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Manual de Gestão Contratos PDF
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Apresentação
Anexos
Anexo I – Atribuições do gestor de contrato
Anexo II – Relação de pagamentos efetuados
Anexo III – Ocorrências na execução do contrato
Anexo IV – Sugestão para aplicação de sanções
APRESENTAÇÃO
1.6 Prazos
O projeto básico deverá prever, de acordo com a natureza de
seu objeto, dentre outros prazos, os de início de etapas de
execução, de conclusão, de entrega, de testes, observação,
garantia técnica, recebimento definitivo, no caso de
fornecimento de bens, o prazo que a contratada terá para
entregar os bens solicitados pelo contratante ou para
substituir o produto rejeitado.
1.7 Garantias
1.7.1 Garantia Técnica
A contratada é obrigada a reparar, corrigir, remover,
reconstruir ou substituir, à suas expensas, o objeto do
contrato em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções
resultantes da execução ou de materiais empregados. O
gestor deverá informar o prazo de garantia técnica pretendido.
2. O Gestor de contrato
2.1 Definição
O gestor é o representante da administração para
acompanhar a execução do contrato. Assim, deve agir de
forma pró-ativa e preventiva, observar o cumprimento, pela
contratada, das regras previstas no instrumento contratual,
buscar os resultados esperados no ajuste e trazer benefícios
e economia para o UFV
3. Termo Contratual
4. Pagamento
3. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA
3.1 A contratada deverá fornecer a relação nominal dos
profissionais e encarregados postos à disposição para a
realização dos serviços, informando sobre a ocorrência de
demissões e substituições. (Os profissionais e encarregados
que executam efetivamente os serviços deverão fazer parte
da relação analítica da folha de pagamento da contratada.)
3.2 A contratada deverá encaminhar, até o quinto dia após o
final do período do controle da freqüência, a respectiva
relação analítica da folha de pagamento dos profissionais.
Ocorrendo o controle da freqüência por quinzenas (da
segunda quinzena de um mês à primeira quinzena do mês
seguinte), o desconto das faltas e penalidades, se for o caso,
deverá constar na fatura do mês de referência.
3.3 Os encarregados da contratada deverão, prontamente,
substituir os faltosos, e não poderá ocorrer o remanejamento
dos serventes de outros setores da UFV. Havendo faltas
justificadas dos serventes ou encarregados, como as
definidas na Convenção Coletiva, o controle da assiduidade
será de responsabilidade da contratada, e a não substituição
dos faltosos de forma imediata terá como conseqüência, além
do desconto das horas ou dias não trabalhados e do adicional
de assiduidade, as penalidades definidas no contrato. (O
desconto das faltas e do adicional de assiduidade será
calculado pelo custo total do profissional ou encarregado,
registrado na planilha de custo.)
3.4 Os substitutos dos profissionais faltosos deverão
apresentar documento individualizado de encaminhamento da
contratada, contendo o seu nome e respectivo número do
CPF. Este documento será retido na respectiva unidade da
contratante, com o objetivo de formalizar as substituições. (No
caso do encarregado, o encaminhamento será ao gestor do
contrato.)
3.5 A confirmação da freqüência dos profissionais deverá ser
efetuada pelo responsável pelo controle dos serviços na
unidade da contratante, através do cartão de freqüência, com
acompanhamento do encarregado da contratada.
4. GERENCIAMENTO DO CONTRATO
Para o gerenciamento do contrato serão observadas as
normas e instruções referentes aos respectivos casos, com
atenção para as disposições que constam no art. 6º do
Decreto nº 2.271/97 e nas Instruções Normativas citadas
anteriormente.
O art. 6º, do Decreto nº 2.271/97 determina:
“A administração indicará um gestor do contrato, que
será responsável pelo acompanhamento e fiscalização
da sua execução, procedendo ao registro das
ocorrências e adotando as providências necessárias
ao seu fiel cumprimento, tendo por parâmetro os
resultados previstos no contrato."
I - anotar em registro próprio as ocorrências de qualquer
natureza verificadas durante a execução do contrato,
determinando o que for necessário para regularizá-las,
inclusive notificando a contratada;
II - encaminhar à autoridade superior proposta de rescisão do
contrato, quando o objeto estiver sendo executado de forma
irregular, em desacordo com as especificações e, ainda,
quando constatada a paralisação da execução ou
cometimento de faltas que ensejam a adoção dessa medida,
garantida a ampla defesa à contratada;
III - comunicar à autoridade superior o término da vigência do
contrato, com a antecedência necessária à realização de
processo licitatório ou aos procedimentos de prorrogação do
mesmo;
IV - atestar as faturas correspondentes às etapas executadas,
após a verificação da conformidade dos serviços, para efeito
de pagamento.
Para o cumprimento das suas atribuições, o gestor do
contrato disporá de uma cópia do contrato e de seus aditivos,
para que, no caso de haver necessidade de serem procedidos
os descontos de dias ou horas não trabalhados e os valores
referentes às penalidades previstas no contrato, que deverão
ser submetidas à aprovação final da autoridade competente.
Como o pagamento da fatura pela realização dos serviços é
feito geralmente até 5 (cinco) dias corridos do mês seguinte
ao da realização dos serviços, e que esta deverá vir com o
“atesto” do gestor do contrato, os descontos relativos ao mês
deverão vir relacionados na fatura dos serviços do mês
seguinte. Assim, nesse ínterim, a empresa fará a sua defesa
para, então, serem providenciados os devidos descontos na
fatura posterior. Não é permitido ultrapassar os períodos
previstos para que sejam providenciados os descontos. (O
gestor do contrato deverá manter o controle.)
Quando o contrato não estiver sendo cumprido
adequadamente, o gestor encaminhará à autoridade
competente proposta de rescisão contratual, devidamente
protocolado, contendo as notificações à empresa, suas
respostas e justificativas e relatório sobre o ocorrido, que
caracterizem o inadimplemento por parte da contratada. (P.
ex., se os profissionais alocados para a realização dos
serviços não possuírem a capacitação necessária para o
desempenho das suas atribuições, o gestor do contrato
formalizará reclamação junto à contratada, que deverá
prontamente substituir os profissionais. Se, após várias
tentativas de regularização, a empresa não disponibilizar
profissionais capacitados para o cumprimento das atribuições
especificadas em contrato poderá ser sugerida proposta de
rescisão contratual.)
Competirá também ao gestor do contrato solicitar à empresa,
via expediente remetido por AR ou contra recibo, com
antecedência mínima de pelo menos 90 (noventa) dias, que
manifeste, no prazo de 5 (cinco) dias úteis, o seu interesse em
renovar o contrato para os 12 meses seguintes. (A empresa
poderá se negar a renovar o contrato e não poderá ser
penalizada por isto, pois a vigência do contrato está sendo
respeitada.)
Justifica-se a preocupação em formalizar a solicitação com a
antecedência mínima de 90 (noventa) dias, para que, no caso
de ocorrer recusa por parte da empresa em renovar o
contrato, o gestor comunique, em tempo hábil, este fato, a
autoridade competente, para que este determine as
providências pertinentes.
Havendo resposta favorável por parte da empresa contratada,
o gestor do contrato comunicará a autoridade competente,
sobre o término da vigência do contrato, com antecedência
mínima de 30 (trinta) dias, para que se manifeste sobre o
interesse em renovar o contrato, como também, para que,
mediante comparativo de preços em nível de mercado, ocorra
negociação para a diminuição dos custos.
5. CONCLUSÃO
Ressalte-se que, quando for solicitada a contratação dos
serviços em razão da necessidade substancial na unidade,
este pedido deverá ser formalizado em documento, contendo
as causas que objetivaram a solicitação, justificativas,
características dos serviços, normas a serem cumpridas,
disposições dos ambientes, para serem identificados fatores
que possam vir a contribuir para a economicidade,
justificando-se desta maneira a contratação.
GUIA DE FISCALIZAÇÃO DOS CONTRATOS DE
TERCEIRIZAÇÃO
(Instrução Normativa MPOG/SLTI nº 02, de 30 de abril de
2008)
3. FISCALIZAÇÃO DIÁRIA
3.1 Conferir, todos os dias, quais empregados terceirizados
estão prestando serviços e em quais funções. Fazer o
acompanhamento com a planilha-mensal.
3.2 Verificar se os empregados estão cumprindo à risca a
jornada de trabalho. Deve ser instaurada uma rotina para
autorizar pedidos de realização de horas extras por
terceirizados. Deve-se combinar com a empresa a forma da
compensação de jornada.
3.3 Evitar ordens diretas aos terceirizados. As solicitações de
serviços devem ser dirigidas ao preposto da empresa. Da
mesma forma eventuais reclamações ou cobranças
relacionadas aos empregados terceirizados.
3.4 Evitar toda e qualquer alteração na forma de prestação do
serviço como a negociação de folgas ou a compensação de
jornada. Essa conduta é exclusiva do empregador.
4. FISCALIZAÇÃO ESPECIAL
4.1 Observar qual é a data-base da categoria prevista na
Convenção Coletiva de Trabalho (CCT). Os reajustes dos
empregados devem ser obrigatoriamente concedidos pela
empresa no dia e percentual previstos (verificar a necessidade
de proceder ao equilíbrio econômico-financeiro do contrato em
caso de reajuste salarial).
4.2 Controle de férias e licenças dos empregados na planilha-
resumo.
4.3 A empresa deve respeitar as estabilidades provisórias de
seus empregados (cipeiro, gestante, estabilidade acidentária).
UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA
ANEXO I
Atribuições do Gestor de Contrato
1. elaborar Projeto Básico/Termo de Referência;
2. abrir processo administrativo para anexar o Projeto
Básico/Termo de Referência devidamente aprovado pela
autoridade competente, e encaminhá-lo à DMT;
3. acompanhar o processo licitatório, em todas as fases, até a
assinatura do contrato;
4. abrir pasta para cada contrato e termos aditivos vinculados;
5. controlar o prazo de vigência do instrumento contratual sob sua
responsabilidade, e encaminhar o processo administrativo à
unidade de contratos, com a solicitação de prorrogação;
6. encaminhar à unidade de contratos, após a confirmação de
recursos disponíveis pela unidade de programação
orçamentária, com antecedência mínima de 120 dias do término
da garantia do fabricante, processo administrativo com o projeto
básico para contratação de serviços de manutenção;
7. verificar se a entrega de materiais, execução de obras ou a
prestação de serviços será cumprida integral ou
parceladamente;
8. anotar em formulário próprio todas as ocorrências relacionadas
com a execução do contrato, determinando o que for necessário
à regularização das faltas ou defeitos observados (conforme
modelos sugeridos - anexo III);
9. manter controle atualizado dos pagamentos efetuados, em
ordem cronológica, observando para que o valor do contrato não
seja ultrapassado (conforme modelo sugerido anexo II);
10. receber e atestar as notas fiscais e encaminhá-las à DMT
visando a abertura do processo de pagamento;
11. comunicar à autoridade competente, formalmente,
irregularidades cometidas passíveis de penalidade, após os
contatos prévios com a contratada;
12. solicitar à unidade competente esclarecimentos de dúvidas [ou
parecer] relativas ao contrato sob sua responsabilidade;
13. informar à DMT, até 15 de dezembro de cada ano, as
obrigações financeiras não liquidadas no exercício, visando à
obtenção de reforço, cancelamento e/ou inscrição de saldos de
empenho à conta de restos a pagar;
14. encaminhar à DMT, no início de exercício financeiro, pedido de
reforço ou novo empenho, para fazer face às despesas
correntes;
15. solicitar ao Ordenador de Despesa, formalmente, quando do
término da vigência do contrato, a liberação da garantia
contratual em favor da contratada;
16. verificar se o prazo de entrega, especificações e quantidades
encontram-se de acordo com o estabelecido no instrumento
contratual;
17. receber, provisória e definitivamente, as aquisições, obras ou
serviços sob sua responsabilidade, mediante termo
circunstanciado, quando não for designada Comissão de
Recebimento ou outro servidor;
18. comunicar à unidade competente eventuais atrasos nos prazos
de entrega e/ou execução do objeto, bem como os pedidos de
prorrogação, se for o caso;
OBRAS
19. acompanhar o cumprimento, pela contratada, do cronograma
físico-financeiro;
20. zelar pela fiel execução da obra, sobretudo no que concerne à
qualidade dos materiais utilizados e dos serviços prestados;
21. manter, no local da obra, Livro-Diário, e registrar todas as
ocorrências relevantes;
22. receber as etapas de obra mediante medições precisas e de
acordo com as regras contratuais;
23. apresentar, mensalmente ou quando solicitado, relatório
circunstanciado de acompanhamento de execução da obra;
24. encaminhar à autoridade competente, por meio de expediente,
justificado, motivado e fundamentado (Leis 9.784/1999 e art. 65
da Lei 8.666/93], eventuais pedidos de:
a) alteração em projeto, serviço ou de acréscimos (quantitativos
e qualitativos) ao contrato;
b) modificações no cronograma físico-financeiro;
c) substituições de materiais e equipamentos, formulados pela
contratada;
25. estabelecer prazo para correção de eventuais pendências na
execução do contrato e informar à autoridade competente as
ocorrências que possam gerar dificuldades à conclusão da obra
ou em relação a terceiros;
26. confrontar os preços e quantidades constantes da nota fiscal
com os estabelecidos no contrato;
27. encaminhar junto à fatura/nota fiscal, a nota fiscal de simples
remessa ou o rol dos materiais utilizados na obra pela
contratada;
28. cientificar à autoridade competente, com antecedência mínima
de sessenta dias, da possibilidade de não conclusão do objeto
na data aprazada, com as devidas justificativas;
29. realizar, juntamente com a contratada, as medições dos
serviços nas datas estabelecidas, antes de atestar as
respectivas notas fiscais.
UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA
ANEXO II
ANEXO III
Ocorrências na Execução de Contrato
UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA
ANEXO IV
Sugestão para Aplicação de Sanções
ANOTAÇÕES
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