RELATÓRIO PARCIAL -

COLÉGIO FLUXO

GESTÃO DE PROCESSOS

Apresentação da Otimiza Consultoria Jr

 A Otimiza Consultoria Jr é uma associação civil sem fins lucrativos, fundada em
2011 e formada exclusivamente por alunos dos cursos de Engenharia de Produção e
do Bacharelado Interdisciplinar em Ciência e Tecnologia da Universidade Federal da
Bahia (UFBA). Inserida no Movimento Empresa Júnior, a empresa segue os valores do
movimento, com o intuito de promover um Brasil mais empreendedor, colaborativo e
competitivo, proporcionando aos seus membros experiência de mercado já na
graduação, tendo a orientação de professores especializados e profissionais externos,
com vasta experiência de mercado.
Formada por jovens inconformados com a realidade e com o desejo de pôr em
prática os conhecimentos adquiridos nas salas de aula, a Otimiza traz soluções
personalizadas para seus clientes, prezando sempre pela satisfação e sucesso do
cliente, com serviços de qualidade e preços abaixo do mercado.
Nossa carta de serviços é composta por projetos em áreas como: Melhoria do
Ambiente de Trabalho, Gestão de Processos, Plano de Negócios e Planejamento e
Controle da Produção (PCP).

Contextualização do Projeto
O Colégio Fluxo, contratante do serviço de Gestão de Processos oferecido pela
Otimiza, solicitou a atuação de nossa equipe devido à percepção de oportunidades de
grande melhoria na eficiência em processos internos, bem como a necessidade de
estabelecer uma comunicação mais efetiva entre seus membros em virtude de
frequentes momentos de dúvida e incerteza quantos aos procedimentos a serem
executados.
Deve ser esclarecido para os atuais funcionários a importância da padronização
dos processos, evitando gargalos, riscos e prejuízos ao Colégio Fluxo, frente à grande
concorrência que enfrenta na localidade. Funcionários capacitados, comunicativos e
sempre abertos à melhoria contínua (cientes dos objetivos da equipe) devem ser um
dos diferenciais deste colégio para que, aliado à grande qualidade do ensino prestado
e à boa infraestrutura, alcance cada vez mais fatias de mercado e siga formando
grandes cidadãos, como já faz há mais de dez anos de consolidação.

Descrição das etapas do Projeto

Etapa 1 – Coleta/análise de dados e mapeamento do processo
Através de questionário com a gestora e os funcionários do Colégio Fluxo, de
forma individual – para não haver influência entre as respostas – a equipe buscou
conhecer os processos que possuíam maior incidência de reclamações e, a partir deles,
priorizar a resolução dos que mais influenciariam positivamente a satisfação dos
clientes internos e externos. Além das perguntas, os consultores da Otimiza fizeram
visitas no decorrer do processo para validação das respostas anteriores.
Após conversa foi possível montar uma relação entre quais as funções que os
funcionários desempenham, quais as etapas de cada processo produtivo estudado, os
materiais utilizados, os valores que cada atividade agrega e os resultados de cada
etapa e/ou processo. Os resultados estão exibidos na abaixo, numa matriz conhecida
como SIPOC, valendo ressaltar que a coluna Mapa Atual representa o assunto
relacionado ao processo citado na tabela abaixo e presente também no mapeamento
original de processos (ainda sem redesenho).
 Dia a dia dos
professores

Conhecendo melhor o funcionamento dos processos internos (a partir do SIPOC),

foi possível confeccionar o fluxograma de cada processo para posterior análise.

Fluxograma do macroprocesso: Atividades extra classe

 Fluxograma do macroprocesso: dia a dia (atividade) dos professores

Fluxograma do macroprocesso: pagamento dos funcionários

Etapa 2 – Identificação e priorização de problemas

A priorização de processos ocorreu com o auxílio da matriz GUT (gravidade,
urgência e tendência). A construção da matriz ocorreu com o auxílio dos funcionários
do Colégio Fluxo.
 A partir dos resultados, é possível perceber que os principais problemas são:
atraso de pagamento de funcionários, tempo de aula prejudicado e não utilização do
site, e burocracia para solicitar atividades extraclasses.
Em relação à reserva de matrículas, apesar de existirem queixas por parte de
funcionários e responsáveis dos alunos, este problema não exige prioridade, já que
existem questões mais urgentes a serem resolvidas. Chegamos a esta conclusão
devido à matrícula apenas ocorrer uma vez por ano e não apresentar prejuízos tão
significativos ao final do processo. Existem queixas dos funcionários acerca da
ineficácia do processo, já que muitos pais não respondem o questionário de intenção
de rematrícula, não fazem reserva de vagas e quando não conseguem (a priori)
matricular seus filhos, ficam insatisfeitos. Por fim, a direção sempre abre vagas para
acolher os pais mais esquecidos, não impactando tanto o resultado final.
Após priorização de problemas a serem resolvidos, fez-se uma série de
perguntas a estes funcionários para conhecer a causa raiz dos problemas em cada
processo e identificar as possíveis soluções.
1) Macroprocesso de pagamento dos funcionários:
Problema: Ocorria, constantemente, atraso no pagamento dos funcionários.
Gerando transtornos e descontentamento.
Por que? O processo era muito demorado;
Por que? Sempre tinha algum erro que precisava ser corrigido;
Por que? O processo passava por muitos setores.
Solução: Diminuir a quantidade de setores em que este processo ocorre e
elaborar um POP (Procedimento Operacional Padrão) para a secretaria sobre
como gerar folha de ponto e enviar os documentos corretos para o setor
responsável pelo pagamento.
2) Macroprocesso de atividades dos professores:
Problema: Às vezes, as aulas (re)começavam atrasadas por conta do hino ou
limpeza das salas. Além disso, os professores não estavam utilizando o site da
escola para registro de listas de presença, conteúdos dados e informações de
desempenho.
Por que as aulas começam atrasadas depois do hino? Por que era difícil
organizar os alunos;
Por que? Eles gostam de brincar e saem da fila;
Por que? Quando se conseguia formar a fila, acabava levando um tempo para
desloca-los (em fila) até o pátio;
Por que? Por causa da brincadeira e distância entre a sala e o pátio;
Por que as aulas começam atrasadas depois de um intervalo? Porque os
funcionários da limpeza demoram muito para organizar e limpar as salas;
Por que? São poucos funcionários e muitas salas;
Por que os professores não utilizam o site? Porque não sabem como usar o site
direito;
Por que? Porque professores não tem treinamento;
Por que? Gestora não tem tempo para fazer treinamentos.
Solução: Organizar a fila de maneira mais eficiente, pedir aos alunos que
arrumem suas carteiras e mesas antes de sair para o intervalo (para poupar
tempo de limpeza e arrumação pelos funcionários durante os 25 minutos dados
para este período), e elaborar um POP ensinando os professores a usarem o
site corretamente.
3) Macroprocesso atividade extraclasse:
Problema: Os professores reclamam da burocracia e o trabalho que dá para
organizar uma atividade extraclasse e que é preciso solicitar com 50 dias de
antecedência para conseguir organizar tudo.
Por que? Porque a diretoria sempre procura problema nos arquivos enviados
pelos professores e os mandava corrigir;
Por que? Ela alega faltar documentos, informações importantes, além de um
motivo convincente e explícito;
Por que? Temos que organizar todos os pagamentos e autorizações. Já temos
muito trabalho para fazer e isso demanda tempo.
 Solução: Fazer um POP para os professores enviarem os documentos corretos
e da forma que a diretoria necessita, além de se utilizar ferramenta disponível do
site para realização das etapas de pagamento e autorização, pelos responsáveis
dos alunos, para participação.

Etapa 3 – Redesenho do processo

A partir das etapas anteriores, foi possível identificar as melhorias dos processos.
Tendo conhecimento das melhorias, foi possível redesenhar os processos para torna-
los mais eficientes e efetivos.

* Atividade extraclasse

* Atividade dos professores

 * Pagamento dos funcionários:

Etapa 4 – Implementação
Com as melhorias processadas, foi realizada a etapa de treinamento dos
funcionários e a disponibilização dos POPs (Procedimento Operacional Padrão) nos
ambientes de trabalho.
No início do processo, foi computado o tempo necessário para a realização de cada
etapa e após as mudanças, fizemos o mesmo processo de computação de tempos para
podermos comparar os resultados.
O resultado desta comparação foi a seguinte:
Processo de pagamento do funcionário- O relatório de ponto é gerado no último dia
do mês, todo o processo seguinte, precisava ser realizado em até 4 dias, para que o
pagamento fosse realizado dia 5. Constantemente esse pagamento atrasava e era
realizado no dia 7. Com o novo processo, o pagamento ocorre em até três dias.
Processo de atividades dos professores- Constantemente, as aulas sofriam redução
de duração por conta de atrasos, chegando a perder em média 15 minutos por dia. Hoje,
esse problema acabou. E 100% dos professores (que anteriormente não utilizavam o
site), passaram a utilizar. Esta ação foi muito elogiada pelos responsáveis dos alunos.
Processo atividade extraclasse- Os documentos das atividades precisavam serem
enviados com 45 dias de antecedência. Pois, eram precisos cerca de 10 dias para
adequar e conseguir aprovação dos documentos, 20 dias para os pais ficarem cientes
e pagarem e mais 15 dias para organizar as autorizações e pagamentos e enviar para
o setor responsável arquivar. Após mudança no processo, o envio do documento é
realizado com 20 dias de antecedência. É preciso 1 dia útil para a diretoria analisar e
aprovar, 2 dias úteis para a secretaria disponibilizar as informações para os pais, 15
dias pros pais pagarem e 1 dia útil para gerar, arquivar e enviar os relatórios para os
responsáveis.

Considerações
A equipe da Otimiza Consultoria Jr. agradece a Daniela, gestora do Colégio
Fluxo, pela disponibilidade na concessão de informações fundamentais à tomada de
decisões que compõem este relatório.

Responsáveis

Presidente da empresa
Joanna Carneiro Delgado
joanadelgado@otimizajr.com.br
(73)9999-2393

Responsabilidade Técnica - Diretoria de Projetos

Felipe Farjalla
 felipefarjalla@otimizajr.com.br
(71) 99154-4444

Responsáveis pelo projeto

Karoline Ramos da Silva
Consultor de Projetos
Contato: (71)98154-7501
karoline.silva@otimizajr.com.br

Lucas Menezes Pereira

Consultor de Projetos
Contato: (71)98796-6570
lucas.pereira@otimizajr.com.br