.1. Inserção de subtotais

Não é à toa que as funções soma() e média() são as funções mais usadas. Na verdade, nas utilizações dadas ao
Excel na vida real, o cálculo de somas é a operação mais efetuada por tão útil que é. Também a média é uma
medida estatística de tendência central muito usada como medida sumária. Vejamos um exemplo simples e de um
tipo muito comum, o das vendas efetuadas pelas lojas de uma empresa que divide o país em três regiões – Norte,
Centro e Sul. Os dados estão na Figura 16.

Figura 16

O que se pretende é obter o valor total das vendas, mas também os subtotais correspondentes a cada uma das
regiões. É muito fácil! Os passos são:
i) Verificar se cada coluna, num intervalo de dados no qual se deseja calcular subtotais, tem um rótulo na
primeira linha, contém informações similares em cada coluna e se o intervalo não tem linhas ou colunas
vazias.
ii) É fundamental ordenar os dados pelo conteúdo da coluna que
queremos usar como critério para agrupamento. Neste caso, se
queremos agrupar os valores por região, temos de ordenar as
linhas do quadro pelo nome da região. Para isso:
a. Selecionar o intervalo, incluindo ou não os rótulos.
Figura 17
b. No separador Dados, grupo Ordenar e Filtrar, premir o
botão de ordenação crescente destacado na Figura 17. O Excel vai assumir que a ordenação será
feita pela 1ª coluna, o nome da Região, neste caso. O resultado é mostrado na Figura 18.
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Figura 18

iii) Clicar numa das células do intervalo.

iv) Ainda no separador Dados, no grupo Resumo, premir o botão Subtotal que faz surgir a caixa de diálogo
da Figura 19 que é muito fácil de interpretar. Para o caso atual, queremos obter um total global (soma) de
todas as vendas e totais parciais para cada região. Então¸ a cada alteração em Região – ou seja, antes
de mudar de uma região para outra na lista – o Excel vai utilizar a função Soma() para calcular subtotais
de Vendas e, no final, obter um total sumário por baixo da lista de dados.
v) Premir OK. Surge o resultado pretendido, ilustrado na Figura 20.

Figura 19
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Figura 20

Mais uma vez, os botões ‘+’ e ‘-‘ e os ‘1’, ‘2’ e ‘3’ permitem obter diferentes vistas, mais ou menos resumidas.

Agora, suponhamos que cada região está dividida em três zonas, como indicado na Figura 21.

Figura 21
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Queremos também obter subtotais, agora por região e por zona. Como fazer?

i) Clicar numa das células da tabela.

ii) Ir ao separador Dados e premir o botão Ordenar, já que agora vamos querer especificar que a ordenação
é primeiro feita pela Região e depois pela Zona.
iii) Como mostrado na Figura 22, indicar que a primeira chave de ordenação é a Região.

Figura 22

iv) Depois, premir o botão Adicionar Nível e indicar Zona como segunda chave de ordenação.

Figura 23

v) Premir OK.
vi) Finalmente, para se obter os subtotais por Zona dentro de cada Região, indicar isso mesmo na caixa de
diálogo Subtotal, como indicado na Figura 24.
O resultado é mostrado na Figura 25 e é, naturalmente, o pretendido. E, mais uma vez, podemos usar os botões ‘1’, ‘2’
e ‘3’ para agrupar e desagrupar as linhas.
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Figura 24

Figura 25
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2.2. Copiar os dados destacados

Podemos ter interesse em copiar para outro local os dados que estão visíveis após os escolhermos com os botões
‘1’, ‘2’ e ‘3’ e/ou ‘+’ e ‘-‘. Suponhamos, para efeitos de exemplo, que queríamos copiar as células que estão visíveis
como na Figura 26.

Figura 26

Para isso, devemos seguir os passos seguintes:

i) Selecionar as células a copiar (de A1 a C28, neste caso).
ii) No separador Base, no grupo Edição, clicar em Localizar e Selecionar e, em seguida, clicar em Ir Para
Especial…
iii) Clicar em Só células visíveis (Figura 27).

Figura 27
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iv) Premir OK.

v) Copiar as células e colá-las no destino.

3. Análise de dados
3.1. Análise de dados em tabelas e listas
3.1.1. Criação, ordenação e filtragem de dados
3.1.1.1. Criação
Uma tabela em Excel é uma coleção organizada de dados, por vezes também designada como base de dados1,
cujo objetivo principal consiste em guardar, aceder e manter atualizada a informação estruturada que contém, de acordo
com determinados critérios.
Numa tabela, cada linha representa um registo – por exemplo, os detalhes de uma fatura ou o nome, endereço
e informação de contacto de um cliente. Cada coluna representa um campo no registo. O Excel utiliza a primeira linha
da tabela para identificar os nomes dos campos, sendo depois possível inserir dados de variados tipos: texto, números,
datas ou horas, fórmulas e hiperligações.

O Excel distingue claramente um simples intervalo de células com dados de uma tabela. Para ele, uma tabela
é então um conjunto de dados organizados em linhas e colunas, mas em que cada coluna tem o título que rotula os dados
que estão por baixo. Um exemplo é mostrado na Figura 28.

Figura 28

Como criar uma tabela?

i. Ir ao separador Inserir, grupo Tabelas e premir o botão Tabela.

1
Uma base de dados relacional é um conjunto de tabelas. Uma “base de dados” em Excel é constituída
apenas por uma tabela, daí o termo “base de dados” ter de ser entendido com esta restrição.
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ii. Surge uma caixa de diálogo em que é perguntado o intervalo de endereços a que a tabela corresponde, incluindo
os cabeçalhos das colunas (Figura 29). Se a tabela já tiver uma linha de dados, melhor.

Figura 29

iii. Premir o botão da seta para cima junto à caixa do intervalo de endereços e selecionar toda a tabela (aí, a forma
mais prática de fazê-lo é selecionando a primeira linha com o rato, depois premir a tecla Shift e, sem largá-la, a
End e depois a tecla da seta para baixo).
iv. Voltar a premir o botão da seta.
v. Marcar a opção A minha tabela tem cabeçalhos.
vi. Premir OK.
vii. A tabela ficará formatada com um sombreado escolhido pelo Excel e os botões dos filtros ativados na 1ª linha
(Figura 30).

Figura 30

Agora, a introdução e edição de dados na tabela. Agora que a tabela está definida até em termos do intervalo de células
que lhe corresponde, a inserção de novos dados ou a eliminação de dados constantes de lá deve ser feita por um
formulário. Para isso, seguir os passos seguintes:
i. Clicar no botão Personalizar barra de ferramentas de acesso rápido ao lado direito da barra de acesso
rápido e escolher Mais comandos… do menu que aparece (Figura 31).
ii. O Excel mostra a categoria Personalizar da caixa de diálogo de opções.
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Figura 31

iii. Na lista, escolher Para todos os documentos se se desejar deixar o botão de formulário disponível em
todos os livros. Se desejar que o botão de Formulário esteja disponível só para o livro atual, selecionar então
Para nome do livro (Figura 32).

Figura 32

iv. Na lista de Escolher comandos de, selecionar Comandos Fora do Friso. O Excel mostra estes comandos
na caixa da esquerda.

Figura 33

v. Na caixa da esquerda, clicar no comando Formulário e, depois, no botão Adicionar (Figura 34). O Excel
adiciona o comando na barra de ferramentas de acesso rápido (Figura 35).
vi. Clicar no botão OK.
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Figura 34

Figura 35

Para usar um formulário de dados, devemos selecionar uma célula dentro da tabela e, depois, clicar no botão Formulário
que acabou de adicionar à barra de ferramentas de acesso rápido. O Excel gera o formulário de dados a partir das colunas
da tabela e mostra os dados do primeiro registo na tabela (Figura 36).

Figura 36
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Para se usar um formulário para a ação pretendida:

• Usar os botões Localizar Anterior e Localizar Seguinte para navegar pelos outros registos da tabela.
• Para alterar um registo, navegar até ele, fazer as alterações e premir Enter. Para desfazer as alterações feitas,
clicar no botão Restaurar.
• Para adicionar um registo à tabela, clicar no botão Novo. Introduzir os dados para o novo registo no formulário
e premir Enter. O Excel adiciona o novo registo no fim da tabela, naturalmente.
• Para eliminar o registo atual, clicar no botão Eliminar. O Excel mostra uma caixa de mensagens avisando que
o registo será permanentemente eliminado. Clicar no botão OK para eliminar o registo.
• Para pesquisar registos que estejam de acordo com determinados critérios específicos, clicar no botão Critérios.
O Excel limpa os campos do formulário e mostra Critérios acima do botão Novo. Especificar os critérios nas
caixas apropriadas e clicar nos botões Localizar Anterior e Localizar Seguinte.

3.1.1.2. Ordenação
Este tópico já foi abordado antes. Relembrando, para ordenar a tabela por uma ou mais colunas, basta clicar dentro da
tabela, ir ao separador Dados, grupo Ordenar e Filtrar e premir o botão Ordenar (a menos que queiramos ordenar pela
1ª coluna e aí basta premir o botão da ordenação crescente ou o da decrescente, que estão mesmo ao lado).

3.1.1.3. Filtragem
Ao filtrar informações numa folha de cálculo, pode localizar valores rapidamente. Pode filtrar uma ou mais colunas de
dados. Ao filtrar, pode controlar não só o que pretende ver, mas também o que pretende excluir. Pode filtrar com base
em escolhas que fazer a partir de uma lista ou pode criar filtros específicos para se focar com precisão nos dados que
pretende ver. Pode procurar texto e números quando estiver a filtrar ao utilizar a caixa de Pesquisa na interface de
filtragem (Figura 37).
Ao filtrar os dados, as linhas cujos valores nas colunas não correspondam aos critérios do filtro são ocultadas por
completo. Pode filtrar valores numéricos ou de texto ou até filtrar por cor, no caso das células que tenham formatação de
cor aplicada ao respetivo fundo ou texto.

Se tivermos uma tabela criada tal como explicado no ponto 3.1.1.1., os botões dos filtros já estarão ativos, tal como se
pode observar na Figura 37. Senão, basta ir ao separador Dados e premir o botão Filtrar. 4
As opções dos filtros dependem apenas do tipo de conteúdo da coluna a que o filtro é aplicado. As figuras 39 e 40 ilustram
as diferentes opções para colunas com números (filtros numéricos) – como o caso do Preço - e com texto (filtros de
texto) como o caso da descrição do Artigo.
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Figura 37

Figura 38

As condições a aplicar (Igual a, Diferente de,…) são fáceis de entender. A combinação de diferentes filtros em diferentes
colunas corresponde a uma conjunção das condições, ou seja, se eu colocar um filtro no Preço especificando “Maior do
que 3€” e um filtro na Categoria “Igual a Laticínios” estou a querer dizer que quero ver laticínios com preço superior a 3€.

Para eliminar um filtro, basta escolher a opção Limpar Filtro De.

Querendo combinar diferentes filtros para a mesma coluna, devemos escolher a opção Filtro Personalizado… (Figura
41). Aqui podemos usar
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Figura 39

Figura 40

a) uma combinação de duas condições ligadas por uma conjunção (“E”) ou uma disjunção inclusiva2 (“OU”)
b) metacaracteres como o ponto de interrogação e o asterisco; o ? substitui um carácter como, por exemplo, na
busca por “é igual a Port?” que encontraria “Porto” ou “Porta”, mas não “Portaria” porque tem mais do que um
carácter a seguir a “Port”; o * substitui um ou mais caracteres, pelo que a busca por “é igual a Port*” encontraria
“Porto” ou “Porta”, mas também “Portaria”.

2
Se eu afirmar “Vou ao cinema ou à praia” mas, no final, for a ambos os sítios e não ter mentido, é porque a
partícula “ou” foi usada como uma disjunção inclusiva, em que eu não queria dizer que só ia a um dos sítios.
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Figura 41

X . Bibliografia
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