Classificação de Documentos

(Fonte: Cursinho do Estratégia)

A Classificação de Documentos consiste em uma atividade prática relacionada

à gestão dos documentos. A classificação de documentos aqui representa a
atribuição e um código ao documento conforme o assunto nele tratado.

O PLANO DE CLASSIFICAÇÃO é responsável por orientar o usuário responsável

pela classificação a como proceder na execução da mesma. Todos os
documentos da instituição devem ser arquivados segundo uma sequência
lógica, e principalmente, previamente definida pelo plano. A instituição pode
fixar que os documentos (no nosso exemplo, processos) referentes a
Universidade Federal de Campina Grande devem se iniciar por 23096, seguido
de uma sequencia de seis dígitos, correspondente à ordem cronológica de
autuação do processo. Após poderíamos colocar o ano de autuação do
processo e quem sabe um par de dígitos verificadores ao final. Assim, um
processo de graduação aberto no primeiro minuto do dia 1o de janeiro de
2019 receberia o seguinte código: 23096.00001/2019-XX. Pronto, este é o
número de controle. Por outro lado, os ofícios que chegam à repartição, por
não dependerem de processos para ser atendidos, podem ser controlados por
outro número, carimbado na primeira folha. Tudo isto terá de estar bem
definido para que no dia que o senhor servidor setor de protocolo e autuação
receber um documento das mãos do cidadão, contribuinte, oficial de justiça
ou de seu chefe, saiba como dar o correto encaminhamento ao dito
documento.

E preste bem atenção! Eu disse setor de protocolo, não arquivista. A atribuição

de classificar o documento segundo o código de classificação de documentos é
do protocolo e não do arquivista. O arquivista comporá a Comissão
Permanente de Avaliação, que elaborará a classificação (em abstrato) dos
documentos. Como absolutamente todos os documentos devem ser
classificados segundo este critério, o ideal é que o código de classificação seja
o mais abrangente e flexível possível. Primeiro porque este código deverá
conter todos os assuntos possíveis e imagináveis que sejam pertinentes à
instituição, e segundo, justamente pelo fato de o primeiro dificilmente ser
alcançado, deve ainda reservar espaços para sua futura expansão.

E quem será responsável por este plano mestre de classificação de

documentos, que pautará a conduta de cada homem e mulher que receber
documentos na instituição? Este responsável é ninguém menos que a
Comissão Permanente de Avaliação. A Comissão Permanente de Avaliação,
como já vimos, elaborará o plano geral de classificação de documentos.
Existem três critérios principais de classificação que poderão ser eleitos:

- Estrutural: Os documentos serão classificados à semelhança da própria

estrutura da instituição que os gera. Neste caso, os documentos pertinentes à
área de finanças da empresa serão arquivados separadamente daqueles
pertinentes ao setor de compras, ainda que ambos tratem do mesmo assunto.
- Funcional: Os documentos serão classificados segundo as atividades
desenvolvidas pela instituição a que estão vinculados. Neste caso, todos os
documentos que tratem sobre as atividades de “pesquisa” na instituição serão
agrupados, mesmo que provenham de unidades diferentes da instituição.
- Temático: Os documentos serão classificados segundo o assunto que
contenham. Este é mais simples. Os documentos referentes a “história do
brasil”, ainda que as informações sejam oriundas de diferentes pesquisas de
diferentes setores da instituição serão agrupados sobre a mesma classificação.

A doutrina costuma indicar a adoção do critério funcional de classificação, em

atenção à flexibilidade. Sabemos que as reestruturações dentro do
organograma das instituições são possíveis, e até relativamente comuns. A
alteração da estrutura de determinada instituição acarretará a revisão de toda
a classificação, se adotado o critério estrutural.

Lembre-se:
O CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO é um instrumento de trabalho utilizado para
classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no
exercício de suas funções e atividades
 Catalogação de documentos
Catálogo é um tipo de instrumento de pesquisa. Todo tipo de consulta que
necessita de um instrumento de pesquisa é chamado sistema indireto de
consulta.

Vejamos o que o Dicionário de Terminologia Arquivística diz sobre catálogo:

catálogo
Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos,
onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos
pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica.

Sobre as regras de descrição, vou ficar devendo essa a vocês, mas como ele fala de
organização segundo critérios onomásticos e toponímicos (relativos a nomes
próprios), e temáticos (referente ao assunto) sugiro que vocês deem uma olhada no
arquivo ‘ordenacao.pdf’, na parte que fala de MÉTODO ALFABÉTICO e
MÉTODO IDEOGRÁFICO. “Bons Estudos!”