Certificacao PMP - Comunicacoes (PMBOK 4a Edicao)

Certificação PMP® -
Comunicações
(Guia PMBOK® - Quarta Edição)
Certificação PMP® - Comunicações
Gerenciamento das Comunicações
Inclui os processos necessários para garantir a
geração, coleta, distribuição, armazenamento,
recuperação e destinação final das informações sobre
o projeto de forma oportuna e adequada.
Seus processos fornecem as ligações críticas entre
pessoas e informações que são necessárias para
comunicações bem-sucedidas.
2 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

Para o exame de certificação...
Gerentes de projetos iniciantes apenas emitem
relatórios de acompanhamento.
Bons gerentes de projetos criam um plano de
comunicação.
Grandes gerentes de projetos levantam com as
partes interessadas, as suas necessidades, e
frequentemente acompanham a comunicação nas
reuniões de equipe.
Questões de comunicação são frequentemente

combinadas com outros tópicos. Por exemplo, a EAP
é uma ferramenta de comunicação e estratégias de
resposta aos riscos devem ser comunicadas.

Grupos de Processos de
Gerenciamento de Projetos
Entrada de Fase / Saída de Fase /

Início do Projeto Fim do Projeto

Iniciação Certificação PMP® - Comunicações
Integração Comunicações
4.1 10.1
Desenvolver Identificar
o termo de as partes
abertura interessadas
do projeto

Planejamento Certificação PMP® - Comunicações
Escopo Tempo Custos Qualidade RH
5.1 6.1 6.3 7.1 8.1 9.1
Coletar Definir Estimar Estimar Planejar Desenvolver
os requisitos as atividades os recursos os custos a qualidade o plano de
da atividade recursos
humanos
5.2 6.2 6.4 7.2

Definir Sequenciar Estimar Determinar Comunicações
o escopo as atividades 6.5 as durações o orçamento
Desenvolver da atividade 10.2
o cronograma Planejar
as
comunicações
5.3
Criar
a EAP
Riscos
11.1 11.3
Planejar o Realizar
gerenciamento a análise
Aquisições dos riscos qualitativa
dos riscos
12.1 Integração
Planejar
4.2 11.2 11.4
as aquisições
Desenvolver Identificar Realizar
os riscos 11.5 a análise
o plano de Planejar
gerenciamento quantitativa
as respostas dos riscos
do projeto aos riscos

Execução Certificação PMP® - Comunicações
RH Comunicações
9.2 10.3
Mobilizar Distribuir
a equipe as
do projeto informações
9.3 10.4
Desenvolver Gerenciar as
a equipe expectativas
do projeto das partes
Integração interessadas
4.3
9.4 Orientar e
Gerenciar gerenciar a
a equipe execução
do projeto do projeto
Aquisições
Qualidade
12.2
8.2 Realizar
Realizar as aquisições
a garantia
da qualidade

Monitoramento Certificação PMP® - Comunicações
Custos
e Controle Tempo
6.6 7.3
Controlar Controlar
o cronograma os custos
Escopo Qualidade
5.4 8.3
Verificar Integração Realizar
o escopo o controle
4.4
Monitorar e da qualidade
controlar o
trabalho do
5.5 projeto
Controlar Comunicações
o escopo
4.5
10.5
Realizar o
Reportar
Controle
o desempenho
integrado
de mudanças
Aquisições
Riscos
12.3
Administrar 11.6
as aquisições Monitorar
e controlar
os riscos

Encerramento Certificação PMP® - Comunicações
Integração Aquisições
4.6 12.4
Encerrar Encerrar
o projeto as aquisições
ou fase

Processos do Gerenciamento das
Comunicações
10.1 Identificar as partes interessadas
10.2 Planejar as comunicações
10.3 Distribuir as informações
10.4 Gerenciar as expectativas das partes interessadas
10.5 Reportar o desempenho

10.1 Identificar as partes
interessadas
Identificação de todas as pessoas ou organizações
que podem ser afetadas pelo projeto e documentação
das informações relevantes relacionadas aos seus
interesses, envolvimento e impacto no sucesso do
projeto.

10.1 Identificar as partes
interessadas
Entradas
Entradas Ferramentas e técnicas Saídas
1. Termo de
Fatores ambientais
abertura do
da 1. Análise das partes 1. Registro das partes
empresa
projeto interessadas interessadas
2. Ativos
Documentos
de processos
de aquisição 2. Opinião especializada 2. Estratégia para
3. organizacionais
Fatores ambientais da gerenciamento das
3. empresa
Declaração do escopo do partes interessadas
4. projeto
Ativos de processos
4. organizacionais
Plano de gerenciamento
do projeto

Análise das partes interessadas
Etapa 1: Identificar todas as partes interessadas
potenciais do projeto e as informações relevantes.
Etapa 2: Identificar o impacto ou apoio potencial que

cada parte interessada poderia gerar e classificá-los.

Comunicações

Determinação das necessidades de informação das
partes interessadas e definição de uma abordagem
de comunicação.

Entradas
1.
1. Fatores
Registroambientais da
das partes 1. Análise dos requisitos 1. Plano de gerenciamento
empresa
interessadas das comunicações das comunicações
2. Ativos de processos
2. Estratégia para
organizacionais 2. Tecnologia das 2. Atualizações dos
3. gerenciamento dasdo
Declaração do escopo comunicações documentos do projeto
partes
projeto interessadas 3. Modelos de
3.
4. Fatores
Plano ambientais da
de gerenciamento do comunicações
projeto
empresa 4. Métodos de comunicação
organizacionais

Análise dos requisitos das
comunicações
Total de Canais = n(n-1)/2
[n = número de partes interessadas]

Tecnologia das comunicações
Urgência da necessidade de informações;
Disponibilidade de tecnologia;
Equipe do projeto esperada;
Duração do projeto;
Ambiente do projeto.

Modelos de comunicações

Comunicação Efetiva
Não verbal – 55% de toda comunicação
Paralingual – Entonação ajuda a transmitir a mensagem
Feedback – “Você entendeu o que eu disse?”
Recepção Efetiva (escutar)

Feedback – “Eu não tenho certeza que entendi. Você pode
repetir o que disse?”
Recepção ativa – O receptor confirma que está escutando,
concordando ou solicitando esclarecimento
Paralingual – Entonação ajuda a transmitir a mensagem

Métodos de comunicação
Comunicação interativa
Comunicação ativa (push)
Comunicação passiva (pull)

Métodos de comunicação (cont.)
Formal escrita
Problemas complexos, Planos de gerenciamento de
projetos, Termo de abertura do projeto e Solicitações de
mudanças no projeto.
Formal verbal
Apresentações, palestras e discursos.
Informal escrita
Memorandos, E-mail e Notas.
Informal verbal
Reuniões e Conversações.

Exercícios
Método de
Situação Comunicação
• “Atualizar o plano de gerenciamento do projeto.”
• “Apresentação para a gerência.”
• “Agendar uma reunião.”
• “Tentar descobrir a causa de um problema.”
• “Efetuar mudanças em um contrato.”

Plano de gerenciamento das
comunicações
Item de comunicações;
Objetivo;
Freqüência;
Datas de início/conclusão;
Formato/meio físico;
Responsabilidade.

Perguntas Freqüentes:
Pode o gerente de projetos controlar todas as

comunicações?
O gerente do projeto deve tentar controlar as

comunicações?
Qual o percentual do tempo do gerente do

projeto, gasto na comunicação?

Regras para reuniões eficazes
1. Determine um tempo limite e mantenha-o;
2. Planeje reuniões recorrentes com antecedência;
3. Reúna-se com a equipe regularmente, porém não de forma
muito freqüente;
4. Tenha uma proposta para cada reunião;
5. Crie uma agenda com a ajuda da equipe;
6. Distribua a agenda antecipadamente;
7. Deixe as pessoas saberem suas responsabilidades
antecipadamente;
8. Traga as pessoas certas para a reunião;
9. Conduza a reunião com regras claras;
10. Explicite os produtos e o tempo necessário para cada trabalho
da reunião;
11. Documente e publique o resultado da reunião.

Exemplos de
Questões

A.1) A EAP pode ser uma ajuda efetiva na comunicação em que
situação(ões)?
a) Internamente à equipe do projeto.

b) Internamente à organização.
c) Externamente com o cliente.
d) Internamente e externamente ao projeto.

A.2) A comunicação é frequentemente melhorada quando o emissor
_____ o receptor.
a) Fala alto para

b) Usa mais movimentos físicos quando fala para
c) Fala devagar para
d) Mostra preocupação com a perspectiva do

A.3) Quando um gerente de projeto está envolvido em uma
negociação, o perfil de comunicação não verbal são de:
a) Pouca importância.
b) Muita importância.
c) Importante apenas quando objetivos de custo e cronograma
estão envolvidos.
d) Importante apenas para garantir que você ganhe a
negociação.

A.4) Comunicação é a chave para o sucesso do projeto. Como
gerente de projeto, você tem três partes interessadas com
quem você necessita se comunicar. Assim, você tem seis canais
de comunicação. Uma nova parte interessada foi adicionada à
sua lista de comunicação. Quantos canais de comunicação você
tem agora?
a) 7
b) 10
c) 12
d) 16

A.5) Um membro da equipe está visitando a planta da fábrica de um
fornecedor. O que é o MAIS importante, a ser solicitado, em
qualquer chamada telefônica que o gerente do projeto possa
fazer para o membro da equipe?
a) Pedir ao membro da equipe para confirmar o que o gerente

do projeto diz.
b) Rever a lista de informações de contatos para todas as
partes interessadas.
c) Pedir ao membro da equipe para olhar as requisições de
mudança.
d) Rever a próxima reunião agendada.

Comunicações

Colocar as informações à disposição das partes
interessadas no projeto no momento oportuno.
Inclui implementar o plano de gerenciamento das
comunicações, além de responder às solicitações de
informações não previstas.

Entradas
1.
1. Fatores
Plano deambientais da
gerenciamento 1. Métodos de comunicação 1. Atualizações dos ativos
empresa
do projeto de processos
2. Ferramentas de
2. Relatórios de distribuição das organizacionais
organizacionais
3. desempenho
Declaração do escopo do informações
projeto
4. organizacionais
Plano de gerenciamento do
projeto

Lições Aprendidas
Outros projetos
atuais
Lições
aprendidas
Lições
dos ativos
Seu projeto aprendidas
dos processos
do projeto
organizacionais
Ativos dos
da empresa
processos
organizacionais
da
empresa

Exemplos de
Questões

B.1) Você acabou de ser alocado como gerente de projeto de um
grande projeto fabril. Este projeto de um ano está executado
aproximadamente pela metade. Ele envolve cinco diferentes
fornecedores e 20 membros de sua companhia na equipe do
projeto. Você quer rapidamente rever onde o projeto se
encontra neste momento. Qual dos seguintes relatórios seria de
MAIS ajuda em encontrar estas informações?
a) Relatório de acompanhamento
b) Relatório de progresso
c) Relatório de previsões
d) Relatório de comunicações

B.2) Todas as opções a seguir fazem parte dos sistemas de coleta e
recuperação das informações, EXCETO:
a) Sistema de arquivamento manual

b) Bancos de dados
c) Software de gerenciamento de projeto
d) Reuniões do projeto

B.3) Em seu estado puro, relatórios de projetos são um método
para:
a) Planejar comunicações
b) Distribuir informações
c) Reportar desempenho
d) Gerenciar recursos

B.4) Uma ferramenta ou técnica utilizada para a Distribuição das
Informações é:
a) Analise dos interessados

b) Tecnologia das comunicações
c) Análise dos requisitos das informações
d) Métodos de comunicação

B.5) Qual a preocupação que o gerente de projeto deve ter com a
distribuição das informações?
a) Qual a fase do projeto que a informação está relacionada.

b) O tempo da informação não distribuída.
c) Fazer com a informação necessária esteja disponível para as
partes interessadas no projeto.
d) Todas as alternativas anteriores.

Comunicações
10.4 Gerenciar as expectativas das partes
interessadas

10.4 Gerenciar as expectativas das
partes interessadas
Gerenciar as comunicações para satisfazer as
necessidades das partes interessadas no projeto e
resolver problemas com elas.
O gerenciamento ativo das partes interessadas
aumenta a probabilidade de o projeto não se desviar
do curso por causa de problemas não resolvidos das
partes interessadas, aumenta a capacidade das
pessoas operarem em sinergia e limita as
interrupções durante o projeto.

10.4 Gerenciar as expectativas das
partes interessadas
Entradas
1. Registroambientais
Fatores das partes da 1. Métodos de comunicação 1. Atualizações dos ativos
empresa
interessadas 2. Habilidades interpessoais de processos
2. Ativos
Estratégia
de processos
para 3. Habilidades de organizacionais
organizacionaisdas
gerenciamento gerenciamento 2. Solicitações de mudança
3. partes interessadas
Declaração do escopo do 3. Atualizações do plano de
3. projeto
Plano de gerenciamento gerenciamento do
4. do projeto
Plano de gerenciamento projeto
4. do
Registro
projeto
das questões 4. Atualizações dos
5. Registro das mudanças documentos do projeto
organizacionais

O que pode atrapalhar a comunicação?
Ruídos
Distância
Codificação imprópria da mensagem
Dizer “Isto é uma má idéia”
Hostilidade
Idioma
Cultura

Exemplos de
Questões

C.1) As informações do projeto foram distribuídas de acordo com o
plano de gerenciamento de comunicações. Alguns produtos do
projeto foram mudados em acordo com o plano de
gerenciamento do projeto. Uma parte interessada expressou
surpresa para o gerente do projeto de ouvir sobre uma
mudança de um produto previamente publicada. Todas as
partes interessadas receberam a comunicação contendo a
notificação da mudança. O que o gerente do projeto deveria
fazer?
a) Determinar porque a parte interessada não recebeu a

informação e deixá-lo saber quando foi publicada.
b) Perguntar ao gerente funcional por que a parte interessada
não entendeu sua responsabilidade.
c) Rever o plano de gerenciamento de comunicação e fazer os
ajustes necessários.
d) Apresentar a situação na próxima reunião do comitê
executivo para que outros não percam as mudanças
publicadas.

C.2) Duas pessoas estão discutindo sobre o que necessita ser feito
para completar um pacote de trabalho. Se o gerente do projeto
quer saber o que está ocorrendo, ele deveria prestar MAIS
atenção para:
a) O que está sendo dito e quando.

b) O que está sendo dito, quem está dizendo e a hora do dia.
c) Expressões físicas e o que está sendo dito.
d) A altura e entonação das vozes e expressões físicas.

C.3) Um gerente de projeto houve por acaso uma conversa entre
duas partes interessadas que estão falando sobre como estão
infelizes com os impactos dos projetos em seus próprios
departamentos. A parte interessada “A” pergunta se o projeto
está no prazo e a parte interessada “B” responde que o SPI é
1.05. A parte interessada “A” pergunta se o gerente do projeto
sabe da preocupação da parte interessada “B”, e este responde
que não tem certeza. Qual a MELHOR ação para o gerente do
projeto fazer?
a) Garantir que as partes interessadas vejam que o gerente do
projeto escutou por acaso e então, pedir a eles para
dirigirem quaisquer questões para o gerente do projeto, por
escrito.
b) Fazer uma apresentação do status do projeto para todas as
partes interessadas.
c) Enviar para ambos as partes interessadas uma cópia do log
de ocorrências e pedir comentários adicionais .
d) Providenciar uma reunião com ambas as partes interessadas
para permitir a eles falarem todas as preocupações que
possam ter.

C.4) Um gerente de projeto gerenciou 4 projetos para a companhia e está sendo
avaliado para juntar-se a equipe do Escritório de Projetos. É descoberto durante
a avaliação de sua performance que, o primeiro projeto teve uma variação final
de custo de -500, usou dois recursos críticos, necessitou ajustes no termo de
abertura durante a execução do projeto e era o 14º em prioridade dentro da
companhia. O segundo projeto terminou com uma variação final de prazo de
+100, foi completado com um cronograma amplamente comprimido e recebeu
uma carta de recomendação do patrocinador, mas o produto do projeto não foi
usado. O terceiro projeto teve 23% a mais de mudanças que o esperado, teve
um SPI de 0,90 e 25 itens abertos no log de ocorrências quando o projeto
terminou. Cada um destes projetos tiveram um orçamento de custo de US$
100.000,00 e 20% a 28% mais mudanças que outros de seu porte. O Escritório
de Projetos decidiu não trazer este gerente para a equipe. Qual das afirmativas
MELHOR descreve porque isto pode ter acontecido?
a) O gerente do projeto gerenciou projetos de baixa prioridade e ele
comprimiu o cronograma, mostrando que não tem o perfil para trabalhar no
Escritório de Projetos.
b) Log de ocorrências não devem ser usados em projetos deste porte,
mostrando que o gerente do projeto não tem o conhecimento para
trabalhar no Escritório de projetos.
c) O gerente de projetos não envolveu efetivamente as partes interessadas,
mostrando que ele não tem o conhecimento para trabalhar no Escritório de
Projetos .
d) O gerente de projetos teve dois recursos críticos em sua equipe e ainda
necessitou ajustar o termo de abertura, mostrando que não tem disciplina
para trabalhar no Escritório de Projeto.

C.5) No meio do projeto, Algumas coisas estão indo bem. O sistema
de autorização do trabalho permitiu pessoas saber quando
iniciar o trabalho e o log de ocorrências ajudou a manter
alinhada as necessidades das partes interessadas. A taxa de
custo-benefício foi melhorada e o patrocinador expressou sua
apreciação pelo esforço dos membros da equipe, através de
uma festa para a equipe. O gerente do projeto foi informado por
um membro da equipe que o resultado da finalização de suas
atividades predecessoras está 2 dias atrasadas. Qual das
seguintes razões descreveria MELHOR porque isto ocorreu?
a) O gerente do projeto estava focado nas necessidades do

patrocinador.
b) O gerente funcional não foi incluído no plano de
gerenciamento de comunicações.
c) As atividades sucessoras deveriam ter sido vistas, não as
predecessoras .
d) As pessoas certas não foram convidadas para a festa.

Comunicações

Envolve a coleta de todos os dados de linha de base
e a distribuição das informações sobre o desempenho
às partes interessadas. Em geral, essas informações
sobre o desempenho incluem o modo como os
recursos estão sendo usados para atingir os objetivos
do projeto.
O relatório de desempenho deve normalmente
fornecer informações sobre escopo, cronograma,
custo e qualidade. Muitos projetos também exigem
informações sobre risco e aquisições.

Entradas
1. Fatores
Plano deambientais
gerenciamento
da 1. Análise de variação 1. Relatórios de
do projeto
empresa 2. Métodos de previsão desempenho
2. Ativos
Informações
de processos
sobre o 3. Métodos de comunicação 2. Atualizações dos ativos
organizacionais
desempenho do trabalho de processos
4. Sistemas de distribuição
3. Declaração
Medições dedo
desempenho
escopo do de informações organizacionais
projeto
do trabalho 3. Solicitações de mudança
4. Plano de gerenciamento
Previsões de orçamento
5. do projeto
Ativos de processos
organizacionais

Exemplos de
Questões

D.1) O resultado MAIS provável de barreiras da comunicação é que:
a) O projeto está atrasado.

b) O nível de confiança está aumentando.
c) Ocorrem conflitos.
d) Os gerentes seniores estão insatisfeitos.

D.2) O relatório de acompanhamento de um projeto é um exemplo
de qual forma de comunicação?
a) Formal escrita
b) Verbal formal
c) Escrita informal
d) Verbal informal

D.3) A reunião de acompanhamento do projeto não está indo bem.
Todo mundo está falando ao mesmo tempo, existem pessoas
que não estão participando e muitos tópicos estão sendo
discutidos desordenadamente. Qual das seguintes regras para
reuniões efetivas não estão sendo seguidas?
a) Demonstrar cortesia e consideração pelo outro, controlar

quem está com a palavra.
b) Reuniões antecipadas.
c) Ter uma proposta para a reunião, com as pessoas certas
presentes.
d) Criar e publicar uma agenda e um conjunto de regras para
controlar a reunião.

D.4) Você está trabalhando em um projeto e o seu gerente sempre
lhe pergunta sobre o desempenho de custos do projeto e se o
orçamento foi cumprido ou não. Para atender as solicitações do
seu gerente você deve prover:
a) Relatórios de desempenho.
b) Estatísticas de análise de tendências.
c) Análise de produtividade dos recursos alocados ao projeto.
d) Gráficos e diagramas de medidas de desempenho.

D.5) Qual habilidade é mais importante para um gerente de projeto?
a) Comunicação
b) Saber trabalhar em equipe
c) Negociação
d) Expertise técnica


Exercício Final
(30 min.)

Muito Obrigado!
joaom4@gmail.com

Bibliografia
PMI, Project Management Institute. “Um Guia do
Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia
PMBOK®)-Quarta Edição”. 2008.

Certificacao PMP - Comunicacoes (PMBOK 4a Edicao)

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2 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

Questões de comunicação são frequentemente

3 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

Entrada de Fase / Saída de Fase /

4 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

5 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

5.2 6.2 6.4 7.2

6 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

7 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

8 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

9 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

10 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

11 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

12 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

Etapa 2: Identificar o impacto ou apoio potencial que

13 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

14 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

15 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

16 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

Total de Canais = n(n-1)/2

[n = número de partes interessadas]

17 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

18 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

19 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

Recepção Efetiva (escutar)

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Comunicação ativa (push)

Comunicação passiva (pull)

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22 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

• “Apresentação para a gerência.”

• “Agendar uma reunião.”

• “Tentar descobrir a causa de um problema.”

• “Efetuar mudanças em um contrato.”

23 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

24 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

Pode o gerente de projetos controlar todas as

O gerente do projeto deve tentar controlar as

Qual o percentual do tempo do gerente do

25 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

26 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

27 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

a) Internamente à equipe do projeto.

28 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

a) Fala alto para

29 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

30 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

31 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

a) Pedir ao membro da equipe para confirmar o que o gerente

32 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

33 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

34 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

35 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

36 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

37 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

38 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

a) Sistema de arquivamento manual

39 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

40 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

a) Analise dos interessados

41 João Marcelo Miralles Monteiro Machado, PMP

a) Qual a fase do projeto que a informação está relacionada.