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Curso de Excel PDF
Curso de Excel PDF
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................................................. 4
2 CONCEITOS BÁSICOS.................................................................................................................................... 6
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Excel Básico
1
Introdução
Muita gente tem uma idéia limitada da planilha. "É um programa de cálculos
matemáticos", "só serve para tabelas" e outras visões. Não é isso. A planilha tem uma
potencialidade muito maior. A grande sacada é que a planilha enxerga o mundo da
informação através de uma máscara de linhas e colunas, e aí dentro coloca qualquer coisa:
números, textos, fórmulas, datas, desenhos, campos de dados, cores, tabelas, gráficos etc.
Como, virtualmente, qualquer informação é ou pode ser organizada em linhas e colunas,
temos aplicação para todas as necessidades: orçamento, controle de despesas, fluxo de caixa,
apuração de eleição, cálculos financeiros, estatísticas, gráficos, indicadores, projeções
salariais etc. sempre com flexibilidade, rapidez e qualidade.
• A Planilha Eletrônica é uma tabela bidimensional, composta por linhas e colunas, onde
são armazenados números, textos e fórmulas com os quais são realizados cálculos com
rapidez, confiabilidade e facilidade de realização.
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Excel Básico
Este texto pretende oferecer um aprendizado básico do Excel mas, nem todos seus
recursos serão discutidos. Conhecemos pouca gente que use mais de 50% da funcionalidade
do programa. Elegeremos os recursos e facilidades mais utilizadas, o que será suficiente para
o iniciante fazer maravilhas com o computador antes de aventurar-se em novas funções.
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Excel Básico
2
Conceitos Básicos
Célula Interseção entre uma linha e uma coluna. Os dados são sempre colocados
em uma célula, identificada pela(s) letra(s) da coluna e o número da linha.
Célula Ativa Célula que receberá a próxima entrada de dados. A cada momento há uma
única célula ativa, identificada pelo cursor.
Ex: (A1:B3) é a região que contém as células A1, A2, A3, B1, B2, B3.
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Excel Básico
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Excel Básico
3
A Janela Principal
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Obs. Quando o botão está sombreado (caso do Refazer acima) significa que aquela função
não está disponível no momento, naquele contexto.
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Excel Básico
Praticamente tudo que se vê na janela principal pode ter sua exibição controlada. As
características mostradas são as mais usuais numa configuração básica, mas podem ser
personalizadas.
b) Controlando a exibição.
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Introduzindo Dados numa
Planilha
O Excel tem sempre uma única célula ativa em cada momento. É nessa célula que
qualquer dado digitado será inserido. Assim, antes de digitar qualquer coisa, é preciso se
posicionar na célula desejada, usando os recursos de navegação.
Para "navegar" pela planilha, você pode utilizar o mouse apontando e clicando
diretamente sobre a célula desejada. Mas, às vezes é conveniente usar o teclado,
principalmente se a planilha já está extensa. O quadro abaixo mostra os movimentos
associados às teclas:
MOVIMENTO TECLAS
Para a célula acima
Para a célula abaixo
Para a célula à esquerda
Para a célula à direita
Para a última célula que contém dados na planilha [Ctrl] + [End]
Para o início da linha [Home]
Para o início da planilha (célula A1) [Ctrl] + [Home]
Uma janela para baixo [PageDown]
Uma janela para cima [PageUp]
Para a célula seguinte dentro de uma seleção [Tab]
Para a célula anterior dentro de uma seleção [Shift] + [Tab]
Para a planilha seguinte dentro da mesma pasta [Ctrl] + [PageDown]
Para a planilha anterior dentro da mesma pasta [Ctrl] + [PageUp]
Para a pasta seguinte que estiver aberta [Ctrl] + [Tab]
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Você pode finalizar a entrada do dado com uma seta de movimentação de cursor, e assim mudar a
direção da próxima célula ativa: , , ou .
Sempre que se digita um dado numa célula, o conteúdo original é destruído. Portanto,
para substituir o conteúdo da célula, é suficiente entrar com um novo dado, sem necessidade
de apagar o anterior.
Mas, se a sua intenção não é essa, e você quer aproveitar alguma parte do conteúdo
anterior, o caminho é a edição.
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Para digitar a mesma entrada em diversas células de uma só vez, selecione as células onde deseja
inserir os dados, digite a entrada em uma delas e pressione [Ctrl] + [Enter].
O Excel trata os dados de diferentes formas, segundo sua natureza. A decisão sobre o
tipo de dado é tomada pelo Excel, dependendo dos dados que são digitados na célula. Não é
preciso informar ao programa, mas é possível alterar o tipo em certas situações. Os 3 (três)
tipos de dados são:
Para que um dado seja considerado numérico, só podem ser incluídos os caracteres
numéricos (0 - 9) e alguns caracteres especiais: + - ( ) , / $ %
A vírgula é usada para separar as casas decimais.
O símbolo % após o número fará com que o valor numérico seja internamente dividido
por 100.
Números negativos devem ser digitados com o sinal de subtração antes, ou entre
parênteses.
Uma atenção especial: não digitar o ponto ( . ) separando os milhares; isso se resolve na
formatação.
O dado numérico pode se envolver em operações aritméticas.
Para que um dado seja considerado tipo Data e Hora, o Excel avalia os dados digitados,
verificando a possibilidade de estarem entre os intervalos válidos para esse tipo de
informação.
Para digitar datas, use barras ( / ) ou hífens ( - ) para separar dia – mês – ano.
Para digitar horas, use dois pontos ( : ) para separar horas : minutos : segundos.
Data e hora podem ser digitadas na mesma célula, bastando inserir um espaço entre elas.
As datas são armazenadas como números inteiros seqüenciais. O sistema de datas 1900 é o
padrão mais usual, onde o número 1 corresponde à data 1 de janeiro de 1900, o número 2
corresponde à data 2 de janeiro de 1900 e assim por diante.
Essa forma de armazenamento permite a operação aritmética entre datas, sem problemas.
Ex: subtraindo duas datas, tem-se o número de dias decorridos entre elas.
As datas e horas poderão ser exibidas em diversos formatos, escolhidos através do
comando Formatar | Células.
Todo dado que não for Numérico nem Data e Hora, é considerado tipo texto
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CONSTANTE FÓRMULA
Dado que se digita diretamente na célula, Expressão aritmética iniciada pelo sinal de
com seu valor explícito. Pode ser de igual ( = ) composta de valores,
qualquer tipo (numérico, data e hora, referências a células, funções e operadores
texto). Os valores constantes não são X matemáticos, que produzem um novo
alterados, a menos que sejam substituídos valor calculado. O valor resultante de uma
ou editados pelo usuário. fórmula é alterado automaticamente, ao se
modificar as células que são referenciadas
na expressão.
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Utilizando o Menu
de Comandos
Menus de Atalhos. Para alguns comandos, ao clicar o botão direito do mouse na célula ou
região em que se deseja aplicar a ação, tem-se um menu de atalho, que apresenta as
opções mais comumente utilizadas no contexto. Também pode ser usado esse recurso
sobre o cabeçalho de linha ou coluna.
Botões das Barras de Ferramentas. Apenas um clique sobre o botão correto produz o
efeito do comando equivalente, embora de forma simplificada, sem abertura de opções.
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Deve-se selecionar as células ou objetos com os quais deseja trabalhar, antes de escolher a
maioria dos comandos.
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Procure a pasta desejada, através dos recursos de navegação do Windows e digite o nome
do arquivo procurado, na caixa Nome do Arquivo, ou clique com o mouse no nome do
arquivo escolhido.
Você também pode usar caracteres curinga ( ? e * ) ou selecionar o tipo de arquivo a ser
exibido na lista.
Após a escolha do arquivo, acione o botão Abrir, ou tecle [Enter] para confirmar.
Normalmente, o EXCEL exibe a lista das últimas pastas que foram utilizadas, logo ao acionar o
menu Arquivo. Se você quer abrir uma delas, basta um clique sobre seu nome.
Se você quer salvar sua pasta ou criar uma nova cópia da pasta:
Como outros aplicativos Windows (Word, por exemplo) o Excel trabalha na memória
RAM. Para guardar seu trabalho é preciso salvar a pasta. Isso deve ser feito constantemente
para evitar problemas decorrentes da falta de energia, travamento do micro etc.
Para salvar sua pasta de trabalho, no mesmo lugar e com o mesmo nome original, você
tem as alternativas:
Se o arquivo já havia sido salvo antes, a gravação é feita sem mais perguntas.
Se o arquivo já existia mas você quer gravar com outro nome ou em outro lugar diferente
do original use o comando Arquivo | Salvar Como. Dessa forma, o original é preservado e
um novo arquivo é gerado.
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Para encerrar uma sessão de trabalho você deve salvar os arquivos, fechar as pastas e
sair do Excel.
Para sair do Excel (as pastas que estiverem abertas serão fechadas)
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Fechar uma pasta ou sair do Excel pode implicar em perda do que não foi gravado. Mas, atenção:
se você tentar fazer isso, o programa perguntará antes se é isso mesmo que você quer e se não
gostaria de salvar antes de sair. É só tomar cuidado com a resposta!
Ao limpar o conteúdo da célula através do menu, você tem a opção de limpar o conteúdo, os
formatos aplicados, ou tudo. Através do [Del] apenas o conteúdo é apagado.
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Ao limpar células, os conteúdos são apagados, mas a estrutura de toda a planilha se mantém,
nada sai do lugar. Ao excluir, as células são extraídas fisicamente e as restantes se rearrumam,
subindo ou vindo para a esquerda. Portanto, preste atenção no que você quer fazer.
Execute o comando:
Editar
Excluir Planilha
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Lembre-se: Os menus de atalho também facilitam exclusões e inserções. Basta clicar com o botão
direito sobre a célula, a seleção, o cabeçalho de linha ou o cabeçalho de coluna, conforme o caso.
Execute o comando:
Inserir
Planilha
Uma célula ou região pode ser movida (deslocada) do seu lugar de origem para
qualquer outro lugar no ambiente Windows: na mesma planilha, para outra planilha, para um
documento do Word etc. Isso é possível porque, na realidade, as células são deslocadas para a
Área de Transferência do Windows e daí é que são coladas no seu destino.
Existem quatro modos para fazer o movimento: menu de comando, botões, teclado ou
mouse.
Quando se move algo para cima de células que contêm dados, o conteúdo anterior é destruído.
Apenas na operação com o mouse, o EXCEL perguntará se você quer mesmo fazer isso. Portanto,
cuidado!
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OBSERVAÇÕES:
Após a cópia, a borda da seleção da origem fica piscando, indicando que é possível colar
as células copiadas novamente em outro lugar. É só repetir a operação Colar quantas vezes
quiser.
Lembrete: Tenha em mente a diferença entre mover e copiar. Ao mover, o conteúdo das células
de origem desaparece; ao copiar, o conteúdo das células de origem é preservado.
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Fórmulas
As fórmulas são recursos poderosos numa planilha, pois agilizam, dão confiabilidade e
permitem uma interação com o usuário, que pode simular situações para tomar decisões.
6.1 Características
OPERADOR OPERAÇÃO
+ Adição.
- Subtração (ou negativo quando incluído antes de um valor, como -1).
/ Divisão.
* Multiplicação.
% Porcentagem (incluído depois de um valor, como 20%).
^ Exponenciação.
& Conecta ou concatena dois valores de texto, gerando um texto
contínuo (é o único operador para dados tipo texto)
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- (negativo) % ^ * / + - &
Quando uma fórmula contém operadores com a mesma prioridade, o EXCEL os avalia da
esquerda para a direita.
Para alterar a ordem de avaliação, usa-se parênteses para agrupar expressões na fórmula.
As expressões entre parênteses são calculadas primeiro, do mais interno para o mais
externo. O EXCEL aceita vários níveis de parênteses.
=2+4*5 22
=(2+4)*5 30
Mesmo que não seja absolutamente necessário, abuse dos parênteses em benefício da clareza da
fórmula. Afinal de contas, você mesmo poderá precisar entendê-la e alterá-la mais tarde.
Referências Mistas ou do número da linha. A tecla [F4] faz essa tarefa alternadamente.
Exemplo: A referência mista A$1 significa que, ao copiar a fórmula,
a coluna será atualizada pela posição relativa mas, a linha se
manterá sempre 1. Para $A1 ocorrerá o inverso, coluna sempre A e
linha modificada.
Exemplos de fórmulas:
=A1+A2-A5
=(B2+B4)/(C2+C4)
=((A1+A2)-(B3+B4)/2)^3
=$C$1*C5
=(A5+B5+C5)*20%
Para preparar uma fórmula, você pode usar o mouse para apontar e clicar a célula desejada após a
digitação do sinal de igualdade [ = ], de parênteses, ou de operadores aritméticos.
Se a célula desejada está em outra planilha da sua pasta de trabalho, basta colocar o nome
antes da célula, seguido de [ ! ]
EXEMPLO:
=A2+Plan2!B3
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Se uma célula referenciada por uma fórmula for destruída através do comando de exclusão
ou movendo-se outro dado para cima dela, a fórmula vai gerar o valor de erro #REF!.
Se uma célula referenciada por uma fórmula for apagada através da tecla [Del] ou
modificada copiando-se outro dado para cima dela, a fórmula vai apenas ser recalculada.
Ao movermos uma fórmula de uma célula para outra, as referências às células mantêm-se
constantes, e o resultado (sem alteração) será mostrado no novo local.
Ao copiarmos uma fórmula de uma célula para outra, as referências relativas e a parte
relativa das referências mistas serão ajustadas automaticamente para as novas referências
relativas, no local onde as células copiadas forem coladas.
Na cópia, o destino pode ter uma extensão maior que a origem, por exemplo, ao se copiar
uma fórmula em uma célula para toda uma coluna. Nesse caso, os ajustes serão feitos em
todas as células de destino.
EXEMPLO 1:
Considere a planilha:
A B C D
1 DESPESAS JAN FEV TOTAL
2 Alimentos 200,00 250,00 =B2+C2
3 Lazer 100,00 100,00
4 Gasolina 100,00 150,00
5 TOTAL =B2+B3+B4
6
Na realidade, em B5 estará sendo exibido o valor 400,00 e não a fórmula. Mostramos a fórmula no
exemplo, apenas para facilitar o entendimento. Idem em D2 que exibe 450,00
A B C D
1 DESPESAS JAN FEV TOTAL
2 Alimentos 200,00 250,00 =B2+C2
3 Lazer 100,00 100,00
4 Gasolina 100,00 150,00
5
6 TOTAL =B2+B3+B4
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Excel Básico
A fórmula na célula B5: [=B2+B3+B4] foi movida para a célula B6, sem alteração. O
resultado calculado será o mesmo: 400,00.
EXEMPLO 2:
Considere agora que, através do comando Inserir | Linha, foi inserida uma linha em branco
acima da linha 2 na planilha anterior. A planilha agora ficou assim:
A B C D
1 DESPESAS JAN FEV TOTAL
2
3 Alimentos 200,00 250,00 =B3+C3
4 Lazer 100,00 100,00
5 Gasolina 100,00 150,00
6
7 TOTAL =B3+B4+B5
EXEMPLO 3:
A B C D
1 DESPESAS JAN FEV TOTAL
2
3 Alimentos 200,00 250,00 =B3+C3
4 Lazer 100,00 100,00
5 Gasolina 100,00 150,00
6
7 TOTAL =B3+B4+B5 =C3+C4+C5 =D3+D4+D5
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Excel Básico
Para copiar fórmulas em células adjacentes, use a alça de preenchimento com o mouse. Posicione
a seta no canto inferior direito da célula selecionada, quando aparecerá uma cruz ( + ), e arraste
até onde você quiser.
6.5 Funções
Funções são fórmulas especiais predefinidas que executam uma série de operações
com um ou mais valores que servem de parâmetros de cálculo. Estão disponíveis uma boa
variedade de funções para os mais diversos fins: matemáticas, estatísticas, trigonométricas,
financeiras, bancos de dados, lógicas e outras.
6.5.1 Características
Funções Básicas:
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Função INT: Arredonda um número para baixo até o número inteiro mais próximo.
Exemplos:
INT(7,9) → 7
INT(-7,9) → -8
Exemplos:
ABS(5) →5
ABS(-5) → 5
Se A1 contiver -9, então:
RAIZ(ABS(A1)) →3
Outras Opções:
Você também pode selecionar o intervalo completo, antes de clicar o botão AutoSoma e
assim a fórmula já será gerada corretamente.
EXEMPLO:
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Excel Básico
A B C D
1 DESPESAS JAN FEV TOTAL
2
3 Alimentos 200,00 250,00
4 Lazer 100,00 100,00
5 Gasolina 100,00 150,00
6 Colégio 150,00 160,00
7 TOTAL =SOMA(B3:B6)
Você pode gerar várias fórmulas de Soma de uma vez. Basta selecionar as células adjacentes que
receberão os totais e clicar no ∑. Experimente no exemplo acima, selecionar a região (B3:D7)
antes de clicar no ∑.
Para ajudá-lo a incluir qualquer função na planilha, acione o botão Colar Função [ fx ]
da Barra de Ferramentas Padrão. Será exibida a seguinte tela:
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Excel Básico
Confirme com [OK] ou com um duplo-clique no nome da função e será exibida a tela:
Valores dos
argumentos na
planilha
Descrição dos
argumentos
Algumas vezes não queremos que uma célula exiba sempre o mesmo conteúdo, outras
não queremos que uma soma envolva todos os números de um intervalo. Para que os
resultados só sejam calculados após a avaliação de uma operação lógica, o EXCEL dispõe de
funções condicionais. Destacaremos duas: SE e SOMASE
6.6.1 A função SE
A função SE, tomará uma decisão sobre uma condição lógica e executará ações
específicas para resultado Verdadeiro ou Falso. A sintaxe é:
onde:
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Excel Básico
Operadores Lógicos
Operador Comparação
= Igual a
> Maior que
< Menor que
>= Maior ou igual a
<= Menor ou igual a
<> Diferente de
O resultado de uma expressão lógica, com esses operadores, é um valor lógico, que pode
ser VERDADEIRO ou FALSO.
EXEMPLO 1:
Na planilha abaixo, se o Salário for maior que 200,00 deve ser cobrada uma taxa de 20%,
senão, deve ser exibida a palavra "isento".
A B C
1 NOME SALÁRIO TAXA
2 João Manuel 350,00 =SE(B2>200;B2*20%;"isento")
3 Maria da Silva 136,00
4 Marajá de Souza 1.500,00
5 João Ninguém 200,00
A B C
1 NOME SALÁRIO TAXA
2 João Manuel 350,00 70,00
3 Maria da Silva 136,00 isento
4 Marajá de Souza 1.500,00 300,00
5 João Ninguém 200,00 isento
EXEMPLO 2:
=SE(B2>1200;B2*20%;SE(B2>=200;B2*10%;"isento"))
A B C
1 NOME SALÁRIO TAXA
2 João Manuel 350,00 35,00
3 Maria da Silva 136,00 isento
4 Marajá de Souza 1.500,00 300,00
5 João Ninguém 200,00 20,00
Observe que:
A função SOMASE tomará uma decisão sobre uma condição a ser testada em um
intervalo de dados, e incluirá numa soma os valores correspondentes aos dados que
satisfizeram a condição. Assim, a função manipula duas listas e uma condição. É importante
que lista de dados a investigar e a lista dos valores a somar tenham a mesma dimensão. A
sintaxe é:
onde:
Intervalo: é um argumento que especifica o intervalo que será investigado para avaliar a
condição;
Critérios: expressão condicional que pode ter operadores lógicos (nesse caso, a expressão
deve vir entre aspas), ou ser apenas a referência a uma célula ou uma constante, o que será
entendido como uma teste de igualdade (o que dispensa as aspas);
EXEMPLO 1:
Na planilha abaixo, temos um controle de Notas Fiscais que entraram numa firma:
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Excel Básico
A B C D
1 RELAÇÃO DE NOTAS FISCAIS
2 NÚMERO FIRMA ESTADO VALOR
3 123 CASA DO PNEU PB 100,00
4 358 BODEGA DA TIA AL 350,00
5 145 ARMAZEM DO ZE PB 180,00
6 258 O BARATEIRO RN 50,00
7 358 PALACIO DO PÃO PB 150,00
8 369 O ATACADO AL 1.200,00
9 112 O ATACANTE PB 400,00
10 TOTAL DA PB
11
Uma fórmula a ser colocada em D10 para fornecer valor total das notas da Paraíba é:
=SOMASE(C3:C9;"PB";D3:D9)
EXEMPLO 2:
A B C D
1 DATA HISTÓRICO VALOR CÓDIGO
2 01/out Supermercado 120,00 11
3 01/out Cinema 12,00 12
4 05/out Gasolina 25,00 13
5 10/out Barzinho 42,00 12
6 10/out Feira de Frutas 38,00 11
7 12/out Conserto de pneu 5,00 13
8 15/out Padaria 7,30 11
9 17/out Teatro 50,00 12
10 20/out Supermercado 175,00 11
11 20/out Troca de óleo 28,00 13
12
11 = Alimentação
12 = Lazer
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Excel Básico
13 = Manutenção do automóvel
Uma solução para fazer um resumo no final mostrando os totais por tipo de despesa é:
A B C
12 COD TIPO DESPESA TOTAL
13 11 Alimentação =SOMASE($D$2:$D$11;A13;$C$2:$C$11)
14 12 Lazer
15 13 Manutenção automóvel
16 TOTAL =SOMA(C13:C15)
Observe que na fórmula SOMASE, usamos referências absolutas nos intervalos, para
permitir que, ao copiar, as mesmas permaneçam constantes, e só a condição (A13) seja
atualizada a cada linha. Copie a fórmula de C13 para (C14:C15) e veja como elas ficam.
A B C
12 COD TIPO DESPESA TOTAL
13 11 Alimentação 340,30
14 12 Lazer 104,00
15 13 Manutenção automóvel 58,00
16 TOTAL 502,30
6.6.3 FUNÇÃO E
A função E serve para fazer uma condição composta. Nesta função se alguma
condição for falsa ela resulta num valor falso e se todas as condições forem verdadeiras ela
resulta num valor verdadeiro.
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Excel Básico
Nos campos Lógico 1, Lógico2, ... o usuário deve digitar as condições que serão
analisadas.
6.6.4 Função OU
A função OU serve para fazer uma condição composta. Nesta função se alguma
condição for verdadeira ela resulta num valor verdadeiro e se todas as condições forem falsas
ela resulta num valor falso.
Nos campos Lógico 1, Lógico2, ... o usuário deve digitar as condições que serão
analisadas.
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Excel Básico
7
Formatação
Importante: Nunca tente "formatar" sua planilha manualmente colocando linhas ou colunas em
branco para melhorar o visual, ou digitando espaços para alinhar dados. Além de perder a
facilidade da formatação do EXCEL, ficará difícil a manutenção da aparência da planilha e
impossível dar uma característica profissional à mesma.
É conveniente que a largura da coluna seja suficiente para exibir todos os dados das
células. Os cabeçalhos no início da planilha não devem ser motivo de preocupação mas,
apenas os dados regulares que serão organizados em cada coluna.
O EXCEL tem um tratamento diferenciado para os dados que não encontram espaço
para serem exibidos nas suas células. Isso depende do tipo de dado:
São exibidos normalmente avançando pelas colunas vizinhas, desde que estejam vazias;
Trunca se a célula vizinha estiver ocupada (cuidado, célula com espaço ou zero digitado
não é célula vazia).
Não são exibidos se não couberem: em seu lugar aparece a série de caracteres #########
(seria realmente inadmissível truncar números!)
Execute o comando:
Formatar
Células
Escolha uma das opções disponíveis através de um clique sobre a guia do tipo de
formatação desejada:
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Excel Básico
Use essa opção para escolher a forma como o número será exibido na tela.
Indique o número de
casas decimais
Escolha o símbolo de
moeda (neste caso)
Use também os botões da Barra de Ferramentas Formatação para aplicar os formatos mais
usuais de números.
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Excel Básico
Use essa opção para escolher como os dados serão alinhados dentro das células, tanto na
horizontal como na vertical.
Ajuste com o
mouse a
inclinação de
exibição do dado
na célula.
Indique o ângulo
de exibição do
dado na célula,
em graus.
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Excel Básico
Use essa opção para escolher o tipo de fonte de caracteres, tamanho, cor e efeitos
Você pode também usar as caixas Fonte e Tamanho da Fonte e os botões N I S e Cor da
Fonte localizados na Barra de Ferramentas Formatação para uma operação mais rápida.
Escolha o tamanho da
fonte, ou digite direto
Visualização da
fonte, conforme
suas opções
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Excel Básico
Use essa opção para adicionar bordas ao redor das células, em diversos tipos de linhas e
cores;
A escolha adequada de bordas realça a apresentação de sua planilha, mas deve ser usada
com moderação para não sobrecarregar o visual.
Você pode também usar o botão Bordas localizado na Barra de Ferramentas Formatação
para aplicar alguns tipos de bordas mais usuais, com características semelhantes à última
execução do comando de formatação.
Escolha o estilo da
linha (espessura e
tracejado)
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Excel Básico
Use essa opção para escolher fundos sombreados para as células, em diversas cores e
padrões de "granulação"
Escolha aqui a
cor para o
sombreamento
da célula
Aqui você visualiza como vai ficar o padrão na célula, conforme suas opções.
Para copiar formatos de uma célula (ou seleção) para outra, use o botão Pincel da Barra de
Ferramentas Padrão, seguindo a seqüência: clique na célula formatada, clique no botão e clique na
célula(s) a formatar. Cores, fontes, decimais, bordas, alinhamentos serão aplicados no destino.
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Excel Básico
8
Impressão
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Excel Básico
Obs. Com o botão Configuração, você tem opções de detalhamento da impressora, que
dependem de cada modelo (o fabricante fornece arquivos drivers que trazem essas
configurações).
Verifique principalmente:
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Excel Básico
⇒ Margens: superior, inferior, direita, esquerda. Use as setas para aumentar / diminuir, ou
digite a medida em centímetros.
⇒ Centralizar: clicando para marcar na caixa de verificação, a página poderá ser centralizada
no papel, tanto na horizontal como na vertical.
⇒ O Excel oferece várias sugestões para cabeçalho e rodapé, incluindo número de página,
data, nome do arquivo, nome do autor registrado, nome da empresa e outras combinações.
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Excel Básico
Escolha uma delas, ou nenhum, nas caixas respectivas, mas, se preferir personalizar, use
os botões e siga as instruções.
Especifique principalmente:
⇒ Imprimir Títulos: Linhas ou colunas que devem ser repetidas na impressão de todas as
páginas. Pode utilizar o mouse para apontar no corpo da planilha. É recomendado para
planilhas maiores. O título horizontal é impresso abaixo do cabeçalho especificado.
√ Dica: Em todas as caixas de impressão, na opção Visualizar, existe o botão zoom, que oferece
uma visão panorâmica da forma em que a planilha vai ser impressa. Há também a opção
Visualizar impressão no menu Arquivo. Visualize sempre, antes de mandar imprimir.
⇒ Selecione a célula da primeira coluna (A) da linha desejada, ou a linha toda clicando sobre
o cabeçalho (número) da linha;
⇒ Abra o menu Inserir.
⇒ Escolha a opção Quebra de Página.
⇒ A Quebra de Página é inserida acima da linha, que será a primeira da nova página.
⇒ Selecione a célula da primeira linha (1) da coluna desejada, ou a coluna toda clicando
sobre o cabeçalho (letra) da coluna;
⇒ Abra o menu Inserir.
⇒ Escolha a opção Quebra de Página.
⇒ A Quebra de Página é inserida à esquerda da coluna, que será a borda esquerda da nova
página.
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Excel Básico
9
Gráficos
Antes de tudo, é preciso ter uma boa dose de bom-senso, capacidade de estimar como
os números se relacionam e suas ordens de grandeza, e clareza no sentido que se quer dar a
uma representação gráfica. Fazer um gráfico que realmente signifique alguma coisa, requer
certa experiência no assunto, do contrário, não há computador ou programa que consiga
traduzir num desenho o que o usuário imagina. Cuidado! Não basta selecionar qualquer
conjunto de dados e pedir que o EXCEL faça um gráfico. Se mal pensado, o resultado
confunde mais do que explica.
São dezenas de tipos de gráficos que o EXCEL oferece. Mas, podemos resumir em
três grandes grupos:
Os demais são variações desses tipos, escolhendo-se: posição, símbolos, cores, bi ou tri-
dimensionais, grid, rótulos e outros refinamentos.
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Excel Básico
É uma importante ferramenta que cria a partir de uma sequência de caixas de diálogo,
um gráfico com várias opções de configuração. Para especificar um gráfico, é fundamental
que os dados estejam organizados em linhas e colunas, de preferência adjacentes, sem células
vazias. O EXCEL vai tentar, através do assistente, atribuir os valores de X e Y do gráfico, em
função da disposição dos dados selecionados:
⇒ Escolha um formato (subtipo) para o gráfico selecionado. As opções são estilos diferentes
que dependem do tipo escolhido.
⇒ Verifique pelo exemplo esboçado, se a escolha feita pelo EXCEL está de acordo com o
desejado;
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Excel Básico
⇒ Cheque se Linhas e Colunas correspondem aos eixos corretos, se o rótulos e legendas são
realmente as primeiras coluna ou linhas. Havendo qualquer dúvida, altere as opções
acompanhe o desenho do gráfico exemplo.
⇒ Clique em Concluir>.
Depois do gráfico gerado, você pode fazer diversos ajustes como: mover, ajustar
tamanho, modificar cores e padrões, mudar o tipo, e enfim, mudar cada componente.
Antes de fazer qualquer operação, clique sobre o gráfico para selecioná-lo e entrar no
modo gráfico.
9.2.1 Movendo
9.2.2 Redimensionando
9.2.3 Excluindo
ou
⇒ Use os botões da barra de ferramentas Gráfico para alterar o tipo do gráfico ou para
chamar novamente o Assistente de Gráfico;
⇒ Faça um duplo-clique sobre o gráfico para editá-lo;
⇒ Faça um duplo-clique sobre o componente que deseja modificar (barra, linha, variável,
título, legenda etc.) e modifique seguindo as caixas que forem abertas;
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Excel Básico
⇒ Essas operações só devem ser tentadas após uma razoável experiência no EXCEL e será
objeto de estudo num curso mais avançado. Mas, se sentir segurança, salve antes sua
planilha e experimente à vontade.
⇒Tecle [Esc] até o gráfico deixar de ser selecionado e o cursor voltar para uma célula.
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Excel Básico
10
Trabalhando com
Bancos de Dados
10.1 Conceito
• O banco de dados não ocupa necessariamente toda a planilha. Pode estar localizado em
uma região de uma planilha maior.
• Na primeira linha do banco de dados, informe os rótulos das colunas. Cada coluna deve
conter um tipo de dado único, que chamamos de campo.
• Nas linhas seguintes entre com os dados, cada campo em sua coluna. Em cada linha os
dados formam um registro do banco de dados.
• Formulário de dados - você pode atualizar o banco de dados através de formulários de fácil
uso;
• Classificação dos dados - os dados serão ordenados da forma desejada;
• Filtragem dos dados - você vê apenas os registros que lhe interessam a partir de critérios de
busca e seleção.
⇒ No exemplo abaixo, temos um banco de dados dos alunos de um curso da UFPB, a partir
da linha 3. Cada aluno ocupa uma linha e é um registro, cada tipo de dado ocupa uma
coluna e é um campo:
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Excel Básico
A B C D E F
1 UFPB - CURSO DE ESPECIALIZAÇÃO EM INFORMÁTICA - PERÍODO 97.1
2
3 MATRICULA NOME NASCIMENTO SEXO ORIGEM MÉDIA
4 8911045 ANTONIO MANOEL 25/08/67 M SEC 8,5
5 9112035 JOSÉ DA SILVA XAVIER 25/09/70 M SEC 7,3
6 9112062 FERNANDO CARDOSO 01/12/40 M UFPB 4,5
7 9113120 LUIS INACIO DA SILVA 05/06/50 M ETF 8,9
8 9422125 ROBERTO CARLOS DA CRUZ 10/12/51 M UFPB 6,4
9 9422126 MARIA ANTONIETA FERREIRA 25/12/76 F UFPB 5,2
11 9511073 XUXA DA XILVA 30/10/64 F SEC 3,2
12 9511084 ERNESTO JOSE GUERRA 31/03/64 M ETF 10,0
13 9511099 MONICA BARBOSA 23/05/80 F ETF 9,9
14 9522035 CEBOLINHA FERREIRA 24/05/80 M SEC 4,4
15 9523005 MICKEY MOUSE 20/01/32 M SEC 6,0
Algumas regras são importantes para melhor utilização das facilidades dos BD Excel:
⇒ Um formulário de BD é uma caixa de diálogo que exibe um registro completo por vez,
com espaço reservado para a inclusão e edição dos diversos campos. Seu uso não é
obrigatório mas facilita o trabalho de manutenção.
⇒ Para utilizar o formulário é preciso ter digitado pelo menos a linha com os rótulos das
colunas. Posicione-se em qualquer célula do BD, e execute os comandos:
Dados
Formulário
⇒ Aparecerá a caixa de diálogo com o nome da planilha, com o primeiro registro do Banco
de Dados já visualizado, pronto para a edição dos seus campos.
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Excel Básico
Com essa janela aberta, a edição de campos é livre. Basta posicionar-se e modificar o que
quiser. Para navegar no formulário, algumas teclas são importantes:
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Excel Básico
⇒ A partir desse critério, a navegação através dos botões ou da barra de rolagem se fará
apenas entre os registros que satisfazem a condição: alunos que têm média maior que 5.
⇒ Você pode combinar critérios em mais de um campo. Nesse caso, todas as condições
serão exigidas como numa operação lógica "E".
⇒ Execute os comandos
Dados.
Classificar.
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Excel Básico
Exemplo: Para classificar nosso BD por Origem de forma ascendente e em seguida em ordem
decrescente de Média, faríamos o seguinte:
Para ordenar por mais de 3 campos, faça uma classificação prévia com os campos de
menor prioridade e, em seguida com os 3 campos mais importantes.
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Excel Básico
Você pode também fazer uma classificação selecionando apenas uma parte dos dados.
Nesse caso deve haver um cuidado extra pois se não forem incluídas todas as colunas do BD,
poderá resultar uma inconsistência nos dados. Só a região selecionada será classificada e as
demais permanecem como estavam. Por isso o Excel pedirá confirmação quando você tentar
esse procedimento.
Dados
Filtrar
AutoFiltro
⇒ O EXCEL posiciona setas drop-down diretamente sobre os rótulos das colunas da lista,
que podem ser usadas para escolher os tipos de dados que se deseja filtrar;
⇒ Pode-se escolher um valor específico, todos, células vazias e ainda personalizar a busca
com condições compostas com operações lógicas;
⇒ A filtragem acontece imediatamente, e pode ser refinada sucessivamente.
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Excel Básico
Se antes de comandar o Filtro, você selecionar uma ou mais colunas do BD, apenas
aquelas colunas terão caixas de listagem exibidas com setas ao lado do rótulo.
Para voltar a exibir todas as linhas, inclusive as que estavam ocultas, execute os comandos:
Dados
Filtrar
Mostrar Todos
Dados
Filtrar
AutoFiltro (clique para desmarcar)
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Excel Básico
11
Tópicos Especiais
ou
ou
ou
ou
substituir seu conteúdo por outro, na próxima ocorrência ou em todas. Essa busca pode
ocorrer também sobre uma seleção de células.
11.2.1 Localizando
11.2.2 Substituindo
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Excel Básico
11.3 Cálculos
⇒ Sempre que possível, o EXCEL atualiza apenas as células afetadas pelos valores
modificados, evitando, assim, cálculos desnecessários.
⇒ O EXCEL faz cálculos com base nos valores armazenados nas células, e não nos valores
formatados para exibição na tela. Isso significa que se pode mudar a aparência de um
valor na planilha sem afetar o valor em si.
⇒ Enquanto o EXCEL está efetuando o cálculo, é possível escolher comandos ou executar
ações, como, por exemplo, digitar números ou fórmulas. O EXCEL interrompe o cálculo
temporariamente, para executar os outros comandos ou ações, retomando-o em seguida,.
⇒ Para evitar o cálculo automático em planilhas muito grandes, é possível comandar o
cálculo manualmente. Com isso, ganha-se algum tempo de resposta. Execute o comando
Ferramentas | Opções e clique sobre a guia Cálculo. A tela é a seguinte:
⇒ Com as opções acima, o EXCEL só recalculará a planilha quando você teclar [F9] ou
antes de salvar.
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Excel Básico
A B C
12 RESUMO DOS DESCONTOS
13 INSS 101,25
14 Imposto de Renda 50,25
15 TOTAL 151,51
⇒ Erro do computador? Não. O que acontece é que o valor real em C13 é 101,2548 e em
C14 é 50,2530, que foram arredondados para exibição com duas decimais. O total
calculado pelo EXCEL considera toda a precisão e a soma é então 151,5078 que exibida com
duas decimais é 151,51. Há três alternativas para solução do problema:
• Ajustar o número de decimais para exibir a precisão necessária;
• Usar funções de arredondamento nos cálculos;
• Executar o comando Ferramentas | Opções | Cálculo e na caixa de diálogo
mostrada, marcar Precisão conforme exibido. Dessa forma o EXCEL manterá
internamente a precisão que é mostrada na tela. Mas, isso fará com que se perca
precisão de cálculo em toda a planilha. Avalie se não há prejuízo assim.
⇒ Selecione o botão de rádio Colar. Na opção Como escolha o tipo que o objeto será colado
e clique OK.
Observação:
⇒ Se a célula destino for a mesma célula de origem, trata-se de uma substituição da fórmula
pelo seu valor calculado, então a fórmula será permanentemente excluída.
Para copiar formatos de uma célula (ou seleção) para outra, use o botão Pincel da Barra de
Ferramentas Padrão, seguindo a seqüência: clique na célula formatada, clique no botão e clique na
célula(s) a formatar. Cores, fontes, decimais, bordas, alinhamentos serão aplicados no destino.
Em muitas situações é necessário que seja realizado o travamento de células por motivos de
proteção da planilha. Antes de travar uma célula, deve-se proteger a planilha que a possui.
Para realizar a proteção:
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Excel Básico
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Excel Básico
12
Observações Finais
Este curso se encerra aqui. É o suficiente para o iniciante em planilhas conseguir fazer
trabalhos que aumentem em muito sua produtividade no trato com dados, fórmulas, relações
entre valores, exibição e formatação de resultados.
Quando sentir segurança, abra uma planilha nova e experimente outras funções.
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