ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ

Documentação Comercial e Circuitos de

Correspondência

Esta U.F.C.D. foi de 25 horas, iniciou-se a 9 de Novembro e terminou a 10 de Dezembro de

2010, foi leccionada pela Formadora Margarida Medina.
A Formadora dividiu a U.F.C.D. em dois módulos o primeiro foi a Documentação
Comercial e o segundo foi o Circuito de Correspondência. Depois tenho que fazer a ligação desta
U.F.C.D. com as redes sociais.
A Formadora começou por ensinar com aulas teóricas o que era uma documentação
comercial dizendo as suas características, para que serve e explicando como se faz esta
documentação comercial. Depois das aulas teóricas passou-se para as aulas práticas em que a
Formadora pediu para a turma fazer então as seguintes cartas; Carta de Remessa de Documentos,
Carta de Resposta ao pedido de informação, Carta Convite, Circular, Requerimento, Carta de
consulta a solicitar um orçamento, Carta de Encomenda e um Fax. Em relação ao Fax a Formadora
pediu na secretaria da escola que fizessem uma demonstração de um envio de Fax. Gostei muito de
ter aprendido a fazer todas essas cartas, pois espero que quando for, novamente, para o mercado de
trabalho possa desempenhar o que aqui aprendi.
O segundo módulo foi o Circuito da Correspondência, neste tema a Formadora ensinou o
procedimento que a correspondência leva quando chega à empresa. A primeira fase é a separação,
pois o correio deverá ser separado utilizando divisórias apropriadas; a segunda fase é a abertura e é
bom referir que se deve ter muito cuidado com a abertura da correspondência para evitar a
inutilização do conteúdo; a terceira fase é o registo, este é colocar o respectivo carimbo de entrada,
o qual contém, geralmente, a sigla da empresa, bem como a data e o número da entrada da
correspondência (nos serviços públicos usa-se geralmente o Livro de Registo de Correspondência);
a quarta fase é a distribuição, esta pode ser feita de várias formas, depende da dimensão da empresa,
nalgumas usa-se os impressos com De: e Para: noutras usa-se o Livro de Protocolo, entre outros; a
quinta fase é resposta ou arquivo, o destinatário depois de receber a correspondência, vai lê-la e dar-
lhe o devido tratamento, existem duas hipóteses, se o assunto não é necessário dar sequência, a
correspondência segue para o arquivo, se o assunto tem sequência é necessário dar resposta, todas
as questões com mais importância devem ter uma resposta imediata; a sexta fase é a assinatura,
depois de adquirir a forma final a correspondência deve ser de novo lida e em seguida assinada pela
direcção da empresa para depois ser envida para o destinatário; a sétima fase é o registo de saída,
que é fazer o registo de saída da correspondência, as grandes empresas também têm o Livro próprio
do registo das saídas, a oitava fase é a expedição do correio, que é centralizada ou descentralizada

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Rua dos Mercadores nº 76, 9500-092 Ponta Delgada
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Documentação Comercial e Circuitos de
Correspondência

segundo a dimensão da empresa e a sua organização; a última fase é o arquivo da cópia, toda a
correspondência expedida deve possuir em arquivo as respectivas cópias, uma no copiador geral de
saídas e outra no processo respectivo. Para a correspondência chegar ao seu final é necessário fazer
estas fases todas, se todas as empresas aderissem a esse processo não haveria a grande falta de
organização que existe em certas empresas.
Não sabia que para a correspondência chegar ao seu destino era necessário este
procedimento todo, gostei de ter tomado conhecimento de como se processa um circuito de
correspondência. Assim, se for trabalhar para uma grande empresa já sei como fazer o circuito de
correspondência. Achei esta U.F.C.D. muito interessante e importante para o meu curso, porque
saber desempenhar vários serviços é uma mais-valia para a minha carreira profissional.
No que diz respeito à ligação desta U.F.C.D. com as redes sociais é obvio que existe uma
grande ligação, pois é através da correspondência que as empresas mantêm uma relação com os
seus clientes, fornecedores e colaboradores. E, ainda, se o processo de correspondência for bem
organizado as empresas conseguem uma maior e melhor rede social, mais clara e bem sucedida.
A Formadora Margarida gosta de ensinar e explicar tudo ao pormenor, mas faz ela muito
bem porque assim ensina bem os seus alunos. Gostei muito dela, vê-se que tem uma grande carreira
profissional e tem muita experiência na matéria que leccionou.

Natércia Ventura

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