Manual de Excel Avançado - ECP

TERCIFORMA – Estudos de
Comércio e Serviços, SA
MANUAL DE FORMAÇÃO
(UFCD – 0757 – Folha de Cálculo – Funcionalidades Avançadas)

ÍNDICE
I. INTRODUÇÃO 4
II. CONTEÚDOS 5
1. Múltiplas folhas de cálculo 5
1.1. Múltiplas folhas 5
1.1.1. Criar e visualizar múltiplas folhas 5
1.1.2. Referências a outras folhas em fórmulas 6
1.1.3. Consolidação de folhas de cálculo 9
2. Resumo de dados 12
2.1. Inserção de subtotais 12
2.2. Copiar os dados destacados 16
3. Análise de dados 19
3.1. Análise de dados em tabelas e listas 19
3.1.1. Criação, ordenação e filtragem de dados 19
3.1.1.1. Criação 19
3.1.2. Regras de validação 23
3.1.3. Ordenação 25
3.1.4. Filtragem 26
3.1.5. Filtragem avançada 28
3.2. Funções BD 32
3.3. Tabelas dinâmicas 35
3.3.1. Criação e formatação de uma tabela dinâmica 35
3.3.2. Gráficos dinâmicos 44
3.3.3. Tipos de gráficos 47
• Gráficos de colunas 47
Tipos de gráficos de colunas 48
• Gráficos de linhas 48
Tipos de gráficos de linhas 49
• Gráficos circulares e em anel 49

• Gráficos em anel 50
• Gráficos de barras 51
Tipos de gráficos de barras 51
• Gráficos de área 51
Tipos de gráficos de área 52
• Gráficos de dispersão 52
Tipos de gráficos de dispersão 53
III. BIBLIOGRAFIA E WEBOGRAFIA 62

I. Introdução
Há muitos anos atrás, um amigo meu - economista num banco – fez uma formação em folhas de cálculo com o objetivo
de, naturalmente, ver algum do seu trabalho facilitado. As folhas de cálculo são, de facto, desde há muito, uma ferramenta
valiosa e transversal a várias áreas. Do ensino à contabilidade, passando pelo marketing ou pela economia, são imensas
as áreas de aplicação. Mas para tirar partido dessa ferramenta é necessário conhecê-la, saber que vantagens nos pode
trazer. Ora esse meu amigo não sabia que, numa folha de cálculo com imensas colunas e cerca de 18 000 linhas – o
número de contas abertas na agência em que ele trabalhava – lhe era possível filtrar e visualizar apenas aquelas contas
que obedeciam a um determinado critério (suponhamos, terem um saldo médio superior a 1000€). E, por vergonha, ele
nunca perguntou se tal era possível – embora desconfiasse - pelo que passava horas a fio a filtrar mentalmente aquelas
18 000 linhas cheias de números e datas. A vergonha por vezes e a preguiça por outras são muitas vezes a causa de
trabalho desnecessário, com o consequente cansaço, falta de produtividade e perda de tempo. Por isso, ainda bem que
teve a iniciativa de se inscrever nesta ação de formação, onde terá contacto com algumas opções e ferramentas de um
popular software de folha de cálculo que lhe poderão não só poupar horas de trabalho, como a melhorar a leitura dos
dados disponíveis e até abrir caminho a aumentar os seus conhecimentos.
II. Conteúdos
1. Múltiplas folhas de cálculo

1.1. Múltiplas folhas
1.1.1. Criar e visualizar múltiplas folhas
Ao criarmos um livro (workbook) no Microsoft Excel, ele abre automaticamente uma folha (spreadsheet),
como é mostrado na Figura 1, tendo cada folha 1048576 linhas e 16384 colunas.
Figura 1
Na vida real - querendo significar fora do contexto das salas de aula onde se usam pequenas tabelas nos
exercícios para aprendizagem – é muito comum o surgimento de longas folhas de cálculo e, muitas vezes - mais por
razões de organização de que limitações de espaço – os livros com várias folhas.
Adicionar uma folha a um livro é fácil, basta clicar no sinal ‘+’ à direita do separador da última folha.
Também, clicar com o botão direito do rato sobre um separador faz surgir um
menu de contexto (Figura 2) com várias opções, nomeadamente a de inserir uma
nova folha - mas aí à esquerda da folha selecionada – e a alteração do nome da folha.
Outras opções úteis são a eliminação, o mover (para outra posição) ou copiar,
o proteger contra alterações com palavra passe, o ocultar e escolher a cor do
separador.
A Figura 3 ilustra um exemplo simples: as receitas e as despesas de alguém, Figura 2
registadas numa folha para cada mês.
Figura 3
Podemos pedir para ver várias folhas em simultâneo no ecrã. Para isso:
i. Vamos a cada uma delas e selecionamos, no separador Ver, a
opção Nova janela.
ii. Depois, em qualquer uma delas e também no menu Ver, escolhemos Dispor
Todas, o que faz surgir a caixa de diálogo da Figura 4 onde podemos
escolher a forma como as queremos dispor no ecrã. Figura 4
Existe também uma barra de navegação à esquerda do separador da primeira folha

para, eventualmente, facilitar a navegação entre folhas e se clicarmos com o botão direito
do rato sobre essa barra, surge uma caixa que contém os nomes de todas as folhas -
como ilustrado na Figura 5 – que nos permite uma navegação rápida, útil sobretudo
quando temos muitas folhas.
1.1.2. Referências a outras folhas em fórmulas

Suponhamos agora que queremos chegar ao fim do mês de abril e apurar, numa 5ª Figura 5
folha (chamemos-lhe totais parciais), os totais das despesas e das receitas até aí. À
partida, temos duas hipóteses, sempre incluindo referências às outras folhas.
Cada hipótese corresponde a uma situação diferente.
Vejamos a primeira:
i) Na célula pretendida da folha totais parciais invocar a função Figura 6
soma() (Figura 6)
ii) Ir à primeira folha e clicamos na célula do total das receitas (H7) pelo que, de imediato, na barra de
fórmulas surge =SOMA(janeiro!H7) indicando que a primeira parcela é a célula H7 da folha janeiro.
iii) À frente de H7 colocar um ;
iv) Ir à segunda folha e clicamos na célula do total das receitas (H7) pelo que, de imediato, na barra de
fórmulas surge =SOMA(janeiro!H7;fevereiro!H7) indicando que a segunda parcela é a célula H7 da
folha fevereiro.
v) Repetir os passos ii) e iii) para as duas folhas seguintes, em que não houve trabalhos extra, pelo que
as células com as receitas aqui são as H6. No final, obtemos a fórmula
=SOMA(janeiro!H7;fevereiro!H7;março!H6;abril!H6) que nos dá o total das receitas.
Este método é um pouco moroso, mas fomos obrigados a usá-lo porque as receitas totais de cada mês estão
em células diferentes em diferentes meses.
Já se as células das receitas em todos os meses fossem as H7 poderíamos recorrer a um método bem mais
rápido:
i) Na célula pretendida da folha totais parciais
invocamos a função soma().
ii) Clicar no separador da folha janeiro.
Figura 7
iii) Premir a tecla SHIFT e, sem largá-la, clicar no
separador da última folha, abril (Figura 7).
iv) Na folha que ficar visível, clicar na célula H7.
v) Surgirá a fórmula =SOMA('janeiro:abril'!H7) significando ‘soma todas as células H7 de janeiro a abril.
O que está como argumento da função SOMA() é denominada uma referência 3D porque é vista como um
conjunto de células em folhas empilhadas, ou seja, a 3 dimensões e não apenas a 2, como numa folha plana.
Nota: se as folhas pretendidas não forem consecutivas, podemos usar a tecla Ctrl em vez da tecla SHIFT e ir clicando
nos separadores das folhas pretendidas.
Numa extensão a estas hipóteses, podemos até fazer a relação entre folhas de diferentes livros. Para invocar
uma célula ou um intervalo de células de uma folha que está num livro que não o da fórmula, podemos
i) Escrever diretamente a fórmula num formato em que a célula ou intervalo de células surja identificada pelo
nome do livro e pelo nome da folha onde se encontra, assim:
=[Nomedolivro.xls]Nomedafolha!endereço_da_célula (Ex: [despesas.xls].janeiro!B10)
ii) Procedendo como indicado inicialmente para ir buscar uma célula ou intervalo de células de outra folha do
mesmo livro, só que aqui se vai buscar a célula ou intervalo de células a outra folha de outro livro aberto.
Também podemos criar uma ligação entre livros de forma a que uma alteração numa célula ou intervalo de células
de um livro se reflita em células correspondentes no livro a esse ligado. Para criar uma ligação entre livros, proceder como
segue:
i. Abrir o livro fonte – o original - e o livro destino.
ii. No livro fonte, copiar a célula ou intervalo pretendido e, com o botão direito do rato, escolher Copiar ou
premir Ctrl C.
iii. Mostrar a folha de destino do livro de destino, clicar na célula de destino (ou célula do canto superior
esquerdo da área de destino) e emitir o comando Colar Especial para mostrar a caixa de diálogo da Figura
8.
iv. Premir o botão Colar ligação (Figura 8).
Figura 8
O que acontece quando se cria assim uma ligação entre folhas de dois livros – o livro fonte e o de destino? Se o
livro fonte estiver aberto e contiver alterações feitas desde que o livro de destino foi atualizado, o Excel atualiza as ligações
no livro destino quando este for aberto. Se o livro fonte não estiver aberto, mas contiver alterações feitas desde que o
livro de destino foi atualizado, o comportamento por defeito do Excel é o de pedir ao utilizador para atualizar as ligações
automáticas quando se abrir o livro de destino. Para que o Excel atualize as ligações automaticamente sem avisar o
utilizador, é necessário desativar a opção Solicitar a atualização das ligações automáticas na área Geral da categoria
Avançadas na caixa de diálogo das opções do Excel.
1.1.3. Consolidação de folhas de cálculo

Uma ferramenta poderosa e útil que o Excel tem é a que permite consolidar diferentes células de diferentes folhas
(do mesmo ou de diferentes livros) numa folha só.
Suponhamos uma cadeia de três lojas que vendem café, chá e leite. Suponhamos agora que cada loja regista no
seu livro de Excel as vendas trimestrais de cada um destes itens, em Euros (Figura 9). A ideia está em consolidar esses
valores numa folha só. Vamos ver um exemplo que permite ver o poder do Excel em ação.
Figura 9
Atente bem nos dados das três lojas, porque a de Lisboa não fez vendas de leite e a de Faro não só não teve
vendas no 2º trimestre, como o responsável pelos registos decidiu colocar os trimestres por ordem inversa.
Para fazer a consolidação, seguimos os passos seguintes:

i. Abrir os três livros (o que, não sendo obrigatório, facilita imenso).
ii. Criar um livro em branco.
iii. No livro em branco, ir ao separador Dados e premir o botão Consolidar (Figura 10).
Figura 10
iv. Surge uma caixa de diálogo (Figura 11) em que se

escolhe
a. A função resumo a usar (soma, média, etc).
b. As referências a usar, ou seja, as células dos vários
livros que queremos usar na consolidação.
c. A localização dos rótulos (aqui muito importantes,
porque irão permitir ao Excel ‘ver’ onde estão os Figura 11
dados referentes a cada trimestre (pelos rótulos “1ºT”,
“2ºT”, “3ºT” e “4ºT” e a que produtos (Chá, Café, Leite) se referem) em cada um dos livros.
d. Ainda a opção Criar ligações aos dados de origem para prevenir alguma alteração nestes dados
que assim é refletida nas contas consolidadas.
Neste exemplo, se pretendêssemos obter os valores médios das

vendas em cada um dos trimestres, teríamos de fazer o seguinte:
i. No grupo de funções, escolher Média.
ii. Clicar na seta no fundo da caixa Referência (Figura 12) para
podermos aceder a uma das folhas (por exemplo, a Loja Porto)
e selecionar os dados.
iii. Feita a seleção, deverá surgir a referência completa como se Figura 12
observa na Figura 13. Premir de novo a

seta.
iv. Premir o botão Adicionar para incluir os
Figura 13
dados da loja do Porto.
v. Apagar a referência criada na caixa Referência.
vi. Repetir os passos vi) a ix) para as outras duas lojas.
vii. Marcar as opções Linha de cima (para ler os rótulos dos trimestres), Coluna da esquerda (para ler os
rótulos dos produtos) e Criar ligações aos dados de origem para atualizar os cálculos se houver
alterações nos dados de origem das lojas. A caixa de diálogo deverá ficar semelhante à da Figura 14.
Figura 14
viii. Clicar em OK.
A Figura 15 mostra as duas vistas que se obtêm da consolidação. A vista 1 mostra os valores médios das
vendas de café em cada um dos trimestres, correspondendo ao resumo que pretendíamos. A vista 2 mostra o resumo e
os dados de origem. Os botões à esquerda (‘+’ e ‘-‘) permitem expandir ou comprimir os dados de cada um dos
produtos.
Figura 15
2. Resumo de dados
2.1. Inserção de subtotais
Não é à toa que as funções soma() e média() são as funções mais usadas. Na verdade, nas utilizações dadas
ao Excel na vida real, o cálculo de somas é a operação mais efetuada por tão útil que é. Também a média é uma
medida estatística de tendência central muito usada como medida sumária. Vejamos um exemplo simples e de um tipo
muito comum, o das vendas efetuadas pelas lojas de uma empresa que divide o país em três regiões – Norte, Centro e
Sul. Os dados estão na Figura 16.
Figura 16
O que se pretende é obter o valor total das vendas, mas também os subtotais correspondentes a cada uma
das regiões. É muito fácil! Os passos são:
i. Verificar se cada coluna, num intervalo de dados no qual se deseja calcular subtotais, tem um rótulo na
primeira linha, contém informações similares em cada coluna e se o intervalo não tem linhas ou colunas
vazias.
ii. É fundamental ordenar os dados pelo conteúdo da coluna que
queremos usar como critério para agrupamento. Neste caso, se
queremos agrupar os valores por região, temos de ordenar as
linhas do quadro pelo nome da região. Para isso:
a. Selecionar o intervalo, incluindo ou não os rótulos.
Figura 17
b. No separador Dados, grupo Ordenar e Filtrar, premir o
botão de ordenação crescente destacado na Figura 17. O Excel vai assumir que a ordenação será
feita pela 1ª coluna, o nome da Região, neste caso. O resultado é mostrado na Figura 18.
Figura 18
iii. Clicar numa das células do intervalo.

iv. Ainda no separador Dados, no grupo Resumo, premir o botão Subtotal que faz surgir a caixa de diálogo
da Figura 19 que é muito fácil de interpretar. Para o caso atual, queremos obter um total global (soma) de
todas as vendas e totais parciais para cada região. Então¸ a cada alteração em Região – ou seja, antes
de mudar de uma região para outra na lista – o Excel vai utilizar a função Soma() para calcular subtotais
de Vendas e, no final, obter um total sumário por baixo da lista de dados.
v. Premir OK. Surge o resultado pretendido, ilustrado na Figura 20.
Figura 19
Figura 20
Mais uma vez, os botões ‘+’ e ‘-‘ e os ‘1’, ‘2’ e ‘3’ permitem obter diferentes vistas, mais ou menos resumidas.
Agora, suponhamos que cada região está dividida em três zonas, como indicado na Figura 21.
Figura 21
Queremos também obter subtotais, agora por região e por zona. Como fazer?
i. Clicar numa das células da tabela.

ii. Ir ao separador Dados e premir o botão Ordenar, já que agora vamos querer especificar que a
ordenação é primeiro feita pela Região e depois pela Zona.
iii. Como mostrado na Figura 22, indicar que a primeira chave de ordenação é a Região.
Figura 22
iv. Depois, premir o botão Adicionar Nível e indicar Zona como segunda chave de ordenação.
Figura 23
v. Premir OK.
vi. Finalmente, para se obter os subtotais por Zona dentro de cada Região, indicar isso mesmo na caixa
de diálogo Subtotal, como indicado na Figura 24.
O resultado é mostrado na Figura 25 e é, naturalmente, o pretendido. E, mais uma vez, podemos usar os botões
‘1’, ‘2’ e ‘3’ para agrupar e desagrupar as linhas.
Figura 24
2.2. Copiar os dados destacados

Podemos ter interesse em copiar para outro local os dados que estão visíveis após os escolhermos com os botões
‘1’, ‘2’ e ‘3’ e/ou ‘+’ e ‘-‘. Suponhamos, para efeitos de exemplo, que queríamos copiar as células que estão visíveis como
na Figura 26.
Figura 25
Para isso, devemos seguir os passos seguintes:

i. Selecionar as células a copiar (de A1 a C28, neste caso).
ii. No separador Base, no grupo Edição, clicar em Localizar e Selecionar e, em seguida, clicar em Ir Para
Especial…
iii. Clicar em Só células visíveis (Figura 27).
iv. Premir OK.
v. Copiar as células e colá-las no destino.
Figura 26
Figura 27
3. Análise de dados
3.1. Análise de dados em tabelas e listas
3.1.1. Criação, ordenação e filtragem de dados
3.1.1.1. Criação
Uma tabela em Excel é uma coleção organizada de dados, por vezes também designada como base de dados1,
cujo objetivo principal consiste em guardar, aceder e manter atualizada a informação estruturada que contém, de acordo
com determinados critérios.
Numa tabela, cada linha representa um registo – por exemplo, os detalhes de uma fatura ou o nome, endereço e
informação de contacto de um cliente. Cada coluna representa um campo no registo. O Excel utiliza a primeira linha da
tabela para identificar os nomes dos campos, sendo depois possível inserir dados de variados tipos: texto, números, datas
ou horas, fórmulas e hiperligações.
O Excel distingue claramente um simples intervalo de células com dados de uma tabela. Para ele, uma tabela é
então um conjunto de dados organizados em linhas e colunas, mas em que cada coluna tem o título que rotula os dados
que estão por baixo. Um exemplo é mostrado na Figura 28.
Figura 28
Como criar uma tabela?

i. Ir ao separador Inserir, grupo Tabelas e premir o botão Tabela.
ii. Surge uma caixa de diálogo em que é perguntado o intervalo de endereços a que a tabela corresponde, incluindo
os cabeçalhos das colunas (Figura 29). Se a tabela já tiver uma linha de dados, melhor.
1
Uma base de dados relacional é um conjunto de tabelas. Uma “base de dados” em Excel é constituída
apenas por uma tabela, daí o termo “base de dados” ter de ser entendido com esta restrição.
Figura 29
iii. Premir o botão da seta para cima junto à caixa do intervalo de endereços e selecionar toda a tabela (aí, a
forma mais prática de fazê-lo é selecionando a primeira linha com o rato, depois premir a tecla Shift e, sem
largá-la, a End e depois a tecla da seta para baixo).
iv. Voltar a premir o botão da seta.
v. Marcar a opção A minha tabela tem cabeçalhos.
vi. Premir OK.
vii. Dar um nome à tabela em Nome da tabela, na esquerda do friso.
viii. A tabela ficará formatada com um sombreado escolhido pelo Excel e os botões dos filtros ativados na 1ª linha
(Figura 30).
Figura 30
Agora, a introdução e edição de dados na tabela. Agora que a tabela está definida até em termos do intervalo
de células que lhe corresponde, a inserção de novos dados ou a eliminação de dados constantes de lá deve ser feita por
um formulário. Para isso, seguir os passos seguintes:
i. Clicar no botão Personalizar barra de ferramentas de acesso rápido ao lado direito da barra de acesso
rápido e escolher Mais comandos… do menu que aparece (Figura 31).
ii. O Excel mostra a categoria Personalizar da caixa de diálogo de opções.
Figura 31
iii. Na lista, escolher Para todos os documentos se se desejar deixar o botão de formulário disponível em
todos os livros. Se desejar que o botão de Formulário esteja disponível só para o livro atual, selecionar então
Para nome do livro (Figura 32).
Figura 32
iv. Na lista de Escolher comandos de, selecionar Comandos Fora do Friso. O Excel mostra estes comandos
na caixa da esquerda.
Figura 33
v. Na caixa da esquerda, clicar no comando Formulário e, depois, no botão Adicionar (Figura 34). O Excel
adiciona o comando na barra de ferramentas de acesso rápido (Figura 35).
vi. Clicar no botão OK.
Figura 34
Figura 35
Para usar um formulário de dados, devemos selecionar uma célula dentro da tabela e, depois, clicar no botão
Formulário que acabou de adicionar à barra de ferramentas de acesso rápido. O Excel gera o formulário de dados a
partir das colunas da tabela e mostra os dados do primeiro registo na tabela (Figura 36).
Figura 36
Para se usar um formulário para a ação pretendida:

• Usar os botões Localizar Anterior e Localizar Seguinte para navegar pelos outros registos da tabela.
• Para alterar um registo, navegar até ele, fazer as alterações e premir Enter. Para desfazer as alterações
feitas, clicar no botão Restaurar.
• Para adicionar um registo à tabela, clicar no botão Novo. Introduzir os dados para o novo registo no formulário
e premir Enter. O Excel adiciona o novo registo no fim da tabela, naturalmente.
• Para eliminar o registo atual, clicar no botão Eliminar. O Excel mostra uma caixa de mensagens avisando
que o registo será permanentemente eliminado. Clicar no botão OK para eliminar o registo.
• Para pesquisar registos que estejam de acordo com determinados critérios específicos, clicar no botão
Critérios. O Excel limpa os campos do formulário e mostra Critérios acima do botão Novo. Especificar os
critérios nas caixas apropriadas e clicar nos botões Localizar Anterior e Localizar Seguinte.
3.1.2. Regras de validação

Este tópico não é válido apenas para tabelas, mas sim para qualquer intervalo de células. O que se pretende é
restringir os dados que podem ser introduzidos, usando regras de validação. Exemplos: i) um professor quer criar, na
coluna das classificações de uma disciplina, a regra de que essas classificações só podem estar entre 0 e 20; ii) um chefe
do departamento comercial pretende que, na coluna que contém os nomes das lojas da empresa, apenas possam surgir
os nomes que existem, naturalmente!
Para definir uma regra de validação, devem seguir-se os passos seguintes:
i. Selecionar o intervalo de células a que a regra deve ser aplicada.
ii. Aceder a Dados – Validação de Dados – Validação de Dados… (Figura 37)
Figura 37
iii. Surgirá a caixa de diálogo da Figura 38. Aí pode ser definida a regra de validação, no primeiro separador,
Definições. Vamos já tratar disso a seguir.
iv. No separador Mensagem de entrada configuramos a mensagem que queremos que apareça, para que
o utilizador seja avisado sobre a regra de validação. Por exemplo, no caso do professor, poder-se-ia
colocar o título “Atenção!” e a mensagem “As notas devem estar entre 0 e 20.”
v. No separador Aviso de erro podemos escolher um ícone que deverá surgir junto a uma mensagem de
erro, caso a regra de validação seja violada. Também aí se deve introduzir um título e uma mensagem
de erro, como “Asneira!” e “Vou repetir: as notas devem estar entre 0 e 20!”.
vi. No final, basta premir OK e testar.
Figura 38
As opções para a regra de validação são simples e fáceis de compreender e definir:

• Qualquer valor: como a própria descrição indica, não há nesta opção nenhuma regra de validação.
• Número inteiro / Decimal: a regra consiste em definir um valor máximo e um mínimo. Notar que os valores
podem ser literais ou com referência a células que os contenham, como ilustrado na Figura 39, em que o
valor mínimo é 0 e o máximo é o inscrito na célula D1.
• Data / Hora: tal como os anteriores, permite definir uma data (ou hora) inicial e uma data (ou hora) final.
• Lista: indica-se aqui um intervalo de células com os conteúdos admitidos. No caso do diretor comercial, por
exemplo, os nomes das lojas poderiam estar nas células A1:A3. Assim, esta opção seria preenchida como
mostrado na Figura 40 e a opção Lista pendente na célula permite que, na altura do preenchimento, surjam
as opções da lista para que possa ser escolhida apenas uma opção válida.
• Comprimento do texto: simples, basta indicar um comprimento de texto mínimo e um máximo a serem
cumpridos. Útil para dados como código postal ou número de telefone.

• Personalizada: opção muito útil, mas que exige alguma prática e conhecimentos de funções, já que a regra
de validação é expressa em termos duma expressão. A flexibilidade é imensa, mas fica aqui um exemplo:
suponhamos a regra era, para as células entre H1 e H10, “Apenas números múltiplos de 100”. A Figura 41
ilustra como preencher as opções.
Figura 39
Figura 40
3.1.3. Ordenação
Este tópico já foi abordado antes. Relembrando, para ordenar a tabela por uma ou mais colunas, basta clicar
dentro da tabela, ir ao separador Dados, grupo Ordenar e Filtrar e premir o botão Ordenar (a menos que queiramos
ordenar pela 1ª coluna e aí basta premir o botão da ordenação crescente ou o da decrescente, que estão mesmo ao
lado).
Figura 41
3.1.4. Filtragem
Ao filtrar informações numa folha de cálculo, pode localizar valores rapidamente. Pode filtrar uma ou mais colunas
de dados. Ao filtrar, pode controlar não só o que pretende ver, mas também o que pretende excluir. Pode filtrar com base
em escolhas que fazer a partir de uma lista ou pode criar filtros específicos para se focar com precisão nos dados que
pretende ver. Pode procurar texto e números quando estiver a filtrar ao utilizar a caixa de Pesquisa na interface de
filtragem (Figura 42).
Ao filtrar os dados, as linhas cujos valores nas colunas não correspondam aos critérios do filtro são ocultadas por
completo. Pode filtrar valores numéricos ou de texto ou até filtrar por cor, no caso das células que tenham formatação de
cor aplicada ao respetivo fundo ou texto.
Se tivermos uma tabela criada tal como explicado no ponto 3.1.1.1., os botões dos filtros já estarão ativos, tal como
se pode observar na Figura 42. Senão, basta ir ao separador Dados e premir o botão Filtrar.
As opções dos filtros dependem apenas do tipo de conteúdo da coluna a que o filtro é aplicado. As figuras 44 e 45 ilustram
as diferentes opções para colunas com números (filtros numéricos) – como o caso do Preço - e com texto (filtros de
texto) como o caso da descrição do Artigo.
Figura 42
Figura 43
As condições a aplicar (Igual a, Diferente de,…) são fáceis de entender. A combinação de diferentes filtros em
diferentes colunas corresponde a uma conjunção das condições, ou seja, se eu colocar um filtro no Preço especificando
“Maior do que 3€” e um filtro na Categoria “Igual a Laticínios” estou a querer dizer que quero ver laticínios com preço
superior a 3€.
Para eliminar um filtro, basta escolher a opção Limpar Filtro De.
Querendo combinar diferentes filtros para a mesma coluna, devemos escolher a opção Filtro Personalizado…
(Figura 46). Aqui podemos usar:
a) uma combinação de duas condições ligadas por uma conjunção (“E”) ou uma disjunção inclusiva2 (“OU”)
b) ‘metacaracteres’ como o ponto de interrogação e o asterisco; o ? substitui um carácter como, por exemplo,
na busca por “é igual a Port?” que encontraria “Porto” ou “Porta”, mas não “Portaria” porque tem mais do que
um carácter a seguir a “Port”; o * substitui um ou mais caracteres, pelo que a busca por “é igual a Port*”
encontraria “Porto” ou “Porta”, mas também “Portaria”.
Figura 44
3.1.5. Filtragem avançada

Os filtros avançados (Figura 47) permitem-nos:
a) especificar critérios de filtragem mais complexos
b) criar uma cópia da tabela original, com os registos que pretendemos, noutro local e não apenas fazer uma
filtragem para leitura.
2
Se eu afirmar “Vou ao cinema ou à praia”, mas, no final, for a ambos os sítios e não ter mentido, é porque a
partícula “ou” foi usada como uma disjunção inclusiva, em que eu não queria dizer que só ia a um dos sítios.
Figura 45
Figura 46
Figura 47
A Figura 48 ilustra a caixa de diálogo dos filtros avançados onde podemos ver que podemos então
a) que através da escolha entre Filtrar a lista no local e Copiar para outro local definimos como queremos
ver os dados filtrados.
b) que, em Intervalo de critérios podemos indicar onde estão os nossos critérios de filtragem.
A especificação do critério de filtragem assenta na

a) indicação do(s) campo(s) incluído(s) no critério
b) indicação da condição (simples ou composta e, se composta, se é uma conjunção e/ou uma disjunção)
c)
Figura 48
Vejamos um exemplo. Num livro Vendas.xlsx está uma tabela (Figura 51) com os campos indicados.
Suponhamos que queríamos copiar uma parte desta tabela para outra localização da folha apenas os registos que
obedecessem ao critério seguinte: vendas dos vendedores Silvério ou Laura e quantidade vendida maior ou igual a 10.
Primeira coisa a fazer: copiar os cabeçalhos dos campos envolvidos (Vendedor e Quantidade) para duas células
contíguas afastadas da tabela, naturalmente, como na Figura 49.
Figura 49
Segunda coisa a fazer: pelo facto de termos dois nomes de vendedores, teremos de criar outra coluna com o
rótulo Vendedor, como na Figura 49 à direita.
Terceira coisa a fazer: especificar o critério, como indicado na Figura 50. Aqui tem que haver rigor. Os nomes
dos vendedores em linhas diferentes significam “ou”, aqui para “Silvério ou Laura”; o critério de Quantidade >=10 em
ambas as linhas, alinhado com os nomes dos vendedores, significa “Silvério e Quantidade >=10 ou Laura e
Quantidade>=10”. Como a conjunção tem prioridade sobre a disjunção, isto faz exatamente o que é pedido, ou seja,
“Silvério e Quantidade>=10” ou “Laura e Quantidade>=10”. Se tivéssemos deixado o critério “Quantidade >=10” apenas
alinhado com o Silvério, teríamos incluídas no filtro vendas da Laura independentemente da quantidade, já que a
condição “Quantidade >=10” ficaria conjugada apenas com o nome do Silvério.
Figura 50
Figura 51
3.2. Funções BD
As funções da categoria de bases de dados permitem fazer estatísticas de dados com base em critérios definidos
pelo utilizador e têm todas a sintaxe semelhante a
BDCONTAR (Base_de_Dados;Campo;Critérios)
onde Base_de_Dados é o intervalo de células que contém uma lista, Campo é o nome do campo da lista de dados a
que se pretende aplicar a função e Critérios é o intervalo de células onde está especificado quais os dados da lista que
devem entrar no cálculo da função. Naturalmente, o facto da sintaxe ser sempre a mesma que ajuda imenso no seu uso:
sabendo usar uma, sabem-se todas s outras, bastando aprender o propósito de cada uma.
A tabela seguinte resume as funções BD: os seus nomes e o que fazem.
Função Descrição
BDMÉDIA Retorna a média das entradas selecionadas de um banco de dados
BDCONTAR Conta as células que contêm números num banco de dados
BDCONTARA Conta células não vazias num banco de dados
BDOBTER Extrai de um banco de dados um único registro que corresponde a um critério específico
BDMÁX Retorna o valor máximo de entradas selecionadas de um banco de dados
BDMÍN Retorna o valor mínimo de entradas selecionadas de um banco de dados
Multiplica os valores num campo específico de registros que correspondem ao critério em um
BDMULTIPL
banco de dados
Estima o desvio padrão com base numa amostra de entradas selecionadas de um banco de
BDEST
dados
Calcula o desvio padrão com base na população inteira de entradas selecionadas de um
BDDESVPA
banco de dados
Soma os números na coluna de campos de registros do banco de dados que correspondem
BDSOMA
ao critério
BDVAREST Estima a variação com base numa amostra de entradas selecionadas de um banco de dados
Calcula a variação com base na população inteira de entradas selecionadas de um banco de
BDVARP
dados
Vamos, por isso, ver exemplos de aplicação de apenas duas delas, de natureza diferente.
Suponhamos a tabela do livro Vendas.xlsx, conforme ilustrado na Figura 51. Suponhamos que queríamos saber
quantos cadernos venderam o Silvério e a Laura. Neste tipo de situações, o importante é retirar “o quem” e “o quê”. “De
quem” dá-nos os critérios. “O quê” diz-nos que função usar.

Assim:
i. “De quem” queremos obter resultados? Do Silvério e da Laura.
ii. “O quê” que queremos saber? A quantidade total de cadernos vendidos.
Então, temos de definir como critério o Vendedor ser “Silvério” ou ser “Laura” e o item vendido ser “caderno” e
ainda a função a usar é a que nos dá a soma dum campo, neste caso a do nº de cadernos vendidos. Atenção a que
apenas o nome dos vendedores no critério não seria suficiente, senão iríamos obter a soma das quantidades de todos os
itens vendidos por estes dois vendedores.
Passos:
i. Definir o critério. Ir a, por exemplo, a H4 e preencher os critérios como na Figura 52 (no intervalo H4:I6).
ii. Invocar a função BDSOMA() e preencher os seus parâmetros. Para isso, deve ir-se às funções de bases
de dados (Figura 53) e preencher então os parâmetros (Figura 54): Selecionar toda a tabela para indicar o
primeiro parâmetro; clicar no rótulo Quantidade para indicar que é esse o campo a somar; selecionar o
intervalo que define o critério.
iii. Premir OK.
Figura 52
Figura 53
Figura 54
Outro exemplo é o de uma função de pesquisa que retorna um campo por indicação de um critério de pesquisa. A
função é a BDOBTER() e tem a ‘desvantagem’ de assumir que a resposta é única, no sentido em que retorna a primeira
que encontra, começando a pesquisa a partir do topo da tabela. No entanto, permite fazer o que funções simples como a
PROCV() não permitem, quer pela aplicação de um critério, quer pela posição do campo a ser retornado, que pode ser
qualquer um. O exemplo pode ser “Qual o nome do vendedor que vendeu 13 cadernos?”
i. Definir o critério: quantidade = 13 e item = “Caderno” (Figura 55).
ii. Invocar a função BDOBTER() e preencher os seus parâmetros. Para isso, deve ir-se às funções de bases
de dados (Figura 53) e preencher então os parâmetros (Figura 56): Selecionar toda a tabela para indicar o
primeiro parâmetro; clicar no rótulo Vendedor para indicar que é esse o campo a pesquisar; selecionar
o intervalo que define o critério.

iii. Premir OK.
Figura 55
Figura 56
3.3. Tabelas dinâmicas

3.3.1. Criação e formatação de uma tabela dinâmica
Com tabelas dinâmicas podemos criar dinâmica e imediatamente resumos de uma lista Excel ou de uma base
de dados externa. As tabelas dinâmicas permitem cruzar dados, resumindo dados de registos em dois ou mais
caminhos combinando valores de diferentes campos. Dito assim, não se percebe nada, pois não? Avancemos, então.
A criação de uma tabela dinâmica é feita a partir de uma tabela já previamente criada (ponto 3.1.1.1). Isso
significa que todos os dados da tabela original serão exportados para a tabela dinâmica. Se não pretendermos todos os
dados, deveremos usar um filtro avançado para criar uma cópia da tabela original apenas com os registos pretendidos.
As tabelas dinâmicas permitem o cruzamento de dados de uma tabela, a definição de filtros e a obtenção de alguns
resultados de resumo que resultam dos cruzamentos feitos. Por isso, é importante pensar-se bem sobre o que se pretende
fazer antes de começar e evitar o arrastar e movimentar os campos só para ver o que acontece. Normalmente, o que se
faz é:
i. Pensar qual o campo (coluna) que servirá de base à minha tabela dinâmica, ou seja, qual o campo a partir
do qual farei a análise pretendida? Há quem chame a este campo inicial o tema da tabela dinâmica e o
termo até não está mal escolhido.
ii. Que cálculos pretendemos realizar associados a esse campo base ou tema?
iii. Irei usar filtros? Quais?
iv. Que outra informação acessória irei tratar? Isso permitir-me-á definir os campos secundários ou subtemas
da tabela dinâmica.
Figura 57
Então, vamos lá. Para criar uma tabela dinâmica, devemos seguir os passos seguintes:
i. Selecionar o intervalo de dados (incluindo os nomes dos campos no topo das colunas) ou clicar algures
na tabela já definida.
ii. Ir a Inserir – Tabela dinâmica. Surgirá uma caixa de diálogo como a da Figura 57 onde o intervalo dos
dados já deverá surgir em Selecionar uma tabela ou intervalo.
iii. Indicar onde irá surgir a tabela dinâmica. Sugiro indicar sempre Nova folha de cálculo para que ela não
fique na mesma folha que os dados originais.
iv. Premir OK. O Excel criará uma nova folha para alojamento da tabela dinâmica
Observe agora a Figura 58 que contém o painel que o Excel colocou à direita da nova folha. É através deste painel
que iremos construir a nossa tabela dinâmica. Para isso, repescando os passos que vimos antes, respondemos à
pergunta: qual o campo base para a minha tabela? Suponhamos que a nossa tabela de dados original era a da Figura
59 e que queríamos responder a uma questão como “Qual o valor total das vendas por trimestre?” Aí, o meu campo base
é o Trimestre. E o campo base ou tema é colocado na área das linhas, arrastando-o.
Figura 58
Depois, pensamos em quais os cálculos que pretendemos fazer. No nosso caso, é a soma dos valores das vendas
por trimestre. Então, o campo com os valores com os quais faremos o cálculo – Vendas - vai para a área dos valores.
A verdade é que estes dois passos já nos permitem ter um esboço da tabela pretendida, conforme ilustrado na
Figura 60. E se repararmos no painel à direita, vemos que o Excel se adiantou justamente com a Soma de Vendas. Isto,
naturalmente, porque a soma é o cálculo mais pretendido. E não se preocupe, para já, com a formatação.
Figura 59
Figura 60
Suponhamos agora que, afinal, queremos os valores totais de vendas, não por trimestre, mas por Região. Nada
mais fácil: arrastamos o campo Trimestre para fora da área Linhas e colocamos lá o campo Região. O Excel faz a
atualização esperada. E aqui começamos a perceber a razão do termo “dinâmicas” para estas tabelas!
Figura 61
Figura 62
Adiante: e se quiséssemos saber o número de vendas em cada região? Afinal, aqueles 11991 Euros das vendas
no Norte provêm de quantas vendas? Para isso, como o cálculo tem na mesma a ver com as Vendas, arrastamos de
novo o campo Vendas para a área Valores. Na Figura 62 vemos o que aconteceu: o Excel criou duas somas dos valores
das vendas, como esperado. O “truque” para transformar a segunda soma dos valores das vendas numa contagem do
número de vendas consiste em
i. Clicar no rótulo Soma de Vendas 2 na secção Valores.
ii. Escolher Definições do Campo de Valor… (Figura 63)
iii. Escolher Contar em Resumir campo do valor utilizando (Figura 64) e, já agora, mudar o rótulo em Nome
personalizado para “Contagem de vendas” ou algo assim parecido, que reflita o significado dos resultados
mostrados. A Figura 65 ilustra o resultado desta operação.
Figura 63
Já agora, vamos tratar:

a. do rótulo dos trimestres e mudá-lo para “Trimestres”.
b. do formato das quantias monetárias na coluna das somas das Vendas. Para isso:
i. Selecionar os valores
ii. Clicar com o botão direito do rato – Resumir Valores Por – Mais opções… - Formato
Numérico – Moeda
iii. Clicar OK
Figura 64
Figura 65
Claro que, agora, podemos rearranjar de novo a tabela, com maior nível de detalhe. Por exemplo, ver os dados
por Trimestre e por Região. Basta adicionar a Região à secção Linhas e já está! (Figura 66).
Figura 66
E o aspeto da tabela é este porque Região está por baixo de Trimestre na secção Linhas. Se invertermos esta
posição, vejamos o que acontece na Figura 67.
Figura 67
E vendas em termos percentuais, ou seja, que percentagem do total de vendas foi feita em cada Região e em
cada Trimestre? As tabelas dinâmicas ajudam, basta seguir estes passos:
i. Arrastar Vendas uma terceira vez para a secção dos Valores.
ii. Botão direito do rato sobre “Soma de Vendas 2”, mudar o rótulo para “Percentagem do valor das vendas” e
ajustamos a largura da coluna.
iii. Selecionar as células desta nova coluna, clicar com o botão direito e ir a Mostrar Valores Como e depois
% do Total Geral.
iv. Já está! (Figura 68) De notar o detalhe das percentagens serem mostradas pela Região e pelo Trimestre,
já que incluímos os dois na secção Linhas.
Figura 68
Depois, a secção Filtros que faz o que o próprio nome indica. Suponhamos que queremos uma tabela como a
anterior, mas apenas referente ao representante R1. Fácil:

i. Arrastar a Representante para a secção Filtros.
ii. Surge o filtro no topo da tabela. De lá, selecionar R1.
iii. E pronto, está o filtro aplicado! (Figura 69)
iv. Se selecionarmos a opção Selecionar itens Múltiplos, podemos usar a conjunção de vários
Representantes, como R1 e R2.
Figura 69
Por último, a possibilidade de vermos a tabela ordenada pela coluna que quisermos, de forma crescente ou
decrescente. Basta ir a Trimestres – Mais Opções de Ordenação e surge uma caixa de diálogo (Figura 70) onde
podemos escolher o tipo de ordenação e por que campo.
Figura 70
A aparência da tabela é controlável em Estrutura (Figura 71).

Figura 71
E ainda ficam para explorar as opções do menu de contexto (por clique do botão direito do rato) em qualquer
coluna, mas em que saliento a opção Atualizar que é útil para forçar a atualização dos conteúdos se houver alteração
na tabela de onde os dados são provenientes.
3.3.2. Gráficos dinâmicos

Um gráfico dinâmico é um gráfico derivado de uma tabela dinâmica. A vantagem de um gráfico dinâmico sobre
um gráfico normal, é que é possível arrastar campos para localizações diferentes no esquema do gráfico para mostrar
diferentes níveis de detalhes ou diferentes vistas dos dados. Esta flexibilidade torna os gráficos dinâmicos ideais para a
análise de dados.
Para criar um gráfico dinâmico, proceder como segue:
i. Criar uma tabela dinâmica conforme anteriormente explicado.
ii. Clicar em qualquer sítio da tabela dinâmica. O Excel adiciona ao friso a secção de ferramentas da tabela
dinâmica na secção Analisar.

iii. Premir o botão Gráfico dinâmico. O Excel mostrará então a caixa de diálogo de inserção de gráfico
dinâmico (Figura 72).
iv. Na caixa de diálogo, escolher o tipo de gráfico pretendido.
v. Premir OK e ver o resultado.
Na Figura 73 pode observar que os campos que dão origem ao gráfico são os mesmos que estão na
tabela dinâmica original.
Também poderá observar, por experiência, que o filtro funciona, como seria de esperar (Figura 74).
Também há botões – como o da Região e o do Trimestre para limitar os dados a serem visualizados.
Figura 72
Aqueles dois botões à direita (Figura 75) permitem, respetivamente, adicionar elementos ao gráfico e alterar o seu
aspeto a partir de modelos predefinidos.
Figura 73
Figura 74
Figura 75
3.3.3. Tipos de gráficos

Creio ser importante referir aqui os tipos de gráficos existentes no Excel e, sobretudo, a que tipos de dados e
representações se adequam. Assim:
• Gráficos de colunas
Os dados que são organizados em colunas ou linhas numa folha de cálculo podem ser desenhados num gráfico
de colunas (Figura 76). Normalmente, um gráfico de colunas apresenta as categorias ao longo do eixo horizontal e os
valores ao longo do eixo vertical, conforme é mostrado no seguinte gráfico:
Figura 76
Tipos de gráficos de colunas
• Colunas agrupadas: um gráfico de colunas agrupadas mostra valores em colunas 2D Utilize este gráfico quando
tiver categorias que representem:
o Intervalos de valores (por exemplo, contagens de itens).
o Distribuição específica de escalas (por exemplo, uma escala Likert com entradas como 'concordo
totalmente', 'concordo', 'neutro', 'discordo', 'discordo totalmente').
o Nomes que não estejam numa ordem específica (por exemplo, nomes de itens, nomes geográficos ou
nomes de pessoas).
• Colunas empilhadas: um gráfico de colunas empilhadas mostra valores em colunas empilhadas em 2D Utilize
este gráfico quando tiver várias séries de dados e quiser dar ênfase ao total.
• Colunas 100% empilhadas: um gráfico de colunas 100% empilhadas mostra valores em colunas em 2D que
estão empilhadas de maneira a representar 100%. Utilize este gráfico quando tiver duas ou mais séries de dados
e quiser dar ênfase às contribuições no total, especialmente se o total é igual em cada categoria.
• Gráficos de linhas
Os dados dispostos em colunas ou linhas numa folha de cálculo podem ser representados num gráfico de linhas
(Figura 77). Num gráfico de linhas, os dados das categorias são distribuídos uniformemente ao longo do eixo
horizontal, sendo todos os dados dos valores distribuídos de forma uniforme ao longo do eixo vertical. Os gráficos de
linhas podem apresentar dados contínuos ao longo do tempo num eixo de escala uniforme e são, por isso ideais para
representarem tendências em dados em intervalos de tempo iguais, como meses, trimestres ou anos fiscais.
Figura 77
Tipos de gráficos de linhas

• Linhas e linhas com marcadores: apresentados com ou sem marcadores para indicar valores de dados
individuais, os gráficos de linhas podem mostrar tendências ao longo do tempo ou categorias ordenadas,
principalmente quando existem vários pontos de dados e a respetiva ordem de apresentação for importante. Se
existirem várias categorias ou se os valores forem aproximados, utilize um gráfico de linhas sem marcadores.
• Linhas empilhadas e linhas empilhadas com marcadores: apresentados com ou sem marcadores para indicar
valores de dados individuais, os gráficos de linhas empilhadas podem ser utilizados para mostrar a tendência do
contributo de cada valor ao longo do tempo ou em categorias uniformemente espaçadas.
• Linhas empilhadas a 100% e linhas empilhadas a 100% com marcadores: apresentados com ou sem
marcadores para indicar valores de dados individuais, os gráficos de linhas empilhadas a 100% podem mostrar a
tendência da percentagem que cada valor contribui ao longo do tempo ou em categorias uniformemente
espaçadas. Se existirem várias categorias ou os valores forem aproximados, utilize um gráfico de linhas
empilhadas a 100% sem marcadores.
Notas:
o Os gráficos de linhas funcionam melhor quando tem várias séries de dados no gráfico—se só tiver uma série de
dados, considere utilizar antes um gráfico de dispersão.
o Os gráficos empilhados adicionam os dados, o que poderá não corresponder ao resultado pretendido. Pode não
ser fácil ver as linhas empilhadas, pelo que pode considerar utilizar um tipo de gráfico de linhas diferente ou um
gráfico de área empilhada.
• Gráficos circulares e em anel

Os dados dispostos numa única coluna ou linha de uma folha de cálculo podem ser representados num gráfico
circular (Figura 78). Os gráficos circulares mostram o tamanho dos itens numa série de dados, de forma proporcional à
soma dos itens. Os pontos de dados de um gráfico circular são apresentados como uma percentagem do total do
círculo.
Considere a utilização de um gráfico circular quando:
• Só tiver uma série de dados.
• Nenhum dos valores dos seus dados for negativo.
• Quase nenhum dos valores dos seus dados for zero.
• Não tiver mais de sete categorias, as quais representam o círculo completo.
Figura 78
• Gráficos em anel
Os dados dispostos apenas em colunas ou linhas numa folha de cálculo podem ser representados num gráfico
em anel. Como num gráfico circular, o gráfico em anel mostra a relação das partes com o todo, mas pode conter mais
de uma série de dados.
Os gráficos em anel apresentam os dados em anéis e cada anel representa uma série de dados. Se as
percentagens forem apresentadas em rótulos de dados, cada anel totalizará 100%.
Figura 79
• Gráficos de barras
Os dados dispostos em colunas ou linhas numa folha de cálculo podem ser representados num gráfico de
barras. Os gráficos de barras representam comparações entre itens individuais. Num gráfico de barras, as categorias
estão normalmente dispostas ao longo do eixo vertical e os valores ao longo do eixo horizontal.
Figura 80
Considere a utilização de um gráfico de barras quando:

• As etiquetas dos eixos são longas.
• Os valores mostrados são durações.
Tipos de gráficos de barras

• Agrupado: um gráfico de barras agrupado mostra barras num formato 2D.
• Barras empilhadas: os gráficos com barras empilhadas mostram a relação entre os itens individuais e o todo, num
formato 2D.
• Empilhadas a 100%: um gráfico de barras empilhadas a 100% apresenta barras num formato 2D que comparam a
percentagem com que cada valor contribui para o total das categorias.
• Gráficos de área
Os dados dispostos em colunas ou linhas numa folha de cálculo podem ser representados num gráfico de área.
Os gráficos de área podem ser utilizados para representar alterações ao longo do tempo e para chamar a atenção para
o valor total ao longo de uma tendência. Ao mostrar a soma dos valores representados, um gráfico de área mostra
igualmente a relação das partes com o todo.
Figura 81
Tipos de gráficos de área

• Área: os gráficos de área, mostrados num formato 2D, exibem a tendência de valores ao longo do tempo ou outros
dados de categorias. Como regra, considere a utilização de um gráfico de linhas em vez de um gráfico de área não
empilhado, visto os dados de uma série poderem ser ocultados atrás de dados de outra série.
• Área empilhada: os gráficos de área empilhada apresentam a tendência da contribuição de cada valor ao longo do
tempo ou outros dados de categorias num formato 2D.
• Empilhadas a 100%: os gráficos de área empilhada a 100% apresentam a tendência da percentagem com que
cada valor contribui ao longo do tempo ou outros dados de categorias.
• Gráficos de dispersão
Os dados dispostos em colunas e linhas numa folha de cálculo podem ser representados num gráfico de
dispersão. Introduza os valores x numa linha ou coluna e, em seguida, introduza os valores y correspondentes nas
linhas ou colunas adjacentes.
Um gráfico de dispersão tem dois eixos de valores: um eixo horizontal (x) e um eixo vertical (y). Combina estes
valores em pontos de dados únicos e apresenta-os em agrupamentos ou intervalos irregulares. Normalmente, os
gráficos de dispersão são utilizados para apresentar e comparar valores numéricos, tal como dados científicos,
estatísticos e de engenharia.
Figura 82
Considere a utilização de um gráfico de dispersão quando:
• Pretender alterar a escala do eixo horizontal.

• Pretender tornar esse eixo numa escala logarítmica.
• Os valores do eixo horizontal não estiverem espaçados de forma regular.
• Houver muitos pontos de dados no eixo horizontal.
• Desejar ajustar as escalas independentes de um gráfico de dispersão para revelar mais informações sobre os
dados que incluam pares ou conjuntos agrupados de valores.
• Pretender mostrar similaridades entre grandes conjuntos de dados em vez de diferenças entre pontos de dados.
• Pretender comparar vários pontos de dados sem ter em consideração o tempo - quantos mais dados forem
incluídos num gráfico de dispersão, melhores serão as comparações que poderá efetuar.
Tipos de gráficos de dispersão

• Dispersão: este gráfico apresenta pontos de dados sem ligar as linhas para comparar pares de valores.
• Dispersão com linhas suaves e marcadores e dispersão com linhas suaves: este gráfico apresenta uma
curva suave que liga os pontos de dados. As linhas suaves podem ser apresentadas com ou sem marcadores.
Utilize uma linha suave sem marcadores se existirem vários pontos de dados.
• Dispersão com linhas retas e marcadores e dispersão com linhas retas: este gráfico apresenta linhas retas de
conexão entre os pontos de dados. As linhas retas podem ser apresentadas com ou sem marcadores.
Não queria terminar esta secção sem referir um tipo de gráficos muito curioso e que tem vindo a ser cada vez mais
usado: o sparkline, para ilustrar tendências, evoluções temporais, etc e num muito curto espaço!
Figura 83
Atente na Figura 83. Queremos criar pequenos gráficos que mostrem a evolução dos valores ao longo dos
quadrimestres em cada região. Fácil!
i. Selecionar a célula F2 onde vai surgir o primeiro gráfico.
ii. Inserir – Gráficos Sparkline – Linhas.
iii. Indicar como intervalo de dados B2:E2, os dados do Norte.
iv. Premir Ok. Já temos o primeiro!
v. Copiamos esta célula que contém o gráfico para as outras abaixo e obtemos os gráficos seguintes.
vi. Depois, basta melhorar o aspeto como, por exemplo, foi feito na Figura 84.
Figura 84
4. Macros
Em qualquer aplicação do Microsoft Office é possível escreverem-se rotinas numa linguagem de programação
chamada VBA, Visual Basic for Applications. Com alguns conhecimentos de programação e estudando um pouco a
linguagem, é possível assim automatizar algumas tarefas. O código associado a uma tarefa e que pode depois ser
chamado a partir de um botão de uma barra de ferramentas, de um botão, de um controlo ou até de uma forma
geométrica, é denominado macro.
O que acontece é que as macros podem ser criadas de duas formas:
a. Gravando uma sequência de ações, criando-se as macros de comandos (a forma mais fácil)
b. Escrevendo o código em VBA, criando-se as macros de funções.
Em todo o caso, é importante exibir o separador Programador na aplicação, no nosso caso, o Excel. Para isso:
i. No separador Ficheiro, aceda a Opções - Personalizar Friso.
ii. Em Personalizar o Friso e em Separadores Principais, selecione a caixa de verificação Programador
(Figura 85).
Figura 85
4.1. Criar uma macro por gravação

Vamos lá a um primeiro exemplo. Outros veremos depois de tratar de questões iniciais.
Passos a seguir:
i. No separador Programador, no grupo Código, clicar em Gravar Macro (Figura 86).
Figura 86
ii. Na caixa Nome da macro, introduza um nome para a macro (Figura 87). Utilize um nome o mais
descritivo possível para que possa encontrá-la rapidamente se criar mais do que uma macro. (Nota: O
primeiro caráter do nome da macro tem de ser uma letra. Os carateres subsequentes podem ser letras,
algarismos ou carateres de sublinhado. Não é possível utilizar espaços em nomes de macros; o caráter de
sublinhado (underscore) pode funcionar como separador de palavras. Se utilizar um nome de macro que
também seja uma referência de célula, poderá obter uma mensagem de erro a informar que o nome da
macro não é válido).
iii. Para atribuir um atalho de teclado para executar a macro, na caixa Tecla de atalho, escreve-se qualquer
letra (maiúscula ou minúscula) que se queira utilizar (Figura 87). É recomendado utilizar as combinações
de teclas Ctrl+Shift (maiúscula), uma vez que a tecla de atalho da macro irá substituir as teclas de atalho
equivalentes predefinidas do Excel enquanto o livro que contém as macros estiver aberto. Por exemplo, se
utilizar Ctrl+Z (Anular), perderá a capacidade de Anular nessa instância do Excel.
Figura 87
iv. Na lista Guardar macro em (Figura 87), selecionar onde se quer armazenar a macro. Em geral, irá
guardar a macro na localização Este Livro, mas se quiser que uma macro esteja disponível sempre que
utilizar o Excel, selecione Livro Pessoal de Macros. Quando selecionar Livro Pessoal de Macros, o
Excel criará um livro pessoal de macros oculto (Pessoal.xlsb), se este ainda não existir, e guarda a macro
nesse livro.
v. Na caixa Descrição escrever, opcionalmente, uma breve descrição daquilo que a macro faz. Embora o
campo de descrição seja opcional, é recomendado introduzir uma. Além disso, tente introduzir uma
descrição relevante com todas as informações que possam ser úteis para si ou para outros utilizadores
que irão executar a macro. Se criar várias macros, a descrição poderá ajudar a identificar rapidamente
aquilo que a macro faz, caso contrário poderá ter de adivinhar.
vi. A gravação foi iniciada. A partir de agora, o que for feito fica gravado e o Excel vai escrevendo o código
correspondente em VBA até que seja premido o botão Terminar Gravação. Neste exemplo, dever-se-ia
selecionar um grupo de células com datas, escolher a opção Formatar Células… e escolher o formato de
data DD/MM/AAAA.
4.2. Executar uma macro gravada: as primeiras duas formas

Premido o botão Terminar Gravação, a macro fica gravada. Agora, para executá-la, temos, para já, duas
opções:
a. As teclas de atalho Ctrl Shift F;
b. No separador Programador – botão Macros – selecionar a macro da lista e premir o botão Executar.
4.3. Escrever o código para uma macro

Se for ao separador Programas, ao botão Macros, surge uma caixa de diálogo que contém os nomes das
macros criadas. Se selecionar uma e premir o botão Editar, terá acesso ao código da macro no editor de VBA. A
Figura 88 ilustra o caso da macro que gravámos antes. Ver código de macros gravadas ajuda a aprender VBA, embora
não seja a forma mais metódica de fazê-lo…
Em todo o caso, para se escrever uma macro em VBA, podemos ir ao separador Programador, botão Visual Basic –
que abre o editor – e escolher Insert – Module.
4.4. Guardar um livro com macros

As macros contêm código e esse código pode nem ter sido escrito por nós e ter uma ação maliciosa. Daí que a
preocupação com a segurança da ativação das macros exista e temos de saber lidar com ela.
O primeiro aspeto surge logo na gravação de um ficheiro com macros associadas, que deve ser gravado num formato
adequado, conforme indicado na Figura 88.
4.5. Outras questões de segurança

A Figura 89 ilustra uma barra de mensagens que surge por defeito em qualquer livro de Excel que contenha
macros. Quando abre um ficheiro que tem então macros, a barra de mensagens amarela da Figura 90 é apresentada
com um ícone de escudo e o botão Ativar Conteúdo. Se souber que as macros provêm de uma fonte fidedigna, clique
nesse botão e o livro será considerado fidedigno.
Figura 88
Figura 89
Se tiver um ou mais livros com macros que sabe serem de confiança e não quer passar por esta situação de
surgir constantemente esta barra de mensagens, pode sempre:
i. Ir a Ficheiro – Opções – Centro de Confiança
ii. Premir Definições do Centro de Confiança
iii. Escolher Nunca mostrar informações sobre conteúdo bloqueado.
iv. Premir OK.
Figura 90
4.6. Executar uma macro gravada: mais formas de fazê-lo

Acima referi que, ao gravar-se uma macro, é possível guardá-la associada apenas ao livro atual ou a um livro
pessoal de macros. Um livro de nome Personal.xlsb que está oculto, mas armazenado no seu computador e que é
aberto em segundo plano, sempre que abrir o Excel. Se optar por esta solução, para ver a macro que criou:
i. Aceda a Programador > Visual Basic para iniciar o Visual Basic Editor (VBE), que é onde as macros
estão armazenadas.
ii. Pode encontrar o seu livro pessoal de macros no painel Project Explorer no lado esquerdo. Se não o vir,
vá à vista Project Explorer.
iii. Faça duplo clique na pasta Projeto VBA (Personal. xlsb) > módulos > Module1 e vai encontrar a
Macro1 vazia que gravou. Pode eliminá-la ou mantê-la para lhe adicionar código mais tarde.
Outra forma é ter um botão na barra de ferramentas de acesso rápido que permite um fácil acesso a essa macro.
É uma solução útil para macros que são usadas com muita frequência. Para isso:
i. Clique em Ficheiro - Opções - Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
ii. Na lista Escolher comandos de, clique em Macros (Figura 91).
Figura 91
iii. Selecione a macro à qual quer atribuir um botão.

iv. Clique em Adicionar para mover a macro para a lista de botões da Barra de Ferramentas de Acesso
Rápido.
v. Para substituir o ícone de macro predefinido por um botão diferente para a sua macro, clique em
Modificar.
vi. Em Símbolo, selecione um ícone do botão para a sua macro.
vii. Para utilizar alterar o nome do botão na caixa nome a apresentar, introduza o nome que pretende.
viii. Pode incluir um espaço no nome do botão.
ix. Clique duas vezes em OK.
O novo botão aparecerá na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, onde pode clicar para executar a macro.
Uma última hipótese que vamos ver é a de executar uma macro clicando numa área num objeto gráfico. Passos
a seguir:
i. Na folha de cálculo, insira um objeto gráfico, como uma imagem, ou desenhe uma forma (Inserir –
Formas no separador Ilustrações). Um cenário comum é desenhar uma forma de retângulo
arredondado e formatá-la para que se pareça com um botão depois de criada a forma, selecioná-la e
ir a Formatar – Efeitos de forma – Bisel, por exemplo).

ii. Clique com o botão direito do rato no ponto de HotSpot que criou e, em seguida, clique em atribuir
macro.
iii. Depois, execute um dos seguintes procedimentos:
a. Para atribuir uma macro existente ao objeto gráfico, faça duplo clique na macro ou introduza o
seu nome na caixa nome da macro.
b. Para gravar uma nova macro para atribuir ao objeto de gráfico selecionado, clique em Gravar,
escreva um nome para a macro na caixa de diálogo gravar macro e, em seguida, clique em OK
para começar a gravar a sua macro. Quando terminar de gravar a macro, clique em parar
gravação.
c. Para editar uma macro existente, clique no nome da macro na caixa nome da macro e, em
seguida, clique em Editar.
iv. Clique em OK.
III. Bibliografia e webografia
Carvalho, Adelaide. Cálculos elementares com Excel. FCA, 2017
Carvalho, Adelaide. Gráficos com Excel. FCA, 2017
Costa, Nuno; Marques, Paulo Capela. Fundamental do Excel 2013. FCA, 2014
Loureiro, Henrique. Excel 2013 macros & VBA. FCA, 2014.
Rodrigues, Luís Silva. Utilização do Excel para economia & gestão. FCA, 2016.
Gráficos: https://support.office.com/pt-pt/article/tipos-de-gr%C3%A1ficos-dispon%C3%ADveis-10b5a769-
100d-4e41-9b0f-20df0544a683
Macros: https://support.office.com/pt-pt/article/guia-de-introdu%C3%A7%C3%A3o-criar-uma-macro-
741130ca-080d-49f5-9471-1e5fb3d581a8
Tabelas dinâmicas: https://support.office.com/pt-pt/article/criar-uma-tabela-din%C3%A2mica-para-analisar-

dados-de-uma-folha-de-c%C3%A1lculo-a9a84538-bfe9-40a9-a8e9-f99134456576

Manual de Excel Avançado - ECP

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TERCIFORMA – Estudos de

(UFCD – 0757 – Folha de Cálculo – Funcionalidades Avançadas)

1. Múltiplas folhas de cálculo 5

1.1. Múltiplas folhas 5

1.1.1. Criar e visualizar múltiplas folhas 5

1.1.2. Referências a outras folhas em fórmulas 6

1.1.3. Consolidação de folhas de cálculo 9

2.1. Inserção de subtotais 12

2.2. Copiar os dados destacados 16

3.1. Análise de dados em tabelas e listas 19

3.1.1. Criação, ordenação e filtragem de dados 19

3.1.2. Regras de validação 23

3.1.5. Filtragem avançada 28

3.3. Tabelas dinâmicas 35

3.3.1. Criação e formatação de uma tabela dinâmica 35

3.3.2. Gráficos dinâmicos 44

3.3.3. Tipos de gráficos 47

• Gráficos circulares e em anel 49

III. BIBLIOGRAFIA E WEBOGRAFIA 62

1. Múltiplas folhas de cálculo

Existe também uma barra de navegação à esquerda do separador da primeira folha

1.1.2. Referências a outras folhas em fórmulas

1.1.3. Consolidação de folhas de cálculo

Para fazer a consolidação, seguimos os passos seguintes:

iv. Surge uma caixa de diálogo (Figura 11) em que se

Neste exemplo, se pretendêssemos obter os valores médios das

observa na Figura 13. Premir de novo a

viii. Clicar em OK.

iii. Clicar numa das células do intervalo.

i. Clicar numa das células da tabela.

2.2. Copiar os dados destacados

Para isso, devemos seguir os passos seguintes:

Como criar uma tabela?

Para se usar um formulário para a ação pretendida:

3.1.2. Regras de validação

As opções para a regra de validação são simples e fáceis de compreender e definir:

cumpridos. Útil para dados como código postal ou número de telefone.

Para eliminar um filtro, basta escolher a opção Limpar Filtro De.

3.1.5. Filtragem avançada

A especificação do critério de filtragem assenta na

A tabela seguinte resume as funções BD: os seus nomes e o que fazem.

quem” dá-nos os critérios. “O quê” diz-nos que função usar.

o intervalo que define o critério.

3.3. Tabelas dinâmicas

Já agora, vamos tratar:

anterior, mas apenas referente ao representante R1. Fácil:

A aparência da tabela é controlável em Estrutura (Figura 71).

3.3.2. Gráficos dinâmicos

dinâmica na secção Analisar.

3.3.3. Tipos de gráficos

Tipos de gráficos de colunas

Tipos de gráficos de linhas

• Gráficos circulares e em anel

Considere a utilização de um gráfico de barras quando:

Tipos de gráficos de barras

Tipos de gráficos de área

Considere a utilização de um gráfico de dispersão quando:

• Pretender alterar a escala do eixo horizontal.

Tipos de gráficos de dispersão

4.1. Criar uma macro por gravação

4.2. Executar uma macro gravada: as primeiras duas formas

4.3. Escrever o código para uma macro

4.4. Guardar um livro com macros

4.5. Outras questões de segurança