Apostila Módulo 03 - V2 PDF

Gestão com ERP SAP
Curso de pós-graduação
Blue Sky
Módulos Vision
Processos de Compras
Prof. Edemilson Silva
http://ult.com.br/sap-pos/
ULT – União Latino-americana de Tecnologia
Pós-graduação em Gestão com ERP SAP
APRESENTAÇÃO
As exigências relacionadas à obtenção de resultados estão cada vez maiores
no mundo corporativo.
Neste sentido, nos perguntamos qual o papel da área de suprimentos e por

contrapartida dos profissionais das áreas de compras e materiais de uma
organização para possibilitar resultados de excelência? Como utilizar a
tecnologia, as informações e o conhecimento para alavancar a
performance?
Neste módulo vamos visualizar como a tecnologia pode agregar valor na

busca da excelência em resultados, tanto para a empresa como para os
profissionais das áreas de compras e materiais.
Os principais objetivos são:
 Conhecer como o sistema de gestão SAP estrutura os dados da

empresa;
 Entender como organograma da empresa é estruturado no sistema
de gestão SAP;
 Habilitar os profissionais a identificar como os processos de compras
e gestão de estoques estão compostos e interagem com outros
sistemas de negócio da organização;
 Perceber que os processos de negócios estão inter-relacionados com
a estratégia da empresa e as soluções apresentadas pelo sistema de
gestão SAP;
 Identificar ferramentas de colaboração e integração com o
ecossistema organizacional (fornecedores, clientes, sociedade,
governo) disponibilizadas ferramenta de gestão SAP;
 Visualizar o nível de aderência que os processos de negócios de
compras e administração de estoques possuem em relação a
ferramenta de gestão SAP.
EMENTA
Demonstrar como a estratégia e os processos de negócios podem ser
representados e operacionalizados no sistema de gestão SAP buscando
governança, confiabilidade e rapidez na obtenção das informações na
empresa.
VÍDEO AULA
Essa apostila deve ser utilizada em conjunto com as 8 vídeo aulas
disponibilizadas no portal educacional. Cada vídeo aula tem, em média, 45
minutos.
Módulo 3: Processo de Compras e Materiais V2-2012-ABR Página 2

Sumário
APRESENTAÇÃO ..................................................................................................................................... 2
EMENTA ................................................................................................................................................. 2
VÍDEO AULA ........................................................................................................................................... 2
1. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E DADOS MESTRES ....................................................................... 5
1.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL............................................................................................................ 5

1.1.1 Mandante (client) ............................................................................................................... 6
1.1.2 Empresa .............................................................................................................................. 6
1.1.3 Centro ................................................................................................................................. 6
1.1.4 Depósito ............................................................................................................................. 7
1.1.5 Administração de Depósito ................................................................................................ 8
1.1.6 Organização de Compras ................................................................................................... 8
1.1.7 Grupo de Compradores .................................................................................................... 12
1.1.8 Atribuições dos níveis organizacionais: ............................................................................ 12
1.2 DADOS MESTRES ........................................................................................................................... 13
1.2.1 Cadastro de Materiais ...................................................................................................... 13
1.2.2 Cadastro de Serviços ........................................................................................................ 17
1.2.3 Cadastro de Fornecedores ................................................................................................ 18
2. PROCESSO DE COMPRAS E MATERIAIS ........................................................................................ 23
2.1 PLANEJAMENTO DE MATERIAIS ......................................................................................................... 24

2.1.1 Gerar Necessidade de Compra – Planejamento de Materiais .......................................... 25
2.2 REQUISIÇÃO DE COMPRA ................................................................................................................. 28
2.2.1 Requisição de Compras - Estrutura .................................................................................. 29
2.2.2 Tipos de Documentos para Requisição de compras ......................................................... 30
2.3 SOLICITAÇÃO DE COTAÇÃO............................................................................................................... 32
2.3.1 Solicitação de Cotação - Estrutura...................................................................... 33
2.3.2 Solicitação de Cotação – Tipos de Documentos ............................................................... 34
2.4 COTAÇÃO ..................................................................................................................................... 34
2.4.1 Cotação - Estrutura .......................................................................................................... 34
2.4.2 Como comparar Cotações ................................................................................................ 35
2.5 CONTRATOS DE FORNECIMENTO E GESTÃO DE COMPRAS....................................................................... 39
2.5.1 Objetivo ............................................................................................................................ 39
2.5.2 Definição .......................................................................................................................... 39
2.5.3 Contrato Básico – Estrutura ............................................................................................. 39
2.6 PROGRAMAS DE REMESSA E GESTÃO DE COMPRAS............................................................................... 41
2.6.1 Objetivo ............................................................................................................................ 41
2.6.2 Definição .......................................................................................................................... 41
2.6.3 Programa de Remessa – Estrutura ................................................................................... 41

2.7 PEDIDO DE COMPRA ....................................................................................................................... 45

2.7.1 Objetivo ............................................................................................................................ 45
2.7.2 Definição .......................................................................................................................... 46
2.7.3 Pedido de Compra – Estrutura ......................................................................................... 46
2.7.4 Acompanhamento do Processo de Compras .................................................................... 50
2.7.5 Avaliação Estatística e Indicadores .................................................................................. 50
3. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS ................................................................................................. 51
3.1 GESTÃO DE ESTOQUE...................................................................................................................... 51

3.1.1 Funcionalidades................................................................................................................ 51
3.1.2 Integração da Administração de Estoques ....................................................................... 52
3.1.3 Operações de Estoque ...................................................................................................... 54
4. AVALIAÇÃO DE FORNECEDOR E SRM (SUPLIER RELATIONSHIP MANAGEMENT) .......................... 60
4.1 AVALIAÇÃO DE FORNECEDOR............................................................................................................ 60

4.1.1 Avaliação de Fornecedor .................................................................................................. 60
4.1.2 SRM (Suplier Relationship Management) ........................................................................ 69

1. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E DADOS MESTRES

1.1 Estrutura Organizacional
A estrutura organizacional na empresa se baseia na representação do seu
organograma e contêm os elementos para manter todas as unidades
organizacionais de cada empresa, bem como os cargos, posições, centros
de custo e pessoas atribuídos a cada unidade organizacional.
Estas estruturas são formadas pelas seguintes unidades organizacionais:
 Empresas
 Centros
 Depósitos
 Organizações de Compras
 Grupo de Compradores
Exemplo de estrutura organizacional para a Administração de Materiais:
A figura acima mostra os depósitos para as cinco fábricas da GBI.O Centro

de Dallas tem quatro depósitos. Ele armazena matérias-primas(RM00) e
produtos semiacabados (SF00), produtos acabados (FG00) e materiais
diversos (MI00). Os centros de Miami e San Diego, que são centros de
distribuição (DCS), ambos têm três depósitos para armazenar produtos

acabados (FG00), bens comerciais (TG00) e materiais diversos (MI00). A

estrutura depósitos na Alemanha é semelhante à da empresa dos EUA. A
fábrica em Heidelberg tem uma estrutura semelhante à que, em Dallas, já o
centro de Hamburgo, tem uma estrutura semelhante às plantas em Miami e
San Diego. Note-se que embora os rótulos dos depósitos são o mesmo em
diferentes centros, por exemplo, a localização FG00 existe em todos os
cinco centros-eles são distintos níveis organizacionais. A combinação da de
centro e depósito deve ser exclusiva. Assim, o centro Dallas não pode ter
outro depósito com o nome de FG00. É comum utilizar os mesmos nomes
em todos os centros e códigos empresa se eles representam o mesmo tipo
de armazenamento, tais como matérias-primas e materiais acabados
1.1.1 Mandante (client)

Em termos comerciais, organizacionais e técnicos, uma unidade
independente de um sistema com registros mestre separados e um
conjunto próprio de tabelas. Um mandante pode ser, por exemplo, um
grupo de empresas.
1.1.2 Empresa
É a menor unidade organizacional para a qual é possível formar um
conjunto completo e independente de contas para relatórios externos. Isso
compreende o registro de todas as transações relevantes e a geração de
todos os documentos de apoio para demonstrações de resultados, como
balanços patrimoniais e cálculos de lucros e perdas. Uma empresa pode ser,
por exemplo, uma sociedade ou subsidiária.
Entre outras coisas é especificado o seguinte para cada empresa:
 O endereço da empresa
 O plano de contas (lista de conta razão)
 A moeda interna (moeda utilizada pela empresa onde são mantidos
os livros fiscais, normalmente, é a moeda do país).
 A variante do exercício fiscal (especificação dos períodos de um
exercício fiscal)
 A área de contabilidade de custo
1.1.3 Centro
É uma unidade organizacional que serve para subdividir um
empreendimento de acordo com os aspectos de produção, aquisição,
atualização e planejamento de materiais. É um local onde são produzidos
materiais ou fornecidos serviços e mercadorias.

Em geral, para a controladoria uma área de avaliação corresponde a um

centro.
Um centro pode ser subdividido em depósitos, o que permite que os

estoques de materiais sejam separados de acordo com critérios predefinidos
(por exemplo, aspectos de localização e de planejamento de materiais).
Um centro também pode ser subdividido em locais e áreas operacionais. A

subdivisão em locais considera critérios geográficos, e a subdivisão em
áreas operacionais reflete as responsabilidades de manutenção.
Todos os dados válidos para determinado centro e para os depósitos a ele

pertencentes são gravados no nível do centro. Esses dados incluem, por
exemplo, os dados MRP e os dados de previsão.
O centro é uma unidade operacional ou uma filial em uma empresa com as

seguintes características:
 Um centro tem um endereço de um idioma e pertence a um país.

 Um centro tem os seus dados mestre de materiais. Particular, você
pode atualizar dados em um nível de centro para as seguintes visões
do registro mestre de materiais: MRP, Compras, Armazenamento,
Planejamento de trabalho, Recursos de produção/ferramentas,
Previsão, Administração de qualidade, Vendas e distribuição e Cálculo
de Custos.
 Em geral o planejamento da produção e a produção são executados
especificamente para um centro. Contudo, algumas aplicações podem
operar em todos os centros.
1.1.4 Depósito
É uma unidade organizacional que permite a diferenciação de estoques de
material em um centro. Todos os dados relacionados a determinado
depósito são gravados no nível do depósito. Isso se aplica principalmente a
estoques de depósito.
É possível atribuir vários depósitos a um centro.
Um centro pode ter depósitos administrados e não administrados pelo

sistema de Administração de Depósito.
É possível armazenar um material em diversos depósitos. Para gravar dados

específicos de cada depósito, é necessário criar o registro mestre de
material relevante (ou ampliar um registro já existente) para cada depósito.

1.1.5 Administração de Depósito

A aplicação SAP Administração de depósito (WM) possibilita um suporte
flexível e automatizado para o processamento de todos os movimentos de
mercadorias e administrar os estoque no complexo de depósito. O sistema
suporte o processamento programado e eficiente de todos os processos de
logística dentro do depósito.
O WMS é totalmente integrado ao ambiente do sistema. Os processos

empresariais, acionados em outros componentes de aplicação, resultam
movimentos físicos de mercadorias no depósito. É possível organizar,
controlar e monitorizar esses movimentos de mercadorias com o WMS.
1.1.6 Organização de Compras

É uma unidade organizacional que subdivide um empreendimento de acordo
com as necessidades de compras. É responsável pelo suprimento de
materiais e/ou serviços para um ou mais centros e pelas condições gerais
de negociação de compras com o fornecedor. A organização de compras

assume a responsabilidade legal por todas as operações de compras

externas.
A forma de suprimento é definida pela atribuição de organizações de

compras a empresas e centros.
Existem as seguintes formas de compras:
 Específica do grupo de empresas:

Uma organização de compras adquire mercadorias para todas as
empresas pertencentes a um mandante.
 Específica da empresa:
Uma organização de compras adquire mercadorias apenas para uma
empresa.

A figura acima ilustra a estrutura organizacional GBI usando o

modelo de nível empresarial. Há apenas uma organização de compras
corporativas, GL00, e ela lida com a compra de todas as cinco
fábricas nos códigos da empresa (US00 e DE00). Neste modelo, a
organização de compras é atribuída a cada planta, mas não para o
código da empresa.
 Específica do centro:
Uma organização de compras adquire mercadorias para um centro.

A figura acima ilustra um modelo de centro específico para GBI. Note-se

que cada centro tem a sua própria organização de compras que é
responsável pela compra de materiais para esse centro. Tal como no caso
do modelo de entre centros, neste cenário a organização de compras é
atribuído a ambas as plantas e o seu código empresa.
Você pode usar uma organização de compras de referência para facilitar

transações de suprimento válidas para todas as organizações de compra.
Assim, é possível acordar condições mais vantajosas e usar contratos
acordados centralmente com base em quantidades de compra superiores ou
simplificar a atualização de condições.
É possível que outras organizações de compras usem as condições de uma

organização de compras de referência para fins de determinação do preço.
Do mesmo modo, também é possível que várias organizações de compras
possam acessar contratos de uma determinada organização de compras de
referência. Além da própria relação de referência, você pode especificar na
customização quais destes dados (contratos e condições) podem ser
acessados por uma organização de compras.
Uma relação de referência multinível não é possível.
Ao organizar a função de compras, você deve ter em conta não só as

responsabilidades, mas também a atualização de dados necessária:

 Cada organização de compras tem os seus próprios registros e

condições para determinação do preço.
 Cada organização tem os seus próprios dados mestre de fornecedor
(dados de compras e função de parceiro)
 Cada organização de compras avalia os seus fornecedores
separadamente com a avaliação de fornecedores
 As autorizações para o processamento das transações de compras
relevantes podem ser concedidas para cada organização de compras.
 Todos os itens de um documento de compras (RFQ, pedido, contrato
ou programa de remessa) são atribuídos à mesma organização de
compras.
 A organização de compras é o nível mais elevado de totalização para
estatística de compras depois do nível organizacional denominado
mandante
 A organização de compras serve como critério de seleção para listas
de todos os documentos de compras
A organização de compras é funcionalmente responsável por operações de
compras e pela negociação de condições de compra.
Assim, em regra, o departamento central de compras de um grupo de

empresas não está atribuído a uma empresa. No sistema standard SAP,
todas as condições que existem no sistema são entradas com referência a
uma organização de compras. (registro-info)
A organização de compras é ainda subdividida em grupos de compras

(grupo de encarregado de compras) responsáveis pelas atividades de
compras diárias.
Um grupo de compras também pode atuar em diversas organizações de

compras.
1.1.7 Grupo de Compradores

Os compradores desempenham as atividades das organizações de compras.
É atribuída uma chave, o Grupo de compradores, a cada comprador ou
grupo de compradores. O grupo de compradores é responsável
internamente pelo suprimento e um material ou de uma classe de materiais
e, por norma, externamente, fornece a pessoa de contato para
fornecedores.
1.1.8 Atribuições dos níveis organizacionais:

No sistema SAP, um centro deve ser atribuído a uma ou mais organizações
de compras.
Além disso, um centro deve ser sempre atribuído a uma empresa.

Se uma empresa não for atribuída a uma organização de compras, esta

pode participar das operações de suprimento para cada empresa.
Um pré-requisito para isto é que o centro para o qual é executado o

suprimento seja atribuído à organização de compras.
O Sistema de Depósito utilizado poderá contemplar a seguinte estrutura:
 Empresa
o Centro
 Depósito
 Sistema de Depósito
o Tipo de Depósito
 Localização do Material
1.2 Dados Mestres
1.2.1 Cadastro de Materiais

O objetivo do cadastro de materiais é padronizar os materiais pela utilização
de padrão de descrição de materiais, incluindo a codificação de itens e a
estrutura hierárquica de produtos. Essa padronização facilitará a análise das
necessidades de todas as empresas, viabilizando a utilização de
funcionalidades para as compras corporativas suportadas pelo ERP.
A integração de todos os dados de material em um objeto individual de

banco de dados elimina o problema da redundância de dados. Todas as
áreas, como compras, administração de estoques, planejamento de
materiais e revisão de faturas podem utilizar em conjunto os dados
gravados.
Os dados gravados no registro mestre de material são necessários para

muitos efeitos, incluindo os seguintes:
 Dados de compras são necessários para efeitos de pedidos

 Dados de administração de estoques são necessários para lançar
movimentos de mercadorias e executar inventários físicos
 Dados contábeis são necessários para avaliação do material
 Dados de planejamento de materiais são necessários para o MRP
Uma vez que diferentes departamentos de uma empresa trabalham com o

mesmo material, e que cada departamento entre informações diferentes a
esse respeito, os dados em um registro mestre de material estão
subdivididos de acordo com área de utilização. Cada departamento tem

assim sua própria visão de um registro mestre de material e é responsável

pela atualização dos dados abrangidos por esta visão.
Os dados atualizados em uma visão podem ser válidos para diferentes

níveis organizacionais.
Alguns dados de material são válidos para todos os níveis organizacionais

enquanto outros são válidos apenas para determinados níveis. Para que
seja possível administrar de modo centralizado os dados de material, sem
ser necessário carregar o banco de dados com informações redundantes, o
mestre de materiais tem de estar organizado de modo a refletir a estrutura
da empresa.
 Dados no nível de mandante
Dados gerais do material, que são válidos para todo o

empreendimento, são gravados no nível de mandante.
 Dados no nível do centro
Todos os dados válidos para um centro, e para todos os depósitos

desse centro, são gravados no nível de centro.

 Dados no nível do depósito
Todos os dados válidos para um determinado depósito são gravados

no nível de depósito.
Os níveis organizacionais mencionados acima são relevantes para o

processo de suprimento externo. Mandante, centro e depósito
desempenham uma função quando você entra dados para compras,
administração de estoques e contabilidade. Outros níveis organizacionais
podem ser relevantes para outros departamentos. Por exemplo, os dados
de vendas e distribuição são entrados dependendo da organização de
vendas e do canal de distribuição, e você precisa indicar um número de
depósito e o tipo de depósito para os dados da administração de depósitos.
Criar registro mestre de material

1.2.1.1
Os dados de um material são estruturados por área de utilização e nível
organizacional e são aparentes na atualização do registro mestre de
material. Ao processar registros mestre de material, tem de passar por
várias telas de diálogo antes de poder realmente começar a atualizar os
dados.
Na primeira tela, verá duas caixas de diálogo sucessivas. Na primeira caixa

de diálogo, defina as visões que deseja processar. Na segunda, indique os
níveis organizacionais relevantes. Depois disso, aparecem as telas de
dados.

Você pode influenciar a sequência standard de telas com opções

preliminares.
Ao criar um novo registro mestre de material, tem de selecionar um tipo de

material e um setor industrial ao qual atribuir o material.
Os materiais com as mesmas características são atribuídos ao mesmo tipo

de material. Exemplos de tipos de materiais são matérias-primas, produtos
semiacabados e produtos finais.
Entre outras coisas o tipo de material controla:
 O tipo de atribuição de números (interna ou externa)

 Os intervalos de números permitidos
 Quais as telas que aparecem e em que ordem
 Que dados específicos do departamento são sugeridos para entrada
(nas visões)
 Que tipo de suprimento é permitido para um material (ou seja, se o
material é permitido internamente ou suprido externamente, ou se as
duas opções são permitidas).
Junto com o centro, o tipo de material determina uma administração de

estoques obrigatória de um material.
Além disso, o tipo de material determina quais contas são lançadas quando
ocorre um registro de entrada ou saída de material em um depósito.
Tipos de materiais que poderão ser utilizados:
 FERT - Produto Acabado

 HALB - Produto Semiacabado
 HIBE - Material Auxiliar ou de Consumo (Diversos)
 ROH - Matéria-Prima (Componentes)
 VERT - Material de Embalagem
 DIEN - Prestação de Serviços (para atender a necessidade de
compra de serviço)
 NLAG - Material não Estocável (pode ser utilizado no lugar do
tipo DIEN para atender a necessidade de venda de serviço)
 UNBW - Material não Avaliado (para controle de produtos que
não devem ser avaliados)
1.2.1.2 Setor Industrial

Como o tipo de material, o setor industrial possui uma função de controle.

Ao criar um registro mestre de material, o setor industrial determina:
 Quais as telas aparecem e em que ordem

 Quais os campos específicos do setor industrial que aparecem em
cada tela
1.2.2 Cadastro de Serviços
A Administração de serviços MM (MM SRV) é um componente de aplicação

do módulo de Administração de materiais (MM). Ela suporta o ciclo
completo de compras, fase de adjudicação/colocação da ordem e aceitação
de serviços, bem como o processo de revisão de faturas.
O gráfico a seguir demonstra o grau de integração da Administração de

serviços MM:
O componente da Administração de serviços MM está vinculado aos módulos

SAP Manutenção PM (Plant Maintenance e Sistema de projetos PS). Como
resultado, é possível criar requisições de compra para serviços externos no
contexto de medidas de atualização ou um projeto e depois transmiti-los
para Compras sem a necessidade do trabalho de atualização de dados
adicional.
A interação dos módulos MM, PS e PM, CO e FI economiza tempo e esforço

e reduz a frequência de erros. Eis porque só é preciso entrar os dados uma

vez e, depois disso, eles estarão disponíveis para todas as atividades

subsequentes de um processo empresarial.
1.2.2.1 Administração de Lotes
Em vários setores – especialmente na indústria de processo – é necessário

trabalhar com quantidades parciais de um material ou produto em toda a
cadeia logística de quantidades e valores.
Existem vários motivos para isso:
 Requisitos legais (por exemplo, as diretrizes definidas pelo GMP

(Good Manufacturing Practice) ou regulamentações sobre substâncias
perigosas
 Rastreamento de defeitos, atividades de callback e necessidade de
regressão
 A necessidade da Administração de estoques diferenciada em valor e
em quantidade (por exemplo, devido a qualidades heterogêneas de
rendimento/resultado ou componentes variáveis) na Produção.
 Diferenças na utilização e monitorização no MRP, em Vendas e
Produção.
 Requisitos de procedimento ou de produção (por exemplo, liquidação
de quantidades de material com base em diversas especificações de
lote).
A Administração de lotes está integrada em todas as aplicações do sistema.

Ela apoia a administração e o processamento de lotes em todos os
processos de negócios de uma sociedade.
1.2.3 Cadastro de Fornecedores

O Cadastro de Fornecedores tem como função manter e proporcionar o
controle e análise das informações referentes aos Fornecedores. Através do
controle destes dados é possível gerenciar pagamentos, histórico de
compras, bancos, bem como gerar dados para a avaliação dos Fornecedores
no módulo de QM.
Este cadastro é composto das seguintes visões:
 Dados Gerais: endereço, controle (conta contábil, tesouraria, etc.),

pagamentos;
 Dados da Empresa: administração de conta, pagamentos,
correspondência, imposto retido na fonte;
 Dados de Org. de Compras: dados de compras, funções do parceiro
que determinam: o meio de pagamento, a origem do Fornecedor, se
o Fornecedor possui algum parceiro (para realizar o transporte do

material, por exemplo), dados de endereço, de condição de

pagamento e de impostos.
É com estes dados que o sistema controla todas as transações envolvendo o
Fornecedor e consegue gerar históricos de compras.
Pode-se decidir se os registros mestre de fornecedor serão atualizados de

modo centralizado (ou seja, todos os dados são atualizados em conjunto)
ou em uma base descentralizada (ou seja, cada departamento atualiza seus
próprios dados).
Grupo de contas
1.2.3.1
Ao criar um registro mestre de fornecedor, é necessário decidir que grupo
de contas vai atribuir a este fornecedor. O grupo de contas possui funções
de controle. Ao atualizar o registro mestre de fornecedor, por exemplo,
apenas aparecem às telas e os campos que são necessários para a função
relevante de seu parceiro de negócios, e apenas esses estão preparados
para aceitar entradas do usuário. Isto é controlado pelo grupo de contas.
Entre outras coisas o grupo de contas determina:
 O tipo de atribuição de números (interna ou externa) e a área de

números a partir da qual será atribuído o número da conta que o
sistema utiliza para identificar o fornecedor.
 A seleção de campos – que campos estão preparados para entradas
de usuário, que campos tem de ser atualizados e que campos estão
ocultos.

 Que esquemas de parceiro são válidos.

Será criado um grupo de Fornecedores para cada tipo de Fornecedor da
empresa.
1. Fornecedores Pessoa Física.

2. Fornecedores Nacionais.
3. Fornecedores Estrangeiros.
4. Fornecedor Funcionários.
5. Fornecedores Grupo Empresa
O sistema valida se o CNPJ / CPF / I.E. está correto.
É possível efetuar o cadastro de Fornecedores sem os dados da

Contabilidade e área Fiscal. Esta funcionalidade será utilizada para os casos
de envio de solicitação de cotação e registro das Notas QM de um
Fornecedor apenas avaliado, mas não homologado.
Possibilidade de estender o cadastro de um Fornecedor para outra empresa

do grupo, sem criar novo código, apenas diferenciando pelo código da
empresa.
 Após o cadastramento os dados deverão ser mantidos pelos

responsáveis.
 O código do Fornecedor: será sequencial, numérico.
 Cada grupo de Fornecedor terá campos específicos que serão
obrigatórios, facultativos e ocultos.
 A definição destes campos é determinada em conjunto com os
usuários.
Funções de Parceiro
1.2.3.2
O parceiro de negócios “fornecedor” pode assumir várias funções nos
negócios com a sua firma. Por exemplo, durante uma transação de
suprimento, o fornecedor é o primeiro destinatário do pedido, depois o
fornecedor de mercadorias e finalmente o emissor da fatura.
A atualização de funções do parceiro no registro mestre de fornecedor lhe

permite distribuir uma ou mais dessas funções entre diferentes registros
mestre de fornecedor. Utilizando a funcionalidade das funções do parceiro,
você pode definir um credor diferente como agente de frete para um
determinado fornecedor, por exemplo.
1.2.3.3 Lista de Opções de Fornecedores

Determinar mais de um fornecedor para um item Produtivo ou Matéria-
Prima (componente) específica, liberando os mesmos para compra, com

possibilidade de determinar período de vigência e bloqueio de autorização

de compra.
Este bloqueio constará na Lista de Opção de Fornecimento, somente para

consulta.
Determinar uma Lista de Opção de Fornecimento para Itens Não Produtivos,

liberando os mesmos para compra, com possibilidade de determinar período
de vigência e bloqueio de autorização de compra.
Este bloqueio constará na Lista de Opção de Fornecimento.
Esta lista servirá de auxilio no momento da compra, sugerindo os

Fornecedores que já foram aprovados.
Lista de Preços (Registro Info)

1.2.3.4
A lista de preços é o local onde são registradas todas as condições de
compra negociadas para os itens.
 É utilizada para registro das condições comerciais dos itens nacionais

e dos itens importados.
 Deverá contemplar os campos básicos (que serão descritos abaixo).
 Deverá contemplar a necessidade de histórico das alterações

efetuadas nas listas de preços.
 As listas de preços deverão ser atualizadas pelos Compradores da

área de Suprimentos, após as negociações de preços ou condições de
fornecimento.
 Deverá ser contemplada a necessidade de campos como: preços,

vigência da lista, preços promocionais com prazo de validade,
impostos, despesa financeira, condições de pagamento, frete, campo
para observações.
 Os impostos terão um tratamento especial, pois no momento do
cadastro na Lista de Preço (Registro Info), o Comprador deverá
determinar para cada item a Natureza de Operação “IVA”. Isto será
necessário para que na entrada do material ocorra a conferência dos
impostos determinados nos pedidos x constantes na nota fiscal.

 Deverá ser gerado automaticamente um histórico dos preços e

condições de fornecimento (frete, despesa financeira, condição de
pagamento, impostos), registrando todas as alterações ocorridas, o
usuário e campo para observações. Este quesito é muito importante,
pois é a maneira do Comprador acompanhar as variações ocorridas
em cada item e seus motivos.

2. PROCESSO DE COMPRAS E MATERIAIS
O Sistema SAP consiste em uma série de componentes que estão

completamente integrados entre si. Esta integração permite que vários
departamentos e unidades de uma sociedade compartilhem e atualizem as
mesmas informações.
Compras é um componente de Administração de materiais (MM). O módulo

Administração de materiais (MM) está totalmente integrado com os outros
módulos do Sistema SAP. Ele suporta todas as fases de administração de
materiais: planejamento e controle de materiais, compras, recebimento de
mercadorias, administração de estoque e verificação de faturas.
As tarefas do componente MM Compras são as seguintes:
 Suprimento externo de materiais e serviços

 Determinação de possíveis fontes de suprimento para uma
necessidade identificada pelo sistema de controle e planejamento de
materiais, ou surgindo diretamente dentro de um departamento
 Monitorização de fornecimentos e pagamentos a fornecedores
 A boa comunicação entre todos os que participam do processo de
suprimento é necessário para o correto funcionamento de Compras.

Integração
Compras se comunica com outros módulos no sistema SAP para assegurar

um fluxo constante de informações. Por exemplo, trabalha lado a lado com
os seguintes módulos:
o Controlling (CO)
A interface para o sistema de contabilidade de custos (Controlling)

pode ser vista especialmente no caso de pedidos de compra de
materiais para consumo direto e para serviços, uma vez que estes
podem ser atribuídos diretamente de um centro de custo ou a uma
ordem de produção.
o Contabilidade financeira(FI)
Compras atualiza os dados dos fornecedores que são definidos no

sistema juntamente com a Contabilidade financeira. As informações
sobre cada fornecedor são gravadas no registro mestre do
fornecedor, que contém informações tanto de contabilidade quanto
de suprimentos. O registro mestre de fornecedor representa a conta
do fornecedor na contabilidade financeira.
Por meio da classificação contábil de pedidos, Compras também pode

especificar que contas do Razão devem ser debitadas no sistema de
contabilidade financeira.
o Vendas e Distribuição(SD)
Dentro da estrutura de planejamento e controle de materiais, uma

necessidade da área de Vendas pode ser repassada para Compras.
Além disso, uma requisição de compra pode ser diretamente
atribuída a uma ordem do cliente ao ser criada.
2.1 Planejamento de Materiais

O processo de requisição de materiais e serviços no SAP pode ser iniciado
de duas formas distintas, a saber:
1) Gerado pelo planejamento automático de materiais (MRP);

a. Baseado no consumo; e
b. Baseado em métodos de previsão.

2) Gerado manualmente pelo usuário;
2.1.1 Gerar Necessidade de Compra – Planejamento de Materiais

Gerar necessidades de materiais e serviços de forma automática, incluindo
requisições de compras, baseadas na execução do MRP e políticas de
reposição de materiais estocáveis, com a possibilidade de vincular compras
ao fornecedor, localidade, contratos pré-existentes e alternativas de
fornecimento de maneira parcial ou total (pedido e programação de
remessa).
• Possibilidade de controlar a geração da necessidade de compra, parcial

ou total.
• Possibilidade de realizar consultas a compras anteriores (relativas a

preços) e nível de estoque, bem como desempenho do fornecedor e
compras pendentes;
Possibilidade de o sistema determinar automaticamente materiais

alternativos ao produto, caso o componente principal não esteja
disponível no momento da execução do planejamento;
• Sugerir na requisição de compra o prazo previsto (lead time) de

entrega do material, de acordo com a informação contida no cadastro de
material ou no cadastro da relação material / fornecedor;
• Integrar informações contábeis referentes a compras integrais, parciais

ou rateadas por classificação contábil (requisição / centro de custo,
projetos, ativo fixo, conta contábil e material);
• Integrar com as reservas originadas pela gestão de compras,

manutenção, produção ou solicitações de transferência de material
oriundas de outras plantas ou empresas;
• Definir e obedecer ao fluxo de aprovação das requisições de compra,

de acordo com a política de liberação ou aprovação estabelecida pela
EMPRESA.

P100 - Planejamento de Materiais para Consumo - Revisão 01

Método de
execução de
MRP
analisado
Estruturar dados
mestres para
planejamento de
materiais
Dados
mestres
estruturados
Executar MRP
X
MRP baseado MRP baseado
no consumo de no consumo de
material – indivi- material – cole-
dual executado tivo executado
Verificar nece- Exibir lista de

ssidade de im- necessidades
pressão da lista coletivas de
de necessidades estoque
X
Lista exibida
Há necessidade Não há nece-
de impressão da ssidade de im-
lista de pressão da lista
necessidades de necessidades
Lista de Exibir lista de

Imprimir lista
necessidades necessidades
de
individuais de individuais de
necessidades
estoque estoque
Lista impressa Lista exibida
Analisar e Aprovar lista

aprovar lista de
de necessidade
necessidades de materiais
Lista
analisada e Lista aprovada
aprovada
Converter or-
dem planejada Requisição de
em requisição compra
de compra
Ordem
planejada
convertida

P105 - Planejamento de Materiais Baseado em Previsão - Revisão 01

Perfis de
execução do
MRP definidos
Estruturar dados
mestres para
Planejamento de
Materiais
Dados
estruturados
Criar perfis de
execução de
MRP baseado
em previsão
Perfis criados
Executar MRP
X
MRP baseado MRP baseado
na previsão de na previsão de
material – global material – indivi-
executado dual executado
Aprovar lista
Rever
de
previsão de
necessidades
MRP global
de materiais
Previsão
Lista aprovada
revista
Exibir lista
global das
necessidades
de estoque
Lista exibida
Converter or-
dem planejada Requisição de
em requisição compra
de compra
Ordem
planejada
convertida

2.2 Requisição de Compra
Usa-se este componente para fornecer notificações de necessidades de

materiais e/ou atividades externas e manter controle de tais necessidades.
As requisições podem ser criadas, indiretamente, das seguintes maneiras:
Por meio do MRP e controle
O componente MRP baseado no consumo sugere materiais que necessitam

ser pedidos com base no consumo passado ou nos índices de uso e níveis
de estoque existentes. A quantidade do pedido e a data de remessa são
determinadas automaticamente.
O MRP e o controle de materiais pode estipular que uma requisição de

compra seja reapresentada ao departamento de compras se a mesma não
tiver sido processada após um período de tempo predefinido.
Via redes (do componente SAP PS Sistema de projetos)
As requisições são geradas automaticamente de diagramas de redes se:
 um componente de material com material não estocável ou um

componente de atividade externa for atribuído a uma operação e
 O código que permite a geração automática de requisições for gravado
imediatamente após o diagrama de rede ter sido definido.
Desta maneira, as requisições são encaminhadas a Administração de

compras logo na fase inicial do planejamento.
Se o código não tiver sido definido, o sistema passa os dados para o MRP e
controle quando o diagrama de rede é liberado. Este último componente
cria a requisição.
Via ordens de manutenção (do componente SAP PM Manutenção e

administração de serviços).
As requisições são geradas automaticamente de ordens de manutenção se:
 Um componente de material com material não estocável tiver sido

atribuído a uma operação, ou
 Uma operação com chave de controle para atividades externas tiver sido
criada.
Via ordens de produção (do componente Planejamento de Produção e

Controle PP).

As requisições são geradas automaticamente de ordens de produção se:
 Elas contêm uma operação de processamento externo (por exemplo,

subcontratação de trabalho). Uma condição prévia é que a chave de
controle da operação permita ou determine o processamento externo.
2.2.1 Requisição de Compras - Estrutura

Uma requisição de compra consiste em uma série de itens, em que para
cada um deles é definido um tipo de suprimento. Existem os seguintes tipos
de suprimento:
 Standard
 Subcontratação
 Consignação
 Transferência de estoque
Atividade externa

Um item de uma requisição contém a quantidade e a data de remessa do
material a ser fornecido ou a quantidade do serviço a ser executado.
Para os itens a serem fornecidos por subcontratados, é possível especificar

os materiais de entrada necessários ou os componentes que são fornecidos
ao subcontratado, para montagem ou processamento com relação a cada
data de remessa estipulada.
Um item do tipo de suprimento Atividades externas contém um conjunto de

indicações de serviço. O último pode ser estruturado hierarquicamente. A
visão sumária de tal estrutura hierárquica é conhecida como estrutura
hierárquica.
A estrutura hierárquica inclui uma série de níveis, em que cada um

representa um nível da hierarquia de serviço. A quantidade pedida e a data
de execução são definidas nas linhas de prestação de serviço, ao
representar jobs ou atividades individuais.
Os limites de valores são especificados em lugar de linhas de serviço para

serviços ou trabalho que inicialmente não podem ser especificados com
precisão.
Se os serviços incluídos em um contrato já existente forem solicitados, o

item de requisição pode conter um limite de valor relacionado ao contrato
em questão.

Os custos podem ser repartidos entre diversos objetos de Controlling por

meio da classificação contábil.
Uma requisição de compra pode ser preenchida por meio de pedidos ou

contratos de compra de longo prazo.
É um documento interno: não é usado fora da empresa.
2.2.2 Tipos de Documentos para Requisição de compras

O SAP disponibiliza dois tipos de documentos de compra, a saber:
 Requisição de Compra Básico;

 Requisição para contrato.

P300 – Criar Requisição de Compras de Material de Estoque - Revisão 01
Necessidade
Requisições
de materiais
identificadas
planejadas
Identificar as
Criar
requisições
requisições
geradas por
manualmente
MRP
OU
Requisições
criadas
Analisar docu-
mentos e verifi-
car necessidade
de aprovação
Há Não há
necessidade necessidade
de aprovação de aprovação
Liberar
documento de
requisição
Documento Documento
não liberado liberado
X
Devolver
documento
para a área
solicitante
Identificar
fornecedores
na base de
Documento dados
devolvido
X
Fornecedor
Fornecedor
não encontra-
encontrado na
do na base de
base de dados
dados
Certificação e Criar
avaliação de documento de
fornecedores compra
P300E
X
Pedido de Solicitação de
compra criado cotação com
automatica- referência à re-
mente quisição criada
Criar pedido
Solicitação de
de compras
cotação e
para material
cotação
de estoque
P300B P300C
Pedido de
Cotações
compras
recebidas
criado

2.3 Solicitação de Cotação

Usa-se este componente se desejar administrar e comparar solicitações de
cotação (RFQs) emitidas para fornecedores e as cotações submetidas em
resposta aos pedidos.
Em Administração de compras, a solicitação de cotação e a cotação formam

um único documento. Preços e condições cotados por fornecedores são
entrados na solicitação de cotação original. Se emitiu-se uma solicitação de
cotação para diversos fornecedores, é possível fazer que o sistema
determine a cotação mais favorável e gere automaticamente as
comunicações de recusa para os licitantes mal sucedidos. É possível gravar
os preços e prazos de fornecimento de certas cotações em um registro de
info para acesso posterior.
As solicitações de cotação podem estar sujeitas a um procedimento de

liberação.
A expectativa ao utilizar este documento de compra é a contínua redução

do custo total de aquisição, pela utilização das funcionalidades de cotação
para a negociação de materiais ou serviços requisitados.
• Permitir agregação das requisições de compra locais para realização de

negociação e compras corporativas ou de um grupo de plantas ou
empresas, segundo regras de agrupamento (por exemplo, por
fornecedores, áreas de compras, compradores e famílias de materiais);
• Possibilidade de gerar contratos de compra baseados em dados de

cotações;
• Manter histórico no sistema das negociações realizadas com os

fornecedores.
É possível criar solicitações de cotação de uma das seguintes maneiras:
Manualmente
Entrar todos os dados relativos ao material ou materiais para os quais se
deseja fazer a cotação de preços.
Copiar
É possível copiar uma solicitação de cotação existente.
Usando a técnica de referência
É possível consultar requisições ou um contrato de aquisição básico.

Automaticamente
É possível criar automaticamente uma solicitação de cotação de uma

requisição. Para fazer isto, é necessário destinar requisições para
processamento das solicitações de cotação.
Pré- requisitos
Antes de criar uma solicitação de cotação, deve-se considerar o seguinte:
 Fornecedores: Existe uma lista dos fornecedores adequados para a

solicitação de cotação? Os números de fornecedores devem estar
disponíveis.
 Prazos: Quais são os prazos importantes para licitação, se houver

algum (por exemplo, o prazo para apresentação de cotações)?
 Atribuição de números: Se a sociedade usar atribuição externa de

números, será necessário um número de solicitação de cotação que
esteja no intervalo de numeração válido.
 Nº coletivo de solicitações de cotação: É recomendável atribuir

um nº coletivo à solicitação de cotação. Este número deve ser
inserido uma vez e o sistema o copia para cada solicitação de cotação
criada em um processo de licitação competitivo.
O nº coletivo de solicitações de cotação permite rastrear todas as

solicitações de cotação para um determinado processo de licitação
competitivo. O número pode ser alfanumérico, ter até 10 caracteres e deve
ser inserido nos dados do cabeçalho da solicitação de cotação.
2.3.1 Solicitação de Cotação - Estrutura

Uma solicitação de cotação é constituída pelo cabeçalho da solicitação de
cotação e pelos itens.
Cabeçalho da solicitação de cotação

Contém informações gerais sobre a solicitação de cotação, como por
exemplo o endereço do fornecedor.
 Itens
Contém as quantidades totais e as datas de remessa para os materiais ou
serviços especificados na solicitação de cotação.

Um item de uma cotação pode conter um calendário composto de várias

linhas nas quais a quantidade total é dividida em duas quantidades menores
a serem entregues nas datas específicas em um determinado período.
Um item do tipo de suprimento "atividades externas" contém um set de

relação de serviços. O último pode ser estruturado hierarquicamente. A
hierárquica.
A estrutura hierárquica inclui uma série de níveis, em que cada um

representa um nível da hierarquia de serviço. As quantidades da solicitação
de cotação são definidas em linhas de prestação de serviço, representando
jobs ou atividades individuais.
Ao contrário de outros documentos de compra, não se pode entrar uma

classificação contábil em uma solicitação de cotação.
2.3.2 Solicitação de Cotação – Tipos de Documentos

O SAP disponibiliza dois tipos de documentos de compra, a saber:
 Solicitação de Cotação Básica;

 Solicitação de Cotação para contrato.
2.4 Cotação
Uma cotação é uma oferta do fornecedor a uma organização de compras
com relação ao fornecimento de materiais ou prestação de serviços sujeitos
a condições especificadas.
2.4.1 Cotação - Estrutura
Uma cotação é legalmente vinculada ao fornecedor por um determinado

período. A cotação é a resposta do fornecedor para uma solicitação de
cotação emitida por uma organização de compras.
Uma cotação consiste em itens nos quais a quantidade total e data de

remessa de um material ou serviço oferecido são especificados.
Um item de uma cotação pode conter um calendário composto de várias

linhas nas quais a quantidade total é dividida em duas quantidades menores
a serem entregues nas datas específicas em um determinado período.

Um item do tipo de suprimento Atividades externas contém um conjunto de

indicações de serviço. O último pode ser estruturado hierarquicamente. A
hierárquica. A estrutura hierárquica inclui uma série de níveis, em que cada
um representa um nível da hierarquia de serviço. As quantidades da
cotação são definidas em linhas de prestação de serviço que representam
jobs ou atividades individuais.
Os limites de valores são estipulados no lugar de linhas de prestação de

serviços, se os serviços não puderem ser definidos precisamente. Os limites
de valores podem ser definidos para certos contratos.
As condições podem ser aplicadas em vários níveis:
 para a cotação inteira
 em nível de item, para o material a ser fornecido ou para o

suprimento previsto no caso de serviços
 no nível de linha de prestação de serviços para serviços individuais

(tarefas ou atividades)
2.4.2 Como comparar Cotações
É possível comparar os preços de todas as cotações recebidas como

resultado de um processo de licitação competitivo por meio da lista de
comparação de preços . A lista de comparação classifica as cotações por
item do preço mais baixo até o mais alto.
Pré-requisitos
Antes de gerar uma lista de comparação de preços, é necessário considerar

o seguinte:
 Se possível, cada cotação deve ter dados de preços para o mesmo

item. Somente assim é possível a interpretação correta dos valores
totais e médios.
 Se uma cotação for apresentada em moeda estrangeira, o preço será

convertido automaticamente na moeda da empresa, que é
determinada pela organização de compras.

Portanto, deve-se garantir que taxas de câmbio atualizadas sejam

definidas no sistema.
Procedimento
1. Selecionar Sol.cot./cotação -> Cotação -> Comparação de preços de

cotação.
É exibida a tela de seleção para a lista de comparação de preços.
2. Entrar os critérios de seleção para as cotações que devem ser

comparadas.
Pode-se entrar um intervalo de números de cotação ou, entrando o

nº coletivo de solicitações de cotação, marcar todas as cotações que
pertencem a um determinado processo de licitação competitivo.
Também é possível marcar pelo nº de fornecedor e pelo número do
material. Deve-se especificar um intervalo de números de cotação
ou o nº coletivo de solicitações de cotação.
3. Selecionar os valores de comparação a serem usados.
Cotação de referência
É possível comparar as cotações contidas na lista com uma cotação

modelo. O sistema exibe o desvio de porcentagem entre cada cotação
da lista e a cotação modelo.
Cotação de valor médio/mínimo
A lista de comparação de preços também pode exibir uma cotação

"fictícia" que reflete o valor mínimo ou médio de todas as cotações.
Marcar o campo de cotação "Valor médio" ou "Valor mínimo" para
selecionar o tipo de cotação fictícia.
Base percentual
A lista de comparação de preços exibe a porcentagem de cada item

em relação ao preço máximo, mínimo ou médio. Para determinar o
tipo de exibição, entrar uma das seguintes opções:
– + o valor mais alto para cada item é de 100%

– - o valor mais baixo para cada item é de 100%
– "_" o valor médio para cada item é de 100%
Cálculos de preços
Marcar o campo apropriado para determinar quais das opções abaixo
devem ser consideradas na determinação do preço de comparação:
– Desconto
– Custos complementares de aquisição
– Preço efetivo
4. Selecionar Programa ® Executar.

P300C – Solicitação de Cotação e Cotação - Revisão 01
Requisição
criada
Criar documen- Análise das

to de análise
propostas
das propostas
enviadas pelos
enviadas pelos
fornecedores fornecedores
Documento
criado
Analisar os
resultados
obtidos dos
fornecedores
Resultados
analisados
Decidir sobre
a melhor
proposta de
fornecimento
Melhor
proposta
escolhida
Notificar
fornecedor
vencedor da
licitação
Fornecedor
vencedor
notificado
Fazer reunião
com forne-
cedor pré-
selecionado
Reunião
realizada
Analisar
fornecedor
X
Fornecedor
Fornecedor
não atende
atende aos
aos pré-
pré-requisitos
requisitos
Devolver Comunicar
requisição ao aprovação ao
solicitante fornecedor
Requisição X
devolvida
Criar pedidos
Criar contratos
de compra
e programas
para material
de remessa
de estoque
P300A P300B
Contrato/
programa de Pedido de
remessa compra criado
criado

2.5 Contratos de Fornecimento e Gestão de Compras
2.5.1 Objetivo
Usar este componente se desejar entrar em acordos de compra de longo
prazo com fornecedores em relação ao suprimento de materiais ou à
prestação de serviços.
Os contratos podem estar sujeitos a um procedimento de liberação (ou

aprovação).
2.5.2 Definição
No componente de Compras MM, um contrato é um tipo de contrato básico
de compra nos quais solicitações sobre contrato (liberações) podem ser
emitidas para materiais ou prestações de serviços estipulados como e
quando requeridos durante uma determinada perspectiva temporal global
(Na literatura e na prática, conceitos semelhantes também podem ser
referidos por vários outros termos, como "contrato de sistemas", "contrato
de pedido limitado", "contrato global" e "contrato de período".)
No sistema SAP, tais contratos são subdivididos em:
 Contratos
o Contratos estipulados centralmente
o Contratos distribuídos
 Programas de remessas
o programa de remessas que fazem referência a um contrato

estipulado centralmente
2.5.3 Contrato Básico – Estrutura
Da mesma forma que outros documentos de compra, um contrato consiste

nos seguintes elementos:
 Cabeçalho do documento: contém informações relacionadas a

totalidade do contrato. Por exemplo, as informações sobre o
fornecedor e as condições de cabeçalho localizam-se no cabeçalho do
documento.
 Itens: contêm as informações relacionadas ao material ou serviço

relevante.

o estatísticas a respeito do processamento de pedidos para o

item
o quantidade ou preço do item
o Condições como, por exemplo, descontos por quantidade e
sobretaxas
Textos nos contratos básicos
Podem-se entrar tipos de texto diferentes nos contratos básicos. Podem-se

criar integralmente seus próprios textos ou modificar um texto sugerido
pelo sistema. Existem dois tipos de texto de contrato: texto de cabeçalho
e texto de item.
Os textos são ainda subdivididos em tipos de texto (por exemplo, normas

de expedição e fornecimento). O tipo de texto determina a sequência na
impressão do documento.
O contrato consiste em itens que definem os materiais individuais, grupo de

mercadorias ou prestações de serviços com preços e, em muitos casos,
quantidades.
Um item é atribuído a uma categoria de item, que define o tipo de

suprimento (por exemplo, categoria de item K para consignação ou L para
subcontratação).
Um item do tipo de suprimento "serviços externos" contém um set de

relação de serviços. Essa relação pode ser estruturada hierarquicamente. A
visão sumária dessa estrutura hierárquica é denominada como uma
"estrutura hierárquica" e os níveis individuais da hierarquia são referidos
como "níveis hierárquicos". As quantidades são especificadas em linhas de
prestação de serviços. As prestações de serviços podem ser liberadas
(solicitadas ou suspensas contra o contrato) em nível de item ou em nível
de linha de prestação de serviços.
Os custos podem ser repartidos entre diversos objetos de Controlling via

classificação contábil.
Os contratos podem ter as seguintes formas:
 Contratos em quantidade
Usar este tipo de contrato se a quantidade total a ser solicitada

durante o período de validade do contrato for conhecida

antecipadamente. O contrato é considerado cumprido quando as

solicitações sobre contrato que totalizam uma determinada
quantidade foram emitidas.
 Contratos em valor
Usar este tipo de contrato se o valor total de todas as solicitações

sobre contrato emitidas contra o contrato não devem exceder um
determinado valor predefinido. O contrato é considerado cumprido
quando as solicitações sobre contrato que totalizam um determinado
valor foram emitidas.
Também podemos preparar contratos de compra empresariais com os

fornecedores.
2.6 Programas de Remessa e Gestão de Compras
2.6.1 Objetivo
O uso do programa de remessas pode reduzir o tempo de processamento e
a quantidade de trabalho burocrático envolvido. Uma solicitação de remessa
pode substituir uma grande quantidade de pedidos ou solicitações sobre
contrato.
Os fornecedores requerem prazos cada vez mais curtos. São requeridas

remessas menores, que podem ser programadas ao longo de um período
maior. A programação da expedição permite aos fornecedores planejar e
alocar seus recursos de maneira mais eficiente.
2.6.2 Definição
Uma forma de contrato básico de compra pelo qual os materiais são

supridos em datas predeterminadas dentro de um determinado período de
tempo.
2.6.3 Programa de Remessa – Estrutura
O programa de remessas consiste de vários itens, com um tipo de

suprimento definido para cada um deles. Existem os seguintes tipos de
suprimento:
· Standard
· Subcontratação

· Consignação
· Transferência de estoque
A remessa da quantidade total de material especificada em um item de

programa de remessas permanece por certo período em uma solicitação de
remessa, consistindo em divisões que indicam as quantidades individuais
com suas respectivas datas de remessas planejadas.
Para o item de programa de remessas que envolva subcontratação, é

possível especificar os materiais ou componentes a serem fornecidos ao
subcontratado, referentes à cada remessa programada do item pedido.
As condições podem se aplicar a todo o programa de remessas. As

condições referentes ao item aplicam-se especificamente ao material a ser
fornecido em cada caso.
As solicitações sobre programas de remessas (que incluem um cabeçalho e

a solicitação de remessa) são enviadas ao fornecedor, instruindo-o a efetuar
remessas do material relevante nas datas mostradas.
Os fornecedores podem emitir confirmações à organização de compras

demonstrando estarem ou não de acordo com as datas de remessas
programadas.
Caso estejam sendo usados programas de remessas, pode-se trabalhar

com ou sem a documentação de solicitação. Isso é controlado por meio do
tipo de documento. O uso de tal documentação oferece a vantagem de se
poder exibir à solicitação sobre programa de remessas transmitido a um
fornecedor durante certo período e sempre que necessário.
· Com a documentação de solicitação (no sistema standard, tipo de

documento LPA)
As divisões da remessa no sistema possuem um caráter interno. Isto

significa que é possível mudá-las da maneira que for mais conveniente.
As divisões da remessa armazenadas no sistema não são transmitidas

ao fornecedor até que seja explicitamente criada uma solicitação sobre
programa de remessas (que pode ter duas formas: ou uma solicitação
de remessa prevista ou uma solicitação de remessa just in time).

A documentação de solicitação permite que sejam exibidas as

solicitações transmitidas para um fornecedor durante certo período
para estabelecer exatamente quando e qual informação foi transmitida
ao fornecedor.
· Sem a documentação de solicitação (no sistema standard, tipo

de documento LP)
As divisões de remessa assumem imediatamente um caráter

oficial, isto é, elas são imediatamente transmitidas ao
fornecedor no momento em que são gravadas. Não há
documentação de solicitação neste caso.

P300A – Criar Contratos e Programas de Remessa - Revisão 01
Cotação
aprovada
Identificar os
fornecedores
aprovados
Fornecedores
aprovados
identificados
Criar contrato
de compra
Contrato não Contrato

criado criado
Criar
Liberar
programa de
contrato
remessa
X
Contrato
liberado
Programa de Programa de
remessa remessa não
criado criado
Transmitir
contrato para
Liberar Identificar os
fornecedor
programa de fornecedores
remessa aprovados
Contrato
Programa de Fornecedores transmitido
remessa aprovados
liberado identificados
Processar
Transmitir confirmação de
programa de recebimento
remessa para de contrato
fornecedor
Confirmação
Programa de
de recebimento
remessa
de contrato
transmitido processada
Processar
confirmação de Analisar o
recebimento contrato
de contrato
Confirmação
de recebimento X
de contrato
processada
Contrato não Contrato
precisa de precisa de
ajuste ajuste
Analisar
programa de
remessa
Ajustar
contrato com
o fornecedor
X
Programa de Programa de Contrato
remessa remessa não liberado
precisa de precisa de
ajuste ajuste
X
Ajustar
programa de
remessa com
o fornecedor Criar pedido
de compra
para material
de estoque
P300B
Programa de
remessa
liberado
Pedido de
compra criado

2.7 Pedido de Compra
2.7.1 Objetivo
O pedido pode ser usado em vários processos de suprimento. É possível

fazer suprimento de materiais para consumo direto ou para estoque.
Também é possível fazer suprimento de serviços. Além disso, são possíveis

os tipos de suprimentos especiais "subcontratação", "fornecimento direto a
terceiros" (envolvendo negócios comerciais triangulares e fornecimentos
diretos à cliente) e "consignação".
É possível usar pedidos para suprir as necessidades por meio de fontes de

suprimento externas (isto é, um fornecedor fornece um material ou executa
um serviço).
É possível usar também um pedido para suprir um material necessário em

um dos centros de uma fonte de suprimento interna, isto é, de outro centro.
Tais operações envolvem transferências de estoque para distâncias maiores.

As atividades decorrentes dos pedidos (tais como a entrada de mercadorias
e faturas) são registradas, o que permite monitorizar o processo de
suprimento.
É possível usar pedidos para operações de suprimento únicas. Por exemplo,

para adquirir um material de um fornecedor uma única vez, deve-se criar
um pedido.
Para entrar uma relação de suprimento em longo prazo com esse

fornecedor, é aconselhável preparar um contrato básico, o que geralmente
resulta em condições de compra mais favoráveis.
Como nem todos os serviços e materiais a serem obtidos justificam o

esforço envolvido na monitorização individual, também pode criar um
pedido com um período de validade e limite de valores predefinidos
ampliados (isso pode ser feito, por exemplo, ao adquirir materiais de
escritório). Esse tipo de pedido é semelhante ao "contrato".
Nesse caso, não é necessário especificar os materiais individuais nem fazer

nada a respeito das atividades de entrada de mercadorias. É possível
reduzir o trabalho envolvido na revisão de faturas drasticamente usando
processos automáticos.

2.7.2 Definição
Um pedido é uma solicitação formal ou instrução de uma organização de
compra para que um fornecedor ou um centro forneçam ou coloquem à
disposição certa quantidade de mercadorias ou serviços em um
determinado prazo.
2.7.3 Pedido de Compra – Estrutura

Um pedido (PO) consiste em um cabeçalho do documento e em vários itens.
A informação mostrada no cabeçalho refere-se a todo o pedido. As

condições de pagamento e de fornecimento, por exemplo, estão definidas
no cabeçalho.
O tipo de suprimento é definido para cada item do documento. Existem os

seguintes tipos de suprimento:
 Standard
 Subcontratação
 Consignação
 Serviço externo
A remessa da quantidade de material (ou rendimento do volume total de
serviços) especificada em um item do pedido pode ser dividida em um
determinado período de uma solicitação de remessas, que consiste em
linhas que indicam as quantidades individuais com as datas de remessa
previstas correspondentes.
Para itens de pedido a serem fornecidos pelos subcontratados, é possível

especificar os materiais de entrada ou componentes que devem ser
fornecidos ao subcontratante para montagem ou processamento
relacionados a cada data de remessa estipulada.
Um item do tipo de suprimento "serviços externos" contém um set de

relação de serviços. O último pode ser estruturado hierarquicamente. A
hierárquica. A estrutura hierárquica inclui uma série de níveis, em que cada
um deles representa um nível da hierarquia de serviço. As quantidades do

pedido são definidas em linhas de prestação de serviço, representando jobs

ou atividades individuais. Os limites de valores são especificados em lugar
de linhas de serviço, para serviços ou trabalho que inicialmente não podem
ser especificados com precisão.
Se forem liberados serviços abrangidos por um contrato já existente

(pedidos ou cancelados para um contrato), o item do pedido poderá conter
um limite de valor relacionado ao contrato em questão.
Condições
As condições podem ser aplicadas em vários níveis:
 para o pedido inteiro
 no nível de item, para o material a ser fornecido ou para o set de

especificações no caso de serviços
 no nível de linha de prestação de serviços para serviços individuais

(tarefas ou atividades)
Classificação contábil
Os custos podem ser repartidos entre diversos objetos de Controlling por

meio da classificação contábil.
Confirmações do fornecedor
Os fornecedores podem emitir confirmações para a organização de compras

relevante indicando a concordância ou não em relação às datas de remessa
programadas.
Histórico do pedido
As operações decorrentes do pedido são documentadas no histórico do

pedido, com base em itens específicos.
Funções do parceiro
Em vez de um fornecedor como um recebedor do pedido, outros parceiros

de negócios podem aparecer em várias funções de parceiro (por exemplo,
fornecedor da mercadoria ou emissor da fatura).
Centro

No pedido, cada item é destinado a um determinado centro. Cada centro

pertence a uma empresa para a qual a fatura do fornecedor (credor) é
encaminhada.
Textos
É possível entrar textos diretamente em um pedido ou modificar os textos

sugeridos pelo sistema. Existem dois tipos de texto:
 Texto de cabeçalho: aplica-se ao documento inteiro
 Texto de item: aplica-se apenas ao item relevante

É possível definir no Customizing para compras quais textos devem ser
impressos em quais pedidos. É possível entrar vários textos de cabeçalho
ou de item, que podem ser identificados com seus próprios códigos.
Procedimento de liberação (aprovação)
Os pedidos podem estar sujeitos a um procedimento de liberação

(autorização ou aprovação).

P300B – Criar Pedido de Compras para Material de Estoque - Revisão 01

Contrato ou
Pedido não Requisição de
programa de Cotação
digital compras
remessa gerada
recebido gerada
gerado
X
Criar pedido de
compra automa-
ticamente a par-
tir da requisição
Criar pedido
de compra
Pedido não X
criado
Devolver Pedido criado

requisição ao
departamento
solicitante
Liberar pedido
de compra
Requisição
devolvida
Pedido de
compra
liberado
Transmitir
pedido de
compra ao
fornecedor
Pedido
transmitido
Determinar
necessidade
de
confirmação
Há Não há
de de
confirmação confirmação
Receber
confirmação
do pedido
Confirmação
recebida
Processar
confirmação
do pedido de
compra
Pedido de
compra
confirmado
Determinar
necessidade
de ajuste do
pedido
X
Há Não há
de ajuste de ajuste
Monitorar
Ajustar o
pedido de
pedido com
compra com
fornecedor
fornecedor
Pedido de
Pedido
compra
ajustado
monitorado
Receber
Liberar pedido
materiais para
de compra
estoque
P400
Pedido de
compra Materiais
liberado recebidos

2.7.4 Acompanhamento do Processo de Compras

Integrar e permitir o acompanhamento dos processos de compra nacional
ou importação, tanto pelo usuário requisitante quanto pelo comprador.
• Visualização dos documentos criados e relacionados às requisições ou

pedidos de compra;
• Emissão de notificações ou alertas aos fornecedores no caso de data

próxima à data de entrega ou para pedidos em atraso;
Para que seja possível fazer um follow-up automático pelo sistema, deverá
ser utilizado o cadastrado do material, onde será informada uma chave de
confirmação, sendo possível cobrar os Fornecedores de duas maneiras:
 Enviando mensagens para os Fornecedores antes da data de entrega

solicitada (quantos dias forem desejáveis)
 Enviando mensagens para os Fornecedores após da data de entrega
solicitada (quantos dias forem desejáveis).
Desta maneira, os Fornecedores serão automaticamente avisados dos

pedidos em aberto.
Para os códigos genéricos dos Itens Não Produtivos, será usada a mesma
regra. Apenas a informação será cadastrada uma única vez, valendo para
todos os itens.
2.7.5 Avaliação Estatística e Indicadores

Possibilitar análises, por meio de relatórios, com o objetivo de facilitar a
gestão do processo de compras e administração de materiais pelos usuários
e gestores.

3. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
3.1 Gestão de Estoque
O objetivo é administrar os estoques em suas quantidades e status,
contemplando os seguintes aspectos:
• Controlar e visualizar estoques próprios e de terceiros (clientes e

fornecedores), por empresas, site, depósito, posição e em trânsito;
• Controlar estoques por lote;
• Controlar estoques com status livre, bloqueado e em controle de

qualidade;
• Controlar a qualidade dos estoques nas entradas, saídas e devoluções

de cliente;
• Possibilitar planejamento de estoques por ponto de reposição e por

previsão de demanda variável;
• Permitir reservas de estoque para;
• Prover follow-up das reservas;
• Gerar os lançamentos contábeis e fiscais automaticamente no

recebimento físico e da fatura;
• Permitir a avaliação de estoques diferenciada (custos médios e valores

de estoque distintos);
• Possibilitar o agrupamento de materiais por critérios flexíveis, definidos

pelo próprio usuário;
3.1.1 Funcionalidades
Gestão de estoques por quantidade

3.1.1.1
Todas as operações que provocam uma modificação no estoque são
entradas em tempo real, como também as atualizações do estoque
resultantes dessas mudanças. É possível obter uma visão geral da situação
do estoque de qualquer material especificado, a qualquer hora. Isto, por
exemplo, se aplica aos estoques que:
 Encontram-se no depósito
 Já foram pedidos, mas ainda não foram recebidos.

 Estão no depósito, porém já se encontram reservados para a

produção ou para um cliente.
 Estão sob controle de qualidade

Se for necessária uma subdivisão adicional por lotes para um material, é
possível um batch por lote. Esses lotes passam a ser administrados
individualmente no estoque.
A administração de estoques pode administrar diversos tipos de estoques

especiais internos da empresa e estoques especiais de terceiros
separadamente do estoque standard.
Gestão de estoques por valor

3.1.1.2
Os estoques são administrados não somente por quantidade, mas também
por valor. O sistema atualiza automaticamente os seguintes dados cada vez
que ocorre um movimento de mercadorias:
 Quantidade e valor para a Administração de estoques

 Classificação contábil para a contabilidade de custos
 Contas do Razão para contabilidade financeira por meio da atribuição
automática de classificação contábil
A área de avaliação é o nível organizacional em que é administrado o valor
do estoque de material. A área de avaliação pode estar no nível de centro
ou no nível de empresa.
Na Administração de estoques, o trabalho é feito basicamente nos níveis de

centro e de depósito. Ao entrar um movimento de mercadorias, só é
necessário entrar o centro e o depósito das mercadorias. O sistema deriva a
empresa do centro por meio da área de avaliação.
3.1.2 Integração da Administração de Estoques

A Administração de estoques é parte do módulo MM Administração de
materiais e está totalmente integrada em todo o sistema de logística:
O material é fornecido de fontes externas ou internas, de acordo com as

necessidades determinadas pelo Planejamento de necessidades de material.
O fornecimento é entrado na Administração de estoques como uma entrada

de mercadorias. O material é armazenado até ser entregue aos clientes ou
é usado para fins internos.
Durante todas as operações, a Administração de estoques acessa o dado

mestre (como o dado mestre de material) e os dados de movimento (como

os documentos de compra) compartilhados por todos os componentes de

Logística.
Como um componente da Administração de materiais, a Administração de

estoques está diretamente ligada com o Planejamento de necessidades de
material (MRP), Compras e Revisão de faturas.
A Administração de estoques supre informações para o MRP, que leva em

conta não somente os estoques físicos como também os movimentos
planejados (necessidades, entradas).
Quando um material é pedido a um fornecedor, a Administração de

estoques lança o fornecimento como uma entrada de mercadorias com
referência ao pedido. A fatura do fornecedor é processada posteriormente
pela Revisão de faturas. Neste módulo, as quantidades e os valores do
pedido e os documentos de entrada de mercadorias são verificados para
assegurar a conformidade com os dados existentes na fatura.
Integração no planejamento da produção
A Administração de estoques está intimamente ligada ao módulo

Planejamento de produção:
 A Administração de estoques é responsável pela preparação de

materiais dos componentes necessários às ordens de produção
A entrada dos produtos acabados no depósito é lançada na

Administração de estoques.
Integração em vendas e distribuição
Assim que for entrada uma ordem do cliente, é possível iniciar uma
verificação dinâmica de disponibilidade de estoques em depósito.
Quando o fornecimento é criado, a quantidade a ser fornecida é marcada

como "Programada para expedição", e baixada do estoque total quando do
lançamento da saída de mercadoria.
Também é possível criar estoques para ordem do cliente.
Integração na Administração de qualidade
No caso de um movimento de mercadorias, o sistema determina se o

material está sujeito a uma operação de controle. Em caso afirmativo, é
iniciada uma atividade correspondente para o movimento no sistema
Administração de qualidade.

Integração na Manutenção
A Administração de estoques está associada à Manutenção, como segue:
 É possível lançar movimento de mercadorias com referência às listas

técnicas para equipamento.
 É possível retirar partes para ordens de manutenção.
Quando a administração de números de série está ativa, os números

de série individuais são entrados, no caso de cada movimento de
mercadorias. Os números de série são administrados no sistema de
Manutenção.
Integração no sistema de informação para logística
Com o componente controlling de estoques, o sistema de informação para

logística oferece uma ferramenta para reunir, comprimir e avaliar os dados
de administração de estoques.
Administração de estoques e o sistema de Administração de

depósito
O sistema de Administração de estoques pode ser ampliado pelo sistema de

Administração de depósito (LE-WM) que administra posições no depósito em
estruturas de depósito complexas.
Enquanto a Administração de estoques administra os estoques por

quantidade e valor, a componente Administração de depósito reflete a
estrutura especial de um depósito, e supervisionara a alocação das posições
no depósito e quaisquer operações de transferência no depósito.
3.1.3 Operações de Estoque

Todas as operações que provocam uma modificação no estoque e que
geram atualizações do estoque em tempo real. É possível obter uma visão
geral da situação do estoque de qualquer material especificado, a qualquer
hora.
3.1.3.1 Tipo de Operações
 Entrada de mercadorias
Uma entrada de mercadorias (EM) é um movimento de mercadorias com o
qual é registrada a entrada de mercadorias de um fornecedor ou da
produção. Uma entrada de mercadorias resulta em um aumento do estoque
em depósito.

 Saída de mercadorias
Uma saída de mercadorias (SM) é um movimento de mercadorias com o
qual é registrada uma retirada, saída ou consumo de material ou uma
expedição de mercadorias para um cliente. Uma saída de mercadorias
resulta em uma redução do estoque em depósito.
Uma transferência de estoque é uma saída de material de um depósito e a
respectiva transferência para outro depósito. As transferências de estoque
podem ocorrer dentro do mesmo centro ou entre dois centros.
Documento de Material
3.1.3.2
Mesmo em um sistema de administração de estoques orientado por
computador, o princípio contábil aceito de que não há registro sem um
documento é aplicável. Segundo o princípio de documento, um documento
deve ser gerado e gravado no sistema para toda operação /evento que
cause uma alteração no estoque.
Ao lançar um movimento de mercadoria s no sistema SAP, os seguintes

documentos são criados:
 Documento de material
No sistema de Administração de estoques, quando um movimento de
mercadorias é lançado é gerado um documento de material que serve como
prova do movimento e como uma fonte de informações para quaisquer
aplicações subsequentes.
Um documento de material consiste em um cabeçalho e pelo menos um

item. O cabeçalho contém dados genéricos sobre o movimento (por
exemplo, sua data). Cada item descreve um movimento.
 Documento contábil
Se o movimento for relevante para a Contabilidade financeira (ou seja, se
resultar em uma atualização das contas do Razão), é criado um documento
contábil paralelamente ao documento de material.
Em alguns casos, são criados vários documentos contábeis para um único

documento de material. Isso ocorre, por exemplo, quando existem dois
itens do documento de material com centros diferentes pertencentes a
diferentes empresas.
As contas do Razão envolvidas em um movimento de mercadorias são

atualizadas por meio de classificação contábil automática.

Modificações em um documento
Uma vez registrado um movimento de mercadoria, não é mais possível

modificar o documento. Só é possível entrar informações adicionais no
documento, como a referência ao documento original ou um comentário
sobre o evento. Para estornar o movimento ou modificar a quantidade de
material deslocado, é necessário entrar um novo documento.
Números de documentos
Um documento de material é identificado por um número do documento e

pelo ano do documento de material. Um documento contábil é identificado
pela empresa, pelo exercício.
Geralmente, os números do documento de material e do documento

contábil são diferentes.
A empresa em que o documento contábil é lançado é derivada da área de

avaliação definida para o centro.
3.1.3.3 Tipo de movimento
Ao entrar um movimento de mercadorias no sistema, é necessário entrar

um tipo de movimento para distinguir entre os diversos movimentos
mercadoria. Um tipo de movimento é uma chave de identificação de três
dígitos para um movimento de mercadorias. A tabela a seguir contém
exemplos de tipos de movimento.

Resultado de um movimento de mercadoria no sistema

3.1.3.4
Ao entrar um movimento de mercadorias, a seguinte cadeia de eventos é
iniciada no sistema:
 É gerado um documento de material, que é usado como prova do

movimento e como uma fonte de informações para quaisquer outras
aplicações envolvidas.
 Se o movimento for relevante para a Contabilidade financeira, são

gerados um ou mais documentos contábeis.
 As quantidades em estoque do material são atualizadas.
 Os valores do estoque no registro mestre de material são atualizados,

assim como as contas de estoque e de consumo.
Dependendo do tipo de movimento, são executadas atualizações adicionais
nas aplicações participantes. Todas as atualizações são baseadas nas
informações contidas no documento de material e no documento contábil.
Por exemplo, no caso de uma saída de mercadorias para um centro de
custo, os valores de consumo dos itens também são atualizados.

Entrada de Material
3.1.3.5
Este componente é usado para registrar a entrada de mercadorias de um
fornecedor externo ou da produção. Uma entrada de mercadorias resulta
em um aumento do estoque em depósito.
O sistema diferencia os seguintes tipos de entrada de mercadorias:
 Entrada de mercadorias com referência a uma reserva

 Entrada de mercadorias com referência a uma ordem
 Outras entradas de mercadorias
3.1.3.6 Saída de Material
Ao usar este componente é possível lançar uma retirada de material, uma

saída de material ou uma expedição de mercadorias para um cliente. Uma
saída de mercadorias resulta em uma redução do estoque em depósito.
O sistema de Administração de estoques permite os seguintes tipos de saída

de mercadorias:
 Retirada de material para ordens de produção

 Sucata e retirada de material para amostra
 Devoluções aos fornecedores
 Outros tipos de preparação interna de material
 Remessas para fornecedores sem o envolvimento do componente
Expedição SD
3.1.3.7 Devolução de Material
 Para devolver, por algum motivo, ao fornecedor mercadorias

fornecidas (por exemplo, as mercadorias são de má qualidade ou
estão avariadas), pode-se fazê-lo com esta função, mesmo que já se
tenha lançado a entrada de mercadorias.
Se o fornecedor enviar um fornecimento de substituição após a devolução

das mercadorias, pode-se referenciar a devolução ao lançar a entrada de
mercadorias.
Pré-requisitos
Ao entrar uma devolução, o usuário deve fazer referência ao pedido ou ao

documento de material para que o sistema possa:

 Sugerir dados para simplificar a entrada de dados (por exemplo, o

depósito).
 Verificar que a quantidade devolvida não ultrapasse a quantidade

fornecida
 Reduzir a quantidade fornecida até a data
 Estornar outras atualizações ocorridas (por exemplo, de uma entrada

de mercadorias no consumo) quando foi efetuada a entrada de
mercadorias.
Antes de entrar uma devolução com referência a um pedido, é necessário
determinar se as mercadorias foram lançadas em estoque ou em consumo,
ou se foram lançadas no estoque bloqueado para entrada de mercadorias.
Se as mercadorias forem lançadas em um determinado tipo de estoque na
entrada de mercadorias (por exemplo: estoque de controle de qualidade),
estas devem ser devolvidas do mesmo tipo de estoque.

4. AVALIAÇÃO DE FORNECEDOR E SRM (SUPLIER

RELATIONSHIP MANAGEMENT)
4.1 Avaliação de Fornecedor
4.1.1 Avaliação de Fornecedor
No sistema SAP, a Avaliação de fornecedores está completamente integrada

no componente Compras em Administração de materiais. Isto significa que
informações como datas de remessa, preços e quantidades podem ser
obtidas dos pedidos.
A Avaliação de fornecedores também usa dados do componente

Administração de qualidade, como os resultados dos controles de entrada
de mercadorias ou auditorias de qualidade.
A Avaliação de fornecedores acessa dados básicos da Administração de

materiais, dados da Administração de estoques (como entradas de
mercadorias) e dados do Sistema de informação para logística (LIS). Os
dados do Sistema de informação para logística são gravados na estrutura
de informação S013.
4.1.1.1 Abrangência das Funções
I Suprimento de Materiais
O componente de Avaliação de fornecedores ajuda a marcar fontes de

suprimento e facilita a monitorização contínua das relações de suprimento
existentes. Esse componente fornece informações precisas sobre preços,
condições de pagamento e fornecimento. Com a avaliação de fornecedores,
é possível melhorar a competitividade da empresa.
Com base em informações detalhadas e em colaboração com os

fornecedores relevantes, é possível identificar e resolver rapidamente
quaisquer problemas de suprimento que possam surgir ocasionalmente.
II Suprimento de Serviços
É possível verificar, centro a centro, a confiabilidade dos fornecedores de

serviços. É possível controlar se os fornecedores realizam os serviços dentro
dos prazos especificados e avaliar a qualidade do trabalho executado.

III Notas e Critérios
O SAP standard oferece uma escala de notas de 1 a 100 pontos, que é

usada para medir a performance dos fornecedores.
É possível determinar e comparar com a performance dos fornecedores

através da consulta às notas globais.
Os principais critérios disponíveis no standard são:
 Preço
 Qualidade
 Fornecimento
 Serviços gerais/suporte
Esses quatro critérios principais servem como base para a avaliação

dos fornecedores de materiais.
 Performance
Esse critério principal serve como base para a avaliação dos

fornecedores de serviço externo.
Também é possível definir outros critérios principais ou critérios adicionais,

conforme necessário. É possível atribuir pesos diferentes a critérios
individuais. A nota global do fornecedor é computada considerando as notas
ponderadas atribuídas a cada critério principal.
O Sistema de avaliação de fornecedores garante que a avaliação dos

fornecedores seja objetiva, uma vez que todos os fornecedores são
avaliados de acordo com critérios uniformes e as notas são computadas
automaticamente.
Dessa maneira, é possível eliminar, em grande parte, impressões e

julgamentos subjetivos.
Para criar uma avaliação detalhada, cada critério principal pode ser dividido
em vários subcritérios.
O standard fornece determinados subcritérios que são suficientes como uma

base para avaliação. É possível também definir seus próprios subcritérios
adicionais.

As notas dos subcritérios são calculadas de diferentes formas.
Métodos de notas
Método de nota Descrição

Automaticamente As notas são calculadas pelo sistema com base nos
dados existentes.
Semi- São entradas notas individuais para os materiais
automaticamente importantes ou para a qualidade e o cumprimento do
prazo de um serviço efetuado. O sistema calcula a
nota superior com base nestes dados.
Manualmente São entradas uma nota global para um subcritério
por fornecedor.
É possível decidir qual método usar.
IV Análise
Os resultados da avaliação de fornecedores são exibidos na forma de

análises. Por exemplo, é possível gerar listas ranking dos melhores
fornecedores de acordo com suas notas globais ou listas ranking de
materiais específicos.
As modificações nas avaliações são registradas em logs e é possível

imprimir folhas de avaliação.
Elementos da Avaliação de Fornecedores

4.1.1.2
Para poder avaliar a performance de determinado fornecedor em
comparação a outros, é necessário definir uma escala de notas. O sistema
de avaliação de fornecedores oferece um esquema de atribuição de notas
em três níveis, de 1 a 100 pontos, que permite efetuar uma análise
comparativa dos fornecedores.
A nota global fornece uma noção geral da performance dos fornecedores e

permite uma comparação imediata. Essa nota é obtida a partir das notas

relativas a todos os critérios principais atribuídas a um fornecedor. As notas

dos critérios principais refletem a performance de um fornecedor de forma
mais precisa que a nota global.
Os critérios principais são Preço, Qualidade, Fornecimento, Suporte/serviço

geral e Performance (para avaliação de prestadores de serviço externos).
Se necessário, também é possível definir outros critérios.
Cada critério principal pode ser dividido em diversos subcritérios, os quais

são as menores unidades da avaliação de fornecedores a receber notas.
As notas obtidas por um fornecedor para os critérios individuais podem ter

importância variável. O fator de ponderação considera essa variação.
O nível organizacional em que os fornecedores são avaliados é o da

organização de compras. Cada organização de compras avalia os
fornecedores atribuídos a ela.
Os subcritérios se distinguem pelos métodos utilizados para determinar as

respectivas notas - manuais, semi-automáticos e automáticos.
No caso dos subcritérios manuais, você entra uma nota limitada para o
subcritério na avaliação de um fornecedor. O sistema SAP considera essa
nota no cálculo dos critérios principais de nível superior.

Em vez de atribuir a um fornecedor um índice limitado para todos os

materiais, com os subcritérios semiautomáticos, você atualiza várias notas
no nível do registro info para todos os materiais que considera importante.
O valor médio dessas notas é incluído como a nota do subcritério na nota do
critério principal de nível superior.
No caso dos subcritérios automáticos, a classificação pode ser determinada

por dados obtidos em atividades on-line normais do sistema SAP. Esses
dados entram no sistema de avaliação de fornecedores por meio de files
estatísticos (por exemplo, pelo processo de atualização automática).
Os subcritérios automáticos predefinidos no sistema SAP standard são

suficientes para a avaliação de um fornecedor do qual você adquire
materiais (ou seja, não é necessário atualizar notas para subcritérios
manuais ou semiautomáticos para efetuar avaliações).
O subcritério nível de preço serve para avaliar a relação entre o preço de

um fornecedor e o preço de mercado.
O subcritério histórico de preços serve para avaliar as modificações

ocorridas no preço de um fornecedor ao longo do tempo, em comparação ao
preço de mercado.
O subcritério controle de EM (controle de entrada de mercadorias) serve

para avaliar a qualidade dos materiais oferecidos por um fornecedor. O
controle de qualidade ocorre no momento da entrada das mercadorias.
O subcritério recusa/reclamações serve para determinar com que frequência

os materiais fornecidos por um fornecedor são considerados defeituosos
após passarem pelo controle de entrada de mercadorias (por exemplo, no
processo de produção), resultando em despesas adicionais e perda de
tempo causadas por trabalho de acabamento, reparo de defeitos,
preparação de relatórios de recusa, devolução/substituição de peças, etc. O
subcritério auditoria serve para avaliar a eficiência do sistema de garantia
de qualidade adotado por uma firma na produção de seus produtos.
O subcritério cumprimento dos prazos serve para avaliar o desempenho de

um fornecedor em relação às datas de remessa predefinidas. O subcritério
cumprimento das quantidades serve para determinar até que ponto um
fornecedor fornece as quantidades exatas pedidas.
O subcritério cumprimento das normas de expedição serve para verificar a

exatidão com que um fornecedor cumpre as normas estabelecidas para
expedição ou embalagem de um material.

O subcritério confirmação serve para determinar até que ponto um

fornecedor obedece às datas de remessa determinadas nas confirmações
(como os avisos de entrega) enviadas por ele.
4.1.1.3 Como determinar notas
As seções a seguir fornecem uma síntese das fontes de dados usadas na

Avaliação de fornecedor es e explicam como o sistema usa ess es dados
para calcular as notas dos critérios principais e dos subcritérios para chegar
a uma nota global para um fornecedor.
I Nota Global
O sistema calcula a nota global de um fornecedor com base n as notas nos

critérios principais individuais, e leva em consideração os fatores de
ponderação atribuídos a cada critério principal .
II Nota de Critérios Principais
O sistema calcula a nota de um fornecedor em um critério principal com

base n as notas dos subcritérios em que ess e critério foi subdividido.
Se não definir um subcritério para um critério principal, o sistema não pode

calcular uma nota.
Nesse caso, é necessário entrar manualmente uma nota no critério

principal.
É possível ponderar os subcritérios da mesma maneira que os critérios

principais, exceto pelo fato de que os subcritérios não têm uma chave de
ponderação.
III Notas de sub-critérios
As notas dos subcritérios podem ser determinadas manualmente, semi-

automática ou automaticamente.
As avaliações de materiais são gravadas no nível de registro info. Não

existe campo no registro info para gravar avaliações. Quando os registros
info são citados, está se referindo aos registros de avaliação no nível de
registro info.

As avaliações de serviços são entradas na folha de registro de serviços.
 Notas Manuais
Com esse método, entra a nota do fornecedor em um subcritério no sistema

de Avaliação de fornecedores antes de executar uma avaliação . O sistema
inclui esta nota no cálculo da nota do critério principal superior.
O seguinte gráfico descreve o método de nota manual:
Se entrar uma nota manual para um fornecedor de materiais, essa é uma

nota global do fornecedor, aplicável a todos os materiais fornecidos por ele.
Esse método é recomendado para avaliações em que não há interesse em

materiais específicos . O método não requer muita atualização, pois não é
necessário entrar notas individuais por períodos de tempo mais longos .
Antes de cada nova avaliação , é preciso verificar (e, caso necessário,

modificar) as notas dos subcritérios manuais.
 Nota Semi-automática
O método de nota semi-automática é aplicado na avaliação em nível de

registro info e na avaliação em nível de folha de registro de serviço. Em vez
de atribuir ao fornecedor uma única nota global para todos os materiais e
serviços, atualiza-se:
 Várias notas (em nível de registro info) para cada material

considerado importante.
 Notas de qualidade e cumprimento de prazo de cada serviço
externo executado. Essas notas são atualizadas no momento da
aceitação do serviço.

O seguinte gráfico descreve o método de nota semi-automático: (É limitado

em nível de registro info).
Esse método permite que a nota de um subcritério seja calculada de uma

base maior de dados. As notas obtidas dessa maneira são mais
significativas e objetivas.
Quando executar uma avaliação de fornecedor depois de um determinado

período de tempo, ocorre o seguinte:
 Na determinação das notas, o sistema considera todas as notas

anteriormente entradas em nível do registro info e calcula a
média.
 Na aceitação do serviço, as notas entradas na folha de registro
de serviço são incorporadas (após a regularização) às notas
existentes do mês atual. Em seguida, o sistema determina as
notas do mês atual de cada centro e calcula a média..
As avaliações específicas de material também têm a vantagem de

possibilitar a execução de análises que comparam os diversos fornecedores
de um determinado material.
 Notas Automáticas
Comparado aos métodos manual e semi-automático, nesse método não

entra dados ou notas. Esse método não é usado para avaliação de serviços
externos.
O seguinte gráfico descreve o método de nota automática:

O sistema calcula as notas do subcritério automático baseado nos dados de

outras áreas da empresa (por exemplo, Entrada de mercadorias ou
Administração de qualidade). Esses dados são entrados na Avaliação de
fornecedores quando os files de estatísticas são atualizados
automaticamente.
Cada subcritério automático é baseado em um método de cálculo. Por

exemplo, o sistema verifica todos os pedidos e entradas de mercadorias e,
em seguida, calcula uma nota do fornecedor para o subcritério
"Cumprimento de prazo" baseado na variação média entre as datas de
remessa real e planejada.
A tabela a seguir lista os subcritérios automáticos dos critérios principais

"Preço", "Qualidade" e "Fornecimento" no standard:
Critério principal Subcritérios

Preço Nível de preços
Histórico de preços
Qualidade Entrada de mercadorias

Auditoria de qualidade
Reclamações/nível de recusa
Fornecimento Cumprimento de prazo
Cumprimento das quantidades
Cumprimento das normas de

expedição
Data de confirmação
4.1.2 SRM (Suplier Relationship Management)
Vide site sap: http://www.sap.com/solutions/business-suite/srm/index.epx

Revisões
 V2 foi revisada pelo consultor Fernando Reis.

o Acrescentadas menções ao caso GBI no referentes a estrutura
organizacional.
o Retirados alguns capítulos sobre movimentações e inventário,
tratamos no módulo de Gestão de Estoques e Depósitos.

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Gestão com ERP SAP

Prof. Edemilson Silva

Pós-graduação em Gestão com ERP SAP

Neste sentido, nos perguntamos qual o papel da área de suprimentos e por

Neste módulo vamos visualizar como a tecnologia pode agregar valor na

Os principais objetivos são:

 Conhecer como o sistema de gestão SAP estrutura os dados da

Módulo 3: Processo de Compras e Materiais V2-2012-ABR Página 2

Pós-graduação em Gestão com ERP SAP

VÍDEO AULA ........................................................................................................................................... 2

1. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E DADOS MESTRES ....................................................................... 5

1.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL............................................................................................................ 5

2. PROCESSO DE COMPRAS E MATERIAIS ........................................................................................ 23

2.1 PLANEJAMENTO DE MATERIAIS ......................................................................................................... 24

Módulo 3: Processo de Compras e Materiais V2-2012-ABR Página 3

Pós-graduação em Gestão com ERP SAP

2.7 PEDIDO DE COMPRA ....................................................................................................................... 45

3. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS ................................................................................................. 51

3.1 GESTÃO DE ESTOQUE...................................................................................................................... 51

4. AVALIAÇÃO DE FORNECEDOR E SRM (SUPLIER RELATIONSHIP MANAGEMENT) .......................... 60

4.1 AVALIAÇÃO DE FORNECEDOR............................................................................................................ 60

Módulo 3: Processo de Compras e Materiais V2-2012-ABR Página 4

Pós-graduação em Gestão com ERP SAP

1. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E DADOS MESTRES

Estas estruturas são formadas pelas seguintes unidades organizacionais:

Exemplo de estrutura organizacional para a Administração de Materiais:

A figura acima mostra os depósitos para as cinco fábricas da GBI.O Centro

Módulo 3: Processo de Compras e Materiais V2-2012-ABR Página 5

Pós-graduação em Gestão com ERP SAP

acabados (FG00), bens comerciais (TG00) e materiais diversos (MI00). A

1.1.1 Mandante (client)

Entre outras coisas é especificado o seguinte para cada empresa:

Módulo 3: Processo de Compras e Materiais V2-2012-ABR Página 6

Pós-graduação em Gestão com ERP SAP

Em geral, para a controladoria uma área de avaliação corresponde a um

Um centro pode ser subdividido em depósitos, o que permite que os

Um centro também pode ser subdividido em locais e áreas operacionais. A

Todos os dados válidos para determinado centro e para os depósitos a ele

O centro é uma unidade operacional ou uma filial em uma empresa com as

 Um centro tem um endereço de um idioma e pertence a um país.

É possível atribuir vários depósitos a um centro.

Um centro pode ter depósitos administrados e não administrados pelo

É possível armazenar um material em diversos depósitos. Para gravar dados

Módulo 3: Processo de Compras e Materiais V2-2012-ABR Página 7

Pós-graduação em Gestão com ERP SAP

1.1.5 Administração de Depósito

O WMS é totalmente integrado ao ambiente do sistema. Os processos

1.1.6 Organização de Compras

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 Específica do grupo de empresas:

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