Aprenda a fazer uma boa gestão de

laboratório de análises clínicas

Estabelecer boas estratégias para a gestão de laboratório de análises clínicas é fundamental para seu
sucesso. Afinal, quando se fala em empreendimentos, planejar é o primeiro passo. Esse
planejamento envolve muitas análises internas e externas. A partir dele, são traçadas as ações para
se atingir os objetivos. Mas o que envolve uma boa gestão de laboratório de análises clínicas?
Basicamente, o gestor deve ter um planejamento administrativo, que considera a sazonalidade,
estoque, materiais e finanças. A gestão de qualidade é crucial para se afirmar e se manter no
mercado. A gestão de pessoas é importante para manter um ambiente de trabalho produtivo e
saudável. Esses são pontos que não podem ser negligenciados na gestão de laboratório de análises
clínicas. E tudo isso pode se tornar mais fácil com o uso de soluções automatizadas de gestão.
Confira a seguir como fazer uma boa gestão de laboratório de análises clínicas!

Planejamento administrativo
O planejamento administrativo é, de forma bastante simples, a organização de toda a atividade.
Implementar uma rotina eficiente faz com que o fluxo de trabalho flua bem, trazendo resultados
eficientes para o negócio. Para realizar um bom planejamento, pode-se pensar nos conceitos de
administração já conhecidos, que são planejamento estratégico e plano de negócios.
Basicamente, a partir de uma análise dos fatores internos e externos do laboratório, o gestor reúne
dados sobre as fraquezas, as forças, as oportunidades e as ameaças de seu empreendimento. Em
cima disso, estabelece objetivos de curto, médio e longo prazo e traça um plano de ação para atingi-
los. É preciso monitorar a execução das ações e, frequentemente, rever o plano para corrigir
eventuais falhas e propor melhorias. 
Claro que todo o laboratório deve estar envolvido na execução desse plano. Por isso, é preciso
unificar os processos para torná-los mais eficientes. Quando realizados de modo organizado e
conjunto, há ganho em agilidade e eficiência, além de minimizar eventuais erros. Mas cada um tem
sua atribuição e responsabilidade, contribuindo para o processo como um todo.
Dentro do planejamento administrativo, o gestor deve se atentar a 3 pontos cruciais para o sucesso
na gestão de laboratório de análises clínicas: sazonalidade, estoque e finanças.

Planejamento de sazonalidade
O administrador de um laboratório sabe muito bem como é a rotina em seu negócio. Homens e
mulheres rotineiramente atendem aos pedidos médicos por exames. Existe uma média de
atendimento que se mantém ao longo do ano. No entanto, em determinadas épocas, há um
acréscimo no número de pacientes. É a chamada sazonalidade, que decorre normalmente do surto
de alguma doença, como febre amarela, dengue ou H1N1.
Para não ser pego de surpresa, um dos pontos do planejamento administrativo do laboratório é se
preparar para o aumento sazonal de demanda. Uma gestão de laboratório de análises clínicas
eficiente possui estrutura, qualidade e atendimento à altura dessa sazonalidade.
O primeiro ponto de planejamento da sazonalidade é estruturar a equipe, o que pode ocorrer com 3
passos principais:
• Treinamento: a equipe deve conhecer bem o paciente e entender suas necessidades para
atender às suas expectativas no atendimento. Por isso, precisa estar bem treinada quanto à
informação sobre o estado de saúde da pessoa, demonstrando preocupação do laboratório
com seu bem-estar mesmo em épocas de alta demanda.
• Agendamento online: agendar exames e consultas pela internet possibilita diminuir o tempo
de espera em uma ligação telefônica, aumentando o conforto do paciente e facilitando a
remarcação. A redução de agendamentos presencialmente ou por telefone também reduz
custos para o laboratório e absorve a alta da demanda.
• Redução no tempo de espera: com a alta na demanda, os pacientes podem ficar insatisfeitos
com o tempo de atendimento. Por isso, a equipe deve estar alinhada, realizar uma pré-análise
assertiva para que os pacientes sejam atendidos o quanto antes. 

Gestão de estoque e materiais

Seja em épocas de alta demanda ou não, a boa gestão de laboratório de análises clínicas depende de
uma gestão de estoque e materiais eficiente. O gestor deve organizar os pedidos conforme a
demanda para não ter que lidar com atrasos e problemas. Para tanto, é preciso estar sempre atento
ao fluxo de exames solicitados mensalmente. Não basta ficar de olho nas prateleiras para gerenciar
os insumos.
Separamos algumas dicas para otimizar o processo de gestão de estoque e materiais. Confira:
• Organize materiais e reagentes, realizando o armazenamento, a manipulação, o transporte e
o descarte de acordo com incompatibilidade ou reatividade das substâncias químicas e com a
temperatura;
• Agrupe os equipamentos laboratoriais (tubos para coleta, cateteres, agulhas etc.) conforme o
tipo, armazenando-os de maneira segura e em gavetas e armários específicos com
identificação;
• Realize o controle por código de barras, que é uma medida simples, que substitui o controle
manual de entrada e saída de produtos, com custo-benefício vantajoso e que diminui a
margem de erros;
• Gerencie o estoque mínimo conforme entrada e saída de produtos, com controle de números
de lotes e vencimentos;
• Tenha um relacionamento de confiança com o fornecedor e alinhe um prazo de entrega;
• Sinalize os materiais corretamente com um sistema de identificação;
• Adote padrões para aviso de necessidade de compra.

Gestão financeira
A gestão financeira é um dos pilares da boa gestão de laboratório de análises clínicas. Controlar o
fluxo de caixa, tendo visibilidade de receitas e despesas ordinárias e extraordinárias, é uma tarefa
difícil, porém. Além disso, as finanças também se relacionam com as possibilidades de investimento
em determinadas áreas e sofrem interferência do planejamento tributário, por exemplo. Em suma,
diversos fatores podem complicar a gestão financeira se o administrador não tiver máxima atenção.
Em muitos laboratórios tradicionais, o controle das finanças ainda é feito por planilhas do Excel.
Elas já foram práticas e resolutivas para as demandas diárias de trabalho. No entanto, atualmente, o
fluxo de informação é muito alto, o que pode comprometer a análise e o monitoramento da saúde
financeira.
Por isso, a melhor dica para realizar uma boa gestão de laboratório de análises clínicas no tocante às
finanças é adotar um software. Projetado para o dimensionamento do seu negócio, ele fará com que
o gestor economize tempo da inserção de dados, tenha registros precisos com informações
detalhadas, forneça detalhes de cada transação, monitore e corrija possíveis erros, atualize os fluxos
de caixa e facilite o acesso.

Gestão de qualidade
Qualquer gestor de laboratório que pensa em transmitir credibilidade ao mercado sabe que a gestão
da qualidade é um pilar fundamental. Para tanto, deve estabelecer regras e processos internos que
podem ser monitorados e corrigidos quando necessário, de forma a garantir a prestação de um
serviço de saúde otimizado. 
O processo de controle de qualidade é o que garante que os resultados dos exames sejam corretos,
evitando erros que podem comprometer a saúde do paciente. Um equipamento mal calibrado pode
ocasionar um resultado errôneo, motivo pelo qual o controle deve ser exercido em todas as etapas
dos fluxos de trabalho.
Uma boa maneira de realizar a gestão de qualidade é utilizar um software que permite a automação
do processo. Com ele, é possível fazer testes simultâneos, otimiza a entrega de exames, dentre
outras atividades. Sem contar que ainda reduz o risco de erros nas etapas.
Com uma gestão de qualidade eficiente, a gestão de laboratório de análises clínicas é certamente
mais completa.

Gestão de pessoas no laboratório de análises clínicas

Chefes autoritários, ambiente de trabalho ruim, equipe desconectada. Esses são alguns sintomas que
negócios que não possuem uma gestão de pessoas eficientes. E o mesmo se aplica à gestão de
laboratório de análises clínicas. Deixar de lado essa gestão é correr o risco de sofrer interferências
na produtividade, na performance e, consequentemente, nos resultados. 
Há uma necessidade urgente do gestor estabelecer um conjunto de práticas ou políticas internas para
administrar os recursos humanos. Isso significa melhorar a performance dos colaboradores,
potencializando suas capacidades e mantendo-os engajados com os objetivos da empresa. Para que
isso ocorra, é preciso ter bons líderes, conhecer a equipe, motivá-la, ter uma boa comunicação
interna, reconhecer os colaboradores e investir em sua capacitação.
A presença do líder é importante para toda a equipe. Em geral, o gestor é um deles, mas pode ter
vários. O líder é o responsável por coordenar, inspirar e motivar os colaboradores. Sem ele, é
comum vermos talentos procurando outros locais para trabalhar. 
E um bom líder conhece sua equipe. Quais são os pontos fortes e fracos de cada colaborador? Em
qual função ele rende mais? Quais são suas habilidades que podem ser melhor aproveitadas em
determinadas tarefas? Tudo isso influencia na produtividade e na otimização do tempo no ambiente
de trabalho.
Soma-se a isso a necessidade de promover reuniões de motivação dos colaboradores. É nesses
momentos que a equipe é informada sobre os objetivos do laboratório para aquele dia ou semana,
sobre os resultados alcançados e outros pontos que motivam os profissionais.
É também crucial que a comunicação interna seja eficiente. Afinal, a gestão de pessoas não é um
processo meramente burocrático. Líderes devem ter bom diálogo com a equipe e saber transmitir
corretamente as informações. Além deste ponto, é comum que alguns laboratórios tenham uma
assessoria de comunicação, com jornalistas e profissionais de relações públicas, que elabora
estratégias e produtos de comunicação interna (boletins para intranet ou jornais internos), o que
promove a aproximação e o diálogo dos gestores com os colaboradores.
Por fim, a capacitação de pessoal é um dos pontos que sempre merece destaque, pois os serviços de
saúde se atualizam a todo o momento. Investir no treinamento profissional é uma forma de
demonstrar preocupação com os colaboradores e de garantir a prestação otimizada dos serviços.
Diferentes atividades de capacitação podem ajudar a mantê-los sempre atualizados em alto nível.

Gestão de laboratório de análises clínicas automatizada

Realizar uma boa gestão de laboratório de análises clínicas não é uma tarefa fácil. Tudo que
pontuamos até o momento merece especial atenção, porque diz respeito às atividades intrínsecas
deste negócio. No entanto, todas as áreas de administração podem ser otimizadas com o uso da
tecnologia. 
A automatização de processos traz inúmeros benefícios para o gestor e para os colaboradores,
contribuindo para resultados positivos do empreendimento. As tarefas manuais demandam muito
tempo e ainda podem se mostrar errôneas, exigindo refação. Com soluções automatizadas, essa
burocracia sai das costas dos colaboradores e do gestor. Gasta-se menos tempo com tais funções, e
todos podem se destinar a atribuições mais estratégicas, como o atendimento ao público.
Para realizar o planejamento administrativo, por exemplo, é preciso saber colher e analisar um
grande montante de informações. Para que isso seja facilitado, um software pode conferir mais
eficiência e segurança na guarda e na análise de dados. Há ainda, a possibilidade de emitir relatórios
gerenciais que dão visibilidade à gestão.
Veja outros pontos positivos que um bom software para gestão de laboratório de análises clínicas
apresenta:
• Praticidade na recepção: é possível cadastrar os pacientes, gerenciar a fila de atendimento e
organizar os orçamentos diretamente na recepção. Isso reduz o tempo de espera dos
pacientes no laboratório, o que aumenta a satisfação com o serviço prestado;
• Controle de exames: os colaboradores podem cadastrar exames completos, integrados com
os principais laboratórios de apoio, imprimir etiquetas primárias e autorizar pedidos
automaticamente a partir das integrações realizadas no software;
• Coleta de amostras: com o uso do código de barras, é possível rastrear as amostras e
controlar a agenda de coleta pelos sistemas.
 • Resultados de exames: a entrega dos resultados de exames pode ser feita por email ou pelo
site do laboratório, e os laudos têm assinatura eletrônica para garantir a veracidade do
documento;
• Controle financeiro: o controle do fluxo de caixa, o faturamento de convênios e do SUS
podem ser realizados pelo software, que registra o retorno de todos os faturamentos e
acompanha as glosas para evitar perda financeira.
Em suma, realizar uma gestão de laboratório de análises clínicas com auxílio de um software
especializado é sinônimo de otimização e resultados positivos. 
A boa gestão de laboratório de análises clínicas possui como único resultado o crescimento do
negócio. Com planejamento eficaz, atendimento ao cliente, gestão da qualidade, gestão de pessoas e
uso da tecnologia, você conseguirá ter um ótimo retorno com o empreendimento.Quer 12 dicas
práticas para fazer a gestão laboratorial? Leia no blog!
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