GERENCIAMENTO DE RECURSOS MATERIAIS EM UNIDADES DE SAÚDE

ADMINISTRATION OF MATERIAL RESOURCES IN HEALTH UNITS

Aylton Paulus Júnior1

1
Docente da Universidade Estadual do Paraná – Campus Apucarana. Economista da Universidade Estadual de Londrina.
Endereço para correspondência: Rua Cândido Betoni, 199, apto 702 – 86060-590 – Londrina, PR.
E-mail: paulus@sercomtel.com.br

Resumo

Este texto foi produzido para subsidiar interessados em estudar os princípios de Administração de
Materiais aplicados em unidades que ofertam serviços de saúde. Inicia-se com a apresentação dos
conceitos básicos relacionados e apresenta em forma de revisão, as funções da Administração de
Materiais. O texto aborda compras, compras públicas, recebimento e conferência, transporte e
distribuição, armazenagem e sistemas de controle de estoque.
Descritores: Administração de materiais; Compras hospitalares.

Abstract

This text was produced to subsidize interested people in studying the principles of Administration of
Materials applied in units that offer health services. It initiates with the presentation of the related basic
concepts and presents in revision form, the functions of the Administration of Materials. The text
approaches public purchases, purchases, act of receiving and conference, transport and distribution,
storage and systems of supply control.
Keywords: Materials management; Purchasing hospital.

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Gerenciamento de Recursos Materiais
INTRODUÇÃO
Este texto foi produzido para subsidiar
interessados em estudar os princípios de
Administração de Materiais aplicados a
unidades que ofertam serviços de saúde. Inicia
com a apresentação de alguns conceitos
básicos relacionados à Administração de
Materiais. O desenvolvimento do trabalho está
ordenado pelas atividades fundamentais da
Administração de Materiais quais sejam:
compras, recebimento e conferência,
transporte e distribuição, armazenagem, e
controle de estoques. Há autores como
Francischini e Gurgel1 que incluem nas
funções da Administração de Materiais o
controle dos equipamentos e a alienação. As
funções citadas por eles são: “a) classificação
de materiais; b) gerenciamento de estoque; c)
aquisição de materiais; d) armazenamento; e)
alienação de materiais; f) controle dos
equipamentos”.
De fato, existem instituições que tratam do
gerenciamento de materiais junto com o
gerenciamento de equipamentos e demais
itens patrimoniais. Entretanto, o mais
apropriado é o subsistema de manutenção de
equipamentos e controle patrimonial ser
tratado de forma distinta do gerenciamento de
materiais. São subsistemas independentes,
com métodos próprios.
O trabalho de Vecina e Reinhart2 apresenta o
sistema de materiais na unidade de saúde
como quatro subsistemas: “normalização,
controle, aquisição e finalmente,
armazenamento e distribuição”. Neste texto,
optamos expor o tema segundo as funções
habitualmente encontradas na literatura.
CONCEITOS INICIAIS
As unidades Hospitalares são percebidas
pelos administradores como complexas
porque nelas podemos encontrar diversas
atividades que por si só caracterizam
processos produtivos distintos. Eles requerem
atenção e controle especializados quanto ao
fluxo de materiais, ou seja, na unidade
hospitalar, além do serviço de saúde, temos
um restaurante, um hotel, um laboratório
clínico, um serviço de manutenção e reparos
de equipamentos, uma marcenaria, uma
farmácia, um hemocentro, um banco de leite e
outros que dependem de suprimentos.
O gerenciamento de um grande número de
itens em processos de produção distintos
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obriga as instituições a trabalharem com
estoques. Em termos econômicos, estes têm o
mesmo sentido de dinheiro guardado nas
prateleiras, com o agravante de ocuparem
espaço, consumirem energias de
conservação, terem seus prazos de validade
vencidos, ficarem obsoletos, desaparecerem
sem explicações e outros riscos. Este dinheiro
parado em prateleiras poderia estar sendo
aplicado na ampliação de mais uma unidade,
ou na compra de mais um equipamento, ou
mesmo estar sendo aplicado em atividade
mais compensatória.
Os itens de materiais, medicamentos,
reagentes, alimentos e outros que não podem
ser prontamente comprados e utilizados são
formadores dos estoques das unidades de
saúde. A questão provocativa é: porque
devemos gerenciar materiais e medicamentos
nas unidades de saúde?
O resultado de uma atividade, em seu sentido
econômico, deve ser mensurado pelos
benefícios obtidos com os recursos
disponíveis, ou seja, esperamos que a
produtividade dos recursos aplicados seja
máxima para obtenção do menor custo unitário
e do maior lucro ou benefício possível. A
unidade hospitalar consome recursos
materiais e de medicamentos que integram o
conceito de capital de giro da instituição. O
capital de giro, combinado com o capital fixo, –
as instalações e os equipamentos – constitui o
investimento total realizado. Assim, para
maximizar a relação benefícios por
investimentos (B/I) é conveniente que o
denominador seja o menor possível, ou seja,
pretende-se o uso da menor quantidade de
capital.
Com o aprimoramento do gerenciamento dos
recursos materiais podemos reduzir o capital
de giro necessário e com isso reduzir o
investimento total(I) na unidade de saúde o
que implicará em aumento da eficiência
econômica do capital aplicado. Busca-se a
otimização organizacional que reduza as
necessidades de estoques. No limite, a
situação ideal é a do estoque zero.
Neste sentido a Administração de Materiais
objetiva a otimização do atendimento aos
serviços com os mínimos custos de aquisição,
de armazenamento e distribuição, com
qualidade, conformidade e continuidade.
Citando Paterno3 e na seqüência Francischini
e Gurgel1, temos o seguinte conceito:
31

"A Administração de Materiais tem por
finalidade assegurar o contínuo abastecimento
dos materiais necessários e capazes de
atender à demanda, bem como cuidar de
todos os problemas relacionados a materiais,
fiscalizando, zelando e controlando, no sentido
de garantir quantidade e qualidade no
abastecimento e padrão no atendimento" 3.
"A Administração de Materiais é atividade que
planeja, executa e controla, nas condições
mais eficientes e econômicas, o fluxo de
material, partindo das especificações dos
artigos a comprar até a entrega do produto" 1.
As técnicas de gerenciamento de materiais
foram estudadas e desenvolvidas para o
processo produtivo industrial até porque as
empresas são mais antigas que os hospitais.
Estes, inicialmente não visavam resultados
econômicos. Entretanto, o consenso atual é o
da busca da eficiente alocação econômica,
qualquer que seja a atividade. As empresas,
incluindo as unidades hospitalares e de saúde,
ao organizarem seu processo produtivo, são
levadas a estocarem insumos de forma a
garantir a não interrupção do processo de
produção.
Em resumo, podemos dizer que os objetivos
de uma unidade de gerenciamento de
materiais em hospitais e unidades de saúde
visam a garantir: a) a continuidade da oferta
dos serviços de saúde; b) baixos custos de
aquisição, de realização do pedido e de
manutenção dos estoques; c) alta rotatividade
dos estoques; d) qualidade no atendimento; e)
qualidade dos materiais; f) bom
relacionamento com os fornecedores; g)
controles cadastrais e conhecimento do
mercado e dos fornecedores; h) obter o
máximo retorno; i) centralizar controles mesmo
com descentralização de atividades; j)
padronizar o uso de materiais.
COMPRAS
A abrangência do processo de compras
extrapola o departamento de compras, ou
seja, é uma função ampla que envolve outros
departamentos da empresa, a começar pelo
setor usuário do bem ou serviço a ser
adquirido.
Obter o produto certo, nas quantidades certas,
nos prazos e locais estabelecidos, com o
preço correto é o grande desafio para a função
de compras 4.
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Paulus Jr. A.
O preço pago é o resumo do negócio e é nele
que o comprador, uma vez atendido as
exigências de qualidade, deve concentrar sua
atenção. Na prática pode ocorrer que em
função da necessidade de um prazo de
entrega menor ou de outras condicionantes o
preço realizado na compra não seja o menor
do mercado; entretanto, em condições normais
o menor preço de compra deve ser a
orientação principal do comprador. Espera-se
do profissional de compras eficiência e eficácia
nos procedimentos de comprar. Para isso é
necessário o comprometimento da pessoa
responsável com os objetivos da empresa.
Isso significa que não basta ser eficiente na
ritualística do processo, é necessário eficácia
econômica e sintonia com a oferta de serviços
de saúde.
As variáveis envolvidas no processo de
compras são: o preço, a qualidade, o prazo de
entrega, quando fazer o pedido e qual
quantidade pedir. A qualidade mínima
esperada dos itens comprados, o momento
que devem estar disponíveis para uso no
hospital e a quantidade a ser adquirida são
variáveis exógenas ao sistema de compras, ou
seja, são informações determinadas
externamente em outros subsistemas, mas
fundamentais para o sucesso das operações
de compras. Observe que o limite superior
para o variável preço é dado pelo sistema de
orçamento.
1. O CICLO DE COMPRAS
O ciclo de compras deve começar com a
elaboração do pedido do suprimento e
terminar com o seu respectivo pagamento. Os
autores, a exemplo de Paterno3 e Arnold4
elaboram propostas semelhantes para
desenhar o ciclo de compras. O ciclo inicia
fora do setor de compras a partir da
identificação de necessidade do bem ou
serviço a ser adquirido. O ciclo pode ser
ilustrado, com nossa adaptação, nos seguintes
passos:
1. Elaboração e colocação do pedido de
suprimento;
2. Análise do pedido de suprimento
(planejamento da compra);
3. Seleção dos prováveis fornecedores;
4. Avaliação do preço de mercado;
5. Escolha do fornecedor;
6. Acompanhamento dos prazos de entrega;
7. Recebimento, conferência e pagamento.
32
Gerenciamento de Recursos Materiais
O início do ciclo de compras com a elaboração
do pedido de suprimento assume fundamental
importância para o sucesso da operação. Um
pedido mal especificado tem grande chance
de resultar em uma compra equivocada com
desperdício de dinheiro para a unidade de
saúde. Observe que geralmente quem
elabora o pedido não é a mesma pessoa quem
realiza a operação de compra. Pessoas com
níveis de conhecimento e informações
diferentes têm diferentes entendimentos sobre
o que vêem e pensam, ou seja, pode ocorrer
de ser óbvio e trivial para quem está usando o
material e solicitando a aquisição e ser
ininteligível para quem está comprando.
Assim, o resultado das negociações de
compras envolvendo itens com especificações
incompletas, pode levar a aquisição de um
objeto inútil para o setor requisitante. A
Padronização dos itens de uso freqüente
reduz os problemas decorrentes da
especificação incompleta.
2. OS DISTRIBUIDORES
O exercício da função de comprador na área
de saúde, invariavelmente encontra os
distribuidores como alternativa de
fornecimento. Cabe observar que os
distribuidores não são inimigos que abusam
dos compradores por geralmente
apresentarem preços superiores. Eles apenas
disponibilizam produtos em menor escala em
lugares onde o fabricante não atende a
pequenas quantidades.
As compras devem ocorrer de forma
programada. Entretanto, nas emergências
decorrentes de aumento inesperado de
consumo ou mesmo de falta de planejamento
da unidade responsável pelo controle dos
estoques, o comprador é obrigado a pagar
preços superiores por imposição das
circunstâncias do risco de descontinuidade.
Neste caso deve o prudente comprador
adquirir somente a quantidade necessária e
suficiente para cobrir a emergência enquanto
nova compra em condições mais favoráveis
pode ser realizada. O distribuidor, por estar
acessível, pode ser um parceiro interessante
no atendimento de emergências. Observe-se
que o interesse do fornecedor é vender bem,
muito e sempre.
Outra possibilidade a ser explorada em caso
de ruptura de estoque é o empréstimo do
material em outras unidades hospitalares e de
saúde, prática que merece controles especiais
para devolver o material emprestado de
mesma quantidade e qualidade. Unidades de
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saúde de uma mesma cidade poderiam
realizar um convênio, visando o socorro mútuo
em emergências. O convênio, que poderia ser
estendido a equipamentos, estabeleceria um
protocolo de empréstimo e formas de controle
para o acerto.
3. CONTROLE DE PREÇOS
A análise dos preços e sua compatibilidade
com o mercado são funções básicas do
profissional de compras. Caso os
distribuidores percebam a pouca referência de
preços por parte do comprador eles irão tender
a apresentarem seus preços máximos de
vendas como se fossem finais. A
demonstração de conhecimento do mercado
por parte do comprador dará novo sentido
para as negociações. A consulta via Internet
dos preços em outros mercados, inclusive
internacionais resultará em mais segurança ao
comprador e manterá os distribuidores locais
dentro de margens de comercialização
razoáveis. Um abuso nos preços poderá
resultar até na decisão de importação,
principalmente em épocas de real valorizado.
O Ministério da Saúde mantém um banco de
preços em sua página da Internet de
endereço eletrônico http://www.saude.gov.br,
com o objetivo de divulgar os preços
praticados na venda de insumos relacionados
aos serviços de saúde.
4. A QUALIDADE EM FUNÇÃO DO USO
O bom senso é a palavra mágica que resolve
muitos problemas na gestão de materiais. A
orientação da qualidade deve ser dada pelo
uso pretendido com o material. Não é possível
usar micropore como esparadrapo e nem uma
super-fotocopiadora para tirar poucas cópias.
Apesar de estes exemplos parecerem
exagerados, se fizermos uma reflexão dos
usos dos materiais nos hospitais e em outras
unidades de saúde, provavelmente
encontraremos situações semelhantes.
Um padrão mínimo de qualidade pode ser
estabelecido e supervisionado por uma
comissão avaliadora. A compra é definida
entre os itens de qualidade aceitável em que
se escolhe o produto de menor preço ou de
maior rendimento por unidade de dinheiro
aplicado. Algumas instituições optam por criar
um comitê permanente de avaliação técnica
de materiais e medicamentos com a
participação de usuários finais ou
representantes destes.
33

5. COMPRAS CENTRALIZADAS E
PROFISSIONALIZADAS
As compras devem ser realizadas de forma
profissional e com controles centralizados. A
descentralização extrema seria cada
profissional da unidade de saúde adquirir o
material que necessita para o seu trabalho,
encaminhando a fatura para o financeiro.
Provavelmente, essa instituição teria uma vida
muito curta. É razoável esperar um melhor
resultado nas compras quando estas forem
realizadas por pessoas que acumulam
conhecimentos tanto de técnicas de
negociação e de pesquisa de preços quanto
de conhecimento das empresas que atuam em
determinados mercados. Assim, é possível
que pela freqüência de compras o comprador
profissional possa aprofundar suas
informações e descobrir formas e fontes mais
eficientes de atendimento aos pedidos de
suprimentos. Eventualmente pequenas
compras de valores pouco significativos
podem ser realizadas decentralizadamente em
unidades avançadas, distantes da matriz, mas
com os controles centralizados.
6. A BUROCRACIA NECESSÁRIA EM
COMPRAS
Observe que pelo menos quatro atores
precisam de informações sobre a operação de
compras realizada: 1) quem comprou; 2) o
fornecedor; 3) quem vai receber e 4) quem vai
pagar. Naturalmente em sistemas não
informatizados isso gera papéis e fluxos a
serem seguidos.
Temos que separar a burocracia necessária
da burocracia patológica. Novamente o bom
senso deve prevalecer. Operações de
compras de pequenos valores poderão ser
realizadas com menos formalidade que as de
grandes valores.
7. LOCALIZAÇÃO DA ÁREA DE COMPRAS
Sempre que possível é conveniente limitar o
acesso das pessoas ao corpo do hospital por
medida de segurança. Quanto menos
estranhos em circulação menor as
possibilidades de eventos que possam trazer
prejuízo ao hospital ou aos seus usuários.
Assim, localizando a unidade de recepção dos
fornecedores em pontos periféricos estaremos
racionalizando espacialmente o Especialmente em épocas de valorização
relacionamento físico com os fornecedores.
8. SISTEMA DE COMPRAS DE
EMERGÊNCIA
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Paulus Jr. A.
O número de itens em estoque e outros
possíveis de surgirem como necessidade em
uma unidade de saúde pode passar de 6.000
para material cirúrgico, medicamentos e
materiais em geral. As possibilidades de
ruptura de estoque ou a ocorrência de compra
de algum material especial está presente no
dia-dia da unidade de saúde.
Quando ocorre a ruptura de estoque por
aumento de consumo, falha na entrega ou
mesmo equívocos de dimensionamento e a
comunidade do hospital não confia nas
imediatas providências para o
restabelecimento da normalidade, é comum
cada supervisor de unidade tender a criar seu
próprio estoque de segurança, fora dos
controles institucionais. Estes subestoques,
pela falta de controle, nem sempre serão
usados nas finalidades da unidade.
A existência de um profissional de compras
com a especial tarefa de cuidar das rupturas
de estoques e de outras compras de urgência
poderá aumentar a confiança da comunidade
no sistema e, eventualmente, eliminar parte
dos subestoques podendo até influir para a
redução dos estoques de segurança do
sistema oficial.
9. IMPORTAÇÃO DE BENS PARA USO DE
UNIDADES DE SAÚDE
A importação de equipamentos que
concentram tecnologia para unidades de
saúde ocorre com relativa freqüência por conta
do hiato tecnológico entre os países mais
desenvolvidos e o Brasil. Geralmente, os
equipamentos de alta tecnologia começam a
ser produzidos nacionalmente após uma
considerável defasagem de tempo. A razão é
mais de ordem de domínio da tecnologia do
que uma relação de vantagem cambial ou
comparativa. Na aquisição de equipamentos
importados passa a ser relevante a exigência
de indicação de um representante no Brasil da
empresa que vendeu o equipamento para
efeitos de garantias e de manutenção.
Com relação aos insumos de menor
concentração tecnológica, a existência de
vantagens comparativas pode levar o
administrador a optar por aquisições de
materiais e medicamentos importados.
cambial, a avaliação econômica, após
considerar os preços CIF (Entregues no
Almoxarifado da Unidade) ou FOB (frete e
seguro por conta do comprador), pode concluir
pela importação de lotes, mesmo
34
Gerenciamento de Recursos Materiais
considerando a irregularidade temporal e as
incertezas do processo de importação. Neste
caso é fundamental a análise previa junto ao
Ministério da Saúde – Vigilância Sanitária para
a liberação do item importado em uso
doméstico. De qualquer forma, o processo de
importação exige acompanhamento de suas
diversas fases sendo útil a assessoria de um
despachante aduaneiro.
10. CONSIGNAÇÃO/COMODATOS
As compras de materiais deixados em
consignação representam uma diminuição do
capital de giro necessário ao funcionamento
da unidade de saúde. É um dinheiro que não
precisa sair do caixa para ficar nas prateleiras
dos almoxarifados. O item em consignação
fica disponível, como se estivesse nos
estoques regulares da unidade, mas somente
gerará custos e será pago se for usado. O uso
deste sistema de vendas tem sido freqüente
para as órteses e próteses. Naturalmente
cuidados especiais devem ser adotados como
a negociação dos termos de consignação por
preço justo. Há também a necessidade da
importação de rígidos controles no uso porque
pode haver uma tendência a consumir mais
determinado item somente porque está
disponível ao uso. Os fornecedores do item
consignado gerarão informações para o
consumo.
Os comodatos inicialmente surgiram como
uma solução para atualização de alguns
equipamentos em unidades de saúde. Esta
operação consiste na empresa fornecedora
colocar a disposição equipamento de sua
propriedade para uso da unidade de saúde,
cuidando inclusive de sua manutenção por um
preço ajustado mediante contrato de
comodato. Alguns comodatos têm a opção de
compra no final e são denominados de
leasing. Eventualmente o equipamento é
colocado sem ônus para a unidade de saúde.
Entretanto, o funcionamento deste exige
insumos especiais que somente o fabricante
tem. O uso do equipamento fica vinculado à
compra dos insumos do fabricante porque
somente estes são compatíveis com o
equipamento. Na realização de comodatos, é
importante que o foco do contrato deixe de ser
o equipamento e passe a ser o serviço que o
equipamento realiza, ou seja, o que se busca
é o menor preço unitário pelo serviço
realizado. O equipamento é apenas um meio.
11. NEGOCIAÇÃO EM COMPRAS
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A aquisição de bens e serviços de forma
sistemática e com eficiência exige também
conhecimento de psicologia aplicada ao
comércio. O conhecimento do mercado, por
maior que seja o grau de profissionalização,
no limite, não é pleno. Também é difícil o
pleno conhecimento das condições que
fixaram o preço de reserva do vendedor.
Negociar é trabalhar com expectativas.
Primeiro, a expectativa que mais ajuda é a do
vendedor quando está em ambiente de
competição. Depois vem a expectativa de
quem comprou quanto à qualidade e a prazos
de entrega. Finalmente, quem vendeu fica,
também, na expectativa do pagamento.
Alguns livros de Administração de Materiais
tratam também de negociação 5. A importância
da observação dos comportamentos em
negociações pode ser percebida pela
crescente oferta de treinamentos específicos.
De qualquer forma, destacamos alguns
princípios exemplificativos parafraseados de
Dias5 :
ƒ Coloque-se no lugar do fornecedor,
conheça seus objetivos;
ƒ Permita que o fornecedor fale de seu
produto;
ƒ Deixe sempre uma saída honrosa para o
fornecedor;
ƒ Evite colocações definitivas e radicais;
ƒ Fale com a pessoa certa;
ƒ Negocie por partes;
ƒ Não precipite a negociação.
COMPRAS PÚBLICAS
As compras públicas exigem um formalismo
maior dado a previsão legal que o
administrador público deve seguir. Ou seja, o
princípio da legalidade vincula as ações do
administrador às formalidades da Lei. O
estatuto das compras públicas concentra-se
na Lei 8.666 de 21 de junho de 1993, alterada
pelas Leis 8.883/94, 9.032/95 e 9.648/98. Mais
recentemente a Lei 10.520/02 introduz a
modalidade de compras através do pregão. A
formalidade do processo é entendida como um
mal necessário. Um processo de compra de
50 itens pode ter aproximadamente 250
páginas, leva um mínimo de 60 dias, tem
cerca de 300 assinaturas.
O objetivo geral da licitação é a busca da
proposta mais vantajosa para a administração
pública, observando alguns princípios fixados
em lei.
35

Estudar e aprender as Leis de compras
públicas interessa a qualquer cidadão,
especialmente se atuar profissionalmente na
área da saúde. No Brasil, o Sistema de Saúde
é Único, contando complementarmente com o
setor privado, ou seja, "As instituições
privadas poderão participar de forma
complementar do Sistema Único de Saúde,
segundo diretrizes deste, mediante contrato de
direito público ou convênio, tendo preferência
as entidades filantrópicas e as sem fins
lucrativos“ 6. São as leis de licitações que
regulamentam os contratos e convênios com
instituições públicas.
A licitação pública é o instrumento legal que
visa atender à necessidade do interesse
público em contratar com os demais agentes
econômicos. O requisito fundamental é o
interesse público que deve ser formalmente
manifestado no processo de compra. As
possibilidades de operações manifestas na Lei
são: obras, serviços, compras, alienações,
locações, permissões e concessões. Observe
que a Lei diferencia compra de bens da
compra de serviços.
A regra geral é sempre licitar conforme o
mandamento constitucional (artigo 37, XXI e
artigo 175 da Constituição Federal) admitindo
algumas formas de dispensa de licitação
(artigo 24 Lei 8666/93) ou de inexigibilidade
(artigo 25 Lei 8.666/93).
A primeira leitura da Lei de licitação pode
apresentar certa dificuldade ao pronto
entendimento de seus artigos, parágrafos e
incisos. Entretanto, prestando atenção aos
princípios que a regem, o entendimento dos
seus 126 artigos será facilitado.
Alguns dos princípios são derivados da
Constituição e outros foram contemplados
diretamente na lei. De qualquer forma, eles se
completam. Compreendendo os princípios,
compreendemos a lei.
Princípios Constitucionais: (Artigo 5º caput, LV
e 37 da Constituição Federal) 6:
ƒ igualdade,
ƒ legalidade,
ƒ impessoalidade
ƒ moralidade,
ƒ publicidade
Outros princípios: (Artigo 3º da Lei 8666/93)6
ƒ probidade administrativa,
ƒ vinculação à convocação
ƒ julgamento objetivo
ƒ sigilo das propostas
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Paulus Jr. A.
1. O PROCESSO DE COMPRAS PÚBLICAS
A administração pública é especialmente
formal. Vale o que está escrito. Os
procedimentos de compras públicas devem
resultar de Processos Administrativos formais
com os seguintes atributos. a) serem
autuados; serem protocolados; serem
numerados; conterem indicação do objeto e
sua motivação; e conterem a indicação do
recurso. (Artigo 38 da Lei 8.666). A motivação
é o quesito fundamental que sustenta a
operação de compras em nome da
administração pública.
2. PROCEDIMENTOS DE LICITAÇÃO
Os procedimentos iniciam com a completa
caracterização do objeto tanto para obras e
serviços (Artigo 7º Lei 8.666/93) como para
compras (Artigo 14º Lei 8.666/93), inclusive
com a definição de orçamento prévio. As
possíveis modalidades estão previstas no
Artigo 22 Lei 8.666/93 como Concorrência;
Tomada de Preços; Convite; Concurso; Leilão
e, mais recentemente, pela modalidade de
Pregão definida na Lei 10.520/2002.
Pertence à caracterização do objeto a
especificação de condição única de
pagamento, Prazo e local de entrega pré-
estabelecido e demais condições. A
regularidade fiscal dos fornecedores também
será avaliado durante o processo
As modalidades de Convite, Tomada de
Preços e Concorrência são mais conhecidas
pelo uso. Elas apresentam prazos de
publicidade crescentes em função dos valores
envolvidos.
Escolhida a modalidade há a necessidade da
opção pelo tipo de licitação a ser realizada. As
possibilidades são: menor preço, onde entre
as que atendam a especificação do edital,
escolhe-se a proposta de menor preço; a de
melhor técnica, onde dado o preço, escolhe-se
a de melhor técnica; a de técnica e preço,
onde temos a combinação ponderada de uma
nota técnica com o preço; e, finalmente, a de
maior lance no caso de alienações. (Artigos 45
a 47 Lei 8.666/93)
O regime de execução do objeto da licitação
pode ser por 1) empreitada preço global; 2)
empreitada por preço unitário; 3) tarefa; e 4)
empreitada integral. Os Artigos 6º e 10º da Lei
8.666/93 definem os possíveis regimes de
execução.
36
Gerenciamento de Recursos Materiais
O edital da licitação é o instrumento para a
convocação do certame. Os artigos 40 e 42 da
Lei 8.663/93 fixam os parâmetros de sua
elaboração bem como do desenvolvimento do
processo com o recebimento das
documentações e das propostas. O artigo 43
da referida Lei trata do Julgamento,
Classificação e Homologação.
Nos casos do processo não resultar em
homologação, as possibilidades são a de
revogação ou de anulação conforme o artigo
49 da Lei de Licitação. Especificamente nestes
casos, cabe o contraditório e a ampla defesa
aos participantes que julgarem prejudicados
seus direitos Nestes casos cabe o
contraditório e ampla defesa.(Artigo 49 da Lei
8.663/93). A convocação do vencedor e a
obrigatoriedade da realização do contrato
estão previstas nos artigos 62 e 64 da Lei de
Licitações.
3. DISPENSA OU INEXIGIBILIDADE DA
LICITAÇÃO
A Lei prevê a existência de diversos casos de
dispensas de licitação, incluindo as compras
de pequenos valores. Os artigos 17 e 24 da
Lei 8666/93 tratam especificamente do
assunto de dispensa. Os casos de
inexigibilidade, quando houver inviabilidade de
competição, estão amparados pelo artigo 25.
De qualquer forma, mesmo enquadrando os
itens como dispensa ou inexigibilidade, a
justificativa do preço, a caracterização do
objeto e a razão da escolha é sempre exigida
conforme artigo 26 da Lei. Nestes casos, a
ratificação da autoridade superior e a
publicação são obrigatórias.
4. REGISTRO DE PREÇOS
Com a estabilização da economia, o sucesso
de licitações que resultem em registro de
preços deve ser estimulado. O artigo 15 da Lei
8666/93 indica que esta modalidade de
contrato deva ser usada sempre que possível.
Neste caso, realizamos uma única
concorrência que substitui muitas outras. As
entregas devem acontecer conforme a
necessidade da unidade que está comprando,
assim, há grande liberação de espaços de
armazenamento e, principalmente, da
exigência de investimentos em estoques.
Observe que os pagamentos ocorrem somente
depois da entrega dos produtos e, estes serão
solicitados na medida em que forem
necessários. O registro de preços deixa o
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administrador público em situação mais
favorável considerando que não há a
obrigatoriedade da contratação conforme
artigo 15, parágrafo quatro da lei. Existe
sempre a possibilidade da busca de preços
melhores que os registrados. Além da
redução do estoque médio com menos
dinheiro aplicado em estoques, a unidade terá
economia de área de armazenamento com
menos riscos de deterioração com a gestão de
quantidades menores.
5. PREGÃO
Os relatos da adoção desta nova modalidade
de licitação que foi introduzida na Legislação
Brasileira mais recentemente pela Lei 10.520
de 17 de julho de 2002 são de sucesso. Os
administradores públicos estão conseguindo
redução nos preços e nos prazos das
aquisições. A redução nos preços ocorre pelo
estabelecimento de uma competição
presencial e a redução nos prazos acontece
devido as fases e os momentos de recursos
serem decididos no ato pelo pregoeiro oficial.
A competição presencial ocorre após a
identificação da proposta escrita de menor
preço e as de até 10% superiores a esta. Para
os licitantes nesta faixa de preços, é dada a
oportunidade da realização de lances verbais
até que se esgotem as possibilidades de
abaixar o preço de aquisição. O pregão é
admitido na administração pública apenas
para a aquisição de bens de uso comum.
Os sistemas de compras com a utilização da
Internet vêm apresentando bons resultados no
que se refere ao aumento da competitividade.
RECEBIMENTO E CONFERÊNCIA
O recebimento do material após encerrado os
procedimentos de compras é mais uma etapa
do ciclo de compras a ser cumprida.
Especialmente, esta etapa representa a
fronteira de responsabilidade sobre a guarda
do bem adquirido entre o comprador e o
vendedor. A inspeção e os cuidados no
recebimento podem variar conforme o tipo de
material.
Podemos ter rotinas de inspeção e
recebimento adequadas a cada grupo de
material. Itens críticos pelo valor ou de
complexidade tecnológica, devem ter maior
atenção. Outros de recebimentos mais
freqüentes podem ter uma lista padronizada
de verificação. De qualquer forma o confronto
com o pedido original, a descrição na nota
37

fiscal e os volumes efetivamente entregues
devem ocorrer. Preferentemente, abrir os
volumes na fronteira do recebimento, ainda na
presença do fornecedor. Conferir quantidades,
conformidade, peso, prazo de validade,
alterações visuais, e outras verificações
adequadas ao material ou equipamento
recebido.
Eventualmente o recebimento pode ser
atestado como provisório até a conferência
definitiva. Observe-se que assinado o canhoto
do rodapé, considera-se comercialmente
liquidada a transação por parte do fornecedor.
(há casos em que é conveniente ressalvar no
canhoto que a entrega ainda está sujeita ao
controle de qualidade)
ARMAZENAMENTO
As palavras que resolvem boa parte dos
problemas de armazenamento de materiais
em unidades de saúde é o bom senso
combinado com técnicas de armazenamento.
Alguns critérios que podem ajudar são:
a)Rotatividade do item estocado: se for
requisitado com muita freqüência, então é
conveniente que fique armazenado mais
próximo à recepção.
b)Volume: para os materiais volumosos,
melhor que fiquem em áreas amplas e de
fácil acesso. Os materiais menores podem
ficar em prateleiras com escaninhos
indexados. O armazenamento pode ser
por ordem alfabética combinado com
formas de apresentação (comprimidos /
injetáveis.).
c) Ordem de entrada/saída: usar o conceito
do primeiro a entrar ser o primeiro a sair,
fisicamente. Itens com prazos de validade
menor devem ser os primeiros na fila de
saída das prateleiras.
d)Similaridade: grupos de materiais
semelhantes podem ser armazenados em
espaços afins como área de sondas, de
descartáveis, de filmes de RX. Na
farmácia podemos ter área de injetáveis,
de comprimidos, soluções, e outras.
e)Valor: itens de alto valor e pequenos ficam
mais bem estocados próximo dos olhos da
chefia da unidade.
De forma geral, as condições de iluminação,
temperatura e umidade são de controle
indispensável por ambiente e por tipo de
material. Os conceitos do programa de
qualidade conhecidos como 5S são bem
vindos na área de armazenamento.
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Paulus Jr. A.
É conveniente prever para a área de
armazenamento ambiente de grande altura (pé
direito), marquise protegendo a descarga dos
materiais. Deve ter rede de combate à
incêndio. Para efeito de segurança é melhor
uma única entrada e saída. O Professor Dario
Paterno3 faz recomendações gerais quanto à
circulação de ar, ausência de umidade e
temperatura não superior a 25 graus. Ele
também propõe área de 0,80 a 1,20 m2 por
leito. Naturalmente o espaço de
armazenamento é função dos itens de estoque
a serem guardados. Estes são função da
especialidade da unidade de saúde e da
política de suprimentos adotada. Folgas nos
espaços de armazenagem ou previsões para
expansões devem ser consideradas.
Outro parâmetro também citado por Paterno3 é
o de que para os Almoxarifados centralizados
de até 300 leitos, sugere-se no máximo um
funcionário para cada 50 leitos. Cita ainda que
o custo de manutenção dos estoques por ano
gira em torno de 20 a 30% do material
estocado/ano3. Naturalmente estes
parâmetros devem ser usados com cautela e
avaliados com a especialização e opção
gerencial da unidade de saúde.
A localização da área de armazenamento deve
ficar próxima aos locais de consumo. O uso de
almoxarifados e farmácias satélites no interior
do hospital são pensados como forma de
disponibilização de materiais e medicamentos
mais próximo do requisitante. A maior
facilidade de requisitar o medicamento ou
material pela maior proximidade e a
visualização dos estoques podem aumentar o
nível de confiança evitando a tendência da
formação de sub-estoques nas unidades. O
uso de fichas de prateleiras, apesar de
oficialmente superadas pelos controles
informatizados, tem se mostrado útil no que se
refere a observação quanto à possível
previsão de ruptura de estoque não alertada
pelo sistema, mas observada pelo funcionário
que registra a baixa. Este sistema também
pode ajudar na realização dos inventários
periódicos. O uso das fichas pode ser restrito
aos itens considerados críticos.
Geralmente, em unidades hospitalares temos
as seguintes grandes áreas de
armazenamento:
ƒ materiais de manutenção
ƒ materiais cirúrgicos
ƒ medicamentos
ƒ materiais de laboratório
ƒ gêneros alimentícios
38
Gerenciamento de Recursos Materiais
Os equipamentos da área de armazenamento
são: estantes, armações, estrados, pallet,
engradados, câmaras frias, freezer,
empilhadeiras, etc.
As farmácias hospitalares geralmente estão
divididas em área de armazenamento, área de
produção, área de distribuição e área de
fracionamento. Os medicamentos tendem a
ser armazenados por similaridade, em ordem
alfabética e por data de validade.
Especialmente para medicamentos há a
necessidade de cuidados especiais com a
temperatura, luminosidade e umidade.
TRANSPORTE E DISTRIBUIÇÃO
O processo de distribuição inicia com a
apresentação pelo setor que necessita do
material de uma requisição podendo ser em
papel ou em meio eletrônico. O importante é a
perfeita identificação do documento para fins
de encaminhamentos e de recuperação da
informação. A requisição deve conter a
especificação do setor requisitante, pessoa
responsável, itens solicitados, quantidades
solicitadas e quantidade entregue, data,
assinaturas, ou senhas registradas.
Observe que para o bom controle do fluxo de
materiais, somente algumas pessoas estarão
autorizadas a requisitar itens, ou seja, a
autorização deve ficar restrita para os itens
normalmente consumidos na unidade
requisitante em decorrência da oferta de
serviços de saúde.
O almoxarife deve avaliar cada requisição
tendo como parâmetros os consumos médios
habituais da unidade, evitando requisição com
quantidades não explicadas. Um aumento de
consumo por evento atípico deve ser
acompanhado pelo almoxarife porque a
quantidade extra irá alterar a média de
consumo. Neste caso, o sistema informatizado
terá a leitura que quantidades maiores terão
de ser compradas quando de fato, o aumento
de consumo foi pontual e deve ser excluído da
para efeito de projeção futura. Este
acompanhamento também obriga
requisitante a refletir sobre a solicitação que
está realizando. De forma geral, as
quantidades em medidas corretas evitam os
sub-estoques e as possibilidades de uso
indevido de imateriais e medicamentos.
A distribuição dos materiais e medicamentos
pode ocorrer com o uso de carrinhos,
elevadores, esteiras e equipamentos
semelhantes. É conveniente uma boa
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organização do tempo para o atendimento das
requisições por setores do hospital. O
Almoxarifado pode propor uma agenda com
dia e hora para atender as requisições e
reservar um tempo para trabalho de
organização interna. As urgências devem
sempre ser atendidas.
O uso de etiquetas com código de barras
agiliza de forma importante os procedimentos
de baixa nos estoques e permite uma
rastreabilidade dos itens com a identificação
de lote de fabricação aumentando os controles
e a segurança para os pacientes e para o
gerenciamento de materiais.
Alguns autores tratam da movimentação de
materiais de forma mais sistemática como
Dias5, Francischini e Gurgel1 e outros. Eles
propõem um conjunto de princípios tais como:
obediência do fluxo de operações; mínima
distância e manipulação; segurança e
satisfação (das pessoas envolvidas no
transporte de materiais); padronização dos
equipamentos de transporte; flexibilidade dos
equipamentos; máxima utilização da
gravidade; máxima utilização do espaço; ter
um método alternativo para emergências e
menor custo total.
CONTROLE DE ESTOQUE
A função de controle de estoque é
componente essencial da Administração de
Materiais. É com as informações do sistema
de estoque que estaremos em condições de
orientar o fluxo de compras em ritmo
adequado às necessidades da unidade de
saúde.
Podemos pensar no estoque na mesma lógica
do funcionamento de uma caixa de água que,
com determinado nível de consumo, aciona
válvulas que repõem o líquido. Em resumo, as
funções do controle de estoque são:
determinar quanto e quando comprar; acionar
o setor de compras; determinar o que deve
permanecer estocado; controlar quantidades e
valores estocados; identificar e retirar do
o estoque itens obsoletos ou danificados;
realizar inventários periódicos.
1. CUSTOS ENVOLVIDOS NA
ADMINISTRAÇÃO MATERIAL
A Administração de Materiais envolve o
conhecimento e o controle dos seguintes
conceitos de custos:
ƒ Custo de aquisição;
39

ƒ Custo do pedido;
ƒ Custo de manutenção;
ƒ Custo por excesso;
ƒ Custo por falta.
O custo de aquisição é o preço pago pelo bem
ou serviço. O custo total de aquisição é
definido pelo preço(P) x quantidade(Q).
O custo do pedido é o de se operacionalizar o
pedido, ou seja, são os salários, taxas,
impressos, comunicação, e outros dividido
pelos pedidos realizados, o que resulta em um
valor por pedidos realizados em um
determinado momento.
O custo de manutenção por período é
composto pelo custo de armazenamento como
salários, energias, vigilância, custo de
oportunidade dos ativos, custo do capital de
giro, custo de desperdícios e de
obsolescência.
O custo por falta decorre das possíveis
compras de emergências a serem
providenciadas pela ruptura de estoque, com
preços superiores às compras de rotinas, o
custo da interrupção da oferta do serviço e o
custo do prejuízo objetivo ao paciente que
ficou sem o atendimento devido.
Devemos lembrar que estoque é dinheiro que
fica parado nas prateleiras e isso deve
incomodar o bom gerente porque dinheiro
parado não cumpre sua função. Como já foi
afirmado, o estoque ideal é o estoque zero.
Entretanto, convivemos com a B
imprevisibilidade que apresenta maior
variância em instituições de saúde do que na
indústria. Nesta podemos pensar em um
planejamento da produção em lotes. Na oferta
de serviço de saúde, se tem pouco controle
sobre a demanda na porta do serviço.
2. CLASSIFICAÇÃO ABC
É útil classificar os materiais por ordem de sua
importância econômica. Esta identificação
permite que o administrador dispense mais
cuidados e atenção aos itens que são mais
caros à unidade de saúde. Este sistema
busca identificar os itens de grande valor que
exigem uma análise mais cuidadosa com uma
menor margem de erro. Em resumo, dado os
valores envolvidos, são itens que merecem
uma atenção especial. Observa-se que o foco
principal da atenção é o valor total resultante
do “preço X quantidade”. Assim, itens de
pequeno valor unitário podem ser relevantes
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Paulus Jr. A.
para o controle especial dado a uma grande
quantidade consumida.
A idéia é do economista Vilfredo Pareto que
em síntese afirmou que grandes efeitos podem
ter poucas causas. Na classificação ABC os
materiais identificados como do grupo A
representam importante parcela dos custos.
Os autores não são uníssonos quanto aos
parâmetros de classificação, mas concordam
quanto à aplicação dos princípios:
ƒ A (20% dos itens representando mais de
60% dos custos) , B (de 20 a 30% dos
itens representa de 20 a 30% dos custos),
C (com 50% dos itens representando 10%
do valor do estoque)3.
ƒ A (5% dos itens correspondem a 80% do
Valor do estoque), B(15% com 15% do
valor) e C(80% dos itens com 5% do
valor)2
ƒ A definição das classes A, B, e C obedece
apenas a critérios de bom senso. Em geral
são colocados 20% dos itens na classe A,
30% na classe B e 50 % na classe C5.
Classificação ABC
% DO VALOR
100%
90%
60%
C
A
% DE MATERIAIS
20% 30% 50%
3
Fonte: Adaptado de Paterno
Figura 1. Classificação ABC
Especialmente para os itens do grupo A, tem-
se como meta a redução dos prazos de
abastecimento, a redução dos estoques, a
redução dos estoques de reserva, o
estabelecimento de controles de utilização e a
busca de melhores preços.
Os passos para iniciar o ordenamento de
formatação de uma classificação ABC partem
da avaliação de cada item de consumo, ou
seja, para cada item determina-se
investimento necessário e ordena-se do maior
para o menor investimento. Calcula-se a
importância relativa dos itens como uma
percentagem do custo total e acumula-se até o
parâmetro escolhido.
40
Gerenciamento de Recursos Materiais
Outra análise possível, seguindo o mesmo
princípio, mas agora tendo como parâmetro a
criticidade do item é a classificação XYZ onde
X = Materiais que possuem similares.
Exemplo: antibióticos. Y = Tem similar, mas
sua falta interfere na qualidade dos serviços.
Exemplo: fio de sutura 3.0 e 6.0. Z = Não tem
similar e sua falta será crítica. Exemplo: Luva
cirúrgica2 .
3. CONSUMO MÉDIO MENSAL
O principal parâmetro de estruturação do
controle do nível necessário de estoque é a
informação do consumo médio mensal. Este
valor pode ser buscado em algoritmos tais
como:
ƒ Média aritmética simples:
C m = (c1+c2+c3+ ..+cn)/n
ƒ Média móvel : O consumo de cada
novo mês é acrescentado, eliminando-
se o consumo do primeiro mês utilizado.
Seja: C1,C2,C3 e C4, C5 então:
Cm = (C2 +C3 + C4 + C5)/4
ƒ Média ponderada: Os valores de
períodos mais próximos recebem pesos
maiores
Cm = (c1.p1 + c2.p2+...+cn.pn)/∑ pesos
ƒ Método dos mínimos quadrados: é o
ajustamento da função que melhor
representa os dados observados.
O importante é que o método resulte em uma
informação que reflita a tendência do consumo
e que possa ser executado de forma prática.
Com o uso de sistemas informatizados a
administração poderá optar por estimativas
mais sofisticadas para o consumo médio que
podem considerar até a sazonalidade do item.
Observe que não basta um sistema
automatizado eficiente, é necessário também
o acompanhamento de um gerente eficiente e
eficaz. A análise e interpretação dos relatórios
pelo gerente dos estoques devem avaliar
eventos que não são alertados pelo sistema.
Exemplo: Um estoque zerado altera a média
do consumo do item e provavelmente elevará
o consumo de outro item similar.
Os estoques devem ser repostos
periodicamente e, quando a reposição ocorre
em períodos constantes, a representação
gráfica do nível de estoque assume o formato
de “dente de serra”. O intervalo entre uma
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reposição e outra é definido como período de
consumo. A figura 2 ilustra a situação descrita:
Níveis de estoque
reposição estoque mínimo
( t)
período de consumo
Fonte: Elaboração do autor, adaptado de Dias
5
Figura 2. Gráfico dente de serra
4. ESTOQUE MÍNIMO
O estoque mínimo ou de segurança é a
quantidade que deve existir em estoque para
cobrir eventuais falhas de ressuprimento ou
aumento repentino de demanda. O
gerenciamento de estoque envolve considerar
um grau de imprevisibilidade no fluxo de
materiais que deve ser compensada com um
estoque de segurança adequado ao risco.
Quanto maior o estoque mínimo, maior
segurança, menor risco de faltar material,
porém, maior o custo de capital estocado,
maior custo de armazenamento e maior é os
riscos de deterioração, desvios ou perdas.
O dimensionamento do estoque mínimo deve
ser realizado preferentemente a partir do
consumo médio por período, geralmente
mensal.
Emin = C x K Fórmula simples5 .
C = Consumo médio mensal
K = Fator de segurança.
Exemplo: Se o Consumo médio mensal de um
item é 100, e queremos um fator de segurança
de 0,50 então: Emin = 100 x 0,50 = 50
unidades. Ou seja, o estoque de segurança e
de apenas quinze dias.
Mesmo com boas previsões e com estoque de
segurança alto, sempre haverá a possibilidade
de ruptura do estoque. Neste caso, é
necessário informar as áreas de consumo para
que adotem outras estratégias minimizadoras
do desconforto técnico da unidade de saúde e
do paciente pela falta do item.
41
 Paulus Jr. A.

5. ESTOQUE MÁXIMO E MÉDIO

Quando somamos o lote de compras ao 7. LOTE DE REPOSIÇÃO E LOTE

estoque mínimo, chegamos ao conceito do ECONÔMICO
estoque máximo. Este é entendido como o
nível mais alto previsto para a quantidade O lote de reposição é o resultado do
estocada de determinado item. dimensionamento do pedido. Considerando
O conceito de estoque médio é relevante, em que o custo do pedido unitário é função
especial para a valoração monetária que fica decrescente da quantidade e que o custo de
imobilizada em estoque. A quantidade armazenamento é função crescente, existe a
apurada como estoque médio por período possibilidade da determinação do ótimo destas
vezes o preço do item estocado indica o duas funções. O resultado é o lote econômico
montante de recursos que ficam retidos nas para o item. A indicação do Lote econômico é
prateleiras dos almoxarifados por item. A inversamente proporcional ao custo de
figura 3 ilustra estes conceitos e indica as armazenagem e ao custo do capital. Itens de
fórmulas de cálculo. pequeno valor econômico tendem a ter uma
indicação de lote de reposição maior (régua,
lápis). Itens com alto custo de armazenagem,
Estoque máximo e médio
ou seja, que ocupam espaço ou de cuidados
• Estoque Máximo: especiais tendem a ter uma indicação de lote
econômico menor.
Emax = LC + Emin
Estoque
máximo Lote de
Estoque compra Lote de reposição
médio
Emd = LC/2 + Emin

Emin

Emax Lote de
800 compra
• Estoque médio: Emd = LC/2 + Emin
500 PP
LR = 700

100 Emin
5
Fonte: Adaptado de Dias
Figura 3. Estoque máximo e médio.
LR = Emax - Emin
6. TEMPO DE REPOSIÇÃO E PONTO DE LR = Emax – PP + Estoque do tempo de espera
PEDIDO
5
Fonte: Adaptado de Dias
As informações do tempo de reposição, do Figura 5. Lote de reposição.
consumo médio do período e do estoque
mínimo são definidoras do momento em que o
pedido de ressuprimento deve ser disparado.
O tempo de reposição é variável que pode ser 2 x Cp x D
ajustada por grupos de produtos classificados LER =
pela demora nas aquisições. A figura 4 ilustra Cm
o conceito.
LER = quantidade do lote econômico
T em p o d e rep osição e Cp = Custo do pedido
ponto de ped id o D = Demanda do período
P o n to d e re p o siç ão Cm = (Custo de armazenagem + custo de
E m ax
p e d id o (P P ) capital) unitário

T e m p o d e re p o s iç ã o E m in

Interva lo de re ssu prim e nto

• P P = C x T R + E m in
O te m po de re po sição (T R ) po de ser d eco m p osto e m trê s p arte s:
1)E m issão d o ped id o e re alizaçã o d a com pra , 2 ) P rep ara ção pa ra a
en tre ga po r p arte d o forn ece dor 3) T ran sp orte

5
Fonte: Adaptado de Dias
Figura 4. Tempo de reposição e ponto de
pedido.

Revista Espaço para a Saúde, Londrina, v.7, n.1, p.30-45, dez. 2005 42
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Gerenciamento de Recursos Materiais

Lote Econômico Giro =

Consumo no período
Estoque médio
Custo

Custo total
“Um sistema de classificação usual é o
Custo de
manutenção
proposto por Dewey nas bibliotecas” 1. É um
conjunto de dígitos indicando grupos e
subgrupos de materiais similares. Os dígitos
Custo do pedido finais identificam o material precisamente. É
útil também a adoção de dígito verificado
Lote Quantidade como um algoritmo que evita enganos de
Econômico
digitação. A Figura 7 ilustra um sistema de
5
Fonte: Adaptado de Dias codificação de materiais.
Figura 6. Lote econômico de reposição
Classificação e codificação
8. SISTEMAS DE REPOSIÇÃO DE
ESTOQUE Dígito verificador
XX. - XX - XXX - X
Código do material
As possibilidades são da reposição pela
quantidade indicada pelo sistema quando o Classe
nível de estoque alcançar o ponto de pedido Grupo Sistema Dewey
ou de reposição periódica combinada com 40- material cirúrgico nas bibliotecas
40.01 – agulhas )
(Francischini&Gurgel,2002,p.118

liberações orçamentárias para a empresa. No 40.01.001 – agulha descartável 25/06

primeiro caso estaremos iniciando o processo
de compras somente para os itens que
estiverem em seus pontos de pedido. No caso
do sistema por tempo, todos os itens
periodicamente entram simultaneamente em
reposição, nas quantidades que
40.01.002 – agulha descartável 25/08
40- material cirúrgico
40.07 – sondas
40.07.001 – sonda descartável 25/06
40.07.002 – sonda descartável 25/08
Fonte: Adaptado de Francischini e Gurgel
1

complementam o seu estoque até seu ponto Figura 7. Classificação e codificação

de máximo por item.

Por quantidade 10. AVALIAÇÃO DE ESTOQUES

(ponto de pedido)
PP = C x TR + Emin Existem pelo menos quatro métodos possíveis
LR = Emax – PP + Etesp. para avaliação dos itens estocados.

Por tempo a)último a entrar, primeiro a sair;

LR = C x T - Eatual
(mensais, bimestrais, trimensais....)
PP = ponto de pedido
C = Consumo Médio mensal
TR = Tempo de reposição em meses ou fração
deste
Emim = Estoque mínimo ou de segurança
T = número de períodos de consumo planejado
para o estoque, inclusive o de segurança.
9. GIRO DE ESTOQUE
É o indicador de atividade ou de
movimentação dos estoques. Quanto maior o
giro, menor o estoque médio e seus custos
associados.
b)primeiro a entrar, primeiro a sair;
c) próximo a entrar, próximo a sair;
d)custo médio ponderado.
Todos os acima citados são métodos de
valoração do estoque da unidade de saúde.
Valorar mais uma saída de material dos
estoques implica em maior custo a ser
apropriado aos serviços, o que resulta em um
menor lucro tributável. Naturalmente os
métodos que valoram a saída não são aceitos
pelo governo que ficaria com uma tributação
menor. No Brasil a Lei 4320/69 em seu artigo
106 determina que os órgãos públicos façam
uso do critério do custo médio ponderado.
11. INVENTÁRIO DE ESTOQUE

As pessoas não são infalíveis. Os enganos

nos relatórios de entradas ou saídas, extravios
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de requisições, equívocos de classificação ou
codificação, quebras, deterioração,
recebimentos apressados e mesmo desvios
acontecem com importante freqüência. Estas
diferenças aparecem de forma física e contábil
no processamento do inventário de estoque.
Algumas empresas relevam pequenas
diferenças de itens desde que estas ocorram
normalmente distribuídas à favor e contra o
nível de estoque esperado.
Na oportunidade do inventário deve ser
observado os itens com baixa movimentação –
pequena rotatividade – no sentido de avaliar a
pertinência de sua manutenção como item de
estoque. Eventualmente a decisão, poderá ser
a retirada do item do rol de produtos
estocados em análise que considere o seu
pouco uso, a sua pouca importância no
processo de oferta do serviço e a sua relativa
facilidade de obtenção quando for necessário.
O inventário deve ter a característica de ser
periódico podendo ser parcial ou total. De
qualquer forma, deve ser pré-planejado para
ser eficiente. Uma forma de atenuar os
inconvenientes do processo de inventário é
incorporação de sua realização na rotina
diária, monitorando pequenos grupos de
materiais de cada vez. Havendo necessidade
de inventário geral, o uso do final de semana
será mais apropriado de forma a evitar
interrupções no normal fluxo de materiais para
a unidade de saúde.
A equação geral de controle para o inventário
pode ser expressa da seguinte forma:
CM = (Ei – Ef) + SP
CM = consumo de materiais
Ei = estoque inicial
Ef = Estoque final
SP = suprimentos no período
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Há quem diga que na prática a teoria é outra.
O grau de imprevisibilidade quando temos a
necessidade do controle de muitos itens de
estoque, como é o caso das unidades de
saúde, é alto. Inadimplências e atrasos nas
entregas são freqüentes.
Os diretores de hospitais costumam não
privilegiar espaços nos hospitais para a correta
estocagem de materiais e medicamentos.
Alguns poucos confundem almoxarifado com
depósito sem controle. O mesmo podemos
comentar com relação à atenção dos recursos
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Paulus Jr. A.
humanos que atuam na área. Nem sempre
eles têm a valorização e treinamento
adequado.
A pouca oferta de alguns materiais médicos e
de medicamentos fazem o hospital refém de
fornecedores exclusivos ou de poucos deles
que combinam divisões de mercado. Fazem
do oligopólio um verdadeiro monopólio com
conseqüência nos custos da oferta de serviços
de saúde.
As unidades de saúde pública ainda têm um
complicador adicional em seu processo de
abastecimento dos insumos da oferta de
saúde. A legislação da licitação pública, vista
como um mal necessário, exige do
administrador uma super competência. Além
do dever da busca do eficiente uso dos
recursos de forma a maximizar os resultados
das unidades de saúde, seja pelo maior
relação benefício/custo ou pelo menor custo
unitário do serviço ofertado, deve respeitar os
limites da Lei que geralmente envolvem uma
burocracia complexa e demorada, e nem
sempre levam a decisões racionais.
A gerência de materiais, a de manutenção e
outras unidades de atividades meio somente
são percebidas por seus clientes quando
funcionam mal. Se funcionarem, parece que
elas nem existem.
A informatização traz consigo o benefício de
organizar e disciplinar o sistema de materiais.
A padronização é a grande aliada da gerência
de materiais, entretanto, nem sempre
encontramos profissionais com a disposição
para cumprir protocolos e mesmo diretores de
unidades de saúde com percepção da
importância deste conceito. O aprendizado
tem ocorrido pela necessidade de
sobrevivência face às dificuldades financeiras
que as instituições de saúde estão
enfrentando.
REFERÊNCIAS
1. Francischini PG, Gurgel FA. Administração
de materiais e do patrimônio. São Paulo:
Pioneira Thonson; 2002.
2. Vecina GN, Reinhardt, WF. Gestão de
recursos materiais e de medicamentos.
São Paulo: IDS–NAMH/FSP–USP; 1998.
3. Paterno, DA. Administração de materiais
no hospital: compras, almoxarifado e
farmácia. São Paulo: Centro São Camilo
de Desenvolvimento em Administração da
Saúde; 1990.
44
Gerenciamento de Recursos Materiais

4. Arnold, JRT. Administração de materiais:

uma introdução. São Paulo: Atlas; 1999.
5. Dias, MAP. Administração de materiais:
uma abordagem logística. 4.ed. São
Paulo: Atlas; 1993.
6. Brasil. Constituição da República
Federativa do Brasil. Brasília, DF; 1988.

Recebido em 02/05/2005
Aprovado em 19/09/2005

Revista Espaço para a Saúde, Londrina, v.7, n.1, p. 30-45, dez. 2005 45
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