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Manual Atendimento
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Cristiano
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Published on 13 de abril de 2010
Não foi eu quem editou, mas agradeço ao autor, que se preocupou em esclarecer nos
...
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12 horas atrás Delete Reply Spam Block
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Clênio Ferreira , Gerente comercial na meganordeste at meganordeste
Muito Bom, lembrando e simplificando as ações...
1 mês atrás Responder
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Cristiana Daniela Souza
Adorei esse manual.
Vou utilizado em um treinamento hoje
1 ano atrás Responder
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willcesar
teste
4 anos atrás Responder
Tem certeza que quer? Sim Não
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Joaquim Silva at C
1 week ago
Oscar Gaspari , Desenvolvimento Organizacional at ETC Empreendimentos e Tecnologia em
Construções Ltda
2 weeks ago
Clênio Ferreira , Gerente comercial na meganordeste at meganordeste
1 month ago
Nathália Camargo , Estudante at casa
2 months ago
Isabel Casanova
3 months ago
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Manual Atendimento
1. 1. S E PA R ATA MANUAL DE ATENDIMENTO E SERVIÇO AO CLIENTE Aberto 3 «Para servir
bem é preciso estarmos preparados para acolher e comunicar.» «Somos eternamente responsáveis por
aquilo que cativamos.» DIRIGIR ABRIL JUNHO 2008
2. 2. S E PA R ATA O que espera o cliente quando visita uma empresa, O cliente percebe a qualidade de
serviço em vários uma loja ou um serviço público? aspectos: Que um profissional o atenda de forma eficaz
satis Acolhimento agradável e simpático. fazendo todas as suas expectativas e necessidades. As Rapidez
no atendimento. sim, qualquer profissional deve desempenhar as suas Organização e ambiente do espaço.
funções dentro de uma orientação de serviço ao cliente Exposição de produtos e materiais informativos.
que reforce a imagem e notoriedade da sua empresa ou Disponibilidade e proximidade manifestadas. da
sua instituição. Competências técnicas de quem o atende. Estilo de comunicação com que é recebido. Perfil
operacional da pessoa que contacta com o Credibilidade das explicações que lhe são propor cliente:
cionadas. Qualidade dos produtos/serviços. Atenção (observação do pormenor). Etc. Sensibilidade
(«sentir» o cliente). Compromisso (bemestar do cliente). «Não há uma segunda ocasião para criar uma
pri Ousadia (não se refugiar em características dos pro meira boa impressão.» dutos ou em
procedimentos). Bom senso (discernir entre o que pode e não pode «As primeiras impressões são
determinantes para o ser feito). sucesso da relação com o cliente.» Iniciativa (proactividade). Quando o
cliente entra na nossa empresa, mesmo A percepção que o cliente tem do atendimento e ser antes de
dialogar connosco já criou uma imagem nossa, viço que lhe é proporcionado é determinante para a da
organização e da marca através dos comportamentos 4 imagem que cria da empresa, da marca ou da insti
e ambiente que observou e das experiências anteriores tuição! que possui. DIRIGIR ABRIL JUNHO
2008
3. 3. 1. APRESENTAÇÃO Preocupese com a sua aparência. Você é o rosto da em presa ou da instituição e
é parte integrante da atmosfe ra geral do serviço. Não crie dissonância. O profissio nal que contacta com
o público deve ser notado pela sua competência, gentileza e profissionalismo. Neste contexto, o corpo
«fala» e diz muito! Mantenha as costas direitas, utilize gestos suaves e mantenha uma fisionomia alegre.
Dessa forma irá transmitir disponibilidade e interesse. Uma imagem corporativa forte dá confiança, reforça
o seu sentido de pertença e contribui para desempenhos mais positivos. Os clientes gostam de empresas
simpáticas e acolhedo ras. A imagem de quem contacta com o cliente é fun damental para o reforço da
imagem e notoriedade da empresa/instituição. O vestuário faz parte integrante do processo de comunicação
interpessoal. Vistase de acordo com o posicionamento da marca/empresa/instituição que representa.
Cuidando da sua apresentação será mais eficaz e sentirseá bem consigo próprio. 5 DIRIGIR ABRIL
JUNHO 2008
4. 4. S E PA R ATA 2. ACOLHER/SAUDAR (mais ou menos o comprimento do braço), evitando assim
aproximarse excessivamente da pessoa ou tocá O acolhimento é uma dimensão muito descurada em la
enquanto fala. quase todas as interacções comerciais – ou pura e sim Tenha atenção ao seu tom de voz e à
forma como plesmente não existe ou é feito de forma mecânica e pronuncia as palavras e constrói as
frases. impessoal. Tente identificar o estilo da pessoa que vai atender: Encare esta situação como uma
oportunidade para o seu nível social e a sua forma de comunicar. Tente diferenciar a sua
empresa/instituição e para aumentar a adaptarse e sincronizar com ela sem sair de um registo sua
competitividade no mercado! profissional. Não utilize palavras excessivamente técnicas, siglas Acolher:
um estado de espírito que se apoia em ca ou códigos que uma pessoa comum não entenda: o que
pacidades para si é óbvio, para o cliente comum pode ser «chi O espaço envolvente e o posto de trabalho
fazem parte nês». Se trabalhar na área das tecnologias tenha uma do acolhimento. Assim, tornase
necessário preparálos atenção redobrada, tendo em vista facilitar a percepção previamente para receber o
cliente. real do que quer transmitir. Tenha paciência e disponi Verifique se: bilidade para dar todas as
explicações até conseguir o esclarecimento total do cliente. O posto de trabalho está organizado e limpo,
não Lembrese que algumas pessoas têm vergonha de contendo elementos pessoais que lhe retiram um
colocar questões e de mostrar que não sabem (sobretu aspecto profissional (fotografias, acessórios, etc.).
do os homens). Os documentos de trabalho estão preparados para Se estiver ocupado a atender outra
pessoa, dê de serem utilizados. imediato sinal ao recémchegado de que reparou nele O computador e o
sistema informático está ligado sorrindo e acenando com a cabeça (contacto + sorriso e testado. +
saudação). 6 O ambiente do espaço em geral está limpo e ar rumado (mesmo para além do seu posto de
traba lho). A temperatura e o som ambiente estão regulados de forma adequada. Dirijase ao cliente sem
precipitações Se possível, coloquese de preferência do seu lado di reito. Evite estar de frente para o
cliente (efeito de bar reira). Desta forma criará um clima de partilha em vez de oposição. Olheo nos olhos
e mantenha contacto visual per manente com ele sempre que fala de forma a demons trar segurança,
disponibilidade e escuta activa. Antes de pronunciar qualquer palavra, SORRIA! Além de ser
tranquilizante, demonstra disponibilidade e simpatia. Receba o cliente com uma saudação: Bom dia! Boa
tarde! Como está… Seleccione uma frase de acolhimento adequada à situação em cau sa. Evite frases
feitas que transmitam uma ideia de atendimento mecânico e não personalizado. Coloquese respeitando
sem pre a «zona de intimidade» DIRIGIR ABRIL JUNHO 2008
5. 5. S E PA R ATA «O olhar é um gesto que toca à distância.» estava a atender por têla feito esperar. Fála
á sentirse importante e isso reflectirseá de forma positiva na co «Uma pessoa que não se sente “vista”
tem mais ten municação interpessoal. dência para se irritar.» Se o telefonema for de um outro cliente,
deve infor málo de que está a atender outra pessoa e, se possível, Evite dar a entender à pessoa que está a
atender que solicitarlhe o número, comprometendose a devolver a precisa de «a despachar» e,
simultaneamente, que a pes chamada assim que acabar de atender a pessoa que tem soa seguinte fique
muito tempo à espera. presencialmente no seu serviço. Se estiver ao telefone e entrar um cliente deve, de
Se o telefonema for interno, deve informar a sua imediato, estabelecer contacto visual com ele, sorrir
chefia ou colega de que está a atender uma pessoa e lhe e terminar rapidamente a chamada telefónica. De
solicitar uma nova chamada noutra altura. Muitas pes seguida deve pedir desculpa por têlo feito esperar.
soas ainda consideram que atender os telefonemas ou Se estiver a atender uma pessoa e o telefone tocar,
solicitações dos seus chefes é mais importante do que não se precipite para o aparelho. Se for mesmo
impres atender um cliente! cindível atender, deve pedirlhe licença e atender rapi damente o telefone de
forma a evitar fazêlo esperar. «O cliente que atendemos é a razão de ser do nosso Mesmo que o
telefonema tenha sido breve, imediata serviço e da nossa função; valorizálo aumenta a sua mente após
desligar deve pedir desculpa à pessoa que autoestima e contribui para a sua satisfação.» 7 DIRIGIR
ABRIL JUNHO 2008
6. 6. S E PA R ATA 3. COMUNICAÇÃO NÃOVERBAL – OS 3.2. As mãos e a postura SINAIS DO
CORPO Ao nível da postura, os braços e as mãos são muito re Sentimos a partir daquilo que
percepcionamos. Senti presentativos das nossas atitudes. No entanto, são as mos e emocionamonos antes
de pensar. A comunica palmas das mãos que transmitem mais significados. ção nãoverbal é infinitamente
mais impactante do que a comunicação verbal. A postura tem um significado Cruzar os dedos – pode
significar defesa ou agressi especial na comunicação nãoverbal. vidade. Existem quatro posturas base:
submissão, domina ção, rejeição e partilha. 3.1. Os olhos «Os olhos são o espelho da alma.» Tenha
consciência de que os olhos revelarão sempre a sua atitude. O olhar pode atrair mas pode também afastar
consoante a situação, o ambiente, a distância. Arregalar os olhos pode significar: surpresa, estu Fechar as
mãos – significa agressividade. pefacção, pânico, alegria, reprovação. Sustentar o olhar – transmite
segurança, disponi bilidade e profissionalismo. 8 Piscar os olhos pode significar: embaraço, conster
nação, nervosismo e/ou insegurança. Desviar o olhar – significa falta de confiança, dú vida. Franzir os
olhos – significa desconfiança, estranhe za... Mãos abertas – significa disponibilidade e proximidade.
Sorrir – demonstra simpatia, empatia, disponibili dade e partilha. Cruzar os braços – pode significar
insegurança, indis ponibilidade, indiferença, inactividade e falta de pro fissionalismo. Os exemplos
apresentados destinamse a sensibili zar para a importância da postura e comportamentos de todos os
profissionais que de alguma forma contac tam com o cliente. Simultaneamente, permitelhe de tectar,
através dos sinais do corpo do cliente, informa ções importantes que podem contribuir para melhorar o
seu desempenho profissional. DIRIGIR ABRIL JUNHO 2008
7. 7. S E PA R ATA 4. ATENDIMENTO Um colaborador que recebe um cliente de forma indiferente,
usando uma linguagem ríspida e não o Quem atende o público tem que acrescentar valor aos olhando nos
olhos, transmite: sou antipático e odeio o produtos que vende e ao serviço que presta. O cliente meu
trabalho e o meu serviço... aprecia um atendimento em que é ouvido, aconselha do e servido. «A minha
atitude profissional não pode ser influen O atendimento é um elo importante na corrente ciada pela minha
disposição e problemas pessoais.» de relacionamento da empresa com o cliente. Devido à sua importância
estratégica, deve ser realizado ape nas por profissionais competentes, conscientes e mo 4.1. Atendimento
telefónico tivados. «O sorriso ao telefone vêse.» O atendimento é feito de ATITUDES e COMPOR
TAMENTOS. Devido aos novos estilos de vida e ao desenvolvimento e massificação das tecnologias, as
pessoas recorrem cada As atitudes comandam o comportamento e, por isso, vez mais às diferentes
possibilidades de estabelecerem o desempenho. contacto com as empresas e as instituições em geral: Ser
simpático, disponível, atencioso e profissional telefone, fax, email, etc. são atitudes que dependem da
nossa VONTADE. Uma O recurso ao telefone é, para muitas pessoas, uma boa atitude de atendimento é
garantia de reconheci das formas mais práticas e rápidas de contactar uma mento e valorização pelo
cliente. As atitudes positivas organização. no atendimento contribuem grandemente para a sua Um
atendimento telefónico de qualidade caracte satisfação. rizase por ser enfático, passar energia para o
cliente e evidenciar disponibilidade. «A atitude de qualquer colaborador influencia a 9 imagem da
empresa/instituição. A sua atitude pode acrescentar valor ou danificar irremediavelmente a notoriedade da
mesma.» Os comportamentos são a forma como coloca mos as nossas atitudes em acção (sorrir, saudar,
olhar o cliente, etc.). Um cliente que é recebido com um sorriso e um ar dispo nível «sente» de imediato
simpatia e profissiona lismo. DIRIGIR ABRIL JUNHO 2008
8. 8. S E PA R ATA O cliente deve sentir que assumimos o compro Falta de formação sobre a organização,
seus produ misso de lhe resolver qualquer problema como se fosse tos e serviços. nosso. Atitudes
negativas em relação ao cliente. Percepções erradas do que o cliente queria realmente. Regras para um
atendimento telefónico de quali Resolução deficiente da reclamação. dade: Colaboradores sem autonomia
para resolverem os assuntos, aceitarem responsabilidades ou tomarem Atenda rapidamente. Não deixe o
telefone tocar decisões que satisfaçam o cliente. mais de três vezes. O pronto atendimento causa Falta de
proactividade. boa impressão. Dê uma saudação enfática. De seguida diga o nome do serviço e o seu e
disponibilizese. 4.2. Atendimento presencial e comuni Tenha atenção ao tom de voz. Pelo tom de voz o
cação comercial cliente «percebe»: disponibilidade, simpatia, sin ceridade, boa vontade, gentileza,
profissionalismo, A fase inicial do atendimento deve ser de escuta activa, etc., ou o contrário! procurando
compreender as reais necessidades e expec Escute atentamente. Tome notas. tativas do cliente. Seja
empático. Ponhase na «pele» do cliente. Veja Ao iniciar o contacto verbal com o funcionário o a questão
do ponto de vista dele. Dessa forma irá cliente vai ganhando confiança e sentese valorizado. compreendê
lo melhor. Você tem a oportunidade de demonstrar respeito, Certifiquese de que entendeu tudo o que a
pes disponibilidade, profissionalismo e confiabilidade (ha soa pretendia. Não hesite em perguntar para
con bilidade de transmitir confiança ao cliente). firmar. Informe com clareza e objectividade. 10 regras
para um bom atendimento telefónico: 10 Seja ágil. Tempo é dinheiro (para todos). Após a resolução das
situações colocadas pelo clien Não deixe o telefone tocar mais de três vezes. te deve reafirmar a sua
disponibilidade perguntan Cumprimente e identifiquese sorrindo. do, por exemplo: «Posso ser útil em
mais alguma Faça perguntas abertas. coisa?» Escute as respostas com atenção e registe informa Despeça
se de forma calorosa (ex.: «Sempre ao seu ções. dispor, Obrigado pelo seu telefonema, Tenha um
Concentrese nas reacções do cliente. bom dia, etc.»). Mostre compreensão. Argumente com rigor e
proactividade. Causas de um mau atendimento telefónico: Transmita emoção positiva e confiança. Felicite
e agradeça. Ausência de filosofia de serviço ao cliente. Mostre disponibilidade para próximos contactos.
Colaboradores pouco atenciosos. Aplicando as 10 regras para um bom atendimento telefónico conseguirá
descobrir as motivações do clien te e poderá servilo com qualidade. LEMBRESE QUE: «Não aderimos
aos produtos/serviços por si mes mos, mas sim às vantagens que estes contêm e ao que eles podem fazer
por nós.» Mesmo que numa determinada fase do atendimen to tenha que solicitar algo ao cliente, deve
fazêlo da forma mais positiva possível. Nunca utilize palavras DIRIGIR ABRIL JUNHO 2008
9. 9. S E PA R ATA Quando surge um novo produto/serviço/procedi mento é natural que se coloquem
muitas dúvidas. Coloque todas as suas dúvidas a quem o puder es clarecer, debatendoas igualmente com
os seus colegas. Muitas questões que lhe colocam podem já ter sido an teriormente colocadas por outros
clientes a outros co legas seus. Consulte e analise cuidadosamente todos os documentos de apoio ao novo
produto/serviço/proce dimento. Estes constituem importantes fontes de in formação técnica e contribuem
de forma significativa para o enriquecimento do seu argumentário de atendi mento e serviço ao cliente.
Para o aperfeiçoamento das suas competências comportamentais comece por realizar uma autoaná como
«Tem que…», «Isso não pode ser!», «Não é bem lise e peça feedback aos seus colegas (ex.: como gesti
assim…» cula? Como se expressa verbalmente? Qual o seu tom de voz?). PERCEPÇÃO OBTIDA
Satisfação do cliente = Recorde situações de atendimento que já viveu e EXPECTATIVA discutaas com
os seus colegas, analisando alternati vas de actuação que lhe possam ser úteis em próximas A satisfação
dos clientes medese pela relação entre oportunidades. o que ele viu (percebeu) e o que esperava ver
(expecta Não caia na rotina. Para si o serviço pode não ser tiva que tinha). novidade, pode até já ser o fim
do dia de trabalho, mas lembrese que cada cliente é uma pessoa diferente. 11 «Não existe a nossa
realidade, existe apenas a reali Deve estabelecer com ele uma relação única, como se dade que se percebe.
É o cliente que define a quali se tratasse da primeira pessoa que atende nesse dia. dade do nosso serviço.»
Nível de confiança nos produtos/serviços Um BOM ATENDIMENTO depende de três pré Quanto maior
for o seu conhecimento do serviço que requisitos fundamentais: presta, maior será o seu nível de
confiança. Lembrese ainda que Portugal é um país de serviços. Capacidades técnicas e comportamentais
do profis Diariamente, largos milhares de profissionais dão o seu sional. melhor para inovar, melhorar a
qualidade de serviço e Nível de confiança nos produtos/serviços. resolver problemas. Estado emocional de
quem atende. Orgulhese disso e terá mais confiança e segurança durante toda a sua actuação profissional.
Competências técnicas e comportamentais Empenhese em conhecer aprofundadamente as ca racterísticas
técnicas dos produtos que vende e dos serviços que presta, bem como dos procedimentos de operação do
seu serviço. Analise todas as características em função dos benefícios que as mesmas proporcio nam ao
cliente. Evidencie as maisvalias. É isso que o cliente irá valorizar. Aproveite bem a formação técnica que
lhe é pro porcionada mas não deixe também de investir pes soalmente na sua valorização profissional. Se
quisermos, aprendemos nas situações mais diversificadas (no diaa dia de trabalho, em casa, em
actividades de lazer, etc.). DIRIGIR ABRIL JUNHO 2008
10. 10. S E PA R ATA Estado emocional de quem atende rá estabelecer um relacionamento interpessoal muito
O comportamento de um verdadeiro profissional não mais positivo. se deixa influenciar negativamente por
questões ou problemas pessoais. O autoconhecimento e o autocon «Uma objecção deve ser acolhida com
interesse e trolo constituem, por isso, ferramentas fundamentais agradecimento.» de um bom profissional.
Desenvolva uma atitude positiva face ao trabalho e 4 princípios básicos para lidar com objecções: terá a
tarefa mais facilitada. Procure ver sempre o lado positivo das situações e Escutar com atenção e interesse.
o prazer que constitui transformar um problema. Ha Evitar afirmar, sobretudo quando se trata de ques
bituese a partilhar diariamente com os seus colegas tões subjectivas assentes em valores, gostos ou opi os
seus sucessos e situações de atendimento positivas, niões. que lhe permitiram ultrapassar problemas e
melhorar Conservar o domínio, sobretudo quando o cliente a qualidade de serviço. Não se deixe
«embarcar» em estiver menos tranquilo. lamentações sucessivas que só contribuirão para o des Falar com
franqueza. moralizar. Algumas técnicas para remover objecções: SILÊNCIO! Deixar o cliente desabafar.
Não res ponda de imediato. Transforme a objecção em pergunta (ex.: porque considera insuficiente?).
Utilize os aspectos positivos referidos pelo cliente para desvalorizar a objecção (ex.: «Como reconhe 12
ceu anteriormente, a nossa qualidade é valorizada por si, através…»). Antecipe a resposta a objecções
iminentes. Compare, testemunhe, exemplifique, demonstre. Elimine. Quando o cliente apresenta várias
objec ções simultaneamente, «elimine» as mais complica das rebatendo prontamente as mais favoráveis.
«Quem não sabe sorrir não pode exercer uma fun Transforme a objecção em argumento (ex.: «Ainda ção
de atendimento e serviço ao cliente.» bem que toca nesse aspecto…»). Compense (ex.: «Sim tem razão,
mas em compen sação já reparou que…»). 5. REMOÇÃO DE OBJECÇÕES Uma objecção é um
argumento que se opõe a uma 6. ÉTICA PROFISSIONAL afirmação, que traduz uma dúvida ou uma
expec tativa. Nos nossos dias a ética assume um papel cada vez mais A objecção do cliente pode
significar, nomeada importante na qualidade e competitividade das empre mente: sas e das organizações.
insegurança desconhecimento «É regra básica da ética profissional não prejudicar dúvida ninguém
conscientemente.» necessidade de afirmação «O comportamento ético exige atenção e comunica mas
constitui sempre uma oportunidade para quem ção adequada com o cliente.» atende. Encarea deste modo
e verá como consegui DIRIGIR ABRIL JUNHO 2008
11. 11. S E PA R ATA 7. GESTÃO DE RECLAMAÇÕES E SER Peça desculpa. VIÇO PÓSVENDA
Corrija o erro imediatamente ou diga quando o vai fazer. «A reclamação deve ser vista como uma
oportuni Informe quem e como vai resolver o problema. dade para melhorarmos a qualidade do nosso ser
Explique o que sucedeu evitando justificarse exces viço.» sivamente. Valorize o futuro. Face a uma
reclamação você deve: Como deve actuar quando um cliente demonstra, Demonstrar total disponibilidade
e simpatia (aten claramente, que está muito irritado? ção à sua comunicação nãoverbal!). Tentar, sempre
que possível, que o cliente reclame Nunca «sintonize» na frequência emocional do sentado (vai ficar
naturalmente mais calmo). cliente quando ela é negativa. Escutar atentamente. Tomar notas. Se ele falar
alto, respondalhe falando baixo e pau Demonstrar empatia. Colocarse no lugar do clien sadamente. te.
Se ele continuar irritado, mantenha a calma. Ele é a Reformular o que o cliente disse. Nunca minimizar
razão de ser do seu posto de trabalho. uma reclamação. Se ele o desafiar, ignore o desafio. Explicar com
objectividade e simplicidade. Se ele o ameaçar, digalhe que decerto existem solu Propor soluções. Se tal
não for possível de imediato, ções mais fáceis para resolver o assunto. deve garantir que irá tratar o assunto
com profis Se ele o ofender, digalhe que o compreende mas sionalismo e celeridade e que irá contactar o
clien que gostaria de ter uma oportunidade de o ajudar. te com a máxima brevidade (não se esqueça de re
gistar o seu contacto). Se possível, fixe uma data «Quando um não quer, dois não brigam.» (hora) para o
contacto futuro, transmitindo assim 13 mais confiança. «Quanto mais complicado for um cliente, maior
Concluir com amabilidade, agradecendo. é a oportunidade de mostrarmos a nossa compe tência.» Quando
algo corre mal: Admita de imediato o erro. Não use evasivas. Não culpe terceiros (colegas, empresa,
fornecedores, etc.).
12. 12. S E PA R ATA 8. CONCLUSÃO A actividade de atendimento e serviço ao cliente está cada vez mais
exigente e não se compadece com falta de profissionalismo. A informação e as exigências dos clientes
crescem e o seu tempo e paciência diminuem. Um atendimento que satisfaça totalmente ou ultra passe as
expectativas dos clientes constitui uma estraté gia que contribui significativamente para a afirmação da
sua empresa ou instituição. Um bom atendimento depende grandemente das atitudes e comportamentos de
todos os colaboradores da empresa. Quando atendemos alguém devemos querer ser simpáticos, atenciosos,
competentes e disponíveis, in teriorizando que o cliente é fundamental para o sucesso de qualquer serviço
e para a nossa realização pessoal e profissional. O acto de atendimento e serviço ao cliente exige
profissionais que saibam operacionalizar os mecanis mos do atendimento: Acolher; Diagnosticar
necessida des e Expectativas; Sintonizar, Argumentar; Remover Objecções; Concluir, Servir e Fidelizar.
14 «Tenha orgulho em ser um profissional competente e com espírito de serviço, os clientes agradecem e o
país evolui!» por: ANA TERESA PENIM – Administradora Delegada do INV – Instituto de Negociação e
Vendas DIRIGIR ABRIL JUNHO 2008
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